Anexo 3

Proceso de Seguimiento
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INDICE

1.OBJETIVO......................................................................................................................................2
2.ALCANCE......................................................................................................................................2
3.ROLES Y RESPONSABILIDADES..............................................................................................2
4.REGLAS..........................................................................................................................................2
4.1. Observaciones emitidas por Auditoría Interna:.......................................................................2
4.2. Observaciones emitidas por entes reguladores:.......................................................................3
4.3. Observaciones emitidas por Auditoría Externa:......................................................................4
4.4. Observaciones emitidas por el Órgano de Control Interno:.....................................................4
5.SOLICITUD DE TRASLADO DE OBSERVACIONES ENTRE UNIDADES AUDITADAS. . .5
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1. OBJETIVO

Realizar el seguimiento a los planes de acción y fechas de implementación de las recomendaciones efectuadas por
auditoría interna, control interno, externa y SBS a nivel de toda la organización, cumpliendo con la normativa interna
y con la regulación SBS.

2. ALCANCE

• Seguimiento a los planes de acción y fechas de implementación de las recomendaciones efectuadas por
Auditoría Interna, Control Interno, Auditoría Externa y la SBS.

3. ROLES Y RESPONSABILIDADES

3.1. Realizar el seguimiento al estado de la implementación de las observaciones y los avances realizados sobre las
mismas por parte de las diferentes unidades auditadas de la CPMP, alertando sobre incumplimientos en fechas y
planes de acción ofrecidos, los cuales dependiendo de la criticidad son presentados al Comité de Auditoría
(observaciones de riesgo relevante a mayor que a pesar de contar con ampliaciones autorizadas por el Jefe de la
Unidad Auditoría Interna han vuelto a caer en Incumplimiento).

3.2. Elaborar un Informe sobre la Evaluación Cuatrimestral del estado de las observaciones y recomendaciones
formuladas por la Superintendencia, la Unidad de Auditoría Interna el Órgano de Control Interno y los
auditores externos.

4. REGLAS

4.1. Observaciones emitidas por Auditoría Interna:

4.1.1. Plan de Acción: El dueño del proceso o unidad auditada es responsable de establecer y ejecutar un plan
de acción relacionado con la implementación de las recomendaciones consideradas en el Informe de
Auditoría.

4.1.2. Riesgo: Las observaciones emitidas por la Unidad de Auditoría Interna poseen los siguientes niveles de
criticidad (grado de calificación en función a su importancia y al riesgo asociado):

Plazo máximo para

Criticidad
su implementación
Crítico
90 días
Alto
Relevante
180 días
Moderado
Bajo 360 días

Para casos excepcionales, antes de la emisión del Informe, estos plazos máximos de implementación
serán sujetos de ampliación (aprobada por el Jefe de la Unidad de Auditoría) cuando la medida
correctiva no pudiera ser implementada dentro del plazo establecido según la criticidad.

En caso la unidad auditada acepte implementar una oportunidad de mejora, la implementación de la

misma contará con un plazo máximo de 360 días.

4.1.3. Cierre de las observaciones/oportunidades de mejora: La unidad auditada deberá documentar el plan
de acción desarrollado para la superación de la observación/oportunidad de mejora y cuando considere
que ésta se encuentra con los sustentos necesarios y antes de su fecha de vencimiento, deberá remitir los
comentarios de la implementación con los sustentos respectivos, vía correo electrónico y/u otro medio
dirigido a la Unidad de Auditoria Interna, para que dichos sustentos puedan ser verificados y validados
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por el auditor responsable. Dichas validaciones deben ser debidamente documentadas por el auditor
según corresponda la casuística de la observación (Ej: publicación de normas, captura de pantallas, etc.).
En caso la observación amerite realizar una nueva prueba con la finalidad de comprobar la superación de
la misma, el auditor coordinará con la respectiva Gerencia la oportunidad en la cual se realizará dichas
pruebas.

La Unidad de Auditoría puede cerrar algunas observaciones por considerar que la exposición al riesgo
se ha reducido en forma significativa u otras consideraciones.

En caso una oportunidad de mejora sobre la cual no se han tomado acciones durante el transcurso de un
año desde su emisión y el auditado indica que no la implementará, EL auditor encargado del
Seguimiento de Auditoría propondrá el cierre y será el Jefe de Auditoria Interna quien autorizará dicho
cierre con la causal “Cerrado-Auditoría”.

Aceptación del riesgo: La Gerencia de la unidad auditada puede decidir asumir el riesgo de no corregir
la observación detectada en razón del costo o de otras consideraciones, para lo cual debe informar de
esta decisión al nivel correspondiente según criticidad. Esta autorización deberá ser guardada como
evidencia en la carpeta que corresponde a la auditoría que contiene la observación.

Tabla de niveles a informar para la aceptación de

riesgos por la Administración
Criticidad Nivel
Crítico
Consejo Directivo
Alto
Relevante Gerente General
Moderado Gerente de Área
Bajo Jefe de Departamento

4.1.4. Ampliaciones de plazo: Las solicitudes de ampliación de plazo deben ser remitidas por el Jefe de
Departamento y/o Gerencia dirigidas al Jefe de Auditoría Interna para su evaluación y aprobación
(Sustento debe registrarse en la carpeta compartida de la auditoria).

Las solicitudes por ampliaciones reiteradas (2da ampliación) deben tener la autorización de la Gerencia
General y ser remitidas al Jefe de Auditoria Interna para su evaluación y aprobación

En caso la unidad auditada mantenga observaciones de riesgo Relevante a mayor con fecha de
ampliación vencida, éstas serán expuestas al Comité de Auditoría Interna en su siguiente sesión.

