NCCU-220 - MANUAL-NAEDE-Parte III

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL
ADMINISTRACIÓN
DE EMPRESAS
MANUAL DE APRENDIZAJE
INFORMÁTICA
APLICADA II
CÓDIGO: 89001633
Profesional Técnico
INFORMÁTICA APLICADA II
TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO I. ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE DATOS. ........................................ 5

CAPITULO II. APLICACIÓN DE GRAFICOS ESTADÍSTICOS Y BASE DE
DATOS EXTERNA ........................................................................................... 18
CAPITULO III. ANÁLISIS Y SI (PARA CÁLCULOS DE COSTOS, Y DE
PRODUCCIÓN)................................................................................................ 28
CAPITULO IV. CONTROL DE EXISTENCIA EN ALMACENES ...................... 44
CAPITULO V. SIMULACION DE PROYECTOS (EN PRODUCCION Y
COMERCIALIZACION) .................................................................................... 52
CAPITULO VI. PLANTEAMIENTO Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN
PROGRAMACIÓN LINEAL .............................................................................. 56
CAPITULO VII. PRIMERA PRÁCTICA CALIFICADA
CAPITULO VIII. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS................................... 63
CAPITULO IX. GESTIÓN DE TAREAS............................................................ 75
CAPITULO X. GESTION DE RECURSOS....................................................... 87
CAPITULO XI. CALENDARIO LABORAL ...................................................... 101
CAPITULO XII. SEGUIMIENTO ..................................................................... 116
CAPITULO XIII. TRABAJO CON VARIOS PROYECTOS.............................. 120
CAPITULO XIV. EXAMEN FINAL
ADMINISTRADORES INDUSTRIALES 5
CAPITULO VIII. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.
Objetivos Específicos:
• Identifica el concepto de proyecto.
• Identifica las fases de un proyecto.
• Reconoce las funciones principales del Ms Project.
• Identifica el entorno de trabajo del Ms Project.
• Maneja el software del Ms Project estableciendo fechas límites.
8.1. CONCEPTOS DE PROYECTO.
Un proyecto es un emprendimiento temporáneo creado para realizar un

producto o servicio particular y con objetivos definidos.
Los proyectos para su ejecución necesitan de recursos, estos pueden ser el

personal y el equipamiento.
El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, por lo que los proyectos

tienden a ser eventos planificados. El éxito de un proyecto depende de una
preparación y planificación previa.
La razón por la que se emprende un proyecto es crear un producto o servicio

único.
8.2. FASES DE UN PROYECTO.
Todo proyecto posee algún elemento de tiempo, algún componente financiero y

requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna área.
8.3. EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO.
• Si bien un proyecto, puede analizarse desde diferentes aspectos, el más

reconocido es el denominado triángulo del proyecto.
• La idea básica es que cada proyecto posee algún elemento de tiempo, algún
componente financiero y una cantidad de trabajo o ámbito definido.
a) TIEMPO. Posiblemente el tiempo limitado es la delimitación con la que

estaremos más familiarizados en cualquier proyecto. Puede que no conozca
el presupuesto del proyecto o el ámbito de trabajo, pero lo que es seguro
que conocerá la fecha límite para la entrega del producto.
Un ejemplo de la delimitación del tiempo puede ser: necesitamos el software

de inventario implantado en la empresa dentro de dos meses.
b) COSTO. Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero,

pero el costo de un proyecto tiene un significado mucho más amplio. El costo
son todos los productos requeridos para llevar a cabo el proyecto, por ejemplo.
Incluye las personas, el equipamiento, materiales utilizados y todos los demás
eventos y aspectos que requieran dinero o la atención de alguien en un
proyecto.
c) ÁMBITO. Se debe considerar dos aspectos: el ámbito del producto y el

ámbito del proyecto.
El ámbito del producto describe la calidad, característica y funciones del

producto de manera detallada.
El ámbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo,

producto o servicio, del proyecto con el ámbito previsto del producto.
8.4. DELIMITACIONES DEL PROYECTO.
a) SI LA DURACIÓN DEL PROYECTO DISMINUYE.
Podría incrementar los costos, dado que deberá contar con más recursos para
realizar el mismo trabajo en menos tiempo, o bien deberá disminuir el ámbito
ya que no cuenta con los recursos necesarios para realizar el trabajo
planificado.
b) SI EL PRESUPUESTO DISMINUYE.
Puede que requiera más tiempo, ya que no podrá contar con todos los recursos
necesarios o especializados. De no contar con tiempo deberá disminuir el
ámbito, sin causar una deficiencia en el objetivo del producto.
c) SI EL ÁMBITO DEL PROYECTO AUMENTA.
Puede que necesite más tiempo y más recursos (costo) para realizar el trabajo
adicional. En este punto se requiere reconocer y planificar a tiempo los nuevos
requerimientos.
8.5. ¿QUÉ SON LAS TAREAS?
Son actividades que tienen un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se

enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la
finalización del proyecto. Todo proyecto está compuesto por tareas.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta antes de ella, excepto la inicial. La
tarea que se ejecuta antes que la actual se llama TAREA PREDECESORA.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta después de ella, excepto la Final. La
tarea que se ejecuta después que la actual se llama TAREA SUCESORA.
8.6. TAREAS CRÍTICAS.
Las tareas críticas son aquellas que tienen mayor incidencia en el tiempo de
duración del proyecto, es decir, que al retrasarse en la ejecución de alguna
tarea critica repercute directamente en la conclusión del proyecto.
El conjunto de tareas críticas forman la ruta crítica del proyecto.
8.7. RECURSOS.
Los recursos son las personas, materiales y equipos que permiten realizar las
tareas en un proyecto, sin ellas sería imposible ejecutar las tareas.
El Project considera tres tipos de recurso, estos son: recurso Material, recurso
trabajo y Recurso costo.
8.8. DEFINICIÓN DE MS PROJECT.
Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar

proyectos. La administración de proyectos está compuesta por las siguientes
fases:
• Planificación del proyecto y creación de una programación: Es la fase más

importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el
establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el
seguimiento del uso de los recursos, la asignación de los mismos. Todas las
fases posteriores se basan directamente en la información que se les
proporciona cuando se planifica el proyecto.
• Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo

que comienza una vez que se halla creado la planificación, y concluye
cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye
el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que
se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto.
• Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la

información del proyecto a los clientes, personal y a la administración. El
usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el
contenido de los informes a fin de que muestren la información deseada en
un formato conveniente.
8.9. INGRESO AL ENTORNO Y SU DESCRIPCIÓN.
1. Pulse el botón Inicio en la barra de tareas de Windows.

