17/11/2017

ORGANIZA: RESPALDA:

SESIÓN 3
GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

PMP, SMC, PMO-CP KAREN YAMILET MENDOCILLA MUÑOZ

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SOBRE EL EXPOSITOR
KAREN YAMILET
MENDOCILLA MUÑOZ

CONTENIDO

• Introducción a la gestión de costos

• Procesos:
• Planificar la gestión de costos
• Estimar los costos
• Determinar el presupuesto
• Controlar los costos

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INTRODUCCIÓN

OBJETIVO: Lograr que el proyecto culmine dentro del presupuesto aprobado

PROCESOS:
7.1 Planificar la gestión de costos En proyectos cortos, la gestión de
7.2 Estimar los costos costos puede trabajar con los
procesos estimar costos y
7.3 Determinar el presupuesto
presupuestos como un único
7.4 Controlar los costos esfuerzo.

Seguimiento y Controlar los Costos

control
Planificar la Determinar el
Estimar los costos
Planificación Gestión de Costos presupuesto

INTRODUCCIÓN

¿QUÉ IMPLICA LA GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO?

• Trata del costo de los recursos, para completar las

actividades del proyecto.

• Se debe considerar el costo del ciclo de vida del

producto y del proyecto.

• El análisis del desempeño financiero del proyecto,

por lo general se hace fuera del Proyecto. En caso
se trate de un proyecto de inversión, donde es
necesario el uso de técnicas financieras (VAN, TIR,
PR)

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GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

PROCESOS

7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

Permite establecer políticas, procedimientos y la documentación para planificar,

gestionar, gastar y controlar los costos del proyecto.

BENEFICIO CLAVE: Orienta y direcciona cómo

los costos del proyecto serán gestionados a lo
largo del ciclo de vida del mismo.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

Herramientas y
técnicas
• Juicio de expertos
• Análisis de datos
• Reuniones

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Análisis de datos
Desarrollar el plan de gestión de costos, puede implicar la elección de opciones
estratégicas para financiar el proyecto, tales como:

• Autofinanciación
• Financiación a través de acciones
• Financiación con deuda

El plan de gestión de costos también puede detallar los modos de financiar los
recursos del proyecto, tales como la fabricación, compra, alquiler o leasing.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Análisis de datos
• Estas decisiones, así como otras decisiones financieras que afectan al proyecto,
podrían afectar el cronograma y/o los riesgos.

• Las políticas y procedimientos de la organización existentes, pueden influir en las

técnicas financieras que se usan en estas decisiones.

• Las técnicas pueden incluir (más no se limitan) a: Periodo de retorno de la

inversión (PR), Rentabilidad sobre la inversión (ROI), Tasa Interna de Retorno
(TIR) y el Valor Actual Neto (VAN)

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

SALIDAS

Plan de Gestión de Costos

• Nivel de exactitud (rango aceptable) y precisión (grado de redondeo).
• Unidades de medida.
• Enlaces con los procedimientos de la organización (Cuenta de control –CA):
Componente de la EDT, que se usa para la contabilidad de los costos del
proyecto.
• Umbrales de control.
• Reglas para la medición del desempeño (gestión del valor ganado)
• Formatos de informes.
• Detalles adicionales (financiamiento, TC, registro de costos).

Orienta los 3 procesos que continúan en la Gestión de Costos.

Es parte del Plan de Dirección del Proyecto

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

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ESTIMAR LOS COSTOS

Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios

para completar las actividades del proyecto.
Trata de buscar un Costo Óptimo para el proyecto.

BENEFICIO CLAVE: Determina los recursos

monetarios requeridos para el proyecto.. Este
proceso se lleva periódicamente, según sea
necesario.

Debe tomarse en cuenta:

- Equilibrio entre costo y riesgo

- Hacer o comprar
- Comprar o alquilar
- Intercambio de recursos

ESTIMAR LOS COSTOS

Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos
• Estimación análoga
• Estimación paramétrica
• Estimaciones ascendentes
• Estimaciones basadas en 3 valores
• Análisis de datos: Análisis de
alternativas / Análisis de reserva /
Costo de la calidad
• Sistema de información para la
dirección de proyectos
• Toma de decisiones: votación

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

ENTRADAS

Línea Base del Alcance

Descripción del producto, criterios de aceptación, entregables claves, los
límites del proyecto, los supuestos y las restricciones: presupuesto limitado,
fechas de entrega, productos especializados, políticas de la organización

La información adicional que contiene la línea base del alcance y que incluye requisitos con
implicaciones contractuales y legales, está relacionada con la salud, la seguridad, el desempeño, el
medio ambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos.
Toda esta data debe tomarse en cuenta para la elaboración de las estimaciones de costos.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

ENTRADAS

Cronograma del Proyecto

Tipo y cantidad de Recursos, así como la cantidad de tiempo (sobre todo para
los costos variables) son los factores principales para determinar el costo del
Proyecto.

El proceso Estimar los recursos de las actividades (6.4) que implica determinar la disponibilidad y
las cantidades necesarias de personal y material requeridos para realizar las actividades del
cronograma, está directamente ligado con la estimación de costos.

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

ENTRADAS
Requisitos de recursos
Atributos, salarios, reconocimientos, compensaciones.

Registro de riesgos
• Costos de mitigación.
• Los riesgos, positivos o negativos, por lo general ejercen impacto en el
costo de las actividades como en los del proyecto global.
FAE
• Condiciones de mercado.
• Información comercial publicada: Bases de datos con ratios de costos,
listas de precios publicadas.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Estimación análoga

• Para el uso de esta técnica los miembros del equipo deben poseer
experiencia ( Juicio de expertos)
• Se usa cuando se tiene información limitada.
• Menos costos, más rápida pero menos exacta.
• Fiable, cuando hay proyectos anteriores similares, de hecho y no de
apariencia.
• Puede usarse en conjunto con otro métodos de estimación.

También conocida como Estimación Descendente

(de Arriba hacia Abajo)

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Estimación análoga

VENTAJAS DESVENTAJAS

Rápida Menos exacta

Las Actividades
individuales no necesitan Se preparan con
ser identificadas información limitada.

Requiere de considerable
Menos costosa experiencia para hacerlo
bien.

Provee al Gerente de
Proyecto una idea de las Extremadamente difícil
para Proyectos con alto
expectativas de la
gerencia grado de incertidumbre.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Estimación ascendente

• Estima el costo de los recursos con mayor

detalle.
• Es más costosa e implica mayor tiempo.
• El costo de cada paquete de trabajo o de cada
actividad se calcula con detalle. El costo
detallado luego se “resume” o se “acumula” en
niveles superiores para fines de información y
seguimiento.
• La magnitud y complejidad influirán en el costo y
exactitud de la estimación ascendente.

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Estimación ascendente

VENTAJAS DESVENTAJAS

Toma tiempo y esfuerzo

Más exacta
(costo)

Basado en un análisis Tendencia del equipo de

detallado del Proyecto. acolchar los estaimado

Provee una base confinable Requiere que el Proyecto esté

para el monitoreo y control bien definido y entendido

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Estimación paramétrica

• Usa un modelo matemático

• Usa información histórica.
• Pueden ser confiables si los proyectos involucrados de hecho y no
sólo de apariencia, la información para desarrollar el modelo es
precisa y el modelo es escalable.

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Estimación por tres valores

Trabaja considerando 3 tipos de estimaciones: Estimación Optimista (Co),

más probable (Cm)y pesimista (Cp). El costo esperado (Ce) será un
promedio ponderado

Costo Esperado (Ce): (Co+4Cm+Cp)/6

Según
PERT
Desviación estándar: (Cp-Co)/6

Varianza:[(Cp-Co)/6]2 Esto asumiendo una

distribución Beta

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Estimación por tres valores

En caso se trabaje con distribuciones triangulares, se cuenta como valor

esperado él siguiente cálculo

Costo Esperado (Ce): (Co+Cm+Cp)/3

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Análisis de Reservas

• Reservas para contingencias o “incógnitas conocidas” – eventos previstos pero inciertos.