Las solicitudes de ampliación para oportunidades de mejora deben seguir el mismo flujo que el de las
Observaciones.

4.2. Observaciones emitidas por entes reguladores:

4.2.1 Plan de Acción: El dueño del proceso o unidad auditada es responsable de establecer y ejecutar un plan
de acción relacionado con la implementación de las recomendaciones emitidas por el ente regulador.

4.2.2 Riesgo: Las observaciones de los entes reguladores no cuentan con un nivel de riesgo asignado.

Cierre de las observaciones: Las unidades auditadas remitirán a la UAI sus respuestas y sustentos
antes de la fecha de vencimiento de sus observaciones, luego de esto la Unidad de Auditoría Interna
indicará a la unidad auditada si es que los sustentos son suficientes para solicitar a la SBS la evaluación
para el cierre de la observación.

La unidad auditada debe hacer llegar a Gerencia General una carta firmada por la Gerencia de Área y/o
Departamento de la unidad que ha superado la observación (física y en archivo electrónico), en la que
hagan referencia a la observación y las acciones desarrolladas que han permitido considerarla como
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superada, además de adjuntar los sustentos, esta carta debe ser copiada a la Unidad de Auditoría Interna.
Dicha carta debe ser dirigida al Intendente de la SBS; Organo que finalmente tiene la potestad de dar
como implementada la observación.

4.2.3 Ampliaciones de plazo: Una semana antes del vencimiento de la observación, las unidades auditadas
en caso consideren que no van a poder cumplir con la fecha de implementación ofrecida, deberán hacer
llegar a Gerencia General (o la unidad responsable de esta tarea) una solicitud de ampliación de plazo
de implementación mediante una carta firmada por su Gerencia de Área y/o Departamento (física y en
archivo electrónico), esta carta debe ser dirigida al Intendente de la SBS, con copia a la Unidad de
Auditoría Interna.

En dicha carta deben hacer referencia a la observación, detallar el avance alcanzado, proponer el nuevo
plan de acción y la nueva fecha propuesta. La Gerencia General se encargará de remitir
centralizadamente a la SBS la documentación recibida por parte de las distintas unidades de la CPMP.

Copia de la respuesta de la SBS debe ser remitida a la Unidad de Auditoría Interna para su registro en el
archivo de control de seguimiento de observaciones.

4.3. Observaciones emitidas por Auditoría Externa:

4.3.1 Plan de Acción: El dueño del proceso o unidad auditada es responsable de establecer y ejecutar un plan
de acción relacionado con la implementación de las recomendaciones emitidas por auditoria externa.

4.3.2 Riesgo: Las observaciones de Auditoría Externa no cuentan con un nivel de riesgo asignado.

4.3.3 Cierre de las observaciones: La unidad auditada deberá documentar el plan de acción desarrollado
para la superación de la observación y cuando considere que ésta se encuentra con los sustentos
necesarios y antes de la fecha de vencimiento deberá remitir el sustento a la Unidad de Auditoria
Interna, quien evaluará si el sustento es suficiente para implementar la observación.

4.3.4 Ampliaciones de plazo: Las solicitudes de ampliación de plazo deben ser remitidas por el Jefe de
Departamento y/o Gerencia dirigidas Jefe de Auditoría Interna para su evaluación y aprobación
(Sustento debe registrarse en la carpeta compartida de la auditoria).

Las solicitudes por ampliaciones reiteradas (2da ampliación) deben tener la autorización de la Gerencia
General y ser remitidas al Jefe de Auditoria Interna para su evaluación y aprobación

4.4. Observaciones emitidas por el Órgano de Control Interno:

4.4.1 Plan de Acción: El dueño del proceso o unidad auditada es responsable de establecer y ejecutar un plan
de acción relacionado con la implementación de las recomendaciones emitidas por el Órgano de
Control Interno.

4.4.2 Riesgo: Las observaciones del Órgano de Control Interno no cuentan con un nivel de riesgo asignado.

4.4.3 Cierre de las observaciones: La unidad auditada deberá documentar el plan de acción desarrollado
para la superación de la observación y cuando considere que ésta se encuentra con los sustentos
necesarios y antes de la fecha de vencimiento deberá remitir el sustento al Órgano de Control Interno,
quien evaluará si el sustento es suficiente para implementar la observación; la respuesta del Órgano de
Control deberá ser remitida a la unidad auditada con copia a la Unidad de Auditoría; quien actualizará el
estado en el archivo de control de seguimiento de observaciones.

4.4.4 Ampliaciones de plazo: Las solicitudes de ampliación de plazo deben ser remitidas por el Jefe de
Departamento y/o Gerencia dirigidas Jefe del Órgano de Control para su evaluación y aprobación; la
respuesta deberá ser remitida con copia a la Unidad de Auditoría Interna para su actualización.
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5. SOLICITUD DE TRASLADO DE OBSERVACIONES ENTRE UNIDADES AUDITADAS

En caso la unidad auditada desee solicitar el traslado de una observación emitida por Auditoría Interna, Auditoría
Externa, Órgano de Control o el ente regulador, ésta deberá realizar las coordinaciones y obtener la conformidad de
la gerencia de Área/Departamento que acepta asumir la observación, dicha conformidad debe ser enviada a la Unidad
de Auditoría Interna quien realizará el traslado de la observación en el Archivo de seguimiento de observaciones.