2. Seleccione Todos los Programas en el menú Inicio, a continuación elija
Microsoft Office y luego Microsoft Project 2010.
3. Se iniciará Microsoft Project 2010 donde se distinguen los siguientes

elementos:
En la anterior figura se puede apreciar la nueva interfaz del Project 2010

compuesto por los siguientes elementos:
a) Barra de Acceso rápido: Son aplicaciones de Office que las incluye en

todos sus programas, estas sirven para manipular el proyecto en forma
directa y simplificada.
b) Fichas o pestañas de menú: El Project 2010 presenta 5 tipos de pestañas
de menú (Archivo, tarea, recurso, proyecto, vista, formato), cada una de ellas
cumplen funciones diferentes.
c) Cinta de opciones: Es la novedad de esta versión 2010, cuya finalidad es
facilitar el trabajo de planificación a los usuarios.
d) Escala de Tiempo: Aquí se muestra las indicaciones de variaciones de
tiempo, le ayuda al usuario a interpretar la duración de cada tarea del proyecto.
e) Hoja de cálculo: Está al lado izquierdo de la vista. Se puede usar esta
interfaz de hoja de cálculo para introducir, editar y ver información sobre su
proyecto.
f) Línea de división: Es la línea que divide la hoja de cálculo y el área de
diagrama.
g) Área de diagrama: En esta área se desplazan las barras que indican la
duración, vinculación y programación de las tareas.
8.10. EXPLORANDO LAS PESTAÑAS DE MENÚ.
Las pestañas de menú tienen en su interior una serie de comandos que están
agrupadas de acuerdo a la función que cumple cada una de ellas. A continuación
le presentaremos cada uno del menú que presenta el Project.
a) Tarea: El menú tarea se divide en 8 grupos:
- Ver - Programación
- Propiedades - Tareas
- Fuente - Insertar
- Porta papeles - Edición
b) Recurso: El menú recurso se divide en se divide en 5 grupos:
- Ver - Propiedades
- Asignación - Redistribución
- Insertar
c) Proyectos: El menú proyectos se divide en 6 grupos:
- Insertar - Estado
- Propiedades - Informes
- Programación - Revisión
d) Vistas: El menú vistas se divide en 7 grupos:
- Vista por tareas - Vista de dos paneles

- Vista por recursos - Ventana
- Datos - Macros
- Zoom
e) Formato: El menú formato se divide en 5 grupos:
- Formato - Mostrar u ocultar

- Columnas - Dibujos
- Estilo de Barra
8.11. CREAR UN NUEVO PROYECTO.
1. Elija la opción Archivo, Nuevo y Proyecto en Blanco.
2. Pulse el botón Crear, le aparecerá la pantalla de Inicio de Microsoft

Project.
La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada

Tabla Entrada y un gráfico en la parte derecha.
8.12. CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO.
Se recomienda realizar la configuración del proyecto como primer paso dentro

del proceso de planificación, no obstante, esto se lo puede realizar en la etapa
intermedia o final de la planificación, pero, por razones de seguir un orden
cronológico, en esta guía se sugiere realizarlo al inicio de la planificación.
8.13. CONFIGURACIÓN INICIAL DEL PROYECTO.
El objetivo de la configuración del proyecto es introducir al Project toda la

información principal del proyecto y configurarlo de acuerdo a sus
características.
Para tal efecto se debe seguir los siguientes pasos:
a) Ingresar al menú “archivo”.
b) Luego, abrir la pestaña “informaciones”.
c) Clic sobre “información de proyectos”.
d) Clic sobre “propiedades avanzadas”.
Dentro del cuadro de dialogo “Propiedades de Proyecto” abrir la opción

“resumen”.
El cuadro de dialogo “propiedades” tiene 5 pestañas, dentro

de las cuales tiene como contenido información del proyecto.
Solo nos concentraremos en la pestaña resumen, ya que las
otras no se pueden manipular, además, nos
muestra información no relevante del proyecto
Título: digitar el nombre del proyecto.

Asunto: Poner el asunto, ejemplo: Construcción de vivienda,
planificación de eventos, proceso productivo producto x, etc.
Autor: Poner el nombre del encargado de la planificación del
proyecto.
Administrador: Nombre del Director, Gerente,
Administrador del proyecto.
Organización: poner el nombre de la empresa ejecutora del
proyecto.
Categoría: Poner la categoría genérica del proyecto, ej.
Construcciones, eventos, desarrollo productivo,
proyectos informáticos, etc.
Palabra clave: si el usuario lo desea puede identificar con
una palabra clave al proyecto, no es imprescindible hacerlo.
Comentario: si es necesario se puede introducir algún
comentario al proyecto.
8.14. GUARDAR UN PROYECTO.
Pulse el botón Guardar en la barra de herramientas estándar.
1. Elija el lugar donde guardar (carpeta), en el cuadro de texto Nombre de

archivo escriba un nombre para el archivo, por ejemplo “prueba1”.
Una vez insertada toda la información

solicitada hacer clic sobre aceptar, para que se
guarde la configuración introducida.
2. Pulse el botón Guardar para cerrar el cuadro de diálogo. Microsoft

almacenará el archivo prueba1.
8.15. ESTABLECER FECHA DE INICIO O DE FIN DE UN PROYECTO.
Para definir la fecha de inicio del proyecto se debe ingresar en el menú

“Proyectos”. Aquí se programa la fecha de inicio del proyecto, para ello hay que
hacer clic sobre la opción Información del proyecto, tal como se observa en la
figura siguiente:
Clic en la opción
Informa ción de Proyecto
Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:
Por defecto sale la fecha

de hoy día, no
modificar nada
No disponible
Es un número de 1 al
1000, por defecto aparece
con 500, define el nivel
de prioridad del proyecto,
se usa para compartir
recursos entre diferentes
proyectos, se
recomienda dejar en 500
Se tiene la opción de programar a

En este espacio se debe definir
la fecha de inicio del proyecto. partir del comienzo del proyecto
o final del proyecto.
Para predeterminar el calendario a utilizar, se puede elegir la que se adapte

mejor al proyecto, lo más usual y recomendado es usar el calendario estándar.
24 Horas: no posee horas no

laborables
Estándar: Día laboral de

09:00 a 19:00 de lunes a
viernes con dos horas de
descanso al medio día, cuyo
horario se puede modificar
de acuerdo a requerimiento
del proyecto.
Turno Noche: es el
trabajo nocturno.
CAPÍTULO IX. GESTIÓN DE TAREAS.
• Establece las tareas de un proyecto.
• Reconoce los tipos de dependencias entre tareas.
• Establece el adelanto y retraso de tareas.
• Reconoce las delimitaciones.
• Realiza la división de tareas.
• Establece las tareas repetitivas de un proyecto.
9.1. GESTIÓN DE TAREAS.
Las tareas, también conocidas como actividades o Ítem, son los elementos
individuales que están interrelacionadas entre sí, y que en conjunto forman el
proyecto.
9.2. INGRESO DE TAREAS.
Crear tareas en el Microsoft Project 2010 es muy sencillo, simplemente se debe

escribir el nombre de la tarea en la columna “nombre de tareas” dentro de la hoja
de cálculo (ver siguiente figura).
Con la finalidad de seguir un orden cronológico, se recomienda crear

absolutamente todas las tareas que tiene el proyecto, inclusive la tarea
genérica (nombre del proyecto), luego, en el siguiente acápite se jerarquizara
las tareas de acuerdo a su importancia.
Note usted en la anterior figura que a todas las tareas el Project le asigna una
duración de un día, seguido de un signo de interrogación (?), este signo nos
indica que la duración de las tareas son estimadas automáticamente por el
Project, luego, en el siguiente apéndice veremos la forma de modificar esta
duración de acuerdo a requerimiento del proyecto.
9.3. AGRUPAR TAREAS.
En el acápite anterior se indicó que todas las tareas deberían ser creadas
indistintamente como si fueran similares, no obstante, cabe recordar que todo
proyecto independientemente de la magnitud o característica está compuesto por
tareas genéricas y sub tareas (tareas de 1º nivel, 2º nivel, 3º nivel,…..), en este
acápite nos concentraremos en la organización de las tareas agrupándolas de
acuerdo a su jerarquía.
Pasos a seguir para organizar tareas:
a) Seleccionar todas las tareas de nivel inferior (Sub tareas).

