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I.

09 El día de un emprendedor / Resumen clave

El poder de
lo simple
El arte de limitarnos
a lo esencial…
tanto en los negocios como
en la vida.
La mayoría de las personas se enfrenta en la actualidad en el
quehacer diario a dos graves problemas: exceso de
información y exceso de trabajo. Estos dos problemas son
estresantes y, en el mejor de los casos, una pérdida de tiempo.
La solución está en tomar la decisión consciente de hacer, no
lo más fácil, sino lo más adecuado.

Título original:
Power of less Los límites también:
Autor: Leo Babauta
Editorial: Hyperion -Nos permiten llevar una vida menos estresante.
Año: 2008 -Nos evitan el tener que ocuparnos de
demasiadas cosas.
-Nos sirven para demostrarles a los demás que
nuestro tiempo es importante.
Debemos imponernos límites en cualquier área
de nuestra vida, sobre todo si la queremos
Identificar lo esencial mejorar.

1. Establecer límites prácticos El proceso para comenzar a ponerse límites


es:
Para empezar es importante mencionar que
poner límites, más allá de lo que se piensa 1. Determinar con qué frecuencia nos ponemos
es algo positivo, toda vez que los límites límites y escoger uno que nos parezca ideal.
nos fortalecen porque nos vemos obligados 2. Poner este nuevo límite a prueba durante
a tomar decisiones. un período razonable de tiempo y evaluar si
Cuando estamos plenamente conscientes de funciona o no.
que no podemos hacerlo todo, nos vemos en 3. Si el nuevo límite no está funcionando, 1
la necesidad de hacer que más nos conviene debemos reajustarlo hasta un punto que nos
en es momento. parezca más idóneo y ponerlo a prueba.

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4. Seguir reajustando los límites hasta que beneficioso porque puede reducir:
encontremos el nivel óptimo y, luego, crearnos -El número de proyectos que estamos llevando
un nuevo hábito. a cabo.

Un punto a favor de fijar límites es que nos -El número de tareas que realizamos a lo largo
obligan a priorizar las cosas. De manera que, de cada día.
para mantenernos dentro de los límites que
n o s h e m o s i m p u e s t o, t e n e m o s q u e -La cantidad de información que manejamos
c o n c e n t ra r n o s únicamente en lo esencial. cada día.
En vez de limitarnos, este constituye un
ejercicio muy benéfico. -El número de compromisos que hacemos.

Los límites nos obligan a reducirlo todo a sus -La cantidad de cosas que rodean nuestra vida.
componentes esenciales y, luego, a concentrarnos
en dichos componentes individuales. Debemos Cuando se habla de productividad, por lo general
crearnos el hábito de imponernos límites en ponemos la carreta delante de los caballos.
todas las áreas de nuestra vida que queramos La idea es que mientras más capaces seamos
simplificar. Debemos comenzar por una de las de hacer más cosas, entonces haremos más
áreas, identificar cuál es el mejor límite para cosas importantes. El problema con esto es
dicha área y, luego, pasar a la próxima área. que también haremos más cosas que no son
Es mejor hacer esto secuencialmente y no de productivas ni valen la pena.
una sola vez. Una mejor estrategia sería identificar lo esencial
y luego concentrarnos en llevarlo a cabo. Pero,
Debemos empezar por la tarea que nos esté ¿cómo identificarlo? Para ello debemos
quitando más tiempo o que esté más formularnos nueve preguntas:
congestionada.
1. ¿Cuáles son mis valores? ¿cuáles son los
Algunas áreas por las que podemos comenzar principios interiores según los que queremos
son: vivir?
2. ¿Cuáles son mis objetivos? ¿qué es
- Nuestra manera de usar el correo electrónico. e x a c t a m e n t e lo que queremos lograr en el
próximo mes, año o en la vida?
- El número de cosas que tratamos de hacer 3. ¿Qué me apasiona? ¿qué nos encanta hacer
al día. o con quién queremos pasar la mayor parte de
nuestra vida?
- La cantidad de tiempo que normalmente 4. ¿Qué es importante para mí? ¿qué aspectos
pasamos al teléfono. de nuestra vida o trabajo son de suma importancia
para nosotros?
- El número de proyectos en los trabajamos en 5. ¿Qué ejercerá la mayor influencia? ¿qué
un cierto momento. tiene el potencial de ofrecernos más por
nuestro dinero?
- El número de blogs y revistas a los que 6. ¿Qué tiene el mayor valor a largo plazo?
estamos suscritos, o que visitamos diariamente. ¿qué continuará dando resultados en el futuro?
7. ¿Qué cosas son necesarias y cuáles quiero?
2. Escoger lo que sea más esencial si identificamos nuestras necesidades, podremos
eliminar nuestros deseos menos esenciales. 1
La única clave para simplificar algo es escoger 8. ¿Qué cosas puedo eliminar sin mayores
lo más esencial. El simple hecho de escoger es problemas? estas son las cosas menos

