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Nombre
Juan
Apellidos
Pérez
El diagrama de Pareto es una herramienta gráfica donde los datos se ordenan de mayor a menor, priorizando los
aspectos que deben resolverse primero. Se apoya en el principio de Pareto: el 80 % de las consecuencias son resultado
del 20 % de las causas. Busca priorizar los factores que generan un fenómeno específico.
Esta técnica, también conocida como curva cerrada o distribución A-B-C, se basa en el principio de que un pequeño número de causas,
conocidas como «pocos vitales», contribuyen a la mayoría de los problemas observados. El diagrama de Pareto toma su nombre del
economista italiano Vilfredo Pareto, quien observó que el 80 % de los efectos provienen del 20 % de las causas, es decir, la regla 80/20.
El diagrama de Pareto sirve para visualizar los aspectos a mejorar más comunes en un negocio: los procesos, el
desempeño de los equipos y prácticamente todo lo que puede ser optimizado.
El principio de Pareto también puede aplicarse a distintos aspectos, positivos y negativos, por ejemplo, que el 80 % de las ventas las
realizan el 20 % de los clientes, o que el 80 % de las quejas provienen del 20 % de los errores más comunes. De esta manera, es más
sencillo identificar los detalles que tendrán mejores resultados y evitar los aspectos menos relevantes que no te ayudarán a alcanzar tus
objetivos. Este diagrama sirve para:
Identificar las causas principales: este diagrama permite identificar y visualizar las causas o categorías que contribuyen de manera
significativa a un problema específico.
Aplicar la regla 80/20: esto ayuda a focalizar los esfuerzos en abordar las pocas causas vitales para lograr mejoras sustanciales.
Tomar decisiones informadas: al resaltar de forma visual las causas más significativas, el diagrama de Pareto proporciona una base
para la toma de decisiones informada. Las organizaciones pueden asignar recursos de manera eficiente al concentrarse en las áreas
que tienen el mayor impacto en la mejora.
Comunicar efectivamente: este tipo de diagrama simplifica la comunicación de información compleja. Es una herramienta efectiva
para presentar resultados a equipos, gerentes u otras partes interesadas, ya que ofrece una representación clara y comprensible de las
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Monitorear mejoras: después de implementar soluciones, el diagrama de Pareto puede utilizarse de nuevo para evaluar el impacto de
las acciones tomadas. Esto permite un monitoreo continuo y la adaptación de estrategias para abordar nuevas áreas de enfoque a
medida que evolucionan los desafíos.
El diagrama de Pareto consta de barras y líneas en donde la altura de las primeras representan cualquier unidad de
medida importante, como la frecuencia de ocurrencia o el costo (tiempo o dinero); mientras que las líneas representan
el porcentaje acumulado de defectos.
1. Porcentajes acumulativos: estos indican qué porcentaje de todos los defectos se pueden eliminar si se da solución a sus causas.
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2. Línea de porcentaje acumulativa ascendente: una de las características más importantes del diagrama de Pareto es que mientras la
línea de porcentaje acumulativa sea ascendente, los tipos de defectos tienen un efecto acumulativo significativo. Esto indica la
importancia de encontrar su causa y solucionarlo.
3. Representación gráfica intuitiva: la representación gráfica facilita la comprensión rápida y clara de la distribución de los problemas o
categorías.
4. Priorización efectiva: al visualizar las contribuciones relativas de cada categoría, las organizaciones pueden asignar recursos de
manera estratégica, centrándose en las áreas que tienen el mayor impacto para lograr mejoras significativas.
5. Enfoque en la mejora continua: después de abordar las causas principales, el diagrama puede utilizarse una vez más para evaluar el
impacto de las acciones tomadas y adaptar estrategias para enfrentar nuevos desafíos.
Antes de que decidas reducir el número de cierres (que también puede ser parte del problema en algunos casos), primero debes averiguar
qué está fallando. Así que hablas con tus vendedores y con las personas que trabajan con ellos, revisas las encuestas de calidad de
atención y adviertes que hay ciertas razones que se repiten.
Una vez que las hayas agrupado y contabilizado, regístralas en una tabla, en orden descendente (si tienes varias razones que no suman
mucho, es mejor que las agrupes bajo la etiqueta de «Otros»).
Quizá la tabla no refleja cuántos de tus vendedores cometen cada una de estas acciones, pero sí cuántas ocasiones sucedieron durante 3
meses.
El paso siguiente es calcular sus porcentajes, los acumulados de estos y las ocurrencias. Los acumulados de ambos se obtienen al sumar
las ocurrencias de una razón con la anterior. Con este ejemplo, quedaría así:
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Con estos datos podrás crear la gráfica. Tu diagrama de Pareto mostrará dos cosas: número de ocurrencias y el porcentaje acumulado
(en barras y línea simultáneas). Esto permitirá entender cuáles razones son las que representan el 80 % del problema, según el principio
que ya te mencionamos antes.
Ya que tienes esta información, sabes que 3 son los problemas principales:
Los reportes de venta no se entregan a tiempo. El área de atención a clientes no recibe datos de nuevos clientes para darles
seguimiento y, por lo tanto, es difícil contactarlos de nuevo para hablarles de productos o precios especiales.
Hay poca comunicación entre departamentos. Los vendedores no se enteran de que marketing ha creado una campaña para
comunicar las promociones especiales para clientes de primera ocasión. Y el personal administrativo no sabe bien cómo funciona, así
que comete varias equivocaciones en las facturas, causando molestias a los compradores, que el área de atención no entiende cómo
resolver.
Se identificó que no todos hacen su labor de posventa. Tal y como se había acordado en la última junta, cuando se presentó el plan
anual.
¿Qué se te ocurre que podría funcionar para arreglar estos problemas? Para el primero, pensamos que podría ser necesario conseguir una
herramienta de software para automatizar la creación de reportes de venta. Cuando se hace de forma electrónica un formato que se llena
de manera sencilla y se envía a todas las áreas involucradas en un clic, ya no hay pretextos para demorarse un segundo más.
Para el segundo, crearíamos un proceso de seguimiento con Google Drive y un organizador de tareas, como Slack o Trello. Así todos
conocerán la evolución de cada departamento y de cada colaborador, eliminando la necesidad de ir puerta por puerta para informar a
todos.
Y quizá para el tercero, sea necesario crear más incentivos que motiven a los vendedores a mantener el ciclo de cada cliente en
movimiento, en colaboración con los compañeros de atención al cliente.
Si todo esto funciona, quiere decir que las metas sí eran alcanzables desde el inicio, solo que la estructura no estaba optimizada para
lograrlo, pero pudiste percibirlo a tiempo.
la compartiste en tu blog.
Es una gran oportunidad que no se aprovecha. Por un lado, tu audiencia no se beneficia de una lista de consejos que sí funcionan, y por el
otro, el documento no tiene el impacto que esperabas entre los especialistas, tu blog no recibe backlinks y la gran estrella de tu estrategia
de marketing de contenidos no está brillando.
Una forma de conseguir datos para descubrir qué sucede, es preguntarle a tu audiencia habitual si ya conoce la guía. Cuando un usuario
te diga que no, entonces puedes preguntarle por qué no, y ahí obtendrás mucha información. Supongamos que obtuviste como resultado
la información de la siguiente tabla:
Ahora sabes que las razones que se encuentran dentro del 80 % tienen que ver con la manera en que presentas y comunicas la oferta de
la guía (que puedes resolver con diseño y un copy más claro y atractivo) y con el desempeño de tu página al cargar en los dispositivos
(que tal vez se arregla con tu proveedor de hosting o eliminando imágenes pesadas).
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6. Analiza cuáles son las causas o situaciones que aparecen al inicio de la gráfica.
