0

F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 1/10

Objetivo

Registrar el surtido de los artículos relacionados a una solicitud de compra del Cliente, por alguno de los canales de venta
disponibles, de manera ágil y precisa facilitando el suministro completo de estos.

Alcance

Inicia con un pedido surtido y termina con el ticket de venta impreso. Aplica para los Colaboradores del área de Reparto
en Farmacia.

Indicadores clave de desempeño

Puesto Forma de
Nombre y Rango de Periodicidad Medir
Descripción Fórmula responsable
código aceptación de medición Automática1 /
de medir
Manual

Integración de
Impresión
estadísticos de tiempo y
1 min
procesos del área de
Surtido 4
Reparto. Tiempo de registro en el Jefe en
Plantilla de Escaneo 3 Por evento
Monitor de Reparto inicial Turno y/o Manual
tiempos de Asignación Semanal
Cada estadístico está vs tiempo de registro final Gerente de
entrega 7 Mensual
incluido en el formato del proceso Farmacia
Entrega 40
Plantilla de Tiempos de
Liquidación
entrega en Reparto.
5
(F-GV-VS-IL.1)

1
SAP/ECC/Monitor de Reparto
 F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 2/10
Modelo

Asistente de Reparto
Reparto
 F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 3/10
Modelo

Asistente de Reparto
Reparto
 F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 4/10

Políticas

1. Generales

1.1 Para dar de baja artículos o líneas dentro del proceso de escaneo, el Jefe de Reparto debe solicitar autorización
vía telefónica, al Ejecutivo de Atención al Cliente del área de Calidad.

1.2 Cuando haya devolución durante el escaneo y el Cliente haya pagado con Tarjeta Electrónica o AMEX, ésta debe
ser realizada directamente como reembolso a la tarjeta a través del sistema de Pasarela de Pagos.

1.3 Si por algún motivo no hay conexión con el sistema, durante la devolución en el escaneo, el Jefe de Reparto puede
esperar a que el sistema se estabilice o autorizar la devolución en efectivo.

1.4 Por ningún motivo se debe dar de baja un artículo(s) en pedidos que contengan artículos pertenecientes al
Programa en Equilibrio ni Bonus Buy.

1.5 Es responsabilidad del Asistente de Reparto escanear artículo por artículo del total de las piezas solicitadas en la
lista de surtido. En caso contrario, se aplicarán las medidas disciplinarias correspondientes de acuerdo con al
procedimiento Realizar tratamiento incidencias a ITDH-011).

1.6 El Asistente de Reparto debe cuidar, al embolsar, la integridad de los artículos de gran volumen o de mayor peso
que puedan dañar el resto de los artículos embolsados.

1.7 El Asistente de Reparto debe asegurar que en medicamentos refrigerados se hayan empacado de acuerdo con las
GV-VS-SL)
 F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 5/10

Detalle de actividades

Responsable Actividades Formatos

Asistente de 1.
Reparto Ya surtida la Lista de surtido completamente, selecciona
Shift+F4 que permita el escaneo de los artículos dentro del Monitor de Reparto.

Asistente de 2. Escanear lista de surtido

Reparto
Escanea, en el Monitor de Reparto, el código de barras de la Lista de surtido
impresa.

Asistente de 3. Escanear artículos de la lista de surtido

Reparto
Escanea uno a uno, el total de los artículos solicitados en dicha lista,
corroborando el picking en el Monitor de Reparto por si tuviera alguna
modificación.
Artículos de la lista de surtido escaneados completos: continúa en la
actividad 4
Artículos de la lista de surtido escaneados incompletos: continúa en la
actividad 9

Monitor de 4. Grabar entrega

Reparto
Una vez escaneados los artículos de la lista, el sistema internamente, genera
el documento Salida de mercancía

Monitor de 5. Grabar factura interna

Reparto
La factura interna creada por el sistema (ECC/Monitor de Reparto) es enviada
directo al Pac del Proveedor para la facturación correspondiente.
Continúa en la actividad 6

Monitor de 6. Generar documento contable

Reparto
El sistema genera el documento contable para el control de la venta por parte
del área de Finanzas. Dicho documento permite el registro de la venta y la
facturación hacia el Cliente, en caso requerido.
Continúa en la actividad 7

Monitor de 7. Imprimir ticket de venta

Reparto
Concluido el escaneo de los artículos y el registro de la entrega, junto con la
generación de la Salida de mercancía, la Factura interna y el Documento
contable, el sistema imprime el ticket de venta respectivo.

Si el pedido fue programado a dos horas o más, en el ticket aparecerá la

leyenda
programado, está leyenda no será impresa y la entrega será tratada como
 F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 6/10

Responsable Actividades Formatos

Al final del ticket de venta está impreso el número de folio facturación para
generar factura, en caso de que la haya solicitado el Cliente.

Ticket de venta impreso con factura requerida: continúa en procedimiento

-GS-IF)
Ticket de venta impreso sin factura requerida: continúa en la actividad 8

Asistente de 8. Empacar artículo(s) de la lista de surtido

Reparto
Acomoda los artículos escaneados dentro de una bolsa de plástico incluyendo
el ticket de venta y factura, esta última en caso que haya sido requerida por el
Cliente.
Asegura que el acomodo de los artículos de gran volumen o mayor peso no
dañe a otros de la misma entrega.
r (GV-VS-AE)
Asistente de 9. Cerrar escaneo
Reparto
En el Monitor de Reparto cierra el escaneo de la entrega cuando:
Todos los artículos de la lista fueron surtidos parcialmente y
El área de Atención a Clientes haya autorizado y dado la indicación de
eliminar del surtido uno o varios artículos no encontrados, escaneando
los artículos que fueron surtidos y requiriendo la autorización del Jefe
en Turno mediante el escaneo de su gafete de identificación.
Forma de pago Tarjeta Electrónica o AMEX: continúa en la actividad 10
Forma de pago Efectivo/Vales/TPV: continúa en la actividad 14

Pasarela de 10. Realizar devolución a Tarjeta Electrónica/AMEX

Pagos
El sistema detecta de manera automática la forma de pago del Cliente para
enviar la instrucción del medio de devolución.
Mensaje de falta de conexión entre CRM y Pasarela de Pagos: continúa en
la actividad 11
Conexión entre CRM y Pasarela de Pagos confirmada: continúa en la
actividad 13

Asistente de 11. Confirmar método de devolución

Reparto
Confirma, a través del sistema Monitor de Reparto, el medio por el cual se
realizará la devolución al Cliente, verificando la conexión con el sistema de
Pasarela de Pagos.
En espera de respuesta del sistema: continua en la actividad 9
Devolución en efectivo seleccionada: continua en la actividad 12
 F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 7/10

Responsable Actividades Formatos

Asistente de 12. Entregar devolución en efectivo al Repartidor para el Cliente
Reparto
Proporciona el monto de la devolución en efectivo al Repartidor para que sea
entregado al Cliente en su domicilio.

Pasarela de 13. Realizar devolución a Tarjeta Electrónica/AMEX

Pagos
El sistema envía la instrucción de realizar la devolución a la Tarjeta Electrónica
o AMEX del Cliente por el monto que corresponda.

Continua en la actividad 14
Pasarela de 14. Registrar devolución en efectivo a realizar durante la entrega
Pagos
Cuando la forma de pago detectada por el sistema fue Efectivo/Vales/TPV,
registra y envía la instrucción de realizar la devolución en efectivo.
Cuando la forma de pago confirmada es en efectivo, el Cajero toma dinero de
su caja, se lo proporciona al Repartidor para que éste a su vez se lo entregue
al Cliente.
Esta devolución se verá reflejada durante la liquidación de la ruta del Repartidor
y durante el corte de caja del Cajero.
Continua en la actividad 4
 F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 8/10

Matriz RASCI

No aplica

Documentación relacionada

No aplica

Glosario de Procesos de Negocio

Cotización

Tabla de riesgos y controles

Riesgo y código Tipo

Actividad de control y código Objetivo Estratégico/Operativo
del riesgo Cumplimiento/Financiero

Tabla de tecnología

Nombre de la aplicación /
Alcance
software
SAP/ECC/Monitor de Reparto Es el módulo del sistema SAP/ECC que permite ejecutar las actividades propias de la
operación de Reparto en San Pablo Farmacias.

Plan de mejora

No Aplica
 F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 9/10

Validación del gobierno de procesos

Rol en Gobierno de
Nombre Puesto Fecha y Firma
Procesos

Subdirector de
Paulina González
Operaciones
Líder del proceso
Subdirector de
Rafael Montalvo
Operaciones

Líder Funcional de
Líder del subproceso Rodrigo Saucedo
Recibo

Oficina de Procesos Alma Zavala Gerente de Procesos

Gobierno de Datos
Maestros (procesos con Gerente de Gobierno
Patricia Gutiérrez
impacto en dominios de de Datos Maestros
datos)

Validación de áreas involucradas

Área Nombre Puesto Fecha y Firma

Operaciones Jorge L. García Gerente de Zona

 F-GP-OS-MP.4
Código Proceso: Gestión de Venta de Productos y Servicios Versión: 3
Subproceso: Venta Servicio a Domicilio Vigencia a partir de: 30/08/2019
GV-VS-EA Procedimiento: Escanear artículos de una lista de surtido Próxima revisión: 30/08/2022
Página: 10/10

Control de cambios y revisiones

Nombre del
Solicitado por Elaborado por
Versión Fecha proyecto/ Descripción del Cambio
(Nombre y puesto) (Nombre y puesto)
requerimiento
Eduardo Hernández
Gerente de
Oscar Palomares
Farmacia Documento de nueva
1 30-Jul-2015 Proyecto UNO Director de
Roberto Blas creación
Operaciones
Coordinador de
Procesos
Rodrigo Saucedo
Experto en Reparto
Actualización del
procedimiento y políticas
Proyecto San Pablo Perla Escamilla
2 30/09/2016 Gabriela Gutiérrez por la integración del
Digital Leyva
proceso de venta por
Coordinador de
portal digital.
Procesos
Innovación
Rodrigo Saucedo
Líder Funcional
Actualización de los
Reparto
Rodrigo Saucedo tiempos de escaneo y la
Actualización de
3 30/08/2019 Líder Funcional inclusión del formato
procesos Reparto Perla Escamilla
Reparto Plantilla de Tiempos de
Coordinador de
entrega en Reparto.
Procesos
Innovación