Manuales

administrativos
Definición de manual:
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medio de comunicación y
coordinación para registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática tanto información de la
organización (antecedentes, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad, etc.), como las
instrucciones y lineamientos necesarios para que
los miembros de la organización desempeñen
mejor sus tareas.
Objetivos

•Presentar una visión de conjunto de la organización

•Precisar las funciones asignadas a cada unidad
operativa, para definir responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
•Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que
la componen.
•Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de
funciones pues evitan la repetición de instrucciones y
criterios de actuación.
•Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con
los procesos de negocio.
•Promover el aprovechamiento racional de los
recursos de las labores encomendadas a todo el
personal.
•Fortalecer la cadena de valor de la organización.
•Facilitar el reclutamiento, selección, inducción,
socialización, capacitación y desarrollo del personal.
•Servir como una fuente de información para
conocer la organización.
•Funcionar como medio de relación y coordinación
con otras organizaciones.
 Clasificación básica
•Por su naturaleza o área de
aplicación

•Por su contenido

•Por su ámbito
 Por su naturaleza o área de aplicación

Microadministrativos
•Corresponden una sola organización
•Se refiere a ella de modo general o se circunscriben a
alguna de sus áreas en forma específica.

Macroadministrativos
•Son los documentos que contienen información de
más de una organización.

Mesoadministrativos
•Incluyen a una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especifico.
 Por su contenido
De organización
Contienen información detallada sobre los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama,
misión y funciones organizacionales.

De procedimientos
Incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial
de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en
una unidad para la realización de una función, actividad o tarea
específica en una organización.

De gestión de calidad
Describen y consignan los elementos del sistema de gestión de
la calidad, el cual incluye información sobre el alcance,
directrices de calidad.
De historia de la organización
Refieren a su creación, crecimiento, logros, evolución,
situación y composición.

De políticas
Incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación
para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar
estrategias en una organización.

De contenido múltiple
Estos manuales concentran información relativa a diferentes
aspectos de una organización.

De puestos
Precisa relaciones, funciones y responsabilidades asignadas
a los puestos de una organización.
De técnicas
•Detalla los principios y criterios necesarios para el
desempeño de las actividades.

De ventas
•Es un compendio de información específica para apoyar
ésta función.

De producción
•Representa un elemento de soporte para dirigir y
coordinar procesos de producción en todas sus fases.

De finanzas
•Manual que respaldan el manejo y distribución de los
recursos económicos de una organización en todos los
niveles.
De personal
Condiciones de trabajo
Organización y control de personal

De operación
Estos manuales se utilizan para orientar el uso de
equipos y apoyar funciones que deben desarrollase.

De sistemas
Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento
de sistemas de información, administrativos,
informáticos, etc., de una organización.
 Por su ámbito

Generales
Contienen información general de una
organización, según su naturaleza, sector y giro
industrial, estructura, forma y ámbito de
operación y tipo de personal.

Especificos
Concentran información de un área o unidad
administrativa de una organización.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Documento que contiene información referente al
directorio administrativo, antecedentes,
legislación, atribuciones, estructuras y Funciones
de las unidades administrativas que integran la
institución, señalando los niveles jerárquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, canales de
comunicación y coordinación, asimismo, contiene
organigramas que describen en forma gráfica la
estructura de organización.
 IDENTIFICACIÓN
Este manual debe incluir, en primer termino, los
siguientes datos:
• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización
• Denominación y extensión del manual (general o
especifico). En caso de corresponder a una
unidad en particular debe anotarse el nombre de
ésta.
• Lugar y fecha de elaboración
• Numero de paginas
• Sustitución de paginas (actualización de
información)
• Unidades responsables de su elaboración,
revisión y autorización.
• Clave de la forma: en primer termino se deben
escribir las siglas de la organización: en segundo,
las de la unidad administrativa responsable de
elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el
numero consecutivo del formulario y, en cuarto,
el año.
 INDICE O CONTENIDO

• RELACION DE LOS CAPITULOS O APARTADOS

QUE CONSTITUYEN EL CUERPO DEL
DOCUMENTO.
PROLOGO, INTRODUCCIÓN O AMBOS
• EL PROLOGO NORMALMENTE ES LA
PRESENTACION QUE HACE DEL MANUAL
ALGUNA AUTORIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.
LA INTRODUCION ES UNA BREVE EXPLICACION
DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, CÓMO SE
ESTRUCTURA, PROPÓSITOS, ÁMBITO DE
APLICACIÓN Y LA NECESIDAD DE
MANTENERLO VIGENTE.
 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL
contiene una lista de títulos de los principios
ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se
derivan sus atribuciones o facultades. Se
recomienda que las disposiciones legales sigan
este orden jerárquico: constitución, tratados,
leyes, convenios, reglamentos, decretos,
acuerdos y circulares
 ATRIBUCIONES
• Transcripción textual y completa del articulo,
clausula, considerando o punto que explica las
facultades conferidas a la organización, de
acuerdo con las disposiciones jurídicas que
fundamentan su quehacer.
 ESTRUCTURA ORGANICA
Descripción ordenada de las unidades
administrativas de una organización en función
de sus relaciones de jerarquía.
• La estructura debe corresponder a la
representación grafica en el organigrama.
• Codificar de tal forma que sea posible visualizar
con claridad los niveles de jerarquía.
Ejemplo:

1.0 Dirección general

1.0.1 Asesoría
1.0.2 Auditoria interna
1.1 Gerencia general
1.1.1 Gerente divisional “A”
1.1.2 Gerente divisional “B”
 ORGANIGRAMA
• Es la representación grafica de la estructura de
una organización o bien de alguna de sus áreas,
la cual muestra que unidades administrativas la
integran y sus respectivas relaciones, niveles
jerárquicos, canales formales de comunicación,
líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
 MISION

Este enunciado sirve a la organización como guía o

marco de referencias para orientar sus acciones
y enlazar lo deseado con lo posible.
 FUNCIONES
Es la representación de las tareas inherentes a cada
una de las unidades administrativas que forman
parte estructura orgánica, necesarias para cumplir
con las atribuciones encomendadas a la
organización.
Aspectos para la presentación de las funciones:
• Que los títulos de las unidades correspondan a los
que se utilizan en la estructura orgánica.
• Que se sigan el orden que se estableció en la
estructura.
• Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.
 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
En la reseña básica de los puestos que componen cada
unidad administrativa, que incluye la información
siguiente:
• Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de
operación, etc.)
• Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos
subordinados y facultades de decisión, así como las
relaciones de línea y especificas.
• Funciones generales y especificas.
• Responsabilidades o deberes
• Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos
dentro de la organización, así como las que deban
establecer externamente.
• Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos,
experiencias iniciativa y personalidad.
 Manual de
procedimientos
 ¿Qué es un manual de procedimientos?

Es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización
de las funciones de una unidad administrativa, o
de dos ò mas de ellas.
 UTILIDAD DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Permite conocer el funcionamiento interno.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y

capacitación del personal.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de

un sistema.

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteración arbitraria.

• Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su

evaluación.

• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

 CONTENIDO DEL MANUAL:
A) IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión.
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas
y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN.
• Prologo es la presentación que hace del manual alguna
autoridad de la organización y es del mas alto nivel
jerárquico,.

• Introducción es una exposición de lo que es el manual, su

estructura, propósitos, su aplicación y la necesidad de
mantenerlo vigente.
C) ÍNDICE
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que
forman parte del documento.

D)CONTENIDO
Lista de los procedimientos que integran el contenido del
manual ya sea general o específico.

E) OBJETIVO
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
F) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.

G) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos
en cualquiera de sus fases.

H) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

Criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma
explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas
instancias que participaban en los procedimiento.

I) GLOSARIO.
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento.
J) PROCEDIMIENTO
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada
una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y
cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a
cabo.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las
operaciones de un procedimiento.

L) FORMULARIOS O IMPRESOS
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se
intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la
descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello
números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta.
También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
Manual de gestión de la
calidad
 identificación
• Se deben de incluir en primer termino los siguientes
datos:
• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización
• Nombre del manual
• Código que lo identifica
• Nivel o numero de revisión
• Pagina
• Edición(fecha de la revisión)
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y
autorización
logotipo Manual de gestion de calidad

Nombre de la codigo Fecha de Numero de pagina

organizacion revision revision

sello elaboro reviso autorizo

 Índice o contenido
Relación de los capítulos o apartados que
contiene el documento, debe incluir, la sección o
capítulo, la referencia o renglón especifico del
documento y la pagina correspondiente
Generalidades
 introducción
Presenta la situación, compromisos y
lineamientos para la implementación del
sistema de gestión de la calidad basado en
normas ISO 9001:2000.
 Alcance
Es el Área de influencia establecida para la
aplicación del sistema de gestión de la calidad.
De acuerdo con el giro y necesidades de la
organización, la cobertura variara debido a las
exclusiones que se realicen.
Directrices de calidad
 Política de calidad
Son los objetivos que establecen un
compromiso de lograr la satisfacción de clientes
y una buena relación con proveedores, a través
del mejoramiento continuo de precios, calidad,
servicio, comunicación e innovación tecnológica
 Objetivos de calidad
• La satisfacción de los clientes cumpliendo con
sus expectativas
• Rentabilidad
• La mejora de procesos
• Liderazgo en el mercado
• El trabajo en equipo para crear valor
• El desarrollo del capital humano
Responsabilidad y autoridad del
sistema de gestión de la calidad
Estructura organizacional
 Matriz de responsabilidades
Son enunciados que formula cada unidad
administrativa de la organización a nivel
dirección y gerencia, en los que se establece en
forma general la responsabilidad que asumen en
relación con el sistema de la calidad
 Mapa de procesos
INTERACCION DE PROCESOS:
Es la interrelación de procesos clave (procesos
operativos críticos para el éxito de una
organización), con procesos estratégicos
(procesos orientados a la correcta gestión de la
alta dirección que proporcionan directrices a
todos los demás procesos), y con procesos de
soporte (procesos de tipo administrativo que
apoyan al resto de los procesos).
 Requisitos generales y de la
documentación
Es la documentación que sustenta el sistema de
gestión de la calidad la cual esta integrada por
las generalidades, manual de calidad, control de
documentos y control de registros.
 Procesos operativos
Revisión de los procesos para elaborar los productos y prestar
los servicios considerando los elementos siguientes:
1. Planificación
2. Procesos relacionados con el cliente
3. Determinación de requisitos
4. Revisión de requisitos
5. Comunicación con el cliente
6. Diseño y desarrollo
7.compras
8. Control de la elaboración del producto, prestación del
servicio o ambas cosas
9. Control de los dispositivos de seguimiento y medición
DEFINICIONES:
Lista y explicación de los conceptos de carácter
técnico relacionados con los procedimientos del
manual de calidad.

LISTA DE DISTRIBUCIÓN:
Registro para controlar el número de copias y
áreas a las que se entrega el manual.

Video:
https://www.youtube.com/watch?v=AUv7gJcucIg