Tema Nº10: Qué es archivar.

Normas básicas para la

organización de archivos. Qué es una serie

Ciudad Guayana, 2024

 Organización y administración de oficina

Contenido programático

Qué es archivar ........................................................................................................... 3

Normas Básicas para la Organización de los Archivos ............................................... 3
Archivos de oficina ...................................................................................................... 4
Organización de los Archivos de Oficina ..................................................................... 4
Normas Básicas para la Organización de los Archivos: logística ................................ 4
¿Cuál es la importancia de archivar documentos? ...................................................... 7
Organización:........................................................................................................... 7
Cumplimiento legal y normativo: .............................................................................. 7
Gestión del conocimiento:........................................................................................ 7
Eficiencia operativa: ................................................................................................. 7
Auditoría y transparencia: ........................................................................................ 7
Seguridad y protección: ........................................................................................... 7
Continuidad del negocio: ......................................................................................... 7
Organización de los Expedientes ................................................................................ 8
Qué es una Serie ........................................................................................................ 9
Organización de las Series ...................................................................................... 9
Ordenación de las Series......................................................................................... 9
Instalación y Conservación de Documentos ............................................................. 10

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Qué es archivar
La palabra archivar designa a la acción, actividad de guardar documentos, textos o
cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su defecto en un archivador.
En tanto, un archivo puede ser el conjunto organizado de documentos que recibe y
produce un individuo o una organización, entidad, como consecuencia de la actividad
que lleva a cabo; y por otra parte el lugar físico o local en el cual se almacenan,
tratan y protegen los documentos indicados, también se lo conoce como archivo.

Normas Básicas para la Organización de los Archivos

Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las
organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar
su duración.
Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de los
ordenadores hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en
importancia. Si sabes como hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora
gestione los documentos actuales de manera más eficiente.
Archivar información es esencial para manejar un negocio o una oficina. Cualquier
organización o individuo puede beneficiarse de desarrollar un sistema codificado y
consistente para archivar documentos, ya sea en la computadora o en un fichero.
Utilizar unos métodos estructurados para archivar documentos te ahorrará tiempo y
espacio.

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Archivos de oficina
Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y
recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen
encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones y apoyo en la
tramitación de asuntos.

Organización de los Archivos de Oficina

La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
 Ser reflejo de las actuaciones de la institución o entidad, y de la unidad
responsable del archivo de oficina.
 Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y
expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
 Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del
archivo, el expediente administrativo. En los archivos de oficina encontramos
documentos, expedientes y series.

Normas Básicas para la Organización de los Archivos: logística

Aquí te daremos una serie de normas para que puedas archivar de manera correcta
todos tus documentos, sigue estos pasos que te facilitaran el trabajo al momento de
archivar.

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1. Compra un archivador, clasificador o carpeta. Necesitarás un sistema para

archivar documentos que sea tan grande como para soportar la cantidad de
archivos que necesitas. Si no puedes comprar un fichero de última generación,
busca unos modelos usados en las tiendas de segunda mano o tiendas de
muebles.
2. Codifica tu sistema para archivar documentos. Necesitarás un proceso
estandarizado para que todas las personas que archiven los documentos lo sigan.
Escribe este conjunto de instrucciones para que los documentos puedan ser
accesibles a quien sea que lo necesite.
3. Compra muchos fólderes. Separa tus documentos en proyectos o subconjuntos
de proyectos. Es posible que más adelante tengas que ajustar un poco este
sistema para acomodar los proyectos con grandes cantidades de datos.
4. Utiliza un fichero diferente para proyectos en proceso y para proyectos
terminados. Si el fichero tiene muchos niveles, puedes utilizar la parte superior
para proyectos en proceso y la parte inferior para proyectos completados.
5. Codifica los fólderes por color. Los fólderes están disponibles en una gran
variedad de colores. Compra un color diferente para cada tipo de proyecto en el
que trabajes. Por ejemplo, todos los archivos financieros pueden ser azules,
mientras que los archivos de diseño pueden ser rosados.
6. Etiqueta los fólderes. Muchos fólderes para ficheros vienen con etiquetas de
plástico. Úsalas para asegurarte de que puedas abrir tu fichero y encontrar
inmediatamente lo que necesitas.
7. Guarda los nuevos documentos en la parte delantera de la fila. Mantenlos en
orden cronológico al colocar los archivos más antiguos en la parte de atrás. Esto
te ahorrará tiempo cuando necesites encontrar un documento.
8. Utiliza un sistema semanal para archivar documentos. Si tienes muchos
documentos, consigue por lo menos siete fólderes que puedas utilizar de acuerdo
a los días de la semana. Coloca los documentos que necesitas terminar en el
sistema de días para que puedas organizar lo que necesitas cada día.
Mueve los archivos que no se terminaron hoy al fólder de mañana si necesitas
hacerlo.

