2.

2 Descripción de Procesos
DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
 El diseñar un proceso se refiere

“
a organización y documentación
de las operaciones, insumos,
documentos y responsables de
las actividades productivas de
la organización, en función del
tipo de producto o servicio que
se brinda, en cada una de las
áreas funcionales de la
compañía.
 El objetivo de documentar los procedimientos
es hacer disminuir o desaparecer la
variabilidad, es decir, mantener el proceso bajo
condiciones controladas.

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¿QUE SE DEBE TENER CLARO PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO?

▪ ¿QUE SE DEBE HACER?

Significa precisar su objetivo y coordinarlo con el resto de la
acción administrativa
▪ ¿QUIEN LO HACE?
Significa identificar a los responsables de las operaciones ya sea
unidades organizativas, cargos o personas.
▪ ¿COMO HAY QUE HACERLO?
Significa reconocer las actividades a ejecutar, los documentos
que se emplean y los flujos de información o de material que
deben ocurrir.
CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROCEDIMIENTO

PRECISIÓN
Lenguaje o simbología adecuada
SENCILLO
Todos deben entenderlo de la misma manera.
INTEGRIDAD
Debe abarcar todas las tareas comprometidas en la actividad.
PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTAR UN PROCESO

1° Realizar las tareas que se pretenden reflejar en este.

2° Especificarlo (Diagramarlo y/o escribirlo).
Describir de forma escrita, grafica u ambas las actividades
propias del proceso, la toma de decisiones, responsables,
documentos, insumos, equipos y herramientas que se
requieren para el mismo y sus características.
3° Seguir el procedimiento especificado para probarlo.
(Validación)
TIPOS DE DESCRIPCIONES DE PROCESOS

▪ Narrativos
▪ Esquemáticos o flujogramas
▪ Mixtos.
Ejemplo de descripción de procedimiento de tipo NARRATIVO
Ejemplo de descripción de procedimiento de tipo FLUJOGRAMA
SIMBOLOGIA
SIMBOLO UTILIDAD
INICIO/FIN Abrir o cerrar el flujograma. Indica terminación
proceso anterior o inicio siguiente

ACTIVIDAD Para nombrar actividades. Indica una actividad

específica. Escribir verbo dentro de la actividad.

Para monitorear los puntos principales del

DECISIÓN proceso. Preguntar si las actividades A o B son
correctos.
SIMBOLO UTILIDAD
DOCUMENTO En un punto del proceso se
genera un documento.
Indica seccionamiento del flujograma.
CONECTOR Hace conexión entre las partes del
flujograma.

ALMACENAMIENTO Documento archivado u objeto

almacenado.

LINEA DE FLUJO Visualiza la ruta del proceso.

Ejemplo de descripción de procedimiento de tipo MIXTO