OROSALUD CAUCASIA I.P.S S.A.

S
NIT: 900293903-7 TEL: 8392676

Proceso: Admisiones
Código: PR-01-01 Versión: 02 Fecha: 19/12/2022

1. OBJETIVO
Mejorar la accesibilidad en la prestación de los servicios de la entidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a la sede de OROSALUD CAUCASIA IPS S.A.S, inicia
con la programación de los recursos humanos disponibles y finaliza con la
asignación de la cita u orientación al usuario.
3. DEFINICIONES
CALL CENTER: Centro de llamadas telefónicas y vía WhatsApp, un sistema de
administración y gestión que se realiza a través de estos dos canales, y cuya
principal actividad es la recepción o emisión de información, la cual se realiza de
manera rápida y concisa con una atención exclusiva entre el usuario y operador.
CITA: Programar con anticipación la atención que requiere por parte del personal
de salud.
SIAU: Sistema de Información y Atención al Usuario
Consulta médica: valoración y orientación brindada por un médico en ejercicio de
su profesión a los problemas relacionados con la salud. La valoración comprende
anamnesis, toma de signos vitales, examen físico, definición de impresión
diagnóstica y plan de tratamiento en cualquier fase de la atención: promoción,
prevención, curación, rehabilitación y/o paliación. La consulta puede ser
programada o de urgencia y general o especializada.
Consulta odontológica: valoración y orientación brindada por un odontólogo a
los problemas relacionados con la salud oral. La valoración comprende
anamnesis, examen clínico, definición de impresión diagnóstica, plan de
tratamiento y tratamiento en cualquier fase de la atención, promoción, prevención;
curación y/o rehabilitación. La consulta puede ser programada o de urgencia,
general o especializada

Elaboro: Johan David Revisó: Alexander Ojeda Aprobó:

Barraza Castaño Gloria
Cargo: Auxiliar administrativo Rodríguez
Cargo: Auxiliar
administrativo Cargo:
Gerente

Fecha: 01/06/2022 Fecha: 01/06/2022 Fecha:

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PROCEDIMIENTO DE ADMISION DEL USUARIO Y
ASIGNACIÓN DE CITAS
Proceso: Admisiones
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01/06/2022

Asignación de citas: Es el procedimiento mediante la cual la I.P.S. coloca a

disposición de los usuarios los mecanismos necesarios para otorgarle una cita
(medica u odontológica) con la respectiva fecha y hora según necesidades del
usuario y portafolio de servicios de la institución de salud

4. CONDICIONES GENERALES
 La asignación de citas es una actividad que se realiza dentro del
proceso del SIAU (sistema de información y atención al usuario) el cual
permite al usuario acceder a una consulta médica general,
odontológica, de promoción y mantenimiento, laboratorio programados
además de obtener orientación e información veraz acerca de los
procesos en salud, contribuyendo al cumplimiento del objetivo
institucional el cual es prestar servicios con calidad además de mejorar
la salud de la comunidad.
 Las asignaciones de citas diarias se realizarán de acuerdo a la
población distribuida por COOSALUD dependiendo el régimen de
afiliación, subsidiada o contributiva.
 Tener en cuenta el estándar institucional establecido para la
oportunidad de la asignación de citas que no debe ser mayor a 72
horas.
 Ofertar el servicio de asignación de citas en el horario de 8:00Am -
11:00Am de lunes a jueves para las consultas de médico general, y de
8:00AM – 11:00AM, 2:00PM - 5:00PM de lunes a viernes para las
consultas odontológicas, Promoción y mantenimiento, serán asignadas
las citas en el horario correspondiente a la atención.

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ASIGNACIÓN DE CITAS
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 Se asignarán un total de 2 citas por núcleo familiar para el mismo día.

 Para realizar la asignación de la cita el usuario debe suministrar,

número de documento, fecha de nacimiento, estado civil, teléfono de
contacto, dirección y tipo de consulta,

 Las citas serán asignadas cada 15 minutos en bloques de 4 pacientes

por hora, teniendo en cuenta el recurso humano asignado, de la
siguiente manera, lunes a viernes de 7:00AM - 4:45PM, sábados de
7:00AM - 11:45AM

 Una vez culminado el horario de atención establecido, se otorgarán

citas prioritarias, según sea el número de usuarios que no asistieron a
la consulta, las cuales serán asignadas teniendo en cuenta la prioridad
y el orden de llegada.

 El personal encargado de la realización de asignación de citas debe

contar el entrenamiento adecuado para el manejo óptimo del programa
VISION IPS, previa inducción que acredite el conocimiento sobre el
funcionamiento y reconocimiento del manejo interno de las funciones
del programa.

