CARACTERIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN: PROCESO GESTIÓN COMERCIO EXTERIOR

CÓDIGO: CR-GCE-001 FECHA: 02/11/2019 VERSIÓN: 007

1. RESPONSABLE Jefe de Gestión Comercio Exterior

Estandarizar las actividades del proceso de comercio exterior con el fin de realizar las importaciones y exportaciones cumplientod con
2. OBJETIVO las dipsosiciones de la compañía y de los entes de control aplicables, contemplando, analizando y evaluando los riesgos propios del
proceso, para mejorar la eficacia del mismo.
3. ALCANCE Aplica para todas las áreas de la compañía.
4. REQUISITOS 6.1. / 6.3. / 8.1. / 8.4.2. / 8.4.3. / 8.5.1.
5. RECURSOS Personal, Equipo de oficina, software, hardware, papelería, instalaciones.
6. INDICADOR
Nombre del Indicador Índice Objetivo Meta Frecuencia

Cumplimiento de los tiempos de entrega del Días Reales de Llegada del Producto / Días Determinar el tiempo utilizado en el
≥ 80% Trimestral
Producto Requerido Estimados + Días Reales proceso logístico de importación

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Ver Listado Maestro de Documentos
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
CICLO
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLES
PHVA
1. ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS
Resultados de análisis
Determinar, planificar, revisar y controlar los cambios para la prestación del
de gestión de cambios,
Identificación de servicio, en la extensión necesaria para asegurar continuidad en la
plan de acción /
cambios, según el conformidad con los requisitos, para lo cual se siguen las disposiciones del Jefe de Gestión Comercio
P contingencia
contexto de la "PR-GG-001 Procedimiento para la gestión del cambio" Exterior
organización
Matriz de planificación
de cambios, actualizada

2. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

La administración de riesgos se puede definir como el proceso de
identificación, medida y administración de los riesgos que amenazan la
Riesgos analizados y
existencia, los activos, las ganancias o al personal de una organización, o los
evaluados.
servicios que ésta provee. El principal objetivo de la ciencia de la
administración de riesgos es permitirle a la organización tomar los riesgos
Resultados de análisis
Entorno interno y adecuados, proveyendo el conocimiento y la comprensión de dichos riesgos,
de riesgos, plan de Jefe de Gestión Comercio
externo de la empresa y identificando los recursos y esfuerzos necesarios para alcanzar los resultados P
acción / contingencia. Exterior
sus procesos deseados, movilizando las energías necesarias para ello y midiendo los
resultados contra las expectativas presupuestadas; además de proveer los
Matriz de gestión de
medios para la temprana detección y corrección de decisiones erradas o
riesgos y oportunidades,
inadecuadas. Para ello, la empresa ha generado las disposiciones pertinentes
actualizada
mediante el "PR-GG-002 Procedimiento para la gestión del riesgo"

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3. SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS ASOCIADOS A LA

OPERACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR:
Con el fin de garantizar mayor eficiencia, calidad y costos en las operaciones
de comercio exterior, la selección de proveedores se realiza según el "PR- Jefe de Gestión Comercio
GCM-001 Procedimiento para selección, evaluación y reevaluación de Proveedor Exterior
Necesidad de
proveedores". Seleccionado.
intermediario para
P Coordinador de Gestión
realizar operaciones de
Los documentos que aporten los proveedores seleccionados, se reúnen y se Documentos entregados Contable y Compras.
comercio exterior.
le envían al área de compras para que se archiven y se cree el proveedor en a contabilidad
el programa contable y se agregue en el "FT-GCM-008 Listado Maestro de Gerencia
Proveedores "