b) Aplicar sangría a todas las tereas seleccionadas, ubicada en el menú tareas
(ver figura siguiente).
c) Hacer clic sobre la flecha aplicar sangría.

d) Hacer la misma operación para todas la sub tareas que tenga el proyecto.
9.4. TAREA RESUMEN DEL PROYECTO.
Si posee un conjunto complejo de tareas, debería considerar la posibilidad de

organizarlas en fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las
fases están representadas por tareas de resumen. El comportamiento de una
tarea de resumen difiere de las demás, ya que no podrá editar directamente su
duración y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtareas. Las
tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre
las fases del trabajo del proyecto. MS Project permite elegir entre asignar
manualmente duraciones a las tareas resumen o calcularlas automáticamente.
A continuación se creará una tarea de resumen e insertaremos tareas

adicionales.
1) Haga clic en la Tarea, “Reunión de grupo de trabajo”, en la tabla de entrada.
2) Haga clic en el icono Insertar Tarea de Resumen en el grupo Insertar de la

Cinta de menú Tarea La apariencia de la ventana será la siguiente:
3) En el campo Nombre de tarea de la nueva tarea, escriba Estudio preliminar y
pulse la tecla Enter.
4) Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2 (Reunión de trabajo):
a. Diagnostico institucional.
b. Entrega horario de reuniones.
c. Entrega de procedimiento a seguir.
5) Para asegurarse de que las tareas comprendidas entre la 2 y la 6 sean
subtareas de la tarea de resumen Estudio preliminar; revise la
indentación, utilice el botón Indentar Tarea para que todas las tareas se
encuentren en el mismo nivel.
6) La tarea 1 se convertirá en una tarea resumen y aparecerá una barra
de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt, así:
Barra de tarea de
resumen
9.5. HITOS.
Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede uno querer realizar el

seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando
finalizará la fase de Estudio Preliminar del proyecto. Para hacer esto creamos
un hito.
Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto,
por ejemplo una fecha límite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en sí
no supone la realización de un trabajo, los hitos están representados como tareas
con duración cero.
A continuación se muestra la manera de crear un hito.

1. Haga clic en el nombre de la tarea 7 de resumen Revisar bienes, en la tabla
de entrada.
2. Haga clic en el botón Insertar Hito
3. Escriba Estudio preliminar completado y pulse la tecla Enter.
4. El hito será añadido al proyecto. La apariencia de la pantalla es similar a la

mostrada a continuación:
9.6. DEPENDENCIAS Y VINCULO ENTRE TAREAS.
La vinculación de las tareas define el grado de relación que existe entre las tareas
de un proyecto. Una tarea que debe ocurrir antes que la otra es una tarea
predecesora, mientras que la tarea que ocurre después de la otra se la denomina
tarea sucesora.
Los diagramas de Gantt muestran estos vínculos con líneas que se trazan entre
las barras de las tareas, finalizado con una flecha que siempre está apuntando
a la tarea sucesora.
VINCULAR TAREAS EN LA VISTA DIAGRAMA DE GANTT.
a) En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de

Gantt.
b) En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que deseas
vincular, en el orden en que deseas vincularlas.
9.7. TIPOS DE DEPENDENCIAS.
En el Microsoft Project se distinguen cuatro tipos diferentes de relación entre

tareas, las mismas que podemos visualizarles en el diagrama de Gantt de la
siguiente forma:
Existen cuatro tipos de dependencias que definen la relación entre el comienzo

y el fin de las tareas, estos son:
• Fin – Comienzo (FC)

• Comienzo – Comienzo (CC)
• Fin – Fin (FF)
• Comienzo – Fin (CF)
•
DEPENDENCIA ENTRE TAREAS DESCRIPCIÓN
Fin a Comienzo La tarea (B) no puede comenzar

(FC) hasta que f inalice la tarea (A)
Comienzo a La tarea (B) no puede comenzar

Comienzo (CC) hasta que comience la tarea (A)
Fin a Fin La tarea (B) no puede finalizar

(FF) hasta que f inalice la tarea (A)
Comienzo a fin La tarea (B) no puede finalizar

(CF) hasta que comience la tarea (A)
9.8. POSPOSICIÓN DE TAREAS.
a) ESTABLECER TIEMPO DE SUPERPOSICIÓN ENTRE TAREAS

(ADELANTO).
A veces, un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión la relación entre
tareas. Para mostrar que las tareas se superponen, establezca el tiempo de
adelanto. Para mostrar un retraso entre tareas, establezca el tiempo de
posposición.
El tiempo de adelanto especifica superposición entre tareas que tienen una

dependencia. Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su
predecesora está a medio finalizar, se puede especificar una dependencia de
fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50% para la tarea sucesora. El
tiempo de adelanto se especifica como un valor de posposición negativo.
En una dependencia Fin a Comienzo con adelanto de -1d la segunda tarea se

adelanta al término de la primera.
b) ESTABLECER TIEMPO DE POSPOSICIÓN ENTRE TAREAS (RETRASO).

El tiempo de posposición especifica retraso entre tareas que tienen una
dependencia. Por ejemplo, si se necesita un retraso de dos días entre el fin de
una tarea y el comienzo de otra, se puede establecer una dependencia de fin a
comienzo y especificar un tiempo de posposición de dos días. El tiempo de
posposición se especifica como una valor positivo.
En una dependencia Fin a Comienzo con retraso de 1d la segunda tarea se

pospone al término de la primera.
9.9. DIVIDIR TAREAS.
Generalmente ciertas tareas de un proyecto demandan una pausa en su

ejecución, para luego de un cierto tiempo reanudar su ejecución. El Project, nos
permite programar esta pausa mediante la opción “dividir tareas”.
Para dividir tareas se debe seguir el siguiente procedimiento:
a. Ingresar al menú “Tareas”.

b. Hacer clic sobre la herramienta “dividir tareas”.
c. Ubicar el mouse sobre la tarea a dividir y manteniendo presionado con el clic

izquierdo recorrer la barra del diagrama de acuerdo a requerimiento
9.10. TAREAS REPETITIVAS O RECURRENTES.
Una tarea repetitiva o periódica permite contabilizar todo los eventos de un

proyecto o plan esto significa que una tarea se repite varias veces,
dependiendo de la cantidad que desee asignar.
Los proyectos, a menudo tienen tareas que repiten su ocurrencia frecuentemente.

La reunión semanal del directorio, los informes trimestrales o la revisión
mensual del presupuesto, son ejemplos de tareas recurrentes. En lugar de crear
por ejemplo, 20 o más tareas de reunión de directorio, se puede crear una sola
tarea recurrente.
En el cuadro Nombre de tarea, escribe el

nombre de la tarea.
En cuadro Duración, escribe la

duración de una única repetición de la
tarea.
En la sección Patrón de repetición,
da clic en Diariamente,
semanalmente, mensualmente o
anualmente.
Selección la casilla junto a cada día

de la semana en que debe repetirse la
tarea.
En el cuadro iniciar, escribe la fecha de

inicio y realice uno de los
siguientes procedimientos:
Seleccione Finalizar después de y, luego, escribe la cantidad de repeticiones

de la tarea.
EJEMPLO:
Para crear una tarea recurrente se debe seguir los siguientes pasos:
a. Ingresar al menú “tareas”.

b. Seleccionar la tarea sobre el cual se desea que aparezca la tarea recurrente.
c. Desplegar la lista de la herramienta “tarea”.
d. Una vez desplegada la lista de tarea, seleccionar y abrir “tareas periódicas”.
e. Luego, se desplazara un cuadro de dialogo en el cual se debe escribir el

nombre de la tarea recurrente.
f. Definir la duración de la tarea recurrente. Por ejemplo, la reunión semanal de
evaluación de avance de proyecto tendrá una duración de dos horas.
g. Luego, dentro del patrón de repetición se debe elegir el periodo de

repetición. Por ejemplo, la reunión se puede llevar a cabo diariamente,
semanalmente, mensualmente o anualmente. En este caso elegiremos
semanal.
h. Definir el día que se llevara a cabo la reunión, en este caso, diremos que las
reuniones serán los viernes.
i. En intervalo de repetición, se debe determinar el periodo durante el cual se
llevaran a cabo las reuniones. En este caso diremos que se ejecutaran durante
dos meses.
j. Finalmente, para producir el efecto deseado hacemos clic en aceptar. En la

figura siguiente se puede visualizar la tarea recurrente creada.
Expandiendo se verá como sigue:
Al insertar una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se reenumeran
automáticamente.
Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo nombres de los

recursos en el campo Nombres de los recursos, el recurso será asignado a la
obra total en la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales a medida
que ocurren.
CAPÍTULO X. GESTIÓN DE RECURSOS.
• Reconocer los elementos de la hoja de recursos.
• Identificar los tipos de recursos que se pueden definir en Ms Project.
• Establecer la asignación de recursos a las tareas.
• Establecer la tasa de pago de los recursos y las tasas alternativas de pago
de los recursos.
10.1. HOJA DE RECURSOS.
Los recursos son las personas, equipamiento o material necesarios para

realizar y completar las diferentes tareas del proyecto. Microsoft Project
concentra su atención en dos aspectos básicos de los recursos: su disponibilidad
y sus costos. La disponibilidad determina el momento en el que el recurso
influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer
y los costos hacen referencia al importe que será necesario pagar por ese
recurso.
10.2. TIPO DE RECURSOS.
En Microsoft Project se distinguen tres tipos de recursos: los recursos de

trabajo, los recursos materiales y costos.
a) RECURSO MATERIAL. Son aquellos artículos que se consumen en la obra

o proyecto, ejemplo: cemento, arenilla, material de escritorio, etc.
b) RECURSO TRABAJO. Son los que se utilizan en la obra pero no se

consumen por completo, solo se desgastan y pueden ser utilizados en otros
proyectos. Entre ellos tenemos la mano de obra, equipos y maquinarias.
c) RECURSO COSTO. Son los costos independientes que deseemos asociar

con una tarea.
10.3. ¿CÓMO CREAR RECURSOS EN EL MS PROJECT 2012?
Para asignar recursos a un proyecto lo primero que se debe hacer es crearlo, por
lo tanto, en este acápite, nos dedicaremos únicamente a explicar paso por paso
la creación de recurso. He aquí la cronología de acciones a realizar para crear
recursos: Primeramente debemos ingresar al menú Recursos y luego desplazar
la herramienta organizador de equipos. Como se observa en la figura siguiente,
se desplaza una ventana con diferentes opciones, en este caso, hacer clic
sobre la opción hoja de recurso y luego se visualiza la siguiente ventana:
Ahora, una vez ingresado a la hoja de recursos explicaremos cada una de las
columnas que forman la hoja de recursos:
Previo a la explicación de la hoja de recursos, es importante hacer notar que en

ésta, se debe ingresar absolutamente todos los recursos que serán utilizados
en el proyecto, luego, en la asignación de recursos se asignara recursos a cada

tarea de acurdo a su requerimiento.
a. Nombre del recurso: En esta columna se debe escribir el nombre del

recurso.
b. Tipo: Aquí tenemos tres opciones (trabajo, material, costo), debemos elegir
solo una, de acuerdo a la característica del recurso:
1. Recurso Trabajo: Esta opción deberá ser elegido para los recursos
personas, equipos y maquinarias que se utilizaran en el proyecto.
2. Recurso Material: Como su nombre lo indica, esta clasificación
corresponde a los recursos materiales.
3. Recurso Costo: Son los costos independientes que dese asociar con una
tarea. Esta opción pocas veces se lo utiliza.
c. Etiqueta de material: Esta opción solo se habilita para los recursos

materiales, aquí se debe introducir la unidad de media del material, ejemplo:
m3, m2, Kg., lts, pza, ml, caja, paquete, etc.
d. Iníciales: Aquí se pone la abreviatura del recurso. Por defecto, Project

establece la primera letra del nombre del recurso, por lo cual, se recomienda
no cambiar esta letra.
e. Grupo: Aquí se debe asignar una agrupación genérica al recurso, ejemplo:

