¿Que es un manual de procedimientos?

El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas que indican
cómo deben ejecutarse ciertos procesos. Estos manuales permiten a las empresas guiar y
administrar sus operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos, así como
mantener estándares de calidad y eficiencia.

¿Cómo se elabora un manual de procedimientos?

● Establece los objetivos.

Todas las organizaciones tienen procedimientos que se repiten de manera continua. Por eso es
importante que, antes de redactar el manual de procedimientos, definas bien tus objetivos y
luego te preguntes cuáles son los procesos que necesitan estar documentados, con el fin de
que se cumplan.
● Ve de más a menos.
Este es un factor que quienes consulten el manual deben conocer, pues ayuda a dar sentido a
su tarea y a entender la relevancia de su función dentro de la organización.
● Describe los procesos y su alcance.
es importante que describas cuáles son los procesos que necesitan ser documentados, cómo
se relacionan y cuál es la secuencia lógica de pasos para asegurar el logro de los objetivos
comerciales que tienes planteados.
● Incluye las normas y políticas.
siempre debe estar regida por los códigos de conducta de la organización, los objetivos
empresariales y, naturalmente, por las normas establecidas.
● Señala responsabilidades.
Se trata de especificar cuáles son los roles en los diferentes departamentos que están
involucrados en los procesos incluidos en el manual de procedimientos, ya que algunos podrían
abarcar diferentes departamentos o equipos.
● Redacta el documento siguiendo la estructura.
Una vez que tengas toda la información organizada es momento de redactar el manual de
procedimientos siguiendo la estructura que ya mencionamos en este artículo. Recuerda que
este documento debe revisarse constantemente para comprobar que siga siendo vigente o si
necesita algunas modificaciones.

Características de un manual de procedimientos.

● Tiene como fin estandarizar acciones. por lo que debe ser un documento de consulta
disponible para todos los involucrados en un proceso.
● Debe incluir un análisis comprensivo del procedimiento. que ofrezca soluciones a
diversas situaciones y provea a quien lo consulta de información integral sobre la
actividad a realizar.
● No puede ser solamente descriptivo, sino prescriptivo. por lo que debe exponer
lineamientos y no solo sugerencias de acción.
 ● Debe establecer los límites de acción de los colaboradores y las
responsabilidades en el seguimiento de sus protocolos.
● Son documentos escritos para quienes desempeñan sus funciones en la
empresa. por lo que deben estar adaptados para sus conocimientos técnicos, lenguajes
y niveles de comprensión analítica.

Estructura de un manual de procedimiento.

● Título y código del procedimiento.

● Introducción: Explicación corta del procedimiento.
● Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
● Descripción del procedimiento.
● Objetivos del procedimiento
● Normas aplicables al procedimiento
● Requisitos, documentos y archivo
● Descripción de la operación y sus participantes
● Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
● Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
● Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
● Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
● Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

¿Para que sirve un manual de procedimientos?

Establecer una única forma de realizar una actividad y ejecutar cada tarea de acuerdo con las
normas y las políticas de una organización.
Ejemplo: