GESTIÓN DE

INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
en Sistemas de Gestión
Conceptos generales

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Definiciones
Información que debe ser controlada medio en el que está
Información y mantenida por una organización contenida
Documentada
(ISO 9000:2015) Documento
(ISO 9000:2015)

Procedimiento “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.”

2.21 procedimiento operacional estandarizado (POE)

procedimientos documentados escritos que describen y explican cómo
realizar una tarea para lograr un fin específico. (IRAM-NM 323)

2.22 procedimientos operacionales estandarizados de saneamiento (POES)

procedimientos documentados operativos estandarizados que describen las tareas de
saneamiento. (IRAM-NM 323)

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Los Documentos pueden ser
establecidos en cualquier
forma o tipo de medio.
Textos escritos
Diagramas de flujo
Sistemas Informáticos
Páginas web / Intranet
Archivos de audio o video
Muestras maestras, etc.

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Definiciones

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

Registro
evidencia de actividades realizadas.

Nota 1 a la entrada: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para

formalizar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones,
acciones preventivas y acciones correctivas.

Nota 2 a la entrada: En general los registros no necesitan estar sujetos al

control del estado de revisión.

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Información Documentada

Es la información que debe ser controlada y mantenida por una

organización y el medio en el que está contenida (ISO 9000:2015)

Comunicación de Información
¿PARA QUÉ
NECESITAMOS Evidencia de Conformidad
“INFORMACIÓN Compartir conocimientos
DOCUMENTADA”?
Para difundir y preservar las experiencias de la organización

INCLUIR:

• La información documentada requerida

• La información documentada que la organización ha determinado que es

necesaria para la eficacia del sistema de gestión

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Función y valor de un Sistema de Documentación
Suministrar un juego de requerimientos

Facilitar la consistencia de las actividades del Sistema de Gestión

Llevar simultáneamente los requerimientos a todo el personal

involucrado

Facilitar un control efectivo de los cambios

Asegurar la continuidad independientemente del cambio de personal

Facilitar el seguimiento de actividades y las auditorías al Sistema

de Calidad

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Creación y Actualización

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 REGLA GENERAL
El documento correcto debe
estar disponible en el momento
correcto en el lugar correcto

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Los procedimientos necesitan responder
las siguientes preguntas:

¿Qué? ¿Por qué?

¿Cómo?
¿Dónde? ¿Quién?
¿Cuándo?

En otras palabras, deben definir el PROCESO.

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Consideraciones prácticas al decidir la forma
de documentar los procedimientos e
instrucciones de trabajo:

Los usuarios pueden leer?

Qué lenguaje entienden?

Cuál es el nivel de educación mínimo?

Sabrían cómo leer diagramas de flujo?

Están familiarizados con dibujos técnicos?

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Formularios
Los formularios deben ser utilizados cuando agreguen valor.

Los formularios pueden contener especificaciones y/o criterios de aceptación.

Los formularios deben guiar claramente al usuario en:

Cuál información y/o datos son mandatorios?

Cómo ingresar la información y/o datos?
En qué unidades los datos necesitan ser registrados?

Existen otros documentos que pueden confeccionarse sobre un formulario.

Ej: Perfiles de Puesto, Planes, Planos, etc.

¿Cuál es la diferencia entre un Formulario

y un Registro?

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Otros Documentos del SG
Existen otros documentos que sirven como apoyo para ciertas actividades
del SG especificadas Ej:

▪ Especificaciones Técnicas
▪ Planes
▪ Planos
▪ Listados
▪ Hojas de Operaciones, etc.

Todos estos documentos también deben estar incluidos en las

actividades de control de documentos (Aprobación, Revisión, etc)

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Información Documentada
El tamaño de la organización y a su tipo de actividades, procesos,
EXTENSIÓN DE LA productos y servicios.
INFORMACIÓN
DOCUMENTADA La complejidad de los procesos y sus interacciones.
La competencia de las personas.

IRAM-NM 323 – documentos Requeridos IRAM-NM 324 – documentos Requeridos

3.2.2 Política de la inocuidad 6.3 Lavado de manos
3.3 Programas de prerrequisitos: e) Documentar POE y 7.5 Envasado
POES / f) Sistema documentado de buenas prácticas
3.4.6 Etapa 6 - Análisis de peligros 10.1 Evaluación de proveedores: criterios de
evaluación y de aceptación de los proveedores /
3.4.8 Etapa 8 - Establecer los límites críticos y las especificación de compra - RECOMENDADO
tolerancias para cada PCC : parámetros y los límites críticos
específicos / Fuentes de información utilizadas y los motivos para
la elección / límites críticos basados en datos subjetivos
3.4.9 Etapa 9 - Establecer un sistema de seguimiento
para cada PCC
3.4.10 Etapa 10 - Establecimiento de correcciones y/o
acciones correctivas: procedimientos documentados
correcciones y acciones correctivas / retiro del producto
3.4.12 Etapa 12 - Establecer procedimientos de
conservación de registros y documentación www.asgconsultora.com
Creación y actualización

la identificación y descripción (por ejemplo,

título, fecha, autor o número de referencia).

El formato (por ejemplo, idioma, versión del software,

ASEGURAR gráficos) y sus medios de soporte (por ejemplo, papel,
electrónico).

La revisión y aprobación con respecto a la

suficiencia y adecuación.

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Control de la Información
Documentada

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Control de la información documentada

Esté disponible y adecuada para su uso, dónde y cuándo

se necesite.
ASEGURAR QUE
Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida
de la confidencialidad, uso inapropiado, o pérdida de
integridad).

Distribución, acceso, recuperación y uso.