¿Existen quejas sobre la calidad del producto? ¿Se ha entregado a tiempo y en buenas condiciones a cada comprador? ¿Existe un
seguimiento adecuado por parte de los vendedores? ¿Han surgido problemas en el uso? Por supuesto, las preguntas dependen de lo que
quieras resolver, así que es importante que pongas atención en todo lo que ocurre a tu alrededor.
Además, debes establecer un periodo significativo, pues un lapso demasiado corto tal vez no te dé datos confiables. O si el proceso que
analizas es inestable, también las causas lo serán, y los problemas cambiarán de un momento a otro. Por eso es vital que el diagrama de
Pareto se aplique a procesos bien establecidos, con datos claros y problemas que se puedan identificar durante una etapa considerable
(sin extenderte demasiado tampoco).
Contabiliza la frecuencia de cada uno de los rubros, porque esto será clave para que el diagrama de Pareto te ofrezca una gráfica
esclarecedora.
Cuando hagas tu gráfica, elige un gráfico combinado que te muestre las barras en orden descendente (que te mostrarán lo que debería
resolverse primero), y qué porcentaje de tus problemas representan. De esta forma, tendrás muy claro aquello en lo que debes
concentrarte y, si lo haces bien, lo que está al otro extremo desaparecerá como consecuencia de las mejoras que apliques.
6. Analiza cuáles son las causas o situaciones que aparecen al inicio de la gráfica
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Por supuesto, es importante que analices con cabeza fría lo que causa los problemas más apremiantes. Pon atención a lo que puedes
modificar o sumar, porque seguramente valdrá la pena invertir recursos para tus equipos. Será más fácil alcanzar el objetivo si construyes
una estrategia con ayuda de todos los involucrados.
Ahora, para que veas cómo implementar el diagrama de Pareto, te compartimos un par de ejemplos.
Elabora una tabla con los datos a utilizar para crear tu diagrama de Pareto en Excel. Lo más recomendable es tener una columna de
categoría con texto y otra con números. Puedes ingresar tus datos en columnas separadas, por ejemplo, la primera columna puede
contener las categorías o problemas, y la segunda columna, las frecuencias o cantidades asociadas.
Esta acción te mostrará un cuadro de diálogo donde tendrás que elegir el tipo de gráfico con el que quieres representar los datos que has
seleccionado. Puedes elegir la línea con marcadores para una mejor visualización.
Recuerda que puedes personalizar tu gráfico con base en tus necesidades del proyecto para ajustar colores, etiquetas y otros detalles.
Puedes añadir una línea de tendencia o de referencia para resaltar el punto donde se alcanza el 80 % del total.
Puedes agregar etiquetas y títulos al gráfico para hacerlo más comprensible. Etiqueta el eje horizontal con las categorías y el eje vertical
con las frecuencias. Asegúrate de incluir un título descriptivo.
Como puedes ver, hacer un diagrama de Pareto no es complejo, solo es cuestión de tener bien categorizados tus datos para que la
gráfica pueda mostrarlos correctamente. Lo importante es analizarla en conjunto con tu equipo de trabajo.
1. Numbers
La hoja de cálculo que se incluye en el paquete de iWork de tu Mac no es tan amigable como otros software. Sin embargo, una vez que lo
intentas, te darás cuenta de que es fácil de utilizar. Además, te compartimos un tutorial bastante claro y básico para que tu diagrama de
Pareto tenga lo necesario.
Las instrucciones están en inglés, pero al mismo tiempo puedes ver en pantalla todo lo que el anfitrión hace, para que sea más
transparente el proceso. En este enlace hay indicaciones en español del Manual del usuario de Numbers:
Como puedes ver al ingresar los datos en columnas separadas, aprovecha las funciones de ordenamiento para organizar la información
en orden descendente según la frecuencia o relevancia. Luego, al seleccionar los datos y utilizar la función de gráficos, puedes crear un
gráfico de barras que represente visualmente la distribución de los problemas o categorías.
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