SUPERVISIÓN DE

CONTRATOS
ESTATALES
ENTIDADEDS
ESTATALES
Las Entidades Estatales tienen la obligación de asegurar
el cumplimiento del objeto contractual de los contratos
que celebren, para lo cual tendrán la dirección general y
responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la
ejecución del contrato (Numeral 1, Artículo 14 de la
Ley 80 de 1993). Como manifestación de este deber, se
encuentran las figuras de la supervisión e interventoría.
Así, la supervisión de un contrato estatal consiste en “el
seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable
y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del
contrato, es ejercido por la misma entidad estatal cuando
no se requieren conocimientos especializados” (Párrafo
2 del Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011).
SUPERVISIÓN
De esta manera, la supervisión es entendida como la
vigilancia permanente ejercida por sus funcionarios, de
todos los aspectos relacionados con el contrato estatal,
que no sólo se predica de la ejecución de las
obligaciones contractuales en la forma acordada, sino
también de las etapas pre contractual y pos contractual.
Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar
personal de apoyo, a través de los contratos de
prestación de servicios que sean requeridos.
INTERVENTO
RÍA
Por su parte, La interventoría de un contrato estatal es
“el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del
contrato realice una persona natural o jurídica contratada
para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento
del contrato suponga conocimiento especializado en la
materia, o cuando la complejidad o la extensión del
mismo lo justifiquen.
DIFERENCIAS
En razón de lo expuesto, la diferencia principal entre la
supervisión y la interventoría consiste en que el interventor
es una persona externa a la entidad que adelanta funciones
técnicas, mientras que el supervisor es funcionario de la
entidad que no sólo cuenta con funciones técnicas, sino
también de índole administrativa, contable, financiera y
jurídica.
El supervisor siempre será una persona natural, mientras que el
interventor puede ser una persona natural o persona jurídica.
 FORMATO GBS-S1-
M2
En el Sistema de Gestión de Calidad, se encuentra el formato
GBS-S1-M2, denominado Manual de Supervisión e
Interventoría de la E.S.E. Carmen Emilia Ospina, en el que se
establecen las responsabilidades, funciones y/o actividades
generales y técnicas que deberán asumir los supervisores y los
interventores designados y/o contratados por la entidad, en
ejercicio de la vigilancia y control de los diferentes contratos
y/o ordenes que suscriba la Empresa Social del Estado.
 FUNCIONES Y/O
ACTIVIDADES GENERALES
DE LOS SUPERVISORES
1. Velar por la oportuna y cumplida ejecución del contrato.
2. Verificar el cumplimiento de las obligaciones por parte del
contratista.
3. Comprobar el cumplimiento de las normas técnicas,
profesionales o específicas sobre la materia objeto del
contrato.
4. Ejercer el control de calidad del objeto contratado, exigiendo
el cumplimiento de normas, especificaciones, procedimientos
y demás condiciones contratadas.
5. Formular las recomendaciones que fueren del caso, tendientes
a la debida ejecución contractual.
6. Informar oportunamente al responsable del proceso de
Gestión Contractual, así como al proceso de Gestión jurídica
y demás dependencias competentes cuando se produjeren
incumplimientos parciales o totales de las obligaciones
derivadas del contrato o de mala calidad de los bienes o
servicios contratados.
7. Emitir conceptos de viabilidad para la realización de OTRO
SI a los contratos objeto de supervisión, bien se trate de
adiciones, prorrogas, modificaciones, suspensiones,
terminación bilateral, cesiones, etc., y tramitar cuando sea el
caso las correspondientes disponibilidades presupuestales
tratándose de adiciones en valor.
8. Colaborar con el contratista y con las dependencias de La
Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina,
suministrándoles toda la información que éstos requieran,
respecto del contrato en ejecución.
9. Expedir las certificaciones de cumplimiento relacionadas con la
ejecución del contrato y autorizar los pagos al Contratista que
estén de acuerdo con la forma pactada en el contrato,
acompañadas del informe de ejecución y la respectiva factura y
demás soportes requeridos para el pago, remitiéndolos dentro
de los plazos establecidos por el área financiera
10. Exigir y verificar la presentación mensual de pago de aportes
al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensiones y
Riesgos Laborales.
11. Verificar que el contrato cuente con el respetivo registro
presupuestal para la tramitación de las órdenes de pago.
12. Controlar el cubrimiento y la vigencia de las pólizas de
garantía que respaldan el contrato.
13. Velar por la correcta inversión del anticipo y la amortización
del mismo cuando el contrato lo establezca.
14. Suscribir las actas y documentos que se deriven de la ejecución
del contrato y exigir al Contratista la iniciación de los trabajos,
obras, servicios o entregas de bienes dentro de los términos
establecidos en el contrato.
15. Suscribir con el Contratista el formato donde conste la fecha de
Iniciación y terminación del contrato y en los casos en los que se
prevea la elaboración y suscripción de Acta de Inicio Especial,
realizar lo pertinente en representación de La Empresa Social del
Estado Carmen Emilia
16. Llevar y mantener actualizado el archivo de la supervisión,
como correspondencia y demás documentos requeridos para
el control de la ejecución del contrato, relación de los equipos
y materiales empleados, relación de personal y en general
toda la Información que se refiera al proceso de ejecución del
mismo.
17. Reportar los daños que aparezcan en las obras o equipos, o la
deficiente prestación del servicio, señalando sus causas y
presentando las soluciones que se puedan adoptar y ordenar
la suspensión de los trabajos que se estén ejecutando de
manera similar, hasta tanto el contratista cumpla con las
especificaciones convenidas.
18. En caso que los daños no sean reparados oportunamente,
debe solicitar al responsable del proceso de Gestión de
Bienes y Servicios, la aplicación de las sanciones previstas en
el contrato y/o la declaratoria de incumplimiento y la
efectividad de las garantías a que hubiere lugar.
19. Entregar por escrito al contratista sus órdenes y sugerencias,
en los casos en que lo estime necesario, lo cual deben estar
enmarcado dentro de los términos del respectivo contrato.
20. Verificar que los bienes suministrados por el contratista, se
encuentren en perfecto estado de funcionamiento. Si es
inferior en calidad o cantidad al ofrecido en su propuesta y al
requerido y estipulado en el contrato, el supervisor exigirá el
cambio o adición del equipo necesario.
21. Solicitar los permisos y autorizaciones para el ingreso a las
instalaciones de La Empresa Social del Estado Carmen
Emilia Ospina de los empleados, trabajadores y equipos del
contratista.
22. Controlar el estado financiero del contrato y registrar las
operaciones efectuadas con los fondos del mismo,
garantizando que en todo momento el contrato cuente con el
respaldo presupuestal necesario para su adecuada ejecución.
23. Estudiar las sugerencias, reclamos y consultas del contratista,
resolver oportunamente aquellas que sean de su competencia
y tramitar aquellas que no lo fueren, a la dependencia
competente para que se de la solución pertinente.
24. Cuando el objeto del contrato lo requiera, estudiar y
conceptuar respecto de los manuales o descriptivos
elaborados por el contratista, sobre el mantenimiento y
conservación de las obras y/o bienes y sobre la
prestación de los servicios contratados.
25. Exigir al contratista la actualización de documentos, los
cuales deben mostrar todas las modificaciones
realizadas durante la ejecución del contrato, incluyendo
cualquier información que sea necesaria.
26. Coordinar la entrega de las obras y/o bienes mediante acta, al área
encargada de la operación, mantenimiento, custodia y/o
administración e incluir un inventario detallado de los mismos.
27. Elaborar y allegar según el procedimiento de Interventoría y
supervisión de Contratos (GBS-S1-P6) correspondientes al
proceso de gestión bienes y servicios, la documentación requerida
para el acta de liquidación final del contrato de acuerdo con las
normas vigentes.
28. Las demás que se requieran para procurar la debida, cumplida y
oportuna ejecución del objeto contractual de conformidad con el
Estatuto de Contratación de la entidad y demás disposiciones
legales vigentes.
En los términos de la Ley 80 de 1993 y el Estatuto
Anticorrupción, las Entidades Estatales, los servidores
públicos, contratistas e interventores que intervienen en
la celebración, ejecución y liquidación del contrato
estatal son responsables por sus actuaciones y omisiones
y en consecuencia responden civil, fiscal, penal y
disciplinariamente por las faltas que cometan en el
ejercicio de sus funciones.
 RESPONSABIL
IDAD CIVIL
En el caso de los supervisores, la responsabilidad civil
establecida en la Ley 80 de 1993 se materializa a través
de la acción de repetición o el llamamiento en garantía,
que debe ejercerse por parte de la Entidad Estatal
cuando la misma resulta condenada a casusa de daños
generados por el incumplimiento, por acción u omisión,
de su función de control y vigilancia sobre determinado
contrato estatal.
 RESPONSABIL
IDAD FISCAL
Son responsables fiscales los supervisores cuando por el
incumplimiento de sus funciones de control y vigilancia
sobre determinado contrato estatal, se ocasiona un
detrimento patrimonial para la Entidad Estatal que, entre
otros, puede ser consecuencia de deficiencias en la
ejecución del objeto contractual o en el cumplimiento de
las condiciones de calidad y oportunidad establecidas en
el contrato vigilado.
 RESPONSABIL
IDAD PENAL
En el caso particular de los supervisores, la
responsabilidad penal se configura cuando cualquiera de
ellos incurre en alguna de las conductas tipificadas como
delitos contra la admiración pública, es decir, peculado,
concusión, cohecho, celebración indebida de contratos,
tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito y
prevaricato.
 RESPONSABIL
IDAD
DISCIPLINARI
A
Para el caso específico de los supervisores, la responsabilidad
disciplinaria se configura cuando: i) no se exigen la calidad de los
bienes y servicios contratados acordada en el contrato vigilado o
exigida por las normas técnicas obligatorias, ii) se certifica como
recibida a satisfacción una obra que no ha sido ejecutada a cabalidad
y iii) se omite el deber de informar a la Entidad Estatal contratante
los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción
tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan
en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el
incumplimiento.