Unidad 1.

Introducción a Google Drive

1.1. ¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un moderno y potente servicio de almacenamiento en línea que además

permite acceder a un conjunto de herramientas ofimáticas para crear documentos, hojas de
cálculo, presentaciones, dibujos y formularios fácilmente, entre otras aplicaciones. Antes
recibía el nombre de Google Docs. Como se trata de un servicio de almacenamiento en la
nube, tiene la ventaja de que los archivos que se guarden en él, estarán disponibles desde
cualquier lugar en el que tengamos una conexión a Internet y con independencia del
dispositivo que estemos utilizando, ya sea una PC, un teléfono móvil o una tableta.
Si compartimos nuestros archivos con otros usuarios, cualquier cambio que hagamos
también estará disponible inmediatamente para ellos sin necesidad de enviar nuevas
versiones por correo electrónico u otros medios. Además, el servicio es gratuito con un límite
de almacenamiento de 15 GB (que se comparten con Gmail, el correo web de Google, y con
Google Fotos), pero puede aumentarse comprando más espacio.
Enlistemos las diversas características y ventajas de Google Drive:

Permite almacenar, administrar y compartir cualquier tipo de archivo; como su nombre lo

indica, es una unidad en línea para almacenar lo que deseemos. Pero también permite utilizar
sus aplicaciones ofimáticas para crear nuestros archivos.

Incluye funciones de colaboración en tiempo real para la elaboración de archivos

ofimáticos. Es decir, por ejemplo, es posible editar un documento entre dos o más usuarios y
ver instantáneamente los cambios que cada uno realiza.

Google Drive soporta muchos tipos de formatos, por lo que es posible no sólo guardar,
sino también ver archivos en PDF, imágenes, videos, etcétera e incluso editar algunos de
ellos, como los archivos de Microsoft Office.

Como se trata de un servicio en línea, cualquier mejora que introduzca Google en sus
aplicaciones estará disponible a los usuarios inmediatamente, sin necesidad de instalar
actualizaciones en ningún dispositivo.

Los archivos de Google Drive se graban automáticamente conforme los vamos creando,
por lo que es muy difícil perder información por algún fallo en el sistema. Asimismo, genera
un historial de los cambios realizados, por lo que es fácil volver siempre a una versión anterior
de los mismos.
Para utilizar Google Drive necesitamos básicamente una cuenta de Google, un navegador
y una conexión a Internet. Sin embargo, es importante mencionar que, aunque no es
obligatorio, también podemos instalar la aplicación Google Drive para PC, Android, Ipad y
iPhone, con distintas funciones que podemos aprovechar, como veremos más adelante. En
este curso veremos cómo crear una cuenta de Google, cómo iniciar Google Drive, qué
requisitos específicos tiene que cubrir nuestro equipo y navegador para utilizarlo, cómo
administramos nuestros archivos con él, cómo utilizamos las funciones de las diferentes
aplicaciones ofimáticas para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos,
formularios, Mapas y Sitios de Google y, finalmente, cómo podemos compartirlos o colaborar
con otros usuarios para su elaboración.
Como puede concluirse fácilmente, Google Drive es una herramienta que puede
resultarnos de gran utilidad en el trabajo profesional o académico, por lo que sobra explicar
la importancia de conocerlo y manejarlo a fondo.

1.2. Requisitos para usar Google Drive

Como ya explicamos antes, Google Drive es un servicio en línea. Esto significa que es
una aplicación web a la que debemos acceder a través de nuestro navegador de Internet. Sin
embargo, existen diversos navegadores en los distintos dispositivos, Google Drive es
compatible con las dos últimas versiones de los siguientes navegadores:

Chrome. Es el propio navegador de Google.

Firefox. Es un popular navegador de Internet de software libre.

Internet Explorer y Microsoft Edge, Son los navegadores de Windows. Microsoft Edge es el
último navegador que viene incluido en Windows 10 e Internet Explorer es el navegador de
versiones anteriores de ese sistema operativo.

Safari. Es el navegador de Internet de los dispositivos de Apple.

Existen otros navegadores de Internet, como Ópera, pero no se garantiza la disponibilidad
de todas las funciones del sistema. Además, el navegador a utilizar debe tener activado el
uso de cookies y JavaScript, aunque ambas funciones están activas en los navegadores de
modo predeterminado. Por otra parte, es obvio que si vamos utilizar Google Drive, tendremos
interés en no tener ningún problema en el funcionamiento del sistema, por lo que es
recomendable utilizar el propio navegador de Google, Chrome, para evitar cualquier
incompatibilidad y, preferentemente, en su última versión, al momento de escribir estas líneas
se trata de la versión 54, que es el que utilizaremos en este curso, por lo que te sugerimos
instales este navegador o te asegures que se encuentra actualizado.
Para ello, puedes ir al menú de Chrome, que son los tres puntos verticales que están en
la esquina superior derecha del navegador, y luego utilices la opción Ayuda > Información
de Google Chrome, el cual te mostrará la versión actual, pero al mismo tiempo buscará por
nuevas actualizaciones y las instalará automáticamente.
 El resultado debe ser como sigue.

Por otra parte,hemos mencionado que además de acceder a Google Drive a través del
navegador de Internet, también podemos usar una aplicación en nuestros dispositivos de
escritorio (también llamada Google Drive, por supuesto) que nos dará acceso a nuestros
archivos almacenados ahí, así como a las aplicaciones ofimáticas a las que nos vamos referir
en el curso.
Finalmente, reiteramos que el otro requisito indispensable para usar Google Drive es tener
una cuenta de Google, volveremos a ello pronto.

1.3. Aplicaciones de Google Drive

Ya hemos mencionado que Google Drive es mucho más que almacenamiento en línea,
también incluye un grupo de aplicaciones ofimáticas. También ya mencionamos que de modo
predeterminado dichas aplicaciones son:

Documentos.

Hojas de cálculo.

Presentaciones.
 Formularios.

Dibujos.

Mapas.

Pero no son las únicas. Podemos añadir aplicaciones a Google Drive desde la Chrome
Web Store, muchas de esas aplicaciones son gratuitas.

Una vez que añadimos aplicaciones a Drive, como veremos con detalle más adelante,
éstas aparecen en la lista de aplicaciones de su menú:
1.4. Ir a Google Drive

Como ya mencionamos, para poder utilizar Google Drive, es necesario tener una cuenta
de Google, por ejemplo, una cuenta de Gmail, o bien de Google+, o la que utilizamos con
teléfonos con sistema operativo Android, entre otras posibilidades.
Si alguna vez te has registrado en algún servicio de Google (Reader, Sites, YouTube,
Blogger, etc.) ya tendrás una, y puedes usarla.
Una vez que contamos con una cuenta de Google, basta con iniciar sesión con ella en
https://drive.google.com. Inmediatamente nos presentará el formulario para indicar nuestra
cuenta para iniciar sesión.

Claro que si eres de los que entran a Google e inician (o mantienen abierta) su sesión en
el navegador, también puedes usar el menú de aplicaciones que está a la derecha en
www.google.com, tal y como podemos ver aquí:
 En cualquier caso, podremos trabajar con Google Drive, así que comencemos conociendo
sus elementos de pantalla.

1.5. La pantalla de Inicio

La pantalla que vemos en el navegador al entrar a Google Drive tiene los siguientes
elementos:

1. Botón Nuevo para crear carpetas, archivos ofimáticos (documentos, hojas de cálculo,
etc.) y para subir archivos o carpetas.
2. Panel de filtros. Los archivos y carpetas que se presentan en el área de la derecha
dependen de la elección que hagamos en este panel.
3. Caja de búsqueda. Como veremos, es posible, buscar archivos en nuestra unidad de
Google Drive, pero también contenido específico en el interior de éstos.
4. Menú de Aplicaciones, notificaciones y cuenta de usuario. El primer icono muestra
una lista de otras aplicaciones a las que tenemos acceso con nuestra cuenta de
Google, como GMail. El segundo, que tiene forma de campana, nos alerta de las
distintas notificaciones de la cuenta de Google, finalmente, tenemos acceso a nuestra
cuenta de usuario Google, con ese icono podemos cerrar nuestra sesión, o bien,
cambiar la configuración de nuestra cuenta.
5. Indicador de ubicación. Muestra qué archivos estamos viendo o si estamos ubicados
en alguna carpeta.
6. Botones Vista, Ver detalle y Configuración. El primero cambia el tipo de vista en que
se mostrarán nuestros archivos y carpetas (cuadrícula o lista), el de Ver detalle
muestra un panel de detalles del archivo o carpeta seleccionado. El botón en forma
de engrane permite modificar la configuración de Google Drive.
7. Área de archivos y carpetas. En esta área veremos nuestros archivos y carpetas
almacenados en Drive, independientemente si son archivos nativos (creados con las
aplicaciones ofimáticas de Drive) o que los hayamos subido desde nuestro disco duro.
En la próxima unidad veremos cómo trabajar con los archivos y carpetas en Drive: Cómo
subirlos, crearlos, borrarlos, renombrarlos, compartirlos, etcétera.
En tanto, debes tener en cuenta que cerrar la ventana del navegador, o la pestaña donde
está tu sesión de Drive, no cierra la sesión, se mantiene abierta, por lo que, si estás usando
una PC pública, es posible que otros vean tus archivos en Drive e incluso tu correo de Gmail.
Si estás usando un ordenador privado, al que sólo tú tienes acceso, no tendrás mucho de qué
preocuparte, pero si no es así, deberás asegurarte de cerrar la sesión antes de cerrar el
navegador o su pestaña.
Para cerrar tu sesión, debes hacer clic en la esquina superior derecha de Drive y pulsar
sobre tu imagen de perfil, se desplegará un menú en donde podrás cerrar tu sesión.

Unidad 2. Gestionar Elementos

En esta unidad trataremos todo lo relativo a la administración de archivos y carpetas:
Crearlos, subirlos, descargarlos, copiarlos, visualizarlos, renombrarlos, editarlos, borrarlos,
etcétera. Como veremos, Google Drive es un completo entorno para crear y administrar
una estructura de carpetas y archivos, lo que implica toda una serie de acciones sobre ellos.
En la unidad anterior estudiamos la pantalla de inicio de Google Drive y ahora es el
momento de comenzar a utilizarla.

2.1. Crear Carpetas

Una carpeta, podemos decir, es un espacio que creamos para colocar ahí archivos de cierto
tipo o tema que deseamos mantener separados del resto. Dentro de una carpeta es incluso
posible crear otra carpeta y dentro de ésta otra u otras. De modo que se va creando una
estructura de carpetas para organizar nuestros archivos.
En Google Drive el principio es el mismo, la diferencia es que la unidad de almacenamiento
no está en nuestro ordenador, sino en la nube. Es decir, en un servidor de Internet en donde
se grabarán estas carpetas y archivos, por lo que estarán disponibles desde cualquier parte
donde tengamos una conexión e, incluso, con independencia del ordenador o dispositivo que
usemos para conectarnos.
Por tanto, lo primero que debemos ver es cómo crear carpetas en nuestra unidad de
Google Drive, e incluso una estructura de carpetas para que nuestros archivos estén
organizados desde el principio.
Como vimos en la unidad anterior, si acabamos de crear nuestra cuenta de Google, nuestra
unidad de Drive, por tanto, estará vacía y tendrá la siguiente apariencia:
 Para crear una carpeta debemos tener presente que ésta se generará en el punto que esté
indicado en el panel de la izquierda (nótese la pequeña línea vertical azul), por default, Mi

unidad.
La indicación de la ubicación también se muestra sobre el área de archivos del este modo:

. Como veremos, ambos elementos son muy útiles para no perdernos entre
nuestras carpetas y archivos cuando su número sea muy alto.
Para crear nuestra carpeta, utilizamos la primera opción del botón nuevo que está sobre el
panel de la izquierda. Al hacer clic en él se despliega su menú en donde, simplemente,
seleccionamos la opción Carpeta.

Al hacer clic en esa opción de menú, aparece un cuadro de diálogo donde debemos indicar
el nombre que tendrá nuestra carpeta y luego pulsamos Crear.
 Ahora el área de archivos y carpetas mostrará la carpeta recién creada.

En tanto estemos ubicados en Mi unidad, tal y como lo indica la pequeña barra azul del
panel de la izquierda, cada vez que repitamos este procedimiento se añadirán nuevas
carpetas a nuestro espacio en Drive. Una alternativa para crear carpetas es hacer clic con el
botón derecho del ratón sobre un espacio vacío del área de archivos y carpetas, con ello
aparecerá un útil menú contextual, que usaremos con frecuencia, en donde podemos elegir,
otra vez, la opción de menú Carpeta.

Con este procedimiento hemos creado dos carpetas más, una llamada Imágenes_cuentos
y otra más llamada Oficios enviados. Ahora bien, estructura de carpetas suele incluir
carpetas dentro de las carpetas. Para entrar en una carpeta, simplemente debemos hacer
doble clic en ella, como es previsible, nuestras carpetas aún no contienen archivos, por lo que
su apariencia es así:

Ahí podemos crear archivos nuevos o subir algunos desde nuestro ordenador. También
podemos crear otras carpetas con el procedimiento que ya conocemos, al hacerlo, Drive
queda ahora así.

Aquí debemos observar dos detalles. Uno de ellos es el cambio en el indicador de ruta que
está sobre el área de carpetas y archivos, como dijimos, nos muestra el punto en donde
estamos ubicados. En este caso, dentro de la carpeta Proyecto literario que, a su vez, está
en Mi unidad.
 El segundo detalle lo podremos ver si hacemos clic en el pequeño triángulo azul que está
a la izquierda de Mi unidad en el panel. Nos mostrará una estructura de árbol de las carpetas
que hemos creado hasta ahora, observa que cada carpeta que a su vez tenga carpetas,
mostrará también un pequeño triángulo, al pulsarlo, desplegará su respectiva estructura:

Esto nos lleva a entender fácilmente que, para movernos en la estructura de carpetas de
nuestra unidad de Drive, basta con hacer clic en la carpeta deseada, ya sea en la vista de
estructura del panel, o en el indicador de ruta o ubicación. En cualquiera de los dos casos,
Drive cambiará para mostrar el contenido de la carpeta seleccionada en el área de carpetas
y archivos, por lo que navegar en Drive es muy sencillo.
Es importante mencionar una peculiaridad en el funcionamiento de Drive que no ocurre con
las carpetas y archivos de nuestro ordenador: Es posible crear o subir dos carpetas (y
archivos) con el mismo nombre. Si nos ubicamos en Mi unidad y creamos una nueva carpeta
llamada Proyecto literario, veremos que se suma a la que ya existía.

Lo cual podría llevarnos a confusión para organizar nuestros archivos por lo que, a menos
de que haya alguna razón muy singular para tener dos carpetas o archivos con el mismo
nombre, debemos evitarlo a toda costa por un principo de orden.
Una vez que hemos aprendido a crear una estructura de carpetas para organizar nuestros
archivos, podremos ver cómo subir archivos y carpetas desde nuestro disco duro. Más
adelante veremos cómo crear archivos nuevos con las aplicaciones ofimáticas de Drive.

2.2. Subir y descargar carpetas y archivos

Si bien es cierto que podemos tener en nuestra unidad de Drive archivos que hayamos
creado con sus propias aplicaciones ofimáticas, tal como veremos más adelante, lo más
probable es que coloquemos ahí en primer lugar archivos provenientes de nuestro propio
disco duro. Podemos subir archivos en lo individual, o bien carpetas con archivos e incluso
con subcarpetas que a su vez pueden contener más archivos.
 Para hacerlo hay tres vías muy sencillas. La primera de ellas es probable que ya la hayas
descubierto cuando creamos carpetas. Es utilizando el botón Nuevo. Sin embargo, no
debemos olvidar que, previamente, debemos asegurarnos de estar ubicados en la carpeta
donde queremos que el archivo a subir se guarde. Subamos un archivo a la carpeta Cuentos
que, como vimos, está a su vez en la subcarpeta Proyecto literario. Por tanto, nos ubicamos
en esa carpeta usando el panel o entrando con doble clic a las carpetas hasta llegar ahí.
Luego usamos el menú Nuevo - Subir archivo.

Lo cual abre un cuadro de diálogo donde podremos navegar en las carpetas de nuestro
ordenador para buscar y seleccionar el archivo a subir. Podemos incluso seleccionar varios
archivos simultáneamente y éstos se guardarán en nuestra unidad de Drive.

El proceso de carga se muestra en una ventana en la esquina inferior derecha del

navegador. Ahí podremos ver la lista de archivos que se están subiendo y la indicación
cuando este proceso ha terminado.
 Un segundo método es utilizar la misma opción del menú contextual que aparece haciendo
clic en el área de archivos y carpetas. Se vuelve a abrir la ventana para seleccionar archivos,
por lo que no es necesario repetir el procedimiento.

El tercer método es seleccionar el archivo o archivos de nuestro disco duro, tomarlos con
el botón izquierdo del ratón y arrastrarlos hasta la ventana de Drive, al soltarlos comenzará
el proceso de carga.
 El procedimiento para subir carpetas es exactamente igual y tiene las mismas alternativas:
El menú Nuevo - Subir carpeta, la misma opción del menú contextual, o bien, arrastrando
una carpeta desde nuestro ordenador hasta el área de archivos y carpetas de Drive. Las
carpetas se crean en Drive y en ellas se copian también los archivos y subcarpetas que
contengan. Si usamos el menú Nuevo o el contextual, debemos seleccionar la carpeta a subir
con un cuadro de diálogo para ese propósito.

Si utilizamos el método de arrastrar una carpeta hasta Drive, el icono lo mostrará

claramente.
 Otra vez, una ventana nos indicará el progreso de esa acción. Nótese que nos indica que
estamos subiendo una carpeta (1 elemento), pero que ésta tiene, a su vez, 22 documentos.

La acción contraria es la descarga de archivos. El proceso es muy sencillo, basta con

seleccionar el archivo o carpeta deseado y luego seleccionar Descargar del menú contextual
o bien de un menú que aparece solamente cuando tenemos algún elemento seleccionado.

Al utilizar cualquiera de estas dos opciones, el proceso de descarga comienza y se indica

según el navegador que estemos utilizando.
En el caso de descargar una carpeta, Drive la comprime en un solo archivo tipo .zip (que
puede abrirse con aplicaciones tipo WinRar), aunque las opciones de menú son las mismas.
Por tanto, una vez que seleccionamos la carpeta a descargar, inicia el proceso de
compresión, del que informa a través de una ventana en la esquina inferior derecha y luego
la descarga.
 En el navegador Chrome, por ejemplo, los archivos descargados quedan disponibles para
el usuario en una barra inferior con un menú donde podemos abrirlos o abrir la carpeta del
disco duro donde se encuentren. Por tanto, las dos descargas, un archivo y una carpeta, se
verían así.

Hay una característica interesante de Drive a tener en cuenta y sobre la que volveremos
con mayor detalle más adelante: cuando descargamos un documento hecho con Google
Docs (es decir, con una aplicación propia de Google Drive), el archivo se convierte primero
al formato de Word y luego se descarga. De ese modo, Google Drive nos ayuda a mantener
la compatibilidad con Microsoft Office de los archivos que creemos con sus aplicaciones
ofimáticas. Pero, insistimos, volveremos a ello más adelante.

2.3. Crear archivos nuevos con aplicaciones de Drive

Existen muchos servicios en el mercado que ofrecen almacenamiento de archivos en la

nube, incluso, muchos de ellos con un buen espacio de almacenamiento y, además, también
gratuitos. Lo que distingue a Google Drive es, además del almacenamiento, la disponibilidad
de aplicaciones ofimáticas. Con ellas podemos crear documentos, hojas de cálculo,
presentaciones en pantalla, formularios, dibujos, mapas para uso personalizado y sitios web.
Para crear archivos con cualquiera de estas aplicaciones basta con seleccionarla en el menú
del botón Nuevo.
Al igual que cuando subimos archivos, debemos tener presente que el archivo nuevo a
crear se graba en la carpeta en la que estemos ubicados en el momento de iniciar la
aplicación. Por tanto, no debemos olvidar este detalle y entrar siempre primero a la carpeta
deseada. Después usamos el menú y abrimos la aplicación, por ejemplo, Documentos de
Google.
 Al abrir la aplicación se abre una nueva ventana del navegador en donde podremos
comenzar a escribir nuestro documento enseguida.

Observa en la imagen anterior que ahora tenemos dos pestañas abiertas en nuestro
navegador, una con Google Drive en la carpeta en donde nos hemos ubicado y otra con la
aplicación seleccionada.
En las siguientes unidades estudiaremos las aplicaciones de Google Drive que hemos
mencionado para crear documentos, hojas de cálculo, etcétera. Por lo pronto, es importante
mencionar que, para darle un nombre a nuestro archivo, debemos hacer clic en la caja de la
esquina superior izquierda de la interfaz de la aplicación, en este caso, donde dice
Documento sin título, ahí podremos darle un nuevo nombre al archivo.
 Si has utilizado antes un procesador de palabras como Microsoft Word, descubrirás que
ese modo de nombrar al archivo marca una diferencia con Documentos de Google. Otra
diferencia es que los cambios que hagamos al documento se graban automáticamente
conforme escribimos, de modo tal que, aunque cerremos la pestaña donde se encuentra la
aplicación en el navegador, el archivo no se pierde.

En el área de archivos de Drive, cada archivo que creemos con sus aplicaciones ofimáticas
las distinguiremos por sus iconos, para no confundirlas con archivos de Microsoft Office.
Solo para efectos de ejemplo, hemos creado tres archivos con el mismo nombre, un
documento, una hoja de cálculo y una presentación para familiarizarnos con sus iconos en
Drive:

Finalmente, es importante mencionar una útil característica de Drive: Si descargamos un

archivo de sus aplicaciones ofimáticas a nuestro ordenador, éste se transforma a un formato
común. Por ejemplo, los documentos se convierten al formato de Word, las hojas de cálculo
adquieren el formato de Excel, y las presentaciones en formato de PowerPoint. En la
siguiente imagen hemos descargado el documento, observa la conversión y el archivo
descargado:

2.4. Abrir archivos

Abrir archivos en Google Drive es realmente muy sencillo. Si se trata de archivos creados
con sus propias aplicaciones ofimáticas, entonces se abrirán en modo de edición para que
continuemos trabajando en ellos. Para eso, simplemente, damos doble clic en el archivo
correspondiente. Como ya hemos mencionado, el archivo se abre en una pestaña nueva del
navegador.
Si, en cambio, se trata de archivos de otro tipo, entonces se abrirán para su
previsualización. Por ejemplo, un archivo de Word se vería del siguiente modo:

Los detalles de la previsualización los veremos en el siguiente apartado, por lo pronto

debemos mencionar que en esta vista no podemos editar el documento, pero podemos
convertirlo a la aplicación de Drive que le corresponda. Si es un archivo de Word, se
transformará a un documento de Google, uno de Excel a hoja de cálculo, etcétera. En algunos
casos, como veremos más adelante, si el formato no se puede abrir con ninguna aplicación
de Drive, entonces veremos sugerencias para conectar con otras aplicaciones para su
edición.
Una alternativa para abrir un archivo y editarlo sin pasar por la previsualización, es usar el
menú contextual, el cual nos ofrece una lista de aplicaciones en la opción Abrir con.

Si abrimos una imagen, un documento PDF o algún otro formato no contemplado en las
aplicaciones ofimáticas, Drive nos ofrecerá una lista de aplicaciones distintas para su edición.
2.5. Búsqueda, detalles y previsualización de archivos

Como hemos visto, en la pantalla de inicio hay algunas otras herramientas e iconos que
podemos utilizar para trabajar con los archivos almacenados en Drive. Una de esas
herramientas es la caja de búsqueda que está en la parte superior de la pantalla.

Evidentemente, lo que escribamos en la caja de búsqueda se seleccionará de entre los

archivos y carpetas que tengamos almacenados en nuestra unidad. Las búsquedas abarcan
el nombre de los archivos y carpetas, pero también en su contenido. Es decir, si la palabra o
frase se encuentra en un documento, aunque ésta no coincida con su nombre, se mostrará
entre los resultados.
En el siguiente ejemplo, escribimos la palabra cometa. El resultado no sólo es un archivo
de imagen con ese nombre, sino también un documento que contenía dicha palabra. Si
hubiera existido una carpeta llamada así, también hubiera aparecido.

Sin embargo, tal vez haya ocasiones en las que deseemos limitar la búsqueda al nombre
del archivo y/o de la carpeta, o al revés, a una frase contenida en algún documento. Para
esos casos podemos abrir el cuadro de diálogo que nos mostrará opciones de búsqueda.
Dicho cuadro aparece cuando pulsamos el pequeño triángulo que está a la derecha de la caja
de búsqueda.
 Tipo. En tipo podemos especificar el tipo de archivo a buscar: Documentos, hojas de
cálculo, PDFs, imágenes, videos, etcétera.

Fecha. Permite indicar una fecha o rango de fechas de última modificación del archivo
para su búsqueda.

Nombre del elemento. Restringe las búsquedas al nombre del archivo, ignorando el
contenido.

Incluye las palabras. Con esta opción buscamos en el contenido de los archivos.

Propietario. Como veremos más adelante, podemos colaborar con otros usuarios con
Drive. Esta opción nos permite buscar archivos que hayamos creado, que nos hayan
compartido e incluso restringir la búsqueda a un usuario en particular.

Compartido con: Esta búsqueda nos permite buscar entre los archivos que hayamos
compartido nosotros con alguien en específico.

Hacer seguimiento. Cuando veamos el tema de la colaboración entre usuarios,

veremos que es posible asignar tareas en los archivos a otros usuarios o hacer sugerencias
a las cuales, a su vez, puede dárseles seguimiento. Por tanto, esta herramienta permite
buscar tareas que nos asignen en algún archivo o las sugerencias contenidas en los
documentos.
Por otra parte, tal vez, una vez que hayamos encontrado el archivo de nuestro interés,
deseemos saber cuándo lo hemos editado, con quién lo hemos compartido y otros detalles
de este. Para eso podemos seleccionar el archivo con un clic y luego usar la opción Ver
detalles o el icono del mismo nombre que resaltamos en rojo en la siguiente imagen. Como
es de suponer, el menú contextual también incluye esta opción.
 En cualquier caso, se abre un panel del lado derecho del área de archivos y carpetas en
donde ofrece información del archivo seleccionado en dos categorías: Detalles y Actividad.

En síntesis, la información que veremos en el panel es:

Detalles. Muestra una previsualización del contenido, quién es el propietario del archivo,
quiénes pueden editar, cuándo se creó, en qué carpeta se encuentra y cuándo y quién lo
editó por última vez. Ahí mismo podemos añadir una descripción o comentario al archivo que
veremos siempre que abramos este mismo panel.

Actividad. Veremos la secuencia de acciones que se han realizado sobre el archivo,

como la edición (y qué usuario lo editó) y cuándo se compartió, entre otras.
Obviamente, la previsualización del contenido en el panel de detalles no siempre nos
permite revisarlo a fondo, para ello entonces debemos previsualizarlo. Esta opción es la
misma que cuando abrimos un archivo, la diferencia es que los archivos propios de las
aplicaciones de Google Drive se abren en modo edición, en tanto que los archivos de otras
aplicaciones, como las imágenes o los archivos de Microsoft Office, no se pueden editar en
esta vista. De cualquier modo, incluye algunas herramientas que debemos estudiar.
 En la parte superior de la ventana de previsualización tenemos el nombre del archivo, pero

también una flecha que nos permite volver a nuestra ventana de Drive
. Al centro tenemos un botón desplegable con una lista de aplicaciones que podemos utilizar
para editar el archivo previsualizado.

A la derecha, tenemos tres iconos: Impresión, Descarga y un menú con las siguientes
opciones que estudiamos en esta unidad.

Finalmente, en la parte inferior, una barra que nos permite navegar por las páginas del
documento, así como los signos - y + para modificar el zoom al mismo.
2.6. Copiar, mover, renombrar, destacar y eliminar archivos

Cuando trabajamos con archivos en nuestro ordenador, las actividades más recurrentes
suelen ser copiar, mover y eliminar archivos. Estas y algunas otras también son posibles con
Drive. Veamos.
Para copiar uno o más archivos, podemos utilizar el menú que aparece en la barra superior
al seleccionarlos, o bien el menú contextual. La copia del archivo se realiza en la misma
carpeta en donde estemos ubicados en ese momento.

Después podemos utilizar el mismo menú de la barra, o el contextual, para mover la copia
a otra carpeta de Drive. En la siguiente imagen usamos el menú contextual para mostrar que
la copia se distingue del original por su nombre.

Al seleccionar dicha opción se abre una ventana que nos permite seleccionar una de
nuestras carpetas o bien crear una nueva.
 Otra acción común es cambiar el nombre de archivos o carpetas. Esta acción también se
encuentra en los menús que estamos estudiando y podemos aplicarlo, por ejemplo, a la copia
que acabamos de mover.

Al seleccionarlo, aparece un cuadro de diálogo en donde debemos indicar el nuevo nombre.

Por su parte, destacar archivos es distinguirlos del resto con una estrella dentro de la
carpeta donde se encuentran. Pero, al mismo tiempo, esa opción nos permite ver rápidamente
los archivos destacados cuando seleccionamos esa opción en el panel de la izquierda.
Veamos ambas funciones.
Para destacar uno o más archivos simplemente los seleccionamos y usamos la opción
correspondiente de los ya conocidos menús de la barra y el menú contextual.
 De este modo podemos destacar todos los archivos o carpetas deseados, lo que añadirá
una estrella a los mismos a la derecha de su nombre.

Para ver sólo los destacados, simplemente hacemos clic en esa opción en el panel de la
izquierda. Con lo que es una manera sencilla de crear un grupo de archivos que distinguimos
del resto sin moverlos de carpeta.

Finalmente, podemos borrar uno o más archivos y carpetas seleccionados pulsando la tecla
Del (Supr) de nuestro teclado, o bien seleccionando la opción Eliminar del menú contextual.

Esto mueve el archivo a la carpeta Papelera, desde donde podremos eventualmente

rescatar archivos o carpetas borrados. Para acceder a la papelera pulsamos sobre la opción
del mismo nombre del panel de la izquierda.
 A su vez, si eliminamos archivos o carpetas de la papelera, entonces quedarán
definitivamente borrados y no habrá manera de rescatarlos, por lo que es una acción que
debemos realizar siempre con cuidado. Por ello, el menú contextual de los archivos en la
papelera muestra las siguientes opciones que se corresponden con los iconos de la barra
superior, es decir, es igual usar una opción u otra:

Unidad 3. Documentos de texto

3.1. Introducción

Los Documentos de Google son páginas de texto con formato: colores, alineaciones,
listas, enlaces, imágenes, etc. Tienen todas las características que podemos darle a un
documento con cualquier procesador de palabras moderno.
Utilizando Documentos de Google podemos crear cartas, trabajos de redacción, oficios
de oficina, documentos con las especificaciones de un proyecto... lo que necesitemos.
En esta unidad comenzaremos a estudiar esta primera aplicación de Google Drive. En ella
veremos todo lo necesario para editar documentos de texto, desplazarnos, seleccionar,
eliminar, copiar, pegar y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar palabras y
diferentes formas de ver un mismo documento. En las siguientes unidades veremos cómo dar
formato a estos documentos y cómo usar herramientas avanzadas en los mismos.
Como podemos recordar de la unidad anterior, abrimos la aplicación utilizando el botón
Nuevo de Google Drive, o bien haciendo doble clic sobre un documento existente.
 Comencemos conociendo la interfaz de pantalla de la aplicación Documentos de Google.

3.2. La interfaz de Documentos de Google

La pantalla de Documentos de Google muestra los siguientes elementos:

1. Menú de Inicio de la Aplicación. Presenta una pantalla con todos los documentos
alojados en nuestra unidad de Google Drive para acceder a ellos fácilmente, tal como puede
verse un poco más adelante.

2. Nombre de archivo, destacar y mover. La caja de la izquierda permite definir el nombre

del documento, el icono en forma de estrella permite añadirlo a los archivos destacados de
Google Drive y el tercer icono permite definir una nueva carpeta de almacenamiento.

3. Barra de menús. Contiene todos los comandos necesarios para la elaboración del
documento.

4. Barra de herramientas. Es el conjunto de iconos con los que también podemos ejecutar
los comandos de la aplicación.
 5. Comentarios y Compartir. Permiten añadir comentarios al documento. El botón
Compartir permite indicar que usuarios pueden ver y/o editar el documento.

6. Área de escritura. Aquí escribimos y editamos el documento.

7. Indicador de página. Es una etiqueta que muestra nuestra posición en el documento.

También podemos navegar por el documento desplazando la barra.

8. Botón Explorar. Permite realizar búsquedas en la Web relacionadas con el contenido

del documento, de modo que podemos encontrar referencias, imágenes, etcétera.
Por su parte, el botón 1. Menú de Inicio de la aplicación, nos muestra la siguiente pantalla.

1. Menú. Muestra un menú con el que podemos abrir documentos nuevos, hojas de cálculo
y presentaciones. También permite abrir las opciones de configuración y regresar a Drive.

2. Caja de búsqueda. Permite realizar búsquedas, tanto en el nombre de los documentos,

como en su contenido.

3. Lista de aplicaciones. Muestra una lista de otras aplicaciones y sitios de Google, como
Gmail, Calendario, Mapas, etcétera.

4. Cuenta de Google. Abre una ventana con la que podemos cerrar sesión, o bien
modificar nuestra cuenta de Google.

5. Propiedad de archivos. Nos permite indicar los archivos a mostrar: Todos, de nuestra
propiedad o los creados por terceros que se han compartido con nosotros.

6. Tipo de vista. Modifica la vista de los documentos, como cuadrícula o como lista.

7. Orden de archivos. Muestra criterios para ordenar los archivos: Por última edición,
última visualización o por orden alfabético del nombre.
 8. Explorador de archivos. Abre una ventana para navegar entre nuestras carpetas de
Drive, pero también incluye herramientas para buscar documentos, abrir destacados,
etcétera.

9. Lista de documentos. Muestra los documentos de acuerdo a la vista seleccionada.

Para abrir un documento basta con hacer doble clic en él.

10. Archivo Nuevo. Permite crear un documento nuevo.

Comencemos a trabajar con Documentos de Google.

3.3. Desplazarse por el documento

Para comenzar a utilizar cualquier procesador de palabras, y Documentos de Google no

es la excepción, lo que tenemos que hacer es, sencillamente, escribir. Sin embargo, tan
pronto como comenzamos a hacerlo, descubrimos que es necesario saber cómo movernos
en nuestro documento para efectuar modificaciones y corregir, lo cual es una de las ventajas
fundamentales de este tipo de aplicaciones. Por tanto, el primer paso en ese proceso es
colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento que no cabe en una pantalla,
necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen para
desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada momento.
Recuerda que el elemento que define la posición dentro de un documento es el punto de

inserción , que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la
próxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de
inserción se colocará en ese lugar.
Con las teclas de dirección.
Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la
izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea
arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la línea.
Combinación de teclas.
Para desplazarse Presione las teclas
Una palabra a la izquierda Ctrl + flecha izquierda
Una palabra a la derecha Ctrl + flecha derecha
Un párrafo abajo Ctrl + flecha abajo
Un párrafo arriba Ctrl + flecha arriba

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

 Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa.
Observa que no es lo mismo avanzar una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla
lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos nosotros.
Combinación de teclas.
Para desplazarse Presione las teclas
Una página adelante Ctrl + AvPág.
Una página atrás Ctrl + RePág.
Al principio del
Ctrl + Inicio
documento
Al final del documento Ctrl + Fin

En algunos navegadores las combinaciones Ctrl + AvPág. y Ctrl + RePág. se utilizan para
cambiar de pestañas, sin embargo, no es el caso de Chrome, que es el que estamos usando
en este curso.
Nota: En los teclados en inglés las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End,
AvPág=Pdn, RePág=Pup

Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de

forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del
documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del
punto de inserción. Podemos desplazarnos de las siguientes formas:

- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos
una pantalla hacia arriba/debajo del documento.

- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo

movamos. Si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la mitad
del documento.

- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o triángulo de la parte superior/inferior

nos desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos
desplazaremos línea a línea de forma rápida hasta que la soltemos.

Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma similar a como

acabamos de ver con la barra vertical, pero en sentido horizontal, es decir, permiten
desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque
es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

3.4. Seleccionar

Para realizar muchas operaciones (como copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay
que decirle al procesador de texto sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto
consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque se destaca con
un contraste de colores entre fondo y el color de texto. Un fragmento de texto seleccionado
al azar se muestra del siguiente modo:

Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado.

Ratón. Para seleccionar mediante ratón hay tres métodos:

Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin

soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección. Observaremos cómo lo
seleccionado aparece con un contraste de colores como el que mostramos arriba.

Haciendo clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa
quedará seleccionada. Si hacemos triple clic, el párrafo completo quedará seleccionado.

Combinando la tecla mayúscula. Colocar el punto de inserción al principio del texto a

seleccionar. Si ahora hacemos clic sobre otro punto del documento, con la tecla mayúscula
pulsada, se seleccionará todo el texto comprendido entre ambos puntos.
- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima. La imagen queda
enmarcada por unos puntos que nos permiten redimensionarla.

Teclado
Para seleccionar
Un carácter a la derecha
Un carácter a la izquierda
Palabra a la derecha
Palabra a la izquierda
Hasta el final de la línea.
Hasta el principio de la línea.
Una línea abajo
Una línea arriba
Un párrafo abajo
Un párrafo arriba
Hasta el principio del documento
Una pantalla abajo
Una pantalla arriba
Hasta el final del documento
Todo el documento
Presione las teclas
Mayús. + flecha derecha
Mayús. + flecha izquierda
Ctrl + Mayús.+ flecha derecha
Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda
Mayús. + Fin
Mayús. + Inicio
Mayús. + flecha abajo
Mayús. + flecha arriba
Mayús + Ctrl + Flecha abajo
Mayús + Ctrl + Flecha abajo
Ctrl + Mayús. + Inicio
Mayús. + AvPág
Mayús. + RePág
Ctrl + Mayús. + Fin
Ctrl + A

Seleccionar con el teclado es únicamente desplazarse con la tecla mayúsculas

presionada.
 Independientemente del método que utilicemos, una vez seleccionado todo o una parte del
texto, podremos realizar sobre él diversas acciones para modificarlo, como veremos
enseguida.

3.5. Eliminar

Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr. Otra forma de
borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente
tabla:
Para borrar Presione las teclas
Un carácter a la izquierda Retroceso (BackSpace)
Una palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso
Un carácter a la derecha Supr
Una palabra a la derecha Ctrl + Supr

Truco: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para
seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automáticamente se borrará la
palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.

3.6. Deshacer y rehacer

Afortunadamente Documentos de Google nos permite corregir los errores fácilmente. Si

acabamos de borrar un párrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que
queríamos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el
error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo. Veamos
cómo deshacer acciones:

La última acción realizada.

Para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono deshacer, de la barra de
herramientas.

Otra forma más de deshacer es pulsar Ctrl + Z. Podemos repetir esto varias veces para
deshacer cambios consecutivos.

Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones que
acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la
acción porque pensamos que no queda bien en cursiva, pero al cabo de un momento
pensamos que sí queda mejor en cursiva, podemos rehacer la acción y volver a dejarlo en
cursiva.
Podemos decir que Rehacer es "deshacer deshacer".
Otra forma más de rehacer es pulsar Ctrl + Mayús. + Z o Ctrl + Y, que es más sencillo.
3.7. Copiar, cortar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que
cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar.
Se pueden utilizar varios métodos.

Mediante ratón:

Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú
contextual ir a la posición donde vamos a insertar el texto, presionar botón derecho y elegir
pegar.
Una forma más rápida de mover un texto, es seleccionarlo, hacer clic sobre él y arrastrar
hasta soltarlo en el lugar donde lo queremos pegar.

Mediante el menú Editar:

Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al menú Editar de la barra de menús, elegir la

opción Copiar o Cortar.
Colocar el punto de inserción en el punto de destino, y elegir Pegar del menú Editar. La
opción Pegar sin formato la trataremos en la siguiente unidad.
 Con el portapapeles web:
Documentos de Google nos ofrece una herramienta para copiar y pegar que no
encontramos en las aplicaciones tradicionales, el Portapapeles web.
Lo encontramos como una opción del menú Editar.

La principal diferencia es que el Portapapeles web está asociado a nuestra cuenta de

Google. Es decir, podemos copiar algo en un ordenador, iniciar sesión en otro ordenador, y
pegarlo ahí. El texto seleccionado se mostrará en el menú para pegarlo hasta en tanto no lo
borremos. Además, podemos tener más de un segmento de texto en el menú, por lo que
podemos dejar ahí fragmentos que, tal vez, usemos recurrentemente. En la imagen vemos
en un recuadro rojo dos segmentos copiados al portapapeles web para efectos de ejemplo.

Esta opción es especialmente útil para copiar y pegar elementos entre distintos
documentos de Documentos de Google.

Sólo con el teclado:

• Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY +
Ctrl + flechas, seleccionamos palabras).
• Segundo, copiar con Ctrl + C.
• Y por último, ir a la posición donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V.
Puedes usar Ctrl + X para cortar.
Es aconsejable practicar todos los métodos y elegir el que nos sea más cómodo. Tener en
cuenta que el método Sólo con el teclado, no requiere coger el ratón y, aunque parece
engorroso, para las personas que teclean rápido, puede ser muy eficaz.
 Cuando copiamos o cortamos, podemos pegar el texto en otras aplicaciones que no sean
Documentos de Google, como por ejemplo en Word o en un correo electrónico.

3.8. Buscar y remplazar

Si queremos reemplazar una palabra por otra, y queremos que esto se repita en todas las
apariciones de la palabra en el documento, tenemos el comando Buscar y remplazar.

Podemos ejecutarlo desde el menú Editar → Buscar y remplazar.

Al seleccionar la opción, se abre un cuadro de diálogo en donde debemos indicar los
términos a buscar y, en su caso, reemplazar.

• En el campo Buscar: pondremos la palabra o frase a buscar.

• Cada vez que pulsemos Buscar, iremos a la siguiente aparición de lo que estamos
buscando en el texto. Podemos hacer esto con la tecla F3. Verás que el texto
coincidente queda seleccionado con fondo verde.
• Si queremos cambiar ese texto por otro, escribiremos el texto de reemplazo en la caja
Reemplazar con.
• Cada vez que pulsemos Reemplazar, se sustituirá una aparición del texto buscado.
Si queremos sustituirlos todos, usamos Reemplazar todos.
En la parte inferior del cuadro, encontramos dos opciones más avanzadas:
 • Marcando la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas exigimos que coincidan las
letras en mayúscula y en minúscula, es decir que una letra en minúscula no será igual
a la misma letra en mayúsculas.
• Con Hacer coincidir con expresiones regulares podemos usar este tipo de notación
para realizar búsquedas más avanzadas en el documento.
• Anterior, se desplaza al resultado previo al actual.
Un modo rápido de buscar en el documento, aunque sin opciones para reemplazar, es usar
la combinación de teclas Ctrl+F. Eso abre una pequeña barra debajo de la barra de
herramientas en donde podemos navegar por los elementos encontrados.

Si pulsamos por el botón que muestra tres puntos, se abre el cuadro de diálogo que ya
vimos antes.

3.9. Revisar ortografía, auto corrector

La revisión ortográfica está presente hoy día en la mayoría de los procesadores de texto.
Y no podía faltar en Documentos de Google.

Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante, conviene
saber que revisar un documento y que no aparezca ningún error no quiere decir que
necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Documentos de Google no puede detectar
puesto que dependen del contexto.

La forma que tiene Documentos de Google para detectar las palabras erróneas es
comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario al que tiene acceso.
Lo que no es capaz de hacer la corrección ortográfica por el momento, es discernir el
significado de las palabras en cada contexto.

Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y
"¡Vasta ya de gritar!". Documentos de Google no detectará ningún error puesto que tanto
"basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer
caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta", es decir, ambas palabras
tienen errores ortográficos de acuerdo al contexto en el que están escritas.
Por esto, y sobre todo cuando se trate de un documento que realizamos para terceros, no
debemos confiar enteramente esta revisión a Documentos de Google. Después de revisar
con el corrector, y corregir los errores y deslices del teclado, convendrá que leamos
tranquilamente nuestro documento para asegurarnos de que todo está correcto. Además, no
podemos delegar en una aplicación los conocimientos ortográficos y gramaticales que
cualquier persona debe tener como parte de su bagaje cultural básico.
Para que Documentos de Google haga una revisión ortográfica de nuestro documento,
debemos usar la opción de menú Herramientas → Ortografía...
 Esto abre un pequeño cuadro de diálogo bajo la barra de herramientas en donde va
mostrando las palabras con error encontradas y una sugerencia para su corrección.

Si consideramos que alguna palabra está bien escrita, pero simplemente no se encuentra
en el diccionario que Documentos de Google utiliza, entonces podemos añadirla a un
diccionario personal con el botón Agregar al diccionario.

También podemos abrir el diccionario personal con el menú Herramientas → Diccionario

personal... En el cuadro de diálogo que se abre podemos ir añadiendo palabras que
consideremos bien escritas y que serán utilizadas en futuras revisiones ortográficas.
Muchos navegadores incluyen opciones ortográficas. Por ejemplo, en Firefox podemos
instalar diccionarios. y Chrome usa el mismo diccionario que Documentos de Google, y
puede ir señalando las palabras erróneas mientras se escribe subrayándolas con una línea
color rojo.Como en el siguiente ejemplo en donde a la palabra "rápido" le falta el acento.
3.10. Traducción de idiomas

Entre las herramientas del documento, existe una opción que nos permite traducir el texto
al idioma elegido:

Debemos seleccionar el idioma y se generará una copia con la traducción.

Las traducciones automáticas nunca son perfectas. Siempre contendrán errores

gramaticales, sinónimos no apropiados, etc. Pero es los suficientemente buena como para
que cualquiera pueda entender el contenido del documento.

3.11. Explorar y Definir

Una característica muy interesante de Documentos de Google es la de poder realizar

búsquedas automáticas en la Web del contenido de nuestro documento. Ya sea del total
de este, o bien del texto seleccionado. Hay dos maneras de hacerlo. Para hacer una
búsqueda de contenido relacionado con lo que estamos escribiendo, podemos pulsar el
pequeño icono que está en la esquina inferior derecha de Documentos de Google.
 Al hacerlo, se abrirá un panel del lado derecho de la pantalla con los resultados de la
búsqueda. Observa que en la parte superior ofrece una selección de los temas que, según la
búsqueda, se han tratado en el documento. También realiza una búsqueda de imágenes que
podrían servirnos para ilustrar nuestro trabajo. Y, finalmente, una selección de materiales de
investigación que, en un trabajo profesional, nos podrían facilitar dicha labor, así como nos
podrían allegar materiales de referencia adicionales o desconocidos para nosotros. Es, sin
duda, una herramienta muy valiosa para el desarrollo de investigaciones o trabajos
académicos.

Por otra parte, si seleccionamos una parte del texto, o bien una sola palabra, podemos
también hacer una exploración en la Web, no sólo para buscar temas, imágenes o
documentos relacionados, sino también definiciones. Para ello usamos el menú contextual.

En ambos casos, el resultado aparece en el mismo panel.

3.12. Dictar por voz

Otra herramienta sumamente útil que podemos utilizar para la elaboración de nuestros
documentos es el Dictado por voz.
 Para usarlo, nuestro ordenador debe contar con un micrófono activo. Una vez que se hace
clic en la opción del menú, aparece un icono que debemos pulsar para comenzar a dictar
nuestro texto.

Para poder dar puntuación a nuestro texto conforme dictamos, en teoría podemos utilizar
las siguientes palabras:

• Punto
• Coma
• Signo de exclamación
• Signo de interrogación
• Nueva línea
• Nuevo párrafo.
Sin embargo, esta función aún no está desarrollada para todas las regiones
hispanoparlantes, por lo que es posible que no funcione correctamente cuando la pruebes.
También es posible dar formato a nuestro documento con órdenes verbales a través de
esta herramienta. Es decir, modificar la fuente, alineación, interlineado, etcétera. Sin
embargo, esta función por el momento sólo se encuentra disponible en inglés. En cualquier
caso, se trata de una herramienta en desarrollo que, muy probablemente, dará resultados
estupendos con el tiempo.

Unidad 4. Formatos

4.1. Formato de un texto

Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que
tienen que ver con su aspecto y con la forma de presentarlo.
 Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un
borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma
en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en la
que lo vemos también tiene mucha importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Documentos de Google. Con
un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares,
incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto.
Podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en dos grandes grupos.

Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente,
tamaño, color, etc.
Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se
escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos
efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que
están disponibles en las herramientas de Documentos de Google: fuente, tamaño, estilo de
fuente y color.
Básicamente, podemos emplear estos formatos de dos formas:
- Aplicarlo a un texto ya escrito: para ello, seleccionamos el texto a formatear, y elegimos
la fuente, el tamaño o el estilo que deseemos. El texto seleccionado tomara los nuevos
valores.
- Aplicarlo al texto que se va a escribir: hacemos clic en la parte del documento donde
vamos a escribir y elegimos un formato. El texto que escribamos aparecerá ya con el nuevo
formato. Permanecerá así hasta que lo cambiemos, o situemos el punto de inserción en un
texto ya escrito. El formato tomará entonces los valores que tenga ese texto.

Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo,
alineación y sangrías.
En un texto escrito, un párrafo es la parte del texto comprendida entre dos puntos y aparte.
En Documentos de Google un párrafo finaliza al pulsar la tecla Intro (no tiene por qué
estar entre la etiqueta de párrafo de HTML) para realizar un salto de línea y retorno de carro.
Cuando al escribir de forma normal, llegamos al margen derecho, y cambiamos a la línea de
abajo, no se limita un párrafo.
Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo anterior.
Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con dejar el punto de
inserción dentro del párrafo y modificar las características que queramos.
Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría,
ambas suelen estar disponibles en la barra de herramientas.
Ahora veremos la forma de cambiar los distintos formatos, que se hará principalmente
desde la barra de herramientas.
4.2. Formato carácter. Fuente

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente, ya que determinará en gran medida el

aspecto del texto.

Para cambiar el tipo de letra tenemos que hacer clic sobre el desplegable con el nombre
de la fuente que hay en la barra de herramientas, esto hará que se abra una ventana con
las fuentes disponibles. Observa que hay una tenue línea que divide las fuentes en dos
grupos. El grupo superior son las fuentes que hemos utilizado recientemente, en tanto que el
grupo inferior, bajo la línea, están el resto de las fuentes disponibles en la aplicación.
Una vez que hemos elegido la fuente que creemos más apropiada, basta con hacer clic
sobre ella para aplicarla.
Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de
forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
 En la parte inferior del desplegable hay una opción llamada Más fuentes..., el cual abre un
cuadro de diálogo donde podemos añadir más fuentes a Documentos de Google desde una
enorme colección.

Una vez que se selecciona la fuente de la lista de la izquierda, ésta se suma a la lista de la
derecha, Mis fuentes. A su vez, podemos ver todas las fuentes disponibles o por grupos de
categorías en la lista desplegable que resaltamos con un recuadro rojo. Una vez incorporada
una fuente, podemos utilizarla en nuestro documento, por supuesto.

4.3. Formato carácter. Tamaño

De modo similar al que usamos para cambiar una fuente, podemos cambiar el tamaño de
esta.
 Hacemos clic en el desplegable de la barra de herramientas que muestra el tamaño actual

para buscar el tamaño que deseemos.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más
utilizados son 10 y 12 puntos.

4.4. Formato carácter. Estilo

Tenemos tres tipos de estilos disponibles: negrita, cursiva y subrayado. Para
aplicarlos, basta con hacer clic en el botón correspondiente.
La letra del botón corresponde con los nombres en inglés (bold, italic y underline).
Observar cómo al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en

un tono más oscuro y enmarcado). Para quitar un estilo hay que volver a hacer
clic sobre el icono.
También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva

. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Otra forma de cambiar los estilos es usando el teclado. Esto puede resultar muy cómodo si
sueles ir cambiando mientras escribes. No olvides que esto se aplicará sobre el texto que
tengas seleccionado. Si no hay nada seleccionado, entonces el estilo se aplicará sobre lo
siguiente que escribas.
Estilo Presione las teclas
Negrita Ctrl + B
Cursiva Ctrl + I
Subrayado Ctrl + U

Estos son los tres estilos más habituales, pero disponemos de otros menos usados que
nos aparecen en el menú Formato.
Tachar, Superíndice y Subíndice.

Estos estilos se usan del mismo modo que los anteriores, pudiendo poner varios a la vez.
4.5. Colores del Texto

Otra forma de cambiar el formato del texto es cambiando su color.

La forma de usarlo es como la de los formatos ya explicados: si lo cambiamos antes de
escribir, el nuevo texto tomará el color. Si lo cambiamos con un texto seleccionado, será sólo
ese texto el que tome el color.
Podemos aplicar el color de dos formas:

Aplicar el color al texto:

Aplicar el color al fondo

En ambos casos utilizamos el mismo botón de la barra de herramientas . Al pulsarlo

se despliega una pequeña ventana con la paleta de colores y con dos botones para
seleccionar qué tipo vamos a aplicar: Texto o Resaltar, que es el color de fondo.

En ambos casos podremos elegir uno de los 256 colores web haciendo clic en la paleta de
colores.

4.6. Quitar los formatos

Ya hemos comentado que, para quitar el estilo de un texto que por ejemplo esté en negrita,
basta con seleccionarlo y volver a pulsar el icono Negrita. Y lo mismo sirve para el resto de
estilos.
Pues bien, si un texto tiene varios formatos que queremos eliminar, o si, por ejemplo,
tenemos un texto que contiene palabras con distintos formatos, y queremos quitarlos todos
para unificarlo, podemos seleccionarlo y pulsar las teclas Ctrl + Espacio, o la opción

que encontramos en el menú Formato. En la barra de

herramientas también tenemos un botón para dicha acción .

Al eliminar formato, reestablecemos el texto original, eliminando la fuente, el estilo, el
tamaño y el color que hayamos modificado.
4.7. Formato párrafo. Alineación

Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación

respecto de los márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de
los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla.

Desde la barra de herramientas podemos acceder a los cuatro tipos de alineación más
frecuentes:

Izquierda Centrada Derecha Justificada

Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo tiene
Este párrafo tiene una
establecida alineación establecida la establecida alineación
alineación justificada.
izquierda. alineación centrada derecha.
Las líneas intentan
El texto se alinea con El texto se alinea al El texto se alinea al
tener todas la misma
el margen izquierdo. centro margen derecho.
longitud.
Ctrl + L Ctrl + E Ctrl + R

Para aplicar cualquiera de estas alineaciones, debemos situar el punto de inserción en el

párrafo a alinear, y presionar el botón correspondiente.
También podemos aplicar la alineación de párrafos a través de las opciones
correspondientes del menú Formato.

Para acceder a él, pulsamos en el menú Formato → Alinear, y luego seleccionamos en el

desplegable que contiene los tipos de alineación.
Como puede verse, también podemos aplicar las abreviaturas de teclado:

• Ctrl + Mayús + L Izquierda.

• Ctrl + Mayús + E. Centro
• Ctrl + Mayús + R. Derecha
• Ctrl + Mayús + J. Justificado.
4.8. Formato párrafo. Sangría

Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o

izquierda. Se realiza situándonos en el párrafo y haciendo clic en el botón Aumentar Sangría
en la barra de formatos.
Cuando tengamos un párrafo sangrado, y queramos reducir la sangría, pulsaremos
Reducir Sangría .

Para sangrar una parte de un párrafo, una frase, o un texto concreto, primero
seleccionamos el texto y pulsamos Formato → Estilos de párrafo → Aumentar sangría.
Esto, por ejemplo, puede ayudarnos a dar a una frase un aspecto de cita.

4.9. Formato párrafo. Interlineado

Llamamos interlineado al espacio entre líneas de un mismo párrafo. De manera

predeterminada, los párrafos de Documentos de Google tienen un interlineado igual a 1.15
respecto a la altura de la fuente utilizada. Podemos cambiar dicho valor con el botón de la

barra de herramientas . Este mismo botón nos permite añadir un espacio antes y/o
después de cada párrafo.
Al pulsarlo se despliegan algunas opciones predeterminadas para seleccionarlas
rápidamente.

También podemos usar la opción Espacio personalizado para establecer tanto el

interlineado como los espacios antes y después de los párrafos como deseemos. Al
seleccionar esta opción se abre el cuadro de diálogo para dicho efecto.
4.10. Estilos de párrafo

Los estilos de párrafo son un conjunto de características tipográficas que se agrupan bajo
una definición y que se aplican con un solo clic. Por ejemplo, al poner un título en un párrafo
de nuestro documento, podemos utilizar lo aprendido en los pasos anteriores para modificar
el estilo y el tamaño del texto, pero otra opción es utilizar uno de los estilos de párrafo de
Documentos de Google para los títulos.
Los estilos de párrafo se encuentran en el menú Formato, pero también en la barra de
herramientas.
 - Texto de párrafo normal es el texto con su tamaño predefinido.
Los encabezados son textos en negrita, todos con un tamaño mayor que el normal.
Su aplicación ya la conocemos: debemos poner el punto de inserción en el párrafo a
modificar y luego seleccionar el estilo deseado. Sin embargo, estos estilos son modificables,
de modo que podemos personalizarlos. Después, podemos convertirlos en nuestros estilos
predeterminados y se aplicarán a futuros documentos. También podemos reestablecer los
estilos de Documentos de Google.
Cuando iniciamos un nuevo documento de Documentos de Google, el texto que escribes
ya tiene establecida una fuente predefinida, alineación, etcétera en el estilo de párrafo
llamado Texto normal.
Como veremos en la siguiente unidad, utilizar títulos en el documento, y utilizarlos por
orden, por ejemplo, Título 1 para los apartados, Título 2 para los subapartados y Título 3 para
los puntos dentro del subapartado nos permitirá generar índices de forma rápida y sencilla.

4.11. Columnas

Con Documentos de Google podemos dar un formato de columnas a nuestro documento.

Eso es tan sencillo como seleccionar la opción de menú Formato → Columnas y elegir el
número de columnas.
 El cuadro de diálogo Más opciones... nos permite establecer de modo personalizado el
número de columnas, el espaciado entre éstas y si veremos o no una línea que las divida.

4.12. Listas

Una lista es una secuencia de elementos, que queremos que aparezcan en líneas distintas.
Documentos de Google nos permite realizar dos tipos de listas: listas enumeradas, en las
que los elementos se ordenan numerándolos, o listas con viñetas, donde todos los elementos
tienen el mismo símbolo.

Crear una lista.

La forma de trabajar con la lista es la siguiente:
Situamos el punto de inserción donde queramos comenzar la lista

Elegimos el tipo de lista, Numerada o con Viñetas en la barra de edición.

 Tecleamos un elemento y pulsamos Intro. Saltaremos al siguiente punto.

Podemos insertar varios niveles en cada punto. Para ello, antes de escribir, pulsaremos
o la tecla TAB.

Para volver al nivel anterior, pulsaremos , Mayúsculas + TAB o Intro antes de escribir.
Si hacemos esto último desde el primer nivel, saldremos de la lista.
Si seleccionamos un texto ya escrito, y pulsamos un icono de lista, cada párrafo del texto
será un punto de la lista.

Modificar una lista.

Podemos modificar una lista ya existente.
Con el punto de inserción en la lista, podemos cambiar su tipo, de una lista numerada a

una no numerada y viceversa pulsando los botones de la barra de herramientas .

Si se trata de una lista numerada con varios niveles, podemos cambiar el estilo de
numeración con el desplegable del propio botón de la barra de herramientas.

Si ponemos el punto de inserción en un subnivel de una lista numerada con varios niveles,
podemos modificar la numeración con el botón derecho del ratón y en el menú contextual
elegir la opción Volver a empezar la numeración.
 Eso abre un cuadro de diálogo donde indicamos el número o letra (según lo elegido en la
barra) desde la que ha de empezar la lista en el nivel indicado.

A su vez, podemos cambiar el estilo de las viñetas de las listas no numeradas con el
desplegable del botón de la barra de herramientas.

Aunque en este caso no tenemos una opción de menú contextual para cambiar una viñeta
específica de un subnivel.

4.13. Plantillas

Para muchas personas modificar el formato de un documento es una labor muy complicada
no por el uso de las herramientas con las que podemos hacerlo, que hemos estudiado en
esta unidad y que en realidad son muy sencillas, sino porque les resulta difícil decidir qué
elementos de formato serían atractivos utilizar. Una mezcla caótica de fuentes, tamaños,
colores, alineaciones, etcétera, no suele ser buena idea para conseguir un documento
atractivo y, sin embargo, puede ser el resultado final si no tomamos buenas decisiones.
 Para facilitar la elaboración de documentos con un formato profesional, en Documentos
de Google tenemos disponibles varias plantillas que podemos utilizar. Éstas se encuentran
en el menú Archivo → Nuevo → Desde una plantilla...

Esto abre una página en Internet en nuestro navegador desde la cual podemos seleccionar
la plantilla a seleccionar.

Después basta con seleccionar la plantilla deseada para que se genere una copia en
nuestra unidad de Drive.
Unidad 5. Insertar imágenes, tablas y otros elementos

5.1. Insertar imágenes

Insertar la imagen:
Para incluir una imagen en nuestro documento, primero habrá que insertarla, eligiendo
Imagen en el menú Insertar. Aparecerá la siguiente pantalla:

Observa que en la parte superior hay 6 lugares posibles de donde puede surgir la imagen:
Cargar, Tomar una instantánea, De URL, Tus álbumes, Google Drive y Búsqueda.

Cargar:
 Si la imagen está en nuestro equipo, entonces, en la parte superior debe estar seleccionada
la palabra Cargar, se resalta con una pequeña línea azul y es la opción predeterminada. Aquí
podemos tomar una imagen de una carpeta de nuestro disco duro y arrastrarla hasta el
recuadro con línea punteada. También podemos pulsar el botón Elegir una imagen para
subir, que abrirá una ventana para navegar en nuestras carpetas para seleccionar una
imagen. En el momento que arrastremos la imagen, o bien la seleccionemos con el explorador
de archivos, ésta comienza a subir para ubicarse en el documento en el punto de inserción.

Tomar una instantánea:

Abre una pequeña ventana en donde nos solicita autorización para utilizar la cámara de
nuestro equipo.

Una vez que hemos dado autorización y cerrado dicha ventana, podemos tomar hasta tres
fotografías con la cámara web de nuestro ordenador y luego seleccionar una de ellas que,
otra vez, subirá a Documentos de Google y se insertará en nuestro trabajo.

De URL:
En este caso se abre una caja de texto en donde debemos escribir o pegar la dirección
URL de una imagen ubicada en Internet. Documentos de Google recuperará la imagen
antes de insertarla en el documento. Lo que resta es pulsar el botón Seleccionar.

Tus álbumes:
Buscará entre los álbumes de tu cuenta de G+ (Google plus).
 Google Drive:
Nos permitirá navegar entre las carpetas de nuestra unidad de Drive para seleccionar una
imagen que tengamos almacenada ahí. En la parte superior del cuadro de diálogo podemos
mostrar imágenes en Mi unidad, Compartidos conmigo y Recientes.

Búsqueda:
Finalmente, podemos insertar una imagen en nuestro documento que haya resultado de
una búsqueda en Internet, pero sin necesidad de abrir otra ventana del navegador para utilizar
Google.

Modificar la imagen:
Hemos insertado en este ejemplo el logo de aulaClic, y nos ha quedado así:
 Observa los cuadros que aparecen alrededor de la imagen. Estirando de ellos podemos
ajustar el tamaño de la imagen. El círculo que está en la parte superior nos permite girar la
imagen.

Nota: Cuando aparecen los cuadraditos alrededor de la imagen, está seleccionada, y

podemos acceder a opciones propias de imágenes. Si la seleccionamos y aparece
oscurecida, estará seleccionada, pero como parte del texto.
A su vez, en la parte inferior hay tres opciones Alineado, Ajustar texto y Separar texto.
Cuando Alineado está seleccionado, la barra de herramientas se transforma para ofrecer
diversas opciones de alineación de la imagen y algunas más.

El botón Opciones de imagen... abre un panel del lado derecho con más opciones para
transformar la imagen.
 Finalmente, Reemplazar la imagen nos devolverá al cuadro de diálogo con el que hemos
insertado la imagen para buscar o seleccionar otra de sus diversas fuentes. En tanto, al logo
de aulaClic le hemos añadido un borde rojo y le hemos cambiado el color con el panel
Opciones de imagen.

Por su parte, cuando seleccionamos Ajustar texto, Aparece un pequeño botón

desplegable en donde indicamos el margen que debe tener la imagen respecto al texto que
lo rodea. En la barra de herramientas desaparecen los botones de alineación y quedan los
botones de imagen que acabamos de mencionar.

Esta misma imagen, con texto alrededor se vería del siguiente modo.
 Finalmente, pulsando en la tercera opción, Separar texto, impediremos que el texto fluya
alrededor de la imagen.

5.2. Insertar un dibujo

Documentos de Google incluye una paleta con herramientas básicas para dibujar. El
resultado se añade a nuestros documentos. El menú, por supuesto, es Insertar → Dibujo
 La barra de herramientas permite dibujar a mano alzada o formas predefinidas. También
permite insertar texto, imágenes y WordArt.

Cuando seleccionamos un objeto ya dibujado, la barra se transforma con las herramientas

adecuadas para trabajar con él, por ejemplo, para establecer, color de relleno, de borde, tipo
de líneas, grosor, etcétera. Una vez que pulsamos el botón Guardar y cerrar, el dibujo pasa
a formar parte del documento. A su vez, con un clic sobre él, aparece un pequeño panel
adosado en la parte inferior en donde podremos establecer el ajuste de texto, si fluido a su
alrededor o separado.

5.3. Insertar un gráfico

Otro elemento visual que podemos insertar en Documentos de Google son los gráficos.
Definimos como gráficos a la representación visual de series numéricas. Hay diversos tipos
de gráficos para básicamente pueden resumirse en tres grupos principales: Los gráficos de
barras (o columnas en en esencia son lo mismo), los gráficos de líneas y los de pastel. El
menú, como podrás adivinar, es Insertar → Gráfico.
 Para construir el gráfico necesitamos tener los datos dispuestos para el mismo. Al
seleccionar el tipo de gráfico que deseamos, Documentos de Google inserta un gráfico de
muestra a partir del cual podemos crear nuestro propio gráfico.

Los pequeños recuadros azules de alrededor nos permiten redimensionar el gráfico en el

documento cuando los arrastramos con el ratón. Las líneas negras lo recortan. Para trabajar
los valores a partir de los cuales se construye el gráfico, debemos usar el botón de la esquina
superior derecha, que abre la hoja de cálculo en donde se encuentran. El mismo gráfico ya
modificado se ve así en la hoja de cálculo.:

Para que el gráfico modificado se refleje en nuestro documento, debemos ir a él y pulsar el

botón actualizar que aparece en la esquina superior derecha de la ventana del gráfico. Si ya
no deseamos que los cambios en la hoja de cálculo afecten al gráfico en el documento, lo
desvinculamos con el botón de la izquierda.
 Obviamente, volveremos sobre los gráficos en las hojas de cálculo en la unidad
correspondiente. Sólo nos resta decir que al hacer clic en el gráfico del documento, veremos
también el panel que nos permite modificar el ajuste que tendrá respecto al texto, tal como
mencionamos en el tema anterior.

5.4. Insertar una tabla

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas.

La utilidad de las tablas en Documentos de Google es su uso para mejorar el diseño de
los documentos, ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus
casillas.

Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando
las tabulaciones u otros métodos.
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada
casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

Crear una tabla:

Podemos insertar una tabla desde el menú Insertar → Tabla, o desde su propio menú
Tabla → Insertar tabla. En ambos casos, veremos una pequeña ventana con una cuadrícula
en donde seleccionamos con el ratón el número de columnas y filas que deseamos tenga
nuestra tabla. En la imagen, hemos seleccionado cuatro columnas y tres filas.

Al terminar la selección, inmediatamente se dibuja una tabla en nuestro documento en

donde el ancho de la misma y de cada celda se distribuyen de manera homogénea.
 Si hacemos clic en alguna celda, como en la imagen, estará disponible el menú Tabla →
Propiedades de la tabla.

Con el cuadro de diálogo podemos establecer:

Color y ancho del Borde de tabla.

Color de fondo de la celda.

Alineación vertical de la celda (La alineación horizontal la establecemos con los botones

de alineación para párrafos que estudiamos la unidad anterior).

Las Dimensiones en centímetros para filas y/o columnas.

 La distancia respecto a los bordes de la celda con Relleno de celda.

La Alineación de tabla respecto a la página.

Y la Sangría izquierda de toda la tabla, también en centímetros.

Pulsando Aceptar, establecemos las propiedades de la tabla en el documento.

5.5. Usar la tabla

Una vez insertada la tabla, basta con situar el punto de inserción en la celda que queramos,
y escribir un texto, insertar una imagen u otro elemento.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas,
se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden
alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las
celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto
de las celdas de forma normal, pero, además, hay algunas formas específicas de
desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse Presione las teclas
Una celda a la izquierda MAY + TAB
Una celda a la derecha TAB
Una celda arriba flecha arriba
Una celda abajo flecha abajo
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.

5.6. Modificar una tabla

Es frecuente que, una vez creada nuestra tabla, nos veamos en la necesidad de aumentar
su tamaño, insertar filas, o eliminar columnas, incluso cambiar el color de algunas celdas.
Podemos modificar nuestra tabla, sin tener que crear una nueva.
Los comandos para hacerlo los encontramos en el menú Tabla y en el menú contextual de
la propia tabla. Una vez que la tabla está creada y tenemos nuestro punto de inserción en
una celda, se activa la mayor parte de sus opciones.
 Redimensionar el tamaño:
Como ya vimos, podemos especificar el ancho de las columnas de la tabla y el alto mínimo
de sus filas con el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla. Pero también es
posiblemodificar sus dimensiones arrastrando cualquiera de sus bordes con el ratón. Al
hacerlo, el borde seleccionado adquiere un color azul que desplazamos a su nueva posición.

De ese modo, podemos desplazar la línea inferior de la tabla, por ejemplo para hacerla más
grande, y luego usar las opciones para distribuir filas y/o columnas del menú Tabla o el menú
contextual.

Añadir y eliminar filas o columnas:

Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la tabla o desplegar el menú Tabla, nos
aparecen las siguientes opciones:

Insertar fila añade una fila arriba o abajo de la fila sobre la que se ha pulsado según
elijamos.
Insertar columna, añade una columna al lado que deseemos de la columna sobre la que
se pincha.
 Si tenemos seleccionada dos o más filas o columnas, entonces los mensajes de inserción
se modifican para insertar el mismo número de filas o columnas. Por ejemplo, con dos
columnas seleccionadas, el menú se muestra así:

Eliminar filas, columnas y tablas.

Eliminar la fila, Elimina la fila donde está el punto de inserción o las filas de las celdas
seleccionadas.
Eliminar la columna, Elimina la columna donde está el punto de inserción o las columnas
de las celdas seleccionadas.
Eliminar tabla, Elimina la tabla completa.
Otra forma rápida de añadir una fila a la tabla, es situándonos en la última celda y pulsando
la tecla TAB.

Bordes y colores.
Si hacemos clic sobre cualquiera de los bordes de la tabla, el segmento queda seleccionado
y la barra de herramientas se transforma destacando los botones para dar color, grosor y
estilo a ese segmento de borde.

Podemos incluso seleccionar más de un segmento de borde haciendo clic en el primero y

pulsar la tecla Ctrl conforme vamos haciendo clic en otros segmentos.

También podemos añadir o eliminar líneas de borde en un celda con el pequeño control
desplegable que aparece cuando tenemos el punto de inserción en la misma.
 Independientemente de lo anterior, podemos dar color al fondo de una celda haciendo clic
en ella y luego utilizando el botón de la barra de herramientas Color de fondo.

Combinar celdas.
Finalmente, podemos seleccionar dos o más celdas contiguas (horizontal o verticalmente)
y combinarlas para convertirlas en una sola con la opción de menú Combinar celdas.

También en el menú encontramos la opción Separar celdas, que las devolverá a su

condición original.

5.7. Insertar marcadores

Insertar un marcador en nuestro documento consiste en insertar un punto de referencia,

que luego podremos vincular para acceder a él directamente.
Por ejemplo, si tenemos un documento largo, y creamos un índice personalizado con los
apartados, insertariamos un marcador al inicio de cada apartado, para que que al pulsar en
el indice, el documento se desplace hasta el propio apartado siguiente.

Insertar un marcador.
 Situamos el punto de inserción en el lugar del documento donde queremos poner el
marcador.
Desplegamos el menú Insertar y seleccionamos Marcador.
Si teníamos un texto seleccionado, este aparecerá como nombre del marcador.
El marcado se resalta con un pequeño glifo en el texto.

Eliminar un marcador.
Cuando hacemos clic en el marcador, aparece un pequeño panel flotante con la opción
para eliminarlo.

El siguiente apartado veremos qué son y para qué sirven los vínculos, de modo que nos
permitirá aprovechar los marcadores.

5.8. Vínculos

Un enlace o vínculo es una palabra, frase o gráfico, que al hacer clic sobre él nos lleva a
otro elemento, al que apunta el vínculo.
Documentos de Google nos permite realizar un enlace a otra parte dentro del mismo
documento, a otro documento, a una página web o a una dirección de correo electrónico.
Para crear un vínculo, podemos seleccionar el texto o la imagen y luego utilizar la opción

de menú Insertar → Insertar vínculo, o bien el botón de la barra de herramientas .

También podemos usar la combinación de teclas Ctrl + K.
 Esto abre un pequeño cuadro de diálogo adosado al texto o imagen seleccionado en donde
podemos indicar la dirección URL a donde queremos que apunte el vínculo. Si asignamos
estilos de texto de encabezado (títulos) a distintas partes del documento, podemos entonces
apuntar el vínculo hacia alguno de ellos.

Si hemos creado uno o más marcadores en nuestro documento, como vimos en el apartado
anterior, entonces éstos también sirven de puntos para crear un vínculo en el documento. En
la misma ventana se muestra la lista de marcadores creados.

Asimismo, podemos apuntar a algún otro documento almacenado en Drive.

Si escribimos una dirección web en la caja Vincular, Documentos de Google comenzará
a buscar la liga y mostrará el resultado en la parte inferior. En la ventana anterior, escribimos
la dirección de aulaClic, el resultado aparece automáticamente.
 Sin embargo, los vínculos insertos en los documentos no funcionan como los vínculos de
una página web. Como veremos más adelante, podemos exportar nuestros documentos en
formato HTML, que es el formato de las páginas web y los vínculos que hayamos añadido al
mismo serán los vínculos de la página. Pero en tanto estemos usando Documentos de
Google, al hacer clic en un vínculo, se abrirá un pequeño panel adosado al vínculo para
eliminar el vínculo, modificarlo o bien ir a él.

• Al pulsar en Cambiar se abrirá la ventana con los valores del enlace para su edición.
• Mediante el comando Eliminar, eliminamos el enlace del vínculo, convirtiéndolo en un
texto normal. Podemos hacer lo mismo, situando el punto de inserción detrás de la
última letra del vínculo y pulsando Retroceso.
• Pulsando en el destino que aparece detrás de Ir a vínculo nos abre el elemento al
que apunta el vínculo seleccionado.
También podemos señalar el vínculo, pulsar el botón derecho del ratón y luego hacer clic
en la opción Abrir vínculo.

De ese modo abrirá en una nueva pestaña la página web o el documento que hayamos
vinculado, o bien, irá al encabezado correspondiente del mismo documento, o abrirá nuestro
programa de correo electrónico, dependiendo siempre del tipo de vínculo que hayamos
creado.
Documentos de Google crea un enlace directamente cuando escribimos en el documento
la dirección de una página web.

5.9. Comentarios

Documentos de Google nos permite insertar comentarios de texto en nuestros

documentos. Estos comentarios son sólo visibles a la hora de editar el documento, no en su
visualización o impresión.
Son especialmente útiles en documentos compartidos, para dejar un mensaje o una
aclaración sobre algo.
 Para insertar un comentario podemos:

• Hacer clic en el menú Insertar y elegir Comentario.

• Con las teclas Ctrl +Alt + M.
También aparece un pequeño en la línea donde esté nuestro punto de inserción cuando
acercamos el cursor al borde derecho de la página.

En cualquier caso, se abre una pequena ventana del lado derecho en donde podemos
escribir el comentario que queramos. Observa que se indica qué usuario ha escrito el
comentario. A su vez, en el texto se resalta en color amarillo el párrafo al que queda adosado.

Al pulsar el botón Comentar, el comentario queda visible en una ventana a la derecha del
documento.

Si hemos modificado el texto de modo que el comentario ya no es pertinente, podemos

eliminarlo con el menú que aparece en el propio comentario.
 La opción Editar nos permitirá modificar el comentario. En tanto que Vínculo a este
comentario muestra, precisamente, la liga de vínculo al comentario que podríamos copiar y
utilizar en un vínculo en otra parte del documento. Al pulsar en él, iríamos a la parte del texto
donde está el comentario.

Como hemos mencionado, una de las grandes virtudes de Google Drive es la facilidad con
la que podemos compartir los archivos y colaborar en su elaboración. En el caso de los
comentarios, si se trata de un documento compartido, otro usuario puede responder al
comentario. Cuando se lleva el punto de inserción al párrafo al que está adosado, se abre
una caja para dicho efecto. La ventana indica claramente a quién pertenece cada comentario.

Si alguno de los usuarios considera que los cambios al documento han resuelto lo
observado en los comentarios, entonces puede pulsar el botón Resolver, que ocultará los
comentarios que se hayan generado.
Por otra parte, en la parte superior derecha de la pantalla de Documentos de Google,
tenemos un botón llamado Comentarios, en donde veremos una lista de todos los
comentarios al documento. Para ir al párrafo correspondiente basta con hacer clic en el
comentario. Asimismo, aparece un historial de respuestas y qué ha ocurrido con cada
comentario, así como qué usuario ha intervenido. Es pues una lista de comentarios y su
historial.
5.10. Salto de página

Para mejorar la presentación de un documento, en ocasiones es conveniente insertar

saltos de página, eso evita trocear ciertos párrafos. Insertando un salto de página,
forzamos a la impresora a imprimir en una página nueva. Por default, Documentos de
Google nos muestra una vista del diseño de impresión, de modo que es fácil ver el efecto
que tiene insertar un salto de página en el documento. La opción de menú es, por supuesto,
Insertar → Salto de página.
También podemos usar la combinación de telcas Ctrl + Intro.

5.11. Encabezado y pie de página

Podemos añadir a nuestros documentos encabezados y pies de página. Ambas opciones

las encontramos en el menú Insertar.
 El encabezado se colocará al principio del documento, delante de todo el texto, mientras
que el pie de página lo hará al final.

Dentro de estos elementos, podemos introducir texto con el formato que queremos. La
diferencia con el texto normal, es que se mostrarán en todas las páginas que genere el
documento, por ejemplo, al imprimir o exportar a PDF.
Una vez que hemos insertado un encabezado de página, un pie, o ambos, podremos verlos
en todas las páginas, así como podremos editarlos en cualquier momento. Para eliminarlos,
basta con seleccionar el texto y borrarlo.

5.12. Línea horizontal

Consiste en una línea horizontal que se extiende a lo largo del documento o la celda donde
la insertemos. Se corresponde con la etiqueta <hr /> del HTML.

5.13. Caracteres especiales

Puede que, en determinadas ocasiones, necesitemos insertar en nuestro documento

caracteres que no aparecen en nuestro teclado, como monedas extranjeras, letras griegas o
cirílicas, flechas u otros símbolos.
Podemos entonces, elegir un símbolo del Mapa de caracteres de Documentos de
Google.
En el menú Insertar seleccionamos Caracteres especiales. Accederemos así a la ventana
Insertar caracteres especiales:
 En la ventana tenemos tres botones desplegables. El primero nos permite elegir entre las
categorías del segundo desplegable y o bien entre los resultados de las búsquedas que
explicaremos enseguida.

El segundo desplegable muestra todas las categorías de caracteres en las que podemos
buscar.

En tanto, el tercer desplegable muestra listas que corresponden a la categoría elegida. Por
ejemplo, la siguiente lista corresponde a la categoría Símbolos.

Como puede verse, se trata de una enorme cantidad de símbolos especiales. Para facilitar
la búsqueda de un carácter especial podemos usar la caja de búsqueda que está a la derecha,
el problema es que tendríamos que saber todo o parte del nombre del símbolo, lo cual a veces
no es posible. Por lo que alternativamente en Google Drive han implementado un ingenioso
método, ya que podemos dibujar el símbolo que estamos buscando y a la izquierda se
mostrarán ídem los que se acerquen al dibujo.
 Al hacer clic en el carácter deseado, éste se insertará en el documento.

5.14. Ecuaciones

De modo similar a la inserción de caracteres especiales, Documentos de Google nos

permite escribir y editar ecuaciones matemáticas. Cuando seleccionamos la opción de menú
Insertar → Ecuación muestra una barra de herramientas, bajo la barra estándar que ya
conocemos, con los diversos símbolos matemáticos para el efecto agrupados en botones
desplegables.

Los botones son:

Letras griegas.

Otras operaciones.
 Relaciones.

Operaciones matemáticas.

Flechas.

Mientras las editamos, las ecuaciones quedan en un pequeño recuadro azul independiente
del texto. De ese modo podemos escribirlas fácilmente.

5.15. Índices

Documentos de Google nos permite crear fácilmente índices o tablas de contenido con
enlaces a cada uno de los apartados de nuestros documentos.
 En este caso es donde toma importancia el uso de encabezados (títulos), y su orden.
Documentos de Google recorrerá el documento, tomando los Título 1 como apartados, los
Título 2 como subapartados, los Títulos 3 como puntos del subapartado, y así
sucesivamente. Por eso no es lo mismo utilizar un encabezado, que darle formato a una línea
de párrafo para hacer un título de apartado.
Para crear el índice, primero redactamos el documento utilizando los títulos. Cuando
acabemos, situamos el punto de inserción en el lugar del documento donde queramos situar
el índice, normalmente al principio o al final. Y en el menú Insertar elegimos Índice.

Como se muestra, el menú abre un submenú en donde seleccionamos el tipo de índice a

crear, con los números de la página donde está el título correspondiente, o bien como vínculos
hacia los mismos. Al hacer clic en cualquiera de las dos opciones, el índice se creará
inmediatamente.
Si hacemos modificaciones al documento que puedan afectar al índice, eliminado o
añadiendo títulos, entonces podemos hacer clic en cualquier punto del índice, aparecerá un
botón que nos permitirá actualizarlo automáticamente.

También podemos escribir en el índice como lo hacemos con cualquier otro texto. Además,
al hacer clic en algún ítem del índice, aparece un panel que nos permite modificarlo
individualmente.
5.16. Nota al pie

En muchos textos es habitual encontrar notas al pie, una aclaración al final de la página
de una palabra. Normalmente viene indicado con un número superíndice (palabra3). Al ir al
pie de la página, encontramos las distintas notas numeradas.
En Documentos de Google podemos añadir fácilmente este tipo de notas. No tenemos
más que seleccionar la palabra y elegir Nota a pie de página en el menú Insertar.

En la palabra aparecerá el número que le corresponde a la nota, en tanto que el cursor se

mostrará al pie de la página junto al número para que podamos escribir la nota. A su vez, una
línea separa las notas al pie del texto.

