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MS PROJECT BÁSICO
CONTENIDO
SESIÓN 01.- INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS....... 3
Conceptos Básicos
Administración de Proyectos
Modelos tradicionales de la administración de proyectos
¿Qué es el triángulo del proyecto?
¿Cuál es el lado fijo del triángulo?
¿Cómo se puede optimizar para cumplir con la
programación?
Entorno de Microsoft Project
Crear, abrir y guardar un plan de Proyecto
Información del proyecto
Propiedades del proyecto
Calendario del proyecto
SESIÓN 02.- ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS ............................. 24
Tipos de tareas
Ingresar Tareas al Proyecto
Organización de las tareas en un esquema
Definir la duración de las tareas
Cambiar la duración de una tarea
Cambiar las unidades predeterminadas
Permitir mejores estimaciones
Realizar mejores estimaciones
Tener en cuenta la experiencia pasada
Comprender el presente: Quién y qué
Use PERT
Establecer dependencia entre tareas
Dividir tareas
Hitos
Calendario de tareas
Ejercicios Propuestos
Tipo de Recursos
Ingresar Recursos
Asignar Recursos a las tareas
Asignar Recursos adicionales a las tareas
Sobreasignaciones
Calendario de Recursos
Ejercicios Propuestos
Conceptos Básicos
Especificar costos variables para los recursos de trabajo
Especificar costos fijos para los recursos de trabajo
Establecer los costos para los recursos de material
Establecer varios costos para un recurso
Establecer la acumulación de costos
Cambiar el método de acumulación de costo fijo para las
tareas existentes
Planeamiento de costos fijos de tareas
Ejercicios Propuestos
Conceptos Básicos
los últimos 50 años, así como sus métodos, sistemas y herramientas, se puede decir que desde
la segunda guerra mundial con técnicas como la programación lineal, PERT, CPM etc. Sin
embargo hace apenas unos 10 años que su divulgación como una profesión en gran escala
cerrar proyectos. Hoy día la tendencia mundial es administrar profesionalmente los proyectos.
Entre algunas de estas herramientas de gestión de proyectos tenemos a Microsoft Project 2016.
De hecho la administración de proyectos formal a f inal de cuentas resulta menos costosa que la
tradicional. De igual manera es más efectivo administrar nuestros proyectos con orden y rendición
de cuentas, que improvisar soluciones sobre la marcha, además que en este enf oque informal
entregas tardías, entre otras. Es claro que, aunque pudiéramos tener la mejor herramienta de
administración de proyectos que existiera a nivel mundial, nunca podrá ésta sustituir nuestro
buen juicio. Sin embargo, la herramienta puede y nos debe facilitar mucha información.
Administración de Proyectos
dirección, control y motivación de una serie de recursos para un periodo de tiempo específico
1) Fase de definición
2) Fase de planeación
3) Fase de control
Fase de definición
En esta f ase se define lo que el proyecto es y no es. Define el destino del proyecto y debe
Fase de planeación
El propósito de esta fase es definir y asignar los objetivos del proyecto y desarrollar un plan que
La def inición de como completar el proyecto involucra las siguientes preguntas básicas:
Fase de control
El propósito de esta f ase es implantar un plan, monitorear el progreso del proyecto y tomar
acciones correctivas para asegurar que la distribución del proyecto es realizada eficientemente.
Estas son algunas de las muchas actividades que comprenden esta fase:
planeado
1) Costo
2) Tiempo
3) Recursos
4) Nivel de calidad
Estas cuatro variables determinan la secuencia completa del proyecto. Para completar un
• Incrementar recursos
• Anadir turnos
Diseñando el plan
Este punto de vista de considerar a una empresa como el organismo de un ser humano implica
que, para que un negocio pueda sobrevivir y prosperar, todas sus piezas f uncionales deben
trabajar en conjunto hacia objetivos o proyectos específicos. En las décadas posteriores a los
años sesenta, este enfoque hacia la administración de proyectos comenzó a af ianzarse en sus
f ormas moderas. Aunque varios modelos empresariales distintos evolucionaron durante este
período, todos comparten una estructura subyacente común: un administrador del proyecto
Planeación ascendente Esta tendencia enf atiza el uso de diseños de proyectos más sencillos,
ciclos más breves, colaboración eficiente entre los miembros del equipo, participación más sólida
de los miembros del equipo y toma de decisiones. Este enfoque se conoce ampliamente como e
incluye varias metodologías relacionadas, como Scrum, Crystal, Extreme Programming, Unified
toda la empresa sobre la cartera de proyectos que una organización debería tener y por permitir
que las tecnologías de minería de datos hagan más transparente la información de la cartera.
Es esta combinación de elementos (tiempo, dinero y ámbito) lo que llamamos triángulo del
proyecto. (Estos elementos concurrentes también se conocen como las tres restricciones de un
proyecto). Si comprende el triángulo del proyecto, podrá tomar mejores decisiones cuando
Si ajusta cualquiera de los lados del triángulo, los otros dos lados
se ven af ectados.
ámbito reducido.
Cumplir con el presupuesto podría dar como resultado una programación prolongada y un
ámbito reducido.
Aumentar el ámbito podría ocasionar que el proyecto dure más y cueste más en el sentido de,
Los cambios en el plan pueden af ectar al triángulo de diversas maneras, dependiendo de las
recortar la programación podría incrementar los costos. En otros casos podría incluso reducirlos.
En términos del triángulo del proyecto, los recursos se consideran elementos de costo. Por lo
que al ajustar los recursos para acomodar más o menos trabajo a fin de reflejar su disponibilidad,
los recursos.
También podrá observar que a medida que ajusta los recursos, la programación cambia. Por
ejemplo, si tiene varias de recursos y el proyecto, la programación podría entonces incluir y que
En la mayoría de los proyectos, al menos uno de los lados del triángulo está "fijo", es decir, no
cambiar las fechas. O bien, puede ser el ámbito; no habrá cambios en las.
El truco está en encontrar los lados "fijos" del triángulo de su proyecto. Éstos le indicarán qué es
lo que puede modificar y dónde puede realizar ajustes si llega a surgir un problema. Formular el
problema en una f rase puede ayudarle a determinar qué lado del triángulo presenta problemas.
Saber qué lado del triángulo no se puede modificar le ayudará a saber dónde puede realizar
ajustes. De esta f orma, cuando comience el proceso de optimización, tenga en cuenta el orden
Primero, decida cuál de los tres elementos está f ijo. Por lo general, éste es el elemento más
A continuación, determine en qué lado se presenta el problema actual. Una vez identificado,
sabrá cuáles son los elementos con los que deberá trabajar para volver a encaminar su proyecto.
Si el lado problemático coincide con el lado fijo, aún cuenta con los otros dos lados del triángulo
para trabajar. Por ejemplo, si el proyecto debe f inalizar a tiempo y el problema es que está
demorando demasiado, puede ajustar los recursos o ajustar el ámbito para volver a encaminar
el proyecto.
Si el lado problemático es diferente del lado f ijo, querrá optimizar ajustando el otro lado. Por
Cabe mencionar que cuando se ajusta un lado del triángulo de tiempo, dinero y ámbito, los dos
lados restantes pueden verse afectados, ya sea de manera positiva o negativa, dependiendo de
Nota: Una vez ajustado el plan del proyecto, compruebe nuevamente los otros dos elementos
para asegurarse de que todo siga siendo viable. Por ejemplo, si ajustó el plan para reducir los
Una vez analizada la programación, es posible que descubra que ésta no cumple la fecha límite
del proyecto. Existen varias formas en las que puede ajustar la duración de la programación. Los
métodos que elija dependerán de las limitaciones impuestas al proyecto completo, como el
La manera más ef ectiva de acortar la programación consiste en cambiar las tareas que están en
la. La ruta crítica es una serie de tareas dependientes cuya última tarea termina en la f echa de
f inalización del proyecto. Si alguna de las tareas de esta serie se mueve, también se moverá la
f echa de f inalización del proyecto. Es probable que modificar las tareas que no están en la ruta
Acortar la de las tareas (generalmente como ref lejo de una reducción en el ámbito o un
Quitar tareas para cumplir con la f echa de f inalización (generalment e como ref lejo de una
reducción en el ámbito).
Reducir la cantidad de trabajo asignado (generalmente como ref lejo de una reducción en el
Al ajustar la programación, se pueden incrementar los costos, se pueden sobre asignar los
recursos y el ámbito puede cambiar. Por ejemplo, si reduce la duración de las tareas en la ruta
crítica, es probable que el proyecto termine antes. Sin embargo, el ámbito de estas tareas, y
probablemente de todo el proyecto, puede verse reducido. O bien, si asigna recursos adicionales
a las tareas de la ruta crítica con el f in de terminarlas más rápidamente, podría encontrarse con
una sobreasignación de estos recursos, por lo que deberá pagar, incrementando así los costos.
trabajo.
parte inf erior está la barra de estado, que es donde se informa el estado de alguna actividad.
Menú Pestaña de
Archivo selección Ayuda
Cinta de
Opciones
Zoom de vista
Barra de
Botones de
estado cambios de vista
2. Asegúrese de que la opción Proyecto en blanco este activada y, a continuación, haga clic en
de proyecto.
Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo
Fecha de comienzo.
Para programar un proyecto a partir de la f echa de finalización, haga clic en Fecha de f inalización
Fecha de f inalización.
que averiguar la f echa límite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le
5. Si está utilizando Project Prof essional 2016, puede incluir campos personalizados de la
NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios
Si cambian los planes, puede modificar esta inf ormación inicial del proyecto en cualquier
momento en el cuadro de dialogo Información del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos
reales a las tareas, como las f echas de comienzo o de f inalización reales, las tareas se
Si desea guardar el proyecto como un proyecto de empresa, debe conectarse a Project Server
Si crea y guarda este proyecto localmente y después decide guardarlo en Project Server, el
El proyecto se puede actualizar con distintas vistas, tablas, campos y otros elementos. Además,
se perderá todo f ormato que no sea consistente con la plantilla de la inf ormación global de la
empresa.
No hay dos organizaciones que vean la inf ormación (especialmente la inf ormación de un
proyecto) de la misma f orma. Una simple lista de tareas y algunas barras no siempre son la mejor
Project 2016 cuenta con nuevas características que permiten ver no solo elementos críticos de
un proyecto, sino también administrar la programación y los recursos de forma más eficiente.
Esta introducción le guiara por las diferentes formas en que se puede ver un proyecto. Siga los
vínculos incluidos en cada paso para obtener información detallada acerca de cada proceso.
La f orma clásica de ver inf ormación de Project siempre ha sido la vista Diagrama de Gantt. No
obstante, Project 2016 ofrece muchas otras vistas que le permiten ver solo los datos que le
interesen. Además, puede usar estas nuevas vistas para administrar tareas y los integrantes de
Lo primero es lo primero: necesita encontrar algunas vistas para mostrar. La cinta le ayudara a
A veces quizá solo desee tener un panorama general del proyecto. Use la vista de escala de
tiempo para obtener una visualización grafica de todo el proyecto para imprimir y realizar informes
f ácilmente.
Todo lo que necesite hacer en Microsoft Project se encuentra más a su alcance que nunca.
El control deslizante del zoom es una característica nueva que permite controlar exactamente
que parte de la vista de escala de tiempo de sus proyectos desea ver. Lo encontrara en la esquina
Project ofrece cientos de vistas. Encuentre la más adecuada consultando una lista de todas las
vistas posibles.
Un proyecto no es una simple lista de tareas. La esencia de un proyecto son las relaciones entre
las tareas. Aprenda cómo organizar las tareas para conf igurar las relaciones que ref lejan el
A veces, no se necesita Project (si, es verdad). Puede recurrir a otras aplicaciones, como Excel
Si de algo no hay duda en relación con las vistas de un proyecto es que seguramente deseara
modificarlas a medida que vaya conociendo mejor el proyecto y su equipo de trabajo. Estos son
algunos aspectos que hay que tener en cuenta cuando desee ajustar una vista.
Agregar columnas a una vista de proyecto permite controlar la inf ormación que se ve. También
Por más sencillo que sea usar Project 2016, los proyectos pueden complicarse. Aprenda como
Filtrar una vista permite quitar los elementos que estorban en una programación para poder
Ordenar la inf ormación permite organizar las tareas o recursos numérica o alfabéticamente para
Agrupar la inf ormación permite clasificar las tareas o recursos para poder ver inf ormación
Es natural que desee imprimir una vista. Todo el mundo lo hace. Con Project, imprimir una vista
Las vistas pueden modificarse. Descubra los métodos más convenientes para personalizar aún
Aunque no tenga uno de los mejores programas de administración de proyectos del mundo
Si su organización tiene instalado Project Server 2016, puede ver y actualizar información de
Use las características avanzadas de informes de Project para exportar información a Excel,
Visio o PowerPoint.
Tomar una instantánea de un proyecto y pegarla en otro programa de Office es una forma
Puede exportar información desde Microsoft Project a otro formato usando un asistente. Los
f ormatos más comunes incluyen Excel, archivos de solo texto o XML, entre otros.
1. Abra el proyecto.
3. En el panel derecho, haga clic en Inf ormación del proyecto y, a continuación, haga
Puede usar el calendario del proyecto para ref lejar los días y horas laborables generales del
proyecto, así como los periodos no laborables normales (por ejemplo, fines de semana y noches)
NOTA: Si usa Project Prof essional 2016 con Project Web App, solo puede cambiar los
administrador.
Detalles.
6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y
NOTA: Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un
seleccionada.
Si selecciono Terminar el, escriba o seleccione la f echa en la que desea que f inalice la tarea
repetitiva.
Cualquier tarea a la que este recurso este asignado se programara en f unción del día de
descanso. Para ello, por lo general se aumenta el número de días necesarios para completar la
tarea.
del proyecto. Si va a usar esta programación de festividades para varios proyectos, considere la
posibilidad de que el proyecto sea una plantilla o de agregar el calendario al archivo global. Si
usa Project Prof essional, considere pedirle al administrador del servidor que agregue el
1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar tiempo de
trabajo.
2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del
(Calendario del proyecto). También puede seleccionar la opción 24 horas o Turno de noche.
Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la
excepción.
6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una f recuencia desde Diaria hasta Anual y, a
continuación, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad. Los detalles
del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrón diario, semanal,
mensual o anual.
NOTA: Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un
seleccionada.
Si selecciono Terminar el, escriba o seleccione la f echa en la que desea que f inalice la tarea
repetitiva.
Cualquier tarea programada durante la f estividad será reprogramada de f orma automática para
tareas.
Puede usar esta característica para personalizar el calendario del proyecto según las
necesidades de su organización (como crear una semana laboral que incluya fines de semana).
calendario de recurso o para un calendario nuevo, haga clic en la pestaña Semanas laborales.
semanas laborales para un rango de días que difieren del día laborable predeterminado, como
un calendario de verano para obras en carretera o una semana laborable que incluya f ines de
la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuación, escriba las
f echas de inicio y finalización del periodo en que tendrá lugar la programación adicional.
4. En el cuadro de dialogo Detalles de, seleccione a su vez los días que desea cambiar de
Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los
periodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a
Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar ningún
trabajo. Por ejemplo, si nadie en su organización trabaja los viernes, seleccione viernes y, a
Establecer días en estos períodos laborables específicos Para establecer los periodos laborables
para los días seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a las que desea
que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que f inalice el trabajo
en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su organización trabajan los sábados,
específicos.
Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los recursos y la forma en
1. Calendario del proyecto Este es el calendario que se usa para designar la programación de
2. Calendario de recursos Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de
Para modificar dichos calendarios, haga clic en Cambiar tiempo de trabajo, en la f icha General
del cuadro de dialogo Información del recurso. También puede crear y asignar calendarios de
recursos para recursos individuales o grupos de recursos con el f in de indicar horas de trabajo
específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede
modificar los calendarios de recursos para indicar periodos no laborables, como vacaciones y
permisos.
Calendario de tareas Las tareas se programan según los periodos laborables del calendario del
proyecto. No obstante, puede personalizar los periodos laborables desde el calendario del
horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas
resulta especialmente útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines
de semana, que están designados como periodos no laborables en el calendario del proyecto.
Calendario base Un calendario base se usa como plantilla en la que se basan el calendario del
base:
Estándar (9:00 a.m. a 7:00 p.m. de Lunes a Viernes con 2 horas para comida, 8 horas trabajo)
Tipos de tareas
La siguiente explicación sobre Tipo de tarea es válida para cualquier versión de Microsoft Project,
aunque en Ms Project 2016 ha variado ligeramente la presentación de la inf ormación, tal como
Para comprender el signif icado del campo Tipo en Microsoft Project, basta con analizar las
dif erentes situaciones que se pueden dar cuando el usuario modifica manualmente alguno de
estos 3 campos de tarea: Trabajo, Duración o Unidades asignadas de recurso, y que son las
El campo Tipo de tarea solo tiene interés y validez cuando hay algún recurso asignado a la tarea,
La manera habitual de introducir estos datos es en el f ormulario inf erior de la pantalla de una
vista cualquiera de tareas como la de Diagrama de Gantt y que es el que se muestra en la imagen
anterior para la versión 2016. A través de Menú/ ventana/ Dividir pantalla, en versiones
anteriores a 2016 accedemos a este formulario, y con Ficha Vista/ Grupo Vista en dos paneles/
Detalles/ Formularios de tarea en el caso de que estemos utilizando 2016. Para asegurarnos
derecho del ratón sobre alguna zona neutra del formulario que acabamos de desplegar. Cuando
Aceptando que la fórmula general para calcular las horas de trabajo de los recursos asignados
de una tarea, es el producto de los días de duración de la tarea por las horas/día que dedican los
recursos asignados, Microsoft Project propone que elijamos uno de los 3 campos (Trabajo,
Duración o Unidades de recurso) como f ijo, para que cuando modifiquemos manual y
opcionalmente uno de los dos campos restantes de la f órmula, sepa cuál es el que tiene que
calcular para mantener la igualdad de la estimación inicial que introdujimos la última vez.
En el cuadro de más arriba se muestra las 6 situaciones que se pueden dar al modificar alguno
IMPORTANTE.- Se recomienda que cada vez que se haga un cambio manual en algún campo
del f ormulario, se pulse a continuación la tecla Aceptar en esa misma ventana inf erior, ya que
introducir varios cambios sin Aceptar de por medio, puede llevar a resultados inesperados en los
Así pues, recomiendo “cacharrear” con dif erentes hipótesis de ejemplo sobre el formulario
en la vista Uso de tareas por ejemplo, para la 2016, insertando eso sí y para este último caso,
las columnas Trabajo, Duración, Máxima (unidades de recurso) y Tipo en la tabla a mostrar.
tarea por defecto para el proyecto, esto quiere decir que las nuevas tareas que se vayan creando
serán de ese tipo, aunque puede cambiarse posteriormente como se ha estado comentando en
el artículo. Microsoft Project trae inicialmente el valor en Tipo= Unidades fijas que es lo más
limitante para la mayoría de las tareas, elegiremos Trabajo fijo o Duración fija como por defecto.
En este caso de recursos no limitados, seleccionamos Trabajo fijo cuando las tareas se estiman
por ejemplo, en base a las horas/recurso que son necesarias para completar la tarea. Finalmente
elegimos Duración fija, en proyectos en los que la duración de las tareas e incluso las fechas nos
vienen impuestas.
proyectos con Microsoft Project. Tiene sentido únicamente si hay recursos asignados a la tarea
y además queremos hacer ajustes y simulaciones específicas. Por lo tanto, aun siendo uno de
los aspectos más sofisticados de la programación con la herramienta Ms Project su uso no suele
ser intensivo.
Algunos usuarios suponen que el concepto, que se puede consultar en otro artículo ya publicado
en este f oro va necesariamente unido al Tipo de tarea, pero esto no es así. El tratamiento de
cada uno de estos dos parámetros se pueden y deben dar de forma independiente.
Resumiendo, si Ud. planifica con recursos asignados a las tareas, en f unción del Tipo de tarea
A) la cantidad de recursos necesarios (Unidades) para hacer una cantidad de horas de Trabajo
en un tiempo determinado (Duración), como es el caso de Tipo Trabajo fijo ó Duración fija, o
B) que calcule la Duración de una tarea cuando se asignan unos recursos concretos (Unidades)
que deben hacer un número de horas específicas (Trabajo), como es el caso de Tipo Unidades
C) como es muy habitual calcule el Trabajo de una tarea con un número específico de recursos
asignados (Unidades) trabajando durante un tiempo (Duración), como es el caso de Tipo de tarea
De manera predeterminada, las tareas se establecen como programadas manualmente, con una
f echa de inicio, una fecha de finalización y una duración que el usuario define. Microsoft Project
nunca cambiara las f echas de una tarea programada manualmente pero es posible que
aparezcan advertencias si existen posibles problemas con los valores especificados. Puede
Esto hace que Project programe la tarea en función de dependencias, restricciones, calendarios
y otros factores.
transcurso de un proyecto. Por ejemplo, durante la f ase de propuesta, es probable que desee
programar todas las tareas del proyecto de f orma manual y luego cambiar a la programación
automática una vez que la propuesta haya sido aceptada y el proyecto esté a punto de comenzar.
Algunos conjuntos de tareas pueden ser programados manualmente mientras que todas las
De manera predeterminada, el campo Modo de tarea está incluido junto al campo Nombre de
tarea en todas las vistas de hojas basadas en tareas, incluida la del Diagrama de Gantt. Se
muestra un icono que indica si la tarea es un marcador de posición, una tarea programada
Para cambiar el modo de tarea, haga clic en el campo. En la lista que aparece, haga clic en
propuesta. Tiene una idea poco precisa de las fechas de hitos importantes pero sin muchos
detalles. Crea tareas e hitos por medio del modo de tarea Programada manualmente. La
propuesta es aceptada y los elementos de trabajo y las fechas de entregas están cada vez mas
def inidas. Continúa programando manualmente esas tareas y fechas. A medida que algunas
f ases quedan mejor definidas, decide cambiar las tareas en esas fases al modo de tarea
programación, usted puede centrar su atención en aquellas fases que aun están en desarrollo.
puede cambiar para todas las tareas nuevas. En la ficha Tarea, en el grupo Programación,
haga clic en Modo de tarea y luego haga clic en Programación automática. Todas las tareas
Programada automáticamente.
automáticamente, con el aspecto de un tipo de datos Enumerado. Sin embargo, Project ve este
campo como un tipo de datos Si/No. Si la tarea está programada manualmente, esta tiene un
Las tareas de planes creados en versiones anteriores de Projec t tienen como modo
seleccionar Marcador de posición como modo de tarea. Project identifica como un marcador de
posición a cualquier tarea programada manualmente que no tenga inf ormación suficiente en al
Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan
características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de
resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede
usar las tareas de resumen para mostrar las f ases y sub fases principales del proyecto. Las tareas
de resumen esquematizan los datos de sus sub tareas, que son las tareas agrupadas en un nivel
inf erior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar
detallan las f ases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto
Nota Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las f ases que ha definido, probablemente
Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se
agrupan en f ases.
Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema
Cuando crea una tarea programada automáticamente, Project 2016 asigna estimada de forma
predeterminada para un día. Puede modificar la duración en cualquier momento para reflejar la
Nota Lo que ocurre cuando crea o modifica la duración de una tarea será dif erente si está
trabajando con una o con una. De f orma predeterminada, las tareas nuevas se programan
Programación automática.
1. Si f uera necesario, agregue la tarea al plan del proyecto. Para obtener las
duración es 1 día y desea expresar dicha duración en horas, primero debe calcular la
continuación.
5. Presione ENTRAR.
6. Nota En Project 2016, puede cambiar la duración de una tarea de resumen (tarea
de resumen: tarea que se compone de sub tareas y que las resume. Utilice el esquema
inf ormación procedente de las sub tareas.) (también llamada "tarea hamaca") sin cambiar
total de sus sub tareas, la diferencia se observa como una línea roja en la parte de gráfico
de la vista.
panel izquierdo.
Es posible que algunos proyectos no usen duraciones estimadas para las tareas programadas
interrogación en la columna Duración de una tarea, el valor no se considera una estimación. Para
Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan duraciones estimadas.
Para aumentar la precisión de las estimaciones de duración de la tarea, use su propia experiencia
y la de otros usuarios que trabajaron en proyectos y tareas similares. Realice preguntas como
las siguientes:
Escriba las diferencias entre la tarea nueva y las tareas anteriores, y téngalas en cuenta al
Las duraciones pueden variar según la experiencia de la persona que realiza la tarea. Una
persona con mucha experiencia puede realizar ciertas tareas más rápidamente que una persona
Revise las estimaciones cuando se inicia la tarea. En ese momento sabrá más acerca de las
tareas.
Use PERT
También puede derivar las estimaciones comparando duraciones. Esto suele mencionarse como.
Dependencias entre tareas es relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por
una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre
tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a f in [CF].
En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar una tarea de la lista de
tareas.
Nota: Al eliminar una tarea de la lista de tareas el resto de las tareas del proyecto se reprograman
Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la f ila completa
haciendo clic en su identificador (numero ubicado más a la izquierda de cada vista), lo que
sombrea toda el área, luego haga clic en el botón derecho del ratón y en el menú desplegado
seleccione eliminar tarea, en el caso de una tarea, y eliminar recurso en el caso de un recurso.
Dividir tareas
3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra sobre la f echa donde desea
que tenga lugar la división, y arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que desea
Notas
Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt de forma que toque
otra parte.
Si identifica el tiempo de descanso en un calendario para indicar una división, este tiempo de
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la ficha
puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la
redistribución, o bien desactive la casilla de verif icación para impedir las divisiones durante la
redistribución de recursos.
2. Situé el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte. El cursor
3. Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience antes o a la
Notas
Si arrastra una parte de una tarea dividida y la coloca directamente junto a la parte siguiente, se
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la ficha
puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la
redistribución, o bien desactive la casilla de verif icación para impedir las divisiones durante la
redistribución de recursos.
2. Situé el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida. El cursor cambia a una f lecha de
cuatro puntas.
3. Arrastre la barra de tareas a la izquierda para que la tarea comience antes, o a la derecha
Notas
Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, moverá solo esa
También puede modificar la f echa de comienzo o de finalización para moverla tarea completa y
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la ficha
redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como
resultado de la redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para impedir las divisiones
Para cambiar la duración (duración: periodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario
para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo
hasta el f in de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos) de la tarea dividida
completa (incluidas todas sus partes divididas), especifique una nueva duración en el campo
Duración de la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede convenirle mover partes de la tarea
2. Sitúe el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida, hasta que
3. Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para
alargar su duración.
Sugerencia Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama
de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y se unan.
De f orma predeterminada, las tareas divididas se representan en la vista Diagrama de Gantt con
líneas de puntos que conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la división si se
2. En la f icha Formato, haga clic en el cuadro en la parte inferior derecha del grupo Estilo de
diagrama de Gantt.
tabla.
4. En la f icha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la barra de división en las
Hitos
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para
supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran
automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier
duración.
Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas (tarea externa: tarea que
representa la tarea vinculada en el otro proyecto y constituye un modo sencillo de revisar los
atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de proyecto. Una tarea externa solo se
puede cambiar en el proyecto de origen.). Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere
una aplicación que otra empresa está desarrollando. Puede crear un hito con duración cero en
Crear un hito
2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la
lista.
Cuando escriba una duración cero en una tarea, Project 2016 muestra automáticamente el
Por lo general, los hitos tienen una duración (duración: periodo total de tiempo de trabajo activo
que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo
desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos)
cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duración. Por ejemplo, si un proyecto
tiene un hito de aprobación al f inal de una f ase (etapa: grupo de tareas relacionadas que
completan el paso principal de un proyecto.) y sabe que el proceso de aprobación tardara una
semana.
2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la
lista.
3. Seleccione el hito y, en la f icha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic en Inf ormación de
tarea.
4. En el cuadro de dialogo Inf ormación de tarea, haga clic en la pestaña Opciones avanzadas
5. Active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Project 2016 muestra el símbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el último día de la
tarea.
Calendario de tareas
Las tareas se programan según los periodos laborables del calendario del proyecto. No obstante,
puede personalizar los periodos laborables desde el calendario del proyecto en un calendario de
tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que son
útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que están
Ejercicios Propuestos
Ejercicio 01
Ejercicio 02
f uncionales”.
• GAP Análisis
datos”.
5. Agregar la tarea “Definir fecha reunión Kick Off” después de la tarea “Revisión de
requerimientos de datos”.
Ejercicio 03
SGCB.
SGCB.
SGCB.
Ejercicio 04
Tarea Duración
Ejercicio 05
Ejercicio 06
Tipo de Recursos
Los recursos son las personas, suministros y equipos que le permiten completar las tareas de su
• Recursos genéricos
Los recursos de trabajo son las personas o equipos que consumen el tiempo cuando se trabaja
en una tarea. Al conf igurar los recursos de trabajo, se def ine la cantidad de tiempo que los
recursos tienen que invertir en un proyecto (100 por ciento es a tiempo completo).
Ingresar Recursos
Para poder administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al proyecto. Tenga
en cuenta que agregar personas no es lo mismo que asignarlas a tareas. Esta diferencia es
motivo común de conf usión cuando se trabaja con cualquier software de administración de
proyectos.
El diseño de una fábrica de a automóviles es un proyecto porque se trata de una actividad única.
La f abricación de los automóviles, si bien implica numerosos pasos vinculados, es una serie
Un proyecto tiene un ciclo de vida con un comienzo y un f inal En el ejemplo anterior, el diseño
de una f ábrica de automóviles tiene una f echa de f inalización, pero la f abricación de los
Los proyectos consumen recursos Los recursos, ya sean personas o recursos materiales como
Un proyecto tiene f ondos limitados que se describen en el presupuesto Normalmente, los jefes
Agregar personas a un proyecto Primero lo principal: debe agregar personas al proyecto. Agregar
Project Server, puede agregar personas y otros recursos a la colección de recursos de toda la
A veces se necesita más que Project para analizar datos de proyectos. Las capacidades
Quitar o reemplazar una asignación de recurso Si la persona u otro recurso no son los adecuados
para el trabajo, cambie (o quite) el recurso. Especificar o cambiar la inf ormación de recursos de
organización, puede modificar la inf ormación del recurso, como tasa de pago, calendario de
Usted puede asignar recursos a las tareas de la vista Diagrama de Gantt. Haga clic en la vista
Diagrama de Gantt de acceso directo en el borde derecho de la barra de estado o haga clic en
la parte superior del botón Diagrama de Gantt en la vista grupo en la f icha Tarea de la cinta de
opciones para cambiar a la vista Diagrama de Gantt. A continuación, siga estos pasos para
Puede hacer clic en la barra de tareas en el diagrama de Gantt, o puede hacer clic en cualquier
2. Haga clic en la pestaña Recursos y, en el grupo de misiones, haga clic en el botón Asignar
Utilice la ventana Asignar recursos para asignar un recurso a la tarea identif icada en la parte
superior de la caja.
3. Seleccione el recurso que desea asignar a la lista de nombres de recursos del cuadro de
Sobreasignaciones
Microsoft Office Project basa el campo Sobreasignación en la cantidad total de trabajo asignado
Uso de recursos para ver cuánto trabajo se ha sobre asignado al recurso en general y a todas
Ejemplo Supongamos que Juan dice que hay demasiado trabajo para terminar en el tiempo
programado. Para comprobar los detalles y buscar soluciones, agregue el campo Sobre
asignación a la parte de f ase temporal de la vista Uso de recursos. Puede ver que Juan está
realmente sobre asignado dos horas diario durante las dos semanas próximas.
Calendario de Recursos
Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos individuales basados
en la configuración del calendario Estándar. Para modificar dichos calendarios, haga clic en
Cambiar tiempo de trabajo, en la f icha General del cuadro de dialogo Inf ormación del recurso.
También puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de
recursos con el f in de indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso
al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificarlos calendarios de recursos para indicar
Ejercicios Propuestos
Ejercicio 01
• Jef e de Obra
• Albañil
• Arquitecto
Ejercicio 02
Asignar los recursos a las tareas del Proyecto, según el gráfico de la derecha
Ejercicio 03
Abrir el archivo Plan de Trabajo – Construcción Auditorio y realizar las siguientes actividades:
Recursos Trabajo
• Eduardo
• Sisco
• Pintores
Asigna al recurso “Sisco” una capacidad máxima: 50% ya que está disponible media jornada.
Ejercicio 04
TAREAS
Conceptos Básicos
Microsoft Project calcula los costos de recursos en función de la normal y las tasas horas extra,
en los costos por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en
lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula
cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula solo
una vez.), en los costos f ijos (costo f ijo: costo establecido para una tarea que p ermanece
cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de avión
o el alojamiento.) de (por ejemplo, la tarifa aérea o mantenimiento del hogar) que están asignados
a tareas.
Antes de guardar los cambios realizados en la inf ormación de un recurso de empresa (recursos
de empresa: recursos que f orman parte de la lista completa de recursos de una organización.
Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos) de costo, el recurso debe estar
un recurso de trabajo (una persona), un recurso material (recurso material: suministros u otros
elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) de (por
cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de avión
Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos: Asegúrese que esté en la tabla
Entrada
En esta tabla solo se permitirá asignar recursos a quienes sean del Tipo Trabajo.
En el campo Tasa Estándar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso.
Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 200/día
Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras
Microsoft Project no asigna automáticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede
Si lo hiciera, podría acabar con costos superiores a los reales. Para utilizar la tasa de horas extra,
usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo normal para el recurso. Para asignar
el trabajo extra, simplemente inserte una columna llamada Trabajo de Horas Extra.
En la Datos del grupo, haga clic en la flecha que aparece en Tablas y, a continuación, seleccione
Entrada.
Si este campo no está visible, haga clic en TAB para mover a ella.
Puede especificar más de un costo por uso para cada recurso reflejar la velocidad de
combinación de esquemas:
Seleccione el recurso, con el botón secundario para seleccionar Inf ormación y por la
Inf ormación del recurso en el cuadro de diálogo, haga clic en el Costos ficha.
En la Fecha ef ectiva columna, introduzca la fecha cuando el cambio de tasa surta efecto.
Para especificar el costo por uso que se produce en otra fecha, en las filas adicionales de las
tablas de tasas de costo, escriba o seleccione el nuevo costo por uso y de la nueva fecha.
Para especificar grupos de costos adicionales para el mismo recurso, haga clic en la L f icha y,
Proyecto podrá calcular los totales de costos cuando los recursos basados en tasas, los
recursos que tienen los costos por uso y los recursos de costo asignados a tareas.
En la Datos del grupo, haga clic en la f lecha que aparece en Tablas y, a continuación,
seleccione Entrada.
nuevo.
Escriba un nombre de la unidad de medida en la Material campo, por ejemplo, encendido (para
Si este campo no está visible, haga clic en TAB para mover a ella.
Haga clic con el botón secundario para seleccionar Información para ver la Información del
En la siguiente f ila, escriba un valor o cambio porcentual de la tasa anterior en Tasa estándar
columna. Por ejemplo, escriba + 10 % para indicar que la tasa ha aumentado el 10% de la tasa
anterior.
En la columna Fecha efectiva, introduzca la fecha cuando el cambio de tasa surta efecto.
Notas
• Especifique tasas para recursos materiales si desea que Microsoft Project calcule los
costos de recursos materiales basados en tasas para recursos materiales. Por ejemplo,
para asignar a una tarea a un recurso material cemento con el nombre que tiene un
precio de venta de 100 euros por tonelada, en el Tipo campo que se seleccione el tipo
• Introducir varias tasas para un recurso material si trabaja con varios grados de material,
ejemplo, puede utilizar la Tabla de tasas de costo f ichas para introducir tasas para
dif erentes calidades de moqueta y para incluir los aumentos de costos o descuentos que
Recomendaciones Es posible establecer diferentes tablas de tasas de costo para un recurso con
el f in de proporcionar diferentes tasas de costo para cada tipo de asignación. Agregue el campo
Tabla de tasas de costo a la vista Uso de recursos cuando desee ver el campo Tabla de tasas
Ejemplos Supongamos que está revisando y modificando las tablas de tasas de costo de las
asignaciones. Agregue el campo de recursos Tabla de tasas de costo a la vista Uso de recursos.
No aparecerá ninguna información en el campo Tabla de tasas de costo próximo a los nombres
de los recursos. Sin embargo, las tablas de tasas de costo de sus asignaciones aparecerán en
los campos de asignación Tabla de tasas de costo bajo el nombre de cada recurso.
Notas Para establecer las tablas de tasas de costo, en la vista Hoja de recursos, seleccione el
Haga clic en la pestaña Costos. La f icha A (Predeterminado) muestra la f echa efectiva, la tasa
estándar, la tasa de horas extra y el costo por uso (costo por uso: tarifa f ija por el uso de un
recurso que se puede aplicar en lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de
trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos
materiales, el costo por uso se acumula solo una vez) del recurso. Si desea indicar otras tablas
de tasas de costo para costos especiales del recurso, haga clic en las pestanas B, C, D o E y
Con Microsoft Project 2016 puede controlar cuándo se acumulan los costos de tareas y sus
asignaciones. Esta opción puede reemplazar la generación automática de los costos asociados
con el uso de recursos (que son la f orma de prorrateo de valor predeterminado) y el lugar de
realización al principio o al f inal de la tarea de costos. Esto se puede utilizar para la alineación
cuando se desarrollan los costos por sistemas de f acturación y puede ayudarle a administrar el
f lujo de efectivo en el proyecto. Puede definir el de costo de costos del de y para las tareas.
• Haga clic con el botón secundario para seleccionar Información y haga clic en la f icha
Costos.
se crea un recurso y no modifique. Los cambios pueden mover los costos planeados y reales y
Nota: Costo por uso de recursos se contrae al comienzo o fin de una asignación, no mediante el
cree y asigne un recurso nuevo y transfiera los costos restantes del antiguo al nuevo recurso.
• En la Opciones de los cálculos para este proyecto, en la lista Acumulación de costos fijos
Nota: Si va a aplicar este método de acumulación para todos los proyectos futuros, en el campo
Opciones de los cálculos para este proyecto, seleccione Todos los proyectos nuevos.
Los costos f ijos se asignan a una tarea y son útiles para la planificación y captura del costo de
tarea que se producen también en los que se derivan de los recursos asignados. Los costos fijos
seleccione Costo.
costo fijo.
También puede introducir los costos fijos de todo el proyecto, que puede hacer si está interesado
completar la tarea.
Vamos a comprobarlo, cuando inicialmente asignas un recurso a una tarea, esta es la fórmula
que es utilizada.
Ejemplo:
Tan pronto como asignamos el recurso a la tarea, el trabajo cambia a 40 horas; fue calculado de
la siguiente manera:
• 100% x 40 = 40 horas
Usando matemáticas simples, podemos re-escribir nuestra ecuación para cada una de las
dif erentes variables, dando como resultado tres dif erentes maneras de ver la f órmula del
calendario:
Lo primero que tenemos que hacer es introducir el tipo de tarea en el campo “Tipo”.
Por defecto esta como “unidades fijas” fixed units, pero existen tres tipos de tareas
1. Duración Fija
2. Unidades Fijas
3. Trabajo Fijo
Veamos cómo se calcula la DURACION, para esto dejaremos el tipo de tarea como unidades
días.
80 / 100% = 80
80 / 100% = ( 80 / 8 )
80 / 100% = 10 días
siguiente manera:
100% * 10 días = 80
100% * 10 días = ( 10 * 8 )
Sigamos ahora con el análisis del cálculo de las UNIDADES, partiendo del escenario inicial
20 / 5 días = 50%
20 / 5 días = 20 / (8 * 5)
20 / 5 días = 20 / 40
20 / 5 días = 0.5
En resumen
1. Unidades Fijas
2. Trabajo Fijo
3. Duración Fija
1. Unidades
2. Trabajo
3. Duración
Si tiene que interrumpir el trabajo en una, puede la tarea de tal forma que una parte de ella
Cuando se mueven tareas divididas, puede optar por mover únicamente una parte de la tarea
3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra sobre la f echa donde desea
que tenga lugar la división, y arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que desea
Notas
Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de
Si identifica el tiempo de descanso en un calendario para indicar una división, este tiempo de
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la ficha
puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la
redistribución, o bien desactive la casilla de verif icación para impedir las divisiones durante la
redistribución de recursos.
2. Sitúe el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte. El cursor
3. Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience antes o a la
Notas
Si arrastra una parte de una tarea dividida y la coloca directamente junto a la parte siguiente, se
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la ficha
puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la
redistribución, o bien desactive la casilla de verif icación para impedir las divisiones durante la
redistribución de recursos.
2. Sitúe el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida. El cursor cambia a una f lecha de
cuatro puntas.
3. Arrastre la barra de tareas a la izquierda para que la tarea comience antes, o a la derecha
Notas
Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, moverá solo esa
También puede modificar la f echa de comienzo o de finalización para moverla tarea completa y
Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible
que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la ficha
puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la
redistribución, o bien desactive la casilla de verif icación para impedir las divisiones durante la
redistribución de recursos.
Para cambiar la duración (duración: periodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario
para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo
hasta el f in de una tarea, def inido en el calendario del proyecto y de recursos.) de la tarea dividida
completa (incluidas todas sus partes divididas), especifique una nueva duración en el campo
Duración de la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede convenirle mover partes de la tarea
2. Sitúe el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida, hasta que
3. Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para
alargar su duración.
Sugerencia Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama
de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y se unan.
De f orma predeterminada, las tareas divididas se representan en la vista Diagrama de Gantt con
líneas de puntos que conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la división si se
2. En la f icha Formato, haga clic en el cuadro en la parte inferior derecha del grupo Estilo de
diagrama de Gantt.
tabla.
4. En la f icha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la barra de división en las
Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escríbala como una tarea repetitiva (tarea repetitiva:
tarea que se produce repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podría
def inir la reunión semanal sobre el estado del proyecto como una tarea repetitiva.). Si no se repite
en determinados intervalos, escríbala como una tarea regular cada vez que se lleva a cabo.
3. En la f icha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del botón Tarea y, a
Mensualmente o Anualmente.
7. Seleccione la casilla junto a cada día de la semana en que debe repetirse la tarea.
8. En el cuadro Iniciar, escriba la fecha de inicio y realice uno de los siguientes procedimientos:
Seleccione Finalizar el y, luego, escriba la fecha en que desea que finalice la tarea repetitiva.
Nota Si no escribe una fecha en el cuadro Iniciar, Project usa la fecha de inicio del proyecto.
la lista Calendario para aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione Ninguno.
Sugerencia Si desea aplicar un calendario, pero no desea usar dicho calendario para la
Cuando inserta una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar
inf ormación de una tarea o un recurso y que se muestra en el campo Indicadores. El campo
Indicadores está situado a la derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.) de
Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el
campo Nombres del recurso, el recurso se asignara al trabajo total de la tarea repetitiva y no a
Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las
tareas entre sí y con f echas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por
ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una tarea al f inalizar otra. Estos vínculos se
denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina automáticamente las fechas
de comienzo y f in de las tareas que dependen de otras tareas. Existen también diferentes tipos
de delimitaciones que pueden asociar la f echa de comienzo o de f in de una tarea a una f echa
específica.
La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las
En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con líneas entre las barras de
Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se
pintan y después se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos.
Por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede
comprar los cuadros que desea colgar. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas
Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relación entre las dos tareas
vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y
de f in. Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debe concluir antes del
tareas
Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero, seleccione
necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la
que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, si vincula "Colgar el reloj" a "Pintar la
Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora
af ectarán a las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft Project crea una
dependencia de tarea de fin a comienzo. Puesto que una dependencia de fin a comienzo no
f unciona en todas las situaciones, puede cambiar el vínculo entre tareas a comienzo a
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.
De f orma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo.
Puede cambiar este vínculo por un vínculo de comienzo a comienzo, de fin a fin o de fin a
comienzo.
Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que
tarea y tendrá que cerrar el cuadro de diálogo y hacer clic de nuevo en dicha línea.
Nota: Si desea desvincular tareas, selecciónelas en el campo Nombre de tarea y haga clic en
Desvincular tareas . Las tareas se volverán a programar en f unción de los vínculos con otras
tareas o de las delimitaciones.
A veces, un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión la relación entre tareas. Para
mostrar que las tareas se superponen, establezca el tiempo de adelanto. Para mostrar un
El tiempo de adelanto especifica superposición entre tareas que tienen una dependencia. Por
ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora está a medio finalizar, se puede
especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50 por ciento
negativo.
En una dependencia Fin a Comienzo con adelanto de -1d la segunda tarea se adelanta al
término de la primera
El tiempo de posposición específica retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por
ejemplo, si se necesita un retraso de dos días entre el fin de una tarea y el comienzo de otra,
En una dependencia Fin a Comienzo con retraso de 1d la segunda tarea se pospone al término
de la primera
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea establecer un tiempo
Escriba el adelanto en f orma de número negativo (por ejemplo, -1d para indicar un día de
la tarea sucesora haciendo doble clic en la línea de vínculo del diagrama de Gantt y
Cuando desea realizar el seguimiento de la fecha límite de una tarea específica pero no desea
bloquear la programación estableciendo una delimitación inflexible, puede fijar una f echa límite
para la tarea. Microsoft Project sigue actualizando la programación según sea necesario,
realiza un seguimiento de las fechas límite y muestra un indicador si una tarea finaliza después
de su f echa límite.
La def inición de una fecha límite no afecta a la programación de las tareas. Es solamente una
f orma de que Microsoft Project le informe de que una tarea f inalizará después de su fecha
límite. Así tendrá la posibilidad de ajustar la programación para cumplir dicha fecha.
2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una
f echa límite.
Se pueden programar las tareas más eficazmente especificando sus duraciones, creando
dependencias entre ellas y dejando que Microsoft Project calcule automáticamente las fechas
de comienzo y fin. No obstante, se puede establecer una fecha de comienzo o fin específica
inf lexibles; las delimitaciones más inflexibles son las fechas de comienzo o fin específicas.
Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las delimitaciones al calcular la programación,
utilice estas delimitaciones inflexibles sólo cuando las tareas deban comenzar o finalizar en una
f echa concreta.
2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una fecha
de comienzo o fin.
Nota: Si selecciona una fecha de comienzo para una tarea en el campo Comienzo del
Diagrama de Gantt o arrastra una barra de Gantt para cambiar la f echa de comienzo, Microsoft
Project establece una delimitación No comenzar antes del (NCAD) basada en la nueva fecha
de comienzo. Si selecciona una f echa de fin para una tarea, Microsoft Project asigna
Delimitación inflexible
Una delimitación inflexible es aquella que no es flexible porque vincula una tarea a una f echa.
- No f inalizar antes del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la fecha
de f in).
- No f inalizar después del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la
f echa de comienzo).
- No comenzar antes del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la
f echa de fin).
- No comenzar después del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la
f echa de comienzo).
Conceptos básicos
La ruta crítica es un conjunto de (o a veces una sola tarea) que controla las fechas de comienzo
y f in calculadas para el proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica, concluye también el
proyecto.
Las tareas que componen la ruta crítica suelen estar interrelacionadas. Es probable que haya
De manera predeterminada, Microsoft Office Project sólo muestra una única ruta crítica general,
que es la única que controla la f echa de fin del proyecto. Puede definir el plan de forma que se
incluya también una ruta crítica adicional para cada red independiente o para cada conjunto de
tareas. Esto puede resultar útil para realizar un seguimiento de cada uno de los de un proyecto
Si conoce y controla la ruta crítica del proyecto, así como asignados a cada , será capaz de
identificar las tareas que pueden afectar a la f echa de fin del proyecto y, de este modo, saber si
Si es importante que el proyecto termine en la f echa prevista, preste especial atención a las
tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a esas tareas. De estos elementos dependerá
Tenga en cuenta que la ruta crítica puede pasar de estar formada por una serie de tareas a estar
f ormada por otras tareas conforme avance la programación del proyecto. La ruta crítica puede
cambiar cuando f inalicen las tareas críticas o cuando se retrasen las tareas de otro conjunto.
Inmediatamente, se creará una nueva ruta crítica con el conjunto de tareas que debe vigilar de
cerca para garantizar la finalización del proyecto en la f echa prevista o antes de esta fecha.
Para asegurarse de que los ajustes realizados en el plan del proyecto no afectan negativamente
a la ruta crítica, puede revisar la ruta crítica y las tareas críticas de varias formas.
Mostrar la ruta crítica En el menú Ver, haga clic en Más vistas, en Gantt detallado y luego
Mostrar sólo las En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt y luego haga clic en
Para volver a mostrar todas las tareas, haga clic en Todas las tareas
en la lista Filtro.
Tareas críticas.
Mostrar la ruta crítica En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt y luego en Asistente
mediante el
para diagramas de Gantt en la barra de herramientas Formato.
Asistente para Siga las instrucciones del asistente para aplicar formato a la ruta crítica.
diagramas de Gantt De manera predeterminada, las barras y las líneas de vínculo de las
Tenga en cuenta que este formato de las tareas críticas sólo se aplica a
archivos.
Mostrar varias rutas En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, luego en la f icha
proyectos uno.
resumen.
Ejercicios Propuestos
Ejercicio 01
2. Agregar la tarea repetitiva “Reunión del Personal” con las siguientes características:
Duración: 2 horas
Comienzo: 30 de Enero
Asignar los recursos Eduardo y Sisco a la tarea repetitiva “Reunión del Personal”
Ejercicio 02
Agregar la tarea Instalar Estanterías con una duración de 9 horas y asignarla al Recurso
Eduardo.
Vincular las tareas cambiar Pizarra e instalar Estantería. Hacer que ambas tareas comiencen
en paralelo.
Instalar las estanterías, puede comenzar antes que finalice la instalación de la pizarra. El
Ejercicio 03
Añadir la tarea Tirar Pizarra con una duración de 2 horas y asignarla al recurso Eduardo.
La tarea Tirar Pizarra puede comenzar antes que finalice Instalar Estanterías. El tiempo de
adelanto es de 25%.
Ejercicio 04
Añade la tarea resumen: Cursos a empresas. Esta tarea se encuentra al mismo nivel que las
tareas de resumen Ejecutar y Preparar Material. Vincular con la tarea de resumen anterior.
Añade la tarea: Iniciar curso de Word programado a empresa con un duración de 5 horas
La tarea Iniciar curso de Word programado a empresa es una sub tarea de Cursos a Empresas.
Ejercicio 05
Añade la tarea Curso de Excel empresas con una duración de 10 horas y asignada al recurso
Eduardo.
Ejercicio 06
1. La tarea Inicia curso de Word será interrumpida por tres días a partir de 09/02
Ejercicio 07
1. Sobre la tarea 7: (Pintar paredes) pulsar en Inf ormación de la tarea y escoge de la lista:
Duración fija.
Ejercicio 08
Para def inir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de
En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:
En Todas las tareas de Resumen, active esta casilla si desea que los datos de línea de base
correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede
que no ref lejen exactamente los datos de línea de base de las sub tareas.
De sub tareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla si desea que los datos de
línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las sub tareas
eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de
base.
Nota Si ha seleccionado tanto las sub tareas como sus tareas de resumen, active ambas casillas.
completado: campo que se utiliza para especificar o mostrar la cantidad que se ha completado
de una tarea. Este valor se expresa como porcentaje de la duración de la t area que se ha
completado) o el valor de porcentaje completado f ísico de cada tarea en los cálculos de valor
acumulado relacionados con el CPTR (recuerde que los demás valores se calculan tomando el
valor de CPTR como ref erencia, así que su decisión af ectara a todo el análisis de valor
acumulado).
Utilice el porcentaje completado f ísico cuando el porcentaje completo no ofrece una medida
A continuación, un ejemplo sencillo de la discrepancia que puede haber entre ambos valores: un
colocar la segunda se tardaran 25 minutos porque hay que levantar las piedras hasta la altura de
la segunda f ila, con lo que se tarda un poco más. En colocar la tercera fila se tardaran 30 minutos,
35 minutos para colocar la cuarta y 40 para la última, 150 minutos en total. Una vez colocadas
las tres primeras f ilas, puede decirse que el proyecto esta f ísicamente completado en un 60%
(puesto que se han colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, solo se le han dedicado 75
minutos de 150, así que en cuanto a duración, el trabajo solo se ha completado en un 50%.
(por piedras o por horas), elegirá el valor de porcentaje completado o el valor de porcentaje
completado físico para que quede correctamente reflejado en el análisis de valor acumulado.
El campo Duración real muestra el período de tiempo de trabajo real de una tarea hasta ese
momento, en f unción de la duración programada y del trabajo restante actual o del porcentaje
completado.
Cómo se calcula Si escribe un valor en el campo % completado, Microsoft Office Project calcula
Si escribe un valor en el campo Duración real, Project calcula la Duración restante de la siguiente
manera:
Si escribe un valor de duración real mayor que el de la duración programada, Project cambia la
duración programada para que coincida con la nueva duración real, establece la duración
Recomendaciones Agregue el campo Duración real a una hoja de tareas cuando desee ver, f iltrar
o modificar la duración real de las tareas. No obstante, si modifica este cambio, los campos de
Ejemplo La duración programada para la tarea "Dirigir reuniones con los clientes" es de 3 días.
Notas Debido a que al escribir un valor en los campos Duración real, Duración restante o %
completado los demás campos se vuelven a calcular automáticamente, debe escribir un valor
pref iere, puede dejar estos campos de seguimiento del proyecto tal y como estaban
f echa de estado a la f echa de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de
Para establecer la f echa de estado en una f echa que no sea la actual, haga clic en Inf ormación
estado.
El campo Comienzo real contiene el valor "NA" hasta que se especifica información real o se
escribe un valor mayor que cero en los campos % completado o % trabajo completado.
Dependiendo de las opciones de cálculo, Microsoft Office Project cambiará la fecha de comienzo
real por la f echa de comienzo programado o calculará la f echa de comienzo real según el
progreso realizado en relación con la f echa de estado. Si escribe la f echa de comienzo real, la
f echa de comienzo programada cambiará para coincidir con la fecha de comienzo real.
Recomendaciones Agregue el campo Comienzo real a una vista de tareas cuando desee
mostrar, f iltrar o modificar las f echas de comienzo reales de las tareas. Si especifica el trabajo
real o el porcentaje completado, Project calcula la f echa de comienzo real. También puede
Ejemplos Supongamos que la tarea "Realizar estimación" ha comenzado hoy. Agregue el campo
valor "NA" del campo Comienzo real por la f echa de comienzo programada o lo copiará de la
La tarea "Redactar propuesta" ha comenzado hoy. En el campo Trabajo real, escriba el tiempo
que llevan trabajando los recursos en esta tarea. Project vuelve a calcular el porcentaje de
f inalización y cambia el valor "NA" del campo Comienzo real por la f echa de comienzo real
calculada.
Supongamos que hoy es jueves y que se ha enterado de que la tarea "Reunirse con los clientes"
empezó el lunes. En el campo Comienzo real, escriba la f echa del lunes. Project volverá a
Notas Si las tareas se ajustan a la programación, puede copiar la información programada en los
campos reales de las tareas. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, haga
Al especificar la inf ormación de comienzo real, Project ajusta automáticamente la f echa comienzo
real basada en la f echa de estado actual o en la f echa de comienzo programada. El uso de una
u otra dependerá de las preferencias de cálculo. Para examinar y definir estas preferencias, haga
clic en Opciones en el menú Herramientas y luego haga clic en la pestaña Cálculo. Active o
desactive las cuatro casillas de verificación a partir de Retrasar el f in de las partes completadas
después de la fecha de estado a la fecha de estado según las preferencias de cálculo para este
proyecto.
Para establecer la f echa de estado en una f echa que no sea la actual, haga clic en Inf ormación
estado.
FIN REAL
El campo Fin real contiene el valor "NOD" hasta que ya no quede trabajo restante o hasta que el
Microsoft Office Project establece el campo Fin real en la f echa de estado o en la f echa de
Recomendaciones Agregue el campo Fin real a la parte de hoja de la vista Uso de tareas o Uso
de recursos cuando desee mostrar, filtrar o modificar las f echas de f inalización real para las
asignaciones. Si especifica el trabajo real o el porcentaje completado, puede dejar que Project
Ejemplos Pablo acaba de completar una tarea asignada. En la vista Uso de tareas, agregue los
campos Porcentaje de trabajo completado y Fin Real. A continuación, escriba 100 en el campo
Porcentaje completado. Project vuelve a calcular la f echa en el campo Fin y cambia el valor
Juan también completó una tarea asignada. En el campo Trabajo real, especifique el tiempo que
Juan utilizó en esta asignación, que es igual al trabajo total asignado a Juan. Project vuelve a
calcular la f echa en el campo Fin y cambia el valor "NOD" en el campo Fin real a la f echa de
estado.
Por último, Carlos completó una tarea asignada el viernes pasado. En el campo Fin real,
Porcentaje de trabajo completado o en el campo Trabajo real, el campo Fin real contiene la fecha
Comentarios Cuando especifica que una tarea está 100 por cien completada, Project ajusta
de f inalización programada. La f echa que se usa depende de las preferencias de cálculo. Para
examinar y def inir estas preferencias, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y luego
haga clic en la pestaña Cálculo. Según sus preferencias de cálculo para este proyecto, active o
desactive las cuatro casillas de verif icación; comience por Retrasar el f in de las partes
Cuando se crea una tarea por primera vez, el porcentaje de trabajo completado es cero por
ciento. Si especifica trabajo real para la tarea, Project calcula el porcentaje de trabajo completado
de la siguiente manera:
automáticamente el trabajo real y el trabajo restante. Del mismo modo, al especificar un valor en
el campo Trabajo real o Trabajo restante se vuelven a calcular automáticamente los demás
campos.
Recomendaciones Agregue el campo Porcentaje (%) de trabajo completado a una hoja de tareas
cuando desee mostrar, filtrar o modificar el porcentaje de trabajo completado para las tareas. Si
completado se establece en un valor mayor que cero, el campo Comienzo real se establece en
la f echa de inicio programada si aún no ha especificado una f echa de inicio real. Si el campo
Porcentaje (%) de trabajo completado se establece en 100, el campo Fin real se establece en la
Ejemplo La tarea "Escribir propuesta" está programada para 40 horas de trabajo. Hasta el
momento, los recursos asignados han informado de 10 horas de trabajo real en la tarea. Project
Además, la tarea "Conducir reuniones de clientes" tiene programadas 32 horas de trabajo. Los
recursos asignados han inf ormado que se han completado 16 horas de trabajo. En el campo
Porcentaje (%) de trabajo completado, especifique 50. El campo Trabajo real cambia a 16 horas.
completado de una tarea af ectan al valor de trabajo real. Del mismo modo, los cambios en el
valor de trabajo real afectan a su valor de porcentaje de trabajo completado. Puede cambiar esta
opción predeterminada y hacer que el porcentaje de trabajo completado y el trabajo real sean
continuación, haga clic en la pestaña Cálculo. Desactive la casilla de verif icación Actualizar el
estado de las tareas actualiza el estado del recurso. Sin embargo, tenga en cuenta que aun
cuando esta opción está desactivada, en cuanto una tarea está completada al 100 % y tiene una
f echa de finalización real, el campo Porcentaje (%) de trabajo completado también se establece
en 100 %.
Cuando se especifica el porcentaje de trabajo completado, Project puede ajustar el trabajo real
y restante según la f echa de estado actual. Si lo pref iere, puede dejar estos campos de
seguimiento del proyecto tal como estaban programados originalmente, aunque el trabajo
completado se muestre en una f echa f utura o el trabajo restante en una f echa pasada. En el
menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la f icha Cálculo, desactive las casillas de
verif icación Retrasar el f in de las partes completadas después de la f echa de estado a la fecha
de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha
de estado.
Para ajustar la f echa de estado según una f echa distinta de la actual, haga clic en Inf ormación
estado.
tarea hasta el momento. En cambio, el indica el estado de la duración de una tarea hasta el
momento.
Cuando crea una tarea por primera vez, el campo Trabajo real contiene "0 horas" hasta que se
real. A medida que especifica la inf ormación de porcentaje completado, porcentaje de trabajo
completado o trabajo real, Microsoft Of fice Project actualiza el trabajo real para la tarea. Si
especifica un valor en el campo Trabajo real para la tarea, Project reparte el trabajo real
Recomendaciones Agregue el campo Trabajo real a cualquier vista de tareas para revisar, filtrar
o modificar información de trabajo real para las tareas. Use este campo con el campo
Trabajo de línea base durante el transcurso de un proyecto para comparar valores de trabajo con
el plan original.
Ejemplo Pablo, Juan y Carlos tienen asignadas 30 horas de trabajo para la tarea "Redactar
propuesta". Al revisar el campo Trabajo real, puede ver que los recursos asignados han
Comentarios De manera predeterminada, Project calcula el trabajo real para las asignaciones en
f unción de los valores de porcentaje completado especificados para las tareas. Para desactivar
esta opción, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la
pestaña Cálculo. Desactive la casilla de verificación Actualizar el estado de las tareas actualiza
Si el trabajo real es cero cuando la tarea está 100 por cien completada, Project copia el valor del
Cuando se especifica el trabajo real o porcentaje completado, Project ajusta el trabajo real y
restante según la f echa de estado de manera predeterminada. Si lo prefiere, puede dejar estos
campos de seguimiento del proyecto tal como estaban programados originalmente, aunque el
trabajo completado se muestre en una f echa f utura o el trabajo restante en una f echa pasada.
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la f icha Cálculo, desactive las casillas de
verif icación Retrasar el f in de las partes completadas d espués de la f echa de estado a la fecha
de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha
de estado.
Ejercicios Propuestos
Ejercicio 01
Ejercicio 02
Pregunta:
Ejercicio 03
materiales
Ejercicio 04
La tarea Comprar material pintura, rodillo y traer fue culminada por Eduardo. Esta tarea
La tarea Comprar material pizarra y traer fue culminada por Eduardo. Esta tarea fue
Ejercicio 05
Ejercicio 06
siguientes tareas X, Y, Z:
el campo “% completado”
Mostrar Bandera si la tarea no tiene progreso y la fecha de hoy es mayor a la f echa de inicio o