ACTA DE REVISION POR LA ALTA DIRCCION CODIGO: FT-GG-004 FECHA: 26/09/2018 VERSION: 005 EMPRESA: ETANOLES DEL MAGDALENA S.A.S. Fecha: 22/04/2021 Periodo cobijado por la revisién: 2.020 Participantes: 1. Nombre: Guillermo Reyes Velasquez Cargo: ___Gerente 2. Nombre: Lady Salcedo. Cargo: Coordinadora Logistica 3. Nombre: Lorena Hernandez, Cargo: Coordinadora de Calidad. 4. Nombre: Cargo: 5. Nombre: Cargo: 6. Nombre: Cargo: 7. Nombre: Cargo: Entradas para la revision A continuacion se identifican las entradas que fueron revisadas, por la Alta Direccién: Si_| NO Estado de las acciones de las revisiones por la direccién previas Cambios internos y externos pertinentes al sistema de gestion Satisfaccion del cliente y retroalimentacién de las partes interesadas Grado de cumplimiento de los objetivos det sistema de gestin Grado de cumplimiento de la politica y su adecuacién a la organizacién Desempefio de los procesos y conformidad del producto y servicio Estado de las no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora 8. Resultados de seguimiento y medicién (Indicadores de gestién) 9. Resultados de auditorias 10. Desempefio de los proveedores 11, Resultados de la gestion del riesgo 12. Oportunidades de mejora 13. Adecuacién de los recursos NOMSoONa I><[><]><]><]><><] >< [><] ><] >] ><]><) >< 1. Estado de las acciones de las revisiones por la direccién previas: Planes de Accién para Desarrollar las estrategias asociadas a los objetivos de calidad: ESTRATEGIAS DE PLANES DE ACCION FECHA OBJETIVOS DE CALIDAD Evitar generacién de | Realizar el proceso de entrega en los | Abril/2021 solicitudes, quejas y rectamos | plazos y condiciones establecidas por parte de los clientes Pagina t des Escaneado con CamScannerACTA DE REVISION POR LA ALTA DIRCCION CODIGO: FT-GG-004 FECHA: 26/09/2018 VERSION: 005 Realizar seguimiento al Plan de | Realizar mantenimiento correctivo y | Abril/2021 Mantenimiento de las baculas | preventivo a todas las basculas electrnicas electronicas de la empresa, de acuerdo al Cronograma de mantenimiento y calibracién de equipos FT-GL-002 Salisfacci6n del Cliente ‘Seguimiento de la satisfaccién | Aplicar la encuesta de salisfaccion del | Junio/2021 del cliente de forma que se | cliente a cada uno de los clientes obtenga y procese la informacion acerca de la calidad del servicio prestado, PLANES DE ACCION EVALUACION Y REVALUACION DE PROVEEDORES FECHA: Enero a Diciembre del 2.020 ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE Aplicacion de Evaluacion a los proveedores | Abril/2021 Negociador criticos Compras Envio de comunicado de los resultados de la Abril/2021 Negociador calificacién del periodo de Enero a Diciembre del Compras 2020 a los proveedores criticos Aplicacién de Re-evaluacion a los proveedores | Abril2023 Negociador criticos Compras 2. Cambios internos y externos pertinentes al sistema de gestin: Con el fin de ampliar el portafolio de servicios de la empresa, se ha iniciado el proyecto Palermo Tanks, para el almacenamiento de alcohol y distribucién a nivel nacional 3. Satisfaccién del cliente y retroalimentacién de las partes interesadas: Se programa aplicacién de la encuesta de satisfaccién del cliente para el Mes de Junio del 2021 4. Grado de cumplimiento de los objetivos del sistema de gestion: Se evidencia cumplimiento de las metas establecidas en los objetivos del sistema de gestion de la calidad 5. Grado de cumplimiento de la politica y su adecuacién a la organizacion: Se evidencia cumplimiento de la politica y su adecuacién a la organizacién, para tal fin se realiz6 socializaci6n de la politica al personal de la empresa el dia 17 de Abril 6. Desempefio de los procesos y conformidad del producto y servicio: Paginad des Escaneado con CamScannerACTA DE REVISION POR LA ALTA DIRCCION CODIGO: FT-GG-004 FECHA: 26/09/2018 VERSION: 005 Se evidencia cumplimiento en el 30% del desemperio de los procesos y conformidad del producto y servicio, se esta trabajando en las acciones que permitan el cumplimiento del sistema. Se programa realizar evaluaciones de Satisfaccién del Cliente para el mes de Mayo del afio precedente. Estado de las no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora: De acuerdo a las solicitudes, quejas y reclamos generados en el CRM, se evidencia cumplimiento en la ejecucién de los planes de accién generados. Resultados de seguimiento y medicién (Indicadores de gestion): Se evidencia cumplimiento en el desempefio de los procesos y conformidad del producto y servicio, en los procesos de Gestién de la Calidad, Gestion informatica y gestion contable. Se evidencia que en los procesos de comercial durante el afio 2.020 no se present6 cumplimiento de los indicadores, debido a la situacién presentada como consecuencia de la pandemia a nivel mundial. 9. Resultados de auditorias: Se evidencia que se realiz6 una auditoria interna el dia 15 y 16 de Abril y se generaron las. siguientes No conformidades: FECHA No. DESCRIPCION DE HALLAZGOS REGISTRO CIERRE RESPONSABLE Se evidencia que no se encuentran actualiz i 1 izados los indicadores del Proceso NC 22/04/2021 Lorena de Gestién de Calidad de acuerdo al Hernandez formato FT-GCD-005 Ficha Indicador Se requiere realizar actualizacién del Formato FT-GG-008 Matriz de Gestion de Riesgos y Oportunidades. Se requiere realizar actualizacion del Formato FT-GCD-| —,,,_| 22/04/2021 | Karen Cantillo 005 Ficha de Indicador, donde se encuentran los indicadores aplicables al proceso, Se establece revisar los 10 primeros dias de cada mes los indicadores. ‘Se evidencia que no se tienen actualizados 3 |y completos los documentos de los} NC | 28/04/2021 | Evelin Murioz proveedores criticos de la Compafiia. Se requiere realizar actualizacion del Formato FT-GG-008 Matriz de Gestion de Riesgos y Oportunidades. Se requiere realizar actualizacién del Formato FT-GCD-| y__| 22/04/2021 | _Janck Orozco 005 Ficha de Indicador, donde se encuentran los indicadores aplicables al proceso, Se establece revisar los 10 primeros dias de cada mes los indicadores. Pagina d do Escaneado con CamScannerACTA DE REVISION POR LA ALTA DIRCCION CODIGO: FT-GG-004 FECHA: 26/09/2018 VERSION: 005 FECHA No. | DESCRIPCION DE HALLAZGOS REGISTRO | CIERRE | RESPONSABLE Se evidencia Formato FT-GI-002 Control de Elaboracién de Copias de Seguridad, fecha de actualizacion: 21/11/2018, Versién:004, no se evidencia registro fisico de la ultima copia de seguridad realizada,| yw | 59/94/2021 | Janck Orozco estas deben realizarse con frecuencia semanal. Se evidencia Formato FT-GI-006 Ficha Técnica Equipos de Computo, fecha de actualizacién 21/11/2018 Version: 004, no se tiene evidencia de este formato. Se requiere realizar actualizacién del Formato FT-GG-008 Matriz de Gestion de Riesgos y Oportunidades. Se requiere realizar actualizacién del Formato FT-GCD- 6 ]005 Ficha de Indicador, donde se| NC | 22/04/2021] Mayra Perea encuentran los indicadores aplicables al proceso. Se establece revisar los 10 primeros dias de cada mes los indicadores. 10.Desempefio de los proveedores: Se evidencia aplicacién de la evaluacién y re-evaluacién de los proveedores criticos para el afio 2.020 y se observa que se cumplié con la meta y todos estan cumpliendo como proveedores aprobados. 11. Resultados de la gestién del riesgo: Se tiene programado la revisién de las matrices de riesgo de todos los procesos para el Mes de Mayo, para evaluar si los riesgos establecidos estan adecuados 0 no y para identificar si estén siendo controlados. 12. Oportunidades de mejora: Se realiza la compra de un nuevo software Contable World Office, con el fin de evitar re- procesos y lograr la integracién de los procesos con el Sistema de Gestién de la Calidad ISO 9004:2015, logrando asi la mejora continua de cada uno de los procesos. Adquisicién de la Nube. Se tiene proyectado la adquisicién de bombas de descargue Fill Ride para garantizar back-up en todas las oficinas a nivel nacional 413. Adecuacién de los recursos: Adecuacién de las oficinas de Bogota y Bucaramanga para ampliar la capacidad de almacenamiento de 40.000 litros: Bucaramanga: 120.000 y Bogota:400.000 Pagina 4des Escaneado con CamScannerACTA DE REVISION POR LA ALTA DIRCCION CODIGO: FT-GG-004 FECHA: 26/09/2018 VERSION: 005 Salidas de la revisién 14.Necesidades de cambio en el sistema de gestién x 15.Necesidades de recursos 16.Compromisos de la gerencia 17.Otros 14. Necesidades de cambio en el sistema de gestion: Se requiere hacer una revision del Formato FT-GG-006 Cuadro de Mando Integral, con el fin de identificar cuales indicadores aportan a la mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad. Se evidencia que el procedimiento de Gestion documental cambio, por instrucci6n de la Gerencia, toda la documentacién se manejara de manera virtual. 18.Necesidades de recursos: Se necesita invertir recursos para capacitar al personal. Adquisicién de! nuevo lote en Medellin 16.Compromisos de la gerencia: Garantizar los recursos necesarios para dar continuidad a todos los proyectos FIRMAS: Nombre y Cargo: _GUILLERMO REYES VELASQUEZ —_—__— > Nombre y Cargo: LADY SALCEDO Firma: Nombre y Cargo: LORENA HERNANDEZ Firma: 5X Pagina sae ee Escaneado con CamScanner