Metodología de Gestión de Proyectos Prince2
Los procesos
La actividad: se desglosa en varios productos y acciones recomendadas que se asignan a
los diferentes roles mediante una tabla de responsabilidades.
Cada proceso: se diagrama mediante una serie de símbolos, procesos, actividades,
desencadenantes y productos.
Prince2 contempla 7 procesos: el proceso de puesta en marcha del Proyecto + el proceso
de inicio del Proyecto + el proceso de dirección del Proyecto + el proceso de control de
fase + el Proceso de gestión de la entrega de productos + el proceso de gestión de los
límites de fase + el proceso de cierre del Proyecto.
El Proceso de Puesta en Marcha del Proyecto
Cual es el propósito del proceso de puesta en marcha: consiste en que la junta de Proyecto
apruebe el inicio de aquellos Proyectos que son viables y que valen la pena para la
corporación que los ejecuta.
Los objetivos principales del proceso de puesta en marcha: asegurar la justificación
comercial del Proyecto mediante un modelo de negocio + otorgar información suficiente
sobre sus alternativas y alcance, mediante un expediente de Proyecto.
Las actividades del proceso de puesta en marcha: nombrar al ejecutivo y Project Manager
+ registrar lecciones anteriores + diseñar y nombrar el equipo de gestión del Proyecto +
preparar el modelo de negocio preliminar + seleccionar el enfoque de Proyecto y elaborar
el expediente de Proyecto + planificar la fase de inicio.
El Proceso de Inicio del Proyecto
Se trata de que la organización entienda el esfuerzo a realizar con el Proyecto.
En que consiste el proceso de inicio del Proyecto: consiste en establecer bases sólidas para
el Proyecto, asegurándonos que la organización entienda el esfuerzo a realizar con la
ejecución del Proyecto antes de comprometerse a asumirlo.
Los objetivos principales del proceso de inicio del Proyecto: asegurar una comprensión
común acerca de las razones del Proyecto + beneficios del Proyecto + riesgos del
proyecto + mostrar claramente el alcance del Proyecto + productos deseados del Proyecto
+ trabajos a realizar + decisiones a tomar.
Las actividades del proceso de inicio del Proyecto: preparar la estrategia de gestión del
riesgo + preparar la estrategia de gestión de la configuración del Proyecto + preparar la
estrategia de gestión de la calidad del Proyecto + preparar la estrategia de gestión de la
comunicación del Proyecto + establecer los controles del Proyecto + crear el plan de
Proyecto + perfeccionar el modelo de negocio + preparar la documentación de inicio de
Proyecto.
El contexto del proceso de Inicio del Proyecto implica: que debemos conseguir que se
autorice el Proyecto a través de una documentación de inicio de Proyecto.
El Proceso de Dirección del Proyecto
El Project Manager busca que la Junta de Proyecto tome decisiones adecuadas
El propósito del proceso de dirección del Proyecto: facilitar que la junta de Proyecto tome
las decisiones clave y ejerza el control general del Proyecto.
Los objetivos principales del proceso de dirección del Proyecto: que haya una autoridad
para iniciar el Proyecto + entregar los productos del Proyecto + cerrar el Proyecto.
Las actividades del proceso de dirección del Proyecto: autorizar el Inicio del Proyecto +
autorizar el Proyecto + autorizar un plan de fase o de excepción + proporcionar dirección
ad hoc + autorizar el cierre del Proyecto.
Cada actividad se describe: en un gráfico de desencadenantes y resultados y en una tabla
con productos, acciones y responsabilidades en la que también se especifican los
documentos, descritos en el apéndice A y relacionados con el proceso.
El Proceso de Control de Fase del Proyecto
Entregar productos, revisar el modelo de negocio y controlar los riesgos
Los objetivos principales del proceso de control de fase del Proyecto: la entrega de los
productos dentro de las tolerancias establecidas + revisar continuamente el modelo de
negocio + mantener bajo control riesgos y cuestiones.
Las actividades del proceso de control de fase: autorizar un paquete de trabajo + revisar el
estado del paquete de trabajo + recibir el paquete de trabajo completado + revisar el
estado de cada fase + informar sobre el desarrollo + registrar y examinar cuestiones y
riesgos + excepciones relativas a cuestiones y riesgos + llevar a cabo rectificaciones.
El contexto implica: que el Director del Proyecto utilice los paquetes de trabajo como
puntos de control de todos los trabajos autorizados.
El Proceso de Gestión de la Entrega de Productos
Establecemos el sistema para entregar los productos resultante del Proyecto
El propósito del proceso de gestión de la entrega de productos: establecer requisitos
formales para acordar + completar + entregar todos los trabajos del Proyecto.
Los objetivos principales son: acordar + autorizar + realizar + completar + entregar todos
los paquetes de trabajo del Proyecto.
Las actividades del proceso son: aceptar un paquete de trabajo (acordar) + ejecutar un
paquete de trabajo (completar) + entregar un paquete de trabajo.
El contexto implica: gestionar la conexión entre el Director del Proyecto y los Directores de
equipo, de forma que todos los productos se entreguen cumpliendo las expectativas y
dentro de las tolerancias acordadas.
