REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS

RESUMEN EJECUTIVO
DIAGNOSTICO PRACTICADO A LA
DISTRIBUIDORA SOCIALISTA DE BARINAS, S.A. (DISBASA)
SEGUNDO SEMESTRE 2014 Y PRIMER SEMESTRE 2015

Dirección de Control.
Administración Descentralizada.
Área.
Administración Pública.
Identificación.
Distribuidora Socialista de Barinas, S.A., (DISBASA).
Tipo y denominación de la Intervención.
Auditoría de Diagnostico
Código de la actuación.
D-04-01-2015

Alcance.
La actuación fiscal comprendió la evaluación de los procedimientos administrativos,
presupuestarios, financieros, técnicos y el control interno implementado para el
manejo de los ingresos propios y de las contrataciones de bienes y servicios
realizadas por la Distribuidora Socialista de Barinas, S.A., (DISBASA), durante el
segundo semestre 2014 y primer semestre 2015, a través de una muestra selectiva
del 30% aplicando el método por conglomerado.

Características Generales del Ente evaluado.

Creación
La Sociedad Mercantil Distribuidora Socialista de Barinas (DISBA, S.A), fue creada
mediante Acta Constitutiva y Estatutos debidamente protocolizada ante el Registro

Contraloría del estado Barinas

Hacia la Consolidación y Fortalecimiento del Sistema Nacional 
de Control Fiscal y el Poder Popular 
 RESUMEN EJECUTIVO D-04-01-2015

Mercantil Segundo del estado Barinas en fecha 24-03-2010, bajo el N° 16 del año
2010, tomo 7-A REGMER2 (Gaceta Oficial del Estado Barinas N°109-11 de fecha
11-07-2011), reconocida su creación en el Decreto Nº 120/11 de fecha 15-04-2011,
emitido por la Gobernación del estado Barinas, publicado en Gaceta Oficial del
Estado Barinas Nº 006-11 extraordinaria de la misma fecha y modificados sus
estatutos sociales mediante Acta de Asamblea Extraordinaria de Accionistas N° 13,
celebrada en fecha 25-04-2013 (Gaceta Oficial del estado Barinas N° 069-13 de
fecha 09-05-2013).

Resultados de la actuación
Observaciones relevantes
 Se constató de los expedientes de contratación de compras y servicios, no se
encuentran conformados en un expediente único por cada proceso, en el cual
reposen los soportes documentales que deben sustentar los procedimientos
administrativos y técnicos aplicados en dichos procesos.
 De la verificación al personal encargado de realizar los procedimientos para
las adquisiciones de bienes y contratación de servicios, se constataron las
siguientes debilidades en los procesos:
✔ Presupuestario: no se observaron soportes que demuestren como es
llevado el control presupuestario del ente ni u conformidad con las
disposiciones contenidas en la Ley Sobre la Administración Financiera
del estado Barinas; cabe destacar que en cuanto a la verificación de la
disponibilidad presupuestaria, según lo manifestado es obtenida de
manera verbal.
✔ No se limita la comunicación entre las contratistas y el ente contratante
dado que en algunos casos se realizan las contrataciones es por vía
telefónica.
 Se constató que el ente no posee manuales de normas y procedimientos
administrativos, ni manual descriptivo de clase de cargo y funciones donde se

Contraloría del estado Barinas

Hacia la Consolidación y Fortalecimiento del Sistema Nacional 
de Control Fiscal y el Poder Popular 
 RESUMEN EJECUTIVO D-04-01-2015

establezcan los procedimientos y responsabilidades de los funcionarios

encargados de llevar los procesos de compras.
 Se observaron tres (03) Alianzas Estratégicas que se corresponden con el
objeto productivo y de distribución del ente contratante; siendo importante
señalar de las mismas que no se definen las obligaciones de ambas partes, el
tiempo o cronograma de ejecución, ni se establece detalladamente las
potencialidades de ambos para la obtención de un beneficio mutuo. Además
de ello, en el documento no se disponen las ventajas en comparación con la
aplicación de la modalidad de selección de contratistas.
 Se constató inconsistencia en la formalización de una Alianza Estratégica, por
cuanto en el texto se observa que la facultad para ejercer la representación en
la firma de ésta, es otorgada mediante el poder especial en fecha posterior a
la suscripción de dicha Alianza.
 No se observó en las condiciones de contratación el requerimiento del
compromiso de responsabilidad social en los procesos administrativos que lo
ameritaban de conformidad con la ley que rige la materia.
 En relación a la ejecución presupuestaria de la Distribuidora, la misma no fue
revisada debido a que no se obtuvo respuestas por parte de las autoridades
del ente, impidiendo el normal desarrollo de la actuación fiscal practicada y
afectando los principios de sinceridad y transparencia que rigen la
administración pública.