• Problemas de posible exageración de estimación de costos
• Estas reservas forman parte de la línea base de costos
• El Director de Proyecto administra esta reserva y dispone de ella según criterio.
• Se recomienda que la reserva sea general para todo el proyecto y no por actividad.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Software de Gestión de Proyectos

• Hojas de cálculo y herramientas de simulación y estadísticas.

Análisis de ofertas de proveedores

• Estimación de costos con ayudas propuestas enviadas por los proveedores.

COQ = Costos de prevención + costos de evaluación + costos de reproceso

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

SALIDAS

Estimación de costos de las actividades

• Valorizaciones cuantitativas de los costos probables de los recursos

requeridos para culminar las actividades del proyecto.

• Deben cubrir todas las categorías de recursos que serán cargados al

proyecto.

• Son ajustados frecuentemente a lo largo del proyecto.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS

SALIDAS

Base de las estimaciones

Independientemente del nivel de detalle, los documentos de respaldo deben

brindar un comprensión clara y concreta de la forma en que se obtuvo la
Estimación de Costos.

• Base de estimaciones.
• Supuestos actualizados.
• Restricciones.
• Rango de las estimaciones.
• Nivel de confiabilidad de la estimación final.

Actualización de los documentos del Proyecto

Se incluye entre otros el registro de riesgos.

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7.3 DETERMINAR EL PRESUPUESTO

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes

de trabajo, para así establecer la Línea Base del Costo autorizada y con ella un
presupuesto.

BENEFICIO CLAVE: Determina la Línea Base de

Costos con respecto a la cual se puede monitorear
y controlar el desempeño del proyecto.

Este proceso se lleva a cabo una única vez o en

puntos predefinidos del proyecto.

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DETERMINAR EL PRESUPUESTO

La línea base del costo No incluye las Reservas de Gestión, pero si la Reserva de
Contingencia.
La Reserva de Gestión se incluye en el presupuesto.

El desempeño de los Costos del Proyecto se medirá contra la Línea Base

de Costos

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Estimados de los
costos para cada
actividad
Línea Base
de Costos Cuando se aplica la
(BAC) técnica del Valor
Reservas de Ganado para el Control
contingencia PRESUPUESTO de un Proyecto, se toma
como referencia a la
Reservas de Línea Base de Costos y
Gestión no al Presupuesto.
(BAC)

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DETERMINAR EL PRESUPUESTO

RESERVAS DE CONTINGENCIA Y DE GESTIÓN

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos
• Costos agregados
• Análisis de datos (análisis de reserva)
• Revisar la información histórica
• Conciliación del límite de
financiamiento
• Financiamiento

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DETERMINAR EL PRESUPUESTO

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Agregación de costos

• El costo de las actividades se suman por paquetes de trabajo, luego por

niveles superiores de la EDT, cuentas de control y finalmente para todo el
proyecto.

Conciliación del límite de financiamiento

• Los gastos de fondos se concilian con los límites de financiación para

verificar que se contará con la liquidez necesaria para realizar los pagos.
• La conciliación requerirá el ajuste del cronograma para regular dichos gastos.

Se trata del acuerdo del cual se llega con el Patrocinador para el

ingreso de dinero al proyecto que garantice su financiamiento.

DETERMINAR EL PRESUPUESTO

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de reservas
• Reservas para Contingencias de Gestión o simplemente Reservas de Gestión (para hacer
frente a “incógnitas desconocidas”.

• El Gerente de Proyecto debe obtener la aprobación antes de comprometerse o gastar esta

reserva.

• Estas reservas NO forman parte de la línea base de costos pero SI del presupuesto.

• No se consideran en el cálculo del valor ganado.

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DETERMINAR EL PRESUPUESTO

SALIDAS

Línea Base de Costos

• Presupuesto hasta la conclusión (BAC): Distribuido en el tiempo que será

usado para medir, supervisar y monitorear el desempeño de costos del
proyecto.

