MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN

UNIDAD 1. DEFINICIÓN DE UN PROYECTO

Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un

final identificados, que se centra en la creación de un producto o servicio único. Por lo
tanto un proyecto es temporal. Su duración puede ser de tan sólo una semana o
prolongarse durante años, aunque cada proyecto posee una fecha de fin. Los proyectos
no pueden ser considerados como operaciones en curso, aunque ambos tienen mucho en
común. Las operaciones en curso, como su propio nombre indica, transcurren de manera
indefinida; no se establece una fecha de fin. Entre otros ejemplos podemos citar las
actividades contables y los departamentos de recursos humanos. Las personas que
llevan las operaciones en curso podrían además gestionar proyectos; por ejemplo, el
administrador del departamento de recursos humanos de una gran empresa podría
planificar la contratación de estudiantes. Los proyectos se diferencian de las operaciones
en curso en que existe una fecha de finalización.

Un proyecto es además un esfuerzo. Los recursos, como pueden ser el personal y

el equipamiento, necesitan realizar un trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u
organización, de modo que los proyectos tienen en cierto sentido la tendencia a ser
eventos planificados. El éxito de los proyectos no es espontáneo; necesita una
preparación y planificación previa.

Finalmente, cada proyecto crea un producto o servicio único adaptado a las

necesidades del cliente. Éste es el objetivo del proyecto, la razón por la que se emprende
el proyecto.

Antes de comenzar un proyecto, hay que empezar por determinar su objetivo.

Hay que ser tan específico como se pueda, incluyendo información tal como fechas,
números y elementos. Un objetivo específico clarifica el ámbito del proyecto, las
personas afectadas y el período de tiempo. Esto facilita la planificación del proyecto, ya
que se tienen más directrices sobre las que basar las decisiones.

Sea cual fuere la responsabilidad que se tenga o el puesto de trabajo que se

ocupe, será útil utilizar técnicas de gestión de proyectos para alcanzar con éxito los
objetivos.

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 El director de proyecto es la columna vertebral de una larga red de información,
ya que se encarga de coordinar, supervisar, estimar, planificar y evaluar el proyecto, tal
como se muestra en la Fig. 1.1. El trabajo del director de proyecto es conducir éste hacia
un final con éxito.

SUMINISTROS
EQUIPOS DIRECTIVA
INFRAESTRUCTURAS

DIRECTOR PROYECTO

CONSULTORES TRABAJADORES

Fig. 1.1. Recursos del proyecto

Las principales responsabilidades del director de proyecto son la coordinación,

recopilación y distribución de la información del proyecto. Durante las etapas iniciales
del proyecto, el director trabaja con la plantilla y la directiva para definir los objetivos y
prioridades del proyecto y, luego, define el camino hacia dicho objetivo. Una vez que el
proyecto está en marcha, su director supervisa el progreso, evaluando el impacto de las
variaciones de la planificación, y mantiene un plan viable del mismo.

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UNIDAD 2. EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO: VISIÓN DE LOS PROYECTOS
EN TÉRMINOS DE TIEMPO, COSTO Y ÁMBITO.

El trabajo de un proyecto puede ser visualizado de muchas formas, aunque la

más conocida sea probablemente la que se denomina triángulo del proyecto:

Tiempo Costo

Ámbito

2.1. Tiempo

El tiempo limitado es la delimitación con la que se está más familiarizado en

cualquier proyecto. Para muchos proyectos que tienen como finalidad un evento, o la
creación de un producto, el tiempo es la delimitación más importante a gestionar.

2.2. Costo

Cuando se habla de costo se piensa en el dinero, pero el costo del proyecto tiene
un significado más amplio: los costos son todos los recursos requeridos para llevar a
cabo el proyecto. El costo incluye las personas y el equipamiento para realizar el
trabajo, los materiales utilizados, y todos los demás eventos y aspectos que requieren
dinero o la atención de alguien en un proyecto.

Para todos los proyectos, el costo supone una delimitación restrictiva: sólo
algunos proyectos no estarán sujetos a un presupuesto sin que requieran una acción
correctiva de manera eventual.