Conclusiones
Del análisis a las observaciones expuestas en el presente diagnóstico, referidas a las
evaluaciones de los procedimientos administrativos, presupuestarios, financieros,
técnicos y de control interno implementado para el manejo de los ingresos propios; así
como, de las contrataciones de bienes y servicios realizadas por la Distribuidora
Socialista de Barinas, S.A., (DISBASA), durante el segundo semestre 2014 y primer
semestre 2015; presentando debilidades en el sistema de control interno, procesos
administrativos, presupuestarios, de contratación, adquisición de bienes, prestación de
servicios, manejo de los ingresos propios y deficiencias en las alianzas estratégicas en
materia alimentaria.
Contraloría del estado Barinas
Hacia la Consolidación y Fortalecimiento del Sistema Nacional 
de Control Fiscal y el Poder Popular 
 RESUMEN EJECUTIVO D-04-01-2015

Recomendaciones.
 El Administrador debe supervisar que en todas las contrataciones se
conforme el expediente único con los soportes justificativos tales como:
requisición, disponibilidad presupuestaria, acta de inicio, invitaciones, análisis
de precio, informe de recomendación, el documento de adjudicación.
 El Presidente y el Administrador, deben emprender acciones, para la
elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos,
que regulen los procesos de: adquisición de bienes o prestación de servicios,
de venta y manejo de los ingresos propios., aprobados por la máxima
autoridad del ente.
 La Dirección de Administración, debe garantizar que en todas las modalidades
de contratación, se determinen las ventajas económicas y técnicas, se evalúe
la recurrencia de las contrataciones y la viabilidad de agruparlas en un solo
proceso a través de un contrato marco, con la finalidad de no incurrir en
fraccionamiento de las mismas, que pudiera ocasionar la evasión u omisión de
normas, principios, procedimientos o requisitos establecidos en la ley y su
reglamento.
 La Dirección de Administración, debe establecer de forma clara y precisa las
condiciones del Compromiso de Responsabilidad Social en los pliegos de
condiciones de los procesos de selección que lo ameriten, asimismo debe
garantizar el cumplimiento de éstas por parte del contratista o proveedor de
conformidad con la normativa que rige la materia, con el fin de satisfacer las
necesidades prioritarias del entorno social del ente contratante en beneficio de
la comunidad.
 La Dirección de Administración, debe supervisar que las órdenes de compras
estén respaldadas con la información, que justificativos del gasto antes de
proceder al pago.
 El Presidente debe solicitar a la máxima autoridad del ente, (La Junta de
Accionistas de DISBASA), la delegación y la atribución para suscribir las
Alianzas con el fin de dar mayor legalidad, oportunidad y transparencia al acto
administrativo.

Contraloría del estado Barinas

Hacia la Consolidación y Fortalecimiento del Sistema Nacional 
de Control Fiscal y el Poder Popular 
 RESUMEN EJECUTIVO D-04-01-2015

 El Presidente debe supervisar la suscripción de las alianzas, con el objeto de

conocer los requisitos establecidos, cumpliendo los extremos legales, en aras
de preservar el patrimonio del ente y del estado.
 La Dirección de Administración, debe realizar la evaluación de desempeño del
contratista, en los casos que la contratista haya obtenido la adjudicación para
el suministro de bienes y prestación de servicios, y en los casos de
incumplimiento con las condiciones u obligaciones derivadas de la
contratación.

Contraloría del estado Barinas

WC/GG

Contraloría del estado Barinas

Hacia la Consolidación y Fortalecimiento del Sistema Nacional 
de Control Fiscal y el Poder Popular