03-15-02

CONSEJO LEGISLATIVO DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA

EVALUAR LA LEGALIDAD, SINCERIDAD Y EXACTITUD DE LAS OPERACIONES

ADMINISTRATIVAS, PRESUPUESTARIAS, FINANCIERAS Y TÉCNICAS
REALIZADAS POR EL CONSEJO LEGISLATIVO DEL ESTADO BOLIVARIANO DE
MÉRIDA, VINCULADAS CON LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN PARA LA
ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES, PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
EJECUCIÓN DE OBRAS, ASÍ COMO EL REGISTRO, USO, PROTECCIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES, CORRESPONDIENTES A LOS
EJERCICIOS ECONÓMICOS FINANCIEROS 2012, 2013 Y 2014.

El Poder Legislativo del estado Bolivariano de Mérida es parte integrante del Poder
Público Estadal, tal como lo establece el Título IV de la Constitución del estado
Bolivariano de Mérida, publicada en la Gaceta Oficial del estado Mérida Nº
Extraordinario, de fecha 05-07-2014, éste se ejerce por Órgano del Consejo
Legislativo, su sede es la ciudad de Mérida, capital del estado, según lo señalado en el
Título I del Reglamento Interior y de Debates del Consejo Legislativo del estado
Mérida, publicado en la Gaceta Oficial del estado Mérida Nº 3086 de fecha
24-03-2014.

Alcance y objetivos específicos

La presente Auditoría Operativa se orientó hacia la evaluación de la legalidad,

sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias, financieras
y técnicas realizadas por el Consejo Legislativo del estado Bolivariano de Mérida,
vinculadas con la selección y contratación para la adquisición de bienes muebles,
prestación de servicios y ejecución de obras, así como el registro, uso, protección y
conservación de los bienes muebles, correspondientes a los ejercicios económicos
financieros 2012, 2013 y 2014, para lo cual se realizó una revisión selectiva de tales
operaciones, correspondientes a los ejercicios económicos financieros 2012, 2013 y
2014.

Observaciones más relevantes

La caución prestada por el Presidente y Director de los Servicios Administrativos del

Consejo Legislativo del estado Bolivariano de Mérida correspondiente al ejercicio
económico financiero 2012, fue pagada con recursos del Órgano Legislativo, mediante
orden de pago Nº 0118-OP de fecha 14-02-2012, por la cantidad de Bs. 2.400,00 e
imputada a la partida 4.03.08.01.01 “Primas y gastos de seguro”, en este sentido, el
artículo 161 de los Decretos con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público, publicados en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela N° 39.741, 39.893, 39.955 de fechas 23-08-2011,
28-03-2012 y 29-06-2012, respectivamente, y de la Ley Orgánica de Administración
Financiera del Sector Público, publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 40.311 de fecha 09-12-2013, establecen la obligación de
los funcionarios encargados de la administración, recepción, custodia y manejo de
fondos o bienes públicos de prestar caución antes de entrar en ejercicio de sus
funciones. Dicha condición se presenta por cuanto los responsables del manejo de los
recursos del Órgano, correspondientes al período auditado, no realizaron las
diligencias pertinentes para obtener el referido documento antes de entrar en el
ejercicio de sus funciones; lo que afecta el cumplimiento de las disposiciones legales
por las cuales se rige la Administración Pública.

Los gastos vinculados con la adquisición de materiales, suministros, bienes y servicios

correspondientes a los ejercicios económicos financieros 2012, 2013 y 2014, por un
monto total de Bs. 235.457,64, no fueron imputados de acuerdo con el Clasificador
Presupuestario de Recursos y Egresos de los años objeto de estudio, tomando en
cuenta la naturaleza de las erogaciones efectuadas. A tales efectos, el artículo 38,
primer aparte, numeral 1, de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 6.013 Extraordinario de fecha 23-12-2010,
dispone que se verifique la correcta imputación del gasto antes de proceder a la
adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen
compromisos financieros. La situación expuesta se originó por debilidades de control
interno en el ámbito administrativo, vinculado con la imputación y ejecución de los
recursos, así como la falta de supervisión del responsable del área, existiendo
discrepancia entre la partida imputada y la naturaleza del gasto; limitando los controles
presupuestarios y la efectiva evaluación de la ejecución de los mismos.

