PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Ing. Mg. Omar W. Chaparro Flores

¿Qué es la Planificación del Proyecto?

• La planificación del proyecto es

la ordenación sistemática de
las tareas para lograr un
objetivo, donde se expone lo
que se necesita hacer y cómo
debe llevarse a cabo.

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¿Qué es la Planificación del Proyecto?

• La buena planificación de un
proyecto se fundamenta en la
preparación y ejecución de
etapas clave. La articulación de
dichas etapas o fases
busca lograr un objetivo que
es el desarrollo del proyecto.

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Contenido básico de un Plan de Proyecto
Para crear un Plan de proyectos claro, se debe dar un seguimiento a
todos los aspectos dinámicos. Independientemente del tipo de
proyecto que se planifique, el plan debería incluir lo siguiente:
• Metas y Objetivos del Proyecto
• Métricas de éxito
• Participantes y sus roles
• Alcance y presupuesto
• Hitos y entregables
• Cronograma y programa
• Plan de comunicaciones
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Paso 1: Define tus metas y objetivos
Todo plan de un proyecto
debería especificar claramente
el resultado esperado. La
identificación de los objetivos
sirve como base para el plan de
tu proyecto. También ayuda a
que todos estén alineados y
centrados en los resultados que
se quieren obtener.

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 Paso 1: Define tus metas y objetivos
¿Cuál es la diferencia entre las metas y objetivos?

En líneas generales, las metas del proyecto deben estar en un

nivel superior al de los objetivos del proyecto. Cuando redactes
las metas de tu proyecto, tu intención debe ser definir qué es lo
que debe suceder una vez que el proyecto se finalice con éxito y
cómo se adecua el proyecto a los objetivos de la empresa.

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 Paso 1: Define tus metas y objetivos
¿Cuál es la diferencia entre las metas y objetivos?

Una meta es un resultado general a largo plazo que

deseas lograr, mientras que un objetivo define acciones
medibles a corto plazo para lograr la meta general.

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Paso 2: Establece las métricas de éxito
Una vez que hayas definido las metas y objetivos, asegúrate
de que se puedan medir con métricas clave de éxito. Dado
que la meta constituye el resultado esperado, necesitas
contar con métricas de éxito que te permitan saber si el
desempeño es el correcto para alcanzar ese resultado.
La mejor manera de lograrlo es con la definición
de objetivos SMART.
Con los objetivos SMART puedes asegurarte de que las
métricas de éxito sean claras y medibles.

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 Paso 2: Establece las métricas de éxito
Por ejemplo, el objetivo para un evento puede ser organizar una
serie anual de conferencias para profesionales SEO que dure tres
días y que comience el 22 de junio. Una métrica de éxito para ese
objetivo podría ser que asistieran al menos 1000 personas a las
conferencias. Es clara y se puede medir.

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Paso 3: Aclara quienes participan y cuales son
sus roles
En tu plan de gestión del proyecto, define qué miembros del
equipo serán parte de ese proyecto y cuáles serán los roles
de cada uno. Te ayudará a decidir quién es el responsable de
cada tarea y les permitirá saber a los involucrados cuál será
su participación.
Durante este proceso, asegúrate de definir los diferentes
roles y responsabilidades que tendrán los demás
participantes.

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Paso 3: Aclara quienes participan y cuales son
sus roles
Por ejemplo, ¿quién será directamente responsable de que el proyecto
tenga éxito? ¿Hay responsables de las aprobaciones finales? ¿Qué
otros departamentos habría que incluir en el plan del proyecto? ¿Hay
algún factor para la gestión de riesgos que debas incluir?
Una vez que hayas definido todos los roles y participantes, asegúrate
de incluir la documentación en el plan de tu proyecto. Cuando finalices
el plan, este se convertirá en una fuente de referencias para los
distintos departamentos.

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 Paso 4: Define el presupuesto
Ejecutar un proyecto por lo general cuesta dinero. Ya sea que
contrates profesionales independientes para redactar el
contenido o una empresa de servicios de catering para un
evento, seguro necesitarás contar con efectivo.
Dado que ya has definido los objetivos y los participantes
como parte del plan de tu proyecto, usa esa información para
calcular el presupuesto.

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 Paso 4: Define el presupuesto
Por ejemplo, si es un proyecto que involucra a varios
departamentos, ¿el costo se compartirá con esos
departamentos? Si cuentas con alguna métrica específica
para un objetivo, como la cantidad de asistentes a un evento
o de usuarios nuevos registrados, ¿el presupuesto incluye
estas estimaciones?

La planificación es útil para determinar cuánto costará cada

parte de tu proyecto, para no encontrarte con sorpresas más
adelante.

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Paso 5: Establece los hitos y los entregables
Una parte importante de planificar tu proyecto es establecer
hitos u objetivos específicos que representen un avance. Los
hitos no necesitan una fecha de inicio y de fin, pero alcanzar
uno representa un avance significativo durante tu proyecto.
Por ejemplo, supongamos que estás trabajando en el
desarrollo de un producto nuevo para tu empresa. Establecer
un hito en el cronograma de tu proyecto para cuando el
prototipo esté terminado te ayudará a medir el progreso que
hayas hecho hasta entonces.

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Paso 5: Establece los hitos y los entregables
Por otra parte, un entregable de un proyecto es, en
realidad, lo que se produce cuando cumples con un
hito.
En el ejemplo de desarrollo de productos,
alcanzamos un hito cuando produjimos el
entregable, que era el prototipo.

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Paso 6: Define el cronograma y el programa
Para lograr los objetivos de tu proyecto, tú y todos los participantes
necesitan tener claridad sobre el programa y el cronograma general
del proyecto. Alinearse con el marco de tiempo que tienes, puede
ayudarte a priorizar mejor durante las sesiones de planificación
estratégica.
No todos los proyectos tendrán plazos bien definidos. Si estás
trabajando en un proyecto grande, pero desconoces algunas fechas,
considera la posibilidad de crear una hoja de ruta del proyecto en
lugar de un cronograma completo. De esa manera, podrás
determinar el orden en que se deben llevar a cabo las diferentes
tareas sin necesidad de establecer fechas exactas.

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Paso 6: Define el cronograma y el programa
Una vez que hayas abordado las responsabilidades de alto nivel, es
momento de prestar atención a los detalles. En tu plantilla para
planes de proyectos, comienza por dividir tu proyecto en tareas,
asegúrate de no omitir ninguna parte del proceso. Las tareas más
grandes a su vez pueden dividirse en subtareas más pequeñas; de
este modo, serán más fáciles de gestionar.
Luego, toma cada tarea y subtarea y asígnales una fecha de inicio y
de fin. Comenzarás a ver cómo todo toma forma en un cronograma
integrado del proyecto. Asegúrate de agregar a los participantes,
definiendo quién hará qué y para cuándo.

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Paso 7: Comparte el Plan de Comunicaciones
Hemos definido que la mayoría de los proyectos incluyen a muchos
participantes, lo que significa que se comunicarán de muchos modos
diferentes. Tienes la posibilidad de establecer tus expectativas con
anticipación para este proyecto en particular en el plan del
proyecto.
Contar con un plan de comunicaciones es esencial para asegurarse
de que todos comprendan lo que se hace, cómo avanza el proyecto y
qué sigue. Y en caso de que surja un obstáculo, ya tendrás
implementado un sistema claro para comunicarlo.

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Planificación del Proyecto
• Mientras desarrollas tu plan de
comunicación, ten en cuenta
las siguientes preguntas:
• ¿Cuántas reuniones relacionadas con el
proyecto necesitarás? ¿Cuáles serán sus
objetivos?
• ¿Cómo gestionarás las actualizaciones
de estado? ¿Dónde las compartirás?
• ¿Qué herramienta utilizarás para
gestionar el proyecto y comunicar el
progreso y las actualizaciones?
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