4. PLANIFICACION DE COMERCIO EXTERIOR

Necesidades de la IMPORTACIONES: La negociación con los proveedores de materia prima e
compañía de adquirir insumos es realizada directamente por la Gerencia General y esta se encarga
productos y/o sevicios de transmitirle a Comercio Exterior las condiciones comerciales acordadas Condiciones
fuera del territorio de la con estos, así como también, de los aspectos logísticos necesarios. Comerciales de la
compañía. negociacion con
Jefe de Gestión Comercio
EXPORTACIONES: Se realizan de acuerdo a la información que el área P proveedores/clientes.
Exterior
Requerimiento de comercial o Gerencia suministra (Precios, cantidad, términos de negociación,
productos por parte de lugar de destino, entre otros) a Comercio Exterior, mediante un correo
Auxiliar de Gestión Comercio
terceros fuera del electrónico u orden de compra y Orden de Venta e Inspección de Despacho Exterior
territorio de la para un cliente en el exterior.
compañía.
Gerencia General
Para exportaciones o importaciones, se elabora un "FT-GCE- 007
Jefe de Gestión Comercial
Condiciones PROYECTO" donde se especifican los detalles de la operación, tales como:
Comerciales de la Cuánto, Cómo, Cuándo y Dónde se realizará la actividad, Proveedores de los
productos o servicios, Costos, Cantidades, Términos de negociación y P Proyecto elaboardo
negociacion con
proveedores/clientes. demás especificaciones relevantes del proceso aduanero y logístico, según
aplique.

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Los proyectos se envían por correo electrónico a la Gerencia y a los lideres

de los siguientes procesos: Financiera, Logística, Contable, Comercial y Jefe de Gestión Comercio
Calidad, quienes contarán con un tiempo máximo de 2 días hábiles, para Exterior
enviar un correo con las observaciones o comentarios que tengan respecto a
la información compartida o en su defecto, para indicar conformidad con el Auxiliar de Gestión Comercio
proyecto en lo que a su área se refiera. El Jefe de Gestión Comercio Exterior Proyecto Revisado y Exterior
atenderá sin demoras, a las observaciones o comentarios de los líderes, ajustado según la
Proyecto Elaborado según corresponda. P
retroalimentación de los Gerencia General
líderes.
Se debe establecer para cada operación y cuando aplique, la forma o método Líderes de procesos:
para el pago de los tributos aduaneros (arancel/IVA), ya sea a través de una Financiera, Logística,
carta débito o recibo oficial de pago, lo cual debe ser acordado previamente Contable, Comercial y
entre la agencia de aduana que se seleccione para la operación y la Calidad)
empresa.
5. SOLICITUDES DE COMPRA O SERVICIO E INFORME DE CONTROL
5.1 Creación de ordenes de compra o servicio:
Se reciben las solicitudes de compra o de servicio del área logística o para
el caso de compras de productos o servicios asociadas a negociaciones
especiales/individuales con clientes, se reciben directamente las
instrucciones de despacho desde el área comercial las cuáles estan descritas
o detalladas en un correo electrónico.

Posteriormente se generan las órdenes de compra/servicio en el programa

contable, siguiendo las disposiciones del documento “IN-GCT-008
Instructivo para registrar órdenes de compra o servicio en el programa
contable” Orden de compra o
Jefe de Gestión Comercio
servicio enviada a los
Exterior
Solicitud de compra o La orden de compra debe ir acompañada de las especificaciones o ficha proveedores
H
Servicio Recibida técnica del producto o servicio (si las hay) y en ella deben detallarse los
Auxiliar de Gestión Comercio
siguientes aspectos: 1. Condiciones de pago. 2. Fecha de entrega, 3. Solicitudes y ordenes
Exterior
Término de negociación. 4. Requerimientos especiales a que haya lugar, controladas
entre otros.

Posteriormente, se solicita autorización a Gerencia para el envío de la misma

al proveedor, o en su defecto, se le envían a Gerencia para que esta se
encargue de enviarlas.
5.2. Informe control de solicitudes y ordenes: El Auxiliar de Gestión
Comercio Exterior y/o El Jefe de Gestión Comercio Exterior diligencian la
matriz de “FT-GCE-001 Control de solicitudes y órdenes” para llevar una
trazabilidad de las solicitudes recibidas y la orden de compra/servicio
tramitadas.

