Manual de Uso SIEM

SECRETARA DE HACIENDA
GOBIERNO DE LA CIUDAD DE SANTA FE
Sistema de Informacin de Expedientes Municipales

(SIEM) | MANUAL DE USO
SIEM | MANUAL DE USO
NDICE
1. INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 3
2. INGRESO AL SISTEMA ............................................................................................................ 3
3. GENERACIN DE UN NUEVO EXPEDIENTE ........................................................................ 4
4. BSQUEDA DE EXPEDIENTES .............................................................................................. 9
5. FUNCIONALIDADES POR EXPEDIENTE ............................................................................. 12
5.1 EDITAR UN EXPEDIENTE................................................................................................ 12
5.2 REALIZACIN DE PASES ................................................................................................ 13
5.3 SEGUIMIENTO .................................................................................................................. 15
5.4 ALERTA ............................................................................................................................. 16
5.5 ASOCIAR ........................................................................................................................... 17
5.6 FINALIZAR......................................................................................................................... 18
6. OTRAS OPCIONES DEL MEN PRINCIPAL ........................................................................ 19
6.1 EXPEDIENTES PROPIOS ................................................................................................ 19
6.2 SEGUIMIENTO .................................................................................................................. 19
6.3 ALERTAS........................................................................................................................... 20
6.4 IMPRIMIR LISTADOS ....................................................................................................... 21
6.5 REPARTICIONES ............................................................................................................. 22

Subsecretara de Reforma y Modernizacin Administrativa
PG. 2
Junio de 2012
SISTEMA DE INFORMACIN DE EXPEDIENTES MUNICIPALES
1. INTRODUCCIN
El Sistema de Informacin de Expedientes Municipales (SIEM) permite gestionar la informacin
relacionada con la carga de expedientes, como tambin generar pases y realizar bsquedas de
los mismos.
El presente manual tiene como objetivo explicar los pasos necesarios para ejecutar tales
funcionalidades del Sistema.
2. INGRESO AL SISTEMA
1. El acceso a la pgina del Sistema puede realizarse de dos maneras:
Ingresando la siguiente direccin en su navegador: http://www.santafeciudad.gov.ar/siem, o
A travs de la pgina de la Ciudad: http://www.santafeciudad.gov.ar/, dirigindose a la
opcin EXPEDIENTES ubicada en el recuadro Servicios ON-LINE.
2. Luego de haber escogido alguna de estas opciones, se abrir una pantalla en la cual deber
seleccionar la opcin Acceso a Usuario
Presionar Acceso Usuario

PG. 3
Junio de 2012
3. El Sistema le pedir que complete su usuario y contrasea. Luego presione Acceder.
Completar Usuario y Contrasea
Presionar Acceder para ingresar al Sistema
4. De este modo usted habr ingresado al Sistema, abrindose una nueva pantalla desde
donde podr crear, gestionar y buscar expedientes.
3. GENERACIN DE UN NUEVO EXPEDIENTE

Para generar un nuevo expediente, deber:
1. Seleccionar la opcin Nuevo del men principal.
Presionar Nuevo

PG. 4
Junio de 2012
2. Se abrir una nueva pantalla donde deber completar ciertos datos referidos al expediente.
Completar los datos
Datos obligatorios:
-
Identificacin: seleccionar el tipo de expediente (Nota, Nota Interna).
Cartula: describir de manera breve a lo que refiera el expediente.
Solicitante: en caso que el expediente sea iniciado por una persona externa a la institucin,
ingresar su nombre o razn social (de lo contrario dejar el recuadro vaco).

Ingresando el nombre o nmero de documento del solicitante y presionando <Enter>, el
Sistema abrir una nueva ventana y mostrar el / los solicitantes encontrados que coincidan
con estos datos ingresados.

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Si el solicitante ya est cargado, deber buscar el que corresponda y presionar Elegir. El

Sistema cerrar esta ventana y completar sus datos en la pantalla principal.
Presionar Elegir
Si se trata de un solicitante no registrado, deber ingresar sus datos y luego presionar

Grabar.
Presionar Grabar
Folios: indicar la cantidad de folios con los que se inicia el expediente.
Reparticin Carga: seleccionar el nmero de reparticin de quien est dando de alta el
expediente.
-
Reparticin de Origen: si el expediente se gestiona internamente, seleccionar el nmero
de reparticin donde se origina. Si quien lo origina es externo al Liceo Municipal, este recuadro
no deber completarse.
-
Reparticin de Destino: ingresar el cdigo de reparticin a la cual se deriva la actuacin. Si
no se conoce el nmero de reparticin, podr consultarlo a travs de la opcin

Reparticiones ubicada en la barra del men principal (Ver Punto 6. Otras opciones del
men principal).
Datos no obligatorios:
-
Motivo: mencionar el motivo del expediente.
Observaciones: agregar los comentarios que considere pertinentes.
Carcter: cuando el expediente debe ser resuelto con urgencia, tildar la opcin Urgente.

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Junio de 2012
3. Una vez completados los datos, presionar Grabar.
Presionar Grabar
4. El Sistema abrir una pantalla con el nmero de expediente generado. All deber
seleccionar la opcin Imprimir cartula.
Nmero de Expediente
Presionar Imprimir Cartula
El comprobante original se incorpora como cartula al expediente fsico.

La copia se le entrega al solicitante externo o la conserva, como constancia, la reparticin
interna que dio inicio al expediente, dependiendo de donde se origin el mismo. Con el nmero
que se le asigna se puede realizar un seguimiento del mismo.

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Junio de 2012
5. Luego de realizar la impresin, presionar Continuar para volver a la pantalla principal del
expediente.
Presionar Continuar
6. Para obtener el recibo, seleccionar la opcin Imprimir Recibo ubicada en la botonera.
Presionar Imprimir Recibo
Este recibo ser enviado por duplicado, junto con el expediente fsico, al rea correspondiente
a fin de que se firme el mismo como constancia de recepcin.

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Junio de 2012
4. BSQUEDA DE EXPEDIENTES
El Sistema permite realizar bsquedas de expedientes para consultar datos del mismo, como
ser su estado, su ubicacin, las reparticiones a travs de las cuales pas y el tiempo que
estuvo en cada una de ellas, las observaciones que se le hicieron, entre otros. Para esto
deber:
1. Seleccionar la opcin Buscar ubicada en el men principal.
Presionar Buscar

PG. 9
Junio de 2012
2. En la nueva pantalla desplegada aparecern los distintos criterios de bsqueda que pueden
ser utilizados.
Estos criterios son:

-
Por expediente: ingresar los datos identificatorios del expediente en el rengln
Identificacin: organismo (DE: Departamento Ejecutivo, CO: Consejo Municipal, etc.), cdigo
de reparticin de origen, el nmero nico de expediente y su dgito verificador.
Ejemplo: DE-0459-00852566-9
-
Por palabras en el campo de texto: ingresar alguna/s palabra/s utilizadas en la cartula,
motivo u observaciones del expediente.

-
Por datos del Solicitante: ingresar el apellido o nmero de documento de la persona que
haya iniciado el expediente (para solicitudes externas al Liceo Municipal).

-
Por fecha de carga: ingresar un rango de fechas entre las cuales estima se cre el
expediente.
-
Por reparticin: ingresar la reparticin que carg el expediente y la reparticin de origen si
corresponde. Tambin puede ingresarse un rango de fechas para mayores especificaciones.

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Junio de 2012
El primer criterio de bsqueda arroja como resultado nicamente el expediente buscado. En los
dems criterios el Sistema listar los expedientes que cumplan los datos ingresados y deber
seleccionarse el que corresponda. La lista estar ordenada por fecha de carga y se mostrar
en distintas pginas que contienen hasta diez expedientes cada una, pudiendo utilizar las
opciones que se muestran debajo para recorrer la lista (primera, anterior, siguiente y
ltima).
3. Una vez seleccionado el expediente, el Sistema mostrar los detalles del mismo y los pases
realizados. A su vez se habilitar la botonera con las distintas funciones del Sistema. (Ver la
siguiente seccin).