RR.HH, materiales, equipos y maquinarias, etc.
f. Capacidad máxima: Project expresa la cantidad del recurso de trabajo que se

dispone para su asignación como un porcentaje. Por ejemplo, el 100 % es
igual a una unidad, o el equivalente de un recurso a tiempo completo, el 50
% es igual a la mitad de una unidad, o la mitad de tiempo de un recurso a
tiempo completo, y el 200 % equivale a dos recursos a tiempo completo.
g. Tasa estándar: Es la tasa de pago o tarifa por trabajo normal realizado por
un recurso. Por defecto, Project calcula la tasa que se estableció en la
configuración inicial del proyecto. Sin embrago, puede cargar el trabajo de un
recurso en otras unidades de tiempo. (Para los recursos de trabajo, puede usar
minutos, días, semanas, meses o años. Para los recursos materiales, según
la unidad de la etiqueta de material).
h. Tasa horas extras: Es la tasa de pago de horas extras realizadas por un

recurso trabajo. Las horas extras se realizan fuera del horario normal. Por
ejemplo, si el horario es de 8 horas, la novena es una hora extra.
i. Costo/Uso: Es un costo fijo que se puede asignar cada vez que se use el
recurso, independientemente de las horas o de la cantidad que se use. Por
ejemplo la instalación de algún equipo o el costo de trasporte del mismo
equipo.
j. Acumular: Este campo permite elegir como y cuando cargar los costos
estándar y de horas extras de los recursos al costo de una tarea. La opción
predeterminada es prorrateo, pero también puede seleccionar comienzo o
fin. Las tres se describen a continuación:
1. Si selecciona comienzo y asigna ese recurso a una tarea, Project calcula
el costo para una tarea tan pronto como la tarea comienza.
2. Si selecciona Fin y asigna ese recurso a una tarea, Project calcula el
costo de la tarea cuando la tarea se ha completado.
3. Si selecciona prorrateo y asigna ese recurso a una tarea, Project acumula
el costo de la tarea a medida que se completa el trabajo programado.
k. Calendario base: Aquí se debe elegir el tipo de calendario que utilizara el

recurso, tenemos tres alternativas: estándar, turno noche y 24 horas. Lo
recomendable es elegir el mismo calendario que está utilizando el proyecto,
pero si es necesario se puede elegir otro.
10.4. ASIGNACIÓN DE RECURSOS A TAREAS.
Toda tarea, para su ejecución requiere de ciertos recursos, estos pueden ser,
recursos materiales, recursos económicos, recursos humanos, vehículos,
maquinarias, material de escritorio, etc. En este acápite, se estudiara las
diferentes formas de asignación de recursos que el Project nos ofrece. Existen
tres formas de asignación de recursos, cuyo resultado final es el mismo, solo
varia el procedimiento. A continuación se explica cada una de ellas:
PRIMERA FORMA:
a) Ingresar al menú “recursos”.

b) Seleccionar la tarea al cual se desea asignar recursos.
c) Clic sobre la herramienta “asignar recursos”.
d) Luego se desplaza la siguiente ventana.
e) Vera usted que en la parte inferior del cuadro aparecen todos los recursos
creados en el anterior acápite, ahora, para asignar alguna de ellas se debe
seleccionar el recurso deseado y luego hacer clic en asignar.
f) Vea usted en la figura anterior, que los recursos asignados a la tarea

seleccionada aparecen marcadas. En la columna “unidades” se debe introducir
la cantidad requerida de cada recurso para ejecutar la tarea. En la columna
“costo” el Project calcula el costo total del recurso en función a los precios
establecidos en la creación de recursos, en esta ventana no se puede
modificar los costos.
g) Finalmente hacer clic sobre “cerrar” y se puede ver en el diagrama la tarea

correspondiente con los recursos asignados (ver siguiente figura).
SEGUNDA FORMA.
a) Ingresar al menú “tareas”.

b) Seleccionar la tarea al cual se desea asignar recursos.
c) Clic sobre la herramienta “información de tarea”.
d) Luego se desplaza la siguiente ventana.
e) Ingresar a la pestaña “recursos”.
f) En la columna “nombre de recurso” seleccionar los recursos requeridos por

la tarea, luego en la columna “unidades” introducir la cantidad de recursos
requeridos y finalmente en la columna “costo” el Project calcula el costo total
del recurso.
g) Clic en aceptar para guardar las asignaciones.
Se mostrará a continuación:
TERCERA FORMA.
a) Ingresar al menú “recursos”.

b) Desplazar la línea de división asía la izquierda.
c) En la columna “nombre de los recursos” desplazar la hoja de recursos.
d) A continuación visualizaremos lo siguiente:
Una vez seleccionado el recurso se mostrará:
10.5. TABLA DE COSTOS.
Una tabla de tasas de costo es un conjunto de tasas y costos por uso para
recursos de trabajo y materiales. Hay cinco tablas de tasas de costo (de la A
hasta la E)
En cada tabla de tasas, hay hasta 25 filas que pueden utilizarse para introducir
cambios de tasas posteriores. Para cada cambio en las tasas, se especifica la
fecha en que surte efecto el cambio. Por ejemplo, si sabe que un recurso va a
obtener un aumento de sueldo dentro de seis meses, puede hacer que Project
comience a utilizar automáticamente la nueva tasa desde ese momento.
Para ello Ud. Deberá de seleccionar el recurso dando doble clic y a

continuación se mostrará:
10.6. CÓMO ASIGNAR LAS TABLAS DE TASAS DE COSTOS.
a) Deberá de ubicarse en la ficha Vista.

b) A continuación Uso de recursos.
Doble clic en la tarea, se mostrará:
10.7. ¿QUÉ SON LOS COSTOS FIJOS Y CÓMO SE CALCULAN?
Los costos fijos son costos invariables para tareas, que permanecen constantes
independientemente de la duración de las tareas.
PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS.

Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen
recursos o no, puede escribir un costo fijo para una tarea.
Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:
• Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en
• Vista – Tablas – Costo
• Aparecerá la tabla Costo con los campos Costo Fijo y Acumulación de
Costos Fijos.
• En el campo Costo Fijo de la tarea, escriba el Costo.
• El total aparecerá en el campo Costo Total de la tarea de resumen del
proyecto.
Se mostrará lo siguiente:
10.8. REVISIÓN DE LOS COSTOS PLANEADOS.
• Revisión de los costos de asignación.

• Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Costo a la vista
Uso de Recursos. Para hacerlo siga estos pasos:
• Haga clic en Vista – Uso de Recursos, para mostrar una de las vistas de
asignaciones.
• Haga clic en Tabla – Costo
• En la vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignación y el
costo total de cada recurso.
10.9. REVISIÓN DE LOS COSTOS DE RECURSOS.
• Puede revisar los costos de recursos para ver cuánto cuesta a cada recurso
llevar a cabo las tareas asignadas. Para obtener los costos totales de un
recurso, agregue el Costo a la Hoja de recursos de la siguiente manera:
• Haga clic en Vista – Hoja de Recursos.
• Haga clic en Tabla – Entrada.
• Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el

que desea insertar el campo Costo.
• Haga clic en Insertar – Columna.
• En la lista Nombre de Campo, haga clic en Costo y a continuación haga clic

en Aceptar. Se agregará el campo Costo a la tabla, mostrando los costos
totales planeados para todas las asignaciones de cada recurso.
10.10. REVISIÓN DE COSTO DE TAREAS.
Puede revisar los costos de tareas para ver cuánto cuesta realizar cada tarea.
Este costo es la suma de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea,
además de los costos fijos adicionales. Para ver los costos totales de las tareas,
haga lo siguiente:
• Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista – Tabla – Costo

• Revise para ver el costo de cada tarea.
Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecerá el costo total del

proyecto:
Otra forma de ver el costo total del proyecto es:

• Haga clic en Proyecto – Información del proyecto.
• En el botón Estadísticas, aparecerá el costo total del proyecto.