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6. IMPORTACIONES
Se reúne la documentación aduanera requerida previo al arribo de la
mercancía (factura comercial, Packing List, documento de transporte
(Borrador o Draft)) y se coordina con la agencia de aduanas la operación a
realizar para asegurar que se cuenta con los requisitos previos de la misma y
así evitar contratiempos.
H
Se confirma con el área Financiera los datos generales y valores que
previamente ya se habían informado en el proyecto para que se dispongan de Documentos de la carga
Documentos de la los recursos respectivos para el pago de aranceles e IVA, mediante Carta (factura comercial,
carga Debito, anticipos o recibo oficial de pago, según acuerdo con la Agencia de Packing List, documento Jefe de Gestión Comercio
(factura comercial, aduana. (Estos trámites no requieren aprobación de la Gerencia). de transporte (Borrador Exterior
Packing List, o Draft))- revisados.
documento de Auxiliar de Gestión Comercio
transporte (Borrador o Revisar que los requerimientos documentales, tales como licencias de Operaciones entre Exterior
Draft)) importación, póliza de seguro, INVIMA, entre otros, se encuentren vigentes o compañias identificadas
en su defecto gestionar la actualización ante los entes competentes, según y controladas.
sea el caso.

El Jefe de Gestión Comercio Exterior y/o el Auxiliar de Gestión de Comercio H

Exterior diligencia el “FT-GCE-002 Control de triangulaciones” para llevar
control de todas las importaciones que se hagan por triangulación.

6.1. Importación Vía Marítima

6.1.1. Desde el momento en que las agencias (aduana y marítima) confirmen
que la Motonave partió del puerto de origen, comercio exterior debe hacer
seguimiento constante a la ruta de la misma. Se monitorea con el agente
marítimo el anuncio de la Motonave tanto en puerto de destino como en la
bodega que va realizar el almacenaje.
6.1.2. Se le solicita al proveedor, los documentos soportes de la operación
(BL (Draft) Factura Comercial, Packing List, certificado de origen).
6.1.3. Se debe coordinar con el área financiera el pago de los servicios Jefe de Gestión Comercio
Información del Seguimiento al
portuarios y navieros antes que la Motonave llegue al puerto de destino. H Exterior y/o Auxiliar de
transportador Transportador.
6.1.4. Una vez que la Motonave llegue y descargue el producto en la bodega Gestión Comercio Exterior.
convenida, se cuenta con 1 mes para realizar el desaduanamiento de la
mercancía, por tal motivo, sin demora alguna se coordina con la agencia de
aduana las actividades pertinentes para realizar los trámites de pago
impuestos (arancel/IVA), de lo contrario se debe solicitar a la agencia de
aduanas la gestión de una prórroga por 1 mes adicional.

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6.2. Importaciones Vía Terrestre:

La agencia de aduanas debe garantizar la emisión de las tornaguías.
6.2.1. Se debe hacer constante seguimiento desde que el vehículo asignado
por la empresa de transporte es cargado en las instalaciones del proveedor,
se debe solicitar los datos del conductor, placa, su identificación, teléfono,
cantidad cargada.
6.2.2. Antes de que el vehículo llegue a frontera, se solicita al proveedor del
producto y al transportador los documentos soportes de la operación (Carta
Porte, Factura Comercial, Packing List, certificado de origen, declaración de Jefe de Gestión Comercio
Información del exportación, certificado de calidad) Seguimiento al
H Exterior y/o Auxiliar de
transportador 6.2.3. Los documentos se envían a la agencia de aduanas en destino con el Transportador.
Gestión Comercio Exterior.
fin de adelantar borradores de la declaración de importación.
6.2.4. Cuando el vehículo llegue a frontera la agencia de aduanas en destino
debe adelantar los trámites de nacionalización del producto y el respectivo
pago de impuestos /Arancel/IVA
6.2.5. Se envía la información de la carga, vía correo electrónico al Proceso
de Gestión Logística, Comercial y Calidad, sobre los datos del conductor,
placa, identificación, teléfono, declaración de importación, factura, Packing
List, certificado de calidad.

