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Señores
WAYIRA NET S.A.S
NI 901320436

Asunto: Recomendaciones Plan de Mejoramiento Autoevaluación Estándares Mínimos del SG-SST

La Resolución 0312 de 2019 en su artículo 28, definió que los empleadores o contratantes deben presentar a
las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) a partir de mes de diciembre de 2019, los resultados de la
autoevaluación de estándares mínimos y plan de mejoramiento, con el objetivo de generar por parte de la ARL
el respectivo estudio, análisis, comentarios y recomendaciones.
Conforme a la presentación realizada a POSITIVA de los resultados de la autoevaluación de los Estándares
Mínimos (Capítulo II, Vigencia 2021, Cumplimiento 63,25 % ) con su Plan de Mejoramiento , remitimos nuestras
observaciones:

ITEM INCUMPLIDOS

Descripción 1.1.3 Asignación de recursos para el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el

del Ítem Trabajo – SG-SST.

La empresa debe definir y asignar los recursos necesarios para el diseño, implementación,
revisión, evaluación y mejora del SG-SST. @) Entre los recursos que las empresas deben
Estudio
contemplar se encuentran: Los recursos financieros, técnicos y tecnológicos, físicos y
humanos.

La definición y la asignación de los recursos, son necesarios en la planificación del SG-SST,

puesto que, permiten a las empresas estimar y determinar el presupuesto con el que pueden
contar para la correcta implementación. @) Estos recursos podrán clasificarse así: @) a).
Recursos financieros: son los que se representan en dinero.@) b). Recursos técnicos y
Ánalisis tecnológicos: obedecen a aquellas herramientas documentales, informáticas o
electrónicas.@) c). Recursos físicos: corresponden a la infraestructura designada para las
reuniones de los integrantes del SG-SST. @) d). Recursos humanos: hacen referencia al
personal de la empresa que participa en la planeación, implementación, desarrollo y
ejecución del SG-SST.

Descripción
1.1.8 Conformación Comité de Convivencia.
del Ítem

Con el fin de mitigar el acoso laboral, propiciar ambientes laborales sanos y amables, y
fomentar la protección de los trabajadores contra los riesgos psicosociales a los que se ven
Estudio expuestos en sus trabajos, se crea el comité de convivencia laboral. @) La empresa deberá
conformar, capacitar y verificar el cumplimiento de las responsabilidades de los miembros
del CCL.

El comité de convivencia estará compuesto así: @) Para las empresas que tengan de 1 a 19
trabajadores se asigna un (1) representante del trabajador y un representante del empleador,
con sus respectivos suplentes. @) Para las empresas de 20 o más trabajadores, se asignan
dos (2) representantes de los trabajadores y dos (2) representantes del empleador, con sus
respectivos suplentes.@) Los representantes de los trabajadores se elegirán por votación
secreta, mientras que los del empleador serán designados directamente, por su voluntad, por
un periodo de dos (2) años, contados desde la fecha de comunicación de su elección y/o
Ánalisis
designación. @) No podrán ser elegidos como miembros del CCL, aquellos trabajadores a
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los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de
acoso laboral en los seis (6) meses anteriores a su conformación. @) El presidente y el
secretario del comité de convivencia serán elegidos desde la conformación del CCL, por
mutuo acuerdo entre sus miembros. @) El CCL, realizará reuniones ordinarias cada tres (3)
meses, extraordinarias cuando se presenten casos que requieran de su inmediata
intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes.

Descripción
1.2.1 Programa Capacitación promoción y prevención PYP.
del Ítem

Para cumplir con la finalidad del SG-SST, es fundamental realizar las capacitaciones de
prevención de la enfermedad, promoción de la salud y reducción de los riesgos. @) Para
esto previamente se debe: @) a). Identificar los peligros y valorar los riesgos de cada
actividad de la empresa. @) b). Tener los objetivos establecidos del SG-SST para la
Estudio empresa. @) c). Realizar el seguimiento de los accidentes e incidentes del año anterior. @)
d). Determinar las características de la población trabajadora. @) e). Analizar las
condiciones de salud de los trabajadores. @) f). Cumplir con los requisitos de la
normatividad en SST vigente. @) g). Tener la matriz de competencias específicas en SST.
@) h). Realizar los programas de gestión de los riesgos.

La empresa debe elaborar un programa de capacitación a sus trabajadores, incluyendo a

trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en
misión, con el fin de que estos conozcan los peligros y riesgos a los que están expuestos en
el desarrollo de sus actividades, y de esta manera, prevenir incidentes, accidentes de trabajo
y enfermedades laborales, mediante la ejecución de las medidas que la empresa ha
Ánalisis escogido para mitigar, controlar, eliminar o sustituir los riesgos. @) En el programa de
capacitación debe documentarse la realización de actividades, los indicadores y el
profesional idóneo que las ejecutara, de conformidad con la normatividad vigente y el objeto
de la actividad. @) Debe revisarse el programa como mínimo una vez al año, con la
participación del COPASST y la Alta Dirección de la Empresa, para que se puedan
identificar las acciones de mejora.

Descripción 2.1.1 Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
del Ítem firmada, fechada y comunicada al COPASST.

La política de SST es el compromiso de la alta dirección de la empresa con la seguridad y la

salud en el trabajo, expresadas formalmente, que define su alcance y compromete a toda la
organización. @) La empresa debe generar una política del SG-SST que sea clara e
inequívoca, que permita dar cumplimiento a los principios generales del SG-SST, con
alcance sobre todos sus centros de trabajo y todos sus trabajadores, independiente de su
forma de contratación o vinculación, incluyendo los contratistas y subcontratistas. @) Debe
Estudio implementarse por escrito, ser fechada, estar firmada por el Representante Legal de la
empresa y comunicada al COPASST y a todos los trabajadores. @) La participación en el
SG-SST de la alta dirección debe estar claramente definida, para poder contar con un marco
de referencia en el cumplimiento de los objetivos, con el fin de evidenciar el alcance y
compromiso de esta.@) Por medio de la política de seguridad y salud en el trabajo, la
empresa fomentará la participación y compromiso de sus trabajadores y de todas las partes
interesadas para el desarrollo del SG-SST.

La política de SST, entre otros, debe cumplir con los siguientes requisitos: @) 1). Establecer
el compromiso de la empresa hacia la implementación del SG-SST de la empresa para la
gestión de los riesgos laborales. @) 2). Ser específica para la empresa y apropiada para la
naturaleza de sus peligros y el tamaño de la organización. @) 3). Ser concisa, redactada con
claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa. @) 4). Ser
difundida a todos los niveles de la organización y estar accesible a todos los trabajadores y
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Ánalisis demás partes interesadas en el lugar de trabajo. @) 5) Ser revisada como mínimo una vez al
año y de requerirse, actualizada acorde con los cambios tanto en materia de SST, como en
la empresa. @) Adicionalmente, la empresa debe establecer en la política de SST, como
mínimo, los siguientes objetivos con el fin de evidenciar su compromiso: @) 1). Identificar los
peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles. @) 2). Proteger
la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del (SG-SST en
la empresa. @) 3). Cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en materia de Riesgos
Laborales.

Descripción 2.4.1 Plan que identifica objetivos, metas, responsabilidad, recursos con cronograma
del Ítem y firmado.

La empresa debe diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de
los objetivos propuestos en el SG-SST, el cual debe identificar claramente metas,
Estudio responsabilidades, recursos, cronograma de actividades y debe estar firmado por el
empleador y el responsable del SG-SST, en concordancia con los estándares mínimos del
Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.

La empresa debe diseñar y desarrollar un documento escrito denominado Plan Anual de

Trabajo del SG-SST, en el cual se identifiquen los objetivos, las metas, las
responsabilidades, recursos que se van a implementar y el cronograma de las actividades
que se van a realizar en el año. @) Dicho documento, deberá estar firmado por el empleador
Ánalisis y el responsable del SG-SST. @) Lo anterior, con el fin de materializar el compromiso
expresado en la política de SST. @) De esta manera, la empresa lleva un control de lo que
debe realizar en el año, para cumplir con sus objetivos y con la correcta ejecución del SG-
SST. @) Se deben plantear metas alcanzables en el periodo de un año, para minimizar y
monitorear esos factores que pueden afectar la seguridad y salud de los trabajadores.

Descripción 2.5.1 Archivo o retención documental del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
del Ítem en el Trabajo SG-SST.

