Practica número 8

Como preparar una negociación

Mediante una organización de grupos en clase se ha propuesto la actividad de la lectura, se

han organizado diferentes grupos de unas 4 o 5 personas. Se plantea una lectura de cómo
organizar una reunión y a partir de estas referencias planteamos la reunión.

Como motivo de la reunión hemos querido crear una entrevista entre un grupo hotelero para
abrir un nuevo hotel en otra ciudad. La reunión va a ser entre 3 representantes del grupo de
Madrid y otros 3 representantes de Barcelona, para no dar más importancia a un grupo que al
otro y por comodidad para los dos se ha fijado como sede para la reunión el Hotel Hilton de
Zaragoza.

La reunión se celebrará a las 12 de la mañana para que no sea una hora muy precipitada en el
Hotel Hilton Zaragoza, cercano al centro de la ciudad para que sea de fácil acceso para todos
los convocados, se ha elegido una sala del hotel mencionado de unos 30 metros cuadrados
para que sea cómoda para los 6 participantes, así la orientación de la sala será todo un formal
con ventanales para que entre bien la luz natural. En la sala contaremos con una mesa redonda
donde se dispondrán los convocados de manera intercalada, hemos elegido una mesa redonda
para dar un carácter más informal ya que con una mesa rectangular a la cabeza de la mesa y
sus laterales se dispondrían el director o jefe y en su proximidad de rango los inferiores a él a
lo largo y ancho de la mesa, por eso mismo hemos querido quitar rangos y equiparar e igualar
a todos los participantes de la reunión, así mismo en la mesa están dispuestas las carpetas
para que cada visitante pueda leer toda la información relacionada con la propuesta, así
mismo la sala está dotada de un proyector y una pizarra para que se pueda seguir la reunión y
proyectar las proposiciones del proyecto , así mismo la sala está dotada con un aseo de
cortesía para que se evite la evacuación de la sala por motivos personales o por laborales
como aprovechar para llamar a un superior e intentar cambiar algo, de esta manera al ser
catalogada esta reunión de rango formal en la puerta de la sala se ha fijado una persona para
vigilar que los asistentes no sean molestados y evitar salidas de los mismos o llamadas a la sala
que pueda ser molesto para la negociación. También hemos querido dotarlo de alguna planta y
un acuario para que estén los convocados mas cómodos allí, así hemos dispuesto una zona con
bebidas y comida para que los visitantes puedan tomar algo mediante la negociación del
nuevo hotel que quieren abrir, la sala donde se negocia es importante debe también tener un
color suave y un suelo cómodo, en este caso hemos escogido moqueta, queremos que los
visitantes estén cómodos en la reunión de negociación por ello es muy importante dotar a la
sala con un clima agradable.

Cuando llegue la reunión que será convocada a una hora prudente entorno a las 12 ya que
nuestros invitados vienen de Madrid y de Barcelona no queremos que lleguen muy justos de
tiempo, asi como pueden llegaren ave que es muy poco tiempo no será necesario que se
levanten a altas horas de la madrugada ya que en menos de dos horas desde ambos puntos
podrán llegar a Zaragoza, al llegar al centro de la reunión, se les acompañara a la sala donde al
ser 6 invitados serán distribuidos intercaladamente entre procedencia de Madrid y de
Barcelona para que confluyan las relaciones entre ambos miembros de las comunidades y
obtener un buen clímax para la negociación informal.
Después de diseñar nuestra sala para la negociación hemos puesto común las diferentes
propuestas de diseño de negociación para poder observar, han ido desde un pequeño partido
antes hasta en un gimnasio que según un estudio disponía que de esa manera era más fluida la
negociación, en un carácter cercano, intimo e informal ya que todos hemos dispuesto una
mesa redonda para no destacar a nadie y hemos querido que la reunión aunque fuera de
carácter importante tuviera una forma informal en su forma para poder negociar.