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“PLAN DE RESPUESTA DE EMERGENCIA Y

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RECUPERACIÓN
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” Plan de Respuesta de Emergencia y Recuperación

ELABORADO POR : REVISADO POR : APROBADO POR :

Cargo
Cargo Jefe Depto, P.R. Cargo Gerente General
Asesor P.R.
Nombre Nombre Nombre Andrew
Fredy Toledo A. Orlando Santander O.
Thompson
Fecha Fecha Fecha
Agosto 2012 Agosto 2012 Agosto 2012

Firma Firma
Firma
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INDICE

1. Introducción

2. Propósitos y Objetivos

3. Alcance y Estructura

4. Definiciones y abreviaturas

5. Responsabilidades

6. Generalidades

7. Metodología de Manejo de Crisis y Continuidad del Negocio

8. Estrategias de continuidad del negocio

9. Cierre de Ciclo

10. Descripción de Roles y Responsabilidades de los Miembros del ERRS

11. Referencias

12. Registros

13. Anexos
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1. Introducción

Este Plan ha sido preparado para asegurar que durante un evento de emergencias/crisis podamos
responder rápidamente controlando la situación en forma efectiva, de la forma de limitar al mínimo
posible el impacto ocasionado a nuestros empleados, operaciones, medio ambiente, comunidad y
reputación.

La estrategia y el marco de gestión que se aplican a todas las operaciones de Westfire Sudamérica
Ltda. y han sido formulados para que las sucursales operativas puedan cumplir con la definición de
Propósito y los Objetivos Estratégicos de Westfire Sudamérica Ltda. y en particular satisfacer las
exigencias estipuladas en las de Westfire Sudamérica Ltda., que comprende la Política Integrada.

Un factor clave para el desarrollo de este Plan, es nuestro compromiso en construir y mantener una
relación genuina y responsable con nuestros empleados, clientes, contratistas, proveedores y
comunidad asociadas a nuestra operación, así como los gobiernos locales, regionales, nacionales y
asociaciones no gubernamentales.

Para llegar a conocer las obligaciones, responsabilidades y la adecuada actuación en los casos de
emergencias y crisis, ya sean estos de carácter de seguridad, salud, medio ambiente y comunidad,
es prioritaria la capacitación, entrenamiento y equipamiento de los trabajadores vinculados a la
organización, con el propósito de sustentar, basado en un proceso de mejora continua, los desafíos
que presentan las emergencias, crisis y continuidad del negocio. La información contenida en este
Plan, es dinámica, razón por la cual su actualización y puesta al día serán permanentes,
evolucionando en función a los riesgos a los que nos enfrentamos en nuestras operaciones y
requerimientos legales.
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2. PROPOSITO Y OBJETIVOS

a) El Plan de Respuesta de Emergencias y Recuperación (PRER) es una pauta para asistir a

todos las áreas y la estructura de soporte, acerca de las buenas decisiones y restaurar
eficazmente los procesos del negocio y/u operaciones críticas en caso de un evento que
ponga en riesgos la estabilidad del negocio, una interrupción de negocios larga y no
planificada.

b) El Plan establece las estrategias y lineamientos a ser implementados por los equipos de
personas para el manejo de una crisis, evitar el aumento de gravedad de una emergencia a
una crisis y activar los planes de continuidad de negocio en caso de ser necesario, a través
del direccionamiento, soporte, equipamiento y recursos necesarios para una recuperación
exitosa.

c) Para que el plan sea viable en el caso de una emergencia y crisis, la información tiene que
ser precisa y actualizada. Se ha asignado esta responsabilidad a la línea ejecutiva que
conforma el equipo de soporte del sitio.

d) El Plan PRER busca minimizar lo siguiente:

 El impacto del evento en la compañía, basándose en la participación de una persona o
grupo de personas específicas para manejar la crisis.
 El número y frecuencia de decisiones adecuadas que se tienen que tomar después de
una situación de desastre.
 La necesidad de desarrollar e implementar nuevos procedimientos durante la
respuesta, reanudación, recuperación y restauración.
 La pérdida de datos de información, con el reconocimiento que es inevitable la pérdida
de algunos datos e información.
 Confusión y exposición a errores, omisiones y duplicaciones de esfuerzos
innecesarios.
 La magnitud y cantidad de pérdidas asociadas con una larga recuperación de los
procesos y negocios.
 El tiempo total requerido para completar el proceso de respuesta, reanudación,
recuperación y restauración.
e) Hay que recordar que los planes no deben prevalecer sobre decisiones de manejo atinadas
en el momento de una emergencia, crisis o de interrupción del negocio.
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3. ALCANCE Y ESTRUCTURA

a) El Plan será conocido y aplicado por todas las operaciones de WESTFIRE SUDAMERICA
LTDA,. Los trabajadores propios y externos (sub-contratos) deberán ser instruidos sobre
los aspectos fundamentales y los procedimientos a aplicar en caso de emergencia.