La empresa debe mantener legibles, protegidos contra daño, deterioro o perdida y a

disposición, los siguientes documentos: La Política en Seguridad y Salud en el Trabajo, la
identificación de peligros en todos los cargos/oficios y áreas, los conceptos de exámenes
médicos ocupacionales, el plan de emergencias, las evidencias de actividades del
COPASST, la afiliación a Seguridad Social, las comunicaciones de trabajadores, ARL o
autoridades en materia de Riesgos Laborales, las responsabilidades asignadas para la
implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
trabajo SG-SST, el informe de las condiciones de salud, junto con sus anexos, el plan de
trabajo anual en SST, el programa de capacitación anual en SST, incluyendo los soportes de
inducción, reinducción y capacitaciones de los trabajadores dependientes, contratistas,
Estudio cooperados y trabajadores en misión, los procedimientos e instructivos internos de SST, los
registros de entrega de equipos y elementos de protección personal, el registro de entrega
de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y demás instructivos
internos de SST, los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST, las
actas de sus reuniones y los soportes de sus actuaciones, los reportes y las investigaciones
de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales de acuerdo con la
normatividad vigente, la identificación de las amenazas junto con la evaluación de la
vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias, los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores,
con sus anexos, los formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas
o equipos ejecutadas y la matriz legal actualizada que contemple las normas del SG-SST.

La empresa deberá establecer un sistema de archivo o retención documental, en el cual se

asegure la conservación de los registros y documentos que soportan el SG-SST. @) Dicho
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sistema puede establecerse de manera física (papel) o en disco magnético, óptico,

Ánalisis electrónico, en fotografía o una combinación de estos. @) La custodia de los documentos
debe estar en cabeza del responsable del SG-SST. @) La información del SG-SST, es
esencial para controlar el funcionamiento y desarrollo del mismo, puesto que es vital al
momento de una rendición de cuentas, mejora continua, revisión por la alta dirección y/o
auditoría interna/externa
Descripción
3.1.2 Actividades de Promoción y Prevención en Salud.
del Ítem

Mediante la elaboración del programa de promoción y prevención del Sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo, las empresas podrán establecer las diferentes actividades
que se implementarán con la finalidad de prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo y
Estudio
enfermedades laborales y así promocionar la salud de los trabajadores para protegerlos de
los factores de riesgos a los que se exponen en el cumplimiento de sus funciones,
garantizando una mejor calidad de vida y un satisfactorio ambiente laboral

Para llevar a cabo el programa de promoción y prevención se deben tener en cuenta las
actividades que se hayan determinado por la empresa conforme a los resultados de la
evaluación inicial, el plan de trabajo anual, el perfil sociodemográfico, las condiciones de
salud, los registros de incapacidades de la empresa, los registros de accidentes de trabajo y
enfermedades laborales, análisis estadísticos, los resultados de las investigaciones de
Ánalisis
incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, entre otros. @) Para dar
cumplimiento es importante que los trabajadores participen en las actividades de promoción
y prevención y si algún riesgo se detecta, se implementen las medidas y acciones que
puedan tomarse para evitar la materialización de los mismos, realizando seguimiento y
trazabilidad de ellas.

Descripción 3.1.4 Realización de Evaluaciones Médicas Ocupacionales -Peligros- Periodicidad-

del Ítem Comunicación al Trabajador.

Las evaluaciones médicas ocupacionales constituyen un instrumento importante en la

elaboración de los diagnósticos de las condiciones de salud de los trabajadores. @) Con el
fin de diseñar actividades de prevención de la enfermedad laboral, tendientes a disminuir su
Estudio
aparición y evitando el deterioro y/o las complicaciones de las que ya estuvieren presentes,
la empresa puede establecer un procedimiento para la realización de los exámenes médico
ocupacionales.

La empresa debe realizar los exámenes médico ocupacionales a sus trabajadores, con el fin
de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de consecuencias
en la persona por dicha exposición. @) En tal sentido, es una obligación para la empresa
realizar de forma obligatoria como mínimo los exámenes ocupacionales de preingreso,
periódicos (incluyendo post-incapacidad y reubicación a sus trabajadores) y de egreso y
dejar constancia de la realización de los mismos, mediante el certificado médico remitido
por el prestador de servicios de salud ocupacional o por el médico especialista en Medicina
del Trabajo o Salud Ocupacional contratado. @) En el certificado médico deberá constar las
recomendaciones o restricciones médicas del trabajador examinado. @) Para tal efecto, la
empresa debe remitir el perfil sociodemográfico, el profesiograma y los grupos de
Ánalisis exposición similar. @) Las evaluaciones médicas ocupacionales deben ser realizadas por
médicos especialistas en medicina del trabajo o en SST, con licencia vigente en SST,
siguiendo los criterios definidos en el SG-SST y los sistemas de vigilancia epidemiológica.
@) Cuando en los Departamentos de Amazonas, Arauca, Chocó, Guainía, Guaviare, San
Andrés, Putumayo, Vaupés y Vichada no exista disponibilidad de médicos con postgrado en
SST o su equivalente con licencia vigente, las evaluaciones médicas ocupacionales podrán
ser realizadas por médicos que tengan mínimo dos (2) años de experiencia en seguridad y
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salud en el trabajo, certificada por las empresas o entidades en las que laboraron y previa
inscripción como tales ante las respectivas Secretarias de Salud y mientras subsista dicha
situación.

Descripción
3.1.6 Restricciones y recomendaciones médico laborales.
del Ítem

Es compromiso del Empleador emitir las recomendaciones y/o restricciones realizadas por
el médico tratante respecto de las afectaciones que por origen común o laboral tengan los
trabajadores en su salud, teniendo en cuenta que éstas se encuentran encaminadas a la
Estudio
protección de la salud del trabajador, las empresas tienen el deber de cuidar la salud de los
trabajadores de forma previa, evitando, previniendo, o mitigando los factores de riesgo a los
cuales se encuentren expuestos.

Las recomendaciones y restricciones laborales se emiten cuando se lleven a cabo los

exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos, post-incapacidad o según
aplique. @) Se debe tener en cuenta que las restricciones o recomendaciones las debe
realizar un médico especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional y con licencia
vigente en salud ocupacional, para evaluar el estado de los trabajadores mediante un
examen médico ocupacional y encontrar un riesgo para la salud. @) Se recomienda a la
Ánalisis
empresa definir la periodicidad de los exámenes médicos ocupacionales de control
periódico para los trabajadores que lleven más de 30 días de incapacidad o según lo
establecido por la empresa en el SG-SST. @) El costo de las evaluaciones médicas
ocupacionales y de las pruebas o valoraciones complementarias que se requieran, son a
cargo del empleador en su totalidad, en ningún caso pueden ser cobradas ni solicitadas al
aspirante o al trabajador.

Descripción 3.2.1 Reporte de los accidentes de trabajo y enfermedad laboral a la ARL, EPS y
del Ítem Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo.

La empresa debe realizar el reporte a la ARL y EPS de todos los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales que se presenten a sus trabajadores, dentro de los dos (2) días
hábiles posteriores al evento ocurrido. @) Así mismo, la empresa deberá reportar la
ocurrencia de accidentes graves o mortales y las enfermedades diagnosticadas a la
Estudio
Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a
la ocurrencia del evento. @) La empresa debe inculcar la cultura de reporte a sus
trabajadores para que una vez ocurra un accidente de trabajo o se diagnostique una
enfermedad, se tenga conocimiento de dicho evento.

El reporte de accidentes de trabajo o del diagnóstico de enfermedades laborales es la

comunicación que realiza el empleador del acaecimiento de uno de estos eventos a las
Administradoras de Riesgos Laborales a donde está afiliada, a la Entidad Promotora de
Salud del trabajador afectado y Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo dentro de los
dos (2) días hábiles siguientes al evento o recibo de diagnóstico de la enfermedad laboral.
@) Solo cuando el accidente tenga la connotación de grave o mortal se deberá reportar al
Ministerio de Trabajo, en el caso de las enfermedades laborales, siempre deberá hacerse.
Ánalisis
@). Los accidentes graves son aquellos que traen como consecuencia la amputación de
cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, humero, radio y
cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas
de mano, tales como, aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral
con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el
campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. @) Los accidentes
mortales son aquellos que causan la muerte al trabajador.