7. EXPORTACIONES
Requerimiento de El área de Comercio Exterior junto a la agencia de aduanas establece o
identifican los requerimientos o requisitos documentales para el debido Definición de los
productos por parte de
trámite de la exportación. Posteriormente, se coordina con el proceso de requisitos o Jefe de Gestión Comercio
terceros fuera del H
gestión logística y contable, el despacho del producto y la emisión de los requerimientos para la Exterior.
territorio de la
documentos soporte, respectivamente, tales como Factura Comercial y exportación.
compañía.
Packing List.

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8. SEGUIMIENTO A NACIONALIZACIÓN DE PRODUCTOS

Para que Comercio Exterior pueda realizar un efectivo seguimiento a las
nacionalizaciones de producto de la compañía debe:
8.1. Solicitar al proveedor la documentación del producto o servicio (Factura
comercial, Documento de transporte, lista de empaque entre otros).
8.2. Enviar la documentación antes mencionada a la agencia de aduanas,
manteniendo un continuo contacto con la misma sobre el status del trámite.
8.3. Se debe consultar con el Jefe del área Financiera sobre la disponibilidad
de recursos. Este proceso de lleva a cabo una vez se comparte el
Revisión de la
Documentación del PROYECTO con todas las áreas involucradas para estimar los recursos a
utilizar. documentación del
producto o servicio
producto o servicio
(Factura comercial, 8.4. Una vez se confirma la disponibilidad de los recursos se le informa a la Jefe de Gestión Comercio
agencia de aduanas que puede proceder a pagar los impuestos si aplica V (Factura comercial,
Documento de Exterior.
(Nacionalización de producto Gravado o Excluido de IVA). El pago de los Documento de
transporte, lista de
transporte, lista de
empaque entre otros). tributos aduaneros se puede realizar a través de una carta débito o recibo
oficial de pago. empaque entre otros).
8.5. Se realiza seguimiento vía telefónica con la agencia de aduanas sobre la
fecha del levante de la mercancía y si procede selectividad automática o
física (si procede inspección o no por parte de la DIAN).
8.6. Se coordina en conjunto con la agencia de aduanas y la empresa de
transporte asignada la información detallada (placa, nombre del conductor,
número de contacto, fecha de salida)

9. RECIBO Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Con la ayuda de la FT-GCE-004 Lista de Chequeo de Documentos de
Importación el Auxiliar de Gestión Comercio Exterior, organiza los soportes Documentos de
de cada operación de comercio exterior/importación en las carpetas de la red, importación controlados
Documentos de la según lo contemplado en el documento “PR-GCD-005 Procedimiento para mediante la Lista de
carga y de los servicios el control de registros” chequeo. Jefe de Gestión Comercio
V
asociados a la actividad Exterior.
de comercio exterior. A medida que se reciben las facturas de los servicios involucrados en la Facturas de productos
operación de Comercio Exterior se corroboran los costos, se da el visto y/o servicios radicados
bueno y se proceden a radicar en el área contable para su causación y en Gestión contable.
posterior pago.

10. REPORTE DE MOVILIZACIONES DE ALCOHOL

El Jefe de Gestión Comercio Exterior realiza el debido reporte con la cantidad
Reporte de movilización
“FT-GCE-001 Control de producto movilizado internacionalmente cuando las negociaciones no
incluyan el seguro internacional. Se elabora un reporte de movilizaciones de de productos elaborado Jefe de Gestión Comercio
de solicitudes y V
alcohol según la póliza de transporte el cual se envía por email a la y enviado a la Exterior.
órdenes”
aseguradora con la que se tenga el servicio contratado. aseguradora.

