Unidad 2: Logística de Abastecimiento

Introducción

Recursos:
- Materiales / Insumos
- Servicios
- Información

Función de compras

¿Qué es abastecimiento estratégico?

“Es un abordaje sistemático y basado en datos para optimizar la base de abastecimiento de una organización y
mejorar su propuesta de valor global”

3 Roles del área de compras

Costo Total de Adquisición

Owen Williams: “Debes entender qué estas comprando y

por qué, cómo afectara tu negocio, y cuáles son los
potenciales riesgos.
Esa comprensión detallada puede estar más allá del alcance
de un Departamento de Compras.”
Esto va directo a cuál es el rol y objetivo de un
departamento de compras, el cual muchas veces se asocia a
bajar un precio y nada más alejado de la realidad. Yo puedo
bajar un precio y afectar la productividad de una planta, o
complicar la operación de la empresa, o generar residuos
ambientales con los que voy a tener que lidiar. Entonces
entender el Costo Total de Adquisición debe ser objetivo de
un profesional de Compras para ser exitoso y para lograr
optimizar no el precio solamente, sino el valor agregado a la
compañía que estamos logrando en cada compra.

Precio de compra
El precio de compra es el componente más visible de una adquisición y sobre el que suelen calcularse los costos y
ahorros.
- Considera descuentos y recargos
- Incluido dentro de la Orden de Compra
- Incluye costos de transporte cuando éste está a cargo del proveedor
Dado que el departamento de compras suele calcular el ahorro mediante el precio tenemos un riesgo alto de
optimizar solo por esto.

Precio de costo de Transporte

Dentro de este costo tenemos:
- Packaging
- Distribución
Y si la logística está a cargo del comprador? Primer costo escondido, el costo de ir a buscarlo genera un
costo en la empresa solo que no es visible para el costo considerado.

Precio de Comercio exterior

- Depende del INCOTERM que vamos a tener incluido en el precio y que no. Vamos a tener:
o Duties
o Seguros
o Dumerrage y costos de puerto
Cómo considero los riesgos? Porque incluso si estoy comprando con un INCOTERM donde el proveedor se
hace cargo de la mayoría de los cargos hay que ver que pasa si hay un accidente en el medio, quien se hace
cargo de esos riesgos, qué probabilidad hay de que ocurra y por consiguiente cual es el costo total o
esperado para la compañía con un código o con el otro. Este balance de costos y riesgos es importante
entenderlo a la hora de contratación

Impuestos y Costos fijos

Muchas veces ignorados por caer en otras líneas del estado de resultado, pueden significar un costo o beneficio
significativo. Forman parte del producto.
- Impuestos activos
- Reducciones (Zona franca?)
- Intereses financieros
Hay un ejemplo comercio exterior muy frecuente que es Costa Rica que tiene condiciones de importación muy
favorables, entonces mucho de los centros de Call Center son en base de CR porque en esas condiciones existen
zonas francas donde se instalan el servicio de Call Center y quedan exentos de impuestos generando un ahorro
importante. Si vemos el costo de hora hombre quizá no es la mejor opción, pero cuando lo analizamos en conjunto
con los impuestos si es muy competitivo.
Como podemos ver, el Costo Total de Adquisición es un iceberg. El precio de compra es solo una parte de lo que
nos impacta, por cada compra también existe:

Costo de utilización

Dentro de los costos de utilización consideramos el esfuerzo que incurre la compañía por hacer uso de este
producto o servicio en particular.
- Más difíciles de individualizar que el precio de compra. Muchas veces no están metidos en la orden de
compra.
- Comúnmente incluidos dentro de los gatos generales de fabricación
- Incluye el costo de la logística interna, incluso transporte cuando está a cargo del cliente.