Descripción
4.1.2 Identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa.
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del Ítem
Para que la empresa pueda establecer controles necesarios y asegurar que los riesgos sean
aceptables, se debe realizar la identificación, evaluación y valoración de los peligros que
pueden generarse en el desarrollo de las actividades empresariales.@) Este proceso debe
ser liderado por la alta dirección, con la participación y compromiso de todos los niveles
organizacionales de la empresa. @) El documento que soporta el cumplimiento de este
Estudio requisito legal se denomina: Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de
riesgos. @) La matriz debe ser actualizada como mínimo de manera anual y/o cada vez que
ocurra un accidente de trabajo mortal o catastrófico o cuando se presenten cambios en los
procesos, instalaciones, máquinas o en los equipos.@) La valoración de los riesgos se
realiza mediante metodologías sistemáticas, de acuerdo con el tipo de riesgo a evaluar,
dependiendo de dos variables: La probabilidad y la consecuencia.

La empresa debe adoptar una metodología que le permita tener alcance sobre todos los
procesos, actividades, máquinas, equipos, centros de trabajo y sobre todos los trabajadores
independiente de la forma de contratación de estos.@) Lo anterior, con el fin de poder
identificar los peligros a los que se exponen en los procesos, actividades (rutinarias y no
rutinarias), tareas, puestos y centros de trabajo y así, evaluar y valorar los riesgos en SST.@)
Ánalisis
La implementación de la Matriz de Riesgos se define acorde a las actividades y procesos de
la empresa, por lo cual, es importante establecer los controles necesarios para que los
peligros y/o riesgos identificados no se materialicen, esto, con el fin de mantener ambientes
de trabajo sanos y seguros.@) Es importante divulgar y socializar a todos los niveles de la
organización, los riesgos y peligros a los que se encuentran expuestos y cómo prevenirlos.

Descripción
5.1.2 Brigada de prevención conformada, capacitada y dotada.
del Ítem

El empleador debe conformar, capacitar, entrenar y dotar la brigada de emergencias, acorde

con su nivel de riesgo y los recursos disponibles, que incluya la atención de primeros auxilios;
la brigada está constituida por un grupo de voluntarios organizados, con conocimiento,
Estudio
entrenamiento y práctica, que apoyan el plan de emergencias, a través de la prevención y
control de las situaciones de la empresa, buscando salvaguardar el bienestar de todas las
personas que la conforman.

Crear, capacitar y entrenar a la Brigada de Emergencias con el fin de apoyar la prevención,

control, atención y logística al momento de una emergencia. @) Establecer los
procedimientos y responsabilidades a seguir en caso de una emergencia, que garanticen la
evacuación oportuna y segura del personal que se encuentren dentro de las instalaciones. @)
El número de miembros está determinado por la cantidad de trabajadores, de la siguiente
Ánalisis
forma: @) Menos de 10 empleados: 1 trabajador. @) De 10 a 49 empleados: entre 2 y 4
trabajadores. @) De 50 a 99 empleados: entre 4 y 7 trabajadores. @) Mas de 100
empleados: entre 5 y 8 trabajadores. @ Si la empresa presenta turnos rotativos, los
miembros de la brigada deben quedar distribuidos en cada jornada para garantizar la
cobertura.

Descripción
1.1.6 Conformación COPASST.
del Ítem

Los Comités Paritarios en Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), se crean como

estrategia para incentivar el trabajo en equipo entre los directivos y los trabajadores dentro
Estudio de un SG-SST. @) El objetivo del COPASST, es realizar la promoción y vigilancia del
cumplimiento de las normas y reglamentos de SST en la empresa. La empresa deberá
conformar, capacitar y verificar el cumplimiento de las responsabilidades del COPASST.

Para la conformación del COPASST, debe existir una igualdad en el número de

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representantes y suplentes que se eligen por cada una de las partes (empleador y
trabajadores), por periodos de dos (2) años, al cabo de los cuales se podrán reelegir. @) El
empleador tiene la libertad de designar directamente el delegado principal y el suplente, los
trabajadores elegirán por medio de votación, el delegado principal y el suplente. @) El
empleador deberá elegir entre los representantes que designó, el presidente del COPASST
y el Comité en pleno elegirá al secretario entre la totalidad de sus miembros. @) Las
Ánalisis empresas que tengan de 10 a 49 trabajadores, deberán nombrar a un representante por
cada parte, mientras que aquellas que tengan 50, deberán contar con dos representantes.
@) A las reuniones del COPASST solo asistirán los miembros principales, los suplentes solo
en caso de ausencia de los anteriores. @) Las reuniones deben hacerse por lo menos una
vez al mes, en las instalaciones de la empresa y durante el horario de trabajo, sin embargo,
en caso de accidente grave o riesgo inminente, el Comité se reunirá con carácter
extraordinario y con la presencia del responsable del área donde ocurrió el accidente o se
determinó el riesgo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la ocurrencia del hecho.

Descripción
3.1.1 Descripción sociodemográfica y diagnóstico de condiciones de salud.
del Ítem

El perfil sociodemográfico es un instrumento creado para reconocer las características

sociales y demográficas de la población trabajadora, validando de forma efectiva aspectos
como, condiciones de salud, características y necesidades específicas que pueden tener en
Estudio
general los trabajadores y de igual manera realizar un análisis estadístico individual que
permita tomar acciones frente a los riesgos y peligros y la correcta implementación del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La información aportada por la descripción sociodemográfica permite hacer una

aproximación a los estilos de vida de los trabajadores y a partir de estos datos generales
identificar y tener en cuenta posibles vulnerabilidades, y factores de riesgo que deben ser
tomados en los planes y programas de seguridad y salud en el trabajo ya que esto puede
Ánalisis influir de forma significativa en la población trabajadora. @) Posterior a realizar la evaluación
de los datos recolectados en el perfil sociodemográfico, es necesario que se planteen
ciertas acciones que promuevan el bienestar físico, mental y social en los trabajadores
permitiendo así la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales en todos
los niveles de la empresa.

Descripción
3.2.2 Investigación de Accidentes, Incidentes y Enfermedad Laboral.
del Ítem

La empresa debe Investigar TODOS los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

cuando sean diagnosticadas como laborales, para llevar un control de los sucesos ocurridos,
determinar las fuentes potenciales de peligro, prevenir los riesgos a los que están expuestos
Estudio los trabajadores por su actividad económica y determinar las causas que dieron origen al
evento.@) Lo anterior, permitirá a la empresa evaluar las medidas de prevención
implementadas y establecer acciones de mejora junto con la divulgación de lecciones
aprendidas a sus trabajadores.

"La investigación de incidentes y accidentes de trabajo es un proceso sistemático de

determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron
la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición,
mediante el control de los riesgos que lo produjeron.@) El resultado de esta investigación,
debe permitir entre otras, las siguientes acciones: @) 1. Identificar y documentar las
deficiencias del SG-SST lo cual debe ser el soporte para la implementación de las acciones
Ánalisis preventivas, correctivas y de mejora necesarias.@) 2. Informar los resultados a los
trabajadores directamente relacionados con sus causas o con sus controles, para que
participen activamente en el desarrollo de las acciones preventivas, correctivas y de
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mejora.@) 3. Informar a la alta dirección sobre el ausentismo laboral por incidentes,

accidentes de trabajo y enfermedades laborales.@) 4. Alimentar el proceso de revisión que
haga la alta dirección de la gestión en seguridad y salud en el trabajo y que se consideren
también en las acciones de mejora continua. "

Descripción
4.2.5 Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas, herramientas.
del Ítem

La empresa debe realizar los mantenimientos periódicos de instalaciones, equipos,

máquinas y herramientas, de acuerdo con los manuales y/o las fichas técnicas de los
Estudio mismos.@) Lo anterior, permite al empleador llevar un control preciso de la cantidad y el
estado en el que se encuentran, determinar los tiempos de reparación o sustitución y
evidenciar deterioros internos y externos de la locación.

El mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas permite

identificar de manera precoz los posibles peligros al momento de manipular, desplazar o
desempeñar tareas en un área o lugar de trabajo, asegurando así, la integridad y rendimiento
Ánalisis del trabajar y un entorno de trabajo saludable y seguro. @) lo anterior, como una medida de
prevención y protección en donde se especifican los procedimientos adecuados y seguros
que se tendrán en cuenta para realizar el mantenimiento, sin afectar las condiciones de salud
y seguridad de los trabajadores ni el funcionamiento de la empresa.

Descripción 4.2.6 Entrega de Elementos de Protección Personal EPP, se verifica con contratistas
del Ítem y subcontratistas.

