Tema Nº11: IVA: Libro de compras. Clasificación.

Qué se
considera un gasto. Preparación de libro de compra.

Ciudad Guayana, 2024

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Contenido programático

Libro de compras......................................................................................................... 3
Requisitos a incluir en el libro ...................................................................................... 4
Clasificación de los gastos .......................................................................................... 4
Qué se considera un gasto.......................................................................................... 5
Función del libro de gastos.......................................................................................... 6
Calculo del IVA ............................................................................................................ 6
IVA General ............................................................................................................. 6
IVA Reducido (8%) .................................................................................................. 7
IVA Ampliada (16% + 15%) ..................................................................................... 8
IVA: Exonerado ........................................................................................................ 8
Preparación de libros .................................................................................................. 9
¿Qué se debe registrar en los libros? ......................................................................... 9
¿Cómo debe ser el libro de compras? ........................................................................ 9
Modelo del libro de ventas julio-2023 ........................................................................ 10

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Libro de compras
Al hacer mención del libro de registro de compras y gastos se hace referencia a uno
de los libros de carácter obligatorio que deben presentar todas las empresas y
trabajadores por cuenta propia. En él deben anotarse, a nivel diario, todas las
compras y los gastos que tengan relación con la actividad de la empresa incluyendo
el número de anotación, la fecha de adquisición, el nombre y apellidos (o la razón
social) del expedidor, el concepto de la compra, el importe (con el IVA soportado
aparte).
Se debe también hacer referencia a todas las compras de las que se disponga de un
ticket o justificante de banco, a pesar de no haber obtenido una factura (por ejemplo,
las cuotas a la seguridad social, un café o comida de negocios, la compra de material
de oficina, etc.). Sin embargo, uno de los problemas que se encuentran en este libro
es que no siempre se puede justificar fácilmente que un gasto esté relacionado con
la actividad que realiza la empresa (por ejemplo, ¿cómo se prueba que la comida en
un restaurante está relacionada con la actividad de la empresa?). En estos casos, los
expertos aconsejan no abusar mucho de este libro y, en todo caso, solicitar una
factura de las compras que realicemos para poder posteriormente justificar las
adquisiciones.

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Requisitos a incluir en el libro

Cabe mencionar que los siguientes puntos deberán ser incluidos de manera
obligatoria en las entradas del libro de compras y gastos:
 El número de recibo o factura
 El nombre del proveedor o razón social
 RIF del proveedor
 El importe de la compra
 La imputación que nos podemos desgravar (IVA soportado)
 El tipo de gasto
 El concepto
 Fecha de la operación
A pesar de que existe cierta confusión sobre dónde debe ser incluido este libro, pues
en muchos sitios se incluye dentro del libro de facturas recibidas, se debe encontrar
en los libros de contabilidad de las empresas y de los dueños o socios, deben
llevarse un registro separado, pues sólo se compone de recibos o facturas de la
empresa.
En este libro deberán estar anotadas todas las facturas de gasto o compras que
estén relacionadas con la actividad, aunque no es posible incluir gastos como la
compra de ropa o las entradas del cine. No es necesario llevar un orden de fechas y
número de factura, ya que al fin y al cabo, deducir gastos es un derecho, no una
obligación (como sí ocurre en los ingresos). Es decir, podemos incluir un gasto que
se nos haya olvidado a posteriori, en el siguiente mes

Clasificación de los gastos

A la hora de entender el trabajo que realiza un autónomo con su actividad, éste
puede referirse a los ingresos que se encuentran en el libro de registro de facturas
emitidas, pero esto solamente nos da la mitad de la imagen. Para una contabilidad
completa necesitaremos la otra mitad, que es la de los gastos. La empresa debe
controlar todos los gastos necesarios para la obtención de ingresos, pues sólo
mediante un control estricto de ingresos y gastos se sabrá si la actividad genera
beneficios o pérdidas.

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Se debe tener en cuenta que para que un gasto pueda ser clasificado como
deducible fiscalmente tiene que cumplir dos requisitos: tiene que estar afecto a la
actividad (producirse debido al desarrollo de la misma) y tiene que ser necesario para
la actividad que realicemos. Aunque estos requisitos sean difíciles de apreciar en
ciertas ocasiones, siempre se debe considerar desde el principio de la prudencia de
cara a posibles investigaciones de Hacienda (SENIAT). Para la contabilización de los
gastos tendremos que llevar tres libros de registros diferentes:
 El libro de registro de facturas recibidas
 El libro de registro de bienes de inversión
 El libro de registro de gastos

Qué se considera un gasto

Es importante tener claro qué se considera como un gasto. En contabilidad, el gasto
es una salida de dinero que no es recuperable y se diferencia del coste en que el
coste sí es recuperable, ya que se realiza con la intención de obtener una ganancia

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con él, siendo una inversión recuperable. Entonces, es un gasto el dinero que una
persona o empresa debe pagar para acreditar su derecho sobre la adquisición de un
bien o la recepción de un servicio, aunque hay diferencias entre el dinero que destina
una persona (pues ella no lo recupera) y el que destina una empresa, que sí lo
recupera al tener ingresos.

Función del libro de gastos

A su vez, el libro de gastos, de manera complementaria, nos ayuda a llevar la cuenta
de los gastos que se realizan de manera diaria y hace que sea más fácil llevar el
control para posteriormente desgravarnos los gastos derivados del negocio. Se
registrarán aquí gastos como la cuota de autónomos, las facturas del taxi, las
comidas con los clientes, etc.
Por tanto, de manera sintetizada, el libro de registro de compras y gastos ofrece una
imagen detallada de las entradas y salidas de dinero que sufre un autónomo en
relación a la actividad profesional que realiza.

