Guía de Cumplimiento de Calidad para Servicios Código: Versión:

PO-DN-01 02
de Distribución y Transporte

1. OBJETIVO
Controlar y establecer lineamientos para realizar adecuadamente el proceso de distribución de los pedidos de
los clientes del Grupo TLA, mediante las unidades de transporte sub-contratadas, y en apego a los estándares
de las diversas certificaciones obtenidas por la empresa y que regulan su actividad, así como realizar el
proceso de entrega de estos pedidos en los puntos de venta y de recibir las devoluciones de los productos en
buen y/o mal estado autorizadas por los encargados respectivos.

2. ALCANCE
Esta política aplica para todas las actividades por realizar en el proceso de recepción, carga y distribución de
los pedidos en el punto de venta, así como la recepción de las devoluciones de producto en buen estado y
dañado, estén a cargo tanto de terceros, subcontratistas, que forman parte del proceso.

3. RESPONSABLE

La responsabilidad del cumplimiento de esta política recae sobre las siguientes áreas:
 En el subcontratista y/o en su personal asignado al transporte, en los casos que aplique, por la verificación del
producto recibido en el andén de carga para iniciar la ruta de distribución contratada, por la verificación del
producto devuelto en el punto de venta y acordado previamente por el agente de ventas mediante el formulario
de nota de devolución de producto y para aquellas devoluciones de producto de la entrega en proceso, para que
se cumpla con las especificaciones indicadas en esta política.
 En el coordinador de transportes encargado de asignar rutas contratadas, por el control y seguimiento de la ruta
de entrega.

 En el Jefe de Distribución por el control y seguimiento de las actividades del área de Distribución.

4. DEFINICIONES

LA EMPRESA: Grupo TLA S.A.

Transportista subcontratado: Transportista que presta sus servicios como parte de un contrato de servicios de
transporte para atender tareas específicas que le son contratadas. Este transportista se obliga, en lo que resulte
aplicable, a lo indicado en la presente política.
TRANSPORTISTA: Hace referencia de manera conjunta a EL TRANSPORTISTA DE LA EMPRESA Y AL TRANSPORTISTA
SUBCONTRATADO.
SERVICIO DE CALIDAD: Incluye que EL TRANSPORTISTA realice el transporte correcto de las mercancías,
que la unidad de transporte se encuentre en buenas condiciones, que la entrega del pedido (en sus
cantidades, calidades y tiempos adecuados) se realice de forma puntual, en buen estado, con muy buen
trato al cliente y que el manejo de la documentación se realice de forma confidencial, ordenada, en los
tiempos correctos y según las normas de LA EMPRESA.
CERTIFICACIÓN BASC: Por sus siglas en inglés significa Business Anti-Smuggling Coalition, o Coalición
Empresarial Anticontrabando, es un programa de cooperación entre el sector privado y organismos
nacionales y extranjeros, creado para fomentar un comercio internacional seguro. Deben tener

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certificación BASC todas las empresas que se dediquen al mercado exportador y la EMPRESA no se
encuentra exenta de esta certificación.C-TPAT: El C-TPAT, que por sus siglas en inglés significa Customs-
Trade Partnership Against Terrorism, es una iniciativa entre el gobierno de los Estados Unidos y la industria
privada cuya finalidad es garantizar la seguridad en las distintas áreas de la cadena de suministro y
protegerla en contra del terrorismo.

5. DESCRIPCIÓN
5.1. UNIDADES DE TRANSPORTE:

5.1.1. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO DEBE ASEGURAR A LA EMPRESA UN SERVICIO DE CALIDAD,

BRINDADO EN EL TIEMPO Y FORMA EN EL QUE LE SEA SOLICITADO, DE TAL MANERA, SI SU UNIDAD DE
TRANSPORTE SE ENCONTRARA DAÑADA, ÉSTE GARANTIZARÁ EL CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO,
MEDIANTE EL REMPLAZO DE LA MISMA, CON LA FINALIDAD DE EVITAR LAAFECTACIÓN DEL SERVICIO A
LOS CLIENTES DE LA EMPRESA.

