infografía - Unidad 1 – Act.

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Tipos, Fuentes y Usuarios de Información en las Organizaciones

Carlos Guerrero Navarro

Curso. Sistemas de Información Gerencial (NRC-2368)

Instructor: Lizandro Morales

Octubre 2 de 2023
 PREGUNTAS ORIENTADORAS

¿Cómo las fuentes internas y externas de la organización aportan al cumplimiento de

objetivos y a la toma de decisiones?

Las fuentes internas y externas de información en una organización juegan un papel

crucial en el cumplimiento de objetivos y en la toma de decisiones. Ambas proveen insights

valiosos que, cuando se usan adecuadamente, pueden impulsar a la organización hacia la

realización exitosa de sus metas. A continuación, se detalla cómo estas fuentes contribuyen a

estas áreas fundamentales:

1. Fuentes Internas:

Información Histórica: Las fuentes internas ofrecen un registro de las actividades

pasadas de la organización. Esto puede incluir datos de ventas, informes de rendimiento,

registros financieros, entre otros. Al examinar esta información, las organizaciones pueden

identificar patrones, aprender de errores anteriores y replicar éxitos previos.

Evaluación del Rendimiento Actual: La información interna ayuda a las empresas a

entender dónde están en un momento determinado, ya sea en términos de ventas, operaciones,

recursos humanos o cualquier otro indicador relevante. Esto es vital para tomar decisiones

informadas sobre los próximos pasos.

Coordinación Interdepartamental: Al tener acceso a la información de diferentes

departamentos, es posible asegurar que todos trabajen hacia objetivos comunes y evitar

redundancias o esfuerzos contradictorios.

 Fijación de Metas: Las fuentes internas pueden ayudar a establecer metas realistas. Por

ejemplo, al examinar el rendimiento histórico en ventas, una empresa puede establecer metas

creíbles y desafiantes para el próximo trimestre.

2. Fuentes Externas:

Análisis del Entorno: La información externa proporciona una visión del mercado,

competencia, tendencias emergentes y la situación económica general. Esto permite a las

organizaciones adaptarse y anticiparse a posibles desafíos o aprovechar nuevas oportunidades.

Identificación de Oportunidades y Amenazas: Al monitorear constantemente fuentes

externas, como informes de la industria o noticias relevantes, las organizaciones pueden

identificar oportunidades de negocio o amenazas potenciales en el horizonte.

Benchmarking: Comparar el rendimiento de la organización con el de competidores o

líderes del mercado permite establecer estándares y aspirar a prácticas líderes en la industria.

Compliance y Normativas: Las fuentes externas también informan sobre cambios en

regulaciones o leyes. Para las organizaciones, mantenerse al día con estas actualizaciones es

crucial para evitar sanciones y asegurar operaciones legales.

Integración en la Toma de Decisiones:

Cuando se combina la información interna y externa, las organizaciones obtienen una

vista panorámica que es invaluable para la toma de decisiones. La información interna ofrece

una introspección, mostrando fortalezas y debilidades, mientras que la información externa

proporciona contexto, mostrando oportunidades y amenazas. Esta combinación, conocida

comúnmente como análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), es

esencial para estrategias efectivas y decisiones bien fundamentadas.

Por último, para que la información sea realmente útil, debe ser recopilada, procesada y

distribuida de manera eficiente. Las organizaciones que han implementado sistemas robustos de

gestión de información tienen una ventaja competitiva, ya que están mejor equipadas para tomar

decisiones rápidas y precisas que impulsan el cumplimiento de objetivos.

¿Porque es importante considerar qué tipos de sistemas de información pueden

implementarse en los diferentes niveles de jerarquización de la empresa?

La implementación de sistemas de información adecuados en una organización es crucial

para su funcionamiento y éxito. Es particularmente importante considerar qué sistemas de

información se implementarán en los diferentes niveles jerárquicos de la empresa porque cada

nivel tiene diferentes necesidades, objetivos y responsabilidades. A continuación, se detallan las

razones por las cuales es esencial considerar esto:

1. Diferentes Necesidades de Información: Cada nivel jerárquico tiene requerimientos

de información distintos:

Operativo: En el nivel más básico, los sistemas de información tratan sobre las

transacciones diarias, como ventas, recepción de materiales, y asistencia de empleados.

Gerencial o Táctico: En este nivel, la información necesaria es para el análisis,

seguimiento y control de las operaciones, y para la toma de decisiones a corto y mediano plazo.

Estratégico: Los altos directivos requieren información agregada y estratégica para la

toma de decisiones a largo plazo y para definir el rumbo de la organización.

 2. Optimización de Recursos: Implementar el sistema correcto en el nivel adecuado

garantiza que los recursos, tanto financieros como temporales, se utilicen de manera eficiente.