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9. No utilices tu escritorio como un sistema para archivar documentos. Debido a que

tienes fólderes para proyectos en proceso, debes guardar los documentos
importantes en estos. Perderás menos archivos si están en el lugar correcto.
10. Deshazte de los archivos que no son necesarios. Una parte de un buen sistema
para archivar documentos es tirar o triturar aquellos que no son esenciales. Esto
reducirá el tamaño de tus archivos y te permitirá encontrar otros documentos de
forma más fácil. Si no tienes destructora seguramente necesitas una, puede que
el siguiente articulo te ayude: «Las 5 mejores trituradoras de papel«
11. Haz un sistema numérico o codificado de archivo si tu oficina utiliza códigos. Esta
puede ser un buena forma de utilizar la información específica del trabajo para
archivar los documentos de forma más precisa.
12. Considera cambiarte a un sistema para archivar digitalmente si tienes pocos
documentos físicos, pero bastantes archivos digitales. Algunos documentos,
como los recibos, están creados para desteñirse con el paso del tiempo, así que
es mejor guardarlos en un sistema para archivar documentos digitalmente.
13. Guarda todo tipo de documentos juntos. En lugar de mantener secciones
separadas para discos, memorias USB, carpetas o folletos, guarda juntos todos
los tipos de documentos siempre y cuando sean parte del mismo proyecto o
subproyecto.

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¿Cuál es la importancia de archivar documentos?

La importancia de archivar documentos es:
Organización: El archivo adecuado de documentos ayuda a mantener un orden
lógico y estructurado de la información. Esto facilita la búsqueda y recuperación de
documentos cuando se necesiten, evitando pérdidas de tiempo innecesarias.
Cumplimiento legal y normativo: En muchas jurisdicciones, existen leyes y
regulaciones que obligan a las organizaciones a conservar ciertos tipos de
documentos durante cierto período de tiempo. El archivado adecuado asegura que
se cumplan estas obligaciones legales y evita problemas legales o sanciones.
Gestión del conocimiento: Los documentos archivados representan un valioso
recurso para la gestión del conocimiento de una organización. Al conservar y
organizar información relevante, se preserva el aprendizaje acumulado y se facilita
su acceso para futuros proyectos, toma de decisiones y capacitación de personal.
Eficiencia operativa: La capacidad de encontrar rápidamente los documentos
necesarios mejora la eficiencia operativa de una organización. Los empleados
pueden acceder a la información clave de manera oportuna, lo que reduce retrasos y
errores en los procesos de trabajo.
Auditoría y transparencia: El archivo adecuado de documentos facilita los procesos
de auditoría interna y externa. Permite rastrear y demostrar la validez y precisión de
la información, brindando transparencia y confianza tanto a los auditores como a las
partes interesadas.
Seguridad y protección: Al archivar documentos de manera adecuada, se pueden
implementar medidas de seguridad para proteger la información confidencial o
sensible. Esto incluye la implementación de controles de acceso, copias de
seguridad periódicas y protección contra amenazas físicas o digitales.
Continuidad del negocio: Mantener un archivo ordenado y actualizado es
fundamental para garantizar la continuidad del negocio en caso de situaciones de
emergencia o desastres. La pérdida de documentos críticos puede ser devastadora,
pero tener copias de seguridad adecuadas y un plan de recuperación de datos
minimiza los riesgos.

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Organización de los Expedientes

Para lograr todo esto le recomendamos tener una organización interna de los
expedientes a archivar
En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será
cronológica, ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una
secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el
último el más reciente.
Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que
son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal
(ejemplo: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que
acompaña documentos de certificación de notas, méritos, certificaciones, etc. -
documentación que acompaña-).
En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en
subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente
(ejemplo: expediente de obras mayores se pueden agrupar en subcarpetas la
licitación, contrato, etc.). Los expedientes a su vez forman parte de una serie, pero
¿Qué es una serie?

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Qué es una Serie

Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados
por una unidad u oficina resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento.

Organización de las Series

Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno
se refiere a la resolución de un asunto.
Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas,
reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez
determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como
oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes
generales, varios, miscelánea, etc.
Identifique serie con procedimiento. Cada serie documental está identificada y
codificada en el cuadro de clasificación de documentos administrativos.

Ordenación de las Series

Se establecerá un criterio de ordenación de los expedientes dentro de su serie, de
acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la formen y a la forma que facilite su
recuperación.
Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:
 Orden cronológico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos,
nóminas, sesiones del Claustro, etc.
 Orden alfabético de nombres de personas u organismos, adecuado para
documentos o expediente personales, académicos, etc., o nombre de asuntos
(ejemplos: informes de gestión).
 Orden numérico, adecuado para expediente o documentos contables, nº de
control de expedientes codificados como becas, etc.
 Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético).

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Instalación y Conservación de Documentos

 Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son
fundamentales para la preservación y conservación de la documentación, y
forman parte una buena organización del archivo de oficina.
 Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este
tipo de carpetas introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así
evitará taladrarla.
 Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo
posible también de grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas
galvanizadas.
 Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su
cierre. Si están muy llenas o muy vacías la documentación sufre daños.
 Apoye la caja sobre los estantes por el lado más largo.
 Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.

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