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Contenido
Sesión 4: Google Drive ........................................................................................................ 64
1. Partes de la interfaz................................................................................................. 65
2. Descargar Drive en el ordenador .............................................................................. 65
3. Carpetas ................................................................................................................. 66
4. Creación de documentos ......................................................................................... 67
Documento ......................................................................................................... 67
Hoja de cálculo.................................................................................................... 69
Presentación ....................................................................................................... 69
Formularios......................................................................................................... 70
Dibujos ............................................................................................................... 71
Maps .................................................................................................................. 71
Sites.................................................................................................................... 72
5. Compartir ............................................................................................................... 72
6. Descargar................................................................................................................ 74
7. Mandar por email documentos de Drive ................................................................... 75
8. Guardar en Drive documentos de nuestro Gmail ....................................................... 77
9. ANEXO I: Trucos de Hojas de cálculo en Drive ........................................................... 78
1. Traducción de texto: GOOGLETRANSLATE ......................................................... 78
2. Conversión de divisas: GOOGLEFINANCE ........................................................... 79
3. Conversor de unidades: CONVERT..................................................................... 79
4. Diferencia entre fechas: DATEDIF...................................................................... 79
5. Inserta una imagen: IMAGE .............................................................................. 80
6. Toma datos de otra hoja: IMPORTRANGE .......................................................... 80
7. Filtros en una tabla .......................................................................................... 81
8. Elegir los elementos de una celda desde una lista .............................................. 82
9. Formato condicional de celdas.......................................................................... 83
10. Gráfico geográfico sobre un mapa................................................................... 83
1. Partes de la interfaz
Botón de NUEVO (rojo): nos sirve para crear nuevos documentos o nuevas carpetas
Barra de carpetas (rosa): aquí encontramos una lista de las carpetas que tenemos en Drive.
Panel central (naranja): al abrir Drive nos aparecerá el contenido de la carpeta “Mi Unidad”. Si
hacemos clic sobre otra carpeta en la barra de carpetas, nos mostrará su contenido.
Tipo de vista (morado): ahora tenemos la vista de cuadrículas. Si hacemos clic sobre este icono
podemos cambiarla a lista.
Mostrar detalles (verde): al hacer clic sobre este icono aparece una barra lateral a la derecha
de la pantalla con dos pestañas en la parte superior: detalles y actividad. Si tenemos un a
carpeta o archivo seleccionado en el panel central nos aparecerá la información más detallada
en detalles. La parte de actividad es simplemente un registro de las acciones que hemos
estado realizando en drive: crear, editar, compartir…
Documento
El documento es similar al Word de Microsoft Office.
herramientas. .
Podemos escribir el comentario que queramos y al darle a “Comentar” se publicará y
todos aquellos que tengan acceso al documento podrán verlo.
Todos los comentarios aparecen en el lateral derecho del documento y haciendo clic
sobre ellos podemos hacer varias cosas: eliminarlo, modificarlo, contestarlo o
resolverlo. Se pueden hacer cambios en un comentario tantas veces como se quiera
hasta que se elimine o se resuelva. Si lo eliminamos desparecerá por completo,
mientras que si lo resolvemos se podrá seguir leyendo la información pero no se podrá
modificar ni responder más.
Modo de trabajo: en los documentos de Drive hay varios modos de trabajar. Podemos
trabajar en modo edición (lo habitual) y que los
cambios se vayan introduciendo sin ningún otro
particular. Es igual que escribir en un documento de
Word.
También podemos trabajar en modo Sugerencias, que
dejará el texto que insertemos subrayado en verde y
con una marca de comentario en el lateral. Esta
función es la equivalente al control de cambios en
Word.
La opción está en la parte superior derecha. Y el resultado es este:
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es similar el Excel de Microsoft Office.
Presentación
La presentación es el equivalente al PowerPoint de Microsoft Office.
No tiene ninguna funcionalidad especial. Sirve para hacer presentaciones básicas. Para
presentaciones más elaboradas recomendamos usar el PowerPoint si es posible.
Las respuestas de los cuestionarios se almacenan en una hoja de cálculo de Drive para q ue
luego podamos explotarlas según los intereses que tengamos.
Para ver paso a paso cómo crear un formulario os recomendamos los siguientes vídeos de
YouTube.
https://www.youtube.com/watch?v=LMFoajXjwkA
https://www.youtube.com/watch?v=PiUuwYL-9KI
Aquí podéis ver un vídeo de una usuaria probando sus funciones más básicas:
https://www.youtube.com/watch?v=4LGc18nIBSA
Maps
Desde el mismo botón de Nuevo sobre el que hemos hecho clic para crear los anteriores
documentos nos da la opción de “Maps”.