Logística interna
- Almacenamiento
- Picking
- Control de recepción
- Unloading e ingreso
- Controles de calidad
Si yo tengo un producto que es más barato pero viene en packagin más grande, en donde tengo que hacer más
esfuerzo de picking, donde tengo que hacer un control de recepción más riguroso, o donde para hacer el unloading
tengo que comprar maquinaria, entonces cómo se refleja sobre el costo final. Las tengo en cuenta estando muy en
contacto con todas las áreas de logística, producción, etc para entender que implica hacer esos cambios.
Y en caso de estar a cargo…
- Transporte
- Loading
Costo por unidad vs. Por pedido

Performance
- Rendimiento productivo
- Costos de Setup
- Uso de consumibles
- Mantenimiento
- Gasto energético
- Curva de aprendizaje
Por ejemplo, en plantas químicas muchas veces el rendimiento depende de la pureza del material con el cual
trabajamos. El uso de consumibles se refiere a costos de packaging, etiquetamiento, etc. En cuanto a gasto
energético yo puedo comprar una máquina más barata por ejemplo pero que consuma mayor electricidad por lo
tanto es ineficiente, y las multas por pasarse en el consumo de energía son muy altos.
Y, con creciente importancia:
- Impacto ambiental
- Residuos

Confiabilidad
Supongamos que compramos una máquina, entones hay que tener en cuenta como afecta:
- Downtime no planificado
- Scrap
- Impacto sobre otros procesos y maquinarias
- Adaptabilidad
- Soporte al cliente

Todo estos gastos, en la utilización del día a día, me pueden diferenciar un producto de otro aún si tienen el mismo
precio, o aún si parece más económico solo en el gasto que es visible en la orden de compra.

Ciclo de Vida
Aún más allá de su utilización diaria, los costos no cíclicos de los productos y servicios pueden generar estrés
significativo al sistema productivo, así como una recurrencia de compra mayor.
 - Muchos de estos gastos se ven como misceláneos
- Pueden reflejarse en compras asociadas a la original
- Su costo puede estar en volumen o frecuencia vs. Precio
En esto está incluido por ejemplo:
- Garantía: Incluye lo que estoy comprando? O tengo un riesgo y un gasto de reposición más alto?
- Repuestos: Son fáciles de conseguir? Muchas veces pasa con material importado, o material de oficina,
donde se rompe algo simple pero es irremplazable debido a que el repuesto no entra al país, hay mucha
demora o es demasiado caro.
- Servicios: Asociados como post-venta o mantenimiento, servicio al cliente como por ejemplo un software
- Valor residual: Una vez cumplido el ciclo de vida, ver con qué me quedo después de ese ciclo.
A medida que me alejo de la compra, estos gastos están mas difusos ya que no son gastos de utilización. Entonces
son más difíciles de seguir y por ende de atacar.

Gastos de operación
El costo de operación es particularmente relevante a la hora de realizar un análisis de make or buy. Suelen aumentar
de forma escalonada.
- Considera gastos no directamente alocados a la compra o su utilización
- Incluido dentro de los gastos generales de la compañía
- Normalmente se mide mediante una alocación (voy a tener un gasto total corporativo) contable o
administrativa

Capital de trabajo
Voy a pensar el tamaño de lote que estoy comprando y el valor del producto que tengo en inventario para entender
cual es mi capital de trabajo.
- Costo de tenencia de inventario
o Financiero: Cuando uno piensa en descuento por cantidad es muy tentador comprar mucho de algo,
el tema es que tener años de consumo de un material dentro de un inventario quiere decir que ese
capital que podría generar interés (o que me obligue a sacar un préstamo) lo tengo inmovilizado en
un almacen. Y ese trade off para que sea una buena elección para mi va a tener que ser menor que
el beneficio que el descuento por cantidad.
o Operativo
- Intereses
- Rotación del dinero: Por ejemplo, compras logra un descuento de 3% pero con pago contado cuando yo
habiendo pagado a 90 puedo tener un gasto de interés o rotación del dinero mucho menor. Error muy
común.
¿Y si el inventario fuera de mi proveedor?
Existen hoy tipo de contrataciones en donde le doy información al proveedor y este se hace cargo, mediante
gestión, del inventario. Es decir, el inventario es propiedad del proveedor hasta que se consume y ellos van a hacer
la administración de todo ese almacén, incluido cada cuanto reponen y en qué cantidad de lotes. Esto tiene el
beneficio de no tener el inventario en nuestro haber teniendo en cuenta todos los riesgos, pero va a tener un costo
adicional que va a reflejar la absorción del riesgo por parte del proveedor.

Gestión
- Seguimiento de Proveedores
- Lic. De Software
- Soporte interno
- Procesamiento de cuentas a pagar
Son todas cosas que hacen a la operación, y van a ser un costo de administrar y comprar este producto. Por eso
cuando nos referimos al análisis make or buy tenemos que llegar a entender en profundidad los costos de operación
para ver si realmente la adquisición de un producto va a tener beneficio sobre la opción de esr fabricado.