Unidad 6. Hojas de cálculo

6.1. Introducción

Hasta ahora, hemos visto cómo utilizar Google Drive para crear documentos de texto. Pero
otra parte fundamental de la aplicación es la que nos permite crear y trabajar con Hojas de
cálculo.
 A muy grandes rasgos, una hoja de cálculo es una aplicación que nos permite realizar
cálculos con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples
sumas hasta cálculos más complejos como préstamos hipotecarios. Vamos a familiarizarnos
con el entorno de la hoja de cálculo, y cómo nos desplazamos por ella. Y en el siguiente tema
comenzaremos a introducir datos y realizar operaciones.

6.2. El entorno

Para crear una hoja de cálculo nueva desde la pantalla de inicio de Google Drive,
seleccionamos Hojas de cálculo de Google en el menú Nuevo.
Para abrir una hoja de cálculo existente, simplemente hacemos clic sobre su título.
Recuerda que también puedes subir a Google Drive una hoja de cálculo de tu equipo,
como vimos en la segunda unidad.
En cualquier caso, se abrirá la ventana de edición de hojas de cálculo. En la siguiente
imagen vemos el aspecto que tiene la ventana cuando se trata de una hoja de cálculo nueva:

El aspecto del interfaz es muy similar al de documentos de texto.

• 1. Botón de página de inicio de hojas de cálculo. De modo similar a Documentos

de Google, este botón nos lleva a una página en donde podemos ver exclusivamente
nuestras hojas de cálculo almacenadas en Google Drive para su manejo.
• 2. El título de la hoja de cálculo que podemos cambiar con un simple clic.
• 3. La barra de menús. En estos menús se encuentran todas las funciones disponibles
de la hoja de cálculo.
• 4. En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso más
frecuentes.
• 5. En la esquina superior derecha tenemos el icono que nos permite manejar nuestra
cuenta de Google y, abajo, los botones para añadir comentarios a la hoja de cálculo y
para compartir el archivo.
• 6.- Debajo de la barra de herramientas, encontramos la barra de Fórmula, donde
podemos acceder a la fórmula usada en la celda seleccionada.
• 7. El área de trabajo de una hoja de cálculo está dividida en filas (con encabezados
numéricos) y columnas (con encabezados alfabéticos).
 • 8. En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas que
podemos tener.

6.3. Columnas, filas y celdas

El aspecto de la hoja de cálculo es el de una cuadrícula, una tabla.

La hoja se divide horizontalmente en filas. Para poder identificarlas, las filas están
numeradas como podemos ver a la izquierda de cada una. En la siguiente imagen, estamos
en la fila 4.

A su vez, la hoja está dividida verticalmente en columnas. A cada columna le corresponde

una letra, como podemos ver en el encabezado. En la siguiente imagen, estamos en la
columna B.

Inicialmente, una Hoja de cálculo de Google cuenta con mil filas (1 - 1000) y veintiseis
columnas (A -Z), pero podemos ir añadiendo más a medida que las necesitemos.
Pero lo más importante en una hoja de cálculo son las celdas. Una celda es la intersección
de una columna y una fila. Las celdas se identifican por el nombre de su columna seguido del
de la fila. Así, la primera celda, que pertenece a la columna A y a la fila 1 se identifica como
A1.
6.4. Moverse por la hoja

La hoja es mucho más grande que la ventana del navegador, por lo que sólo estaremos
viendo una parte de la misma.
Comenzaremos a trabajar en la esquina superior izquierda de la hoja, y cuando tengamos
pocos datos todos aparecen visibles. Pero a medida que la hoja vaya creciendo, la parte de
la misma que estamos utilizando no nos cabrá en la ventana, y tendremos que desplazarnos
para ver los datos que nos interesan.
Podemos desplazarnos utilizando las barras de desplazamiento horizontal y vertical, a la
que estamos acostumbrados en todas las aplicaciones.

También disponemos de una serie de atajos de teclado, que cuando nos sean familiares
nos permitirán desplazarnos con mayor velocidad por bloques de datos (un bloque de datos
son una o varias celdas contiguas con datos):

Teclas Acción
Se desplaza a la última celda, usualmente
Ctrl + Fin
Z1000 si no se han añadido filas.
Ctrl + Inicio Se desplaza a la primera celda, es decir, A1
Acceder a la celda más a la izquierda de la
fila actual en una sección de datos o la
Ctrl + flecha izquierda
primera celda que no esté en blanco hacia
la izquierda
Acceder a la celda más a la derecha de la
fila actual en una sección de datos o la
Ctrl + flecha derecha
primera celda que no esté en blanco hacia
la derecha
Acceder a la celda más a la parte inferior de
la columna actual en una sección de datos o
Ctrl + flecha abajo
la primera celda que no esté en blanco hacia
abajo
Acceder a la celda más a la parte superior
de la columna actual en una sección de
Ctrl + flecha arriba
datos o la primera celda que no esté en
blanco hacia arriba
Av Pag Avanza hasta la primera fila no visible o
hasta la última
Re Pag Retrocede hasta la primera fila no visible o a
la primera
Flechas Desplazarse una celda en la dirección de la
flecha

6.5. Nombrar la hoja de cálculo.

Como hemos visto en Documentos de Google, darle nombre a una hoja de cálculo es tan
sencillo como hacer clic en la caja que, de manera predeterminada dice Hoja de cálculo sin
título.
 El punto de inserción nos permitirá darle a la hoja de cálculo su nuevo nombre.

Como sabemos también, los archivos en Google Drive se guardan en la carpeta a la que
hayamos accedido antes de crear el nuevo archivo, en este caso, la hoja de cálculo. Sin
embargo, junto a la caja de nombre del archivo, tenemos el icono de carpeta, que nos permite
guardar la hoja de cálculo en una carpeta distinta.

En Google Drive, las hojas de cálculo se guardan automáticamente. Pero para que esto
suceda, debemos de guardarlas una vez. Para guardar, pulsamos el botón Guardar ahora
que encontramos en la parte derecha de la pantalla.
Por lo demás, sabemos que todas las aplicaciones de Google Drive guardan
automáticamente cualquier cambio que hagamos en los archivos cuando estamos trabajando
en ellos.
Como veremos más adelante, podemos recuperar una versión de la hoja de cálculo más
antigua, antes de que se guardase automáticamente, utilizando las Revisiones.

6.6. Múltiples hojas

Una hoja de cálculo puede estar dividida en varias hojas de datos, formando lo que en otras
aplicaciones se conoce como libro.
Al crear una hoja de cálculo, esta está formada por una hoja, de 1000 filas + 26 columnas.
Pero igual que podemos añadir filas y columnas, podemos añadir hojas, pulsando en el botón

en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

 Cada hoja se muestra como si fuese un documento distinto, todo en blanco. Esto resulta
muy útil cuando tenemos datos relacionados, pero que no se calculan entre ellos. Por
ejemplo, imagina una hoja de cálculo para el censo de un país, en la que queremos mostrar
el número de nacimientos por ciudad y mes, para cada año de mujeres y hombres. Sería muy
complicado tener todos los datos en una hoja de gran tamaño. Por eso crearíamos una hoja
por cada año y género, por ejemplo, Varones - 1998, Mujeres - 1998, Varones - 1999, etc.
y en cada hoja una fila para la población y una columna para el mes.
Otra opción podría ser crear varios documentos independientes, pero nos resultará mucho
más cómodo gestionar un sólo documento que varios que hemos de tratar como uno.
Cuando tenemos varias hojas, en la parte inferior encontramos un enlace o pestaña por
cada hoja, donde se distingue que hoja está activa.

Podemos pasar de una hoja a otra haciendo clic sobre el enlace con su nombre.
Si pulsamos sobre el pequeño triángulo que está junto al título de la hoja que está activa, se
desplegará un menú con opciones sobre la hoja:

• Eliminar borra la hoja seleccionada.

• Duplicar crea una copia de la hoja, con los mismos datos.
• Copiar en... nos exportar la hoja a cualquier otro documento.
• Cambiar nombre nos permite personalizar el nombre de la hoja, abriendo un pequeño

recuadro en la misma posición del nombre actual.

• Cambiar color. Abre una paleta de colores que nos permite añadir una línea de color
distintivo que subraya el título de la hoja.
 • Proteger hoja. Esta opción nos permite establecer quién tendrá permiso para
modificar la hoja.
• Ocultar hoja. Permite ocultar la hoja de cálculo. En el menú Ver hay una opción que
muestra una lista de hojas ocultas para verlas o reestablecerlas.
• Ver comentarios. Hace visibles todos los comentarios adosados a celdas.
• Mover a la izquierda desplaza la posición de la hoja hacia la izquierda.
• Mover a la derecha desplaza la posición de la hoja hacia la derecha.

Unidad 7. Trabajar con celdas

7.1. Tipos de datos

Las celdas están destinadas a contener información, datos, que darán "vida" a nuestra hoja
de cálculo.
Básicamente, en una hoja de cálculo podemos introducir estos tipos de datos:

Valores constantes. Son datos que introducimos directamente, y no varían a no ser

que los modifiquemos nosotros directamente. Estos valores pueden ser números, fecha / hora
o texto.

Fórmulas. Una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos,
etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula comienza siempre por el signo =.

7.2. Introducir datos

Podemos introducir los tipos de datos que hemos visto en las celdas de nuestra hoja de
cálculo.
Para hacerlo, basta con hacer clic sobre la celda y teclear lo que queramos introducir. Si
previamente habíamos copiado algo, podemos pegarlo directamente tras hacer clic en la
celda.
 Una vez introducidos, podemos hacer dos cosas:

• Aceptar los cambios y validar. Pulsamos la tecla Intro para terminar la edición y
que los nuevos datos quedan reflejados en la celda, y pasamos a editar la celda de
debajo. En vez de Intro podemos utilizar las flechas de dirección, para pasar
a editar la celda en la dirección de la flecha.
También podemos hacer clic en otra celda, a no ser que estemos escribiendo una
fórmula, ya que en ese caso sirve para referenciar la celda, como veremos.
• Cancelar los cambios. Pulsamos la tecla Esc y salimos de la celda sin que se
guarden los datos introducidos.
Hay que tener en cuenta que al hacer esto no editamos el contenido de una celda, lo
sustituimos.
Al introducir una fórmula, en la celda se mostrará el resultado, Si seleccionamos la celda,
podemos ver su contenido real en la Barra de fórmulas sobre el área de celdas.

La Barra de fórmulas, además, nos permite editar el contenido de la celda.

Si esta barra no se muestra, puedes activarla a través del menú Ver → Mostrar la barra
de fórmulas.

7.3. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o
más tarde, después de la introducción.
Si hemos cometido un error al introducir datos, y aún no hemos validado, podemos utilizar
la tecla Retroceso (Bcksp) para borrar los últimos carácteres escritos. Recuerda que no se
puede utilizar la Flecha Izquierda, ya que equivale a validar los datos y pasar a la celda
de la izquierda.
Si queremos modificar una celda que ya contiene datos podemos hacer tres cosas:

• Si queremos sustituir los datos, por ejemplo un 3 por un 4, simplemente hacemos clic
e introducimos los datos. Los nuevos datos sustituirán a los antiguos.
• Si queremos editar al contenido de la celda, por ejemplo para corregir un texto o una
fórmula, hemos de entrar a la celda en modo de edición. Esto lo podemos hacer
haciendo clic sobre la celda y pulsando Intro o F2, o directamente con doble clic. A
 partir de ahí, podemos editar el contenido de forma normal, incluso utilizar las flechas
de dirección para desplazarnos por los caracteres.
Al finalizar, podemos pulsar Intro para aceptar los cambios o Esc para recuperar el
contenido de la celda antes de editarla.
• Podemos usar la Bárra de fórmulas, tras seleccionar la celda.

7.4. Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula o una función y validamos los datos, puede que se
produzca un error. Por ejemplo, porque intentamos dividir por 0, una función está mal escrita,
intentamos sumar un número y un texto, etc...

Cuando esto suceda, el contenido de la celda cambiará a donde

TEXTO_ERROR cambiará dependiendo del tipo de error.
En la esquina superior izquierda de la celda aparecerá un triángulo naranja. Si dejamos el
cursor sobre él se mostrará información sobre el error.
Por ejemplo, estos son los errores más frecuentes:
#NAME? cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos, o no se reconoce el texto de la fórmula o el nombre de la función.
#DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Por ejemplo, una
búsqueda no encuentra coincidencias.
#ERROR! cuando se produce un error de análisis.
#REFR! cuando se produce una dependencia circular, por ejemplo, si en una celda
intentamos sumar esa celda más otra.

7.5. Selección de celdas

Antes de poder realizar determinadas acciones sobre las celdas, como borrarlas o
aplicarles formato, tenemos que seleccionarlas. Las celdas seleccionadas se muestran de
color azul.
Podemos seleccionar una celda individual, como hemos visto hasta ahora, o un rango.
 Un rango es un rectángulo de celdas adyacentes. El rango se define con el nombre de la
celda de la esquina superior izquierda, dos puntos (:), y el nombre de la esquina inferior
derecha. Así, el rango B3:C6 comprende las celdas B3, B4, B5, B6, D3, D4, D5 y D6.
En las últimas versiones, Google Drive se refiere a los rangos como intervalos, así que
puede que lo veas escrito de ambas formas.
Cuando el rango comprenda todas las filas de la columna, podemos escribir sólo la letra.
Así, el rango A:A se corresponde con toda la columna A, y el rango A:C con las columnas A,
B y C.

Para seleccionar una celda:

• Basta con hacer clic sobre ella. Si nos vamos desplazando con el teclado, iremos
cambiando la celda seleccionada.

Para seleccionar un rango de celdas:

• Podemos hacer clic en una celda y manteniendo el botón del ratón pulsado, arrastrar.
A medida que avancemos veremos las celdas que quedan seleccionadas. Cuando
aparezcan seleccionadas las que nos interesan, soltamos el botón.
• También podemos hacer clic en una de las celdas que quedarán en la esquina del
rango, y hacer Shift (Mayúsculas) + Clic en la celda que queremos que forme la
esquina diagonalmente opuesta.
• Otra forma sería utilizando sólo el teclado, desplazándonos con las flechas de
dirección mientras mantenemos pulsada la tecla Shift (Mayúsculas) haciendo que
el rango seleccionado aumente o disminuya. Del mismo modo, podemos utilizar
cualquiera de las teclas que nos permiten desplazarnos por la hoja.
• Si el rango que queremos seleccionar corresponde con una columna, basta con pulsar
en su encabezado. Si hacemos Shift + Clic sobre el encabezado de otra columna,
se seleccionarán también todas las columnas que haya entre las dos.
Del mismo modo podemos seleccionar filas, pero no podemos seleccionar a la vez
filas y columnas.
• Si el rango coincide con toda la hoja, basta con hacer clic en la esquina superior
izquierda de la hoja, donde se juntan los encabezados de filas y columnas.

Ampliar o reducir una selección.

• Podemos ampliar o reducir las celdas seleccionadas en un rango. Si hacemos Shift

+ clic en el lugar donde queremos que termine la selección, el rango cambiará.

7.6. Referenciar celdas

Antes de comenzar a copiar y mover celdas, vamos a conocer mejor como se referencian
estas celdas.
 Hasta ahora hemos visto que, por ejemplo, si en la celda B3 queremos sumar el contenido
de las celdas B1 y B2, basta con ir a la celda B3, e introducir =B1+B2.
Lo que hemos hecho realmente, es utilizar una referencia relativa a la celda. Esto quiere
decir que, si por ejemplo copiamos el contenido de la celda B3 a la celda D5, la fórmula
cambiara porque es relativa a la posición de la celda, pasando a ser =D3+D4. Podemos decir
que lo que indicaba esa fórmula es que en la celda se sumarían los contenidos de las dos
celdas superiores de la misma columna.
Si lo que queremos en sumar concretamente los contenidos de las celdas B1 y B2, y que
si copiamos o movemos la celda de resultado siempre muestre la suma de esas celdas,
debemos de indicar una referencia absoluta. Para hacerlo, escribimos el símbolo $ delante
del identificativo de la celda y del de la columna. En este ejemplo, la fórmula quedaría
=$B$1+$B$2, y seguirá así aunque la movamos o copiemos a otra celda.
También podemos combinar referencias absolutas y relativas, formando así una referencia
mixta. Esto lo logramos dejando como absoluta sólo la referencia a la celda o sólo la
referencia a la columna de la celda. Por ejemplo, si en el ejemplo que estamos utilizando
escribimos la fórmula como =B$1+B$2, estamos dejando como fijas las columnas. Si por
ejemplo copiamos la celda sobre la celda D5, la fórmula cambiaría a =D$1+D$2, es decir,
siempre mostrará el resultado de sumar las dos primeras celdas de la columna en que nos
encontremos.
Entenderás esto mucho mejor cuando comencemos a copiar y mover celdas, en los
siguientes apartados.
Si queremos hacer referencia a una celda o rango de otra hoja debemos de escribir, entre
comillas simples si contiene espacios, el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación
(!) y la referencia de la celda o rango, por ejemplo 'Hoja 2'!A1 o balances!B3:B9. Y por
supuesto podemos utilizar alias o nombres de rango si los hemos definido, como 'Balance
Octubre'!total_ventas.