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Junio de 2012
5. FUNCIONALIDADES POR EXPEDIENTE

5.1 EDITAR UN EXPEDIENTE
nicamente el usuario que cre el expediente podr hacer uso de esta funcionalidad, siempre
que no se hayan realizado pases sobre el mismo. Para editar un expediente deber:
1. Seleccionar la opcin Editar de la botonera.
Presionar Editar
El Sistema mostrar la pantalla de creacin del expediente, mostrando los datos que se
cargaron inicialmente. Aqu se podrn realizar modificaciones de los mismos.

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2. Una vez realizados los cambios, presionar Grabar para guardar los datos reformados.
Presionar Grabar
3. Luego presionar Continuar para regresar a la pantalla principal del expediente.
Presionar Continuar
5.2 REALIZACIN DE PASES

Cuando corresponda la intervencin de otra reparticin y el expediente deba ser derivado a la
misma, deber:

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1. Seleccionar la opcin Crear pase de la botonera.
Presionar Crear Pase
2. Aparecer una nueva pantalla que mostrar los datos del expediente. En la seccin Crear
pase deber ingresar el cdigo de la reparticin de destino. Cuando corresponda se deber
modificar la cantidad de folios, sumando a la cantidad actual los que se agregan (este nmero
har referencia al total de folios del expediente, no a la cantidad que la reparticin adjunta).
Tambin se podr mencionar cualquier observacin que considere pertinente.
3. Luego de ingresados los datos, presionar la opcin Grabar.
Completar Reparticin de Destino

Modificar Nmero de Folio
Presionar Grabar
4. Presionar Continuar para regresar a la pgina principal del expediente. All se podr
verificar que el pase fue efectivamente realizado.

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Presionar Continuar
En caso de haber cargado un pase errneo, deber seleccionar la opcin Eliminar ltimo
pase de la botonera, y confirmar la operacin.
Presionar Eliminar ltimo Pase
5.3 SEGUIMIENTO
A travs de la funcin Seguimiento de la botonera es posible realizar el seguimiento de un
expediente.
Presionar Seguimiento
Se puede ingresar una breve descripcin del motivo del seguimiento, como tambin tildarse la
opcin Notificar va e-mail para que el Sistema enve un correo electrnico cada vez que se
realice un pase del expediente o se finalice.

PG. 15
Junio de 2012
5.4 ALERTA
La opcin Alerta de la botonera permite configurar una alerta para el expediente. sta se
ejecutar en el rango de fechas indicadas segn la frecuencia ingresada.
Presionar Alerta
El sistema ofrece Notificar va e-mail y Emitir alerta grfica, para lo cual deber tildar
dichas opciones si lo desea.

PG. 16
Junio de 2012
5.5 ASOCIAR
Esta opcin de la botonera permite asociar uno o ms expedientes relacionados, completando
lo datos necesario en la seccin Asociar a.
Presionar Asociar
Cada vez que se acceda a uno de los expedientes se visualizarn el/los expediente/s
asociado/s al mismo.

PG. 17
Junio de 2012
5.6 FINALIZAR
Presionando la opcin Finalizar de la botonera se deja constancia en el Sistema que la
gestin del expediente ha finalizado. De esta manera no podr realizarse ningn cambio ni
movimiento del expediente.
El estado del expediente cambia a Finalizado.

PG. 18
Junio de 2012
6. OTRAS OPCIONES DEL MEN PRINCIPAL

6.1 EXPEDIENTES PROPIOS
Esta opcin permite listar los expedientes que se encuentran radicados en las reparticiones del
usuario. Se puede filtrar por reparticin, estado y fecha de creacin. Luego presionar
Buscar.
Presionar Expedientes Propios
6.2 SEGUIMIENTO
Todos los expedientes seleccionados para su seguimiento, pueden ser visualizados
accediendo a la opcin Seguimiento del men principal. El Sistema listar todos los
expedientes seguidos, pudiendo habilitar desde aqu la notificacin por mail (
dicho seguimiento (
) o eliminar
).
Haciendo clic sobre el expediente se accede al mismo.