Costos hundidos
Son los costos que el análisis mismo o el ejercicio de la función de compras acarrea, los cuales serán incurridos
cualquiera sea la selección del proveedor o resultado del análisis.
- La acción de comprar también genera costos.
¿Cuál es el trade off entre los costos operativos de comprar respecto del ahorro en el resto del costo total de
adquisición?
Tanto el proceso licitatorio, como todo lo que es I&D, el desarrollo de proveedores donde hay tipos de productos o
servicios donde yo no voy a conseguir lo que necesito en el mercado entonces voy a tener que hacer una inversión
conjunta o incluso hacer una investigación de mercado para hacer un paso inicial.
¿Qué hago con estos costos hundidos? Justamente se llaman hundidos porque los vamos a tener
independientemente sea la decisión final, pero tenemos que ser críticos en donde enfocar al área de compras.

Desafíos para comprender el Costo Total de Adquisición

Dificultades que nos encontramos día a día y por la cual NO se tiene en cuenta el Costo Total de Adquisición:
- Org de compras aislada del resto de la compañía. No se entiende bien la necesidad ni la implicancia de
adquirir un tipo de producto u otros.
- Foco excesivo en costos. Pasa cuando compras está muy dependiente del área de finanzas.
- Falta de profesionalización del área de compras.
- Softwares de gestión con capacidad limitada de medición

Estrategia de Abastecimiento

La decisión de comprar o fabricar debe ser tomada teniendo en cuenta 3 pilares fundamentales:
1. Estrategia: Establecer la importancia estratégica del producto o servicio para la empresa, además del
proceso, las tecnologías y las herramientas necesarias para fabricar el producto o servicio
2. Riesgos: Identificar los riesgos en cuanto a calidad, confiabilidad y predictibilidad de las soluciones de
outsoursing comparada con las de In-House manufacturing
3. Economía: Determinar el impacto de outsourcing con respecto al capital de trabajo, incluyendo ahorros
posibles

Proceso General de compras

Selección del Proveedor

En la relación con el proveedor

Acompañar el ciclo de vida del proveedor

Trabajar en Equipo
- Conocerlo/Desarrollarlo
- Registrarlo / Evaluarlo (Analizar su capacidad y
nuestra demanda, Analizar Antecedentes)
- Calificarlo / Certificarlo
- Verificar su desempeño/Auditarlo
- Analizar su Sistema de Calidad, gestión de riesgos.
- Se comparte información
Optimización de Compras: Métodos de contratación

No todas las compras se tratan de igual manera, tenemos diferentes formas de identificarlas.

En función de frecuencia y costo

En el caso de verlo en gráfico en función de la frecuencia y costo, en un eje

tenemos el costo total y en otro la frecuencia de compra.
- En caso de Costo Alto y Frecuencia Alta, tenemos los productos
ESTRATEGICOS. Que van a obedecer a compras estratégicas.
- En caso de Costo Alto y Frecuencia Baja, tenemos los productos
CRÍTICOS.
- En Costo Bajo y Frecuencia Alta, tenemos los productos
COTIDIANOS
- En costo Bajo y Frecuencia Baja, tenemos los productos SPOT

Compras estratégicas
Definición del problema: Son aquellos fundamentales para la operación, que
constituyen en su conjunto la mayor parte del costo de compañía y se
adquieren de manera continua o recurrente.
Ejemplos:
- Materia prima
- Packaging
- Energía
- Servicios básicos
Herramientas sugeridas:
- Adjudicación por licitación y contrato de largo plazo (5 años por ej):
o Relación de partnership
o Formula de ajuste (con inflación, acordamos parámetros para ajustar costos y acutalizar precios sin
modificar contrato o condiciones)
- Contrato Marco o Plan de entrega
o Fija condiciones y no volumen. Se va confirmando el volumen que se va necesitando y se genera
automáticamente el pedido con las condiciones acordadas, así aprovechamos el beneficio de un
contrato a largo plazo pero la facilidad de ir manejando el timing de entrega.

