TEORÍA GENERAL Y HERRAMIENTAS BÁSICAS 1

1.5.5 Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del
proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la
etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con
flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en
un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de
cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las
ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las
operaciones de interdepartamentales. Facilita también la selección de indicadores de
proceso
Las ventajas que ofrece el diagrama de flujo de procesos, son varias:

 Facilita la comprensión del proceso. Al mismo tiempo, promueve el acuerdo, entre los
miembros del equipo, sobre la naturaleza y desarrollo del proceso analizado.
 Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común.
 Supone una herramienta fundamental para obtener mejoras mediante el rediseño del
proceso, o el diseño de uno alternativo.
 Identifica problemas, oportunidades de mejora y puntos de ruptura del proceso.
 Pone de manifiesto las relaciones cliente-proveedor, sean éstos internos o externos.
 Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo
más factible generar alternativas útiles.
La realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al hecho
de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de
procesos.
Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en
una organización) son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples
puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y
personas implicadas. Un modelo (una representación de una realidad compleja) puede dar
la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema. El diagrama de
flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.
Adicionalmente, los diagramas de flujo facilitan a otras personas la comprensión de
la secuencia lógica de la solución planteada y sirven como elemento de documentación en la
solución de problemas o en la representación de los pasos de un proceso.
Los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o
departamento de sistema como uno de los principales instrumentos en la realización de
métodos y sistemas, ya que permiten la visualización de las actividades innecesarias y
verificar si la distribución de trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuidas las personas, sin
cargarlas de trabajo a algunas y darles holgura a otras.

M.A. MIGUEL VARGAS GUEVARA 

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Los diagramas de flujo también son utilizados cuando queremos asegurarnos que las
cosas se harán bien una y otra vez, o cuando un error pueda costar pérdidas materiales y/o
humanas.
Uno de los primeros pasos que realiza un equipo, es buscar la manera de mejorar los
procesos para trazar un diagrama de flujo de ese proceso.
Con el diagrama de flujo se constituye un método extremadamente útil para delinear
lo que está sucediendo en un momento dado. La siguiente figura representa un ejemplo de
este tipo de diagrama.

Símbolos utilizados en la construcción de un diagrama de flujo

Símbolo Representa Símbolo Representa

Terminal: Indica el inicio o Operación: Representa una
terminación del flujo del actividad llevada en el
proceso proceso

Decisión: Indica un punto

Almacenamiento: Se utiliza
en el flujo en que se
para guardar algo en forma
produce una bifurcación del
permanente o temporal
tipo “si”, “No”.

Multidocumento: Refiere a
Documento: Se refiere a un
un conjunto de documentos.
documento utilizado en el
Un ejemplo es un
proceso. Se utilice, se
expediente que agrupa a
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distintos documentos genere o salga del proceso.

Conecto de proceso: Demora: Representa la
Conexión o enlace con otro demora, retraso,
proceso diferente. interrupción en un proceso
Base de datos: Empleado Línea de flujo: Proporciona
para representar la indicación sobre el sentido
grabación de datos. de flujo del proceso

Elaboración del Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las
distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que
con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico.

 Determinar el proceso a diagramar.

 Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes
rasgos la información sobre el flujo general de actividades pricipales, o ser
desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión.
Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más
exhaustivo del proceso.
 Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son
llevados a cabo.
 Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada
organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura siguiente se
muestra un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que
en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como
símbolo.
 Revisar el diagrama de flujo del proceso.

M.A. MIGUEL VARGAS GUEVARA