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 2.3. Ámbito

Se deben considerar dos aspectos sobre el ámbito: el ámbito del producto y el

ámbito del proyecto. Cada proyecto produce un único producto como éxito: un
elemento tangible o un servicio. Podríamos elaborar productos para un cliente cuyo
nombre conocemos o desarrollar productos para millones de posibles clientes que
comprarán nuestro producto. Los clientes normalmente tienen algunas expectativas
sobre las características y funciones de los productos que consideran comprar. El ámbito
del producto describe la calidad, características y funciones del producto. En ocasiones,
los documentos que esquematizan esta información se denominan especificaciones del
producto. Normalmente, siempre se espera conseguir una finalidad.

Por otra parte, el ámbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el
objetivo, producto o servicio, del proyecto con el ámbito previsto del producto. Aunque
el ámbito del producto está orientado hacia el cliente o el usuario del producto, el
ámbito del proyecto también concierne a las personas que llevarán a la práctica el
proyecto. El ámbito del proyecto normalmente se mide en tareas y fases.

El ámbito del producto y el ámbito del proyecto están estrechamente

relacionados. El jefe de proyecto que gestiona el ámbito del proyecto deberá, además,
comprender el ámbito del producto o conocer la manera de ponerse en contacto con las
personas que gestionan el ámbito del producto.

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UNIDAD 3. GESTIÓN DE LAS DELIMITACIONES DEL PROYECTO

La gestión del proyecto deberá realizar un balance de las delimitaciones del

tiempo, costo y ámbito de sus proyectos. El triángulo del proyecto ilustra el proceso del
balance de las delimitaciones como los tres lados de un triángulo que se encuentran
conectados, y cualquier cambio realizado en una de los lados del triángulo afecta al
menos a otro de los lados. A continuación se listan algunos ejemplos del balance de las
delimitaciones:

Si la duración de la programación del proyecto disminuye, podría necesitar

aumentar el presupuesto ya que deberá contar con más recursos para realizar
el mismo trabajo en menos tiempo. Si no puede incrementar el presupuesto,
podría necesitar reducir el ámbito dado que los recursos con los que cuenta
no pueden hacer todo el trabajo planificado en menos tiempo.

Si debe reducir la duración de un proyecto, asegúrese de que la calidad final

del proyecto no se ve reducida de manera intencionada. En ocasiones, la
comprobación y el control de calidad en un proyecto se realizan en el último
instante; si la duración del proyecto se ve reducida en el último momento del
proyecto, esas tareas podrían ser las que se omiten. En este caso se deberán
sopesar las ventajas de la disminución en la duración del proyecto frente a la
considerable disminución de calidad del producto.

Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede que se necesite más tiempo

ya que no se podrá contar con tantos recursos como serían necesarios o con
recursos tan especializados. Si no puede incrementar el tiempo, puede que
necesite reducir el ámbito del proyecto ya que son menos recursos y no
pueden hacer todo el trabajo previsto en el tiempo del que dispone.

Si se debe reducir el presupuesto de un proyecto, se deberá observar los

grados de recursos materiales que ha presupuestado. Un material de grado
inferior no debe ser necesariamente un material de calidad inferior. Mientras
el grado del material sea el apropiado para su propósito, podría considerarse
de gran calidad.

Deberá observarse además los costos de los recursos humanos y de

equipamiento inicialmente propuestos. ¿Podría contratar personal menos

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 cualificado cuyos honorarios sean inferiores para realizar aquellas tareas más
sencillas? Sin embargo, la reducción de los costos del proyecto puede causar
una deficiencia en el objetivo a conseguir. El jefe de proyecto, debe
considerar (o comunicar a las personas que toman las decisiones) los
beneficios y los riesgos de la reducción de costos.