Compras Críticas
Definición del problema: Son compras puntuales de alto valor, comúnmente asociadas a proyectos estratégicos pero
que no forman parte de la operación diaria de la compañía. Requieren inversión importante, por lo tanto compras
debe darle una mirada detallada y haga una pre-calificación y una selección de proveedores.
Ejemplos:
- Obra de ingeniería
- Maquinaria
- Alquiler de depósito
Herramientas sugeridas
- Adjudicación por proceso licitatorio (Muchas veces como no son los proveedores que trabajamos
normalmente hacemos un RFI que es un pedido de información, para ver qué existe en el mercado y ver
quienes pueden satisfacer la necesidad)
o Puede requerir pre-calificación
- Orden de compra tradicional:
o Tiene la categoría de contrato
o Deben especificarse todas las condiciones acordadas

Compras Cotidianas
Definición del problema: Si bien cada compra individual es de bajo valor, en su conjunto el total de la adjudicación
puede ser significativo y la operación de compra recurrente acarrea un costo alto de gestión para la empresa.
Ejemplos:
 - Artículos de librería
- Computación
- Repuestos
- Ferretería
Herramientas sugeridas:
- Compra por catálogo
o Adjudicación de la categoría
o 1 o 2 proveedores (en caso de faltantes)
- Transformación a servicio (como opcional, con el caso de office net se ofrece como una “suscripción” donde
se calcula un valor por persona y mes a mes se va pagando fijo para suplir una gama de productos
acordadas)

Compras SPOT
Definición del problema: Son compras puntuales y de bajo valor que ni por frecuencia ni por costo justifican el
involucramiento del área de compras. Sin embargo, ocupan tiempo debido a los procesos Procure-to-Pay.
Ejemplos:
- Globos para una despedida
- Almuerzo fuera de la oficina
- Regalo por maternidad o paternidad
Herramientas sugeridas:
- Adjudicación directa del usuario sin intervención de compras
o Puede utilizarse:
§ Orden de compra delegada
§ Tarjeta de crédito corporativa

En función del riesgo del suministro y el impacto financiero/en el negocio

Impacto en la compra o impacto en el resultado:

Incluye variables como
- el volumen de gasto
- la volatilidad de precios
- impacto en la rentabilidad.

En la parte superior se ubican aquellos productos que

impactan directamente en tu margen de utilidad, es
decir, los más importantes. Por otro lado, en la parte
inferior se ubican aquellos que no inciden
directamente en tus ganancias.

Riesgo de suministro de cada material: es decir, la

complejidad del mercado de proveedores:
relacionado con las restricciones (escasez, ciclos de
producción, monopolios) esto suele conocerse como
factores de riesgo.

El lado izquierdo de la matriz de Kraljic ahora se

ubican aquellos insumos que son fáciles de conseguir
debido al poco riesgo que tienen (cualquiera puede
venderlos y son fáciles de encontrar). Por el contrario,
si se trata de un material o producto que solo se
encuentra con un proveedor exclusivo y además
pondría en riesgo el modelo de producción, se
ubicará del lado izquierdo.
Productos apalancados
Los productos apalancados de la matriz de Kraljic son algunos de los más fáciles, pues su estrategia consiste en
encontrar, entre ese gran grupo de proveedores disponibles, aquellos que ofrezcan el mejor servicio y al menor
precio.

Productos estratégicos
Como bien sabes, estos materiales son muy peligrosos, pues no tenerlos implicaría un gran riesgo en la producción.
Así que la primera estrategia importante de esta matriz de Kraljic es afianzar las relaciones comerciales con los
proveedores para no perderlos. Esto también implica pagar a tiempo y fortalecer los canales de comunicación.

Productos rutinarios
Al ser los productos menos preocupantes, la estrategia a seguir es simplificar la gestión de compras para realizarlas
en el menor tiempo posible y tenerlos siempre a disposición de los miembros del equipo.

Cuello de botella
Por último, para los productos cuello de botella, los cuales no inciden de manera importante en los resultados, pero
sí tienen un riesgo en el suministro, la estrategia debe enfocarse en crear un plan de contingencia ante su posible
falta, incluyendo posibles proveedores en caso de que algo ocurra.

SKU: Stock Keeping Unit

¿Qué es un SKU?
Un SKU es un código de referencia único asignado a un producto o servicio para poder identificarlo de forma
univoca (sabemos lo que es y lo que no es) dentro de una organización o grupo de organizaciones.
Representa una unidad mínima a ser vendida, comprada o gestionada dentro de las organizaciones.