Un sistema demasiado complejo para las necesidades de un nivel puede resultar en un gasto

innecesario, mientras que uno demasiado simple podría no satisfacer las demandas de

información requeridas.

3. Mejora de la Toma de Decisiones: Al proporcionar a cada nivel jerárquico el sistema

de información adecuado para sus necesidades, se facilita una toma de decisiones más rápida y

precisa. Esto puede resultar en mejoras operativas, tácticas y estratégicas.

4. Facilitación de la Comunicación: Los sistemas de información adecuados pueden

mejorar la comunicación entre diferentes niveles jerárquicos, asegurando que la información

fluya correctamente tanto vertical como horizontalmente dentro de la organización.

5. Seguridad de la Información: Diferentes niveles de la organización accederán a

diferentes tipos de información, algunas de las cuales pueden ser sensibles o confidenciales.

Implementar sistemas adecuados garantiza que se establezcan los protocolos de seguridad

correctos, protegiendo la información y evitando el acceso no autorizado.

6. Adaptabilidad y Escalabilidad: Las organizaciones evolucionan, y sus necesidades

de información cambian con el tiempo. Elegir sistemas de información adecuados para cada

nivel jerárquico permite que la empresa se adapte y escale más fácilmente a medida que crece o

cambia.

7. Integración con otros Sistemas: Es esencial que los sistemas de información de

diferentes niveles puedan integrarse entre sí para permitir un flujo coherente de datos y análisis.

Esta integración garantiza cohesión y coherencia en las operaciones y decisiones.

 En resumen, considerar qué tipos de sistemas de información se implementarán en los

diferentes niveles jerárquicos de la empresa no es sólo una cuestión de eficiencia, sino también

de eficacia. Una organización que toma decisiones informadas sobre sus sistemas de

información estará mejor posicionada para enfrentar desafíos, aprovechar oportunidades y

mantener una ventaja competitiva en el mercado.

 TIPOS, FUENTES Y USUARIOS DE
INFORMACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES
Tipos de Información en las Empresas

01.
Gerencial
Utilizada por los gerentes para
02.
planificar, organizar y
controlar.
Ejecutiva.
Específica para altos
directivos y la toma de
decisiones estratégicas.

03.
Operativa.
Referente a las operaciones
04.
diarias y rutinarias de la
empresa.
Documental.
Basada en documentos y
registros.

05.
Transaccional.
Relacionada con
06.
transacciones específicas
(ventas, compras).
Toma de Decisiones.
Información analizada para
decidir cursos de acción.
.

07.
Negocio.
Información específica sobre
08.
el mercado, competidores,
etc.
Colaboración.
Facilita la cooperación entre
departamentos o equipos.

09.
Gestión.
Relacionada con la
administración y el
funcionamiento de la empresa.
 FUENTES D
E
INFORMACI
ÓN
USUARIOS
Y SU
CLASIFICAC
IÓN

Interna:
- Documentos de la empresa.
- Base de datos interna.
- Informes de gestión.
- Registros financieros.

- Externa:
- Bases de datos externas.
- Informes de la industria.
- Estudios de mercado.
- Noticias y tendencias.

- Informáticos:
- Desarrolladores.
- Administradores de sistemas.
- Analistas de datos.

- No Informáticos:
- Empleados generales.
- Gerentes y directivos.
- Equipos de ventas y marketing.
 Intervención en la
Toma de Decisiones

GERENCIA Y EJECUTIVOS

La información gerencial y ejecutiva guía las

decisiones estratégicas.

OPERACIONES Y DINERO

La información operativa y transaccional ayuda

en la gestión diaria.

INTERNA

Las fuentes internas proporcionan un

panorama del rendimiento actual de la
empresa..

EXTERNA

Las fuentes externas ofrecen una visión del

entorno y las tendencias del mercado.

INFORMATICOS

Los usuarios informáticos procesan y

optimizan la información.

NO INFORMATICOS

Los usuarios no informáticos utilizan la

información para actuar en sus respectivas
áreas.
 Metacognición

En el paisaje empresarial contemporáneo, impulsado por la digitalización y

el rápido flujo de información, reconocer los tipos y fuentes adecuados de
información se ha vuelto no solo una habilidad estratégica, sino también un
imperativo. La habilidad de una organización para discernir y actuar sobre
la información correcta en el momento adecuado puede ser la diferencia
entre el éxito sostenido y la obsolescencia.

Primero, debemos considerar la naturaleza multifacética de las

organizaciones. Estas no son monolitos uniformes; están compuestas por
diversas áreas y niveles jerárquicos, cada uno con sus propios objetivos,
desafíos y responsabilidades. Así como un ingeniero y un profesional de
marketing en una compañía de tecnología tienen diferentes tareas y
prioridades, un gerente de planta y un CEO tienen diferentes perspectivas y
responsabilidades. Reconocer esto es fundamental para entender por qué
no toda información es relevante o útil para todos en la organización.