Esta opción nos permite crear un mapa personalizado en la aplicación Google Maps.
Como vamos a ver la aplicación de forma independiente, dejamos este tema para la sesión
correspondiente a Google Maps.
Este tema no lo vamos a ver en el curso que nos ocupa pero es recomendable investigarlo más
a fondo si queréis tener vuestra propia página web de una forma sencilla.
Para profundizar podéis buscar vídeos tutoriales en YouTube o consultar páginas de formación
como la de Antonio Desiderio, un profesor de Tecnología del IES Cañada de las Eras.
https://sites.google.com/site/tutorialsites4/
5. Compartir
Independientemente del tipo de documento o carpeta que creemos en Google Drive, podemos
compartirlo con quien queramos.
Cuando tenemos un documento abierto podemos ver en la esquina superior derecha en el que
pone COMPARTIR.
A través de esta ventana podemos configurar las opciones básicas de compartir. Hay dos
formas de compartir:
En esta ventana podemos ver quién tiene acceso al documento o la carpeta, invitar a más
personas y cambiar la configuración del propietario (parte inferior de la ventana). El
propietario puede permitir o no que los autorizados a editar inviten a nuevos usuarios y puede
también impedir que se copie, imprima o descargue el contenido que está compartiendo.
Después de hacer clic sobre la opción de compartir nos lleva la misma ventana sencilla de
opciones, la primera que hemos visto en este apartado.
Cuando alguien comparte un archivo o carpeta con nosotros, ya sea por enlace o recibiendo
una invitación a través del correo electrónico, los archivos o carpetas que se hayan compartido
6. Descargar
Si queremos podemos también descargar los
archivos.
También, sin abrir el archivo ni la carpeta, podemos hacer clic con el botón derecho encima de
lo que queramos descargar y seleccionar la opción de descarga.
Si descargamos así un archivo, sin abrirlo, lo descargará en su versión de Microsof Office. Por
ejemplo, si descargo un documento de texto, se quedará en mi ordenador como documento
de Word.
Es especialmente útil tener cierto tipo de documentos almacenados en Drive porque así
podemos enviarlos directamente desde Gmail.
Para enviar un archivo directamente desde Gmail comenzaremos redactando un nuevo email
como lo hacemos habitualmente pero, en vez de adjuntar un archivo haciendo clic sobre el
icono del clip, haremos clic sobre el icono de Drive.
Se nos abre entonces una ventana que nos permite navegador por las carpetas de Drive y
seleccionar el archivo que queremos adjuntar.
Podemos adjuntar tanto archivos que hemos creado en Drive y tienen el formato propio de la
aplicación, como archivos que estemos guardando en Drive pero que tengan otros formatos
por que los hayamos exportado.
Los archivos que son propios de Drive, solo se pueden enviar como enlace a Drive. Esto quiere
decir que al mandarlo por email la persona que lo recibe verá un icono (similar al de un archivo
normal) que al hacer clic sobre él le abrirá una nueva pestaña con el archivo en Drive.
El destinatario tendrá acceso al archivo que le estamos enviando pero no podrá ver el resto de
los materiales que tenemos en Drive.
Si tenemos un archivo externo (por ejemplo, un Word de Office) tenemos dos opciones a la
hora de enviarlo. Podemos enviarlo como enlace de Drive, igual que en el caso anterior, o
como archivo adjunto. Si lo enviamos como archivo adjunto la persona recibirá el archivo
integro. Esto significa que al hacer clic sobre el archivo en el email, se le descargará
directamente en su equipo.
Al poner el ratón sobre la imagen del archivo (sin hacer clic) nos aparecen 3 opciones:
Goog le Sheets u Hoja de cálculo, es el “Ex cel” de Google. Forma parte integral de Google Dr ive y es a ccesible
t a nto desde el n avegador com o desde la app para Android y iPhone.
Los pu ntos fuertes de Google Sheets son la edición colaborativa, qu e es u n gratis y que es m uy potente. Aunque
pa r ezca m entira, es capaz de hacer algunas funciones m ejor y m ás rápido que Ex cel.
Seg uramente ya conoces las fórmulas básicas de cualquier hoja de cálculo: Suma, Media, Mediana… Google Sheet
t iene t odas estas fórm ulas (en inglés, eso sí) y m ás. Com o estas:
Los códigos de país u san los códigos de país de 2 letras: Español = es; In glés = en ; Alemán = de… A cuérdate de
pon er entre com illas dobles cualquier dato que no sea una referencia a una celda.
Un a fórmula relacionada es DET ECTLANGUAGE( “texto” ), que te dirá en qué idiom a está escrito un t exto.
Goog le Sheets t om a los datos actualizados de su portal de finanzas Google Finanzas para darte siempre el v alor
m á s actualizado.
Los códigos de divisa siguen el estándar ISO-4217 y debes escribirlos juntos. Por ejemplo, para convertir de Euros
a dóla res estadounidenses, escribe EURUSD.
= A 1 * GoogleFinance (“USDEUR”)
= 2 0 0 * GoogleFinance (“EURGBP”)
El v a lor debe ser numérico, mientras qu e unidad_inicio y unidad_fin deben pertenecer a la m ism a categoría. Por
ejem plo, n o puedes convertir unidades de t emperatura en v elocidad, y v ice versa. En la ayuda de Google
Sh eets encontrarás la m anera correcta de llamar a las unidades.
= CONV ERT(20,”C”,”F”)
T a nto fecha_inicio com o fecha_final deben ser fechas o celdas con fechas n ormales. Los v alores aceptados para
u n idad son “Y”,”M” ,”D”,”MD” ,”YM” y “YD”.
Y, M y D equ iv alen a años, m eses y días. Most rarán la diferencia t otal en cada una de esas unidades. Por ot ro
la do MD, YM y YD fu n cionan m ejor juntos. MD es el n úmero de días descontando los m eses, y YM es el
n úm ero de m eses descontando los años. Por últim o, YD son los días transcurridos descontando los años.
=DA T EDIF(C3;C4;”D”)
El ú n ico parámetro necesario es el prim ero, la dirección URL en la qu e se encuentra la im agen. El r esto, a lto,
a n cho y modo es opcional y especifica cóm o se m ostrará la im agen cuando la celda es m ayor o m enor que el
t a m año de la im agen.
El pr im er parámetro, clave, se obt iene de la dirección web de la hoja. Lo puedes ver en la barra de direcciones de
t u n avegador. Em pieza justo después de “?key=” y a caba a ntes del sím bolo “&”. Por ot ro lado, rango es la
dir ección de la celda o r ango qu e qu ieres im portar. No t e olv ides de hacer referencia también a la h oja en la qu e
est á incluida.
En est e caso, n o necesitarás una fórmula, sino seleccionar la tabla que contiene tus datos y después pulsar el
bot ón o u sar el m enú Da tos > Filtro.
Desde ese m om ento, la cabecera de t u tabla incluirá unos pequeños botones desde los qu e a ccedes a las opciones
de filt rado.
La h oja está protegida a sí qu e n o podrás usar los filtros hasta qu e no crees una copia. Puedes hacerlo desde el
m enú Archivo > Crear una copia .
Selecciona las celdas qu e qu ieres modificar, haz clic derecho y elige Validación de datos (también disponible
en el m enú Da tos > V alidación).
En Cr iterios, elige Elementos de una lis ta. Después t ienes dos opciones: o bien eliges los elem entos de la lista
desde celdas de t u hoja de cálculo o los escribes m anualmente, separados por com as, en Introducir elementos
de la lis ta.
T a m bién puedes limitar los valores de una celda para que solo adm ita fechas, números o pa trones más
a v anzados.
Ejem plo de u so
La h oja está protegida a sí qu e n o probar a añadir v alores no a dmitidos hasta que crees una copia en t u propio
Dr iv e. Puedes hacerlo desde el m enú A rchivo > Crear una copia.
Selecciona las celdas cuyo formato qu ieres cambiar dinámicamente, haz clic derecho y elige Formato
Condicional. En la v entana que se abre puedes elegir las condiciones n ecesarias para qu e cambie el color del
t ex to o del fondo.
Ejem plo de u so
La h oja está protegida a sí qu e n o probar a cambiar los v alores para v er cóm o cambian los colores, hasta que crees
u n a copia en t u propio Dr ive. Puedes hacerlo desde el m enú Archivo > Crear una copia .
Necesitas una t abla con datos qu e contenga nom bres de países en una columna. Para probar puedes pegar
la t abla de población m undial de la W ikipedia. Después, ve a l m enú Insertar > Gráfico.
En la pestaña Empezar, elige la tabla con tus datos haciendo clic en Seleccionar intervalos. Después, ve a la
pest aña Gráficos y elige Mapa. Por último, en la pestaña Personalizar puedes cambiar el fondo, el á rea que
se m u estra y la escala de color.