Básicamente es ponerle un nombre a algo y describirlo de forma tal que tanto de diferentes áreas de mi empresa
como con mis clientes o proveedores sabemos de lo que se habla y podemos tener un trackeo de hacia donde va
más los requerimientos del mismo. Es un lenguaje que nos ayuda a ser eficientes.

¿Por qué se utiliza?

Lo utilizamos mayormente para:
- Seguimiento de transacciones
 - Movimientos de inventario
- Comunicación con clientes, proveedores e interno: Si pensamos en el área de abastecimiento, es clave para
poder alinear las definiciones: Cuando el área de producción requiere un material y es enviada la solicitud a
compras, ¿cómo sabe compras exactamente lo que debe comprar? Por ejemplo, un tornillo. Un SKU nos
permite estar hablando a todos lo mismo.
- Análisis Financiero y patrones: Una vez que lo tengo identificado puedo saber a qué precio lo vendo, cual es
el historial y hacer un seguimiento.
- Seguimiento de costos

En conclusión:
La utilización de SKUs asegura que estamos hablando de la misma cosa dentro y fuera de nuestra organización,
evitando así malentendidos y acelerando procesos. Esto nos abre la puerta a un seguimiento, y a una comunicación
con distintas áreas, clientes y proveedores que es único.

Información incluida:
La información incluida dentro de un SKU puede variar de acuerdo al requerimiento de la empresa que lo codifica y
puede ser tan simple o detallado como sea necesario. Vamos a tener información del tipo:
- Clasificatoria:
o Familia de productos
o Componentes químicos
o Estado: MP, WIP, PT
o Características técnicas
o Cotas y tolerancias (Cual debe ser el máximo/mínimo de algún material por ejemplo)
o Tratamiento arancelario
- De costos.
o Precio histórico
o Valor promedio
o Proveedores preferidos
o Costeo estándar
o Precio de venta
o Costo de inventario (Consdierando si usamos FIFO u otro)
- Física:
o Estado de agregación
o Unidades aceptadas
o Especificación logística de entrega
o Diseño industrial
o Rótulos y/o etiquetas
o Almacenes
Esta información puede estar dentro del mismo código, de manera especifica, o se puede tener un numero aleatorio
que haga referencia a un código dentro del ERP con las definiciones adentro.

SKUs en la práctica:
Los códigos de referencia de los SKUs nos ayudan a atar la información gestionar de nuestros sistemas con el
movimiento físico de materiales en la realidad.

En la expresión física:
- En pallets y packaging.
o Uso: trackeo de movimiento
- Productos retail
o Movimiento de inventario
o Carga de datos de Precio
o Registro de ventas
Visto desde el sistema:
- Definición del material: Se interconecta con todo el resto de los sistemas del ERP. Ingreso todos los detalles
necesarios, depende de para qué se use.
 - Orden de compra

SKUs en los servicios:

Debido a los beneficios de gestión y comunicación que acarrea el uso de SKUs, la codificación de servicios es una
práctica cada vez más común.
No se puede codificar cualquier servicio, tiene que cumplir ciertas características:
- Suele utilizarse para trabajos técnicos o servicios profesionales
- Homogeneidad entre proveedores
- Unidad de medida estándar (hora, trabajo, entregable)
- Recurrencia de la contratación
- Acuerdo de mediano o largo plazo
Por ejemplo: las horas de un abogado, o de un electricista, o en una escribanía con una homologación de contrato,
etc. Entonces estas tareas son homogéneas entre si, y tienen una unidad de medida.

Negociación – Precio Licitatorio

Solicitud de Información (RFI request for information)

Permite realizar sondeos de mercado como base para precalificación de los proveedores para las siguientes fases del
concurso y para ecualización de ofertas.

- Área para adjuntar documentos para los proveedores (propuestas técnicas, económicas, calidad)
- Herramienta de mensajería para gestionar las comunicaciones con los proveedores invitados. Estos mensajes
se registran y pueden contener archivos adjuntos

Solicitud de Oferta (RFQ request for quotation)

Permite recolectar información de las ofertas técnicas y económicas, en las negociaciones directas o en concursos
Tienen las mismas funcionalidades que la RFI pero incluye: Mejoras de ofertas, Evaluación Técnica, Conversión a
subasta.

Abastecimiento: Compra electrónica

Los sistemas de licitación online proveen un mecanismo simple y auditable de contacto con los oferentes,
asegurando la transparencia del proceso

Proceso General de compras: Evaluación de las ofertas