PG. 19
Junio de 2012
Presionar Seguimiento
6.3 ALERTAS
Esta opcin permite visualizar, agregar (
), modificar (
) o eliminar (
) las alertas creadas.
Haciendo clic sobre el expediente se accede al mismo.
Presionar Alertas

PG. 20
Junio de 2012
6.4 IMPRIMIR LISTADOS

Esta opcin permite imprimir un listado de expedientes del tipo que se seleccione. Deber
indicarse un rango de fechas y la reparticin.
Presionar Imprimir Listados
Los tipos de listados disponibles son:

-
Expedientes hacia Reparticiones Internas: lista los expedientes que salen de la
reparticin ingresada y tienen como destino una reparticin interna.

-
Expedientes hacia Reparticiones Externas: lista los expedientes que salen de la
reparticin ingresada y tienen como destino una reparticin externa.

-
Expedientes de Usuarios de la Reparticin hacia Reparticiones Internas: lista los
expedientes que tienen pases realizados por los todos los usuarios asignados a la reparticin
ingresada y tienen como destino una reparticin interna.
-
Expedientes de Usuarios de la Reparticin hacia Reparticiones Eternas: lista los
expedientes que tienen pases realizados por los todos los usuarios asignados a la reparticin
ingresada y tienen como destino una reparticin externa.
-
Expedientes de Usuarios de la Reparticin (Completa): lista los expedientes que tienen
pases realizados por los todos los usuarios asignados a la reparticin ingresada y tienen como
destino reparticiones internas y/o externas.

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Junio de 2012
6.5 REPARTICIONES
Esta opcin del men principal abre una nueva ventana que muestra un listado de todas las
reparticiones que existen en el Sistema.
Presionar Reparticiones
La lista estar ordenada alfabticamente por nombre (detallando tambin tipo y nmero),
pudiendo realizar una bsqueda rpida de una reparticin ingresando su tipo y su nombre o
nmero.

PG. 22
Junio de 2012

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3. El Sistema le pedir que complete su usuario y contrasea. Luego presione Acceder.

Completar Usuario y Contrasea

Presionar Acceder para ingresar al Sistema

3. GENERACIN DE UN NUEVO EXPEDIENTE

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Completar los datos

Identificacin: seleccionar el tipo de expediente (Nota, Nota Interna).

Cartula: describir de manera breve a lo que refiera el expediente.

ingresar su nombre o razn social (de lo contrario dejar el recuadro vaco).

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Si el solicitante ya est cargado, deber buscar el que corresponda y presionar Elegir. El

Si se trata de un solicitante no registrado, deber ingresar sus datos y luego presionar

Folios: indicar la cantidad de folios con los que se inicia el expediente.

Reparticin Carga: seleccionar el nmero de reparticin de quien est dando de alta el

Reparticin de Origen: si el expediente se gestiona internamente, seleccionar el nmero

Reparticin de Destino: ingresar el cdigo de reparticin a la cual se deriva la actuacin. Si

no se conoce el nmero de reparticin, podr consultarlo a travs de la opcin

Motivo: mencionar el motivo del expediente.

Observaciones: agregar los comentarios que considere pertinentes.

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3. Una vez completados los datos, presionar Grabar.

El comprobante original se incorpora como cartula al expediente fsico.

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6. Para obtener el recibo, seleccionar la opcin Imprimir Recibo ubicada en la botonera.

Presionar Imprimir Recibo

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1. Seleccionar la opcin Buscar ubicada en el men principal.

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Estos criterios son:

Por expediente: ingresar los datos identificatorios del expediente en el rengln

Por palabras en el campo de texto: ingresar alguna/s palabra/s utilizadas en la cartula,

motivo u observaciones del expediente.

haya iniciado el expediente (para solicitudes externas al Liceo Municipal).

Por reparticin: ingresar la reparticin que carg el expediente y la reparticin de origen si

corresponde. Tambin puede ingresarse un rango de fechas para mayores especificaciones.

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5. FUNCIONALIDADES POR EXPEDIENTE

1. Seleccionar la opcin Editar de la botonera.

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3. Luego presionar Continuar para regresar a la pantalla principal del expediente.

5.2 REALIZACIN DE PASES

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