UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA INDOAMERICA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y NEGOCIOS

GESTIÓN DE LA CALIDAD

TEMA:

ENSAYO

“LOS TIPOS DE DOCUMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD”

NOMBRES:

BARBARA ALEJANDRA FERNANDEZ REYES

DOCENTE:

ING. TATIANA RODRIGUEZ RUIZ

NIVEL:

2021-2022
INTRODUCCION

La Gestión de calidad es indispensable en una organización ya que se enfoca en la

filosofía de una mejora continua. Permite a las empresas a desarrollar una gestión por
procesos dando uso al ciclo (Planear, hacer, verificar y actuar), teniendo un control de
forma eficiente de las actividades necesarias para el cumplimiento de la cada una de las
políticas de la calidad, objetivos, misión, visión y otros planteamientos.

La implementación de un sistema proporciona a las empresas información documentada

capaz de facilitar la operación de los procesos, así como mejorar su eficiencia y
funcionamiento. Un sistema de gestión de calidad da un realce a una compañía en un
marco normativo internacional como puede ser ISO 9001, mejorando su imagen respecto
a sus competidores y garantiza estándares mínimos apreciados por clientes y proveedores.

Los tipos de documentos del sistema de gestión de calidad están compuestos de diferentes
tipos. generalmente incluye documentos como la política de calidad, el manual de calidad,
procedimientos, instrucciones técnicas, planes de calidad y registros. La documentación
del sistema puede ser representada como la jerarquía (QMS, 2017);

- Manual
- Política
- Procedimientos
- Instrucciones técnicas
- Registros

ISO 9001 se requiere documentar diferentes tipos de información, sin embargo, no toda
la información necesita ser documentada como un documento independiente. La
flexibilidad para que la empresa u organización decida sobre el tamaño de la
documentación y el nivel de detalle que se documenta. En ejemplo, las empresas pequeñas
se pueden tener en documentos procesos que pueden ser incluidos en el manual del
Sistema de Gestión de Calidad.
DESARROLLO
En la documentación del sistema de gestión de calidad, el tener documentos y
procedimientos innecesarios y burocráticos. Las empresas a menudo documentan sus
sistemas de gestión de calidad. Sin embargo, tenemos que tener en cuenta que no tiene
que ser el caso.

El estándar internacional para sistemas de gestión de calidad (ISO 9001) requiere cierta
documentación, los documentos que se necesita elaborar para cumplir con los
requerimientos de la ISO 9001:2015 son (Stojanovic, 2016);

- Alcance del sistema de gestión de calidad (cláusula 4.3)

- Política de calidad (clausula 5.2)
- Objetivos de calidad (cláusula 6.2)
- Criterios para la evaluación y selección de proveedores (cláusula 8.4.1)

Los registros obligatorios son en los casos en lo que la cláusula relevante no sea excluida;

- Registros de monitorización y medición de equipamiento y calibración (clausula

7.1.5.1)
- Registros de formación, cualidades, competencias, experiencias y
cualificaciones (cláusula 7.2)
- Registros de revisión de requerimientos de productos/servicios (clausula 8.2.3.2)
- Registros sobre las entradas en diseño y desarrollo* (cláusula 8.3.3)
- Registros de controles de diseño y desarrollo*(cláusula 8.3.4)
- Registros de salidas en diseño y desarrollo* (cláusula 8.3.5)
- Registros de cambios en el diseño y desarrollo* (cláusula 8.3.6)

Los documentos no obligatorios, pueden ser usados en la implementación de la ISO

9001. Por tanto, los documentos no obligatorios suelen ser comúnmente utilizado;

- Procedimiento para la determinación del contexto de la organización y las partes

interesadas (cláusula 4.1 and 4.2)
- Procedimiento para tratar o abordar el riesgo y oportunidades (cláusula 6.1)
- Procedimiento para la competencia, la capacitación y la concienciación (cláusula
7.1.2, 7.2 and 7.3)
- Procedimiento para el mantenimiento del equipamiento y la medición del
equipamiento (cláusula 7.1.5)
- Procedimiento para el control de registros y documentos (cláusula 7.5)
- Procedimiento de ventas (cláusula 8.2)
- Procedimiento para el diseño y desarrollo (cláusula 8.3)
- Procedimiento para producción y provisión del servicio (cláusula 8.5)

El propósito y los beneficios de la documentación, son múltiples nos proporciona un

marco claro de trabajo de las operaciones de la empresa, da accesos una consistencia
de los procesos y una mejor comprensión del Sistema de Gestión de Calidad, y
proporciona evidencias para el logro de los objetivos y la metas.

En el transcurso del diseño de la documentación del sistema de gestión de calidad,

debe ser su objetivo la eficiencia y crear procesos y documentos que sean aplicados
a la empresa.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

La guía de la documentación de Sistemas de Gestión de Calidad, nos brinda

directrices para brindar un a dimensión efectiva de la documentación, asi como algo
concreto de contenidos recomendados y la estructura de difetentes tipos de
documentos. Las siguientes recomendaciones se tienen en cuenta en las directrices
(Parra, 2017);

