JUNTA DE ACCION COMUNAL LA CANDELARIA - COMUNA 10, MEDELLIN

GUIA PARA ACTAS DE REUNION

Guía para Actas de Reunión

¿Qué es una acta de reunión?

El acta de reunión es un documento que permite documentar varios temas relativos a una reunión,
tales como: asistente, temas tratados, decisiones tomadas, acciones que se ha decidido
emprender y sus responsables. Se incluye información propia de la reunión como la fecha, hora de
inicio y terminación, lugar donde se ha celebrado.

Contenidos de una acta de reunión

Los contenidos de una acta de reunión pueden variar en función de la plantilla que usemos y de la
información que queramos capturar en ella, aunque hay unos mínimos que deberían incluirse en
todos los casos. Podríamos definir los siguientes contenidos mínimos que toda acta de reunión
debería tener:

 Datos para identificar la reunión: fecha, lugar de celebración, horario. Se incluye en el

cabezal si se trata de reunión de la JAC y el tipo de reunión se celebra (reunión ordinaria, de
Bloque Directivo, de Dignatarios, con funcionarios de la Alcaldía, etc.).

 Nombres de los asistentes a la reunión: Para dejar constancia de quien ha participado

directamente de los asuntos y decisiones durante la reunión.

 Lista de temas tratados durante la reunión, con los comentarios más relevantes para cada
uno de ellos. Esto sería el resumen de la reunión de forma esquemática. Su principal función
es que quede constancia de estos y de los principales aspectos que se han tratado, sin ser
necesario ir a mucho detalle. Cuando este detalle es necesario ya estaríamos hablando de
transcripciones o grabación de reuniones, lo cual sale fuera del objetivo habitual de una acta
de reunión.

 Habitualmente cuando se discuten los temas, estos acaban generando acciones, las
cuales es bueno listar junto con su responsable para poder ser seguidas.

Cómo hacer una acta de reunión

Para responder a esta pregunta iremos siguiendo los diferentes apartados que forman parte de la
plantilla de acta de reunión.

Datos de la reunión

El primer paso para rellenar la plantilla de acta de reunión es incluir los datos que identifican la
reunión. Para ello se han incluido varios campos en la parte superior del modelo que se sugiere
rellenar justo al inicio de la reunión.

JAC LA CANDELARIA ACTA No.

FECHA: HORA INICIO HORA FIN
LUGAR: REF. DOCUMENTO
Participantes y personas a ser informadas

El segundo apartado del modelo es la identificación de los participantes (nombre, cargo) junto con
su firma. Lo correcto y habitual es solicitar la firma una vez finalizada la reunión y rellenada el acta,
de tal forma que todos los firmantes puedan conocer su contenido. Esto es importante para
identificar quién los ha discutido los temas tratados; lo que equivale a decir quién es responsable o
ha estado de acuerdo con los puntos indicados en el acta de reunión.

Debajo de los participantes se incluye un campo para identificar todas aquellas personas que
deben estar informadas sobre los resultados de la reunión. Son las personas, que habiendo sido
invitadas a la reunión, no han podido asistir.

PARTICIPANTE CARGO Y/ O ENTIDAD FIRMA

Contenido de la reunión

Es la parte más importante de cualquier acta de reunión, y se refiere a los temas tratados durante
esta.

En la plantilla de acta de reuniones que te proponemos, estos puntos se rellenan dentro de

diferentes cajas, uniendo el asunto tratado con las acciones que hayan derivado de estos y sus
responsables.

 De esta forma, en la parte superior de la caja se detallaría el asunto y los principales

puntos que se han tratado, siempre de forma resumida.

 La parte inferior sirve para resumir las acciones que se haya decidido realizar para este
asunto, indicando a su lado el responsable y la fecha en que esta acción debe estar finalizada.

Se copian tantas cajas como sea necesario a lo largo del documento hasta cubrir todos los asuntos
tratados, dando como resultado una acta de reunión muy organizada y que se puede leer
rápidamente. Adicionalmente, esta forma de listar conjuntamente asuntos, acciones y responsables
permite usar el acta como lista de puntos abiertos,  y usar esta para evaluar el cumplimiento de
estas acciones.

ASUNTO:

TAREA RESPONSABLE:

FECHA ENTREGA:
 ACTA No.

TIPO DE REUNION
FECHA: HORA INICIO HORA FIN
LUGAR: REF. DOCUMENTO

PARTICIPANTE CARGO Y/ O DOCUMENTO DE FIRMA

ENTIDAD IDENTIDAD

ASUNTO:

TAREA RESPONSABLE:

FECHA ENTREGA:

ASUNTO:

TAREA RESPONSABLE:

FECHA ENTREGA: