Cómo organizar una mesa redonda con éxito

Una mesa redonda puede ser el punto culminante de su conferencia o evento corporativo. A los
asistentes les encantan las mesas redondas porque todos tienen la oportunidad de participar en la
conversación. Desafortunadamente, estas discusiones también pueden ser un desastre – ¡porque
todos tienen la oportunidad de participar en la conversación!

Sin un plan sólido, las discusiones de mesa redonda pueden parecerse mucho al tipo de reuniones
de negocios «aburridas» de las que salimos de la oficina para escapar. Para evitar una discusión
caótica o un evento que induzca al bostezo, aquí hay ocho consejos principales para dirigir una
mesa redonda con éxito.

#1: Defina sus objetivos

Su mesa redonda puede ser una alternativa atractiva a un orador principal. Los delegados tienen la
oportunidad de participar activamente, en lugar de escuchar una presentación de PowerPoint. Sin
embargo, es importante saber exactamente qué quiere que los asistentes obtengan de un formato
de debate. Para ayudar a definir los objetivos de su mesa redonda, considere lo siguiente:

 ¿Hay algún problema al que se enfrente su sector y que le gustaría abordar?

 ¿Cómo refleja el tema su marca?
 ¿Qué harás con la información después del evento?

Establecer tus objetivos por adelantado te ayudará a realizar un evento más fluido de principio a
fin. También se convertirá en la base de su agenda (puede encontrar nuestros consejos para una
agenda inteligente más abajo).

Consejo de mesa redonda nº 2: Revise su lista de asistentes

Cuando las personas se sientan a discutir un tema cara a cara, tienen la oportunidad de participar
a un nivel más personal que si se sientan pasivamente a escuchar una presentación o un discurso.
Para que todos tengan la oportunidad de hablar, intente limitar el tamaño de su mesa redonda a
entre 6 y 10 participantes. Si organizas varios grupos de distintos ámbitos profesionales, utiliza tu
lista de asistentes para personalizar la experiencia de los invitados. Evalúe el título y las empresas
de los asistentes e intente crear un reparto de habilidades complementarias en cada grupo. Si es
relevante para su tema, también puede incluir preguntas extra para cada mesa que jueguen con
los puntos fuertes profesionales de sus asistentes.

Consejo de mesa redonda nº 3: seleccione un moderador fuerte

Al igual que la selección de un orador principal, la persona que elija para moderar la conversación
podría ser la diferencia entre un buen evento y un fracaso. Todos hemos estado atrapados en
reuniones o discusiones que se sienten improductivas y se salen del tema; lo último que quieres es
que los asistentes se sientan desanimados al final de esta actividad. Un moderador fuerte puede
mantener las cosas en el camino y avanzar si una discusión se estanca.
Entonces, ¿cómo seleccionar un moderador que ayude a que su evento brille? He aquí algunas
sugerencias rápidas:

o Investiga y pide referencias profesionales a los posibles candidatos.

o Busca en tu red recomendaciones de alguien con quien tus compañeros hayan tenido éxito en
el pasado.
o Busca eventos similares para encontrar y conectar con moderadores probados.
o Conozca a su candidato preferido cara a cara antes de reservar para evaluar cómo se involucra
en la conversación.
o Si no contrata a un moderador con experiencia, asegúrese de que la persona elegida entiende
bien los temas que debe tratar y puede ayudar a guiar a los participantes.

Consejo de mesa redonda nº 4: planifique su sala

¿Cuántos asistentes participarán en la conversación? ¿Necesita dividirlos en grupos más

pequeños? ¿Cuánto tiempo durará la actividad de la mesa redonda? Si su asignación de tiempo es
generosa, el tamaño de los grupos puede ser mayor (10-15), pero si el tiempo es corto, los grupos
tendrán que ser más pequeños (6-8) para que todos tengan la oportunidad de ser escuchados.

Si tiene debates simultáneos en su evento, asigne un facilitador para cada mesa y tenga un
moderador itinerante. Esto asegura que alguien esté siempre revisando las mesas para mantener
las discusiones productivas.

Consejo para la mesa redonda #5: Prepare un resumen para los facilitadores

Cuando haya establecido los objetivos para su mesa redonda, considere cómo su evento podría
lograrlos. Digamos, por ejemplo, que su mesa redonda quiere abordar un tema candente del
sector. Tenga muy claro qué puntos quiere que los asistentes discutan para seguir siendo
productivos en lugar de quedarse estancados en un solo tema.

Para ayudar a los moderadores a mantenerse centrados, guíelos con un resumen claro y específico
que detalle los puntos de discusión y lo que le gustaría que lograran. Establezca preguntas de
entrada que enmarquen el tema y den a su moderador una guía sobre hacia dónde dirigir la
conversación.

Es importante recordar que el moderador está en la mesa para facilitar la conversación, no para
dirigirla. ¡Su opinión es lo menos importante! Indíqueles que utilicen el briefing para animar a sus
asistentes a hablar y evitar responder a sus propias preguntas.

Consejo de mesa redonda nº 6: Establezca un orden del día

Entregue a cada asistente una copia del orden del día para mantenerlos centrados e informados.
Su orden del día debe esbozar:

 Tema: Defina el tema de la mesa redonda.

 Propósito: Establecer el propósito de la conversación ayudará a los asistentes a trabajar hacia
un objetivo común.
 Preguntas específicas o puntos principales: Esto ayudará a evitar malentendidos o respuestas
vagas.
 Calendario: Indique el inicio, el final y las pausas. Esto ayudará a la gestión del tiempo y evitará
la interrupción del flujo de la conversación.
 Información clave: Esto garantizará que los asistentes no tengan que hacer preguntas de
limpieza, como la ubicación de los baños o las jarras de agua.
 Reglas básicas: Establezca un código de conducta para limitar los comportamientos indeseables
(como la grosería, o que una sola persona domine la conversación).

Consejo de mesa redonda nº 7: Transcriba la conversación

Tenga a mano a un miembro del personal para que transcriba los puntos principales y los
resultados de su mesa redonda. Una conversación exitosa producirá contenido que es valioso
tanto para sus asistentes como para la marca de su evento. Compartir los resultados con los
participantes es una gran manera de mantenerlos comprometidos después del evento y también
podría crear contenido que ayude a atraer a una audiencia similar a futuros eventos.

Por ejemplo, para establecer su evento como líder en su industria, publicar una infografía o
presentación de los resultados alcanzados por su/s grupo/s mostrará valor a los futuros asistentes
y puede incluso ayudar a atraer patrocinadores.

Consejo de mesa redonda #8: No deje a los participantes en la oscuridad

Su mesa redonda fue un éxito – ¡felicidades! Sus asistentes se han ido sintiéndose vigorizados por
la conversación. ¿Y ahora qué? Parte de su planificación debe incluir cómo se utilizarán los
resultados de la discusión.

Si tiene grupos, asigne un tiempo para que cada mesa comparta los resultados principales y
participe en un debate posterior.

Si no tiene tiempo para esto en su agenda, no deje a sus asistentes preguntándose qué será de sus
ideas. Como mínimo, envíe un correo electrónico con una recopilación de todos los puntos y
respuestas más transcritos a los que llegaron sus grupos. Si sus asistentes han elaborado un plan
sólido, hágales saber cómo se utilizará la información y haga un seguimiento de los resultados de
cualquier actuación.