La empresa debe realizar la entrega oportuna de los elementos de protección personal,

capacitar sobre el uso adecuado y garantizar su reposición, acorde con la actividad y/o tarea
Estudio que desempeña el trabajador.@) Los contratistas y subcontratistas deben contar con sus
elementos de protección personal.@) El contratante está en la obligación de verificar que
estos sean acordes a las actividades contratadas.

La empresa debe definir una metodología que permita la selección, adquisición, entrega,
uso, inspección, reposición y capacitación de los elementos de protección personal (EPP)
para los trabajadores según la actividad que realizan y riesgo inherente al que se encuentra
expuesto. @) En cuanto a los contratistas y subcontratistas se debe garantizar que cuenten
con los elementos de protección personal correspondientes a la actividad propia a realizar,
en este caso, se les realizará el requerimiento de forma escrita, de no contar con ellos no se
podrá permitir realizar ningún tipo de tarea. @) se deben implementar las medidas basadas
Ánalisis
en el uso de dispositivos, accesorios y vestimentas por parte de los trabajadores, con el fin
de protegerlos contra posibles daños a su salud o su integridad física derivados de la
exposición a los peligros en el lugar de trabajo. @) El empleador deberá suministrar los
elementos y equipos de protección personal (EPP) que cumplan con las disposiciones
legales vigentes.@) Los EPP deben usarse de manera complementaria con otras medidas
de control y nunca de manera aislada, y de acuerdo con la identificación de peligros y
evaluación y valoración de los riesgos.

Descripción
5.1.1 Se cuenta con el Plan de Prevención y Preparación ante emergencias.
del Ítem

El plan de Emergencias y Contingencias es una herramienta administrativa y operativa que

tiene como propósito, dar una respuesta integral de manera oportuna y eficaz, ante eventos
de adversidad, desastre o emergencia que se presenten en las instalaciones de la empresa.
Estudio
Por lo anterior este documento establece las políticas, las directrices, los sistemas de
organización y los procedimientos generales de respuesta con el fin de atenuar o reducir los
efectos negativos o lesivos de los trabajadores, clientes, proveedores y visitantes.
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En las actividades diarias de cualquier empresa, se puede presentar situaciones que afecten
de manera imprevista las labores y funciones de la organización. Estas situaciones son de
diferente origen: Naturales (vendavales, inundaciones, sismos, incendios forestales,
tormentas eléctricas), Tecnológicas (incendios, explosiones, derrames de combustible, fallas
eléctricas, fallas estructurales, etc.) y Sociales (atentados, vandalismo, terrorismo, amenazas
Ánalisis de diversa índole); por ello es importante identificar la variedad de eventos que en cualquier
momento pueden afectar de manera individual o colectiva la vida cotidiana, y que se puedan
manifestar en consecuencias graves como lesiones o muerte, daños a bienes, afectación del
medio ambiente, alteración del funcionamiento y pérdidas económicas. @) DE igual manera
siempre se debe divulgar el plan de emergencia a todo el personal que ingrese a la empresa
con el fin de garantizar la correcta aplicación del mismo.

Descripción
6.1.3 Revisión anual por la alta dirección, resultados y alcance de la auditoría.
del Ítem

La alta dirección, independiente del tamaño de la empresa, debe adelantar una revisión del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), la cual debe realizarse
por lo menos una (1) vez al año, de conformidad con las modificaciones en los procesos,
resultados de las auditorías y demás informes que permitan recopilar información sobre su
Estudio funcionamiento. @) La revisión no debe hacerse únicamente sobre los resultados
(estadísticas sobre accidentes y enfermedades, entre otros), sino de manera que permita
evaluar la estructura y el proceso de la gestión en seguridad y salud en el trabajo. Ya que es
el resultado a través del cual la Alta Gerencia conoce de manera concreta el estado de la
implementación del Sistema, los riesgos, la prevención y los resultados obtenidos.

La revisión del SG-SST por parte de la Alta Dirección es una actividad enfocada en la toma
de decisiones que permitan garantizar la mejora continua del sistema de gestión en
seguridad y salud en el trabajo y el avance en la implementación. @) Si el Comité Paritario
Ánalisis de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) la Administradora de Riesgos Laborales u
otras partes interesadas remitieron observaciones o recomendaciones a la Alta Dirección
sobre revisiones previas, estas deben estar disponibles y tenerse en cuenta en el nuevo ciclo
de revisión.

COMENTARIOS

@) El Decreto 1072 del 2015 en sus artículos 2.2.4.6.8, 2.2.4.6.17, 2.2.4.6.20 consagra parámetros que se
deben tener en cuenta para la definición y asignación de recursos. @) El artículo 9 de la Resolución 0312 de
2019.
@) Revisar la Resolución 652 de 2012 por la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité
de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones. @) La
Resolución 1356 de 2012, por la cual se modifica parcialmente la Resolución 652 de 2012. @) El Decreto
1072 2015 Libro II, Parte 2, Título 4, Capítulo 6 sobe Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo. @) La Ley 1010 del 2016, por la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el
acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo.
@) Está regulado en los artículos 2.2.4.6.8, 2.2.4.6.10 y 2.2.4.6.11 del Decreto 1072 del 2015. @) La
Resolución 4297 de 2016, establece los parámetros y requisitos para el desarrollo y la certificación de los
programas de capacitación virtual en SG-SST. @) El artículo 3 de la Resolución 0312 de 2019.
@) Revisar los artículos 2.2.4.6.5, 2.2.4.6.6 y 2.2.4.6.7 del Decreto 1072 del 2015, que regulan la definición,
requisitos y objetivos de la política de SST. @) El artículo 9 del Decreto 0312 del 2019.
@) Revisar los artículos 2.2.4.6.8, 2.2.4.6.12 y 2.2.4.6.17 del Decreto 1072 de 2015, en los que se encuentra
regulado el plan anual de trabajo. @) El artículo 9 de la Resolución 0312 de 2019.
@) Revisar los artículos 2.2.4.6.12 y 2.2.4.613 del Decreto 1072 de 2015, que regulan el archivo o retención
documental del SG-SST. @) El artículo 9 de la Resolución 0312 del 2019.
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@) Decreto 1072 de 2015 el numeral 8 del artículo 2.2.4.6.8,“El empleador debe implementar y desarrollar
actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción de la
salud en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de conformidad con la
normatividad vigente”.@) Ley 1438 de 2011 artículo 134 y Ley 1610 de 2013 artículo 12, estipulan que habrá
lugar a sanciones cuando se establezca que en el lugar de trabajo existen condiciones que ponen en peligro
la vida, la integridad y la seguridad del personal de trabajadores, en cuanto, a la ausencia o deficiencia de
las actividades de promoción y prevención.
@) Revisar los artículos 2.2.4.2.2.18, 2.2.4.2.4.5 y 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 del 2015, que regulan la
obligación de realizar los exámenes ocupacionales.@) El artículo 9 de la Resolución 0312 del 2019.@) La
Resolución 2346 de 2007, por la cual se regula la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y el
manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.@) Artículos 57 y 348 del Código Sustantivo del
Trabajo.
@ ) Decreto 1295 de 1994 artículo 21 literal C, define que, entre las obligaciones del empleador, debe
procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y de los ambientes de trabajo.@) Resolución
2346 de 2007, artículo 2, define el examen médico ocupacional como el ‘’acto médico mediante el cual se
interroga y examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar
la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición.’’@) Decreto 1072 de 2015 artículo
2.2.4.6.10. Responsabilidades de los trabajadores, de conformidad con la normatividad vigente tendrán
entre otras, las siguientes responsabilidades: @)1. ‘’Procurar el cuidado integral de su salud.@) 2.
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.’’
@) Revisar el artículo 2.2.4.1.7 del Decreto 1072 de 2015, en el cual se consagra la obligación de reportar a
las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales. @) El artículo 62 del Decreto 1295 de 1994, que
establece la obligatoriedad de reportar todo accidente de trabajo o enfermedad laboral. @) El Decreto 472
de 2015 en su artículo 14, que habla del reporte de accidentes y enfermedades a las Direcciones
Territoriales y Oficinas Especiales. @) El artículo 3 de la Resolución 2851 de 2015 establece las
obligaciones de los empleadores y contratantes @) El artículo 221 del Código Sustantivo del Trabajo, que
establece la obligatoriedad para el trabajador que sufra un accidente de trabajo de dar inmediatamente
aviso al empleador o su representante. @) Artículo 9 de la Resolución 0312 de 2019.
@) Revisar el artículo 9 de la Resolución 0312 del 2021. @) Los artículos 2.2.4.6.8, 2.2.4.6.15, 2.2.4.6.26 del
Decreto Único Reglamentario 1072 del 2015, regulan una metodología para identificar, evaluar y valorar los
riesgos.
@) Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.25., numeral 11, acerca de la prevención, preparación y respuesta
ante emergencias, en cuanto al deber de conformar una brigada de emergencias. @) Resolución 256 de
2014, Por medio de la cual se reglamenta la conformación, capacitación y entrenamiento para las brigadas
contraincendios de los sectores energético, industrial, petrolero, minero, portuario, comercial y similar en
Colombia.
" @). Revisar el artículo 9 de la Resolución 0312 del 2019. @) La Resolución 2013 de 1986, por la cual se
reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en
los lugares de trabajo, hoy en día Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo. @) El Decreto
1072 de 2015, en su Libro II, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, de los Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo. @) Ley 1429 de 2010 Artículo 65 Parágrafo 2, mediante el cual se suprime el registro del
COPASST ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