b) Todos los Planes de Respuesta a Emergencias del Área (PREA), deberán responder a la
estructura y pasos relacionados al manejo y comunicación de un estado de crisis,
definidos en este plan. Por lo tanto, su difusión y entrenamiento corresponderá a las
propias áreas y responsables de los procesos respectivos.

c) El proceso de una emergencia/crisis corresponde a eventos donde es necesario contar con

la participación de toda la organización.

d) Las emergencias abarcadas por este plan, son consideradas como sucesos genéricos e
identificadas por las metodologías establecidas por:
 Reporte de Investigación de Incidentes P-PR-03, por los eventos clasificados como de
alto Potencial.
 Las evaluaciones de impacto del negocio utilizadas en la identificación de los equipos
críticos y los recursos necesarios para sustentar su recuperación, conforme a los
inventarios de peligros y su evaluación.
 Historial de Incidentes relevantes, experiencia y práctica
 Eventos naturales como movimientos telúricos y lluvias.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

a) Interrupción del negocio: Es un evento, ya sea anticipado por ejemplo (huelga de

trabajadores) o no anticipado ejemplo (apagón) que interrumpe el curso normal de las
operaciones del negocio en una o más ubicaciones. Una interrupción del negocio no
necesariamente constituye una crisis.

b) ERRN: Equipo de respuesta y recuperación de la Unidad de Negocio.

c) ERRS: Equipo de respuesta y recuperación del Sitio

d) ERA: Equipo de respuesta del Área

e) GG: Gerente General

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f) GK: Gerente KAM

g) HSE: Salud, seguridad, medio ambiente

h) PRER: Plan de Respuesta de Emergencia y Recuperación

i) PREA: Plan de Respuesta de Emergencia y Recuperación del Área.

j) Crisis: Es un evento crítico que si no es manejado de una manera apropiada, impactará

dramáticamente en las operaciones de la organización, reputación y ganancias.
Algunas emergencias también pueden ser denominadas crisis.

k) Emergencia: Un evento repentino o inesperado que requiera la acción inmediata ya

sea en salud, seguridad, medio ambiente o propiedad. La crisis calza en esta definición
como también lo pueden ser otros eventos.

l) Plan de Emergencia: Un plan de acción a comenzar inmediatamente para prevenir

pérdidas de vida, daños en el ambiente o propiedad y minimizar daños.

m) Preparación: El proceso de planificación para el peor escenario

n) Respuesta: Los pasos a tomar durante una emergencia

o) Recuperación: Como restaurar las operaciones después de una emergencia.

p) Administración funcional: Esta es la utilización de funciones específicas para

administrar un incidente. Las cuatro funciones son control, planificación, operaciones y
logística

q) RPC: Revisión Post-Crisis.

r) Involucrados: Los involucrados integran nuestros empleados, clientes, sub-

contratistas, la comunidad asociada a nuestras operaciones, dueños de nuestro
negocio, gobierno (nacional, regional y local), organizaciones no gubernamentales y
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otras partes interesadas, estas personas variarán dependiendo de la ubicación y tipo

de incidente.

5. RESPONSABILIDADES

a) Gerente General:
 Reconocer y aprobar el PRER.
 Requerir gestión de crisis y continuidad del negocio de Westfire Sudamérica Ltda.
 Mantener conocimiento de las emergencias que puedan llevar a una crisis de
Westfire Sudamérica Ltda.
 Monitorear medidas de control.
 Comprometer a la organización a entender y anticipar oportuna y adecuadamente el
PRER.
 Liderar el ERRS, para el manejo de las emergencias/crisis.
 Requerir la revisión del PRER a lo menos anualmente o cuando se active y requiera
revisión y modificación.
 Requerir informes de evaluación de situaciones reales o simuladas de emergencias,
crisis y continuidad del negocio.

b) Gerentes KAM reporte directo a GG:

 Crear y Fortalecer una cultura responsable en el control de crisis, en las áreas a su
cargo, de tal forma de asegurar la funcionalidad del Plan.
 Asegurarse de la existencia de los PREA, en el control y mitigación de las
emergencias y crisis previsibles en ellas.
 Asegurarse que los PREA de sus áreas estén actualizados.
 Realizar inspecciones a los Sistemas de Protección y seguridad implementados para
el control y mitigación de emergencias y crisis de sus respectivas áreas.
 Conformar el ERRS.
 Asegurar y participar de la elaboración de los informes de evaluación de situaciones
reales o simuladas de emergencias, crisis y continuidad del negocio.
 Asegurar y aprobar la revisión del PREA a lo menos anualmente o cuando se active y
requiera revisión y modificación.

c) Jefes de Departamentos:
 Aplicar y poner en práctica el contenido del PRER en forma sistemática.
 Debe evidenciar objetivamente los requerimientos propios de las auditorias internas o
externas según corresponda.
 Conformar el ERRS
 Participar en la generación y revisión del PREA a lo menos anualmente o cuando se
active y requiera revisión y modificación.
 Mantener permanentemente capacitados sus trabajadores respecto a la actuación y
respuesta de emergencias que apliquen en sus áreas.
 Entregar las facilidades correspondientes para tal capacitación del personal
relacionado en la mitigación de emergencias.
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 Inspeccionar constantemente todos los equipos y accesorios de emergencia con los

cuales se ha dotado su área (alarmas, puntos de encuentro de emergencia, chicharras
de evacuación, extintores, entre otros.)
 Dar a conocer en forma inmediata al Coordinador de Emergencia del área cuando un
elemento se encuentre defectuoso.
 Implementar e instruir el PREA y Planes relacionados con alcance para todos los
trabajadores propios y externos.

