REPORTE DE ANS VENTANILLA UNICA MERCURIO SOFTWARE

INFORME DE VALIDACIÓN DE EXPERIENCIA PROFESIONAL

HERNAN FELIPE BERRIO ARIAS

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE INGENIERÍA
TECNOLOGIA EN DESARROLLO DE SOFTWARE
MEDELLÍN
2023
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REPORTE DE ANS VENTANILLA UNICA MERCURIO SOFTWARE

INFORME DE VALIDACIÓN DE EXPERIENCIA PROFESIONAL

HERNAN FELIPE BERRIO ARIAS

Trabajo de grado para optar al título de tecnólogo en desarrollo de software

Asesor
Carlos Alberto Monsalve Jaramillo
Especialista en gerencia de mantenimiento

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE INGENIERÍA
TECNOLOGIA EN DESARROLLO DE SOFTWARE
MEDELLÍN
2023
 3

Contenido

Pág.
Introducción ................................................................................................................................9
1. Descripción de la empresa, área de trabajo y funciones de la práctica ................................. 11
1.1 Descripción de la empresa ........................................................................................... 11
1.1.1 Reseña histórica ................................................................................................ 12
1.1.2 Misión ................................................................................................................ 13
1.1.3 Visión. ................................................................................................................ 13
1.2 Descripción del área de trabajo.................................................................................... 14
1.3 Funciones asignadas y plan de trabajo concertado con la empresa ............................... 15
2. Planteamiento de la propuesta de mejora ............................................................................ 16
3. Objetivos ............................................................................................................................ 17
3.1 Objetivo general.......................................................................................................... 17
3.2 Objetivos específicos .................................................................................................. 17
3.2.1 Implementar........................................................................................................ 17
3.2.2 Realizar. ............................................................................................................. 17
3.2.3 Ejecutar. ............................................................................................................. 17
4. Resultados .......................................................................................................................... 18
5. Conclusiones ...................................................................................................................... 24
6. Propuesta académica .......................................................................................................... 25
Anexos ...................................................................................................................................... 26
Bibliografía ............................................................................................................................... 31
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Lista de figuras

Pág.
Figura 1. Imagen Vive la era digital.......................................................................................... 11
Figura 2. Oficinas Servi soft...................................................................................................... 14
Figura 1. Imagen tabla MERT_ASUNTO_VENT ....................................................................... 18
Figura 1. Imagen tabla MERT_RECIB_VENTANILLA.............................................................. 19
 5

Lista de tablas

Pág.
Tabla 1. Cronograma de actividades ......................................................................................... 15
 6

Lista de anexos

Pág.

Anexo A. Modulo para administración de los asuntos ............................................................... 26

Anexo B. Modulo para la búsqueda de radicados ...................................................................... 27
Anexo C. Tabla con los resultados del reporte ........................................................................... 28
Anexo D. Diagrama de flujo...................................................................................................... 29
Anexo B. Reporte en Excel ....................................................................................................... 30
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Glosario

ANS: se refiere a los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS), los cuales son acuerdos
específicos que establecen los niveles de rendimiento y calidad de servicio que se esperan de un
proveedor de servicios, como en el caso de Servi Soft en su relación con la Jurisdicción Especial
para la Paz (JEP). Estos acuerdos definen parámetros y métricas claras para evaluar y monitorear
el desempeño del proveedor de servicios y garantizar que se cumplan ciertos estándares
predefinidos en términos de tiempos de respuesta, calidad de atención, eficiencia y otros
indicadores relevantes.

Flujo: se utiliza para describir el movimiento continuo y ordenado de algo, como el flujo de
trabajo en un sistema o proceso. En el contexto del documento anterior, se refiere a la secuencia
de pasos específicos que deben completarse en el proceso de gestión de documentos por parte de
Servi Soft y la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP). Este flujo de trabajo incluye una serie de
etapas que deben ser atendidas en un orden determinado, y la finalización exitosa de cada una de
estas etapas es crucial para asegurar la eficiente gestión y resolución de los radicados y
documentos dentro del sistema de gestión documental CONTI

Jep: hace referencia a la "Jurisdicción Especial para la Paz". La JEP es un organismo establecido
en Colombia como parte del proceso de paz para investigar, juzgar y sancionar a los responsables
de crímenes atroces cometidos durante el conflicto armado en el país. Fue creada con el
propósito de lograr la reconciliación y garantizar los derechos de las víctimas

Radicado: se refiere al número de identificación único asignado a un documento o expediente

específico que ha sido presentado o recibido en un sistema de gestión documental, como el
programa CONTI utilizado por la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP). Este número de
radicado se utiliza para realizar un seguimiento y una identificación precisos de los documentos a
lo largo de su proceso de gestión, lo que facilita la referencia y recuperación de información
específica relacionada con cada documento o expediente en particular
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Rutas: se refiere a los caminos predefinidos o pasos específicos que deben seguirse para el
procesamiento y la resolución de los radicados y documentos dentro del sistema de gestión
documental CONTI. Estas rutas están designadas con números específicos, como "0036-
CATEGORIZACION Y DIRECCIONAMIENTO V4", "0063-RADICACION PRESENCIAL" y
"0111-FLUJO DOCUMENTOS PROTEGIDOS". Cada una de estas rutas tiene un conjunto
definido de acciones y procedimientos que deben completarse en un orden específico para
garantizar la correcta gestión de los documentos dentro del sistema.

Ventanilla: se refiere a un punto de servicio centralizado o a un sistema dentro del programa

CONTI utilizado por la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) y administrado por Servi Soft.
Este punto centralizado se encarga de la recepción y gestión de los documentos relacionados con
los radicados recibidos por la JEP. La ventanilla única actúa como un punto de contacto principal
para la recepción y el procesamiento inicial de los documentos, antes de ser derivados a otras
secciones o departamentos para su procesamiento y resolución posteriores
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Introducción

El sistema de Gestión Documental CONTI de Servi Soft desempeña un papel crucial en la

administración eficiente de los documentos de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP). Sin
embargo, recientemente se han enfrentado a desafíos significativos relacionados con los
Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) en el proceso de gestión de radicados. La no
conformidad con los ANS ha resultado en multas y retrasos en la resolución de los radicados, lo
que ha generado la necesidad de implementar mejoras en el seguimiento y la gestión de los
documentos.

Con el objetivo de abordar estos problemas y optimizar el flujo de trabajo, se ha propuesto la

implementación de un reporte integral que permita medir con precisión los tiempos de gestión de
los radicados en cada etapa del proceso. Este informe proporcionará una visión detallada de los
incumplimientos, identificando claramente las áreas de demora y los responsables dentro del
sistema. En consecuencia, se espera que este enfoque mejorado no solo evite sanciones
innecesarias, sino que también agilice el proceso de gestión de documentos y garantice el
cumplimiento efectivo de los ANS establecidos.

Con este contexto en mente, los objetivos generales y específicos del proyecto se han
delineado para lograr una mejor gestión y priorización de los radicados, brindar apoyo al
personal involucrado y justificar cualquier incumplimiento de los ANS. Además, se ha llevado a
cabo una mejora significativa en la infraestructura de la base de datos de CONTI, facilitando la
creación de un informe detallado que compara los tiempos de gestión reales con los tiempos de
respuesta establecidos. Este reporte no solo ofrece una evaluación integral de los tiempos de
gestión, sino que también permite un análisis detallado de cada paso del proceso de ventanilla
única, identificando posibles áreas de mejora y optimización.

El desarrollo de este informe ha sido guiado por un conjunto de reglas de negocio claras y
específicas, diseñadas para garantizar la precisión y la consistencia en la evaluación de los
tiempos de gestión. Estas reglas han permitido establecer un marco estructurado para la
identificación de incumplimientos y la gestión efectiva de los radicados, mejorando la
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transparencia y la eficiencia en general. Con estas medidas en su lugar, se espera que Servi Soft
y la JEP puedan superar los desafíos actuales y promover un enfoque más sólido y sistemático
para la gestión documental en el futuro.
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1. Descripción de la empresa, área de trabajo y funciones de la práctica

1.1 Descripción de la empresa

SERVISOFT S.A es una compañía con sede principal ubicada en la dirección Carrera 47 E 78
c Sur 74 Sabaneta Antioquia que presta servicios de gestión documental en Colombia. Creadores
de Mercurio, software para el manejo y trazabilidad de la información dentro de una compañía
prestando Servicio innovador y estratégico que busca la inclusión de las empresas en la
tecnología evolutiva de la gestión documental, incluye todos los servicios conexos necesarios de
manera integral a fin de garantizar una correcta gestión de documentos, conforme a lo
establecido por la normatividad nacional. Mercurio es gestor de Información
Digital, ECM y BPM. Se puede integrar a otras plataformas como SAP.

El objetivo principal del proyecto es optimizar los procesos de actualización, conservación y

control de los archivos y documentos, tanto históricos como del día a día, dejando en manos
especializadas la administración de su archivo. Por medio de nuestro servicio in house, se
proveen todos los medios humanos, tecnológicos, técnicos y logísticos necesarios para su
desarrollo, buscando así cumplir con la totalidad de requerimientos normativos y de las
necesidades de la empresa.

Figura 1. Imagen Vive la era digital

Fuente: Servi Soft S.A.
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1.1.1 Reseña histórica. SERVISOFT S.A líderes en Gestión Documental nace en el año de
1994 para suplir las necesidades del medio en cuanto a Sistemas de Información y Servicios
asociados, concentrándose inicialmente en desarrollar el mercado para software genérico, y
preparar una estructura organizacional que permitiera ofrecer dichos servicios utilizando
herramientas actuales o tecnología de punta bajo el paradigma Cliente/Servidor. La empresa
estaba conformada inicialmente por dos áreas básicas que le permitieron desarrollar
completamente la operación, el área comercial y el área técnica. El área técnica se encargó los
primeros seis meses de diseñar y construir la metodología para el desarrollo de Sistemas de
Información usando herramientas orientadas por objetos que soporten el paradigma
Cliente/Servidor y el área comercial preparó el mercado potencial de la empresa para sus futuras
negociaciones.

Una vez creadas las bases que soportarían el desarrollo, se iniciaron los primeros
proyectos. La metodología que desarrolló nuestra empresa es totalmente evolutiva y dinámica, de
tal forma que se está ajustando de acuerdo a la experiencia de cada uno de los proyectos
culminados y a la evolución tecnológica de los productos o herramientas usadas para tal fin.
Como resultado de la evolución constante del método de trabajo, la empresa cuenta hoy en día
con una serie de estándares ya probados en diversos sistemas de información y una biblioteca de
objetos base que permiten rapidez y optimización en la forma de atender un problema y su
respectiva solución. La idea principal, base de la creación de la empresa, es una fábrica de
aplicaciones en donde el desarrollo de aplicaciones es concebido como la unión de elementos
(objetos base previamente construidos) hasta completar un 60% del total de los componentes de
la aplicación en poco tiempo, y desarrollar los demás elementos particulares para entregar
sistemas listos para entrar a producción, acorde con las necesidades y requerimientos de los
Clientes.

SERVISOFT S.A. se ha distinguido como una destacada empresa en el desarrollo de software

genérico, manteniendo altos estándares en la implementación y aplicando prácticas sólidas en el
uso de herramientas, lo que permite a sus clientes beneficiarse de soluciones que promueven
mejoras continuas a través de una constante innovación tecnológica. En respuesta a la evolución
del mercado y las demandas de sus clientes, SERVISOFT S.A. ha ampliado su oferta de
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productos y servicios, abarcando sistemas de información genéricos, contratos de mantenimiento

y actualización, servicios de consultoría, operativos de digitalización de documentos y custodia
junto con el almacenamiento de archivos y medios magnéticos. Esta expansión refleja el
compromiso de la empresa con la diversificación para satisfacer las necesidades cambiantes y
crecientes del mercado, asegurando así una oferta integral para el éxito tecnológico y la gestión
eficiente de la información para sus clientes.

1.1.2 Misión. Somos una Organización orientada a satisfacer las necesidades y expectativas
de nuestros clientes mediante la calidad, diseño, precio y oportunidad de entrega en la
implantación de sistemas de información genéricos, comercialización de software y servicios
asociados para soluciones integrales, generando valor a sus accionistas, desarrollo de nuestro
talento humano con mejora continua.

1.1.3 Visión. Ser una empresa reconocida por su liderazgo, innovación, servicio, calidad y
generación de valor en la implementación de sistemas de información genéricos,
comercialización de software y servicios asociados para soluciones integrales, con talento
humano competente y comprometido con la mejora continua y siendo cooperantes con la
comunidad y el medio ambiente.
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1.2 Descripción del área de trabajo

SERVISOFT cuenta con un equipo de desarrollo altamente calificado conformado por

desarrolladores, líderes de desarrollo encargados de atender los requerimientos de parte de los
clientes para dar soporte y desarrollar nuevos requerimientos, todo este proceso de desarrollo y
clientes esta enlazado a través del equipo de consultoría que a su vez son los gestores de realizar
los levantamientos de requerimientos y la negociación con los todos los clientes hacen parte y
que operan el software base de la empresa Servi Soft llamado Mercurio Sistema de gestor
documental.

Figura 2. Oficinas Servi soft

Fuente: Servi soft
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1.3 Funciones asignadas y plan de trabajo concertado con la empresa

Crear y desarrollar nuevos programas o sistemas: diseñar y elaborar nuevos programas,

Probar los nuevos programas, evaluar sistemas nuevos y existentes, diseñar planes de prueba
para los programas nuevos desarrollados, realizar pruebas para la medición de calidad en los
sistemas desarrollados, detectar errores en los programas, corregir los errores presentes en los
programas, mejorar programas existentes, analizar los requerimientos y sugerencias de los
usuarios, crear soluciones para fallas existentes, Implementar las soluciones, realizar el
mantenimiento correspondiente en los sistemas existentes, realizando el monitoreo y corrección
de los defectos detectados: ejecutar el código para medir su eficiencia, reescribir el código para
detectar errores, realizar pruebas hasta garantizar que el programa esté libre de errores, elaborar
manuales operativos y especificaciones técnicas de los sistemas, elaborar informes sobre el
progreso del proyecto, realizar pruebas de medición de calidad y detectar errores en el desarrollo
del programa, reunirse con los clientes y Gerentes de Proyecto para diseñar y desarrollar nuevos
programas, preparar la documentación necesaria para programas nuevos o actualizados.

Tabla 1.
Cronograma de actividades
ACTIVIDADES AGOS SEPT OCTU NOV
Creación de tablas necesarias en SQL server para el reporte X
Creación de modulo para Insertar ,actualizar y eliminar tiempos ANS
según el asunto X
Creación de modulo donde se visualizar el reporte X
Creación de modulo para la búsqueda de los radicados por fecha X
Implementación del código de para la consulta de los atributos necesarios X
para el reporte X
Implementación del reporte en Excel X

Pruebas del desarrollo X

Entrega de desarrollo X

Fuente: Servi Soft

Nota: cronograma de actividades
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2. Planteamiento de la propuesta de mejora

Actualmente uno de los clientes que Servi Soft presta servicio es la JEP (Jurisdicción Especial
para la Paz) con el programa CONTI el cual es un Sistema de Gestión Documental que
administra, almacena todos los documentos de la JEP y además garantiza la eficiencia en la
gestión, búsqueda y trazabilidad de documentos. Actualmente se presenta un inconveniente con
los ANS que se generan con la radicación de ciertos documentos generando incumplimientos por
parte de Servi Soft trayendo como consecuencias multas para la empresa y retrasos en la
solución a los radicados. CONTI cuenta con sistema de solución a los radicados enviados por
agentes externos a la JEP y Servi Soft en los cuales estos documentos entran en flujo de rutas
definidas cumpliendo con varios pasos para dar solución a dichos radicados.

En este flujo de las rutas los tres primeros pasos son atendidos por personal de Servi Soft para
luego ser atendido por personal de la JEP en los pasos siguientes y es aquí donde se están
generando los inconvenientes de incumplimientos de los ANS. No en todos los casos son
incumplimientos de parte de Servi Soft y el problema radica en que no se sabe en qué parte del
flujo se está presentando la demora y es muy complicado dar con el responsable de este
incumplimiento por el alto flujo de radicados diarios que se reciben entonces al incumplir estos
ANS se debe verificar radicado por radicado para saber en dónde se incumplimiento si es de
parte de Servi Soft o de la JEP. Para esto y como propuesta de mejora se planteó implementar un
reporte general de todos los radicados, que mida los tiempos de los pasos en el cual los radicados
entraron y salieron del flujo de trabajo atendido por personal de Servi Soft.
 17

3. Objetivos

3.1 Objetivo general

Desarrollar un sistema de informes detallado en la estructura de base de datos de CONTI, que

permita identificar y resolver de manera efectiva los incumplimientos de los Acuerdos de
Niveles de Servicio (ANS) relacionados con la gestión de radicados por parte de Servi Soft y la
Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), con el fin de mejorar la eficiencia en el manejo de
documentos y evitar sanciones financieras

3.2 Objetivos específicos

3.2.1 Implementar un sistema que permita al administrador de mercurio insertar y modificar

nuevos asuntos en la tabla de la ventanilla única, asignando de manera efectiva los tiempos y
estados correspondientes a cada uno, en conformidad con los Acuerdos de Niveles de Servicio
(ANS) establecidos.

3.2.2 Realizar un análisis exhaustivo de los resultados del reporte generado por el sistema,
comparando el tiempo real de gestión de la ventanilla única con el tiempo ANS asignado para
cada asunto seleccionado en los radicados recibidos, identificando los posibles incumplimientos
y áreas de mejora en la gestión.

3.2.3 Ejecutar un protocolo de seguimiento y monitoreo específico para los radicados

tramitados por las rutas designadas (0036-CATEGORIZACION Y DIRECCIONAMIENTO V4,
0063-RADICACION PRESENCIAL, 0111-FLUJO DOCUMENTOS PROTEGIDOS),
asegurando un conteo preciso del tiempo de gestión en días y horas laborales, y proporcionando
medidas correctivas para garantizar el cumplimiento efectivo de los ANS.
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4. Resultados

Se implementó un sistema en el cual los administradores de mercurio podrán ver un reporte

con los campos necesarios y poder analizar los ANS de los radicados que están próximos a
incumplirse y descargar un archivo de Excel para tener mejor trazabilidad de los datos obtenidos
en el reporte de ventanilla única, para esto en el sistema de base de datos CONTI, se diseñaron
dos tablas en el motor de base de datos SQLdbx sobre la base de datos “SGD_BDPRU” de
Servi Soft, como tal la primera tabla que almacena los tiempos de ANS se nombró como
“MERT_ASUNTO_VENT” y contiene los siguientes campos para almacenar los asuntos
relacionados con la radicación de documentos recibidos por la ventanilla única: código de
asunto, nombre de asunto, cantidad de tiempo asignado al asunto, unidad de tiempo, estado del
asunto y la prioridad

Figura 3. Imagen tabla MERT_ASUNTO_VENT

Fuente: Servi Soft S.A.

También se diseñó un módulo para poder insertar, actualizar, consultar y eliminar los asuntos,
cabe afirmar para que el funcionamiento de este reporte sea valido al momento de crear el
asunto, este debe tener el mismo idAsunto de la tabla “MERT_ASUNTO” es una tabla ya
existente y que al momento de diligenciar la solicitud es obligatorio este campo, se
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implementaron funcionalidades que permiten al administrador de mercurio poder manipular

los asuntos y realizar funciones tales como asignar nuevos asuntos a la tabla de ANS de la
ventanilla única, asignar la cantidad y unidad de tiempo del ANS al asunto, asignar prioridad al
asunto, asignar el estado del asunto, que puede ser "Activo" o "Inactivo" (Ver anexo A. Modulo
para administración de los asuntos), además, se diseñó una tabla adicional que relaciona los
asuntos asignados desde la ventanilla única con el número de radicado recibido. Esta tabla tiene
como objetivo guardar los asuntos asignados exclusivamente por la ventanilla única,
independientemente de cualquier cambio que la dependencia JEP pueda realizar.

Figura 4. Imagen tabla MERT_RECIB_VENTANILLA

Fuente: Servi Soft S.A.

Para la búsqueda de los radicados se diseño un modulo que nos permite consultar los
documentos por idDocumento o por rango de fecha anteriormente mencionado, esto con el
objetivo de permitir al administrador de mercurio tener una búsqueda fácil y generar el reporte
según su necesidad (ver anexo B. Modulo para la búsqueda de radicados), y luego se generó la
vista donde esta los resultados obtenidos en la consulta (ver anexo C. tabla con los resultados del
reporte), ya para mejor análisis se implementó un botón que generar un reporte en Excel que
permite con mayor facilidad la manipulación de la información para el administrador de
mercurio(ver Anexo E. Reporte en Excel)
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El informe propuesto representa un recurso esencial para el análisis y control eficiente de los
tiempos de gestión en la ventanilla única, en comparación con los tiempos ANS (Acuerdo de
Niveles de Servicio) asignados a cada asunto en los radicados recibidos y lo primero que se
analizo fue el movimiento que tiene un radicado en su paso por ventanilla única (ver anexo D.
Diagrama de flujo), Este reporte se ha diseñado con el objetivo principal de ofrecer una visión
detallada y precisa de los procesos, permitiendo una evaluación exhaustiva de los radicados que
podrían estar en riesgo de incumplir los tiempos predefinidos.

Al centrarse en la comparación entre el tiempo real de gestión y los tiempos ANS, el informe
presenta una interfaz de usuario que permite definir un rango específico de fechas para la
generación de los resultados. Esto, a su vez, facilita la identificación de áreas críticas y la
priorización de las acciones correctivas en situaciones donde los tiempos reales se desvían de los
tiempos esperados.

La tabla generada por el informe es integral, incluyendo datos fundamentales como el número
de radicado, detalles sobre la ruta de gestión seguida, el último paso del flujo de trabajo, el
usuario de la ventanilla única involucrado, fechas y horas precisas de entrada y salida de cada
paso, el estado del documento (ya sea Evacuado o Pendiente), así como métricas temporales
significativas como el tiempo real de gestión en la ventanilla única, el tiempo acumulado desde
la entrada hasta la evacuación, y otros detalles relevantes asociados con los asuntos específicos y
sus respectivas prioridades.

Este análisis detallado y sistemático facilita la identificación de radicados que podrían estar en
riesgo de incumplir los tiempos ANS, proporcionando a Servi Soft una visión holística y precisa
sobre la eficiencia del proceso en la ventanilla única. Al alertar sobre posibles retrasos o
incumplimientos, este informe permite tomar medidas proactivas, implementar estrategias de
optimización y dirigir recursos de manera efectiva para asegurar que los tiempos de gestión
cumplan con los estándares establecidos. Esta herramienta no solo facilita el control y la
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supervisión, sino que también contribuye a mejorar continuamente los procesos, fortaleciendo así
la eficiencia operativa y la calidad en la gestión de radicados en la empresa.

También nos permite un análisis comparativo a lo largo del tiempo ya que explora cómo este
informe puede brindar una perspectiva histórica al permitir comparar los tiempos de gestión a lo
largo de diferentes periodos. Describe cómo esta información a lo largo del tiempo podría
identificar tendencias, mejoras o posibles desafíos recurrentes en la gestión de los radicados y
nos permite la implementación de medidas correctivas y preventivas y detalla cómo el informe
no solo identifica los radicados en riesgo de incumplir los tiempos ANS, sino también cómo se
pueden implementar estrategias específicas basadas en esta información para corregir
desviaciones y prevenir futuros incumplimientos.

Nos brinda un seguimiento del rendimiento y resultados obtenidos y Menciona cómo este
informe permite realizar un seguimiento del impacto de las acciones correctivas implementadas,
mostrando mejoras o áreas que necesiten mayor atención y Ejemplifica con casos donde la
intervención ha llevado a una mejora significativa en la gestión de los tiempos de radicados para
permitir adaptabilidad y flexibilidad del informe y destaca cómo este informe puede adaptarse a
diferentes necesidades y requisitos empresariales, cómo se puede ajustar para ofrecer
información específica a diferentes niveles de la organización y cómo puede servir como una
herramienta versátil para la toma de decisiones.

Un análisis severo nos permite ver reflejado los beneficios a largo plazo para la empresa y
resalta cómo el uso continuo y efectivo de este informe puede conducir a una mejora sostenida
en los procesos de gestión de radicados, impulsando la eficiencia operativa, la satisfacción del
cliente y la optimización de recursos a lo largo del tiempo y al agregar información detallada
sobre estos aspectos, podrás ampliar la perspectiva sobre cómo este informe no solo identifica
problemas actuales, sino que también contribuye al crecimiento y mejora constante de los
procesos de gestión de la empresa.
 22

Para la ejecución eficiente del programa Mercurio, se optó por el entorno de desarrollo
integrado (IDE) NetBeans. El desarrollo de este reporte requirió la intervención en 12 clases
preexistentes en Mercurio y la creación de 3 vistas nuevas para facilitar la manipulación y
creación del informe. Es fundamental destacar que el informe muestra exclusivamente los
radicados gestionados por rutas específicas: "0036-CATEGORIZACION Y
DIRECCIONAMIENTO V4" (pasos 1, 2 y 3), "0063-RADICACION PRESENCIAL" (pasos 1,
2, 3 y 4) y "0111-FLUJO DOCUMENTOS PROTEGIDOS" (pasos 1, 2 y 3).

Uno de los aspectos clave asegurados en el desarrollo fue el cálculo del tiempo de gestión en
la ventanilla única exclusivamente durante los días laborales (de lunes a viernes), desde las 8 am
hasta las 5:30 pm, con una pausa para el almuerzo, y no en horas continuas. Este ajuste se logró
mediante la adaptación de las clases preexistentes en Mercurio para reconocer y operar en este
horario laboral específico, garantizando la precisión y coherencia en el conteo del tiempo.

Además, se incorporó funcionalidad adicional al informe, resaltando los documentos

marcados como "Cumpliendo" en la columna "Resultado del ANS". Esta marca se aplica si se ha
iniciado la ruta de anulación "0035-RUTA ANULACION" y se encuentra señalada como "SI".
Esta implementación permite una mayor visibilidad sobre los documentos en proceso de
anulación y su relación con el cumplimiento de los tiempos establecidos.

Estos ajustes y adiciones en el desarrollo no solo han mejorado la precisión y eficacia del
programa Mercurio en la generación de este informe, sino que también han fortalecido su
funcionalidad al adaptarse a las necesidades específicas de seguimiento y control de los procesos
de gestión de radicados en las rutas mencionadas.

El informe en ejecución actualmente en los servidores de calidad y producción de CONTI ha

recibido una respuesta positiva y entusiasta por parte de la alta dirección de la empresa (jefes),
así como de Servi Soft. Los administradores de Mercurio para CONTI han destacado una serie
 23

de mejoras significativas en el proceso de radicación de la ventanilla única, en gran parte gracias

a la implementación y uso efectivo de este reporte.
El reconocimiento y la acogida favorable de este informe residen en su capacidad para
proporcionar información precisa y detallada sobre el estado y los tiempos de gestión de los
radicados bajo las rutas específicas en Mercurio. Los comentarios positivos resaltan la utilidad
del informe en la identificación rápida de áreas de mejora, permitiendo una toma de decisiones
más informada y oportuna. Además, se destaca su contribución a la optimización de los procesos
de radicación en la ventanilla única, lo que ha conducido a una mayor eficiencia operativa y a la
posibilidad de una gestión más efectiva de los tiempos establecidos.

La satisfacción expresada por los usuarios clave y los administradores refleja el impacto
positivo que ha tenido este informe en la dinámica y la mejora continua de los procesos dentro de
CONTI. Esta herramienta ha demostrado ser fundamental para la identificación temprana de
posibles problemas, así como para la implementación de estrategias correctivas y preventivas
que contribuyen directamente a la optimización y eficacia en el manejo de los radicados en la
empresa.
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5. Conclusiones

El análisis exhaustivo de la situación actual del sistema de gestión documental CONTI en la

Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) ha permitido identificar una serie de desafíos
relacionados con los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) y la gestión eficiente de los
radicados. A través de la implementación de un sistema de informes detallado y la adopción de
diversas medidas y funcionalidades, se lograron avances significativos en la mejora del manejo
de los documentos y la optimización de los tiempos de gestión.

El desarrollo de un protocolo de seguimiento y monitoreo específico para los radicados

tramitados por las rutas designadas ha demostrado ser fundamental para asegurar el
cumplimiento efectivo de los ANS y evitar incumplimientos y multas financieras. La creación de
una estructura de base de datos eficiente, la implementación de funcionalidades de
administración de asuntos y la generación de informes detallados han brindado una visión clara
de los procesos y áreas de mejora, lo que ha permitido tomar decisiones estratégicas informadas
para optimizar el flujo de trabajo de la ventanilla única.

En general, se espera que estos resultados contribuyan en gran medida a fortalecer la

eficiencia y la efectividad del sistema de gestión documental, reducir los tiempos de respuesta y
mejorar la satisfacción tanto de la Jurisdicción Especial para la Paz como de Servi Soft.
Asimismo, se anticipa que las medidas implementadas proporcionarán una base sólida para
futuras mejoras y optimizaciones en el proceso de gestión documental, allanando el camino para
una operación más fluida y eficaz en el futuro.
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6. Propuesta académica

Se queda corta la carrera con la cantidad de lenguajes de programación que se enseña y en el

estudio virtual los profesores deberían seguir una misma línea de enseñanza hay profesores muy
buenos como hay otros que dejan mucho que pensar
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Anexos

Anexo B. Modulo para administración de los asuntos

 27

Anexo C. Modulo para la búsqueda de radicados

 28

Anexo C. Tabla con los resultados del reporte

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Anexo D. Diagrama de flujo

__________________________________________
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Anexo E. Reporte en Excel

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Bibliografía

Lopez C. LA TAXONOMÍA DE BLOOM Y SUS ACTUALIZACIONES. Recuperado el 13

de agosto 2023 de https://eduteka.icesi.edu.co/articulos/TaxonomiaBloomCuadro

ServiSoft.S.A(s.f.). Servisoft-Quienes somos.

https://servisoft.co/quienes_somos_servisoft_historia