Maestrías UTEC

Facultad de Maestrías y Estudios de Postgrado

Maestría en Administración Financiera

Tecnologías de Información Gerencial

Profesor:

Lic. Giovanni Hernández Barrera

Tema:

Módulo Activo Fijo

Alumnos:

Margarita Elizabeth Ayala Sánchez

Ronald Giovanny Cardona Valdez

Josué William Ramírez Castro

Evelyn Patricia Chévez de López

Junio, 2016
 Índice

1. EMPRESA O CLIENTE......................................................................................................................... 3

2. CONTEXTO ECONÓMICO DEL SECTOR................................................................................................ 3

3. OBJETIVO DEL PROYECTO.................................................................................................................. 3

4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES....................................................................................................... 4

5. MODALIDAD DE IMPLEMENTACIÓN.................................................................................................. 5

6. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES...................................................................................................... 5

7. MATRIZ FUNCIONAL.......................................................................................................................... 6

8. ROLES DE SEGURIDAD....................................................................................................................... 9

9. MATRIZ DE SEGURIDAD..................................................................................................................... 9

10. BENEFICIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN...............................................................................10

 1. Empresa o cliente

Universal Rent a Car

Cliente dedicado al arrendamiento de vehículos, con holding en Costa Rica.

2. Contexto económico del sector

Universal Rent a Car es una empresa con sólido prestigio nacional e internacional con 20
años de experiencia.

La empresa cuenta con una flota de vehículos comprendida por una amplia gama de
modelos: Sedán, Microbuses, Camionetas y Pick-ups doble cabina 4x4 y 4x2.

El sector de renta de vehículos, observa un incremento de facturación en períodos de

vacaciones principalmente, aunque en el año se de forma constante por diferentes
motivos, entre los principales son turistas que visitan el país o personas con compromisos
de utilizar vehículo y, que por problemas mecánicos u otros, se quedan sin su herramienta
de trabajo.

3. Objetivo del proyecto

 Diseñar y desarrollar un sistema que permita estandarizar los procesos de

inventario para los activos fijos que tiene la empresa en sus diferentes sucursales
 Brindar una solución para el manejo exacto y oportuno del inventario de los
activos fijos, que permita dar una respuesta inmediata al cliente

3
 4. Cronograma de actividades

Consultores Profesionales, S.A. de C.V.

Cronograma de actividades para empresa UNIVERSAL Rent a Car
Módulo de Activos Fijos

4
 5. Modalidad de Implementación

 In House

Evaluando las necesidades del negocio, se desarrollará una mejora al sistema que se tiene
diseñado, partiendo de los requerimientos de información que solicite el cliente,
permitiendo ejecutar procesos conforme a las exigencias del mercado.

6. Requerimientos Funcionales

 La aplicación debe permitir el ingreso de bienes de conformidad a las categorías

predeterminadas en los catálogos
 Debe de existir una pantalla de captura de datos generales de los bienes
ingresados en la aplicación
 Para ingresar un bien se debe vincular con el número de crédito fiscal y validar que
el valor que sea superior a US$600.00 dólares americanos
 La aplicación debe controlar cada bien conforme a los parámetros de asignación de
empleado responsable y ubicación física
 Se debe generar un código por cada bien ingresado en la aplicación, de
conformidad al tipo, clase y categoría indicado
 La aplicación debe generar un código de barra impreso en una viñeta. El usuario
definirá el material que sea adecuado para realizar la impresión
 La aplicación debe calcular la depreciación diaria de los bienes, así como acumular
dichos montos en la base de datos para ser mostrados en un reporte especial
 Es necesario que la aplicación permita generar una ficha de control de los bienes,
la cual debe considerar las generales, monto original, depreciación acumulada,
valor en libros, empleado asignado, ubicación y estado.
 Es necesario que cualquier ingreso de bienes que realice el asistente de
contabilidad, deba ser autorizado por el Encargado de activos fijos.
 Para consignar el estatus de los bienes es necesario crear una ruta de seguimiento,
con el propósito de evaluar las condiciones del bien, estatus, bitácoras de uso y
asignaciones, segmentación de bienes y préstamos.
 La aplicación debe generar reportes de bienes por tipos, clases categorías, estatus,
depreciación acumulada, depreciación por período y general de bienes a una fecha
determinada