d) Depto Prevención de Riesgos:

 Mantener informado al ERRS, en todo lo concerniente a cambios importantes
referentes a lineamientos provenientes de Westfire Sudamérica Ltda. relacionados con
el manejo de Riesgos y Peligros de Catástrofe.
 Entregar reportes mensuales a la Gerencia General del estatus de los riesgos con
Peligros de Catástrofe identificados en el sitio.
 Ser competente y tener experiencia en la identificación y evaluación de peligros y sus
controles respectivos.
 Conformar comités de evaluación.

e) Supervisores y Trabajadores:
 Conocer y aplicar el PREA y alcances al PRER, en todas las situaciones de
emergencia previsibles y que ocurran en el área.
 Tener una conducta proactiva frente a los eventos de emergencia y crisis de su área.
 Mantener en buen estado de conservación los equipos y/o elementos para el control
de las emergencias ubicadas en su unidad de trabajo.
 Informar a línea directa deficiencias encontradas en sistemas de emergencia para
gestión de solución
 Participar de las capacitaciones de emergencia cada vez que sea solicitado por la
organización.

f) Coordinador de Emergencias:

 Conocer y dominar los sistemas, procesos y riesgos asociados del área.

 Evaluar la magnitud del evento y el potencial del mismo.
 Coordinar el frente de las emergencias con los equipos de intervención y de apoyo,
a través de los líderes de las distintas disciplinas.
 Mantener informado al ERRS (Equipo Respuesta y recuperación del sitio), para el
manejo de la emergencia/crisis, en caso de ser necesario.
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 Conocer y dominar sus responsabilidades específicas de su rol y los procedimientos

que se deberán llevar a cabo tanto desde el punto de vista operativo como de flujos
de información, para alimentar a los miembros del ERRS.
 Coordinar la ejecución de los programas de Verificación de condiciones de los
sistemas de respuesta a emergencias del área.
 Nombrar, durante la semana, al Líder de Evacuación, como también nombrar a su
propio reemplazante en caso que este se encuentre ausente.
 Participar de los ejercicios del área y la compañía (simulacros).
 Este será comunicado de sus responsabilidades, a través de una Carta de
Responsabilidad Coordinador de Emergencias del Área.

g) Líder de Evacuación del Área:

 Conocer y dominar las vías de evacuación y los Puntos de encuentro de
emergencias del área.
 Conocer la cantidad de personal que se desenvuelve en el área durante el turno.
 Guiar y asegurar que los trabajadores que se encuentran en el área se dirijan a los
PEE, durante una emergencia, previa orden del Coordinador de emergencias del
área.
 Registrar las personas que se encuentran reunidas en los PEE y verificar la
ausencia de alguna de ellas.
 Mantener informado al Coordinador de Emergencias respecto al estado y cantidad
de trabajadores que se encuentran en el PEE.
 Este será comunicado de sus responsabilidades, a través de una Carta de
Responsabilidad Líder de Evacuación del Área.

6. GENERALIDADES
6.1 Suposiciones del Plan
a) Para un evento de emergencia/crisis la eficacia del Plan depende de las siguientes
suposiciones:
 Todo el personal de Westfire Sudamérica Ltda. debe entender que después de una
interrupción mayor de los servicios y operaciones de la compañía, no será un caso
de “negocios normales”, puede ser un caso de supervivencia.
 Aunque el plan fue diseñado para el peor escenario, la habilidad de resumir
actividades después de interrupciones menos serias, es inherente al plan, debido a
la estructura jerárquica de este, en base al lugar y severidad del incidente.

b) El equipo de ejecutivos a participar en el Equipo de respuesta y recuperación debe poseer

competencia e idoneidad para desempeñar los roles y funciones en el actuar de este
equipo de manejo y control de una emergencia/crisis. Los requisitos para demostrar
idoneidad y competencia se especifican en la matriz de competencia, siendo estas
inherentes al cargo que desempeñan en la compañía.
 Estudios superiores completos
 Conocimiento en administración
 Conocimiento en la Politica integrada y el Desarrollo Sostenible
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6.2 Revisiones, actualizaciones y responsabilidades

a) El PRER y PREA serán revisados y actualizados con una frecuencia anual o en las
siguientes situaciones:
 Durante y después de la realización de simulacros con escenarios particulares y en
caso de establecer alguna mejora.
 Cada vez que las mejoras hayan sido identificadas durante el curso normal del
negocios
 Después de un incidente o asunto, incorporar cualquier lecciones aprendidas
 Incorporando experiencias de otras industrias u operaciones mineras
 Después de algún cambio de algún empleado que afectara la agrupación del ERRS.
 Por incorporación de nuevos escenarios relacionados a peligros / riesgos
detectados
 Cada vez que cambie el detalle de los involucrados

b) El GG es el responsable de asegurar la actualización del PRER, actividad que deberá ser

desarrollada por el Depto, de Prevención de Riesgos.

c) Los GK son responsables de asegurar la actualización de los PREA respectivos, debiendo

considerar en dichas revisiones a Administradores de Contratos, Depto. De Prevención de
Riesgos, Supervisores y Trabajadores.

6.3 Capacitación, Entrenamiento y Simulacro

a) Todo el personal directamente involucrado en el PRER será informado y notificado
convenientemente de los procedimientos aplicables a las labores y actividades que
desempeña en el ERRS.

b) La Capacitación del PRER y sus documentos asociados se llevará a cabo al menos con una
frecuencia anual

c) Asimismo, las personas que conforman el ERRS deberán conocer y dominar este Plan y el
rol que desempeñará en un evento de emergencia y/o crisis, responsabilidades que serán
incorporadas en los respectivos descriptores de cargo.

d) Tanto el PRER para sus involucrados, como los PREA deberán ser ejercitados al menos
una vez al año, tomando como referencia la ocurrencia de los eventos identificados.

6.4 Contenido de los Planes de Respuesta de Emergencia y Recuperación de las Áreas.

a) Los PREA deberán contar como mínimo con la siguiente información:
 Alcance de aplicación.
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 Procedimiento para la respuesta y Recuperación: Pasos a seguir para responder a la

emergencia considerada.
 Roles y responsabilidades: Del personal involucrado antes y durante el evento
considerado.
 Lista de elementos y facilidades: Materiales, elementos y facilidades necesarios para
combatir la crisis. Estos deben estar disponibles al momento de la misma.
 Lista de contactos: Los contactos externos / internos considerados relevantes para el
manejo de la crisis.
 Planos de las áreas
 Listado de proceso, equipos y repuestos críticos de las áreas
 Plan de entrenamiento y simulacro.

6.5 Conceptos claves

a) Una Crisis se define como un evento repentino que podría afectar de manera significativa la
habilidad de la empresa para realizar su negocio.

b) Es importante distinguir entre una emergencia que puede y debe ser manejada por la
gerencia local de acuerdo a sus PRER y PREA y una crisis que requiere la colaboración y
acción de la Gerencia dentro del ámbito corporativo, Plan de Manejo de Crisis y Continuidad
de Negocio.

c) Una Crisis podría existir o estar formándose si concurren las siguientes circunstancias:
 La emergencia presenta un impacto significativo a la continuidad del negocio.
 La situación de emergencia y crisis provoca intervención del gobierno.
 No hay control de la situación.
 Otras sucursales se hacen cargo.
 La situación ha generado interés de la prensa a nivel nacional o internacional.
 La situación probablemente escalará y no hay resolución inmediata a primera vista.
 Hay un riesgo de daños a la reputación de la corporación o una a la pérdida de los
contratos.

7. METODOLOGÍA DE MANEJO DE CRISIS Y CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

7.1 Equipo de crisis

WESTFIRE SUDAMERICA LTDA. usa un marco de tres escalones para responder, recuperarse y
elevar los niveles de respuesta de una crisis, a los equipos correspondiente de acuerdo al impacto y
potencial de la emergencia/crisis, estos equipos tienen una estructura similar, pero un enfoque
diferente durante el proceso de respuesta y recuperación.

Estos equipos y su enfoque macro debe asegurar que el ERA reciba el apoyo necesario para que
sus operaciones de respuesta sean efectivas.
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7.2 Organigrama del ERRS DIBUJO 1

EQUIPO DE RESPUESTA DE EMERGENCIA DEL SITIO
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El equipo de respuesta y Roles y responsabilidad

recuperación

Se ocupa de impactos inmediatos de una crisis

(respuesta de emergencia)

Inicia la respuesta del sitio y procedimientos de

recuperación lo mas rápido posible

Mantiene a secretaría informado.

Equipo de respuesta y
Sitios recuperación del sitio (ERRS) Evalúa impacto global de crisis desde una
perspectiva del negocio
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7.3 Matriz de Evaluación de Respuesta

Área
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3
Afectada

Lesión menor de primeros auxilios Lesión resultante en más de una Fatalidad o lesión resultante en la
o lesión que resultó en menos de semana fuera de tareas normales. amputación o pérdida permanente de
una semana fuera de trabajo con Incapacidad permanente / pérdida de función corporal (>30%).
tareas normales función corporal (<30%)
(P)
ERRS ERRN ERRS ERRN ERRS ERRN
Las
PERSONAS Elemento o Aconseja vía Activado Informado Activa Activado
todo puede ser rutina de do
activado, reportes
pudiera
aconsejar

(E) No se cumple técnicamente con las
El regulaciones ambientales o incidente
AMBIENTE menor que causa un impacto poco
significativo en el medio ambiente y
es controlado fácilmente por los
procedimientos establecidos
Incidente que causa un impacto
ambiental moderado, reversible y
localizado y que puede ser corregido
en el corto plazo; infracción seria a las
regulaciones ambientales con posible
imposición de protección del orden o
persecución; molestias a los vecinos
y atención de los medios de
comunicación locales.
Serios impactos ambientales que sólo
pueden ser corregidos en el mediano
o largo plazo; falta seria a las
regulaciones ambientales con posible
persecución; impacto atroz a la
comunidad; amenaza de demandas
legales y reclamo de
compensaciones.

ERRS ERRN ERRS ERRN ERRS ERRN

Elemento o Aconseja vía Activado Informado Activa Activado

todo puede ser rutina de do
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activado, reportes
pudiera
aconsejar

Es menor que cualquiera de las Está entre US$5m y US$25m ó es el Es mayor que US$25m o el menor de
siguientes medidas (US$5m ó 2.5% menor de entre 2.5% del EBIT y entre 5% del EBIT y 0.5% del EV
del EBIT ó 0.25% del EV) 0,25% del EV
(Uno)
ERRS ERRN ERRS ERRN ERRS ERRN
EL ACTIVO /
FINANCIER Elemento o Aconseja por Activado Activa Activado
O todo puede ser reportes do
activado,
pudiera
aconsejar

Pequeña interrupción de operación La interrupción de operaciones para La pérdida de operación por más de
menor a un turno más de un turno y menos de una una semana
semana
(B)
LA ERRS ERRN ERRS ERRN ERRS ERRN
CONTINUID
AD Elemento o Aconseja por Activado Informado Activa Activado
NEGOCIO todo puede ser reportes do
activado,
pudiera
aconsejar

(R) Artículos medianamente negativos Abundante publicidad negativa en la Extensa cobertura Nacional negativa
en la prensa local o industrial prensa local o industrial o cualquier y/o cualquier cobertura negativa
cobertura negativa en los medios de
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comunicación Nacionales

ERRS ERRN ERRS ERRN ERRS ERRN

REPUTACI Elemento o Aconseja por Activado Activa Activado
ÓN todo puede ser reportes do
activado,
pudiera
aconsejar

6.1
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7.4 Equipo de respuesta y recuperación del sitio

a) El ERRS podrá estar compuesto por:
 Gerente General o su reemplazo (Gerente KAM).
 Jefes de Departamentos o sus reemplazos.
 Jefes de Áreas o sus reemplazos
 Supervisor a cargo del área
 Encargado de Comunicaciones.

b) El rol y los objetivos

Su principal rol es proveer liderazgo, gerencia estratégica y guía Negocio durante
una crisis. Los objetivos del ERRS son:

 Minimizar el impacto en las personas de Westfire Sudamérica Ltda, de sus

activos y del ambiente
 Proteger la reputación de Empresa.
 Minimizar el impacto en comunidades cercanas a las operaciones de la
Empresa.
 Dar soporte a los equipos en el sitio
 Proactivamente identificar y manejar asuntos estratégicos asociados con la
situación de crisis.

c) El ERRS está obligado a:

 Asegurar a la gente respondiendo y controlando la crisis entregando soporte al
ERA.
 Asegurar todas las notificaciones relevantes y reportar los requisitos que se
llevan a cabo.
 Desarrollar estrategias de recuperación y estrategias de continuidad del
negocio.
 Mantener informado a quien se requiera informar y se estime estrictamente
necesario hacerlo.
 Mantener registros apropiados.

7.5 Características del Equipo de Respuesta y recuperación del sitio

a) El líder de ERRS será el Gerente General o su reemplazo, la composición interna
(es decir el número de miembros y el rol de cada uno) serán su responsabilidad.
La organización y funcionamiento de los ERRS deberá estar basada en las
directrices entregadas por lo siguiente:
 Conduce y maneja la crisis en el sitio
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 Tiene rapidez para instalarse

 Dispone del conocimiento, experiencia y medios necesarios
 Tiene autoridad para tomar decisiones y claro sentido de prioridad
 Formado por miembros titulares o alternos en caso de ausencia
 Puede ser ampliado de acuerdo a la naturaleza de la crisis
 Las responsabilidades y roles están claramente establecidos
 Los miembros del ERRS conocen el Plan de Respuesta de Emergencia y
Recuperación y su aplicación, así como los de las Áreas asociados que forman
parte del plan del sitio.
 Decide cuando la crisis ha finalizado
 Toman las medidas necesarias para la recuperación.

7.6 Grupos Funcionales

a) Los grupos funcionales proveen la experticia apropiada correspondiente a los
miembros del ERRS, estos dependen de cada Gerente de Area o Jefes de
Departamentos, Jefes de Areas, según corresponda, reportando a ellos en las
actividades inherentes a su disciplina para luego ser informado el líder del ERRS.

7.7 Equipo de respuesta del área

Este equipo es el que realiza las actividades de mitigación de la emergencia/crisis en
terreno, con los recursos dispuestos en la Empresa, y otros que serán entregados por el
ERRS, las distintas disciplinas serán activadas de acuerdo a flujo de comunicación de la
Empresa.

El ERA esta constituido por:

 Coordinador de emergencias del área.

 Brigada de emergencias.
 Gabinete de Primeros Auxilios.
 Guardias Externos.
Otros roles podrán establecerse en terreno de acuerdo a las características de la
emergencia, entre ellos Jefes de Departamentos, Jefes de Areas, Líder de emergencia.

7.8 Sala de Crisis (SC)

Es importante que éste lugar este bien equipado y organizado para permitir que el ERRS
se enfoque en la toma de decisiones estratégicas y el manejo efectivo de la situación de
crisis.
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El líder del ERRS deberá determinar la ubicación más apropiada para el centro de crisis
dependiendo de estas variables:

a) La locación de la sala de crisis será la siguiente:

 La primera opción será la utilización de Sala de Crisis (oficina) acondicionada
para este efecto.
 La segunda opción de sala de manejo de crisis será la Sala de Reuniones de
Gerencia General.
.

b) Las características de esta sala son las siguientes:

 El acceso puede ser restringido en caso de necesidad.
 En caso de falta de energía, posee generación propia.
 Es amplia para albergar al ERRS.
 Posee comodidades para el ERRS con activación completa.
 Servicios Higiénicos en las proximidades.

c) EL equipamiento de la sala de crisis será la siguiente

 Computador(es) con acceso a Internet para uso general
 Computador portátil por miembro de ERRS (Notebook personal)
 Teléfono con líneas externas
 Impresora(s)
 Equipo de fotocopiado
 Equipo de FAX
 Conferencia telefónicas
 TV, video y unidades de almacenamiento vírgenes (CD, DVD, Videos u Otros)
 Proyector(es) y pantalla(s)
 Copias del último Plan de respuesta a emergencia y recuperación (Uno por
grupo y por líder de grupo)
 Pizarra y lápices
 Luces de emergencia
 Generador, con alimentación independiente del los circuitos normales
 Kit completo del Manejo de crisis y continuidad del, PRER, PREA, registros,
tarjetas de roles, listados telefónicos, tarjetas de identificación, para cada
miembro del ERRS. Esto dispuesto en un lugar exclusivo, con acceso solo
cuando se requiera.
 El equipamiento de la sala será revisado con una frecuencia trimestral, por el
coordinador de crisis.
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7.9 Diagrama de flujo de Emergencia y Crisis

Hay una secuencia de pasos generales y comunes a ser seguidos durante un evento de
Emergencia y Crisis, una vez que dicho evento ha sido comunicado por las vías formales
que ha establecido la compañía:

GG

7.10 Descripción del Flujograma

a) Notificar al ERRS
 Ante la ocurrencia de cualquier situación real o potencial de
emergencia/crisis el trabajador deberá informar directamente o a través del
flujo de comunicaciones, en el plazo más breve posible.
 En horarios no administrativos el Coordinador de emergencias del área
deberá evaluar la magnitud y potencial de la situación y elevarla al Gerente
Kam o Supervisor del área, quien a su vez lo hará con el Gerente KAM del
Área para evaluar la activación del ERRS.
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 La notificación deberá ser oral. Para ello deben facilitarse todos los medios
de comunicación que lo permitan, tales como acceso a servicios de teléfonos
fijo, teléfonos externos (ubicado control de acceso), radios de comunicación,
etc.
 El contacto por correo electrónico o fax puede hacerse
complementariamente, pero en ningún caso debe reemplazar el de vía oral.

 La persona que emita el llamado registrará la información relevante en

documento como una Hoja de Seguimiento de Emergencias y Crisis, el cual
estará disponible en tipo registros, en las oficinad de Gerentes KAM, Jefes
de Deptos. Jefes de Areas y Secretaría de acceso a personas.
 En caso de ser activado el ERRS durante horario no administrativo, este
deberá concurrir a la sala de crisis ubicada en las instalaciones de la
Empressa, cuya cantidad e identificación de integrantes será indicado por el
Líder del ERRS.

b) Activar el ERRS
 El GK o Jefes Depto de reporte directo, es quien dará el aviso de la
situación al líder del ERRS

c) Evaluar los Hechos

 El Coordinador de Crisis reúne la información adicional sobre los hechos
ocurridos (reales/potenciales) utilizando el mismo registro Hoja de Manejo de
Emergencias y Crisis.
 El GK del área realizará la evaluación técnica de los sucesos en el área.
 El criterio de rapidez de la información registrada debe primar por sobre su
exactitud en esta primera fase.

d) Vocero
 Referir todas las preguntas de Medios de Comunicación e interesados al
Vocero.
 Los medios que se han enterado del accidente deben ser atraídos hacia la
empresa a fin de convertirnos en fuente objetiva de información y evitar que
los medios la obtengan de cualquier otra fuente.
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e) Tomar Acción

 Se definen e implementan un conjunto de medidas tendientes a la solución

del problema y a la mitigación de sus consecuencias, asignando tareas
distribuidas en responsables.
 Para este fin se utiliza un registro planificación de emergencias y crisis

f) Preparar la Primera Comunicación a los Medios

 Los comunicados de prensa se realizarán en un lugar cerrado, donde se
pueda albergar a los medios de comunicación, para ello se dispondrá Sala
de Gerencia General de ser necesario.
 La declaración debe describir brevemente los hechos ocurridos y la
respuesta eficaz dada al problema, para lo cual se expresa conexión
emocional con la opinión pública evitando en lo posible implicancias
legales.
 Las declaraciones de prensa deberán mantener las siguientes variables:
I. La declaración a la prensa debe ser escrita y revisada antes de
su difusión.
II. Debe ser entregada como documento oficial a los medios.
III. La declaración no puede diferir de lo establecido en el
documento.

g) Establecer Contacto con Autoridades, Familiares, Empleados y Medios

 Según corresponda el evento, puede ser necesario establecer contacto con
las siguientes Autoridades, Instituciones o entes:
I. Autoridades Fiscalizadoras (Dirección del trabajo, Seremi de
Salud, Sernageomin), a través de los procedimientos
establecidos por dichos organismos, ante eventos de
emergencias.
II. Autoridades Judiciales,
III. Organismos de Gobierno Comunales, Provinciales y Nacionales
según la gravedad del caso.
IV. Familiares del personal afectado.
V. Internamente el coordinador de crisis realizará, previa
autorización del líder del ERRS, un informativo escrito para los
Gerentes Kam de cada área, quienes a su vez informarán en sus
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áreas la situación, esta actividad con el objetivo de establecer un

ambiente de tranquilidad dentro las áreas durante la emergencia.

h) Revisar Marcha de Acciones ejecutadas, evaluar, tomar nuevas decisiones y

comunicarlas
 El ERRS ejerce la conducción integral de la situación desde la fase
operativa y estratégica.
 Los eventos ocurridos son analizados y se toman las decisiones necesarias
cubriendo los siguientes aspectos:

I. Remplazos o refuerzos en los integrantes del ERRS si fuera

necesario
II. Aspectos logísticos
III. Aspectos de comunicación interna/externa
IV. Estado de heridos y familiares
V. Reacción de los empelados
VI. Reacción de los medios de comunicación
VII. Planificación de tareas y asignación de responsabilidades,
registrándolo en el Documento de Planificación de Emergencias y
Crisis.
VIII. Seguros comprometidos

7.11 ¿Cómo uso este Plan?

a) En caso de cualquier situación que afecta las operaciones normales de negocio,

miembros del ERRS tienen que:
 Estar familiarizados con el contenido del Plan, entender y dominar el Rol
inherente a su especialidad.
 En una Emergencia/Crisis, siga los procedimientos del PREA para su área.
 Conocer las acciones inmediatas para miembros del ERRS de Westifire.

7.12 Acciones Inmediatas

a) El ERA deberá constituirse en el área de los hechos para poner en práctica las
actividades de control y mitigación de la emergencia/crisis.
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7.13 Si se encuentra en el área

a) Acciones Inmediatas para el Coordinador de emergencias del área

 Evalúa la situación y maneja las actividades de la respuesta de su área de
acuerdo al evento.
 Recuerda a los empleados seguir las instrucciones del líder de evacuación.
 La seguridad es la primera prioridad.
 Los empleados serán evacuados y deberán seguir las instrucciones que
emanen del coordinador de emergencias del área para la seguridad de la
gente.

7.14 Comunicar a Quién

a) Las comunicaciones durante emergencias/crisis, serán reguladas por el flujo de

comunicaciones de la Empresa

8. ESTRATEGIAS DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

a) Cuando un evento no deseado o interrupción nos ha obligado a entrar en fase de

emergencia y, por un motivo u otro es imposible superarla, nos vemos obligado a
entrar en fase de crisis y por ende a una estabilización de la emergencia, para que
a partir de ahí volver cuanto antes a la actividad normal; es decir, recuperar las
instalaciones y las actividades, restableciendo las operaciones al momento más
cercano posible a la situación en normal.
b) Esto nos indica que lo primero que hay que poner en marcha son, probablemente,
procesos alternativos que continuarán proporcionado a la organización aquellas
funciones y operaciones estimadas como críticas para la continuidad del negocio.
Para ello, es necesario disponer de lugares de trabajo alternativos, por lo menos
para el personal que realiza funciones críticas ante la eventualidad de que
establecimiento principal no esté disponible.
Las protecciones, retiros y autorización de activación de equipos y materiales
críticos (vitales), serán tratados de acuerdo a lo establecido en Sistema común de
activos

c) Todas las actividades que deben realizarse durante la situación de crisis, en su

fase de diseño y en su activación se convierten en un proyecto complejo en el que
intervienen numerosas funciones y personas, se manejan gran cantidad de
recursos y se aplican técnicas que cada una de las áreas que intervienen manejan
con las competencias e idoneidad requerida por la organización. Lo planteado en
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los puntos anteriores deben ser considerados en la aplicación de los planes de

continuidad de negocio para los peligros catastróficos.
d) La planificación para recuperar la actividad tras un desastre es ni más ni menos
que el Plan de Continuidad del Negocio, que está constituido por:

 Recursos técnicos.
 Organización de emergencia.
 Procedimientos de actuación.
 Este plan, que no es más que un plan estratégico, definido por la alta
dirección de la organización, se desarrolla para conseguir una restauración
progresiva y ágil de los servicios afectados por una paralización total o
parcial de la capacidad operativa de la organización.
 Los objetivos para conseguir el desarrollo y posterior activación del plan son:

i. Identificar los recursos y servicios críticos.

ii. Establecer los mecanismos que permitan la restauración de dichos
servicios en un tiempo aceptable para la organización.
iii. Minimizar la toma de decisiones en los momentos siguientes a la
emergencia.
iv. Evitar el mínimo de pérdidas financieras, manteniendo la
continuidad del negocio.
v. Identificación de sistemas, equipos y repuestos críticos para
minimizar tiempos de recuperación.

 El Plan de Continuidad del Negocio debe conjugar, por una parte, los tres
elementos de cualquier sistema de protección, es decir, seguridad, eficiencia
y costo, y, por otra, los elementos que aseguren la necesaria coordinación
entre los diferentes planes con los que la organización cuenta para cada una
de sus áreas.
 Los hitos que se deben cumplir en el desarrollo de un Plan de Continuidad
del Negocio, son las siguientes:
i. Establecimiento de un grupo de trabajo para el desarrollo y posterior
implantación del plan. Se realiza durante situaciones normales de
actividad y no a posteriori.
ii. Definición de equipos de actuación y nombramiento de
responsables de cada equipo.
iii. Priorización de actividades para recuperar las distintas áreas en el
menor tiempo posible.
iv. Definición de tareas y secuencia en que se deben realizar.
v. Uso de recursos alternativos.
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vi. Asignación de responsabilidades al resto de personas que vayan a

componer los equipos de actuación.

e) Los documentos generados en las áreas en respuesta a las emergencias

previsibles, deberán considerar las acciones de continuidad de negocio en base a
los sistemas y equipos críticos que puedan verse afectada producto de la
manifestación de una emergencia. Por ello, además de los requerimientos
estipulados anteriormente, se deberá considerar los aspectos de continuidad del
negocio, para estudiar las actividades que se deben realizar para la restauración
de los sistemas del área.
f) Los planes de mantenimientos establecidos se llevarán a cabo, por medio del área
de mantenimiento de la compañía
g) Las fases y tareas que debe contemplar el plan son:
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9. CIERRE DE CICLO
a) Cada vez que se lleve a cabo la aplicación del PRER, se deberá realizar un
informe final de evaluación de las actividades ejecutadas para el control y el
manejo de la emergencia/crisis, ya sea real o simulada, Informe de Emergencia
Real/Simulada los cuales deberán se compartidos con los niveles y partes
interesadas, lo cual deberá considerar a lo menos los siguientes aspectos.
 Evaluación de los impactos reales y potenciales de la emergencia/crisis
 Lecciones aprendidas
 Necesidad de modificar los documentos relacionados.
 Planes de acción con responsabilidades y plazos para realizar las mejoras

b) Los incidentes ocurridos en el sitio serán informados y evaluados a través de la
metodología establecida por el informe flash de incidentes, mediante el registro de
notificación de incidentes HSE (flash), estableciendo los niveles de impacto reales
y potenciales de producir una crisis, dicha notificación escalará a los niveles
superiores de acuerdo a la clasificación otorgada por el área respectiva.

10. DESCRIPCIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL

ERRS.

a) Como descripción pretende definir las principales responsabilidades de los

miembros del ERRS y los que asesoran a este equipo en sus diferentes ámbitos
de escalamiento y manejo de un evento de emergencia-crisis.
b) La definición de roles se definirán antes de constiuir los lideres de emergencias.

11. REFERENCIAS

a) Políticas Integrada Westfire Sudamérica Ltda.

b) Reporte de Investigación de Incidentes P-PR-03

12. REGISTROS

Nombre Registro Identificación Tipo Lugar de Tiempo de

Almacenamiento Retención

Teléfonos de Emergencia Y De Por Área Word Formato: Registros 1 año

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Nombre Registro Identificación Tipo Lugar de Tiempo de

Almacenamiento Retención

Autoridades Regionales Registros con datos:

Depto Prevención de
Riesgos

Seguimiento De Por Área Word Formato: Registro 5 años

Emergencias/Crisis
Registros con datos:
. Depto. Prevención de
Riesgos

Planificación de Por Área Word Formato: Registro 5 años

Emergencias/Crisis
Registros con datos:
Depto. Prevención de
Riesgos

Notificación Preliminar de Gerencia Word Formato: Registro 5 años

emergencia/crisis General
Registros con datos:
Depto, Prevención de
Riesgos

Revisión Sala de crisis Gerencia Word Formato: Registro 1 año

General
Registros con datos:
Depto, Prevención de
Riesgos

Listado de Telefonos Gerencia Word Formato: Registro 5 años

General
Registros con datos:
Depto, Prevención de
Riesgos

13. ANEXOS
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