ABORDAR Almacenamiento y preservación, incluida la preservación

de la legibilidad.
(cuando sea aplicable)
Control de cambios (por ejemplo, control de versión).
Retención y disposición.

Mantener y conservar durante un período de tiempo mayor al

de la vida útil del alimento
Identificar y Controlar información documentada de origen externo

Información documentada retenida Protegida de alteraciones no previstas

como evidencia de conformidad
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Información para el control
Para poder tener un buen control, TODOS los documentos deben contener lo siguiente:

▪ Código del documento y Título,

▪ Fecha de Creación: fecha de la primera versión del documento
▪ Fecha de última modificación: es igual que la de creación para la primera versión de
cada documento
▪ Versión: número de versión, comenzando en 0 (cero) para la versión inicial.
▪ Número de página / número total de paginas.
▪ Nombre y/o función de quien confecciona y de quien aprueba la emisión del
documento (los originales además deben tener la firma de estas personas).

Para documentos de texto, esta información estará en el encabezado o pie de página.

Para otro tipo de documentos, analizar el mejor lugar para mostrar esta información.

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Distribución de los Documentos

Listado de Ventaja: Muestra todos los documentos de la empresa.

Documentos Desventaja: Un documento más para actualizar.
Papel o
Lista de
Cada documento muestra dónde está distribuido.
Distribución

Identificar Definir en qué lugar están

Ubicación almacenados los documentos.

FORMA DE Proteger Establecer permisos u otras protecciones para

Digital
DISTRIBUCIÓN Modificaciones evitar modificaciones no autorizadas.

información a resguardar
frecuencia
Backup
medios de almacenamiento
pruebas de recuperación

Cuando hay distribución principalmente digital pero existen

Mixto documentos que son necesarios distribuir en papel

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Distribución de los Documentos

Ejemplo de Listado de Documentos: Áreas de la Organización en las que

se distribuyen documentos

Fecha

Área n
Área 1

Área 2

Área 3

Área 4

Área 5
Título del Documento Versión

…
Revisión
PG 01 Control de Documentos 0 01/01/2013 1 1
PG 04 Acciones Correctivas y Preventivas 2 01/06/2013 1 1

Copias distribuidas en cada sector

Ejemplo de Lista de Distribución:

Sector Responsable Copias

Quién es el responsable de mantener Cantidad de

En qué sector se encuentra la copia
las copias en el sector copias

Esta tabla se coloca al final de cada documento

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Identificación de Cambios

Cuando se modifica un documento es recomendable identificar claramente

los cambios realizados. Para esto utilizamos la siguiente tabla que se incluye al
final de cada documento, cuando sea posible:

Fecha Versión Descripción del cambio Elabora

21/02/2013 00 Creación J.Rodriguez

Fecha de N° de Descripción de las modificaciones Responsable de

revisión revisión Elaboración

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Documentos Obsoletos

Las versiones modificadas se distribuyen de acuerdo con las Listas de Distribución

correspondientes.

Si hay Original Digital: Eliminar

Original
en Papel Si no hay Original Digital: Identificar como
“Obsoleto” y conservar.

DOCUMENTO Original
Conservar en carpeta “Obsoletos”
OBSOLETO Digital

Copia en
Destruir
papel

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IRAM-NM 323 - REGISTROS

3.4.12.2 Registros

La organización debe establecer y mantener procedimientos documentados para la

identificación, la recolección, el codificado, el acceso, el archivado, el almacenamiento, el
mantenimiento y la disposición de todos los registros generados durante los estudios
HACCP, la implementación y el mantenimiento del sistema HACCP, los datos de ensayos y
verificación, las revisiones y evaluaciones o las auditorías realizadas.

Los registros generados durante el seguimiento rutinario de los PCC deben ser retenidos por
un periodo definido y documentado, que sea, como mínimo, la vida útil del producto o los
que establezca la legislación vigente (ver 3.1).

Los registros de los procedimientos de análisis de peligros descriptos en 3.4.2 a 3.4.9 (etapas
2 a 9) deben ser conservados para tenerlos como referencia, para su verificación por las
autoridades de aplicación u otras auditorías externas, o para la revisión del sistema HACCP.

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IRAM-NM 323 - REGISTROS
Se deben conservar los registros del sistema HACCP siguientes:
a) los correspondientes a la limpieza y desinfección (registros de operación y
saneamiento);
b) los de la construcción de la planta y su mantenimiento;
c) los de la naturaleza, la fuente y las bases para la aceptación de las materias
primas, agua, aditivos e ingredientes, productos de limpieza y materiales de embalaje;
d) los del proceso, incluidos los de procedimientos de almacenamiento, de distribución
y de retiro del producto;
e) los de desviaciones, acciones correctivas y disposición del producto;
f) los de datos de verificación internos;
g) los de datos de revisiones;
h) los de modificaciones del plan de HACCP, si las hubiera; y
i) la documentación de apoyo usada en el análisis de peligros, para el establecimiento
de los límites críticos y PCC.
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Control de los Registros

Responsable de De qué forma se

completar el registro almacena (por fecha, Quién, Dónde y por
y/o verificar que se por máquina, por cuánto tiempo
complete cliente, alfabético, etc) almacenan el registro

Confecciona/ Archivo
Identificación Soporte Clasificación Acceso Disposición
Recolecta Resp. Lugar Tiempo

Nombre del Medio de Quién(es) acceden Qué se hace después del

Registro: Si se utiliza almacenamiento al registro (Público, tiempo de archivo
formulario, hacer del registro Restringido, (Destruir, Digitalizar,
referencia al código (papel/electrónico) Confidencial, etc) Archivo externo, etc)
del mismo

Esta tabla se coloca al final de cada documento.

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¡Muchas gracias
por su atención!
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