Calculo del IVA

IVA General
Factura: P20-100 Fecha factura: 03/07/23
Proveedor: Consorcio Ruiz-López C.A.
Base imponible: 440 Determinar IVA y monto final
IVA = Base imponible x 16%  440 x 16%  70,40
Monto final = Base imponible + IVA  440 + 70,40  510,40
Factura: V23002 Fecha factura: 04/07/23
Proveedor: Hermanas Caraballo SRL
Base imponible: 500 Determinar IVA y monto final
IVA = Base imponible x 16%  500 x 16%  80
Monto final = Base imponible + IVA  500 + 80  580
Factura: C100201 Fecha factura: 06/07/23
Proveedor: Distribuidora Nico S.A.
Monto final: 225 Determinar IVA y base imponible
Base imponible = Monto final / 1,16  225 / 1,16  193,97
IVA = Monto final - Base imponible  225 – 193,97 31,03
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Factura: P20-116 Fecha factura: 09/07/23

Proveedor: Consorcio Ruiz-López C.A.
Monto final: 330 Determinar IVA y base imponible
Base imponible = Monto final / 1,16  330 / 1,16  284,48
IVA = Monto final - Base imponible  330 – 284,48 45,52

IVA Reducido (8%)

Factura: V23022 Fecha factura: 10/07/23
Proveedor: Hermanas Caraballo SRL
Base imponible: 231,48 Determinar IVA y monto final
IVA = Base imponible x 8%  231,48 x 8%  18,52
Monto final = Base imponible + IVA  231,48 + 18,52  250
Factura: C100233 Fecha factura: 12/07/23
Proveedor: Distribuidora Nico S.A.
Base imponible: 259,26 Determinar IVA y monto final
IVA = Base imponible x 8%  259,26 x 8%  20,74
Monto final = Base imponible + IVA  259,26 + 20,74  280
Factura: P20-132 Fecha factura: 14/07/23
Proveedor: Consorcio Ruiz-López C.A.
Monto final: 190 Determinar IVA y base imponible
Base imponible = Monto final / 1,08  190 / 1,08  175,93
IVA = Monto final - Base imponible  190 – 175,93 14,07
Factura: V23038 Fecha factura: 19/07/23
Proveedor: Hermanas Caraballo SRL
Monto final: 235 Determinar IVA y base imponible
Base imponible = Monto final / 1,08  235 / 1,08  217,59
IVA = Monto final - Base imponible  235 – 217,59 17,41

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IVA Ampliada (16% + 15%)

Factura: C100245 Fecha factura: 21/07/23
Proveedor: Distribuidora Nico S.A.
Base imponible: 1.085 Determinar IVA y monto final
Monto final (1) = Base imponible x 1,16  1.085 x 1,16  1.258,60
Monto final = Monto final (1) x 1,15  1.258,60 x 1,15  1.447,39
IVA= Monto final – Base imponible  1.447,39 – 1.085,00  362,39
Factura: P20-132 Fecha factura: 21/07/23
Proveedor: Consorcio Ruiz-López C.A.
Base imponible: 960 Determinar IVA y monto final
Monto final (1) = Base imponible x 1,16  960 x 1,16  1.113,60
Monto final = Monto final (1) x 1,15  1.113,60 x 1,15  1.280,64
IVA= Monto final – Base imponible  1.280,64 – 960 320,64
Factura: V23055 Fecha factura: 24/07/23
Proveedor: Hermanas Caraballo SRL
Base imponible: 1.500 Determinar IVA y monto final
Monto final (1) = Base imponible x 1,16  1.500 x 1,16  1.740
Monto final = Monto final (1) x 1,15  .1740 x 1,15  2.001
IVA= Monto final – Base imponible  2.001 – 1.500  501

IVA: Exonerado
Factura: C100259 Fecha factura: 26/07/23
Proveedor: Distribuidora Nico S.A.
Monto final: 700 Exonerada de IVA
Base imponible = 700 IVA= 0
Factura: P20-158 Fecha factura: 31/07/23
Proveedor: Consorcio Ruiz-López C.A.
Monto final: 900 Exonerada de IVA
Base imponible = 900 IVA= 0

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Preparación de libros
De acuerdo al libro LIBROS DE COMPRA DEL IVA en su normativa vigente:
Artículo 155.- Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a cumplir
con los deberes relativos a las tareas de fiscalización e investigación que realice la
Administración Tributaria…

¿Qué se debe registrar en los libros?

• Liva 56: los contribuyentes deberán registrar contablemente “todas” sus
operaciones: incluyendo “no sujetas”, “facturas” o “documentos equivalentes” y las
“notas de crédito” y “débito”
que emitan o reciban
• Art. 70 Rliva. Se registrarán las “facturas” y documentos equivalentes, “notas
de débito” y de “crédito”, y “otros documentos” que comprueben las ventas o
prestaciones de servicios.

¿Cómo debe ser el libro de compras?

• Art. 75 RLIVA
Los contribuyentes ordinarios del impuesto deberán registrar cronológicamente y sin
atrasos en el Libro de Compras, los siguientes datos:
1. Fecha de la factura de compra o documento equivalente
2. Nº de la Factura de compra o Nº declaración de aduanas, o documento
equivalente
3. Razón social del vendedor (nombre y apellidos o nombre de la empresa)
4. Nº de R.I.F. del comprador

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