Durante el ejercicio económico financiero 2014, se autorizaron pagos bajo el concepto

de reembolso, los cuales no fueron efectuados a sus legítimos beneficiarios, cuyo
monto asciende a Bs. 193.609,91, en este aspecto, el artículo 38, segundo aparte,
numerales 1 y 5, de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, establece que el sistema de control interno que se
implante en los entes y organismos, debe garantizar que antes de proceder a realizar
pagos, se de cumplimiento a las disposiciones legales y se verifique que los mismos
se correspondan a créditos efectivos de sus titulares. La situación planteada obedece
a que el funcionario responsable del área administrativa no realizó las acciones
necesarias, a fin de dar cumplimiento a la normativa que rige la materia, así como, a
debilidades de control interno en el ámbito administrativo al momento de realizar
desembolsos; lo que afecta la legalidad, transparencia, objetividad y eficiencia que
debe prevalecer en las operaciones vinculadas con la ejecución del gasto, en pro de la
salvaguarda del patrimonio público.

El Órgano Legislativo del estado Bolivariano de Mérida realizó doscientos ochenta y

dos (282) adquisiciones de bienes y servicios por un total de Bs. 5.055.477,94, durante
los ejercicios económicos financieros 2012, 2013 y 2014, sin llevar a cabo los
respectivos procedimientos de selección bajo la modalidad de consulta de precios, en
virtud que los montos se encontraban por debajo de las cinco mil Unidades Tributarias
(5.000 U.T.), según lo dispuesto en el artículo 73 numeral 1, de la Ley de
Contrataciones Públicas, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 39.503 de fecha 06-09-2010, que indica que la adquisición de bienes o
prestación de servicios, por un precio estimado de hasta cinco mil Unidades
Tributarias (.5000 U.T.) se realiza por consulta de precios. Tal situación se debe a que
el encargado del área administrativa no realizó las acciones necesarias en
cumplimiento de la ley que rige la selección y contratación de bienes prestación de
servicios y ejecución de obras, asimismo, a la falta de supervisión por parte de la
máxima autoridad jerárquica; lo que trae como consecuencia que no se llevara a cabo
un análisis de precios que permitiera seleccionar la oferta más conveniente a los
intereses del Órgano, dificultando que se garantice el cumplimiento de los principios de
economía, eficacia, eficiencia, libre competencia y transparencia, imprescindibles en
un procedimiento competitivo de selección y contratación, a los fines de salvaguardar
el patrimonio público.

Asimismo, el Órgano no incorporó el Compromiso de Responsabilidad Social en las

condiciones de la contratación correspondiente a la remodelación del área de
Despacho de Presidencia del CLEBM, según contrato N° ADM-001-2013 de fecha
30-12-2013, por un monto de Bs. 299.400,54. Siendo que el Reglamento de la Ley de
Contrataciones Públicas, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 39.181 de fecha 19-05-2009, en el artículo 34, estipula que el
compromiso de responsabilidad social será requerido en todas las ofertas presentadas
en las modalidades de selección de Contratistas que superen las dos mil quinientas
unidades tributarias (2.500 U.T). Tal condición, se debe a que la unidad contratante del
Órgano Legislativo no consideró lo dispuesto en la normativa que regula la materia en
cuanto al establecimiento del compromiso de responsabilidad social; lo que trae como
consecuencia que no se garantice de manera directa el cumplimiento de las demandas
sociales vinculadas con las necesidades prioritarias de la comunidad a ser
beneficiada.

