Pasos para elaborar un informe de gestión en tu empresa

Anna Pérez. Responsable de Contenidos de OBS Business School

Un informe de gestión es un documento que incluye las actividades de coordinación, gestión, administración y dirección
que se han efectuado durante un período de tiempo en una empresa u organización. Aunque depende del tipo de
actividades que refleje, lo más habitual es que se realice trimestral, semestral o anualmente.
Está concebido como parte de la filosofía corporativa de la transparencia y la rendición de cuentas y, por eso mismo, es
especialmente útil para conocer cuestiones específicas de las organizaciones, como sus finanzas, su capacidad estructural,
las nuevas oportunidades de negocio, entre otras. Lo ideal es que lo realice una persona o un equipo de trabajo que esté
vinculado al bien o servicio del que se trata.
En el terreno empresarial, por ejemplo, los integrantes de las compañías lo remiten a sus jefes o directores de
departamento. En otras ocasiones, la empresa recurre a intermediarios para que lleven a cabo dicha labor, como es el caso
de las firmas dedicadas a la asesoría y la consultoría. Aun así, en estos casos resulta indispensable que las empresas
acompañen a los consultores en el proceso de la elaboración del documento. Sin embargo, lo más importante de los
informes de gestión es que supere el ámbito de la organización. Es decir, que agentes externos conozcan la existencia del
documento para poder valorarlo en uno u otro sentido, por ejemplo las administraciones públicas, los organismos de
control o, incluso, los consumidores.
Quiero hacer mi informe. ¿Por dónde empiezo?
¿No sabes por dónde empezar a la hora de elaborar tu informe? Comenzar a redactar un documento es la parte más
complicada. Existen diferentes maneras de elaborar plantillas para tu informe y escoger la óptima no es sencillo. Por eso,
sigue esta sencilla estructura para comenzar y dar forma a tu informe.
1. Encabezado: Para empezar la redacción del documento propiamente dicho, el autor del mismo debe tener en cuenta
información básica en relación a ciertos aspectos que son, en últimas, el marco o contexto del informe. Dichos aspectos son:
 Tipo de documento.
 Período correspondiente de la gestión.
 Departamento que lo elabora.
 Empresa u organismo.
 A quién o a quiénes va dirigido.
2. Introducción: Se trata de un texto breve en el que deben quedar claros los motivos por los que se lleva a cabo la
redacción del documento, cuál es su objetivo principal, con qué herramientas o recursos se ha realizado y quiénes lo han
hecho. En últimas, es una ampliación de los puntos enunciados en el encabezado (ver apartado 1.
3. Desarrollo del informe También se le denomina cuerpo del documento. En él, se desarrolla el contenido del texto, cuya
extensión, complejidad y profundidad dependerán de los objetivos con que se haya concebido su redacción y de la
naturaleza de las actividades que se retraten. Por ejemplo, el informe de gestión de una cadena de supermercados de
alcance nacional no tendrá el mismo desarrollo que el de una frutería de barrio. Pese a estas diferencias, es posible destacar
algunos puntos genéricos:
 Antecedentes
 Fuentes de información
 Metodología
 Problemas encontrados
 Otros datos relevantes
4. Conclusiones y recomendaciones: Es una exposición concreta en ambos sentidos. Sobre las conclusiones, es necesario
mencionar brevemente aquellos aspectos relevantes que ha dejado la elaboración del informe y que pueden ayudar al
lector a tener una visión sintética de todo el proceso. En cuanto a las recomendaciones, deben ser realistas y útiles para la
empresa de cara a la implementación de mejoras en los procesos descritos o la elaboración de documentos futuros y
similares al que se presenta.
Consejos para elaborar una plantilla para tus informes
Por norma general, cuan se hace alusión a los informes, todo el mundo suele imaginarse un documento en el que se ofrecen
ciertos datos e información relevante sobre determinados temas, como los resultados obtenidos tras una investigación o
tras la puesta en marcha de un proyecto.
Existen diferentes tipos de informes, en función de la materia de estudio y de los objetivos perseguidos. Así, entre los más
populares, se encuentran los informes científicos, a través de los que, por ejemplo, se descubren los datos de una
investigación concreta, o los informes empresariales, muy común para presentar los resultados de la empresa o de
los proyectos que se llevan a cabo.
La elaboración de informes es una práctica muy habitual dentro del mundo empresarial y una de las funciones propias de
todo director de proyectos. A través de este documento, el project manager expone los motivos por los que tomar
determinada decisiones o muestra los resultados obtenidos en los proyectos, señala las dificultades encontradas, expone
sus conclusiones o señala algunas propuestas de mejora.
Elaborar estos informes no es sencillo. En primer lugar, necesitas recopilar toda la información y disponer de todos los datos
necesarios, una tarea que lleva bastante tiempo. Y en segundo lugar, tienes que analizar estos datos, exponerlos en el
informe y sacar tus propias conclusiones, para lo que, además de tiempo, necesitas poseer ciertos conocimientos y dominar
algunas habilidades comunicativas.
Sin embargo, existen algunos pequeños trucos que te pueden ayudar a simplificar esta tarea, como la elaboración de
plantillas para crear tus informes.
Consejos para elaborar tu plantilla
A pesar de que existen diversos tipos de informes, según el objetivo perseguido, todos ellos comparten una estructura
similar, por lo que crear una plantilla base te ayudará a reducir el tiempo invertido en elaborar este documento.
1. Selecciona el formato adecuado. Si el informe va a ser leído, puedes utilizar un procesador de texto como
Word. En caso de que vayas a exponerlo, es mejor que utilices un programa de presentación como, por
ejemplo Power Point.
2. Cuida la imagen de tu presentación. Debe ser atractiva, que invite a leer. Utiliza los colores corporativos para
destacar los diferentes apartados, cambia el estilo de fuente para los títulos y resalta el texto clave en negrita.
3. Utiliza imágenes y gráficos que ofrezcan información extra y hagan la lectura más amena.
4. Repasa la ortografía y gramática de tus informes. Un documento profesional con errores ofrece una imagen poco
seria y profesional. Repasa varias veces tu informe en busca de fallos antes de entregarlo o presentarlo.
5. Piensa en el público al que va dirigido. No es lo mismo presentar un informe para la empresa que para los clientes.
Tanto la información como el estilo de lenguaje puede variar. Piensa que tus clientes pueden no estar familiarizados
con los términos técnicos, por lo que deberías utilizar un lenguaje más sencillo y comprensible.
6. Diseña una estructura similar. Tu plantilla de informes debe contener los siguientes apartados:
 Portada
 Resumen ejecutivo.
 Índice paginado.
 Introducción.
 Marco teórico referencial.
 Presentación de los datos o hechos.
 Conclusiones y recomendaciones.
 Bibliografía, glosario y otras referncias.
Anexos.