7.7. Copiar celdas adyacentes

Podemos copiar fácilmente el contenido de una celda o de un rango utilizando el ratón.

Para hacerlo, seguimos estos pasos:
8. Seleccionamos el rango de celdas.
9. Hacemos clic sin soltar en su esquina inferior derecha, donde aparece un cuadradito.
10. Arrastramos el cursor, mientras vemos una línea discontinua en el área que se
rellenará con el conteniddo de las celdas.
11. Soltamos el botón cuando el rectángulo coincida con el área que queremos utilizar.

El resultado obtenido dependerá del contenido de las celdas copiadas:

• Si contenían fórmulas, dependerá de si las referencias son relativas, mixtas o

absolutas, como hemos visto en el apartado anterior.
 • Si son valores constantes, se copiará el valor tal cual. A no ser que siga una secuencia,
por ejemplo, si las dos primeras celdas de una fila tienen los valores 1 y 2, y
seleccionamos ambas celdas, copiándolas a lo largo de la fila, el resultado será la
secuencia 1, 2, 3, 4...

• Para que esto funcione, debemos de seleccionar por lo menos dos celdas, y copiarlas
siguiendo la misma fila o la misma columna, dependiendo de si estan una al lado de
la otra, o una encima de otra, respectivamente.
• Esta misma función aplica para otras secuencias conocidas. Por ejemplo, si
escribimos en una celda Enero y en la que sigue Febrero, entonces completará los
meses siguientes.

.-

• Lo mismo ocurre si tenemos dos celdas contiguas, la primera con Lunes y la segunda
con Martes, al arrastrar con el cursor en el pequeño cuadro obtendremos el resto de
los días de la semana.

7.8. Copiar celdas utilizando el portapapeles

Podemos copiar una celda o un rango utilizando el portapapeles.

Para hacerlo, primero seleccionamos las celdas y pulsamos en el menú Editar → Copiar,
o directamente las teclas Ctrl + C.
 Con las celdas ya copiadas en el portapapeles, nos situamos sobre la celda que queremos
que corresponda con la esquina superior del rango copiado, y pulsamos Ctrl + V o Editar →
Pegar.
De este modo copiamos tanto el contenido (valores fórmulas) como el formato (color del
texto, alineación, etc., como veremos en el tema siguiente). En el menú editar encontramos
la opción Pegado especial, que nos da diversas alternativas para pegar sólo los valores o
determinadas características del formato.

Hay que tener cuidado si las celdas en las que pegamos ya contenían datos, porque se
borrarán.

7.9. Mover celdas

Podemos mover una celda o rango a otra posición, de forma muy parecida a lo que hemos
visto para copiar:
Utilizando el ratón.
Tras seleccionar las celdas, situamos el cursor sobre el marco alrededor de éstas, y, cuando
el cursor tenga forma de mano, arrastramos hasta el lugar donde queramos colocar las
celdas.
Es la misma operación que al copiar celdas no adyacentes, pero sin mantener pulsada la
tecla Ctrl.
Si queremos mover una fila completa, lo haremos arrastrando desde el encabezado de la
celda, hasta la nueva posición de la celda.
Utilizando el portapapeles.
Podemos seguir los mismos pasos que hemos visto para copiar y pegar con el portapapeles,
pero en vez de utilizar el comando Copiar, utilizaremos el comando Cortar (Ctrl + X).

También hemos de tener en cuenta que si movemos una celda sobre otra con contenido,
éste se borrará.

7.10. Borrar celdas

Al borrar una celda, eliminamos su contenido, dejando la celda de nuevo vacía.

 • Primero seleccionamos una celda o rango. Podemos utilizar cualquiera de los
métodos de selección para seleccionar rangos, o una columna o fila entera.
• A continuación, lo más cómodo es pulsar la tecla Supr (Del), aunque también
podemos utilizar alguna de las opciones para borrar del menú Editar. Por ejemplo, si
seleccionamos el rango B4:F6, obtendremos esto del menú:

Otra opción es borrar la fila o columna completa.

La diferencia, es que al borrarla completamente no dejamos la fila o columna en blanco, si
no que desplazamos todo el contenido de la hoja. Por ejemplo, si borramos la columna D, el
contenido de esta desaparecerá, y se desplazará el contenido de la columna E a la D, el de
la F a la E, etc...

• Para borrar completamente la fila o columna, primero seleccionamos una celda dentro
de la fila o columna a borrar.
• Después debemos de ir al menú Editar → Eliminar Fila [Nº fila] o Eliminar columna
[letra columna].
Si hacemos esto con un rango seleccionados, podremos eliminar a la vez todas las filas o
todas las columnas que tengan celdas seleccionadas.

Unidad 8. Formato de celdas

Si ya has utilizado alguna hoja que contenga muchos datos, verás que se hacen difíciles
de leer. Y perdemos la información importante entre otra que puede que no lo sea tanto.
Por eso Google Drive nos permite utilizar formatos en nuestra hoja de cálculo, tanto para
hacerla más agradable a la vista y darle un aspecto profesional, como para poder resaltar
mejor la información importante.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo que utilicemos para apuntar nuestros gastos durante
el año, podemos tener los ingresos en verde, los gastos en rojo, los totales en negrita, los
encabezados centrados, etc.

8.1. Color y fuente

A una celda o rango le podemos aplicar los formatos de estilo y fuente habituales en los
procesadores de texto.
 Primero, seleccionamos las celdas a la que se lo queremos aplicar.
Después pulsamos sobre el icono correspondiente en la barra de formatos. Si no los
encontramos ahí, podemos utilizar el menú Formato.

Desde la barra de herramientas, accedemos directamente a los comandos:

• Para poner o quitar un texto en negrita.

• Para poner un texto tachado.

• Para seleccionar el tamaño del texto de la celda.

Si queremos cambiar el tipo de fuente, o utilizar otros estilos como subrayado, debemos de
acceder al menú Formato. En el encontraremos un submenú con los tamaños de las fuentes,
los formatos para los números y otros elementos.
Recuerda que la forma más cómoda de cambiar el estilo es con los atajos de teclado, Ctrl
+ B para negrita, Ctrl + I para cursiva y Ctrl + U para subrayado.

Por su parte, podemos seleccionar las fuentes de nuestras celdas seleccionadas en la

barra de herramientas. Su uso es igual al de Documentos de Google.
 También encontramos los comandos que nos permiten cambiar el Color de texto y el
Color de fondo, seleccionado los colores de la paleta.

Debajo de la paleta nos aparece en enlace Formato condicional.... Esto nos permite
configurar un rango de celdas para que el color de fondo o relleno cambie en función a su
contenido, para que, por ejemplo, se muestren los números en rojo si son negativos. Para
quitar todos los formatos de la celda, disponemos del comando Borrar estilos en el menú
Formato.

8.2. Colores

Un modo común de darle formato a una hoja de cálculo es estableciendo el color de fondo
de las celdas. Puede aplicarse de modo individual, o bien por rangos. El procedimiento es tan
simple como seleccionar la celda o rango deseado y luego elegir el color de la paleta que se
encuentra en la barra de herramientas.
 El resultado puede ser tan sencillo, pero sumamente efectivo, como esto:

Sin embargo, en ocasiones no sabemos qué combinaciones de colores son más

adecuados. Cuando tenemos grandes hojas de cálculo, con un gran número de filas, alternar
colores nos facilita enormemente su consulta. Para ello, Hojas de cálculo de Google cuenta
con una función que lo hace automáticamente, para evitar que tengamos que asignar color
fila por fila. Podemos usar esa función directamente de la paleta de colores,como vemos
arriba, o bien del menú Formato → Alternando los colores... En cualquiera de ambos casos
se abre un panel del lado derecho de la pantalla donde podemos seleccionar una combinación
de colores preestablecida o bien crear una nueva que se aplicará al rango seleccionado de
nuestra hoja de cálculo.
 Con el botón + podemos añadir un estilo de formato de colores personalizado. La
combinación de colores se establece en el mismo panel. Para aplicar el color, basta con hacer
clic en cualquier combinación.

8.3. Alineación

Ya conocemos que un párrafo puede estar alineado a la derecha, al centro o a la

izquierda. Esto mismo aplica a la alineación horizontal del contenido de la celda.
Aparte, una celda también dispone de alineación vertical, que puede ser arriba, al medio
o al centro. La alineación vertical solo la notaremos si el alto de la celda es de más de una
línea.
La alineación de la celda se obtiene combinando la alineación vertical y la alineación
horizontal.
 Podemos seleccionar la alineación de la celda desde los iconos de alineación de la barra
de herramientas:

• El primer botón nos permite establecer la alineación horizontal.

• En el segundo encontramos los valores para la alineación vertical.
Por defecto, el contenido de la celda está alineado a la izquierda y abajo cuando es texto,
y a la derecha y abajo cuando es numérico.

8.4. Bordes

Podemos añadir un borde oscuro a celdas o rangos, lo que nos permite resaltar
información, o delimitar una tabla de datos relacionados en la misma hoja.
Para aplicar los bordes, primero seleccionamos el rango de celdas al que se lo queremos
aplicar, y seleccionamos el tipo de borde que queremos utilizar en el desplegable icono
Bordes.

• El icono coloca el borde sólo alrededor del rango, en la parte exterior de las celdas.
• El icono coloca el borde sólo entre las celdas del interior del rango. Es lo opuesto
al icono anterior.
• El icono coloca el borde en todos los lados de todas las celdas del rango, es la
suma de los anteriores.
• El icono quita todos los bordes.
• En la fila inferior encontramos un icono para cada uno de los cuatro lados de la celda
o rango . Podemos combinar varios, para tener por ejemplo borde
abajo y a la derecha.
 • A la derecha de estos iconos que crean bordes o segmentos de borde, tenemos un o

para el color del borde y otro que nos permite modificar el estilo de la línea,

continua o intermitente .

8.5. Alto y ancho de las celdas

Al abrir una nueva hoja de cálculo, vemos que todas las celdas son iguales: todas las filas
tienen el mismo alto y todas las columnas tienen el mismo ancho.
Pero si lo necesitamos podemos modificar esto para mejorar el aspecto de la hoja.

Alto de la fila.
En un principio, todas las filas tienen el alto de una línea. Pero podemos modificar el alto
de la fila con el cursor. Basta con hacer clic entre el encabezado de una fila y la siguiente,

cuando el cursor tome la forma de doble flecha . Estirando hacia abajo, aumentamos el alto
de la fila, y hacia arriba lo reducimos.

También puede ocurrir que el alto de una fila aumente automáticamente al introducir texto

que no cabe en la celda si está activo este botón de entre las tres posibilidades de
ajustar texto y que veremos un poco más adelante.

Ancho de la columna.
Del mismo modo podemos aumentar la anchura de una columna. Si ponemos el cursor
entre dos encabezados de columna, cambiará mostrando dos flechas . Esto nos permite
ensanchar la columna arrastrando hacia la derecha, o estrecharla estirando hacia la izquierda.

También podemos modificar el alto de las filas y el ancho de las columnas utilizando el
menú contextual y usando la opción Cambiar el tamaño... Para ello debemos señalar el
indicador de la columna o fila deseada (su letra o su número, respectivamente.) y pulsar el
botón derecho del ratón.
 Esto abre un cuadro de diálogo donde podemos modificar el tamaño actual o que se ajuste
automáticamente a los datos contenidos.

8.6. Combinar celdas

A veces necesitaremos que una celda sea más ancha o más alta, pero sólo esa celda, no
toda la columna o toda la fila, normalmente para insertar texto, como un título al inicio de la
hoja o algún otro elemento.
No podemos ensanchar sólo una celda, pero podemos podemos combinar varias celdas
adyacentes de la misma fila o de la misma columna para tener una celda de mayor
tamaño. El requisito, insistimos, es que se trate de celdas adyacentes.
Para hacerlo, seleccionamos el rango de celdas a combinar y desplegamos las opciones
del botón Combinar celdas.

Supongamos el siguiente rango de celdas.

Combinar horizontalmente dará el siguiente resultado.

 Verticalmente

Combinar todas

Al combinarlas, desparece las divisiones de celdas dentro del rango, mostrando una celda
sola. Para referirnos a esta celda, utilizaremos la primera celda de la esquina superior derecha
que forma la celda combinada. Asimismo, en dicha celda queda el dato que introduzcamos
para efecto de fórmulas u otras referencias.
La opción Separar celdas del menú desplegable del botón separará las celdas en las
originales.

8.7. Ajustar texto

Es frecuente que combinemos celdas para que el texto que se encuentra en una de ellas
se muestre con un mejor formato en la hoja de cálculo. Sobre todo, cuando el contenido del
texto no cabe en una sola celda y no deseamos ajustar el ancho de la columna
correspondiente.
Hay otras ocasiones, sin embargo, que no deseamos combinar celdas, pero tampoco
ajustar el ancho de la columna, sino el alto de la fila y que el texto fluja por la celda sin ocupar
el espacio de celdas a la derecha. En cualquiera de esos casos, podemos establecer el ajuste
del texto en la columna con las opciones del botón del mismo nombre de la barra de
herramientas.

El botón de la izquierda es el activo de modo predeterminado y hace que el texto se muestre

en las celdas adyacentes de la derecha cuando no cabe en la celda que lo contiene, siempre
y cuando además dichas celdas se encuentren vacías.
 El segundo botón hace que el texto se ajuste al ancho de la columna, aumentando
automáticamente el alto de la fila.

Finalmente, el tercer botón corta la visualización del contenido de la celda en las celdas de
la derecha aunque estén vacías. Sin embargo, cabe añadir que eso no afecta al contenido de
la celda.

8.8. Inmovilizar filas y columnas

Una función muy útil cuando tenemos una hoja de cálculo con muchas columnas y filas es
la que nos permite inmovilizar filas en la parte superior y columnas a la izquierda. En las
primeras filas suelen ponerse los encabezados de los datos y en la primera columna a la
izquierda algún otro indicador, como el mes, el nombre del personal o alumnos, etcétera.
Cuando inmovilizamos, por ejemplo, la primera fila y ésta contiene los encabezados de
nuestros datos, podremos desplazarnos hacia abajo y la fila uno siempre estará visible. De
ese modo podríamos ver a qué se refiere cierto dato de la fila 300 sin tener que volver a la
fila 1. De modo similar, si inmovilizamos la primera columna y nos desplazamos a la derecha
un gran número de columnas, dicha columna estará siempre visible.
Para inmovilizar filas o columnas utilizamos el menú Ver → Inmovilizar. Ahí decidimos qué
inmovilizar: filas, columnas o ambas, así como cuántas de cada una.

La sección de filas o columnas inmovilizadas se distingue por una línea gris distinta a las
de las celdas. En el siguiente caso, la fila 1 y 2 están inmovilizadas, por lo que estarán visibles
aunque nos desplacemos un gran número de filas hacia abajo.
 Si inmovilizamos columnas, entonces la línea divisoria se mostrará verticalmente
delimitando la columna o columnas inmovilizadas. Observa en el siguiente ejemplo que nos
hemos desplazados hacia la derecha con la columna A inmovilizada, de modo que la siguiente
visible es la columna F.

Mencionamos que una tercera opción es inmovilizar ambos elementos, filas y columnas.
En el siguiente ejemplo inmovilizamos dos filas y una columna y nos hemos desplazado tanto
a la derecha como hacia abajo. Observa la secuencia de los indicadores de columna y fila.

Finalmente, las líneas que delimitan las filas o columnas inmovilizadas pueden desplazarse
con el cursor. De hecho, en lugar de usar el menú, podríamos inmovilizar unos u otros
desplazando las líneas grises que están en el recuadro de la esquina superior izquierda de la
hoja de cálculo, sobre los indicadores de filas y a la izquierda de los indicadores de columnas.

Unidad 9. Funciones
9.1. Utilizar funciones

Aunque es importante presentar los datos de forma adecuada, lo fundamental en una hoja
de cálculo es saber trabajar con ellos. Y aquí es donde cobran una gran importancia las
funciones. Utilizar las funciones nos simplifican la escritura de fórmulas, a la vez que nos
permite hacer cálculos mucho más potentes. Por eso, hay que estar familiarizado con los
tipos de funciones que podemos utilizar en Google Drive.
Una función es una fórmula predefinida por Google Drive, que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado
para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:

• En una fórmula, podemos utilizar una función igual que un valor o una referencia, por
lo que si va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ; o bien por una coma ,
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8. Así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+
C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de información, de búsqueda, de ingeniería, de información y funciones exclusivas
creadas por Google.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto.

9.2. Introducir funciones en una fórmula

Dentro de una fórmula, colocaremos la función igual que un valor o la referencia a una
celda.
 Al introducir un texto que no esté entre comillas, Google Drive interpreta que queremos
insertar una función, por lo que mostrará una lista con las funciones que comienzan por las
letras introducidas, que se irá acortando a medida que introduzcamos más caracteres.
Esto resulta muy útil, ya que no hemos de acordarnos exactamente del nombre para
encontrarla. Además, se muestran los argumentos necesarios para cada función.

