Segunda Parte Planificando Respuestas Ante Los Riesgos-57ef056ad3b8d

Herramientas para el monitoreo y control del proyecto
Segunda parte: Planificando respuestas ante los riesgos
La distribución triangular sirve para cuantificar el riesgo en base a entrevistas con actores y expertos. Estas
pueden centrarse en el peor de los casos, el mejor y los escenarios más probables.
Sin embargo, en la mayoría de los casos se utilizan distribuciones continuas de probabilidad. La distribución
continua de probabilidad es un análisis de todas las posibilidades dentro de un rango determinado de valores
posibles.
Aplicando Análisis de Sensibilidad
El objetivo del Análisis de Sensibilidad es determinar qué riesgos individuales tienen mayor impacto en el éxito
del proyecto. Un riesgo se examina en forma individual para ver cómo puede afectar el éxito del proyecto,
mientras los otros riesgos en el proyecto se encuentran en un valor de referencia.
Usando un árbol de Decisión

Un árbol de Decisión es un método para determinar cuál decisión es la mejor. Por ejemplo, supongamos que
debe decidir si comprar o construir. Utilizando este método, se examinan los costos y beneficios de ambos
resultados de decisión y se pondera la probabilidad de ocurrencia de cada una de las alternativas.
Simulación del proyecto
Las simulaciones del proyecto permiten al equipo responder la pregunta: ¿Qué sucedería si…? ("what-if"), sin
afectar las actividades de ejecución del proyecto. La Simulación de Monte Carlo es una de las más comunes.
Se trata de una técnica cuantitativa que por medio de modelos matemáticos y completados a través de un
programa de software obtiene un resultado que depende de variables probabilísticas.
El método de Monte Carlo simula los resultados que puede tomar una variable dependiente a través de la
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asignación aleatoria de un valor a cada una de las variables independientes que la afectan.
Los pasos para realizar una simulación de Monte Carlo son los siguientes:
 Definir la variable de riesgo.
 Identificar las variables independientes que causan el riesgo.
 Determinar la distribución de probabilidad de las variables
 Asignar números aleatorios a cada variable. Este proceso lo realiza en forma automática el software de
simulación, asignando valores aleatorios a todas las variables que afectan la variable de riesgo del proyecto
en forma simultánea.
 Resultados de la simulación: De esta forma se generan miles de escenarios y de cada uno se obtendrá un
valor para la variable de riesgo simulada.
Para la simulación de Monte Carlo se puede utilizar el software Crystal Ball o @Risk como un complemento de
Excel.
Ventajas del Método Monte Carlo
Sobre otros métodos que evalúan el riesgo, la Simulación de Monte Carlo tiene la ventaja de:
 Entregar el valor más probable de la variable dependiente y distribución de probabilidad.
 Considerar varias variables independientes en el análisis, que como consecuencia resulta más riguroso.
 Dar una idea de la entrega de rango de valores, entre los cuales se encuentra la variable independiente.
Resultados del Análisis Cuantitativo de Riesgos

 Una lista priorizada de riesgos: Esta lista de riesgos cuantificados muestra aquellos con el mayor potencial
para poner en peligro el éxito del proyecto. Incluye los riesgos que generan la mayor oportunidad para el
proyecto. Cada riesgo se identifica con su probabilidad e impacto.
 Análisis probabilístico de los riesgos: Se puede prever el éxito del proyecto, el cual puede ser actualizado
para gestionar los riesgos y esta actualización puede aumentar el costo y retrasar la fecha de término del
proyecto.
 Probabilidad de costos y programación de objetivos, basados en los riesgos identificados: Actualización
del plan del proyecto. El impacto y la probabilidad de que ocurra el riesgo dan origen a las reservas de
contingencia para el proyecto.
 Tendencias de cómo el proyecto avanza a su completitud: El análisis cuantitativo del riesgo se puede
repetir varias veces a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En cada análisis se identifican y actualizan los
riesgos. Las tendencias de los riesgos pueden ayudar al equipo de proyecto a mitigar los riesgos.
Plan de respuesta al riesgo
Este plan se centra en cómo disminuir la posibilidad de riesgo que afecta negativamente a los objetivos del
proyecto y cómo aumentar la probabilidad de riesgos positivos que puede ayudar al proyecto. Durante la
elaboración del plan de respuesta se asignan responsabilidades (personas y grupos sobre los riesgos
identificados).