CAPITULO XI. CALENDARIO LABORAL.
• Identifica las definiciones de tiempo del Ms Project.

• Establece el calendario del proyecto, recursos y de las tareas.
• Establece los días laborales, no laborales y vacaciones.
• Establece el procedimiento para generar campos personalizados.
• Genera indicadores gráficos tipo semáforo.
• Asigna horas extras a los recursos.
11.1 CALENDARIO LABORAL.
Microsoft Project proporciona tres tipos de calendario.
Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un

conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.
• Standard está establecido de lunes a viernes, de 9:00 am. A 7:00 pm. Con
una hora libre a medio día. Este es el calendario predeterminado que utiliza
el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.
• Turno de Noche El calendario laboral está establecido desde las 11:00 pm.
Hasta las 8:00 am. Cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a
4:00 de la mañana.
• 24 horas está determinado para periodos de 24 horas todos los días de la
semana, sin detenerse.
11.2 CALENDARIO DEL PROYECTO.
El calendario del proyecto define los días laborables o no laborables y las horas
para las tareas. Este calendario suele representar las horas de trabajo
tradicionales de la organización. Project usa ese calendario para programar
tareas que no tienen recursos asignados o que tienen un tipo de tarea de duración
fija. De forma predeterminada, se usa el calendario base Estándar como el
calendario de proyectos, pero puede reflejar programaciones alternativas usando
otros calendarios base.

11.3 CALENDARIO DEL RECURSO.
El calendario de recursos asegura que los recursos del trabajo (personas y

equipos) únicamente están programados para aquellos que están disponibles
para trabajar. Afectan a un recurso específico o categoría de recursos. De
forma predeterminada, la configuración de las horas de trabajo en el calendario
de recursos coincide con el calendario del proyecto. Sin embargo, puede
personalizar el calendario de recursos para mostrar la información de
programación individual, como vacaciones, ausencias laborales o período de
mantenimiento del equipo.
11.4 CALENDARIO DE LA TAREA.
Los calendarios de tareas permiten programar tareas durante un tiempo de

descanso, tal como se define en el calendario de proyectos o calendario de
recursos.
Por ejemplo, puede configurar un calendario de tareas si tiene una tarea que haya
que realizar por la noche o durante el fin de semana.
11.5 CAMBIAR CALENDARIO LABORAL.
Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuáles son los

días de descanso que afectan la programación y las horas de trabajo que se vaya
a implementar en el proyecto.
Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las

tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, como por ejemplo se
muestra en la imagen:

11.6 AJUSTAR EL HORARIO LABORAL DIARIO.
Para ajustar el horario laboral del proyecto se debe ingresar al menú Proyectos,
luego, hacer clic sobre la opción cambiar calendario de trabajo (ver figura
siguiente).
Una vez hecho todo ello, se desplaza el siguiente cuadro de diálogo:
Para definir el horario laboral se debe seguir los siguientes pasos:

a. En la parte de abajo del cuadro seleccionar semanas laborables.
b. Luego, poner el cursor sobre predeterminado y luego hacer clic sobre la
opción detalles (ver figura siguiente).

c. Seleccionar el día que se desee cambiar el horario en el lado izquierdo del

cuadro del diálogo.
d. Seleccionar la tercera alternativa mostrada en cuadro de dialogo, es decir,
“establecer día en estos periodos laborables específicos”.
e. Verá usted, que con la selección de la tercera alternativa en la tabla de abajo
se habilitara los espacios de las horas de trabajo.
f. Introducir manualmente el horario de trabajo deseado, en este caso se
establecerá el horario de 8:30 a 12:30 y de 14:30 a 18:30 (ver cuadro
siguiente).

g. Finalmente, para concluir con la configuración se debe hacer clic en aceptar

en los dos cuadros de diálogos.
11.7 ESTABLECER DÍAS NO LABORABLES.
El Microsoft Project también nos presenta la posibilidad de definir días no

laborables dentro del proyecto, estas se pueden dar por feriados, o por
cualquier otro motivo que el proyecto considere necesario preverlo. Para ello,
debemos ingresar al mismo cuadro de dialogo estudiado en el anterior acápite,
es decir menú – cambiar tiempo de trabajo (ver figura siguiente).
Con todo ello, se desplaza el siguiente cuadro de diálogo:
Aquí se debe seguir los siguientes pasos:

a. En la parte de abajo del cuadro seleccionar Excepciones.

b. Luego, poner el cursor sobre la fecha específica que se quiera establecer
como día no laborable, en este caso definiremos el 6 de Agosto como día no
laborable.
c. En la parte inferior del cuadro, en la columna de nombre poner el motivo por
el cual se considera esa fecha como no laborable, en este caso, diremos que
el 6 de Agosto es aniversario de la empresa (ver figuras siguientes).
d. Vea usted en la figura anterior que el día programado como no laborable

tiene un color de fondo diferente a los demás, eso nos indica que ése es un

día de excepción (no laborable). Y finalmente para guardar las

modificaciones realizadas hacer clic sobre aceptar.
11.8 ELIMINAR CALENDARIO.
Para poder eliminar un calendario existente:
• Vamos al menú Archivo, luego a información.

• Luego seleccione el botón Organizador, ubíquese en la ficha Calendario y
aparecerá la siguiente ventana, donde podrá realizar la eliminación del mismo:
11.9 CAMPOS O COLUMNAS CALCULADAS O PERSONALIZADOS.
Puede Usar Campos Personalizados:

• Para almacenar y manipular datos personalizados en un archivo de proyecto.
• Para cambiar la forma en que aparecen varios elementos en la pantalla y
como usar las herramientas y comandos del Project.
PROCEDIMIENTO:
• Proyecto, Campo Personalizado.

• Seleccione Tarea y después Costo porque quiero comparar los valores de

costos de tareas.
• Proporciono un nombre significativo para el código o campo personalizado,
por ejemplo: Diferencia.
• Hacer clic en el botón Formula para el Campo.
• Cree una formula en el cuadro de texto seleccionando los campos o
funciones.
[Costo]-[Costo Previsto]
• Para hacer una fórmula, use los operadores que aparecen sobre los botones
Campo y Función.
• En el cuadro de dialogo Formula haga clic en Aceptar.
• En el cuadro Campos Personalizados, haga clic en Aceptar para guardar la
formula y volver a mostrar el cuadro de dialogo Campos personalizados.
• Haga clic en cerrar y Aceptar.
SEMÁFOROS.
Se quiere aplicar semáforos en una consulta de fechas igual, por ejemplo se
necesita:
• Una Fecha2 y se necesita saber de acuerdo al día actual los días que faltan
para llegar a esa Fecha2
• Fecha2=25.05.2012
• Fecha Actual del día = 10.05.2012, entonces estoy a 15 días de la fecha
Fecha2 y se quiere que cuando este a 6 días de la fecha colocar semáforo

amarillo, si es menos de 4 días semáforo rojo y cualquier cantidad de días

antes de los 6 días, semáforo verde.
• Definir la fecha de inicio del proyecto.
• Ingresar las tareas y duraciones correspondientes.
• Insertar un campo / columna.