5.1.2. Los transportistas subcontratados entienden y aceptan que, para la prestación del servicio de distribución por
parte de los transportistas sub-contratados, solo se permite el uso de vehículos con carrocería de furgón y no así
carrocerías de adrales, sean abiertas o cerradas.

La prestación de servicios de transporte a favor de LA EMPRESA no genera una relación de exclusividad por parte del
Transportista SUBCONTRATADO; sin embargo, éste no podrá ofrecer por su cuenta, ni prestar servicios a los clientes de
LA EMPRESA en forma independiente. En caso de que esto ocurra se entenderá como un incumplimiento a las cláusulas
del Contrato de Servicio de Transporte de Mercancías y LA EMPRESA podrá rescindir el mismo de forma inmediata.

5.1.4. El Transportista Subcontratado garantiza que las unidades que utilice para la prestación de los servicios
contratados se encuentra, y permanecerá, en buenas condiciones de funcionamiento (llantas en buen estado, carrocería
sin goteras y en buenas condiciones de funcionamiento mecánico) y conforme a la Ley de Tránsito para la circulación en
las vías públicas.

5.1. CITAS PARA CARGA Y DISTRIBUCIÓN:

5.1.1. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO deberá presentarse a las horas indicadas para la carga y
de manera puntual, de tal manera que se responsabilice por la carga expedita de los pedidos de
su ruta y velando por las citas de entrega en los puntos de venta en las horas establecidas por los
clientes.

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5.1.2. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO debe apegarse a las citas de carga y distribución
acordadas en la contratación del servicio.

5.2. MANEJO DE MERCANCIAS:

5.2.1. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO o su personal encargado, firmará los documentos en que
conste la mercancía que está recibiendo.

5.2.2. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO es responsable de las mercancías desde el momento en

que son cargadas a la unidad de transporte.

5.2.3. Una vez que EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO o su encargado haya firmado los
documentos de recepción de mercadería, queda plenamente establecido, que la mercancía es a
partir de ese momento y hasta su entrega, responsabilidad única del TRANSPORTISTA
SUBCONTRATADO. Por lo que deberá hacerse responsable, ya sea mediante las pólizas solicitadas
o por sus propios medios, de cualquier daño, deterioro, pérdida, o faltante que se presente con
las mercancías en su custodia.

5.2.4. No obstante lo indicado en el punto anterior, LA EMPRESA se reserva el derecho de requerir al

TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO, la suscripción de un título ejecutivo o garantía adicional de
cumplimiento, que respalde cualquier daño, pérdida o menoscabo que pudiera sufrir la mercancía
encomendada, durante el proceso de transporte.

5.3. MANEJO DE INFORMACION Y DOCUMENTOS:

5.3.1. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO es responsable del control, custodia y la administración
de los documentos utilizados para la prestación del servicio y deberá usarlos de manera correcta.
La información que en ellos se indique es “Confidencial” por lo que está prohibido compartirla
con personas ajenas a LA EMPRESA.

5.3.2. El extravío de documentos y/o mal uso de estos, podrá ser, según sea el caso, un
incumplimiento al Contrato de Servicios de Transporte de Mercadería, y por ende, LA EMPRESA se
reserva el derecho de rescindir dicho acuerdo

5.4. PROCESOS DE CARGA, DISTRIBUCION Y ENTREGA:

5.4.1. En virtud del necesario cumplimiento de las normas que rigen las Certificaciones descritas en
esta Guía, EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO se obliga a que su personal, participará en las

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capacitaciones y charlas explicativas respecto a nuevos productos que amerite transportar, en
cuanto a estiba, seguridad, manipuleo, manejo de documentos y todas aquellas necesarias para
ajustar el servicio brindado a los estándares requeridos por las Certificación de que se trate EL
TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO acepta el requisito anteriormente mencionado y entiende que
dicha solicitud está relacionado con la calidad del servicio que vende LA EMPRESA, sin que ello
otorgue a la relación un carácter laboral.

5.4.2. El servicio contratado a EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO incluye la carga, recepción de

devoluciones, entrega de los pedidos en el punto de venta, entrega de documentos y transporte
de mercancías.