• Es desarrollado sumando los presupuestos estimados por periodos y

usualmente mostrado en forma de Curva S.

• En la técnica del Valor Ganado se conoce como Línea Base para la medición
del Desempeño (PMB)

DETERMINAR EL PRESUPUESTO
LÍNEA BASE DE COSTO, GASTOS Y REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO

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DETERMINAR EL PRESUPUESTO

SALIDAS

Requisitos de financiamiento

• Se derivan de la Línea Base de Costos y pueden establecerse para

excederlos, esto con el fin de responder al avance temprano o a los
sobrecostos.

• En general la financiación no es continua y aparece como una función

discontinua y escalonada.

• Considera los costos de la línea base de costos y la reserva de gestión

cuando corresponda.

7.4 CONTROLAR LOS COSTOS

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CONTROLAR LOS COSTOS

• Consiste en influir sobre los factores que crean
cambios en los costos.
• Asegurar que los cambios solicitados se lleven a
cabo de manera oportuna.
• Asegura que los gastos no excedan el
financiamiento autorizado para el proyecto.

• Gestionar los cambios reales cuando ocurran.

• Monitorear el desempeño del costo para detectar y
entender las variaciones con respecto a la línea
base del costo.

• Registra con precisión los cambios a la línea base

del costo.

• Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no

aprobados en el uso de los recursos.

CONTROLAR LOS COSTOS

Herramientas y técnicas
• Juicio de expertos
• Análisis de datos
(análisis de valor ganado, análisis
de variación, análisis de reserva)
• Para completar el índice de
desempeño del trabajo por
completar.
• Sistema de información para
la dirección de Proyectos.

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CONTROLAR LOS COSTOS

ENTRADAS

Plan de Dirección del Proyecto

• Contiene componentes como: Línea Base del Desempeño del Costo / Plan
de Gestión de Costos.

Datos de desempeño del trabajo

• Se trata de datos sobre el avance del proyecto. Avance de los entregables
iniciados y de los terminados. Costos autorizados e incurridos.
• También incluye estimaciones para terminar el trabajo restante.

CONTROLAR LOS COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Gestión del Valor Ganado (EVM)

• Es una técnica de Dirección de Proyectos.
• Método para la medición de desempeño del Proyecto.
• Integra las mediciones del Alcance, Costo y Cronograma.
• Opera con 3 variables independientes:
• Valor Planificado (PV)
• Valor Ganado (EV)
• Costo Actual (AC)

• Con ellos define:

• La variación del cronograma (SV)
• La variación del costo (CV)
• El índice de desempeño del cronograma (SPI)
• El índice de desempeño del costo (CPI)

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CONTROLAR LOS COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Gestión del Valor Ganado (EVM)

COSTO PLANIFICADO DEL
AVANCE PLANIFICADO

COSTO PLANIFICADO COSTO REAL

VALOR PLANIFICADO
AVANCE PLANIFICADO
(PV)

AVANCE REAL VALOR GANADO (EV) COSTO ACTUAL (AC)

COSTO PLANIFICADO DEL COSTO REAL DEL AVANCE

AVANCE REAL REAL

CONTROLAR LOS COSTOS

CV Variación del Costo CV = EV - AC

SV Variación del Cronograma SV = EV - PV
CPI Índice de desempeño del costo CPI = EV / AC
SPI Índice de desempeño SPI = EV / PV
del cronograma
TCPI Índice de desempeño (BAC-EV)/(BAC-AC)
del trabajo por completar (BAC-EV)/(EAC-AC)
EAC Estimación al término EAC = AC + ETC
EAC = AC + (BAC -
EV) EAC = BAC / CPI
EAC = AC + (BAC - EV)/(CPIxSPI)
ETC Estimación para terminar ETC = EAC - AC
VAC Varianza al término VAC = BAC - EAC