5
 7. Matriz funcional

Mandatorio/

aplicación
Opcional

Fase de
Funcionamiento
Item # Requerimiento Comentario
Core

Se diseñará
una pantalla
La aplicación debe permitir
de captura de
el ingreso de bienes de
Corto datos
1 Mandatorio conformidad a las Sí
plazo adecuada a los
categorías predeterminadas
requerimientos
en los catálogos
específicos del
cliente
Se diseñará
una pantalla
Debe de existir una pantalla de captura de
Corto de captura de datos datos
2 Mandatorio Sí
plazo generales de los bienes adecuada a los
ingresados en la aplicación requerimientos
específicos del
cliente
Se
Para ingresar un bien se condicionará el
debe vincular con el número ingreso a la
Corto de crédito fiscal y validar aplicación,
3 Mandatorio Sí
plazo que el valor que sea conforme al
superior a US$600.00 parámetro de
dólares americanos monto
expuesto
La aplicación debe controlar
cada bien conforme a los
Median
4 Mandatorio parámetros de asignación Sí
o plazo
de empleado responsable y
ubicación física
Se debe generar un código
por cada bien ingresado en
Corto
5 Mandatorio la aplicación, de Sí
plazo
conformidad al tipo, clase y
categoría indicado
La aplicación debe generar
Corto
6 Mandatorio un código de barra impreso Sí
plazo
en una viñeta. El usuario

6
 Mandatorio/

aplicación
Opcional

Fase de
Funcionamiento
Item # Requerimiento Comentario
Core

definirá el material que sea

adecuado para realizar la
impresión
La aplicación debe calcular
la depreciación diaria de los
Median bienes, así como acumular
7 Mandatorio Sí
o plazo dichos montos en la base de
datos para ser mostrados en
un reporte especial
Es necesario que la
aplicación permita generar
una ficha de control de los
bienes, la cual debe
Median considerar las generales,
8 Mandatorio Sí
o plazo monto original,
depreciación acumulada,
valor en libros, empleado
asignado, ubicación y
estado
Es necesario que cualquier
ingreso de bienes que
Median realice el asistente de
9 Mandatorio Sí
o plazo contabilidad, deba ser
autorizado por el Encargado
de activos fijos
Para consignar el estatus de
los bienes es necesario
crear una ruta de
seguimiento, con el
Median
10 Mandatorio propósito de evaluar las Sí
o plazo
condiciones del bien,
estatus, bitácoras de uso y
asignaciones, segmentación
de bienes y préstamos
La aplicación debe generar Reportes en
Largo reportes de bienes por formato carta,
11 Mandatorio Sí
plazo tipos, clases categorías, arial 12
estatus, depreciación puntos,

7
 Mandatorio/

aplicación
Opcional

Fase de
Funcionamiento
Item # Requerimiento Comentario
Core

acumulada, depreciación interlineado 1

por período y general de y con
bienes a una fecha encabezados
determinada en negrita

8
 8. Roles de Seguridad

Item # DESCRIPCION DEL PUESTO ROLES

Responsable directo de controlar, auditar y codificar en forma

1 Encargado_actfijo
permanente todos los bienes propiedad de la firma

Tiene la responsabilidad de mantener y operar la base de

datos que conforman el sistema de información de la firma. Al
2 trabajar con el jefe de seguridad, el administrador de bases de DBA_E
datos debe crear copias de seguridad, planes y procedimientos de
restauración para preservar los datos de los cuales es responsable.

Tendrá la responsabilidad de administrar y controlar todos los

3 bienes Fiscales que sean adquiridos, así como operar la aplicación Asistente_contab
conforme las actividades que defina el encargado del módulo.

9. Matriz de Seguridad

Encargado_actfijo

Asistente_contab
DBA_E
OPCIONES DEL MENÚ

Salidas de Datos C M C M C M
Reportes Generales
cat_act Catálogos x x x x
ficha_veh Ficha técnica del vehículo x x x x
depre_a Depreciación x x x x x
dispo_d Reporte de Disponibilidad por día x x x x x
veh_mant Listado de Vehículos para mantenimiento x x x x x
Procesos
regis_ac Registro de Adquisición del vehículo x x x x x
regis_re Registro de Reservaciones x x x x x
regis_ve Registro de entradas y salidas de los vehículos x x x x x
Captura de Información / Mantenimientos
Mantenimiento vehículos x x x x
Administración de Roles y Usuarios x x x x
Requisitos de Usuarios x x x x
Catálogo de Vehículos Disponibles x x x x

9
10. Beneficios del sistema de información

 Mejorar tiempos de respuestas a las solicitudes de los clientes

 Evitar inconvenientes a la hora de rentar un vehículo
 Sincronizar la forma de trabajo en las diferentes sucursales
 Mantener actualizado en inventario de los activos fijos
 Facilidad en la consulta por tipo, clase y categoría
 Generar una boleta actual del bien, con su valor actual a la fecha e consulta
 Permite registrar a detalle las características de cada bien

10