El Proceso de Gestión de los Límites de Fase
La junta de Proyecto revisará la fase en curso y aprobará el plan de la fase siguiente
El propósito del proceso de gestión de los límites de fase es: posibilitar que cuando el final
de la fase en curso sea inminente, la junta de Proyecto revise el desarrollo de la fase en
curso y apruebe el plan de la fase siguiente.
Son objetivos adicionales del proceso de gestión de los límites de fase: revisar el plan de
Proyecto actualizado + confirmar la vigencia de la justificación comercial del modelo de
negocio.
Las actividades del proceso de gestión de los límites de fase: planificar la fase siguiente +
actualizar el plan de Proyecto + actualizar el modelo de negocio + informar sobre el final
de fase + elaborar un plan de excepción.
El contexto implica: elaborar y solicitar de la junta de Proyecto la aprobación de un plan de
excepción, si se considera que el plan de Proyecto, 0 el plan de la fase, no se pueden
cumplir.
El Proceso de Cierre del Proyecto
Es la manera formal de cerrar un Proyecto Prince2
El propósito del Proceso de Cierre del Proyecto: proporcionar un punto final de control en
el que se confirme la aceptación del producto del Proyecto y se reconozca que se han
alcanzado los objetivos establecidos en la documentación de inicio de Proyecto.
Verificar la aceptación de los productos por los usuarios de los mismos: asegurar el
soporte de productos y usuarios por parte de la organización + revisar el rendimiento del
proyecto + evaluar los beneficios conseguidos + registrar el aprendizaje adquirido.
Las actividades del del Proceso de Cierre del Proyecto: preparar el cierre planificado +
preparar el cierre prematuro + entregar los productos + evaluar el proyecto + recomendar
el cierre del Proyecto.
El contexto implica: transferir la propiedad de los productos completados, tanto si el
Proyecto se ha completado como si se ha cancelado, planificando el proceso de cierre
adecuada y detalladamente
Scrum
La metodología Scrum es tendencia en la gestión de proyectos. Si trabajas en un sector en
el que el nivel de incertidumbre es alto y tu trabajo ágil, quizás tengas que aplicar Scrum
para gestionar tus proyectos.
El sector del desarrollo de software es el principal representante de este tipo de
metodología ágil. Se trata de planificar tus proyectos en pequeños bloques o Sprints, e ir
revisando y mejorando el anterior. Y es el propio término Scrum proviene del mundo del
rugby.
En la actualidad, los proyectos se desarrollan en contextos muy versátiles. Son más
complejos que antes, frente a unas exigencias del cliente y del mercado mucho más
variables, y con una incertidumbre elevada. Por eso, la aplicación del método Scrum se ha
extendido como la pólvora en numerosos sectores, fuera del mundo del desarrollo de
software.
Fases de la metodología Scrum
El desarrollo de producto tiene un ciclo de vida en la metodología Scrum. Estas son fases
en las que se divide un proceso Scrum:
¿Qué y quién? El producto que queremos conseguir una vez terminemos el Sprint, y los
roles de equipo con sus tareas asignadas.
¿Dónde y cuándo? El plazo y el contenido del Sprint.
¿Por qué y cómo? Las distintas herramientas para aplicar esta metodología ágil.
Cada Sprint puede tener una serie de eventos o etapas. Los más comunes son:
Reunión para la planificación del Sprint. En ella, se divide el tiempo de duración del
Sprint, así como el objetivo y entregable del mismo. Además, el equipo de desarrollo
deberá saber cómo realizarlo. Muy parecido a lo que llamamos reunión de Kick off y que
puedes descubrir en este curso gratis y online de gestión de proyectos.
Scrum diario. Se basa en poner en común y sincronizar actividades para elaborar el plan
del día.
Trabajo de desarrollo durante el Sprint. Nos aseguramos que los objetivos se están
cumpliendo, que no se producen cambios que alteran el objetivo del Sprint y se mantiene
un feedback constante con el cliente o dueño del proyecto.
Revisión del Sprint. Reunión con el cliente o dueño del proyecto, en la que se estudia y
revisa el Product Backlog del Sprint. Se definen los aspectos a cambiar, en caso necesario,
de mayor valor o probables para planificarlo en el siguiente Sprint.
Retrospectiva del proyecto. Oportunidad del equipo de desarrollo para mejorar su
proceso de trabajo y aplicar los cambios en los siguientes Sprints.
Roles de Scrum
La metodología Scrum tiene unos roles y responsabilidades principales, asignados a sus
procesos de desarrollo. Estos son:
Project Owner: Se asegura de que el proyecto se esté desarrollando acorde con la
estrategia del negocio. Escribe historias de usuario, las prioriza, y las coloca en el Product
Backlog.
Master Scrum o Facilitador: Elimina los obstáculos que impiden que el equipo cumpla
con su objetivo.
Development team Member: Los encargados de crear el producto para que pueda estar
listo con los requerimientos necesarios. Se recomienda que sea un equipo multidisciplinar,
de no más de 10 personas. Sin embargo, empresas como Google disponen de unos 15.000
desarrolladores trabajando en una rama del código. Y con una metodología Scrum. La
automatización en el testeo explica sobre por qué este gran volumen en el equipo.
