República Bolivariana de Venezuela

Contraloría del estado Bolivariano de Mérida

RESUMEN EJECUTIVO Nº 03-17-09

DIRECCIÓN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y OTRO PODER.

PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA

RESUMEN DEL OBJETIVO

EVALUACIÓN DE LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS, PRESUPUESTARIAS,
FINANCIERAS, CONTABLES DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN, EFECTUADAS POR LA
PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA, VINCULADAS
CON LA ADMINISTRACIÓN, MANEJO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS PÚBLICOS.

La Procuraduría General del Estado es el Órgano de rango Constitucional Estadal

encargado de ejercer la asesoría jurídica, defensa y representación judicial y extrajudicial
de los intereses, bienes y derechos patrimoniales de la Entidad Federal. La misma se rige
por la Ley de la Procuraduría General del estado Bolivariano de Mérida, publicada en
Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha 02-11-2011.

Alcance y Objetivo de la Actuación

La presente actuación fiscal estuvo dirigida a evaluar la legalidad, sinceridad y exactitud de
las operaciones administrativas, presupuestarias, financieras, contables de planificación y
gestión efectuadas por el Órgano, vinculadas con la administración, manejo y custodia de
los recursos públicos, llevados a cabo por la Procuraduría de Mérida, correspondiente al
ejercicio económico financiero 2016. A tales efectos se realizó un análisis selectivo
utilizando el método estadístico sistemático en dichas operaciones.

Observaciones más Relevantes.

La Procuraduría General del estado Mérida posee en su Sistema de Control Interno un
Reglamento y un Manual de Organización, sin embargo, la organización y funcionamiento
establecida en dichos instrumentos, no se ajusta a la distribución funcional actual, así como
no indica la descripción de las relaciones orgánicas que señale los niveles jerárquicos,
grados de autoridad y responsabilidad; de acuerdo con lo señalado en el artículo 37 de la
Reforma Parcial de la Ley de la Procuraduría General del Estado Mérida, publicada en la
Gaceta Oficial del estado Mérida Nº Extraordinario de fecha 02-11-2011, y el artículo 191
de la Ley de Administración Pública del estado Mérida, publicada en la Gaceta Oficial del
estado Mérida N° Extraordinario de fecha 02-08-2011. Lo anteriormente expuesto, obedece
a que el Órgano no actualizó los referidos instrumentos de control interno, una vez
aprobada la actual estructura organizativa y funcional; lo que trae como consecuencia que

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no se cuente con una herramienta donde se establezca la delimitación de

responsabilidades e implementación funcional entre los cargos y la estructura organizativa.

Los procesos llevados a cabo por el Órgano relacionados con las operaciones
administrativas, presupuestarias y de gestión, no se ajustan a los procesos establecidos en
el Manual de Normas y Procedimientos de la Procuraduría General del estado Bolivariano
de Mérida, en atención con lo establecido en el artículo 34 de las Normas Generales de
Control Interno publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N° 40.851 de fecha 18-02-2016. Esta situación obedece a que el Órgano no actualizó el
Manual de Normas y Procedimientos con respecto a las actividades que lleva a cabo a los
fines de describir de manera detallada, sistemática y ordenada los diferentes pasos y
condiciones de los procesos administrativos; lo que limita la calidad de las operaciones,
restando formalidad a las funciones que desempeña el personal.

La Procuraduría General del estado Bolivariano de Mérida, no incluyó en la programación

anual de compras correspondiente al ejercicio económico financiero 2016, los procesos de
contratación vinculados con el seguro por Hospitalización, Cirugía y Maternidad, y dotación
de uniformes; asimismo, no rindió dichas contrataciones al Servicio Nacional de
Contrataciones, de acuerdo con lo señalado en el artículo 38 numerales 1 y 3 del Decreto
con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, publicado en la Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 6.154 Extraordinario de fecha
19-11-2014. Esta situación se originó toda vez que el Órgano no gestionó ante el SNC los
inconvenientes presentados para el ingreso de las compras por la partida 4.01; lo trae
como consecuencia que el Órgano rector en materia de contrataciones desconozca la
totalidad de las contrataciones que se llevarán a cabo por la Procuraduría para el próximo
ejercicio fiscal.

El Órgano contrató durante el ejercicio económico financiero 2016, con proveedores que no
se encontraban inscritos en el Registro Nacional de Contratistas al inicio del procedimiento
de selección para la adquisición de bienes y prestación de servicios, tal como lo señala el
artículo 47 del Decreto con rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas. Dicha
situación se origina por cuanto el procedimiento para la búsqueda y elección de los
participantes en los procesos de selección llevados a cabo por el Órgano no se encuentran
formalmente establecidos en el Manual de Normas y Procedimientos; lo que trae como
consecuencia que el Órgano contrate sin obtener previamente información sobre el
desempeño del adjudicado.

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De la muestra seleccionada se constató que las retenciones efectuadas a través de la

nómina por concepto de Seguro Social Obligatorio y Régimen Prestacional de Empleo,
existe una diferencia entre lo retenido y enterado ante la autoridad competente, en
contravención con lo señalado en los artículos 58 y 62 del Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley del Seguro Social, publicado en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 39.912 de fecha 30-04-2012. Lo anteriormente expuesto se
origina por cuanto el Órgano no actualizó el salario de los funcionarios; lo que no garantiza
que las operaciones se realicen apegadas a los principios de legalidad, eficiencia y
responsabilidad.

El Órgano realizó la retención al personal por concepto de Fondo de Jubilaciones y

Pensiones correspondiente al mes de septiembre, no obstante no lo enteró ante el Fondo
de Jubilaciones y Pensiones; asimismo, no realizó el aporte correspondiente, en
contravención con el artículo 24, numeral 5 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
sobre el Régimen de Jubilaciones y Pensiones de los Trabajadores y Trabajadores de la
Administración Pública Nacional, Estadal y Municipal. La situación planteada obedece a
que no contó con una cuenta destinada a fondos de terceros; lo que no garantiza el
cumplimiento del principio de legalidad que rige todas las operaciones.

De la revisión efectuada al cumplimiento de Plan Operativo Anual se constató que el

Órgano no ejecutó la totalidad de las metas, tal como se señala en el artículo 87 del
Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley Orgánica de Planificación
Pública y Popular, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N° 6.148 Extraordinaria de fecha 18-11-2014. Esta situación obedece a que el Órgano, no
efectuó el control y seguimiento de sus metas, a los efectos de realizar las respectivas
reprogramaciones del mismo. Lo que trae como consecuencia, la afectación del desarrollo
de su operatividad y alcance en el cumplimiento de los objetivos y metas programadas.

La Procuraduría General del estado Bolivariano de Mérida para el ejercicio económico

financiero 2016, utilizó la cuenta destinada a gastos de funcionamiento para el manejo de
fondos de terceros, en contravención con lo estipulado en el Anexo N° 1 Capítulo VI,
numeral 132 sobre Cuentas cuyo uso se prescribe Naturaleza y Empleo, de la Publicación
20 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República”.
Esto se originó debido a que el Órgano no realizó la solicitud de la autorización para la
apertura de una cuenta; lo que trae como consecuencia, que los mismos puedan ser
utilizados para un fin distinto al pago de compromisos con terceros.

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La Procuraduría General del estado Bolivariano de Mérida ejecutó recursos por la partida
4.07.02.02.01 "Donaciones Corrientes a Personas", lo cual no se encuentra contemplado
dentro de las atribuciones y competencias estipuladas en la Constitución del Estado Mérida
ni en la Ley de la Procuraduría General del estado Mérida; según lo señalado en el artículo
2 y 34 de Ley de Reforma Parcial de la Procuraduría General del estado Mérida, y en los
artículos 7 y 37 de la Ley de Administración Pública del estado Mérida. Lo antes señalado,
se origina debido a la inexistencia de mecanismos de control interno, que impidan al
momento de elaborar el presupuesto la incorporación de operaciones administrativas que
no se correspondan con las atribuciones y competencias de la Procuraduría; originando,
que se ejecuten actividades para lo cual no está manifiestamente competente.