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Las respuestas a los riesgos identificados deben estar en equilibrio con el riesgo en sí mismo. El costo y el tiempo
invertido en la gestión de los riesgos deben justificarse con los beneficios de reducir el riesgo de impacto y
probabilidad. En otras palabras, una solución de millones de dólares para gestionar los riesgos con un impacto de
miles de dólares es inaceptable.
 La finalidad del Análisis de Sensibilidad es determinar qué riesgos individuales tienen mayor impacto en
el éxito último del proyecto. Un riesgo se examina en forma individual para ver cómo lo puede afectar.
Preparación para la respuesta de riesgo
Para preparar con éxito una respuesta al riesgo, el director y el equipo del proyecto deben contar con la siguiente
información, proveniente de los procesos de identificación y análisis:
 El plan de gestión de riesgos.
 Los riesgos identificados (priorizados, clasificados).
 Resultado del análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos.
 Riesgo para los interesados.
 Tendencias de análisis cualitativo y cuantitativo.
Crear respuesta a los riesgos
Existen varias herramientas y técnicas que se pueden emplear para crear respuesta a los riesgos. Para ello, se
evalúa cada riesgo para determinar qué respuesta es la más apropiada.

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Una vez seleccionada la respuesta se documenta y prepara el plan de acción, si es necesario. Además, las
respuestas secundarias pueden seleccionarse para cada riesgo. El propósito de la planificación de respuesta de
riesgo es reducir el riesgo total del proyecto a un nivel aceptable.
 Evitar.
 Transferir.
 Mitigar.
 Aceptar.
Evitar el riesgo: Por lo general, esta categoría se da al comienzo del proyecto. Algunas de las formas de evitar el
riesgo son las siguientes:
 Cambiar el plan del proyecto.
 Aclarar los objetivos y los requisitos del proyecto para evitar discrepancias.
 Contratación de proyecto adicional con equipo de expertos.
 Utilizar procesos y técnicas probadas en lugar de innovar.
Transferir el riesgo: Se transfiere la gestión del riesgo a un tercero, pero éste no desaparece. La transferencia de
un riesgo implica pagar una prima a un tercero por poseer y administrar ese riesgo. Ejemplos de transferencia de
riesgo:
 Seguros.
 Fianzas.
 Garantías.
 Contratos a precio fijo.
Mitigar el riesgo: Se realizan esfuerzos para reducir la probabilidad y/o el impacto de un riesgo y se toman
acciones preventivas. El costo y tiempo para mitigar los riesgos es más rentable que reparar el daño causado por
éstos.
Los planes de mitigación tienen indicadores umbrales del riesgo que se utilizan para activar el plan.
Por ejemplo, un proyecto de fabricación puede tener un plan de mitigación para reducir la falla de una máquina. El
plan de acción consiste en detener la máquina por una hora cuando la superficie del motor alcanza una
temperatura de 80°C.
Mitigar el riesgo tiene el costo de producción de una hora de trabajo (mano de obra, producción); sin embargo, si
falla la máquina, los costos pueden implicar semanas de pérdida de producción.
Ejemplos de mitigación:
Agregar las actividades del proyecto para reducir la probabilidad de riesgo o impacto. A través de:
 Simplificar los procesos dentro del proyecto.
 Completar más pruebas sobre el proyecto que se trabaja antes de la implementación.
 Desarrollo de prototipos y simulaciones.

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Aceptar los riesgos: Cuando no es factible ninguna otra acción o se considera que la probabilidad y el impacto
no justifican tomar otra acción, conviene aceptar los riesgos. La aceptación pasiva implica que el equipo del
proyecto aborda los riesgos cuando suceden. En tanto, la aceptación activa implica desarrollar un plan de
contingencia para tratar el riesgo si éste ocurre.
Un plan de contingencia es un conjunto predefinido con las acciones que tomará el equipo del proyecto si el
riesgo ocurre. El plan de contingencia también se conoce como el plan del "peor escenario".
La mayoría de las políticas de aceptación de riesgo depende de la existencia de fondos de contingencia para el
proyecto. Esta es una reserva basada en el valor monetario esperado de un evento de riesgo, impacto y
probabilidad.
Por ejemplo: el riesgo A tiene un 20% de probabilidad de que ocurra y si ocurre tendrá un valor negativo de
$10.000. El valor esperado del riesgo A es equivalente a la probabilidad por el impacto, es decir a una pérdida de
$2000
Ahora imaginemos que otro riesgo (riesgo B), tiene una probabilidad de 40% de que ocurra y si ocurre, generará+
un beneficio de $4000. El Valor Esperado para el riesgo B es $1600. Si fueran los 2 únicos riesgos, la reserva de
contingencia ideal del proyecto sería $400, que es el resultado de sumar los valores esperados de los riesgos. .
Esto se calcula sumando los valores positivos y negativos de los riesgos para predecir la cantidad necesaria de
fondos si ocurren los riesgos.
La siguiente tabla muestra varios riesgos y sus valores esperados (Probabilidad x Impacto).
Impacto: costos son negativos, beneficios Valor esperado: Probabilidad x

Riesgo Probabilidad
positivos Impacto
A 20% -$4000 -$800
B 45% $3000 $1350
C 10% $2100 $210
D 65% -$2500 -$1625
Reserva de contingencia $865
Resultados del Plan de Respuesta al Riesgo

La salida principal de planificación de respuesta de riesgo es el Plan de Respuesta de Riesgo. Este plan describe
la reacción a cada riesgo identificado e incluye:
 Una descripción de los riesgos, indicando el área afectada, las causas y su impacto en los objetivos del
proyecto.
 Identificación de los propietarios de riesgo y sus responsabilidades asignadas.
 Los resultados del análisis cualitativo y cuantitativo.
 Descripción de la respuesta a cada riesgo, tales como: evitación, transferencia, mitigación o aceptación.
 Las acciones necesarias para implementar las respuestas.
 El presupuesto y el calendario para las respuestas de riesgo.

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 Un plan de contingencia es un conjunto predefinido con las acciones que tomará el equipo del proyecto
si el riesgo ocurre.
Riesgos residuales
El Plan de Respuesta de Riesgo también reconoce cualquier riesgo residual que pueda quedar después del
planeamiento, evitación, transferencia o mitigación. Los riesgos residuales son generalmente leves y han sido
reconocidos y aceptados.
Control de los riesgos durante todo el proyecto

Durante la ejecución del proyecto, se toman acciones para responder a los eventos de riesgo. Realizar un
seguimiento de los riesgos identificados, monitorear el riesgo residual, identificar nuevos riesgos y evaluar la
efectividad de la respuesta a ellos.
También se realiza la auditoría de riesgos, donde se evalúa la efectividad de la identificación, la respuesta a ellos
y los procesos de gestión como un todo. La revisión de los riesgos puede incluir:
 Auditoría de eventos de riesgo, eventos de riesgo, causas, respuestas, resultados y acciones de mejora.
 La revisión el cumplimientos y las mejoras a los procesos de gestión de riesgos.
 Análisis de varianzas y tendencias, comparando el actual desempeño contra el planificado.
 Análisis de reservas: Compara la contingencia remanente contra el riesgo residual, para determinar si es
suficiente.
Finalmente, se debe reevaluar los riesgos, modificando la probabilidad, impacto. Algunos riesgos podrían
desaparecer y otros podrían ser inminentes.

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Puntos Principales
 U n "árbol de Decisión" es un método para determinar cuál es la mejor decisión en relación a un

proyecto.
 Las simulaciones nos permiten responder a la pregunta "qué sucedería si...?" Otro método es el de
Simulación llamado Monte Carlo.
 L o s resultados del análisis cuantitativo de riesgo son: una lista priorizada de riesgos; análisis
probabilístico de los riesgos; probabilidad de costos y programación de objetivos basados en riesgos
identificados; tendencias de cómo el proyecto avanza a su completitud.
 Para crear respuesta a los riesgos se pueden utilizar varias herramientas y técnicas. El propósito de la
planificación de respuesta de riesgo es reducirlo a un nivel aceptable. Los riesgos se pueden: evitar,
transferir, mitigar o aceptar.


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