Cada área y nivel jerárquico de una organización tiene una "lente"

particular a través de la cual ve el mundo empresarial. Por lo tanto, el tipo y
la fuente de información que es crucial para un departamento puede ser
irrelevante o incluso distractor para otro. Por ejemplo, mientras que el
departamento de finanzas puede necesitar información detallada sobre el
flujo de efectivo y las obligaciones financieras, el equipo de desarrollo de
productos podría estar más interesado en la retroalimentación del cliente y
las tendencias de la industria.

Además, es importante considerar que la velocidad y el volumen de la

información en el mundo moderno son abrumadores. En este maremoto de
datos, la capacidad de discernir y actuar se vuelve aún más crucial. Si una
organización no reconoce los tipos y fuentes de información adecuados
para sus diversas áreas, corre el riesgo de quedar inundada en datos, pero
desprovista de insights significativos.

La toma de decisiones, en esencia, es un proceso de navegar

incertidumbres. Se basa en la premisa de que, aunque no podemos prever
el futuro con certeza, podemos hacerlo con suficiente claridad como para
actuar con confianza. La calidad de estas decisiones, entonces, está
intrínsecamente ligada a la calidad de la información en la que se basan.
Una elección basada en información incorrecta, desactualizada o
irrelevante puede llevar a resultados no deseados o, en el peor de los
casos, a desastres empresariales.

Por último, la cultura organizacional también juega un papel. Las

organizaciones que valoran y cultivan la habilidad de discernir y actuar
sobre la información correcta tienden a ser más adaptativas, resilientes y
proactivas. Fomentan un ambiente donde los empleados en todos los
niveles entienden la importancia de la información y se sienten
empoderados para buscar, compartir y actuar sobre ella.

En conclusión, en un mundo donde el cambio es la única constante, el

reconocimiento y la utilización adecuada de los tipos y fuentes de
información se vuelven pilares fundamentales para cualquier organización
que aspire al éxito. No se trata solo de tener datos, sino de tener el
discernimiento para saber qué hacer con ellos.
 CONCLUSIÓN
Tras una profunda inmersión en el paisaje intrincado de la gestión de información en las

organizaciones, es evidente que vivimos en una época donde los datos e información representan

el corazón pulsante de la actividad empresarial. Sin embargo, más allá de la simple acumulación

de datos, radica el desafío y la oportunidad de transformar esos datos en acciones significativas,

decisiones estratégicas y resultados tangibles.

En la amplia variedad de tipos de información, desde la gerencial hasta la colaborativa,

cada fragmento de información tiene su papel y propósito. Estos diferentes tipos no sólo reflejan

la diversidad de operaciones en una organización, sino que también subrayan la necesidad de un

flujo constante y claro de información a través de todos los niveles. Sin este flujo, las

organizaciones podrían encontrar lagunas en su toma de decisiones, lo que podría conducir a

resultados menos óptimos.

Además, la dualidad de las fuentes de información, tanto internas como externas, destaca

la necesidad de mirar hacia dentro y hacia fuera. Mientras que la introspección organizacional es

esencial para entender el estado actual y la evolución de la empresa, mirar hacia el exterior

garantiza que la organización no esté operando en un vacío, sino que esté alineada y reaccione a

las dinámicas cambiantes del mundo empresarial global.

Los usuarios, ya sean informáticos o no informáticos, son las piezas fundamentales que

dan vida a la información. Son el puente entre los datos brutos y las acciones realizadas. La

interacción y la colaboración entre estos usuarios determinan en gran medida cómo se interpreta

y utiliza la información.
 No podemos subestimar el poder de la información en la toma de decisiones. En un

mundo donde el cambio es constante y la competencia está siempre a la vuelta de la esquina,

tomar decisiones informadas es más crucial que nunca. Aquellas organizaciones que han

entendido y abrazado este hecho, invirtiendo en sistemas de gestión de información robustos y

en la formación de su personal, están claramente en una posición ventajosa.

Finalmente, si hay una idea central que se debe llevar de esta exploración, es que la

gestión de la información no es un lujo ni una opción, sino una necesidad vital. En la compleja

trama de la modernidad, las organizaciones que busquen prosperar deben reconocer y valorar la

información como el oro del siglo XXI: un recurso precioso que, cuando se refina y utiliza

correctamente, tiene el potencial de impulsar a la organización hacia alturas insospechadas.

REFERENCIAS

Arnott, D., Lizama, F., & Song, Y. (2017). Patterns of business intelligence systems use in

organizations. Decision Support Systems, 97, 58-68.

https://doi.org/10.1016/j.dss.2017.03.005

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Journal of Computer Information Systems, 50(3), 23-32.

https://doi.org/10.1080/08874417.2010.11645404