"

@) Resolución 2346 de 2007 artículo 18, establece que el diagnóstico de salud debe comprender
información sociodemográfica.@)Decreto 1072 de 2015 artículo 2.2.4.6.12., Documentación: el empleador
debe mantener disponible y actualizados entre otros, el informe de las condiciones de salud, junto con el
perfil sociodemográfico de la población trabajadora.@) Resolución 0312 de 2019 artículo 9, descripción
socio demográfica y diagnóstico de condiciones de salud – identificar las características de la población
trabajadora (edad, sexo, cargos, antigüedad, nivel escolaridad, etc.) y el diagnóstico de condiciones de
salud que incluya la caracterización de sus condiciones de salud, recopilar, analizar e interpretar los datos
del estado de salud de los trabajadores, solicitar documento que contenga el perfil sociodemográfico y el
diagnóstico de condiciones de salud.
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@) Revisar el artículo 2 de la Resolución 1401 de 2007, en la cual se establecen las obligaciones y

requisitos mínimos para realizar la investigación de incidentes y accidentes de trabajo. @) El artículo
2.2.4.6.32 del Decreto 1072 del 2015, que regula la investigación de incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales. @) El artículo 11 de la Decisión Andina 584 de 2004. @) Resolución 156 de 2005,
en la cual se determinan las variables y códigos del informe de accidente de trabajo.

@) Revisar los artículos 2.2.4.6.24, 2.2.4.6.12 y 2.2.4.6.25 del Decreto 1072 del 2015, regulan el
mantenimiento de las instalaciones, equipos y herramientas como una medida de prevención y control de la
empresa. @) El artículo 9 de la Resolución 0312 del 2019.

@) Revisar los artículos 2.2.4.6.12, 2.2.4.6.13 y 2.2.4.6.24 referentes al suministro, entrega y capacitación de
los elementos de protección personal. @) Los artículos 176, 177 y 178 de la Resolución 2400 de 1979,
referente a los equipos y elementos de protección. @) Los artículos 122, 123 y 124 de la Ley 9 de 1979. @)
El artículo 9 de la Resolución 0312 de 2019.

" @) Ley 9 de 1979, título III, por la cual se dictan medidas sanitarias. @) Resolución 1016 de 1989 artículo
11. Numeral 18, Por el cual se obliga organizar y desarrollar un plan de emergencias integral.

"

" @) Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.31, establece que, la alta dirección debe realizar una revisión del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) como mínimo una (1) vez al año.@)
Resolución 0312 de 2019, artículo 16, acerca de los estándares mínimos para la empresas de más de
cincuenta (50) trabajadores.

"

RECOMENDACIONES

@) Los recursos del SG-SST deben ser definidos y asignados por el personal de la empresa que haga parte
de la alta dirección, teniendo en cuenta los peligros y riesgos identificados, las medidas de intervención que
deberán implementarse, las actividades contempladas en el programa de capacitación del SG-SST, el
número de trabajadores y las actividades principales de la empresa. @) La empresa debe tener la
documentación donde se pueda verificar la asignación de los recursos financieros, técnicos y tecnológicos,
físicos y humanos y la firma del representante legal de la empresa. @) La empresa puede consultar la Norma
Técnica Colombiana NTC ISO 45001:2018.
@) La empresa deberá realizar cada dos (2) años, un acta de constitución en la que conste la convocatoria,
elección, conformación y funciones de los integrantes del CCL. @) Es responsabilidad del empleador la
capacitación en temas relacionados con el SG-SST a los miembros del CCL. @) Debe existir constancia de
las gestiones e informes realizados por el comité y de las reuniones realizadas como mínimo una vez cada
tres (3) meses. @) La empresa podrá elaborar un procedimiento, en el que se especifique el número de
miembros con los que deberá contar su Comité, la metodología que se utilizará para la elección libre de los
representantes de los trabajadores y la consolidación de los votos depositados por cada candidato, el lugar
que se destinará para las reuniones y las posibles fechas en las que se desarrollaran, la forma en que se
realizarán los informes de gestión y el procedimiento que se deberá seguir por sus trabajadores cuando
quieran presentar quejas y reclamos por posibles conductas de acoso laboral. @) Se deberán tomar
mecanismos de prevención en conductas de acoso laboral e incluirlas en los reglamentos de trabajo. @) La
empresa podrá consultar en el Centro Virtual de Educación en Seguridad y Salud en el Trabajo POSIPEDIA
www.posipedia.com.co @) Las elecciones de los representantes de los trabajadores al comité es posible
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realizarla electrónicamente a través de Alissta® en el módulo PARTICIPACIÓN DE TRABAJADORES /

