REQUISITOS DOCUMENTALES PARA LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS Y CONTRATOS

(LISTA DE CHEQUEO)
Contrato de ______________ No. _______ de ________
Tabla No 01

CONVENIO O CONTRATO
Nº NOMBRE DOCUMENTO
NO
APLICA OBSEVACIONES
APLICA
1 Certificado de disponibilidad presupuestal.
2 Copia contrato.
3 Registro presupuestal.
4 Copia de la Póliza
5 Certificado de aprobación de la Póliza
6 Resolución de designación de supervisor.
7 Acta de inicio.
Acta de socialización del contrato con la
8 comunidad
9 Copia del contrato de interventoría (Si aplica)
10 Plan de inversión del anticipo.
Certificado con fecha de apertura de cuenta
11
bancaria y/o fiducia si es el caso.
12 Acta de anticipo y orden de pago.
13 Actas de suspensión (Si aplica)
14 Actas de reinicio (Si aplica)
Póliza de suspensiones (Ampliación de pólizas),
15
reinicio y certificado de aprobación. (Si aplica)
Contrato de adicional de plazo y/o valor. (Si
16
aplica)
Póliza de adicional de plazo y/o valor certificado
17
de aprobación. (Si aplica)
18 Actas parciales.
19 Modificatorio y sus anexos. (Si aplica)
20 Relación de gastos del anticipo (con soportes).
21 Informe de inversión del anticipo
Relación del recurso humano junto a las hojas
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de vida, soportes y pagos de seguridad social.
23 Comprobante de pago al sistema de seguridad
social en salud y pensión ARL, SENA, ICBF
(Anexar Planillas de pago).
Nota 1. Para el caso de personas jurídicas, se puede presentar certificación
expedida por el revisor fiscal (cuando existiere) debiendo adjuntar este último,
tarjeta profesional y certificado de vigencias de inscripción y antecedentes
disciplinarios por la junta central de contadores, igualmente se debe anexar
 planillas de pagos.

Nota 2. Se debe tener en cuenta que para los casos de contratos celebrados por
parte de personas naturales, se debe cotizar por el 40% del valor del contrato,
sin incluir IVA (sin exceder el límite de cotización sobre 2225 SMMLV, ni menos
de un (1) SMMLV, como base de cotización distribuido en el periodo de
ejecución del respectivo contrato, requisito que debe exigir para cada pago
parcial, si los hubiere, y para el pago de la última cuenta al contratista.

Nota 3. En caso que la persona no tenga trabajadores a cargo, y por ende no se

genere la obligación de pagar aportes parafiscales, se debe exigir a la persona
(natural o jurídica), certificación escrita bajo la gravedad del juramento donde
manifieste tal situación.

Nota 4. Si es persona jurídica se debe aportar el comprobante y/o planilla de

pago tanto de la Empresa como del representante legal.

Nota 5. Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, todos los

integrantes deben aportar las planillas de pago de toda la ejecución del contrato.
Informe de interventoría. (Si aplica)
Nota: 1. En el caso de que el respectivo contrato
haya exigido la presentación de informes
24 periódicos durante la ejecución del contrato, se
deben adjuntar la totalidad de los informes
requeridos.
Nota 2: Anexar registros fotográficos.
25 Registro fotográfico.
Cronograma de actividades (De todo el plazo de
26 ejecución del contrato).
Certificado bancario de cancelación de la cuenta
27 o fiducia y reintegro, rendimientos financieros
(consignación).
28 Extractos de la cuenta y/o informes de fiducia.
Paz y salvo de cada uno de sus empleados y
29 proveedores, adjuntar constancia de cada uno
en original.
Original Certificación de paz y salvo de aporte
parafiscales expedida por COMFIAR, donde
incluya todo el periodo de ejecución del
contrato.

Nota 1. Aplica para aquellos casos que el

contratista haya generado nómina de
empleados para la ejecución del contrato.
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Nota 2. En caso que la persona no tenga
trabajadores a cargo, y por ende no se genere
la obligación de pagar aportes parafiscales, se
deberá exigir a la persona (natural o jurídica),
certificación escrita bajo la gravedad del
juramento, donde manifieste la situación,
certificación expedida por el supervisor y/o
interventor.

Informe de ejecución de actividades firmado por

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el representante legal.
Soportes de la ejecución de las actividades
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(Listados, planillas y evidencias, de acuerdo con
 lo requerido en el documento técnico, estudio
previo y contrato).
Certificación expedida por el supervisor y/o
interventor de la correcta inversión del anticipo y
los soportes de la ejecución (Sub contratos,
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RUT, cuenta de cobro, copia de cédula,
comprobante de egreso, certificado de paz y
salvo).
Certificación expedida por el interventor o
supervisor, en el que manifieste el pago de
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seguridad social y aportes parafiscales del
contratista.
Acta de Recibo Final, debidamente firmada por
parte del contratista, supervisor y/o interventor,
en donde se relacione el cuadro de ítems, con
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cantidades, precios unitarios, y valores totales,
cantidades, valor final del acta, amortización del
anticipo (si hubo), y valor final a pagar.
Póliza según acta de recibo final y certificado de
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aprobación.
Certificación de cumplimiento y recibido a
satisfacción del 100% de la ejecución del
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contrato, expedida por el supervisor y/o
interventor.
Acta de ingreso y salida de almacén de la
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Alcaldía (Si aplica)
Factura debidamente diligenciada y firmada por
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el contratista.
Pago de estampilla según lo pactado en el
40
contrato.
41 Acta de Liquidación.
42 Informe de supervisión
NOTA 1: EL CONTRATISTA DEBERÁ ALLEGAR ORIGINAL Y UNA COPIA DE LOS SOPORTES RELACIONADOS EN LA TABLA No 01.

NOTA 2: EL EXPEDIENTE CONTRACTUAL SE ORGANIZA POR ORDEN CRONOLÓGICO ATENDIENDO LO ORDENADO POR LA LEY DE ARCHIVO EN EL CASO QUE SE AFECTE EL
CONSECUTIVO DE LA LISTA DE CHEQUEO PREVALECE EL ORDEN CRONOLÓGICO.

NOTA 3: SEGÚN LOS DOCUMENTOS ANTES RELACIONADOS DEBEN SER APORTADOS EN ORIGINAL, SALVO AQUELLOS QUE DE MANERA EXPRESA SE SOLICITEN EN
FOTOCOPIA.

NOTA 3: LA REVISIÓN DE LOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS Y SU CONSIGNACIÓN AL TESORO MUNICIPAL ES DEL RESORTE O COMPETENCIA DEL INTERVENTOR Y/O
SUPERVISOR DEL CONTRATO.

NOTA 4: LA OFICINA ASESORA JURÍDICA ES RESPONSABLE ÚNICAMENTE DE LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS ANTERIORMENTE Y ES DE RESORTE Y
COMPETENCIA DELA UNIDAD EJECUTORA LA VERIFICACIÓN Y REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE CARÁCTER TÉCNICO PARA LA CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE
CONTRACTUAL FINAL PARA PRESENTAR A EL ARCHIVO GENERAL O ENTES DE CONTROL.

Número de Folios: _________

Firma,

________________________________
Interventor y/o Supervisor