Si el ámbito del proyecto aumenta, puede que necesite más tiempo o más
recursos para realizar el trabajo adicional. Cuando el ámbito del proyecto
aumenta una vez comenzado el proyecto, se denomina incremento del
ámbito. Un cambio en el ámbito del proyecto durante el proceso del proyecto
no tiene porqué considerarse malo; por ejemplo, podría cambiar los deseos
de un cliente y necesitar un producto diferente para un nuevo cliente. Un
cambio en el ámbito del proyecto puede resultar perjudicial si el jefe de
proyecto no reconoce y planifica los nuevos requerimientos (es decir, cuando
se realizan los ajustes necesarios debido a otras limitaciones sobre el costo y
el tiempo, por ejemplo).

El tiempo, costo y ámbito son los tres elementos esenciales de cualquier

proyecto. Para poder ser un jefe de proyecto es necesario aprender a aplicar
estas tres delimitaciones en los proyectos. Para ello, es necesario una
herramienta que facilite su gestión.

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UNIDAD 4. GESTIÓN DE PROYECTOS CON PROJECT

La mejor herramienta de gestión de proyectos del mundo no podrá sustituir

nunca nuestro buen juicio. Sin embargo, la herramienta facilitará el modo de llevar a
cabo de manera conjunta la gestión de proyectos, la cual implica las siguientes grandes
etapas:

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
- Establecimiento del inicio del proyecto
- Definición de calendario laboral
- Definición de las tareas del proyecto
GESTIÓN DE - Definición de los recursos necesarios
PROYECTOS
- Definición de los recursos disponibles
- Asignación de recursos a tareas
- Eliminación de la sobreasignación de recursos
- Comprobación de cumplimiento de los objetivos del proyecto

SEGUIMIENTO (EJECUCIÓN PROYECTO)

- Comprobación del cumplimiento de la planificación
- Resolución de imprevistos y reajuste de la planificación
- Comunicación de los resultados

Con Microsoft Project es fácil crear y modificar un grupo de tareas para realizar
los objetivos. El software de gestión de proyectos es una herramienta imprescindible
para el establecimiento de un plan de proyecto inicial. Además, Microsoft Project
recalcula rápidamente los planes y permite ver cómo los cambios en una parte del
proyecto pueden afectar al plan en conjunto.

Hay dos herramientas básicas que ayudan a conseguir las respuestas que surjan
durante el proyecto: el Diagrama de Gantt, que indica cuándo están programadas las
tareas, y el Diagrama de Red, que ayuda a comprender las relaciones entre tareas. A
medida que la necesidad de información va cambiando en el curso de un proyecto, es
probable que se utilicen diferentes herramientas.

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 Una de las herramientas más familiares para la visualización del progreso en un
proyecto es el Diagrama de Gantt, donde cada tarea es representada como una barra
horizontal. Las barras del Diagrama de Gantt, también conocidas como barras de tareas,
están situadas a lo largo de un período de tiempo llamado escala temporal, mostrado en
la parte superior del diagrama.

La longitud de una barra de Gantt individual representa la duración de una tarea

o el período de tiempo que conlleva completar dicha tarea. Como herramienta básica en
la gestión de proyectos, el Diagrama de Gantt es excelente para evaluar rápidamente el
estado de tareas individuales en un proyecto.

Las líneas que conectan barras individuales en un Diagrama de Gantt reflejan las
relaciones entre tareas, por ejemplo, cuando una tarea no puede empezar hasta que otra
haya terminado. El nombre del recurso asignado a una tarea también aparece en el
Diagrama de Gantt.

Cuando es más importante centrarse en las relaciones entre las tareas de un

proyecto que en el plan en sí, el Diagrama de Red (a veces denominado Diagrama
PERT) puede ser más ilustrativo que el Diagrama de Gantt.

En un Diagrama de Red cada tarea está representada por un recuadro, llamado

nodo, que contiene información básica sobre la tarea. Las tareas que dependen de otra
para ser completadas o, simplemente, siguen a otra en una secuencia de eventos,
aparecen conectadas por líneas.

El Diagrama de Red ofrece una representación gráfica de cómo se encuentran

enlazadas entre sí las tareas del proyecto.