Comités en SST / Elecciones Comité de Convivencia. El sistema de información web le visualiza a la
empresa las estadísticas en línea del total de votos Vs total de votantes, fecha de votación por cada votante,
reporte descargable detallado de las votaciones y resultados de estas.
@) Elaborar un programa de capacitación que incluya actividades de entrenamiento, inducción y reinducción
cuando sean necesarios. @) En dicho programa se debe establecer una introducción, un alcance, unas
definiciones de la terminología que se utiliza en su elaboración, unos objetivos generales y específicos, unos
responsables del programa junto con las obligaciones y deberes que adquieren, la descripción de las
actividades de capacitación, entrenamiento, inducción o reinducción que se realizarán, especificando los
temas, la intensidad horaria, el grupo de trabajadores a los cuales se dirige, el formato de constancia que se
utilizará y los responsables de cada actividad, un calendario de realización de las actividades en donde se
estimen fechas de realización, unos indicadores que midan preferiblemente el cumplimiento, la asistencia y
el resultado de la actividad, la vigencia del programa, el lugar donde se publicará y la firma del representante
legal de la empresa. @) Es importante que la empresa elabore formatos o documentos que soporten la
realización de las actividades descritas en el programa de capacitación, para lo cual, las empresas deberán
registrar, la identificación del trabajador que asiste, la fecha de realización de la actividad, el asunto, el
profesional que estuvo a cargo, la descripción de la actividad junto con los documentos o soportes
adicionales que se entregaron, en relación con la actividad y el cargo de los trabajadores. @) La empresa
podrá después de cada actividad realizar encuestas en las que se pueda corroborar la efectividad en la
recepción de la información y la satisfacción de la misma. @) Relacionar las actividades del programa de
capacitación en el plan anual de trabajo. @) La empresa puede revisar el módulo de Implementación en SST
para empresas PYME y en la herramienta digital de https://posipedia.com.co/ Modulo Edúcate. @) Para más
información ingresar a www.posipedia.com.co, Centro Virtual de Seguridad y Salud en el Trabajo
POSIPEDIA con más de 800 productos para la prevención de riesgos laborales. @) Consultar el numeral
7.4.2 y 7.4.3 de la Norma Técnica Colombia NTC ISO 45001:2018. @) Se recomienda realizar
capacitaciones sobre COVID-19, donde se aborden las recomendaciones o directrices dadas por los entes
gubernamentales nacionales o locales. @) @) En el módulo ORGANIZACIÓN de Alissta® esta disponible el
menú de Plan de Capacitación en el cual la empresa puede evidenciar la gestión realizada.
@) La organización debe implementar la Política de SST, por un medio escrito, con el fin de evidenciar los
compromisos y principios que promuevan el respeto por las personas y la dignidad de sus trabajos,
buscando siempre la mejora continua de las condiciones de seguridad y salud en sus labores. @) Esta
política, debe ser aprobadas por la alta dirección y apoyadas por los representantes de los trabajadores;
publicada con firma y fecha de los responsables y divulgada por los medios que la organización tenga
definidos para esto. @) La empresa deberá lograr que todos sus centros de trabajo y trabajadores, sin
importar su forma de contratación o vinculación con la empresa, tengan acceso a esta información.@) El
empleador debe contar con todos los soportes documentales donde se evidencie el proceso de elaboración,
revisión, actualización, aprobación, socialización y divulgación de la política de SST. @) La empresa puede
revisar el módulo de Implementación en SST, para empresas PYME en la herramienta digital de POSIPEDIA
y consultar la Norma Técnica Colombia NTC ISO 45001:2018. @) En el módulo POLÍTICA / Política del SG-
SST la empresa puede evidenciar la existencia el compromiso de la alta dirección frente al sistema de
gestión. Así mismo, en el módulo ORGANIZACIÓN / Comunicación, la empresa puede comunicar a sus
partes interesadas de forma trazable.
@) La empresa debe elaborar por escrito el Plan Anual de Trabajo, una vez realizada la evaluación inicial del
SG-SST, ya que, con los resultados de esta, la empresa habrá identificado las prioridades en SST y podrá
plantear las metas que deberá alcanzar. @) El plan de trabajo debe realizarse por escrito y en este, la
empresa debe dejar constancia de las metas de corto, mediano y largo plazo que desea alcanzar y sus
responsables, los recursos financieros, humanos, técnicos y físicos que destinará y un cronograma anual que
permita visualizar las fechas de estimación y ejecución de las actividades. @) Las actividades que se
ejecuten deben evidenciarse mediante un formato físico, magnético y/o fotográfico. @) La claridad en el Plan
Anual de Trabajo, permitirá a la empresa medir con mayor precisión los indicadores de estructura, proceso y
resultado. @) Cualquier modificación que pueda presentarse en la empresa, debido a cambios internos o
externos, deberá ser objeto de actualización en el Plan Anual de Trabajo. @) La empresa puede consultar el
numeral 6.1.4 y 6.2.1 de la Norma Técnica Colombia NTC ISO 45001:2018 y enel Centro Virtual de
Educación en Seguridad y Salud en el Trabajo POSIPEDIA www.posipedia.com.co - Cartilla del Plan anual
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de Trabajo. @) Se recomienda actualizar los soportes documentales del SG-SST con énfasis en la
pandemia por COVID-19 donde se establezcan indicadores, objetivos, guías y protocolos frente al manejo
de este aspecto. @) La empresa una vez registre los Objetivos SG-SST en Alissta® construye el Plan de
Trabajo Anual SG-SST en el módulo de PLANIFICACIÓN, a su vez el sistema construye con los datos
registrados el indicador de proceso de la ejecución del Plan de Trabajo Anual en SST. El cuál es posible
consultarlo en el módulo MEDICIÓN Y EVALUACIÓN SG-SST / Indicadores / Procesos.
@) Elaborar un procedimiento para garantizar una óptima conservación de los documentos del SG-SST,
definiendo los medios, formas y lugares de almacenamiento, ya sea de manera física y/o digital, con el fin de
garantizar la disposición, control, fácil acceso y almacenamiento de los mismos. @) En dicho procedimiento,
la empresa podrá establecer un código y versión de cada documento, lo cual permite clasificarlos. @) La
empresa deberá manejar una copia de seguridad, particularmente de los registros que se generan a lo largo
del funcionamiento del sistema de gestión, debido a que en ellos se encuentran las firmas que respaldan la
ejecución, entrega y/o aprobación por parte de los trabajadores. @) El responsable del SG-SST debe velar
por que se cumpla el procedimiento en todo momento, mantener la estructura y organizar los registros. @) La
información de archivo y registro debe estar respaldada y solo tendrán acceso a esta, el personal autorizado
por el responsable del SG-SST o en su defecto por el representante legal. @) Todos los registros generados
por el comité de convivencia laboral deben ser mantenidos con absoluta reserva, únicamente se estará
autorizado a presentar o mostrar la documentación ante la entidad de vigilancia y control que lo soliciten
formalmente. @) Los certificados médicos expedidos por las valoraciones ocupacionales son confidenciales
y solo podrán ser conocidos por el responsable del SG-SST o el médico ocupacional, en caso de que la
empresa cuente con uno. @) La empresa puede apoyarse con el almacenamiento de la información por
medio de la plataforma Alissta Gestión a Tu Alcance®, Modulo ORGANIZACIÓN / Documentación del SG-
SST.
@) La empresa debe contar con el soporte de las actividades de promoción y prevención que se realicen
periódicamente, por lo cual se recomienda establecer el programa, indicando objetivos, aplicación,
responsable idóneo de la ejecución, el cronograma, los trabajadores y cargos respectivos, adicional contar
con los listados de asistencia a las capacitaciones o charlas diarias. @) Dentro del Programa de promoción
y prevención se pueden realizar las siguientes actividades: exámenes médicos ocupacionales, vacunación,
capacitación en uso adecuado de elementos de protección personal, socialización o divulgación de
reglamentos en seguridad y salud en el trabajo, campañas de socialización y sensibilización, actividades
recreativas, campañas de nutrición-estilos de vida saludable, pausas activas. @) Para más información
ingresar a www.posipedia.com.co, Centro Virtual de Seguridad y Salud en el Trabajo POSIPEDIA con más
de 800 productos para la prevención de riesgos laborales. @) POSITIVA facilita la gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo con el uso de las Tecnologías de la Información (T.I) con Alissta® y específicamente con
la funcionalidad de Autorreporte de Condiciones de Salud por parte de cada trabajador, basándose en el
cuestionario de salud global de la Organización Mundial de la Salud "OMS", el cual corresponde a un insumo
básico para delinear programas o campañas de Promoción de la Salud que se pueden desplegar a la
población trabajadora de acuerdo con los resultados obtenidos.
@) La empresa debe definir un procedimiento para realizar los exámenes ocupacionales para los
trabajadores según la legislación vigente. @) Para tener claridad frente a los exámenes que se deben
realizar, la empresa debe generar perfiles de cargos, que definan las competencias y habilidades que el
trabajador debe poseer para ocupar el mismo. @) Una vez establecidos, se elabora el profesiograma donde
se describe por cargo, los requerimientos físicos y de salud que debe cumplir el trabajador, según la
exposición a los riesgos identificados para ese cargo.@) Con los exámenes médicos ocupacionales, la
empresa verifica que su trabajador cumpla con los requerimientos del cargo, previamente definidos. @)
Como resultado de las valoraciones médicas, se emite un certificado que contiene recomendaciones y/o
restricciones ocupacionales para cada trabajador, el cual se deberá conservar. @) La empresa deberá llevar
un control de los exámenes médicos ocupacionales y de las recomendaciones y/o restricciones informadas,
para lo cual, se debe contar con una política de tratamiento de datos personales y documentos con reserva,
para el manejo de estos certificados o de historias clínicas en dado caso de tener médico en la empresa.@)
El empleador podrá igualmente conservar las constancias de pago como una prueba adicional que certifica
la realización de los mismos. @) La empresa debe verificar que el prestador de servicio o el médico
contratado cumpla con el perfil profesional exigido para la realización de exámenes ocupacionales, esto es,
especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional con licencia vigente en SST. @) Para el caso de
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las personas por contrato de prestación de servicios, se debe tener en cuenta que el costo de los exámenes
pre - ocupacionales será asumido por el contratista, el cual tendrá vigencia máxima tres (3) años, para que la
vigencia del examen de tres (3) años sea válida, el contratista debe demostrarle a la empresa que mantiene
su condición de contratista, es decir, que no ha interrumpido sus labores por más de 6 meses.@) Se debe
tener presente, que está prohibido realizar pruebas COVID-19 como proceso de selección de aspirantes a
cargos, como también, despedir a un trabajador solo por tener prueba de COVID 19 positiva.@) Asimismo,
se recomienda realizar exámenes post - incapacidad a los trabajadores que cursaron con infección grave de
COVID 19 o que tiene secuelas post-COVID. @) La empresa podrá consultar enel Centro Virtual de
Educación en Seguridad y Salud en el Trabajo POSIPEDIA www.posipedia.com.co. @)
@) La empresa debe contar con los conceptos emitidos por el medico laboral y así mismo debe comunicar y
tener como soporte estas recomendaciones y restricciones a los trabajadores por medio de una carta o
consentimiento y esto debe ser tenido en cuenta en el plan de vigilancia epidemiológica según corresponda.
@) Adicionalmente, debe existir evidencia del seguimiento a las recomendaciones ya sea por un formato
definido y del compromiso que tienen los trabajadores frente a ellas. @) El examen generalmente se realiza
al ingreso o retiro de una determinada labor, de igual manera se maneja de forma periódica (anualmente), o
luego de sufrir una incapacidad, teniendo en cuenta el diagnóstico y las recomendaciones o restricciones
laborales se deben contemplar según el caso, donde las más comunes y recurrentes son la exposición a
algunos ambientes, evitar ciertas actividades o posiciones durante la jornada laboral, hasta solicitar su
reubicación, estando las recomendaciones sujetas al criterio profesional de quien realiza el examen y
siempre dirigidas a mantener la salud del trabajador.
@) La empresa debe elaborar un procedimiento para el reporte de accidentes de trabajo, en el cual se
establece el proceder en caso de generarse un evento de manifiesto súbito que genere una lesión leve o
grave a un trabajador, el cual deberá ser divulgado. @) Cuando se presente un accidente de trabajo, la
empresa deberá notificarlos a su ARL mediante el diligenciamiento del formato único de reporte (FURAT),
presentándolo a través de los distintos canales dispuesto; oficina de POSITIVA de cada ciudad, portal web,
línea telefónica 018000111170 a nivel nacional y 6013307000 en Bogotá o a través de Alissta® en el
módulo REPORTE E INVESTIGACIÓN / Reporte AT a POSITIVA. @) Cuando se diagnostique una
enfermedad laboral, la empresa deberá realizar el reporte a su ARL mediante el formato único de reporte de
enfermedades laborales (FUREL). @) De los reportes realizados a la EPS deberá dejarse constancia por
escrito o mediante cualquier soporte de tecnología que permita evidenciar su cumplimiento.@) La detección
precoz de síntomas asociados a posibles enfermedades laborales, permite prevenir una afectación mayor al
estado de salud del trabajador, por tal motivo, se invita a los empleadores a notificar a tiempo las anomalías
detectadas en los trabajadores. @) En cuanto al reporte frente a la Dirección Territorial del Ministerio de
Trabajo, se deberá notificar por medio de una carta que se descarga de la página de MINTRABAJO,la cual
debe ser diligencia en su totalidad, con los respectivos soportes adjuntos y radicada en la oficina principal
del ministerio de trabajo. @) Indistintamente del canal utilizado para las notificaciones de los FURAT la
empresa puede consultar la estadística y caracterización de la accidentalidad reportada a la ARL a través de
Alissta® @) Respecto al Covid-19, las empresas del sector salud deberán reportar su diagnóstico como
enfermedad laboral y las demás, como un accidente de trabajo, siempre y cuando haya sospecha de
contacto estrecho a nivel laboral.
4.1.2 Identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa. @) La empresa debe
realizar en conjunto con sus trabajadores, la identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos
de manera integral a todos los procesos, actividades rutinarias y no rutinarias, tareas, cargos, puestos de
trabajo, centros de trabajo y en general, teniendo en cuenta todos los aspectos de la organización, para que,
a la hora de establecer los controles de estos, realmente se brinde un aseguramiento aceptable al riesgo. @)
Esta metodología se realiza de forma periódica, al menos una vez al año o antes si ocurre algún evento que
amerite la realización de esta y se dejará constancia por escrito. @) Se deben aplicar metodologías
adicionales y específicas en relación con la naturaleza de los peligros, la priorización realizada y la actividad
económica de la empresa, a fin de complementar las evaluaciones de los riesgos en seguridad y salud en el
trabajo. @) Para el desarrollo de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos la empresa
puede tener en cuenta la norma GTC 045 de 2012 y el apoyo de Alissta Gestión a tu Alcance® - Módulo
PLANIFICACIÓN / Identificación de peligros, evaluación y valoración riesgos, accediendo a las gráficas de
identificación de peligros y valoración de riesgos en cada sede con las tendencias de los últimos cinco (5)
años. @) A través de ALISSTA®, se crear y gestionan los planes de acción de los peligros para la control de
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los riesgos. Con la descarga de la App para móviles de Alissta® desde las tiendas Google Play y/o App
Store, todos los trabajadores acceden a la información gráfica de las condiciones de trabajo de la empresa
fortaleciendo la toma de conciencia al interior de la organización.
@) La selección de los brigadistas se realiza a través de una prueba de conocimiento que permite evaluar
las destrezas requeridas y la aptitud frente al cargo; entre las habilidades y actitudes que deben tener los
brigadistas están: @) Ser voluntario. @) Debe ser mayor de edad y menor de 50 años preferiblemente. @)
Contar con voluntad de servicio y compromiso. @) Tomar la iniciativa en situaciones difíciles. @) Ser un líder
capaz de comunicarse de forma clara, precisa y oportuna. @) Ser ágil, ordenado, responsable y con criterio.
@) Debe contar con buenas condiciones de salud. @) Debe tener capacidad psicológica para situaciones
de manejo de crisis. @) Una vez conformada la brigada se debe capacitar y entrenar como apoyo a la
prevención, atención y preparación de emergencias; de igual manera preparar, programar y realizar
simulacros de emergencia para verificar la eficiencia del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante
Emergencias, donde se pueda evaluar el tiempo de reacción y acción, coordinada por la Brigada de
Emergencias y Coordinadores de evacuación para orientar la movilización y salida de las instalaciones, en
caso de emergencia. @) Para más información ingresar a www.posipedia.com.co, Centro Virtual de
Seguridad y Salud en el Trabajo POSIPEDIA con más de 800 productos para la prevención de riesgos
laborales.
@) La empresa deberá realizar cada dos (2) años, un acta de constitución en la que conste la convocatoria,
elección, conformación y funciones de los integrantes del COPASST, así como un acta en la que se
evidencie que se realizó capacitación a los miembros elegidos. @) Es responsabilidad del empleador la
capacitación en temas relacionados con el SG-SST a los miembros del COPASST. @) Debe existir
constancia de las gestiones e informes realizados por el COPASST, los cuales serán dirigidos a la gerencia,
a su vez, se debe dejar registro de las reuniones mensuales realizadas, con el fin de dejar seguimiento de
las labores y demostrar que las reuniones se realizan por lo menos una vez al mes. @) La empresa podrá
elaborar un procedimiento, en el que se especifique el número de miembros con los que deberá contar su
Comité, la metodología que se utilizará para la elección libre de los representantes de los trabajadores, el
lugar que se destinará para las reuniones y las posibles fechas en las que se desarrollaran, junto con la forma
en que se realizarán los informes de gestión. @) La empresa podrá consultar en el Centro Virtual de
Educación en Seguridad y Salud en el Trabajo POSIPEDIA www.posipedia.com.co @) Las elecciones de
los representantes de los trabajadores al comité es posible realizarla electrónicamente a través de Alissta®
en el módulo PARTICIPACIÓN DE TRABAJADORES / Comités en SST / Elecciones de Copasst. El sistema
de información web le visualiza a la empresa las estadísticas en línea del total de votos Vs total de votantes,
fecha de votación por cada votante, reporte descargable detallado de las votaciones y resultados de estas.

" @) Para elaborar una descripción sociodemográfica es necesario aplicar una encuesta para recolectar la
información deseada, y el resultado permite identificar las características de la población trabajadora; según
la normatividad vigente se recomienda incluir las siguientes preguntas: grado de escolaridad, ingreso, lugar
de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo,
edad, sexo turno de trabajo, etc. @) La implementación del perfil sociodemográfico tiene como finalidad
definir las actividades y los programas de promoción y prevención para informar, gestionar y evaluar la
seguridad y salud en el trabajo, algunos ejemplos de su aplicación en particular son, la edad: es fundamental
para proyectar campañas de promoción de la salud y las actividades de capacitación; el género: contribuye
a perfilar los patrones de salud y enfermedad dentro de la empresa, ya que algunas afecciones son más
comunes en las mujeres, mientras que otras lo son en los hombres; lugar de residencia: para conocer las
condiciones y situaciones extra laborales, y desde el área de bienestar de la empresa apoyar a los
trabajadores y sus familias; grado de escolaridad: define el método de enseñanza con el que se debe
abordar la inducción, capacitación y formación en general de los trabajadores; composición familiar: es
importante para conocer las personas y así tener un contacto en el momento de una emergencia y para
proyectar las afiliaciones en seguridad social; ocupación: es fundamental para reconocer las actividades de
capacitación, formación y entrenamiento que requiere el cargo, así como el tipo de dotación y elementos de
protección personal que se necesita; área de trabajo: sirve para conocer la ubicación del trabajador en las
instalaciones dentro de la empresa. @) Se recomienda mantenerlo actualizado y que se utilice como base
para la programación y ejecución de las actividades; de igual manera es importante implementar la política
de tratamiento de datos personales, con el fin aprobar el uso, acceso y reserva de la misma. @ POSITIVA le
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facilita a la empresa la recopilación de la información utilizando las tecnologías de la información a través de

Alissta® utilizando opciones cómo son: Autorreportes de salud (datos generales) y/o cargue de los datos en
el menú de perfil sociodemográfico disponibles en el módulo de PLANIFICACIÓN del beneficio.