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esenciales.
9. ¿Qué cambia cada vez que reviso mis
decisiones una o dos semanas después? el
paso del tiempo nos da una mejor perspectiva.

Debemos tomar en cuenta que el objetivo


general de simplificarlo todo no es vaciar
nuestra vida.

Por el contrario, la idea es hacer espacio para


lo que es importante y eliminar todas las cosas
que no nos permiten dedicarle más tiempo a lo
que realmente queremos hacer.

3. Simplificar lo que estamos haciendo

Una vez que identificado lo más esencial, nos


será más fácil simplificarlo todo. Es suficiente
con eliminar lo menos esencial y nos dediquemos
a lo que tiene mayor valor. Esto es fácil de
decir, pero en la práctica no es tan sencillo.

Veamos un ejemplo:

1. Digamos que empezamos con una lista de


tareas que contiene ocho o nueve puntos. 4. Identificar lo esencial

2. Tras repasar las preguntas resulta que en Puede parecer una paradoja, pero mientras
la lista hay sólo tres cosas esenciales. Para menos abarcamos, más efectivos somos. No
deshacernos de las otras seis cosas podemos: hay nada más poderoso que concentrarnos en
tacharlas de la lista, delegarlas o posponer algunas una tarea y completarla.
tareas. Para ello es importante mencionar que la
concentración se puede aplicar de diferentes
3. El gran reto surge cuando otra persona le maneras:
quiere añadir puntos a nuestra lista.
- Podemos concentrarnos en un objetivo: nos
A partir de este momento tenemos dos opciones, dedicamos a alcanzar dicho objetivo y nada
decir “no” desde un principio para que no haya más.
duda de que nos apegamos a lo más esencial, o - Podemos concentrarnos en los asuntos
bien, decir claramente “no tengo tiempo”. presentes: en vez de dejar que las cosas
mejoren por azar.
Claro está, nuestra capacidad de decir que no - Podemos concentrarnos en la tarea que
depende de quién sea la persona que nos tenemos a mano: y todas las distracciones
quiere imponer otra tarea. desaparecen.
- Podemos concentrarnos en lo positivo de
En caso de que no podamos negarnos, debe- la situación: en vez de entretenernos con 1
mos tener prueba de que nuestro tiempo está pensamientos negativos.
ocupado en otros proyectos de mayor valor. Para simplificar las cosas, debemos prestarle

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atención a: tiempo y luego pasar a lo que sea que venga.


Si tratamos de cambiar demasiados hábitos
1. Habituarnos a hacer una tarea a la vez: en de una sola vez, terminaremos abrumados y
vez de tratar de hacer varias cosas a la vez. frustrados. La mejor manera de seguir adelante
Este es un verdadero reto porque vivimos es concentrarnos en un nuevo hábito a la vez
en un mundo que aplaude el que hagamos y embarcarnos en un reto de 30 días.
varias cosas a la vez. Para mejorar nuestra
capacidad de hacer sólo una cosa a la vez, es Lo que funciona de la siguiente manera:
necesario:
1. Identificar qué nuevo hábito ejercería la
- Nombrar la “tarea más importante” (TMI). influencia más positiva en nuestra vida o
- Empezar a trabajar en ella a primera hora de carrera.
la mañana. 2. Escribir lo que haríamos diferente, qué
- Apagar el móvil y no revisar el correo electrónico. impulsaría nuestras próximas acciones y a
- Reducir las posibilidades de que nos distraigan. quién le reportaremos.
- Dejar para más tarde las tareas que vayan 3. Contarle a tanta gente como sea posible
llegando. sobre el nuevo hábito que estamos tratando
- Revisar cada cierto tiempo si hay cosas de crearnos.
urgentes por hacer. 4. Reportarle nuestros resultados cada día a
- Respirar profundo y volver a lo que estábamos una persona o a un grupo que esté pendiente
haciendo. de nuestros progresos.
- Continuar hasta finalizar con la tarea. 5. Después de 30 días, celebrar nuestro nuevo
hábito y seguir haciendo aquello para lo que
2. Permanecer concentrados en el futuro: en nos hayamos entrenado. Para que el reto
vez de preocuparnos por lo que sucedió o por funcione es necesario:
cosas que tal vez no sucederán.
Debemos aprender a concentrarnos en lo que - Aplicarlo con un hábito a la vez: debemos
está sucediendo ahora mismo para lograr resistirnos a la tentación de tratar de adoptar
hacerlo, hay que: varios hábitos a la vez.
- Elegir para empezar un objetivo sencillo: algo
- Establecer una buena rutina diaria: que nos que estemos seguros de que nos gustará.
permita meditar y reflexionar. - Escoger algo que sea medible: debemos contar
- Colocar recordatorios en las paredes de la con criterios de medición que nos permitan
oficina: que nos ayuden a concentrarnos en lo determinar si progresamos.
que tenemos a mano. - Ser completamente coherentes: si es
- Celebrar los éxitos y disfrutarlos: en vez de posible, debemos repetir algo todos los días
castigarnos cada vez que fracasamos. como parte de nuestro nuevo hábito. Esto
- Apegarnos al plan: seguir trabajando en el aumentará nuestras posibilidades de tener
mismo. éxito.
- Reportar diariamente en vez de semanalmente:
5. Adoptar hábitos que mejoren nuestra así obtendremos mejores resultados.
productividad - Mantener una actitud positiva: debemos tener
en cuenta que habrá retrocesos ocasionales.
Detrás del poder de lo simple está el crear y Basta con tomarlos en cuenta y continuar.
luego adoptar hábitos que mejoren nuestra
productividad. La idea es hacer cambios Algunos hábitos que deberíamos tratar de 1
duraderos que mejoren nuestra vida, adoptar son:
en vez de hacer algo novedoso por un -Escoger cada mañana las tres tareas más

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importantes. lleguemos a dos veces al día.


- Hacer no varias cosas a la vez sino una cosa - Comer más saludablemente: debemos
a la vez. implementar un cambio a la vez. Evitemos
- Leer y contestar siempre la totalidad de nuestros cambiar nuestra dieta por completo y de un
mensajes electrónicos. solo golpe. No funcionará.
- Revisar el correo electrónico sólo dos veces - Completar un proyecto de suma importancia:
al día. podemos empezar con una tarea sencilla.
- Ejercitar durante 15 minutos al día. Luego, pasamos a la siguiente tarea.
- Mantener siempre una rutina matutina que A continuación, podemos llevar a cabo dos
sea productiva. tareas al día, y así sucesivamente.
- Mantener despejado nuestro espacio de trabajo. - Despejar nuestro lugar de trabajo: empecemos
- Comer frutas y vegetales; pocos alimentos primero con una gaveta. Luego, con la otra ga-
procesados. veta. Esto será mejor que tratar de limpiarlo
- Rechazar los compromisos que no sean vitales. todo de una vez.

6. Empezar con algo sencillo y mejorar


poco a poco

Empezar con algo sencillo y mejorarlo poco a


poco, funciona porque:
-Estrecha nuestro radio de visión: y esto nos
permite hacer bien lo que tengamos entre
manos.
-Aumenta nuestro nivel de entusiasmo:
podemos crear un buen historial de éxitos
antes de intentar saltos más largos.
-Los pequeños cambios son más fáciles de
implementar: mientras más fácil, mejor.
-Si escogemos algo pequeño, hay buenas
probabilidades de que tengamos éxito: unos
cuantos éxitos de poca monta terminarán
convirtiéndose en algo grande.
-Los cambios graduales suelen ser más
duraderos: mientras que los cambios abruptos
son más difíciles de mantener.

Algunos ejemplos de cómo empezar con algo


sencillo son:

- Habituarse a hacer ejercicios: podemos Eliminar todo el resto


empezar no con treinta minutos sino con cinco.
Una vez que estemos habituados a hacer cinco 1. Objetivos y proyectos
minutos diarios, empezamos a hacer diez y así
sucesivamente. El poder de lo simple demuestra que es mejor
- Incrementar la productividad: tratar de alcanzar unos pocos objetivos que tratar de
revisar el correo electrónico sólo al principio alcanzar muchos objetivos infructuosamente. Lo 1
de cada hora. Luego, revisarlo una vez cada mejor es aplicar el “sistema de un solo
dos horas y así sucesivamente hasta que objetivo”; es decir, concentrarse en un único
objetivo.

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El sistema de un solo objetivo funciona del nuestras tres tareas.


siguiente modo: 3. Gerencia del tiempo

1. Escoger de todos nuestros objetivos aquel Se considera como un buen sistema de gerencia
que realmente queramos alcanzar en los del tiempo al que cumple con lo siguiente:
próximos seis meses.
- No fijar citas: sino pedir que nos llamen antes
2. Dividir dicho objetivo en subobjetivos de que nos visiten. Si estamos libres, invitamos
que podamos alcanzar en los próximos dos a la persona. De lo contrario, que llame en otra
meses. ocasión.
- Llevar un calendario: donde anotemos lo que
3. Escoger cada semana un nuevo objetivo que debemos recordar.
nos acerque aún más a nuestro subobjetivo. - Comprar una libreta de bolsillo: para escribir
nuevas ideas cuando se nos ocurran.
4. Escoger y llevar a cabo cada día una - Identificar nuestras prioridades: aquello en
acción que nos acerque a nuestro objetivo lo que deberíamos estar trabajando siempre.
semanal. La idea subyacente aquí es que “el - Siempre debemos reducir nuestras tareas:
que mucho abarca poco aprieta”. eliminar todo lo que no signifique un retorno
sobre el tiempo invertido.
Es importante resaltar, que es mejor alcanzar
un objetivo cada cierto tiempo, hasta seis meses 4. Internet
más o menos, que tener una gran cantidad de
objetivos que nunca alcanzaremos. Consultar algunas páginas de internet nos
puede tomar varias horas si no estamos alerta.
Este es uno de esos casos en los que las Un mejor enfoque sería ponernos límites para
acciones concretas superan siempre las poder usar internet más eficazmente.
buenas intenciones. De igual modo, la mejor Algunas sugerencias para optimizar el uso de
manera de lidiar con los proyectos es: internet son:

1. Crear una lista de todos los proyectos que -Siempre debemos “conectarnos” con un
tengamos en la vida. propósito en mente.
2. Escoger de esa lista los tres primeros -Tras usar la red para buscar información,
proyectos. debemos “desconectarnos” y dedicarnos por
3. Dedicarnos intensivamente a completar entero a nuestras tareas más importantes.
dichos tres proyectos tan pronto como sea -Usar un cronómetro para establecer el tiempo
posible. que trabajaremos en cada tarea. No debemos
4. Una vez que hayamos completado es- “conectarnos” de nuevo durante este periodo.
tos proyectos, debemos escoger otros tres -Una vez que hayamos terminado nuestras
proyectos. tres tareas más importantes, podemos recom-
pensarnos visitando los sitios de internet que
2. Tareas más nos gusten.

Por día debemos escoger las tres tareas más 5. Correo electrónico
importantes del día y designarlas como tales
(“las tareas más importantes”). Luego, debemos Para simplificar el uso del correo electrónico,
concentrarnos en llevarlas a cabo. Si hacemos debemos: 1
algo más, mejor; pero no debemos empezar
nada nuevo hasta que no hayamos terminado -Leer y vaciar el buzón todos los días.

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-Borrar tantos mensajes chatarra como sea


posible. Es prácticamente imposible pensar bien con un
- Tras leer un mensaje electrónico podemos: escritorio repleto de documentos. Para evitar
b o r ra r l o, a r c h i va r l o e n o t ra c a r p e t a , esto, debemos crear un sistema sencillo que
r e s p o n d er rápidamente y borrarlo, hacer lo nos permita organizar los papeles.
que nos estén pidiendo, responder y borrar, re-
enviárselo a alguien y borrarlo o agregarle un Entre algunas de las sugerencias para
punto a nuestra lista de pendientes y borrarlo. desarrollar un sistema sencillo para archivar
documentos destacan las siguientes:
Para ponernos límites viables al usar el correo
electrónico es necesario: - Disponer de cada documento de alguna de las
siguientes maneras: botarlo sin leerlo, leerlo
- Decidir previamente cuántas veces al día y luego descartarlo, enviárselo a otra persona
revisaremos nuestros mensajes electrónicos. o archivarlo inmediatamente en un sistema
Por ejemplo: 10 am y 4 pm. alfabético de archivos.
- No revisar el correo electrónico a primera - Mantener todos los documentos en un mismo
hora de la mañana. Debemos concentrarnos cajón. Cuando se llene, debemos eliminar lo
en nuestras tareas. que consideremos innecesario.
- Hacerles saber a los demás que nosotros sólo - Almacenar en soporte electrónico. Debemos
revisamos el correo electrónico dos veces al mantener en soporte físico solo aquello que así
día. De este modo, los demás estarán al tanto lo requiera.
de qué tan rápido contestaremos. - Procesar todos los papeles inmediatamente.
- Debemos tratar de responder los mensajes No debemos apilar los documentos.
electrónicos en cinco oraciones o menos. Esto
nos obligará a ser concisos. Cabe destacar que además de los documentos
de la oficina, el papeleo del hogar es otra área
6. Archivar documentos que debemos organizar; para ello:

- Hay que contar con un buzón al que deben


llegar todos los documentos.
-Pagar las cuentas inmediatamente y deshacernos
de los papeles involucrados.
- Hacer listas sencillas de cosas por hacer y
llevar un calendario.
- Disponer de un sistema de archivos sen-
cillo para las cosas que tengamos que usar
inmediatamente. Pueden ser unos sobres
etiquetados.

7. Compromisos

Este es un punto muy importante, ya que si


logramos reducir todos los compromisos de
nuestra vida, ganaremos más tiempo libre
para hacer cosas que nos gusten o que queramos
lograr. 1
Para simplificar los compromisos es necesario:

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tengamos a mano. Si tenemos muchas cosas


- Tratar de ver todo el panorama. ¿qué es lo alrededor, seremos menos efectivos, pues dichas
más importante?, ¿qué queremos lograr a costa cosas nos distraerán.
de todo lo demás? y ¿qué nos gusta hacer?
- Hacer una lista de todos nuestros Para limpiar nuestro escritorio:
compromisos: de trabajo, familiares, maritales
o con los hijos, cívicos, religiosos, pasatiempos, 1. Reservar cierto tiempo: más o menos una
hogareños, entre otros. hora.
- Determinar cuáles son realmente nuestros 2. Retirar todos los papeles del escritorio:
cinco compromisos más importantes. y colocarlos en una gran pila. Quitar del
- Comenzar a eliminar nuestros compromisos escritorio el resto de las cosas salvo lo esencial.
menos esenciales. Para tal fin, tenemos que 3. Procesar la pila de documentos: con la idea
aprender a decir que no sin ofender a las de que clasificaremos cada documento sólo una
personas. vez: desecharlo, delegarlo, archivarlo, hacerlo
- Aceptar que no tenemos suficiente tiempo o agregarlo a la lista de cosas por hacer.
para hacerlo todo. Lo mejor es eliminar lo que 4. Trabajar tanto como podamos: y establecer
no sea esencial. otras sesiones de limpieza para más adelante.
- Aprender a rechazar nuevos compromisos
desde un principio. 10. Reducir la velocidad
- Tratar de hacer menos cada día.
- Debemos asegurarnos de hacer una sola cosa Quizá sea ilógico asegurar que podemos hac-
a la vez. er más si disminuimos la velocidad. La verdad
- Buscar más tiempo libre para hacer lo que nos es que no estamos diseñados para aprovechar
gusta. No debemos permitir que la semana pase cada nanosegundo disponible. Esto sólo nos
sin que hayamos hecho lo que nos gusta. producirá más estrés, úlceras y, tal vez, una
muerte prematura. Si aprendemos a hacerlo
8. Rutina diaria todo más lentamente, seremos más felices y
productivos.
Contar con rutinas sencillas al principio y al final
del día puede mejorar nuestra productividad, así Existen algunas áreas que debemos tomar en
como quitarnos el estrés y darnos estructura. cuenta en este respecto:
Algunas sugerencias para elaborar una rutina
diaria eficaz es: preparar los materiales para 1. Atención: en vez de pasar de una idea a
el día, leer y planificar, hacer ejercicio, pensar la otra, debemos concentrarnos en lo más
en nuestros objetivos y en lo que necesitaremos, importante.
y meditar y prepararnos para el día. 2. Ritmo de trabajo: no debemos tratar de
hacer una infinidad de cosas cada día. Por el
Entre las rutinas para la tarde están: prepara- contrario, lo mejor es dedicarnos a nuestras
rnos para el siguiente día, revisar cómo salió “tareas más importantes”. Debemos disfrutar
todo durante el día, limpiar la casa o nuestro del hecho de que estamos haciendo las cosas
espacio de trabajo, escribir un diario de proyec- que a la larga rendirán mayores frutos.
tos y disponer de tiempo para reflexionar. 3. Comer: en vez de atragantarnos, debemos
disfrutar de la comida. Mientras más lento
comamos, más lo disfrutaremos. Debemos
9. El espacio de trabajo eliminar de nuestra vida la “comida rápida”.
4. Conducir: salgamos un poco antes 1
Como ya se mencionó un escritorio limpio nos para poder llegar tranquilamente. Conducir
permitirá concentrarnos mejor en la tarea que lentamente conlleva ciertos beneficios:

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ahorraremos gasolina, habrá menos posibilidades 5. Comprometernos públicamente a alcanzar


de tener un accidente, llegaremos más frescos nuestro nuevo objetivo: debemos comentarle
y nos sentiremos menos estresados. a todo el mundo lo que vamos a hacer.
6. Escribir nuestro objetivo: y pegarlo a la
11. Salud y buen estado físico pared de la oficina, al escritorio, entre otros.

Casi todo el mundo reconoce los beneficios del Y en el intento por hacer una rutina diaria
ejercicio físico y de comer saludablemente. Sin efectiva, podríamos desmotivarnos, por ello
embargo, casi nadie adopta este estilo de vida. los siguientes consejos serán de utilidad, para
¿Por qué? Lo más probable es que “la vida” se mantener el nivel de motivación cuando las
interponga en nuestro camino. cosas no vayan tan bien:

Un sencillo plan de salud y buen estado físico - Tomar las cosas con calma: recordemos que
es: no estamos tratando de hacerlo todo en un
solo paso.
1. Habituarnos a ejercitar treinta minutos, - Cada día debemos concentrarnos sólo en
tres días a la semana. Buscar amigos que nos empezar: porque empezar es lo más difícil.
animen. - Leer sobre nuestro objetivo: buscar libros o
2. Cambiar nuestra dieta gradualmente. blogs sobre el tema. Esto nos inspirará.
Comer alimentos menos pesados. Dejar de - Buscar personas afines: para que nos ayuden
comer antes de que nos llenemos. Comer y compartan nuestras historias.
lentamente y saborear cada bocado. - Celebrar cada éxito: cada hito debe conver-
3. Seguir haciendo mejoras graduales en tirse en un gran evento.
ambas áreas. - No nos preocupemos si nos tomamos un
4. Premiarnos y celebrar cada vez que día libre: pero bajo ninguna circunstancia nos
progresemos: esto mantendrá en alto nuestro debemos tomar dos días libres.
nivel de motivación.

12. Motivación

La motivación es la clave para lograr cualquier


cosa, pero sobre todo para simplificarnos la
vida. Siempre llegaremos a la meta si nos
mantenemos motivados durante un largo
período de tiempo.

Para motivarnos existen los siguientes consejos:

1. Empezar por algo sencillo: y luego con algo


más complejo.
2. Un objetivo a la vez: debemos concentrarnos
en hacer sólo una cosa a la vez.
3. Saber por qué estamos haciendo las cosas:
escribamos nuestros motivos.
4. Interesarnos genuinamente por lo que
estamos haciendo: no basta con pensar que 1
algo nuevo será divertido; también debemos
entusiasmarnos.

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