PROCEDIMIENTO Cláusula de la Norma

Recepción de Productos en Bodega 3form 7.4.3

Versión: 9
Elaborado por: Jefe de Planta
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Código: PRTF-01 Fecha de actualización:
10/11/2016
Revisado por: Jefe de Planta 3form Aprobado por: Gerente de
Producto y Marketing 3form

1. ALCANCE

Este procedimiento se aplica en la recepción de todos los productos comprados, ya sean inventariables
o destinados a activo, que llegan a la bodega 3form.

2. OBJETIVO

Establecer las actividades a realizar y los métodos a aplicar en el proceso de recepción de productos a
la bodega 3form, y definir los responsables involucrados en cada actividad de este proceso.

3. REFERENCIAS

 Packing List o Factura Comercial del Proveedor.

 Guía de Despacho del Proveedor o el Transportista.
 IRTF-01: Embalaje & Almacenamiento Productos 3form

4. DEFINICIONES

 Packing List: Documento con el detalle de bultos, pesos y volumen de la carga, enviada por el
proveedor y recepcionado junto con la carga.
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5. DESCRIPCION DEL PROCESO

Actividades Breve Descripción Etapa Responsable

Etapa

El Jefe de Planta 3form solicita una requisición a través del Ejecuta: Jefe de
Generación de sistema DYNAMICS. Importaciones, Jefe de
Documentación Previo El Subgerente de Logística y Abastecimiento, o a quien éste Compras Nacionales.
designe, aprueba la requisición y el sistema genera
a la Recepción. automáticamente una Orden de Compra, para luego enviarla Controla: Jefe de Planta
vía correo electrónico al Proveedor. 3form.
Aprueba: Subgerente de
Logística.

Al llegar los productos a la planta, el coordinador de planta

ordena el envío físico de los productos hacia la planta 3form,
Recepción Física de apoyando con grúa(s) y operador(es) cuando sea necesario,
los Productos. advirtiendo que éstos se deben dejar en el lugar asignado para Ejecuta: Coordinador de
su almacenamiento. Esta recepción física debe ser controlada y Planta 3form.
supervisada por el Jefe de Planta 3form, o por quien éste Controla: Jefe de Planta
designe, el cual se hace responsable de dicha recepción física, 3form
y recibe la correspondiente Guía de Despacho por parte del
transportista.

El Jefe de Planta 3form, o a quien éste designe, contando con

la Orden de Compra y el Packing List y/o Guía de Despacho,
revisa visualmente el estado de los productos entrantes, y de
encontrar bultos y/o productos en mal estado, éste deberá dejar
un Registro Fotográfico de los daños, y además anotar dicha
Inspección visual de situación en la correspondiente Guía de Despacho, la cual a su
los productos. vez también podría incluir algún detalle de daño en la Ejecuta, Controla y
recepción de la carga por parte del transportista. Aprueba: Jefe de Planta
Realiza un conteo visual de los productos recepcionados, 3Form.
comparando las cantidades recibidas versus aquellas indicadas
en la Guía de Despacho y/o Packing List.
Si es que hay diferencias entre estas cantidades, o si se
recepcionaron productos diferentes a los solicitados, el Jefe de
Planta 3Form deberá dejar un registro de esto en la Guía de
Despacho. Recién una vez efectuada la inspección visual y el
conteo preliminar, se devolverá la copia firmada de la Guía de
Despacho al transportista.
El almacenamiento de los productos se debe regir por el
instructivo IRTF-04.
Si los productos son de carácter orgánico o son papeles de
textura, deben ser almacenados en la Bodega de Rellenos
3form, la cual es una bodega con aislación térmica que debe
mantenerse a una humedad relativa de un 30% como máximo.
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Actividades Breve Descripción Etapa Responsable

Etapa

El Jefe de Planta 3form, o a quien éste designe, solicitará al

Dpto. Control de Calidad, una revisión más exhaustiva de los Ejecuta: Inspector de
productos recepcionados, si considera que el despacho es Calidad.
Inspección de la
demasiado grande como para inspeccionarlo y contarlo Controla: Jefe Gestión de
calidad de los visualmente (productos dañados, producto recepcionado Calidad y Medio
Productos. corresponde a una materia prima nueva o proveedor nuevo). Ambiente, Ingeniero
Una vez realizada la inspección de calidad, el Departamento Planta 3form.
de Control de Calidad emite un Informe de la revisión.

En caso de encontrarse productos No Conformes en las

actividades descritas en los puntos de Inspección de Calidad e Ejecuta: Jefe de
Inspección Visual, se procederá de acuerdo a lo indicado en el Importaciones, Jefe de
Procedimiento para el Control de Producto No Conforme Compras Nacionales.
Gestión de No (PGC-06). Si se recepciona una cantidad menor a la facturada Controla: Jefe Gestión de
por el Proveedor, el Ingeniero de Planta 3form enviará un Calidad y Medio
Conformidades y
reclamo formal al Jefe de Importaciones o al Jefe de Compras Ambiente.
Reclamos.
Nacionales el cual deberá gestionarlo (ya sea con el Seguro o
con el Proveedor), y deberá dar una respuesta dentro de 30
días.

Para los productos recepcionados Conforme, el Coordinador

de planta 3form le envía un correo al Asistente de
Planificación, para que este último recepcione en el sistema las Ejecuta: Analista
cantidades aceptadas a conformidad, una vez recibida la Contable Bodega
Factura Comercial. Aprueba: Ingeniero
Recepción sistémica Las cantidades del producto calificadas como No Conforme, Planta 3form.
de los productos quedarán en estado de Reclamo al Seguro o Reclamo al Controla: Subgerente de
Proveedor, según corresponda, recepcionándose Logística.
sistémicamente en el ERP dentro de la “Bodega Reclamo al
Seguro”, o en la “Bodega Productos Malos”, respectivamente
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6. CONTROL DE REGISTROS
Recuperación Tiempo
Identificación Almacenamiento Protección Retención y
Disposición
1 año, luego
Orden de compra Sistema DYNAMICS Ninguna Sistema DYNAMICS
eliminar
Carpeta operaciones
Guía de Despacho y/o Jefe de Importaciones o 1 año, luego
Importaciones o Ninguna
Packing List Jefe de Compras Nacionales eliminar
Compras Nacionales
\\Poseidon\
Fotografías Productos 1 año, luego
manuales_3form\ Ninguna Ingeniero de Planta 3Form
No Conforme eliminar
Compras\
Informe Control de Carpeta Informes Jefe Gestión de Calidad y 1 año, luego
Ninguna
Calidad Calidad Medio Ambiente. eliminar

7. DISTRIBUCIÓN
Cargo Documento Impreso Isonet
Coordinador de planta X
Gerente de Producto y Marketing 3form X
Subgerente de Logística y Adquisiciones. X
Encargado de bodega X
Jefe Gestión de Calidad y Medio Ambiente. X
Jefe de Planta 3form X

8. MODIFICACIONES

Revisión MODIFICADO N° de MOTIVO DEL CAMBIO Aprobó

POR Página
N° Fecha
0 26/01/10 Estudiante en Practica Todas  Modificación del formato de presentación. M.
Ingeniería Industrial. Burgos
1 10/03/10 Ingeniero de Planta 2y3  Modificación de “Generación de
3Form Documentos” y “Recepción Sistémica de los M.
productos”. Burgos
2 29/03/10 Ingeniero de Planta 2  Modificación de “Inspección Visual de los M.
3Form Productos”. Burgos
3 08/11/10 Jefe de Planta 3Form 2  Se hace referencia al instructivo IRTF-04 de M.
almacenamiento seguro para productos 3Form Burgos
4 18/03/11 Asistente de 2  Modificación a descripción del proceso, M.
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Planificación 3Form en actividad de “Recepción Física de los Burgos

Productos” (PRTF-01)
5 01/09/11 Estudiante en Practica Todas  Modificación de formato por observación de M.
Ingeniería química auditoría interna e introducción de encabezado Burgos
ISONET
6 01/11/16 Asistente de 2y3  Actualización y modificación de cargos. Gerente
Planificación 3Form de
Producto y
Marketing
3form

9. ANEXOS
No hay.