"

@) La empresa deberá elaborar un informe en el que evidencie la investigación de incidentes, accidentes o

enfermedades laborales, el cual, deberá llevarse a cabo y plasmarse en documento escrito (sugerimos
utilizar las T.I) @) Para determinar las causas, hechos y situaciones es necesario, además, que en el informe
de investigación se detallen características específicas sobre tipo de lesión, parte detallada del cuerpo que
fue lesionada, lesión precisa que sufrió el trabajador; agente y mecanismo del accidente, sitio exacto donde
ocurrió el evento. Respecto del agente de la lesión, se debe incluir información como: tipo, marca, modelo,
velocidades, tamaños, formas, dimensiones y las demás que se consideren necesarias. @) El informe debe
contener una descripción clara y completa del accidente, el análisis causal detallado, las conclusiones, las
medidas de control y demás datos propios de la investigación. @) Por esto, es importante que la empresa
establezca la metodología de investigación que utilizará para identificar las causas del suceso (árbol de
causas, Espina de pescado, 5 porqués o lluvia de ideas). @) Para realizar la investigación, la empresa debe
conformar un equipo investigador integrado como mínimo por el jefe inmediato o supervisor del trabajador
accidentado o del área donde ocurrió el incidente, un representante del Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo y el encargado del desarrollo del SG-SST. @) Cuando el aportante no tenga la estructura
anterior, deberá conformar un equipo investigador integrado por trabajadores capacitados para tal fin. @)
Una vez ocurrido el accidente, incidente o diagnosticada la enfermedad laboral, el empleador y/o el
responsable de SST, debe remitir a la ARL Positiva el informe de investigación dentro de los quince (15)
días siguientes al suceso. @) La empresa debe llevar un registro de todos los incidentes, accidentes y
enfermedades laborales que se presenten. @) La empresa puede gestionar los datos del análisis de causas
en Alissta® con las metodologías descritas anteriormente @) POSITIVA facilita el análisis causal con
estadísticas en tiempo real y reportes descargables a través de Alissta®. @) En los casos donde el
accidente sea Mortal Alissta® permite la descargar del formato oficial de investigación totalmente
diligenciado para los fines pertinentes.

" @) La empresa debe contar con un programa de mantenimiento periódico de instalaciones, equipos,
máquinas y herramientas, el cual debe estar estructurado teniendo en cuenta: tiempos acordes, inventario de
las de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas de la organización, áreas de trabajo y zonas de
desplazamiento; de igual manera es importante cumplir con las inspecciones de seguridad las cuales
permiten identificar a tiempo alguna falla o daño de las mismas. @) Cabe resaltar que el mantenimiento en
cuanto a equipos, maquinaria y herramientas es una acción que permite prevenir y/o reparar un defecto que
se está presentando o suspender su utilización debido a que ha terminado su vida útil. @) Las empresas
deberán elaborar reportes y formatos de inspección en donde conste el mantenimiento. @) La identificación
de los condiciones de seguridad dentro del programa de inspecciones de seguridad POSITIVA, facilita el
proceso a través de Alissta® donde los equipos de trabajo de la empresa pueden soportar la identificación
con registros fotográficos y los planes de acción directamente en el sistema de gestión, ingresando al
módulo APLICACIÓN / Administración equipo, maquinaria y herramientas yAPLICACIÓN / Inspecciones de
Seguridad.

"

" @) La empresa debe realizar actas de entrega y capacitación de equipos y EPP, que relacionen el tipo de
elemento de protección suministrado, la fecha de entrega, la identificación de los trabajadores y el tema
objeto de la capacitación. @) También es necesario establecer una matriz que involucre los elementos de
protección requerido para cada cargo, actividades y/o tareas que se realizan dentro de la organización, para
así determinar las características con las cuales debe contar el equipo de seguridad y los respectivos
tiempos de cambio. @) En cuanto a los contratistas y subcontratistas, la empresa con antelación debe
solicitar el documento de apoyo que permita visualizar los elementos con los que cuentan los trabajadores al
momento de desempeñar sus labores. @) La empresa debe verificar que los equipos se encuentren en buen
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estado y con sus componentes completos, haciendo especial énfasis en tareas de alto riego (trabajo en
alturas, espacios confinados y trabajos de alta tensión/eléctrico). @) El empleador debe suministrar los
equipos y EPP sin ningún costo para el trabajador e igualmente, debe desarrollar las acciones necesarias
para que sean utilizados por los trabajadores, se conozca el deber y la forma correcta de utilizarlos y el
mantenimiento o reemplazo de los mismos se haga de forma tal, que se asegure su buen funcionamiento y
recambio según su vida útil, para la protección de los trabajadores. @) Se recomienda suministrar como
EPP los tapabocas en todos los trabajadores que realicen actividades de forma presencial, debido al Covid-
19. @) @ Se sugiere a la empresa facilitar la gestión de EPP el SG-SST a través de Alissta®módulo
APLICACIÓN / Administración EPP. @) Descargando la App para móviles desde las tiendas Google Play
y/o App Store los trabajadores de la empresa conocen el detalle de los EPP aplicables respecto a sus
especificaciones técnicas, uso, mantenimiento, vida útil, reposición y disposición final de estos.

"

@) La empresa debe contar con un plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias y
constatar las evidencias de su divulgación por lo cual se recomienda establecer e implementar las medidas
que conlleven a la preparación necesaria para la prevención, atención y control de situaciones de
emergencia que se puedan presentar y lleguen a afectar el recurso humano directo e indirecto, instalaciones
físicas y el medio ambiente. @) El plan de emergencias aplica para el personal que se encuentre dentro de
las instalaciones de forma constante o esporádica, como también visitantes, clientes, contratistas y/o
proveedores. @) La finalidad de implementar el plan de emergencias es verificar la responsabilidad y
seriedad con el que la empresa podría afrontar y responder ante las diferentes emergencias y
consecuencias; es importante resaltar que para lograr los mejores resultados al finalizar la atención de una
emergencia en la que se vea involucrada la empresa, se debe diseñar dentro del plan de emergencia los
procedimientos operativos normalizados (PONS) para cada situación de emergencia, basado en el análisis
de vulnerabilidad. @) Se debe actualizar de acuerdo a los cambios y condiciones, por diferentes causas
como son las modificaciones en las instalaciones, en los procesos, los equipos y el personal. @) la empresa
puede apoyarse con la implementación mediante la Plataforma Alissta Gestión a tu alcance, (Modulo de
Planificación). @) A través de ALISSTA® la empresa puede evidenciar la existencia de los Planes de
Emergencias ingresando los datos en el módulo PLANIFICACIÓN / Prevención, preparación, respuesta ante
emergencias.

@) La alta dirección, independiente del tamaño de la empresa, debe realizar una revisión del SG-SST, la
cual se debe efectuar por lo menos una (1) vez al año, de conformidad con las modificaciones en los
procesos, resultados de las auditorías y demás informes que permitan recopilar información sobre su
funcionamiento. @) La revisión por la Alta Dirección debe quedar documentada; el modo de verificación se
puede manejar mediante un documento escrito donde conste la revisión anual por la alta dirección, y el cual
contenga la firma de la persona o personas que realizan la revisión. @) Las no conformidades,
observaciones y recomendaciones del equipo auditor ofrecerán a la Alta Dirección información adecuada
para la toma de decisiones y la definición de prioridades en Seguridad y Salud en el Trabajo. @) POSITIVA
facilita a la empresas la gestión a través de Alissta® en el módulo REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN /
Revisión del SG-SST.

Es importante recordar la obligación que le asiste en rendir el informe sobre el avance del Plan de
Mejoramiento en el mes de Julio a la Administradora de Riesgos Laborales, teniendo en cuenta las
recomendaciones emitidas.
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Cordial Saludo

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

NIT 860011153 – 6
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