REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

(ROF)
 Es un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones funcionales y atribuciones especificas.

 ESTRUCTURA DEL ROF

 INTRODUCCION
 INDICE
 GENERALIDADES
 TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES
GENERALES
 TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
 TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
 TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL
 TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
 TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
 ORGANIGRAMA GENERAL
 GLOSARIO DE TERMINOS
 CARACTERÍSTICA DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES (ROF)
Todas las entidades de la Administración Publica deben contar con su respectivo ROF.

 La propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultad o de un estudio que comprenda

 La disposiciones legales administrativas de creación

 La factibilidad de implementar la organización propuesta
 Los principales servicios que corresponda a la organización
 El sustento técnico de la estructura y funciones

 El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestión.

 Para establecer los tipos de órganos

 Para establecer campos funcionales
 Precisar atribuciones funcionales
 Precisar responsabilidades funcionales
 Precisar la interrelaciones funcionales
 Determinar el régimen laboral
 Determinar el régimen económico financiero
 Servir como un instrumento para el proceso de dirección y control

El ROF formaliza unidades orgánicas solo hasta el tercer nivel

 El ROF tendrá las siguientes características

 Debe estar organizado en una forma sistemática

 Debe contener información pertinente concreta y clara

 Debe ser redactado en términos de fácil lectura y comprensión

 Debe ser presentado e impreso para permitir su fácil manejo

 Su contenido se presentara en títulos, capítulos y artículos

 ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF

Comprende las siguientes etapas

 FORMULACIÓN
 APROBACIÓN
 DIFUSIÓN
 ACTUALIZACIÓN
METODOLOGÍAS PARA LA ELABORACIÓN DEL ROF

 Fijación de la naturaleza, finalidad y alcance.

 Determinación de las funciones.

 Agrupación de las funciones.

 Por sistemas.
 Por proceso administrativo.
 Por funciones u órganos.

 Determinación de la estructura orgánica.

 METODOLOGÍAS PARA DETERMINAR LA ESTRUCTURA
ORGÁNICA

 Debe previamente definirse la política institucional sobre los niveles

jerárquicos y sobre los tipos de Departamentalización.

 El diseño de la estructura orgánica debe efectuarse sobre la base de

los siguientes criterios.

Objetividad.
Simplicidad.
Funcionalidad.
Flexibilidad.
Economía de recursos.
Separación de funciones y atribuciones.
 LOS TIPOS DE ÓRGANOS SON:

 Órganos de Alta Dirección.

 Órganos Consultivos.
 Órganos de Control Institucional.
 Órganos de Apoyo.
Órganos de Asesoramiento.
 Órganos de Línea
 Técnicos Normativos de Ejecución.
 Órganos Desconcentrados y Descentralizados.
 Estos órganos podrán desagregarse en otras unidades orgánicas
de menor nivel de acuerdo a la especialización, carga de trabajo,
complejidad, servicios y productos a producir.
CRITERIOS PARA EL PROCESO DE
DEPARTAMENTALIZACIÓN

 Por funciones o propósitos.

 Por procesos o técnicas.
 Por productos.
 Por clientes.
 Por territorio.
 Por turnos.
 Mixtas.
INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LOS
RUBROS QUE CONTIENE EL ROF

 REFERENCIA : D.S. N° 043-2006-PCM (DIRECTIVA NO 005-82-INAP / DNR)

 INTRODUCCIÓN.

 ÍNDICE.

 TITULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

 Naturaleza jurídica
 Entidad de la que depende
 Jurisdicción
 Funciones generales
 Base legal.

 TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

 De la estructura orgánica (asignándoles un código según tipo de órganos.
 Funciones de cada órgano y unidades estructuradas
 TITULO TERCERO

 De las Relaciones Interinstitucionales.

 TITULO CUARTO

 De las disposiciones complementarias y finales.

 ANEXO

 ORGANIGRAMA GENERAL

 GLOSARIO DE TERMINOS
CRITERIOS PARA ELABORACIÓN DEL ROF
 Observar las disposiciones sobre creación, organización y funciones,
referidas al proceso de modernización y descentralización.
 Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad.
 Observar el principio de especialidad.
 Observar el principio de legalidad de las funciones.
 Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad deben ser
asignadas a algún órgano de esta.
 Cuidar la coherencia entre asignación de competencias y rendición de
cuentas.
 La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrio entre las
necesidades de jerarquización de la autoridad y de coordinación entre
órganos.
 NIVELES ORGANIZACIONALES

NIVELES
ORGANIZACIONALES NIVELES JERÁRQUICO

1er Nivel ALTA DIRECCIÓN

ÓRGANOS DE ÓRGANOS DE
2do Nivel LÍNEA ASESORAMIENTO Y
ÓRGANOS DE APOYO

UNIDADES Unidades orgánicas de

ORGÁNICAS DE órganos de
3er Nivel
ÓRGANOS DE asesoramiento y de
apoyo
LÍNEA
CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)

 El CAP es un documento técnico normativo de gestión institucional que

contiene los cargos necesarios de una dependencia para su óptimo
funcionamiento en base a la estructura de la organización vigente, prevista
en el ROF.

 El CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento de

Organización y Funciones y la clasificación de cargos institucional vigente.

 El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión de la planta

orgánica de una Entidad para un periodo definido, asimismo, como un
documento de regulación para la previsión de plazas contenidas en el
Presupuesto Analítico del Personal (PAP).

REF.: D.S. N° 043-2004-PCM

METODOLOGÍAS PARA ESTABLECER
NECESIDADES DE CARGOS

 Analizar los Objetivos.

 Determinar las Funciones Básicas.

 Establecer la Estructura Básica.

 Determinar Actividades Servicios Productos.

 Establecer Planta Orgánica.

 Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos.

 Establecer la Nomenclatura de Cargo.

 Formular el CAP.
CRITERIOS PARA DETERMINAR LA NATURALEZA Y
CANTIDAD DE LOS CARGOS

CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES:

 El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada unidad

orgánica.
 Complejidad de estas acciones.

 Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u
obtener.

 Disponibilidad Presupuestal.

 Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la Unidad

Orgánica.

 Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para determinar

cargos.
 CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL
(CAP)

SECTOR: ENTIDAD: COD: Nº HOJA:

Nº Cargo Cargo Total

Orden Clasificado Estructural Necesario

01 Director de Sistema Adua II Director Ejecutivo 01

02-05 Espec. Planificación II 04
06-07 Espec. Racionalizac. III 02
FORMATO PARA CUADRO DE ASIGNACIÓ DE
PERSONAL (CAP)
 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
 ¿Qué es un manual de procedimientos?

Es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò
mas de ellas.
 UTILIDAD

• Permite conocer el funcionamiento interno.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y

capacitación del personal.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de

un sistema.

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteración arbitraria.

• Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su

evaluación.

• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

 SE CONFORMA POR:
A) IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión.
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas
y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN.
• Prologo es la presentación que hace del manual alguna
autoridad de la organización y es del mas alto nivel
jerárquico,.

• Introducción es una exposición de lo que es el manual, su

estructura, propósitos, su aplicación y la necesidad de
mantenerlo vigente.
C) ÍNDICE
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que
forman parte del documento.

D)CONTENIDO
Lista de los procedimientos que integran el contenido del
manual ya sea general o específico.

E) OBJETIVO
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
F) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.

G) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.

H) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

Criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimiento.
I) CONCEPTO.
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento.
J) PROCEDIMIENTO
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada
una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y
cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a
cabo.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las
operaciones de un procedimiento.

L) FORMULARIOS O IMPRESOS
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se
intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la
descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello
números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta.
También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
M) GLOSARIO DE TERMINOS.
Lista de conceptos de carácter técnico
relacionados con el contenido y técnicas de
elaboración de los manuales de
procedimientos.
Manual de gestion de la calidad
 identificacion
• Se deben de incluir en primer termino los siguientes
datos:
• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización
• Nombre del manual
• Codigo que lo identifica
• Nivel o numero de revision
• Pagina
• Edicion(fecha de la revision)
• Unidades responsables de su elaboracion, revision y
autorizacion
logotipo Manual de gestion de calidad

Nombre de la codigo Fecha de Numero de pagina

organizacion revision revision

sello elaboro reviso autorizo

 Indice o contenido
• Relacion de los capitulos o apartados que
contiene el documento, debe incluir, la
seccion o capitulo, la referencia o renglon
especifico del documento y la pagina
correspondiente
Generalidades
 introduccion
• Presenta la situacion, compromisos y
lineamientos para la implementacion del
sistema de gestion de la calidad basado en
normas ISO 9000:2000
 Alcance
• Es el Area de influecia establecida para la
aplicación del sistema de gestion de la calidad.
De acuerdo con el giro y necesidades de la
organización, la cobertura variara debido a las
exclusiones que se realicen.
Directrices de calidad
 Politica de calidad
• Son los objetivos que establecen un
compromiso de lograr la satisfaccion de
clientes y una buena relacion con
proveedores, a travez del mejoramieno
continuo de precios, calidad, servicio,
comunicación e innovacion tecnologica
 Objetivos de calidad
• La satisfaccion de los clientes cumpliendo con
sus expectativas
• Rentabilidad
• La mejora de procesos
• Liderazgo en el mercado
• El trabajo en equipo para crear valor
• El desarrollo del capital humano
Responsabilidad y autoridad del
sistema de gestion de la calidad
Estructura organizacional
 Matriz de responsabilidades
• Son enunciados que formula cada unidad
administrativa de la organización a nivel
direccion y gerencia, en los que se establece
en forma general la responsabilidad que
asumen en relacion con el sistema de la
calidad
 Mapa de procesos
• INTERACCION DE PROCESOS:
• Es la interrlacion de procesos clave (procesos
operativos criticos para el éxito de una
organizacion), con procesos estrategicos
(procesos orientados a la correcta gestion de
la alta direccion que proporcionan directrices
a todos los demas procesos), y con procesos
de soporte (procesos de tipo administrativo
que apoyan al resto de los procesos)
 Requisitos generales y de la
documentacion
• Es la documentacion que sustenta el sistema
de gestion de la calidad la cual esta integrada
por las generalidades, manual de calidad,
control de documentos y control de
documentos y control de registros.
 Procesos operativos
• Revision de los procesos para elaborar los productos y
prestar los servicios considerando los elementos siguientes:
• 1.- planificacion
• 2.-procesos relacionados con el cliente
• Determinacion de requisitos
• Revision de requisitos
• Comunicación con el cliente
• 3.- diseño y desarrollo
• 4.-compras
• 5.-control de la elaboracion del producto, prestacion del
servicio o ambas cosas
• 6.-control de los dispositivos de seguimiento y medicion