• Se visualiza la siguiente ventana después de insertar un campo.
• Colocar un nombre (en este caso le asignaremos PROX. A FINALIZAR).
• Luego seleccionar el botón FORMULA
• Ingresar la siguiente fórmula:

• Como también lo podríamos realizar de la siguiente manera:
• A continuación, en el botón indicadores gráficos realizar lo siguiente:
• Colocar las restricciones para el semáforo.

• Para calcular la cantidad de días restantes.
• Agregar un columna de tipo número y realizar lo siguiente:

o Nota: Fix (matemática).
RESULTADO FINAL.

11.10. HORAS EXTRAS.
Una hora extra en Project es la cantidad de trabajo programado fuera de la

jornada normal de trabajo de un recurso asignado y se cobran a la tasa de
horas extras del recurso. No representan un trabajo adicional en una tarea, sino
que representan la cantidad de tiempo que ha dedicado a una tarea fuera de la
jornada normal. Mediante la programación de horas extras, el recurso puede
terminar la tarea más rápido y por lo tanto eliminar el conflicto.
Lo que se realice con una tarea se replica para las siguientes, para ello
ingresaremos una tarea con duración de 5 días y asignar el recurso
correspondiente, como se muestra:
En el Diagrama de Gantt:
En la Hoja de recursos:
Seleccionar Mostrar los detalles:

Se visualizara la ventana del Project con diferentes ambientes de trabajo, como

se muestra:
Aquí deberemos de seleccionar en un espacio vacío para mostrar el menú

contextual, con la finalidad de trabajar en el ambiente de horas extras:
Luego de realizado deberemos de cambiar de ambiente de trabajo en el

diagrama de Gantt a la vista Uso de Recursos:

En el espacio inferior de trabajo, realizar los siguientes cambios y luego

Aceptar:
A continuación se visualizará:

CAPITULO XII. SEGUIMIENTO.
• Realiza el ingreso de información de la ejecución real del proyecto.

• Establece la línea base del proyecto.
• Realiza el estudio del Gantt de seguimiento.
12.1. LÍNEA BASE DEL PROYECTO.
Una de las actividades muy importantes de un administrador de proyectos

después de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos actuales y
evaluar el funcionamiento del proyecto.
Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo

con su plan original. Este plan original es lo que se denomina línea de base del
plan, o simplemente línea de base. Una línea de base es un conjunto de
valores importantes de un plan de proyecto, como son las fechas de comienzo
y finalización estimadas de las diversas tareas y asignaciones con sus costos
presupuestados. Cuando usted almacena una línea de base, Microsoft Project
toma una imagen estática de los valores existentes y la almacena en el archivo
de Microsoft Project para futuras comparaciones.
Los valores específicos almacenados en una línea de base incluyen los

campos de tarea, recursos y asignaciones y los campos por fase temporal
listados.
Una línea base es una fotografía instantánea de su proyecto cuando se completa

la fase de planificación o a veces al final de una fase crítica.
La línea base es un conjunto de datos que se guarda en el mismo archivo

donde realiza el seguimiento de los datos reales el progreso.
Project le permite guardar hasta líneas de base e igual número de planes

provisionales durante el proyecto.
Para ello debe de seleccionar:

Proyecto / Establecer Línea de Base.

A continuación:
Existen 11 líneas de Base.
Ahora vamos al Gantt de Seguimiento, aparecen dos barras:

• Azul que es el Plan Ideal y
• Rojo que es la Ruta Crítica.
• La vista Gantt de varias líneas de base se basa también en la vista Diagrama

de Gantt. Esta vista le permite ver las tres primeras líneas de base
guardadas en su proyecto. Cada línea de base está representada por un
color diferente.
• La tabla por defecto para la vista de Gantt de varias líneas de base es la
tabla de entrada.
12.2. GANTT DE SEGUIMIENTO.
• Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del

triángulo del proyecto: tiempo, dinero y ámbito. Al ajustar uno de estos
elementos se ven afectados los otros dos eventos como retrasos inesperados,
desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en
la programación.
• Si mantiene actualizada la información del proyecto, podrá ver siempre el

estado más reciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con
anticipación problemas que pueden afectar al éxito del proyecto y utilizar
Microsoft Project para encontrar soluciones.
12.3. AVANCE o PORCENTAJE COMPLETADO.
• Haga doble clic en la Tarea1, vamos a la ficha General, donde dice

Porcentaje completado, supongamos que se ha trabajado 2dias y en un 70%
• Para realizar un seguimiento real debemos alimentar al Sistema con el

avance que sea real.
• Se visualizará de la siguiente forma:

EJEMPLO:
Vamos al Gantt de Seguimiento y vemos:
• Que la Etapa A tiene un 21% mientras que el Proyecto General tiene un 8%.
SEGUIMIENTO DE LOS COSTOS.
• Todas estas variaciones se ven también en la Tabla: Costos.

• En Costo Real aparecen valores. Lo que se consume realmente.
• Puede configurar el ambiente del Project para el tipo de moneda:

CAPITULO XIII. TRABAJO CON VARIOS PROYECTOS.
• Establece la compartición de recursos identificando al fondo de recursos.

• Realiza la fusión de proyectos.
• Diferencia tareas internas de las externas.
13.1. TRABAJO CON VARIOS PROYECTOS.
Muchos administradores de proyectos deben encargarse de varios proyectos a

la vez. Estos proyectos a menudo comparten recursos e incluso trabajan de
manera simultánea. Además, es posible que existan relaciones de dependenc ia
entre ellos o con otros proyectos para los que no sea el administrador.
Microsoft Project dispone de varias características para facilitar el trabajo con

varios archivos de proyecto.
13.2. FONDO DE RECURSOS.
Cuando se administran varios proyectos, los recursos de trabajo (personas y

equipamiento) suelen estar asignados a más de un proyecto. Podría resultar muy
difícil la coordinación del tiempo de los recursos entre diversos proyectos,
especialmente si los proyectos son administrados por diferentes personas. Por
ejemplo un contador podría tener asignaciones de tarea para el desarrollo del
rol de pagos, compra de equipos computacionales, contratación de seguros de
vida para el personal (tres proyectos que se realizan de manera simultánea).
En cada proyecto, el contador podría estar totalmente asignado o incluso infra

signado. Sin embargo, si reúne todas las tareas que le han sido asignadas en
cada proyecto, podría descubrir que está sobre asignado, es decir que ha sido
asignado a más tareas de las que puede llegar a cumplir en un determinado
momento.
Un fondo de recursos le ayudará a observar el modo en que están siendo

utilizados los recursos en los diversos proyectos. El fondo de recursos es un
archivo de Microsoft Project que reúne la información de recursos de varios

archivos de proyecto. Este archivo contiene información sobre todas las

asignaciones de tarea de los recursos de todos los archivos de proyecto
vinculados al fondo de recursos. Cuando usted cambie información de algún
recurso en el fondo de recursos, automáticamente todos los archivos de
proyectos vinculados utilizarán información actualizada.
A los archivos que están vinculados con el fondo de recursos se denominan

archivos compartidos. Microsoft Project puede disponer de hasta 999 archivos
compartidos vinculados a un único fondo de recursos.
A continuación crearemos un fondo de recursos para dos archivos de proyecto:
1. Pulse el botón Nuevo en el menú Archivo.
2. Pulse el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Información del Proyecto
3. Elija Guardar como en el menú Archivo para crear un nuevo proyecto.
4. Guarde el archivo con el nombre Fondo recursos 1.
5. Seleccione Organizar todo en el grupo de opciones Ventana de la cinta

del menú Ver.

(Deben estar abiertos todos los archivos a fusionar, que previamente debe haber
creado)
Microsoft Project organiza las tres ventanas de archivo de proyecto

presentando los tres proyectos lo que servirá de ayuda para observar los
resultados obtenidos.
6. Haga clic en Hoja de recursos en la Barra de vistas.
7. Haga clic en la barra de título de la ventana Prueba1 y seleccione la Vista

Hoja de recursos.
8. Ubíquese en el proyecto Fondo de recursos 1 y seleccione Fondo de

Recursos del grupo asignaciones en la cinta del menú Recursos
9. Seleccione Compartir recursos

10. En el cuadro de diálogo Compartir recursos, seleccione Utilizar recursos y

en el cuadro de texto elija Prueba1.
11. Pulse el botón Aceptar. Podrá ver los recursos del archivo Prueba 1 en el
archivo Fondo recursos 1.

12. Haga clic en la barra de título Proyecto musical1 y seleccione la vista Hoja
de recursos.
13. Ubíquese en el proyecto Fondo de recursos 1 y seleccione Fondo de

Recursos del grupo asignaciones en la cinta del menú Recursos
14. Seleccione Compartir recursos.
15. En el cuadro de diálogo Compartir recursos, seleccione Utilizar recursos y

en el cuadro de texto de elija Proyecto musical1
16. Pulse el botón Aceptar. Podrá ver los recursos del archivo Proyecto
musical1 en el archivo Fondo recursos 1.
La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

El fondo de recursos contiene la información de recursos de dos archivos

compartidos (Prueba 1 y Proyecto musical 1). Microsoft Project consolidará la
información de los archivos basándose en el nombre del recurso, por ejemplo
Mario Barahona.
Una de las ventajas importantes del uso de un fondo de recursos es que me

permite visualizar el modo en que se encuentran asignados los recursos en los
proyectos.
A continuación visualizaremos la información del fondo de recursos.
a. Haga clic en la barra de título de la ventana Fondo recursos 1.
b. Haga clic en Uso de recursos en la Barra de vistas.

INFORMATICA APLICADA II
c. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre de recurso y deslícelo a

través de la vista Uso de recursos hasta que sean visualizadas todas las
asignaciones de Mario debajo de su nombre.
d. Los detalles de la escala temporal de la parte derecha de la ventana, se

desplazarán horizontalmente para mostrar las asignaciones de las tareas
e. Divida la ventana, utilizando el botón ubicado en la parte inferior derecha

de la ventana y con el mouse arrástrelo hacia arriba.
f.
En esta vista combinada
podrá visualizar todos los
recursos en el fondo de
recursos y sus
asignaciones (en el panel
superior), además, de los
detalles adicionales (en el
panel inferior) de todos los
archivos compartidos.

NCCU-220 - MANUAL-NAEDE-Parte III

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SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

CAPITULO I. ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE DATOS. ........................................ 5

CAPITULO VIII. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.

8.1. CONCEPTOS DE PROYECTO.

Un proyecto es un emprendimiento temporáneo creado para realizar un

Los proyectos para su ejecución necesitan de recursos, estos pueden ser el

El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, por lo que los proyectos

La razón por la que se emprende un proyecto es crear un producto o servicio

8.2. FASES DE UN PROYECTO.

Todo proyecto posee algún elemento de tiempo, algún componente financiero y

8.3. EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO.

• Si bien un proyecto, puede analizarse desde diferentes aspectos, el más

a) TIEMPO. Posiblemente el tiempo limitado es la delimitación con la que

Un ejemplo de la delimitación del tiempo puede ser: necesitamos el software

b) COSTO. Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero,

c) ÁMBITO. Se debe considerar dos aspectos: el ámbito del producto y el

El ámbito del producto describe la calidad, característica y funciones del

El ámbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo,

8.4. DELIMITACIONES DEL PROYECTO.

a) SI LA DURACIÓN DEL PROYECTO DISMINUYE.

c) SI EL ÁMBITO DEL PROYECTO AUMENTA.

8.5. ¿QUÉ SON LAS TAREAS?

Son actividades que tienen un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se

8.6. TAREAS CRÍTICAS.

El conjunto de tareas críticas forman la ruta crítica del proyecto.

8.8. DEFINICIÓN DE MS PROJECT.

Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar

• Planificación del proyecto y creación de una programación: Es la fase más

• Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo

se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto.

• Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la

8.9. INGRESO AL ENTORNO Y SU DESCRIPCIÓN.

1. Pulse el botón Inicio en la barra de tareas de Windows.

3. Se iniciará Microsoft Project 2010 donde se distinguen los siguientes

En la anterior figura se puede apreciar la nueva interfaz del Project 2010

a) Barra de Acceso rápido: Son aplicaciones de Office que las incluye en

8.10. EXPLORANDO LAS PESTAÑAS DE MENÚ.

a) Tarea: El menú tarea se divide en 8 grupos:

b) Recurso: El menú recurso se divide en se divide en 5 grupos:

c) Proyectos: El menú proyectos se divide en 6 grupos:

d) Vistas: El menú vistas se divide en 7 grupos:

- Vista por tareas - Vista de dos paneles

e) Formato: El menú formato se divide en 5 grupos:

- Formato - Mostrar u ocultar

8.11. CREAR UN NUEVO PROYECTO.

1. Elija la opción Archivo, Nuevo y Proyecto en Blanco.

2. Pulse el botón Crear, le aparecerá la pantalla de Inicio de Microsoft

La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada

8.12. CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO.

Se recomienda realizar la configuración del proyecto como primer paso dentro

8.13. CONFIGURACIÓN INICIAL DEL PROYECTO.

El objetivo de la configuración del proyecto es introducir al Project toda la

Para tal efecto se debe seguir los siguientes pasos:

a) Ingresar al menú “archivo”.

b) Luego, abrir la pestaña “informaciones”.

c) Clic sobre “información de proyectos”.

d) Clic sobre “propiedades avanzadas”.

Dentro del cuadro de dialogo “Propiedades de Proyecto” abrir la opción

El cuadro de dialogo “propiedades” tiene 5 pestañas, dentro

Título: digitar el nombre del proyecto.

8.14. GUARDAR UN PROYECTO.

Pulse el botón Guardar en la barra de herramientas estándar.

1. Elija el lugar donde guardar (carpeta), en el cuadro de texto Nombre de