Los bienes muebles adquiridos por el Órgano Legislativo durante los ejercicios
económicos financieros 2012 y 2013, que totalizan la cantidad de Bs. 102.329,93, no
fueron incorporados en el inventario de bienes muebles, en contravención a lo previsto
en el Anexo Nº 4, Capítulo VII, numeral 3, Ordinal 2, de la Publicación N° 20
“Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República, el
cual estipula que el inventario inicial debe mantenerse actualizado. Así como, en el
artículo 73, numeral 11, de los Reglamentos de Interior y Debates del Consejo
Legislativo del estado Mérida, publicados en la Gaceta Oficial del estado Mérida
Nº Extraordinario de fechas 10-05-2012 y 26-11-2013, respectivamente, y el artículo
75, numeral 11, del Reglamento de Interior y Debates del Consejo Legislativo del
estado Mérida, publicado en la Gaceta Oficial del estado Mérida Nº 3086 de fecha
24-03-2014, que indican la atribución del Director o Directora de los Servicios
Administrativos de velar por la actualización del inventario de bienes. Tal condición
obedece al hecho que los funcionarios responsables no ejercieron mecanismos de
control orientados a exigir el registro de los bienes adquiridos en el inventario; lo que
limita que el órgano cuente con una relación de bienes muebles actualizada y
confiable, conllevando a la afectación del patrimonio en casos de pérdida, sustracción
o hurto de los mismos.

Los bienes muebles adquiridos por el Órgano Legislativo durante los ejercicios
económicos financieros 2012 y 2013, por un monto que asciende a Bs. 73.620,37, no
se encuentran identificados con una placa troquelada, etiqueta o cualquier otro
indicativo. Al respecto el Anexo Nº 4, Capítulo VII, numeral 3, ordinal 2, de la
Publicación N° 20 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados
de la República, expone la obligación de marcar cada objeto inventariado utilizando
etiquetas engomadas o placas metálicas. Dicha situación obedece, a la ausencia de
mecanismos de control interno dirigidos a garantizar la identificación de los bienes
muebles adquiridos; situación que afecta la sinceridad, veracidad y confiabilidad del
registro de inventario, así como, el control, la localización física de dicho bienes y la
rendición de cuentas por parte de los funcionarios responsables.
Conclusiones

Sobre la base de las observaciones formuladas, relacionadas con la legalidad,

sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias, financieras
y técnicas realizadas por el Consejo Legislativo del estado Bolivariano de Mérida,
vinculadas con la selección y contratación para la adquisición de bienes muebles,
prestación de servicios y ejecución de obras, así como el registro, uso, protección y
conservación de los bienes muebles, correspondientes a los ejercicios económicos
financieros 2012, 2013 y 2014, se concluye que las desviaciones ocurridas influyen
negativamente en el funcionamiento del referido Órgano, tales como:. La caución
prestada por el Presidente y Director de los Servicios Administrativos del Consejo
Legislativo designados para el ejercicio económico financiero 2012, fue pagada con
recursos del mismo Órgano.

Asimismo, los gastos vinculados con la adquisición de materiales, suministros, bienes

y servicios que totalizan la cantidad de Bs. 235.457,64, no fueron imputados de
acuerdo con el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. A su vez, se
autorizaron pagos bajo el concepto de reembolso, los cuales no fueron efectuados a
sus legítimos beneficiarios, durante el ejercicio económico financiero 2014, cuyo monto
asciende a Bs. 193.609,91.

Órgano Legislativo realizó adquisiciones de bienes y servicios durante los ejercicios

económicos financieros 2012, 2013 y 2014, por Bs. 5.055.477,94, sin llevar a cabo los
respectivos procedimientos de selección bajo la modalidad de consulta de precios.
Igualmente, no incorporó el Compromiso de Responsabilidad Social en las condiciones
de la contratación correspondiente a la remodelación del área de Despacho de
Presidencia del CLEBM, según contrato N° ADM-001-2013 de fecha 30-12-2013, por
un monto de Bs. 299.400,54.