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11. VERIFICACIÓN DE RECEPCIÓN DE PRODUCTO Y TRÁMITE DE

FALTANTES O SOBRANTES DE ALCOHOL (MPORTACIONES
(MARITIMAS Y/O TERRESTRES) Y/O EXPORTACIONES)
Para constatar que se hayan recibido a satisfacción en términos de calidad,
cantidad y tiempo de entrega se realiza lo siguiente:
Importaciones Marítimas
Una vez que la motonave arriba, se realiza el descargue en la bodega
destinada para tal fin y posteriormente se comparan los saldos de los Comunicado informando Jefe de Gestión Comercio
Reportes de cantidades siguientes reportes: las diferencias. Exterior.
-El descargado por la Motonave, el cual es suministrado por la Agencia de V
recibidas Elaborado y enviado al
Aduanas. proveedor. Gerencia General.
-El enviado por parte del Surveyor en Origen.
-El enviado por parte del Surveyor en Destino.
Según la comparación se identifican los posibles sobrantes o faltantes y se
elabora un comunicado manifestando los hechos, el cual se envía a Gerencia
para revisión y una vez tenga el visto bueno por parte de esta, se envía a
Calidad para asignación de consecutivo y posteriormente se envía al al
proveedor.
Importaciones Terrestres.
Constatar que los productos se hayan recibido a satisfacción en términos de
calidad, cantidad y tiempos de entrega.
Alcohol: Para constatar el recibo a satisfacción de los productos se consulta "FT-GL-007 Lista de
el registro "FT-GL-007 Lista de chequeo para recibo de productos" que las chequeo para recibo de
agencias, publican en el servidor. productos"- Revisadas.
"FT-GL-007 Lista de Faltantes de Alcohol: Dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes, el Jefe de Gestión Comercio
chequeo para recibo de Jefe de Gestión Comercio Exterior identifica los faltantes presentados durante V "FT-GCE-006 Solicitud Exterior y/o Auxiliar de
productos" el mes inmediatamente anterior, para lo cual se diligencia elabora elaborar el de nota crédito a Gestión Comercio Exterior.
comunicado "FT-GCE-006 Solicitud de nota crédito a empresas empresas
transportadoras", el cual envía a Gerencia para su revisión. Una vez transportadoras" -
revisado el documento, este se envía vía email a la empresa transportadora y enviada
se realiza seguimiento continuo al mismo.

10. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA:

Recopilar, analizar y evaluar los datos del proceso, para detectar
Registro de acciones de Jefe de Gestión Comercio
Registros del proceso oportunidades de mejora y tomar las acciones necesarias, siguiendo los A
parámetros establecidos en el "PR-GCD-001 Procedimiento de acciones mejora del proceso Exterior
correctivas, preventivas y de mejora".

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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DEL VERSIÓN QUE
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
CAMBIO SE MODIFICO
Actualización del procedimiento de acuerdo a la norma ISO 9001 en su versión 2015, contemplando gestión del riesgo. Se incorporó
9/05/2017 001 numeral 9. Administración de Cambios y 10. Administración de riesgos, inherente al proceso. Actualización normativa aplicable al proceso y
documentos asociados "Matriz de Riesgos".
25/10/2017 002 Se modifica del ítem 8. Descripción del proceso, la actividad numero 9. Administración de Cambios
En la actividad N° 2 se especifican los responsables de realizar las solicitudes de compra o servicio en el programa contable, siguiendo las
12/12/2017 003 indicaciones del Instructivo para registrar solicitudes de compra o servicios en el programa contable.

Se modifica los requisitos aplicables al proceso, se incluye el ciclo PHVA en la descripción y así mismo se reorganizan las actividades. Se
10/03/2018 004 amplia la descripción en el ítem de administración de riegos.

Se modifica la identificación del documento de acuerdo a lo establecido en el "Procedimiento para el control de documentos"
18/09/2018 005

En la actividad: GESTION DE LAS COMPRAS DE PRODUCTOS O SERVICIOS EN EL EXTERIOR: Se menciona que se elabora un
28/11/2019 006 "Proyecto". Para las actividades que se considerón necesario. se crearon las actividades de importación maritima y terrrestre por separado,
así como también la de exportación.

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