FÓRMULAS DE VALOR GANADO

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CONTROLAR LOS COSTOS

En orden alfabético

AC EV PV

CV = = SV

MENOS MENOS

CPI = = SPI

DIVIDIDO POR DIVIDIDO POR

FÓRMULAS GRÁFICAS VALOR GANADO

CONTROLAR LOS COSTOS

SI AC > EV AC = EV AC < EV
ENTONCES CV < 0 CV = 0 CV > 0
CPI < 1 CPI = 1 CPI > 1
El proyecto Sobre el Dentro del Debajo del
está presupuesto presupuesto presupuesto
SI PV > EV PV = EV PV < EV
ENTONCES SV < 0 SV = 0 SV > 0
SPI < 1 SPI = 1 SPI > 1
El proyecto Dentro del
Atrasado Adelantado
está cronograma

ANÁLISIS EVM

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CONTROLAR LOS COSTOS

Valores Herramientas y Técnicas

Acumulados

Presupuesto hasta
¿Cómo marcha el la terminación (BAC)
proyecto hasta la
fecha de estado?

Costos reales (AC) Valor planificado (PV)

Valor ganado (EV)

INFORME GRÁFICO DEL DESEMPEÑO Tiempo

CONTROLAR LOS COSTOS

VALOR GANADO, VALOR PLANIFICADO Y COSTOS REALES

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CONTROLAR LOS COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Pronósticos
Estimación al término (EAC)
• Estimación usando el presupuesto restante:
EAC = AC + (BAC - EV).
Costo Real a la fecha más el presupuesto restante. Este enfoque se usa
cuando las variaciones reales son atípicas y no se espera que vuelvan
a ocurrir en el futuro.

• Estimación usando el presupuesto restante afectado por el CPI:

EAC = AC + (BAC - EV) / CPI.
Costo Real a la fecha más el presupuesto restante modificado por un
factor. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son típicas y
se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

CONTROLAR LOS COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Pronósticos
Estimación para concluir el trabajo restante (ETC)
• Basada en una nueva estimación: ETC
• Basada en variaciones atípicas: ETC = BAC – EV
• Basada en variaciones típicas: ETC = (BAC – EV) / CPI

Estimación al término (EAC)

Estimación con nueva estimación: EAC = AC + ETC
Costo Real a la fecha más un nuevo estimado para el trabajo restante.
Este enfoque se usa cuando el desempeño pasado muestra que los
supuestos originales estuvieron errados o ya no son validos.

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CONTROLAR LOS COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Pronósticos
Estimación al término (EAC)

• Estimación usando el presupuesto restante considerando el CPI y el SPI :

EAC = AC + (BAC - EV) / (CPI x SPI).

Costo Real a la fecha más el presupuesto restante modificado por dos factores:
costos y cronograma. Este enfoque se usa cuando las variaciones reales son
típicas y se espera que el factor se cumpla firmemente con el cronograma.

CONTROLAR LOS COSTOS

Plan Original HOY

Ejecución Real

DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC

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CONTROLAR LOS COSTOS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Pronósticos
Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
Proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el
trabajo restante con el propósito de cumplir una meta específica.

TCPI basado en el BAC

• Cuando se estima que se puede recuperar la meta original del proyecto
TCPI = (BAC-EV)/(BAC-AC)

TCPI basado en el EAC

• Cuando se estima que ya no es posible cumplir con el BAC
TCPI = (BAC-EV)/(EAC-AC)

CONTROLAR LOS COSTOS

SALIDAS

Información de desempeño de trabajo

Datos sobre el desempeño del trabajo respecto a la línea base de costos

Pronósticos de costos
El valor EAC debe documentarse y comunicarse a los interesados.
Solicitudes de cambio
Cambios en posibles líneas base de costos, cronogramas u otros documentos
del plan de dirección.

Actualizaciones del plan de dirección del proyecto

Cambios al plan de gestión de costos, a la línea base de costos, línea base
de medición del desempeño,

Actualizaciones a los documentos del proyecto

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ORGANIZA: RESPALDA:

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