Igualmente, durante los ejercicios económicos financieros 2012 y 2013 los bienes
muebles que totalizan la cantidad de Bs. 102.329,93, no fueron incorporados en el
inventario de bienes, a su vez, existen bienes por un monto que asciende a
Bs. 73.620,37, que no se encuentran identificados con una placa troquelada, etiqueta
o cualquier otro indicativo.
Recomendaciones

En virtud de la importancia de las observaciones detectadas en el Consejo Legislativo

del estado Bolivariano de Mérida, durante los ejercicios económicos financieros 2012,
2013 y 2014, con la finalidad que las mismas sean atendidas oportunamente, en
beneficio de una gestión administrativa eficaz y eficiente, que tienda a la optimización
de los recursos y a salvaguardar el patrimonio del estado; se emiten las siguientes
recomendaciones con carácter vinculante, de conformidad con lo previsto en el artículo
48 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana
de Venezuela N° 6.013 Extraordinario de fecha 23-12-2010, en concordancia con el
artículo 44 de su Reglamento, publicado en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 39.240 de fecha 12-08-2009, según autorización del
Contralor del estado Bolivariano de Mérida, mediante Cuenta Nº 03-15-070 y Punto de
Cuenta Nº 01 y 02, ambos de fecha 13-08-2015, cuya reconsideración mediante
escrito razonado puede ser solicitada ante esta Contraloría estadal, en paralelo con la
propuesta de sustitución, en un lapso de 15 días hábiles siguientes a la fecha de
recepción del presente informe. En tal caso, esta Entidad Fiscalizadora Regional
procederá a ratificar las recomendaciones iníciales o dará su conformidad a la
propuesta de sustitución, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de
recepción de la solicitud; a continuación se mencionan:

 Ejercer las acciones necesarias a los fines de garantizar que la caución prestada
por los funcionarios a quienes corresponda, sea pagada con su propio peculio,
en aras de promover el cumplimiento de las disposiciones legales por las cuales
se rige la Administración Pública.
 Fortalecer el sistema de control interno del Órgano Legislativo en el ámbito
presupuestario, que le permitan al responsable del área de administración, antes
de adquirir compromisos y de gestionar pagos, asegurarse de la correcta
imputación presupuestaria del gasto de acuerdo a su naturaleza, según el
Clasificador Presupuestario vigente, con el objeto de facilitar el efectivo control
de la ejecución de los gastos.
 Implementar las acciones pertinentes, en lo que respecta a ordenación de pagos
por parte del funcionario responsable del área administrativa, con la finalidad de
garantizar la legalidad, transparencia, objetividad y eficiencia que debe
prevalecer en las operaciones vinculadas con la ejecución del gasto, en pro de la
salvaguarda del patrimonio público.
 Emprender las acciones necesarias a los fines de llevar a cabo los
procedimientos de selección de contratista bajo la modalidad de consulta de
precios, de acuerdo con lo previsto en la normativa que regula la materia, con el
fin de garantizar el cumplimiento de los principios de economía, eficacia,
eficiencia, libre competencia y transparencia, así como salvaguardar el
patrimonio público.
 Adoptar las medidas pertinentes a objeto de incorporar el Compromiso de
Responsabilidad Social en las ofertas presentadas en las modalidades de
selección de contratistas, y en las condiciones de los contratos efectuados, con
el fin de garantizar de manera directa el cumplimiento de las demandas sociales
vinculadas con las necesidades prioritarias de la comunidad que pueda ser
beneficiada.
 Ejercer mecanismos de control interno, orientados a garantizar el registro de los
bienes adquiridos, a objeto de contar con un inventario confiable y actualizado,
evitando los riesgos de extravío o pérdida, en aras de salvaguardar el patrimonio
público.
 Instituir un sistema que facilite la identificación de bienes muebles, con el objeto
de incrementar el resguardo y protección, así como, el control y localización
física de los mismos, logrando una gestión eficiente y eficaz de los recursos
manejados por el órgano.