5.4.3. Los procesos de despacho estarán a cargo de los equipos de trabajo operativos, en los que
también participará EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO. La delimitación del grado y forma de
participación del TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO, será delimitado por el encargado de
transportes de LA EMPRESA antes de iniciar la carga de la ruta del día.

EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO es responsable de recibir, chequear y contar el estado y

totalidad de los bultos cargados en su unidad de transporte, así como de asegurarse que todos los
pedidos asignados para su ruta de distribución del día le son entregados en el andén de carga por
los funcionarios de LA EMPRESA. De tal manera que no se aceptarán reclamos por faltantes de
producto en el momento de realizar la entrega en el punto de venta. El personal del
TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO, o éste mismo, supervisará que el marchamo sea colocado
debidamente y acepta, la colocación de un dispositivo GPS en el camión asignado a la prestación
del servicio, como medida de seguridad de la mercancía que es delegada para su transporte.
5.5. NORMAS DE CONDUCTA Y PRESENTACION PERSONAL:
5.5.1. Para el desempeño de los servicios de transporte, EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO acepta
que deberá cuidar aspectos como, higiene, seguridad y diligencia en su actuar.

5.5.2. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO debe cuidar su presentación personal, y durante la

prestación del servicio, deberá utilizar camisetas que lo identifiquen como contratista de
transporte de LA EMPRESA.

5.5.3. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO se compromete a mantener con los clientes de LA

EMPRESA una comunicación con un vocabulario respetuoso y adecuado, velando y cuidando la
relación entre ambos y que no altere o afecte la prestación del servicio en representación de LA
EMPRESA.

5.5.4. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO deberá procurar el cumplimiento de las siguientes

recomendaciones:

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5.5.4.1.1. Pantalón: largo y de color oscuro.

5.5.4.1.2. Camisa: Que lo identifique como contratista de transporte
5.5.4.1.3. Zapatos: cerrados y en buen estado
5.5.4.1.4. Cabello: corto, sin tintes, en caso de usar barba con un cuido regular y bien
recortado.
5.5.4.1.5. Evitar el uso de: aretes, pantalón corto, camisetas cualesquiera que no sea la que
mantiene la identificación como contratista de transportes para Grupo TLA, sandalias,
gorras.

5.5.5. LA EMPRESA proporcionará una identificación al transportista subcontratado y en caso de daño

y/o extravío por parte de EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO, este deberá reportarlo
inmediatamente para ser repuesta y el costo le será cobrado al transportista subcontratado en un
único pago inmediatamente rebajándolo del pago regular por el servicio de transporte.

5.6. RESPONSABILIDAD SOBRE LAS MERCANCIAS Y LOS VALORES:

5.6.1. EL TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO es responsable de los bienes valores en su custodia y

acepta conocer, que en caso de faltantes deberá responsabilizarse del valor de los bienes en
custodia, ya sea mediante la aplicación de un póliza suscrita al efecto, o autorizando la deducción
respectiva en la factura pendiente de cancelar. De previo a suscribir cualquier contrato de
Servicios de Transporte de Mercancías, la empresa se reserva el derecho de solicitar, al
TRANSPORTISTA SUBCONTRATRATADO, la suscripción de un título ejecutivo que respalde el costo
de las mercancías puestas en custodia durante el servicio de transporte.

5.6.2. En caso de extravío de algún documento bajo su custodia, factura comercial, nota de crédito,
nota de débito, boleta de devoluciones y cualquier otro considerado como valores en tránsito, EL
TRANSPORTISTA SUBCONTRATADO está en la obligación de cubrir todos los daños que a
consecuencia de este acto se generen para LA EMPRESA y cubrir cualquier costo generado del
error, a mencionar, publicaciones, avisos, o algún otro.
5.6.3. Cualquier aspecto no considerado o cualquier excepción a la política deberá ser autorizado por
el Gerente de Distribución.

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documento Código

7. ANEXOS
Número Descripción

8. CONTROL DE CAMBIOS
Número de revisión Descripción del cambio

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