5. DESCRIPCIÓN

QUE QUIEN COMO

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ASIGNACIÓN DE CITAS
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Saludo y bienvenida al usuario Auxiliares Darle el saludo de bienvenida, presentarse

administrativos con el nombre y cargo, qué necesidades
tiene y que tipo de consulta solicita,
número de documento de quién requiere la
consulta.

Verificación del estado de afiliación Auxiliares Verificamos en la base de datos que envía
del usuario. administrativos COOSALUD cada mes, si el paciente no
se encuentra activo en esta base de datos
nos dirigimos a https://coosalud.com /
INICIO / PORTAL DE AFILIADOS /
seleccionamos el tipo de documento y
escribimos el número de documento, si no
aparece en la plataforma web de
COOSALUD no dirigimos a
https://www.adres.gov.co/consulte-su-eps
/ seleccionamos el tipo de documento y
escribimos el número de documento,
dando como resultado una nueva pestaña
que nos indica a que EPS está afiliada la
persona y que tipo de régimen es, si
subsidiado o contributivo.

Datos del usuario Auxiliares Una vez verificado que el usuario este
administrativos activo en OROSALUD CAUCASIA IPS
S.A.S, procedemos a solicitarle los
siguientes datos;
1 Documento
2 tipo de consulta
3 estado civil
4 fecha de nacimiento
5 dirección
6 En qué fecha desea agendar la cita (con
esto buscamos tener mayor satisfacción
de los usuarios con la oportunidad de
citas.)
7 si desea tener la consulta con un
profesional en específico.

Asignación de la cita Auxiliares Una vez el paciente nos haya

administrativos suministrado la información procedemos a
ingresar al aplicativo VISION IPS, si el
paciente no está registrado,

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ASIGNACIÓN DE CITAS
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seleccionamos la opción de admisión/

nuevo/paciente, ingresamos los datos
personales y familiares del paciente. Una
vez diligenciados todos los datos
procedemos a la asignación de la cita;
seleccionamos la opción de citas médicas
citas/asignar citas, si el paciente nos
pidió la cita con un profesional en
específico, lo buscamos y verificamos
que éste si tenga agenda para dicho
día, sino, buscamos otro, si el paciente
nos pidió una hora es especifico,
verificamos que esté disponible el cupo
para esa hora, sino, procedemos a buscar
una hora adecuada lo más cercana posible
a la elegida por el paciente y le damos en
la opción asignar, en la cuadricula que
dice paciente, procedemos a seleccionar
sobre la hoja en blanco con una lupa y
digitamos el número de documento del
paciente, le damos en la opción aceptar,
automáticamente se nos cargará la
información del paciente y el que tipo de
régimen está vinculado, ahora en la opción
cups, seleccionamos el tipo de cita
890201(médico general),
890205(enfermería), 890203 (odontología),
luego procedemos a dar en la opción
aceptar, realizado todo este proceso, si la
asignación de la cita es vía telefónica, le
informamos al paciente, qué día es la cita
y a qué hora y con qué profesional, si es
vía WhatsApp, tomamos una captura,
realizando el siguiente proceso;
seleccionamos el nombre del paciente en
la agenda del profesional, presionamos
sobre una cita, damos imprimir¸(no lo
hacemos) pues presionamos la siguiente
combinación de teclas Ctrl+Impr pant
PestSis para tomar una captura de
pantalla, nos dirigimos a la conversación
con el paciente y le enviamos este soporte.

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Recomendaciones Auxiliares Después de asignar la cita le damos las

administrativos siguientes recomendaciones;
1 Llegar 15 minutos antes para que facture
con tiempo.
2 Traer la cédula.
3 Si es una consulta de control, HTA,
PRENATAL, DB, le pedimos que traiga
todos los exámenes, historia clínica,
formulas anteriores que tenga pendiente
de que un profesional le revise.
4 Preguntamos si es discapacitado para
estar al tanto y poder prestarle la silla de
rueda a la hora de ingresar a la IPS.
5 le informamos, que no se permite el
ingreso de pacientes sin tapabocas, por lo
tanto se le hace saber que tiene que
traerlo.

6. DOCUMENTOS REFERENCIEADOS

Resolución 256: Por la cual se dictan disposiciones en relación con el Sistema de

Información para la Calidad y se establecen los indicadores para el monitoreo de
la calidad en salud

Resolución 1552: Por medio de la cual se reglamentan parcialmente los artículos

123 y 124 del Decreto - Ley 019 de 2012 y se dictan otras disposiciones

REGISTRO DE ADMISIÓN

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AGENDA CITAS MÉDICAS

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FORMATO ESTADISTICAS DE CITAS

7. CONTROL DE CAMBIOS

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VERSION FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE

1 19/12/202 Actualización del documento Johan David Barraza

2 Castaño

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