1) Manual de calidad: La estructura y el contenido del manual pueden ser varios

según el tamaño de la empresa, la complejidad de cada una de las operaciones y
la competencia de cada uno de los colaboradores. Las pequeñas empresas pueden
documentar el Sistema de Gestión de Calidad completo en un único manual.
Las grandes empresas internacionales tienen diferentes manuales de calidad. El
manual incluye el alcance del Sistema de Gestión de Calidad, las exclusiones
estándar, referencias a documentos relevantes, y el modelo de procesos de
negocio. La política de calidad y los objetivos pueden ser parte del manual.
El manual de calidad incluye la mayoría de los elementos siguientes: título y tabla
de contenidos; alcance del Sistema de Gestión de Calidad; exclusiones de la ISO
9001, versionado de la información y aprobación; política de calidad y objetivos;
descripción del Sistema de Gestión de Calidad, el modelo de procesos de negocio
 de la organización; definición de responsabilidades para todo el personal;
referencias a documentos relevantes y a anexos relevantes.
2) Política de Calidad: La política representa una declaración de los principios de la
empresa. Debe de indicar el compromiso de la organización con la calidad y la
mejora continua. Por lo general, la política es utilizada para propósitos
promocionales, y debería ser publicada en los locales de las organizaciones y en
su sitio web, por lo cual es conveniente tener una política de calidad clara y corta,
suele ser la práctica general.
Los objetivos de calidad para los cuales la organización se esfuerza en conseguir.
Estos objetivos de calidad de las organizaciones son definidos mediante la
cuantificación de objetivos de calidad.
3) Procedimiento de calidad: Los procedimientos de calidad pueden tener diferentes
formatos y estructuras. Pueden ser narrativos, se describen a través del texto;
pueden ser más estructurados mediante el uso de tablas; pueden ser más
ilustrativos, con diagramas de flujo, o pueden ser cualquier combinación de los
casos anteriores.

Los procedimientos de calidad deberían incluir los siguientes elementos:

- Título – para la identificación del procedimiento;

- Propósito – descripción de la razón de ser del procedimiento;
- Alcance – para explicar qué aspectos serán cubiertos en el procedimiento, y qué
aspectos no serán cubiertos;
- Responsabilidades y funciones de todas las personas/cargos incluidos en cualquier
parte del procedimiento;
- Los registros que resultan de las actividades descritas en el procedimiento
deberían ser definidos y listados;
- Control de documentos – la identificación de cambios, la fecha de revisión, la
aprobación y versión del documento debería ser incluida en cada documento de
acuerdo a lo establecido en el control de documentos;
- Descripción de actividades – esta es la parte principal del procedimiento; se refiere
al resto de elementos del procedimiento y describe qué debería realizarse, por
quién y cómo, cuándo y dónde. En algunos casos el “por qué” también debería
definirse. Además, las entradas y salidas de las actividades deben ser explicadas,
incluyendo los recursos que sean necesarios.
 - Se pueden incluir anexos, en caso de ser necesario.

4) Instrucciones técnicas: Estas pueden ser darte de un procedimiento, o pueden ser

referentes al procedimiento. En forma general las instrucciones técnicas tienen
una estructura similar a los procedimientos, sin embargo cada una de las
instrucciones técnicas detallan las actividades que se tienen que llevar a cabo ,
enfocándose en la secuencia de cada paso, y las herramientas que serán utilizados
en la exactitud que se requiere.
La formación y la competencia de los colaboradores podrían disminuir las
necesidades de dar a detalle las instrucciones técnicas.

La implementación de cada uno de los documentos de gestión de calidad, requiere un

procesos que se estructura en diferentes etapas, es requisito obligatorio la documentación
de una serie de los procesos esenciales con el objetivo de dejar plasmado cada uno de los
procedimientos a seguir por la organización para el desarrollo de los tales procesos.

Los procesos que deben documentarse en la implementación de un sistema de gestión de

la calidad (Donoso, 2016);

1. Procedimientos para el control de los documentos

2. Política de calidad
3. Objetivos de calidad
4. Manual de calidad
5. Procedimiento para la determinación del contexto de la organización y la llamadas
partes interesadas
6. Procedimiento para competencia, formación y concienciación
7. Procedimiento para dar tratamiento a los riesgos y oportunidades
8. Procedimiento de ventas
9. Procedimiento para el diseño y desarrollo
10. Procedimiento de compra y evaluación de los proveedores
11. Procedimiento para efectuar la producción y prestación del servicio
12. Procedimiento de almacenamiento
13. Procedimiento para el tratamiento de las no conformidades y acciones correctivas
14. Procedimiento para llevar acabo el mantenimiento de los equipos
15. Procedimiento para tener una medición de las satisfacción de los clientes
16. Procedimiento para la revisión de la gestión
CONCLUSIONES
La correcta documentación es esencial para un sistema de gestión de la calidad efectivo,
la determinación de la documentación del sistema de gestión de calidad esta basada en
las necesidades de la empresa, y es de mayor importancia para un sistema de gestión de
calidad funcional. La documentación estructurada de manera adecuada realizará sus
operaciones de manera mas facial, mientras que la documentación incorrecta le traerá más
problemas.

Las normas ISO son un referente de calidad a nivel mundial y permiten a las
organizaciones la estandarización y mejoramiento de sus procesos, su funcionamiento y
reconocimiento, lo cuando es importante para las empresas de manera global.

La aplicación de la Norma ISO, nos lleva a estar atentos de lo que se requiere al cliente y
mantenerlo informado sobre el avance en la resolución de sus quejas, las cuales como
resultados son resueltas con objetividad, de manera confidencial y responsable.

Todo esto nos lleva a conocer cada uno de los documentos para el mantenimiento y
mejora continua.
Bibliografía
Donoso, O. (23 de Agosto de 2016). Sistema de Gestión de la Calidad. Obtenido de
https://www.isotools.cl/procesos-deben-documentarse-la-implementacion-sistema-
gestion-la-calidad/

Parra, C. A. (2017). Un sistema de gestion de calidad. UNILIBRE.EDU.EC.

QMS. (2017). Training and Awareness to Replace Documentation in your QMS. Using
Competence,.

Stojanovic, S. (2016). is certified as a lead auditor for ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001 and
OHSAS 18001 standards by RABQSA. 9001 ACADEMY.