El Órgano no realizó el registro en el libro de ejecución presupuestaria el gasto

correspondiente al pago de la primera quincena del mes de febrero del ejercicio económico
financiero 2016 de las partidas 4.01.01.01.01 "Sueldos básicos personal fijo a tiempo
completo" y 4.01.01.36.00 "Sueldo básico del personal de alto nivel y de dirección"; de
acuerdo con lo estipulado en el artículo 22 literales a, b y c de la Ley de Presupuesto de
Ingresos y Gastos Públicos del estado Bolivariano de Mérida para el ejercicio fiscal 2016.
Lo anteriormente expuesto obedece a que el Manual de Normas y Procedimientos del
Órgano no define los procesos vinculados con el registro de afectaciones presupuestarias;
lo cual no garantiza información oportuna sobre la ejecución de los recursos
presupuestarios, así como de las disponibilidades existentes.

La Procuraduría General del estado Bolivariano de Mérida, efectuó pagos por medio de la
partida denominada ¨Donaciones Corrientes a Personas¨ 4.07.02.02.01, no obstante según
la naturaleza del gasto indicada en el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos
del ejercicio económico financiero 2016, correspondía imputar por la partida 4.07.01.01.01
“Pensiones”; en contravención con el artículo 36 de la Ley de Administración Financiera del
Sector Público del estado Mérida y del Octavo punto de la Resolución Nº 12 de fecha
31-03-2011. Esto se originó debido a que el Órgano no creó la partida destinada para
efectuar el correspondiente gasto; la situación antes expuesta origina que existan
discrepancias entre la partida imputada y la naturaleza del gasto.

Conclusiones
Se constató que los hechos ocurridos se originaron por debilidades de control interno que
influyen negativamente en el funcionamiento de la Procuraduría General del estado
Bolivariano de Mérida, tales como: el Reglamento y el Manual de Organización no se

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ajustan a la distribución funcional actual, así como también, los procesos llevados a cabo
por el Órgano relacionados con las operaciones administrativas, presupuestarias y de
gestión no están acordes con los procesos establecidos en el Manual de Normas y
Procedimientos; igualmente, no incluyó en la programación anual de compras, los procesos
de contratación vinculados con el seguro por Hospitalización, Cirugía y Maternidad y la
dotación de uniformes, aunado a esto no rindió dichas contrataciones al (SNC); además, el
Órgano contrató con proveedores que no se encontraban inscritos en el Registro Nacional
de Contratistas; por otra parte, las retenciones efectuadas a través de la nómina por
concepto de Seguro Social Obligatorio y Régimen Prestacional de Empleo, presentan una
diferencia entre lo retenido y enterado; igualmente, la Procuraduría realizó la retención al
personal por concepto de Fondo de Jubilaciones y Pensiones correspondiente al mes de
septiembre del año 2016, no obstante no lo enteró ante el Fondo y no realizó dicho aporte;
tampoco ejecutó la totalidad de las metas indicadas en el Plan Operativo Anual previsto
para el ejercicio económico financiero 2016. Finalmente, el Órgano utilizó la cuenta
bancaria, destinada a gastos de funcionamiento para el manejo de fondos de terceros; así
mismo ejecutó recursos por concepto de "Donaciones Corrientes a Personas", siendo que
dichas operaciones no se correspondían con la naturaleza del Órgano; no realizó el
registro en el libro de ejecución presupuestaria el gasto correspondiente al pago de la
primera quincena del mes de febrero del ejercicio económico financiero 2016; así como,
efectuó pagos por medio de la partida denominada ¨Donaciones Corrientes a Personas¨
4.07.02.02.01, no obstante según la naturaleza del gasto indicada en el Clasificador
presupuestario de Recursos y Egresos del ejercicio económico financiero 2016
correspondía imputar por la partida 4.07.01.01.01 “Pensiones”.

Recomendaciones
En virtud de la importancia de las observaciones detectadas en la Procuraduría General del
estado Bolivariano de Mérida, durante el ejercicio económico financiero 2016, con la
finalidad que las mismas sean atendidas oportunamente, en beneficio de una gestión
administrativa eficaz y eficiente, que tienda a la optimización de los recursos y a
salvaguardar el patrimonio del Estado; esta Contraloría del estado Bolivariano de Mérida
emite las recomendaciones siguientes:

 Actualizar el Reglamento Interno y el Manual de Organización en atención a la

Estructura Organizativa y funcional, a los efectos de contar con un instrumento donde se
establezca la delimitación de responsabilidades e implementación funcional entre los
cargos y la estructura organizativa, que facilite el cumplimiento de su misión y objetivos
propuestos en la gestión.

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 Actualizar el Manual de Normas y Procedimientos con respecto a las actividades que

lleva a cabo a los fines de describir de manera detallada, sistemática y ordenada los
diferentes pasos y condiciones de los procesos administrativos, a los fines de garantizar
la calidad de las operaciones, otorgando formalidad a las funciones que desempeña el
personal, así como el ejercicio de un adecuado control interno en las actividades que se
desarrollan en el Órgano.
 Gestionar ante el SNC los inconvenientes presentados para el ingreso de las compras
por las partida 4.01, a los fines de que el Órgano rector en materia de contrataciones
conozca la totalidad de las contrataciones que se llevaran a cabo por el Procuraduría
para el próximo ejercicio fiscal.
 Establecer en el Manual de Normas y Procedimientos, actividades vinculadas con la
búsqueda y elección de los participantes en los procesos de selección llevados a cabo
por el Órgano, con el objeto de obtener previamente información sobre el desempeño
del oferente antes de contratar a los fines de garantizar la transparencia y legalidad de
dichos procesos.
 Actualizar en el sistema de nómina dispuesto por el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales, el salario de los funcionarios, a los fines de realizar las operaciones apegadas
a los principios de legalidad, eficiencia y responsabilidad; con el objeto de garantizar los
derechos de los funcionarios adscritos a la Procuraduría Estadal.
 Crear una cuenta destinada a fondos de terceros, que permita establecer un apartado
de las obligaciones parafiscales y evitar que sea utilizado para un fin distinto y a su vez
ejercer un control adecuado de las mismas.
 Efectuar controles y seguimientos al Plan Operativo Anual a los efectos de realizar
oportunamente las reprogramaciones del mismo, que permita el efectivo desarrollo de
su operatividad, y alcance en el cumplimiento de los objetivos y metas programadas,
garantizando la eficacia de la Procuraduría General del estado Bolivariano de Mérida.
 Implementar mecanismos de control interno, que impidan al momento de elaborar el
presupuesto la incorporación de operaciones administrativas que no se correspondan
con las atribuciones y competencias de la Procuraduría, a fin de dar cumplimento a los
objetivos organizacionales fortaleciendo el patrimonio del Estado.
 Definir en el Manual de Normas y Procedimientos del Órgano los procesos vinculados
con el registro de afectaciones presupuestarias, a los fines de establecer los
responsables de realizar dichas operaciones garantizando la información oportuna sobre
la ejecución de los recursos presupuestarios, así como de las disponibilidades
existentes.
 Crear la partida 4.07.01.01.01 “Pensiones”, destinada para efectuar el correspondiente
gasto, con el objeto de darle cumplimiento al acto administrativo emitido por el referido
Órgano según Resolución Nº 12 de fecha 31-03-2011.

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