También podemos insertar una función desde el menú. Tanto si pulsamos sobre el icono
Fórmulas o en el menú Insertar → Función podremos seleccionar la función que
queremos utilizar. Se mostrará una lista con las cinco funciones numéricas más comunes, y
el vínculo Más... el cuál abre una nueva pestaña en el navegador donde se muestra una lista
con todas las funciones disponibles, su tipo, nombre, ejemplo y una breve descripción en
donde encontramos, a su vez, una liga para información más detallada. En la parte superior
de la lista hay una caja de búsqueda para localizar alguna función de la lista más rápidamente.
 Contra lo que pudiera pensarse, en esta ventana no obtenemos herramientas para construir
la función e insertarla en la celda. Sin embargo, una vez que conocemos el nombre de la
función, sus argumentos y sintaxis, podremos con más seguridad volver a nuestra hoja de
cálculo, comenzar a teclear la función y completarla ahí mismo.

Utilizar expresiones como argumentos de las funciones

Google Drive permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero
resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Se resolverán primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los
valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Google Drive también permite que una función se convierta en argumento de otra función,
de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por
ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones,
la suma y el valor máximo. Se realizará primero la suma SUMA(A1:A4), por estar dentro de
la otra función, y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda
B3.

9.3. Funciones de fecha y hora

A la hora de operar con fechas las funciones son muy importantes, porque no podemos,
por ejemplo, sumar o restar directamente dos fechas, o concatenar texto para formar una
fecha. Todo esto, lo tenemos que hacer con funciones.
Hay que tener en cuenta que los ordenadores, aunque nos muestren las fechas en un
formato comprensible, internamente las guardan como un número. Por eso, en las funciones
que admiten una fecha, podemos pasarle ese número o una fecha. Para que interprete un
valor como fecha, hay que pasarla entre comillas (p. ej. "21/10/2008").
Siempre que sea posible, si tenemos que introducir directamente una fecha como
argumento de una función, utilizaremos las funciones FECHA o FECHANUMERO, ya que
introducirla como texto puede ocasionar errores.
Google Drive integra unas 18 funciones de fecha y hora. Vamos a ver las más utilizadas.

Función Descripción
Construye una fecha a partir de los números para el año, mes
FECHA(año; mes; día)
y día.
 FECHANUMERO("Texto") Devuelve un texto con formato de fecha como una fecha.
DIA(fecha) Devuelve el día de una fecha
DIAS360(fecha_1;
Calcula el número de días entre las dos fechas
fecha_2; [tipo])
HORA(fecha) Devuelve la hora como un número del 0 al 23
MINUTO(número) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
MES(fecha) Devuelve el mes que corresponde a una fecha específica
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
SEGUNDO(número) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
NSHORA(hora; minuto; Crea una hora a partir de números para la hora, minutos y
segundo) segundos.
HOY() Devuelve la fecha actual del sistema.
DIASEM(número; [tipo]) Devuelve un número para el día de la semana, entre 0 y 7.
AÑO(fecha) Devuelve el año de una fecha

9.4. Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero
también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son algunas de las funciones de texto ofrecidas.

Función Descripción
Devuelve el carácter específicado por el número de su código
CARACTER(número)
ASCII
CODIGO(texto) Devuelve el código ACII de un carácter
CONCATENAR(texto1;
Devuelve una cadena de caracteres con la unión
texto2;, ... texto30)
Compara dos textos y devuelve un valor lógico, TRUE si son
IGUAL(texto_1; texto_2)
iguales y FALSE si no.
ENCONTRAR(texto_a_bus Encuentra una cadena dentro de un texto, devolviendo su
car; texto; [posición]) posición.
DECIMAL(número;
Muestra un número con el formato indicado
decimales; [sep_miles])
IZQUIERDA(texto;
Devuelve uno o más carácteres de la izquierda del texto
[número])
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
MINUSC(texto) Convierte el texto a minúsculas
EXTRAE(texto; inicio; Devuelve los caracteres indicados de una cadena, a partir de
número) la posición dada.
NOMPROPIO(texto) Pone en mayúscula la primera palabra de cada letra
REEMPLAZAR(texto;
posición; longitud; Reemplaza parte de una cadena de texto por otra
nuevo_texto)
REPETIR(texto; número) Repite un texto un número de veces
DERECHA(texto;
Devuelve uno o más carácteres de la izquierda del texto
[número])
HALLAR(texto_a_buscar; Funciona como FIND, pero no distingue entre mayúsculas y
texto; posición) minúsculas.
SUSTITUIR(texto;
texto_búsqueda; Reemplaza un texto por el indicado, dentro de una cadena.
nuevo_texto; [repetición])
T(valor) Muestra el valor vacío cuando es un número
 ESPACIOS(texto) Quita espacios en blanco antes y después del texto
MAYUSC(texto) Convierte un texto a mayúsculas
VALOR(texto) Convierte un texto a número

9.5. Funciones de búsqueda

En una hoja de cálculo es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las
fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar
búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda. Por ejemplo, si buscamos a una persona,
describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en
la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos
encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles en Google Drive para realizar búsquedas:

Función Descripción
DIRECCION(fila; columna;
Crea una referencia de celda en forma de texto
[abs]; [hoja])
ELEGIR(índice; valor1; ...
Elige un valor o una acción de una lista de valores
valor30)
COLUMNA(referencia) Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNS(matriz) Devuelve el número de columnas que componen la matriz
BUSCARH(criterios_búsq
ueda; matriz; índice; Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores
[ordenado])
HIPERVINCULO(URL;
Crea un enlace a una URL en la celda
[texto_celda])
INDICE(referencia; [fila]; Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila
[columna]; [rango]) y una columna
INDIRECTO(referencia) Devuelve una referencia especificada
COINCIDIR(criterio_búsqu
eda; matriz_búsqueda; Devuelve la posición relativa de un elemento
tipo)
FILA(referencia) Devuelve el número de fila
FILAS(matriz) Devuelve el número de filas
BUSCARV(criterio_búsqu
eda; matriz; índice; Busca un valor en la primera columna de la izquierda
[orden])

9.6. Funciones financieras

Una hoja de cálculo es una potente herramienta para trabajar con información y cálculos
financieros, y ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja
de ahorros en casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Finanzas. Vamos a ver algunas:

Función Descripción
DB(coste; rescate, Devuelve la depreciación de un bien para un período
duración; período; mes) especificado, método de depreciación de saldo fijo
 DDB(coste; rescate; Devuelve la depreciación de un bien para un período
duración; período; especificado, mediante el método de depreciación por doble
[factor]) disminución de saldo
FV(tasa; NPER; PAGO; Devuelve el valor futuro de una inversión basada en pagos
VA; tipo) periódicos y constantes más una tasa de interés constante
TIR(valores; estimación) Calcula la tasa de rendimiento interno de una inversión
NPER(tasa; PAGO; VA;
Devuelve el número de pagos de una inversión
VF; tipo)
VNA(tasa; valor_1; Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una
valor_2; ... valor_30) tasa de descuentos y una serie de pagos futuros
SLN(coste; rescate; Devuelve la depreciación por método directo de un bien
duración) durante un período dado
SYD(coste; rescate; Devuelve la depreciación por método de anualidades de un
duración; período) bien durante un período específico
TASA(NPER; PAGO; VA; Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una
VF; tipo; estimación) inversión
VA(tasa; NPER; PAGO; Devuelve el valor actual de una inversión resultante de una
VF; tipo) serie de pagos regulares.
PAGO(tasa, NPER, VA, VF, Devuelve el pago de un préstamo basado en pagos y tasas
tipo) de interés constantes
PAGOINT(tasa, período, Devuelve el interés pagado por una inversión durante periodo
NPER, VA, VF, tipo) determinado
PAGOPRIN(tasa, período,
Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada
NPER, VA, VF, tipo)

9.7. Funciones matemáticas y trigonométricas

Una parte importante de las funciones son las que nos permiten realizar cálculos
matemáticos. Veamos algunas:

Función Descripción
ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número
COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo
EXP(número) Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado
FACT(número) Devuelve el factorial de un número
ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
M.C.M(entero_1; entero_2; Devuelve el mínimo común múltiplo de un conjunto de
... entero_30) enteros
Devuelve el logaritmo en la base indicada para el número
LOG(número; base)
dado.
RESIDUO(dividendo;
Devuelve el resto de una operación
divisor)
PI() Devuelve el número Pi con 14 decimales
POTENCIA(base;
Devuelve el resultado de elevar el número base a la potencia.
potencia)
ALEATORIO() Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1
ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entero comprendido en un
(inferior; superior) rango
REDONDEAR(número;
Redondea un número a los decimales dados
[recuento])
REDONDEAR.MENOS(nú
Redondea un número hacia abajo
mero; [recuento])
 REDONDEAR.MAS(númer
Redondea un número hacia arriba
o; [recuento])
SENO(número) Devuelve el seno de un ángulo
RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número
SUMA(número_1;
Suma el rango o los valores indicados
número_2; ... número_30)
TAN(número) Devuelve la tangente de un número

9.8. Funciones lógicas

Las funciones lógicas operan con valores lógicos TRUE o FALSE para realizar
comparaciones.
Función Descripción
Y(valor_lógico_1;
valor_lógico_2; ... Devuelve TRUE cuando todos los valores son verdaderos
valor_lógico_30)
FALSO() Devuelve el valor lógico FALSE (falso)
SI(prueba;
valor_entonces; Si se cumple la prueba realiza una acción, si no, realiza otra
valor_deotromodo)
Si prueba produce un error, devuelve valor. Si no, devuelve
SI.ERROR(prueba; valor)
prueba
NO(valor_lógico) Invierte un valor lógico
O(valor_lógico_1;
valor_lógico_2; ... Devuelve TRUE cuando algún valor es verdadero
valor_lógico_30)
VERDADERO() Devuelve el valor lógico TRUE (verdadero)

9.9. Funciones de información

Las funciones de información nos informan sobre el contenido de las celdas, nos
"responden a una pregunta", casi siempre con un valor lógico.

Función Descripción
ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía
ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico
ESNOD(valor) Devuelve TRUE cuando una celda produce el error N/A
ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico
ESREF(valor) Comprueba si el valor es una referencia válida
ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto

9.10. Funciones estadísticas

También encontramos un amplio abanico de funciones que nos permiten realizar cálculos
estadísticos sobre un conjunto de valores o rangos de celdas. Veamos algunas:

Función Descripción
 PROMEDIO(número_1;
Devuelve la media aritmética de la lista de valores
número_2; ... número_30)
CONTAR(valor_1; valor_2;
Cuenta los valores existentes en la lista.
... valor_30)
MEDIA.ARMO(número_1; Devuelve la media armónica de un conjunto de números
número_2; ... número_30) positivos
MAX(número_1;
Devuelve el valor máximo de la lista de argumentos.
número_2; ... número_30)
MEDIANA(número_1;
Devuelve la mediana de un conjunto de números.
número_2; ... número_30)
MIN(número_1; número_2;
Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
... número_30)
MODA(número_1;
Calcula la moda de la lista de valores
número_2; ... número_30)
VAR(número_1;
Calcula la varianza de una lista de valores
número_2; ... número_30)

9.11. Funciones de Google

Las funciones vistas hasta ahora son comunes a la mayoría de hojas de cálculo. A parte
de éstas, en Google Drive podemos encontrar una serie de funciones propias de Google que
aprovechan las ventajas que se derivan del hecho de que se trate de un servicio en línea. Es
decir, son funciones que aprovechan el uso de Internet y la capacidad de búquedas de
Google.

Función Descripción
GoogleFinance(símbolo;
Muestra las cotizaciones del mercado de valores
atributo)
ImportData(URL) Permite obtener información de archivos externos CSV y TSV
ImportFeed(URL;
[consulta]; [encabezados]; Permite importar datos de feeds RSS y ATOM
[numItems])
ImportHtml(URL;
Permite importar datos de una tabla HTML
consulta; índice)
ImportXML(URL; consulta) Permite importar datos de una página HTML o XML
ImportRange(HojaCálculo;
Permite importar un rango de datos desde otra hoja
[hoja!]rango)

Unidad 10. Gráficos

10.1. Introducción
 Ya hemos visto que dar formato a una hoja de datos nos facilita la comprensión de su
contenido.
Otra herramienta muy útil para transmitir información de un modo simple con nuestra hoja
de cálculo, es utilizando gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de una serie de
datos. Podemos encontrar gráficos con muy diversos formatos: barras, porciones, líneas,
puntos.
Los gráficos representan valores numéricos, y cambiarán cuando estos cambien.

10.2. Crear un gráfico

Antes de crear un gráfico, hemos de introducir los datos en la hoja de cálculo. Si queremos
utilizar una columna como encabezados de filas, la situaremos a la izquierda, y si queremos
utilizar una fila como encabezados de columnas, la situaremos encima. Por ejemplo, como
en la imagen:

Cada fila o columna, según por qué lo agrupemos, representa una serie de datos.
Con el rango seleccionado, por comodidad, porque podríamos indicarlo luego, nos vamos
al menú Insertar y seleccionamos Gráfico.

Accedemos así a la ventana Editor de gráficos, que presenta tres pestañas:

Recomendaciones, Tipos de gráficos y Personalización.
 Recomendaciones.
En la pestaña Recomendaciones, Hojas de cálculo de Google muestra aquellos gráficos
que pueden derivarse del rango de celdas seleccionado. Sin embargo, es importante conocer
la naturaleza de los datos con los que estamos trabajando y cómo debemos representarlos
gráficamente. Es decir, no cualquier gráfico sirve para representar correctamente la
información. Existen diversos tipos de gráficos, pero en general se derivan de tres tipos
básicos: Los de líneas, los de pastel (o gráficos circulares) y los de barras. Solemos usar los
gráficos de líneas para representar la evolución de uno o más fenómenos en el transcurso
del tiempo. En tanto que los gráficos de barras sirven fundamentalmente para comparar dos
o más grupos de datos en periodos discretos de tiempo. En tanto, los gráficos de pastel deben
mostrar la proporción en la que distintos datos participan de un gran total compuesto por todos
ellos.
Como hemos mencionado, hay otros tipos de gráficos, como los de área y los de dispersión,
cuyo uso es más especializado.
En el Editor de gráficos tenemos a la izquierda la muestra de gráficos que, tengan sentido
o no, pueden derivarse del rango de celdas seleccionado. Con un clic en cualquiera de ellos,
podremos tener una vista previa en el área del lado derecho.

Si señalamos algún elemento del gráfico a la derecha con el cursor, Google Drive nos
mostrará una etiqueta para destacar el grupo de datos al que pertenece y cuál es su valor.
 Tipos de gráficos
En la ceja Tipos de gráficos tenemos todos los gráficos disponibles (no sólo los
recomendados) que podemos seleccionar, así como las opciones para que podamos cambiar
las series de datos del rango seleccionado.

Los tipos son:

• Línea
• Área
• Columna
• Barra
• Circular
• De dispersión
• Mapa
• Otro
Una vez seleccionado el gráfico deseado y establecido los criterios para el manejo de las
series de datos, pulsamos el botón Insertar, con lo que lo podremos ubicar en el área de la
hoja de cálculo el gráfico generado.
10.3. Modificar un gráfico

Si hacemos clic en un gráfico inserto en una hoja de cálculo, éste queda seleccionado,
entonces debemos hacer clic en el icono de lápiz del lado derecho y podremos realizar ahí
mismo cambios a sus diversos elementos. Por ejemplo, podemos darle doble clic al título para
editarlo.

Cada elemento es susceptible de modificación. Podemos cambiar el color de las series de

datos, el grosor de las columnas, sus etiquetas, el tamaño y grosor de fuente, etcétera. A
cualquier elemento en el que hagamos doble clic mostrará una barra de herramientas para
dicho efecto.
 Además, el gráfico cuenta con un pequeño menú desplegable con las siguientes opciones:

Algunas de estas opciones se explican por sí mismas, por ejemplo, cuando usamos
Guardar imagen, ésta se descarga a nuestro ordenador con el formato .png. En tanto que
Eliminar, copiar y mover hacen exactamente eso, eliminan, copian y mueven el gráfico a
otra hoja o documento.
Texto alternativo sirve para añadir un texto que describa nuestro gráfico en aquellos casos
en los que algún usuario utilice opciones de accesibilidad.
Edición avanzada nos devuelve a la ventana del Editor de gráficos en la tercera ceja,
Personalización, en donde podemos establecer, con todo detalle, las características del
gráfico: Título, Leyendas, Fuentes, colores, características de los ejes (según el gráfico),
etcétera.

10.4. Exportar un gráfico

En el menú del gráfico en la hoja de cálculo encontramos también la opción Publicar

gráfico, que nos permite crear una dirección URL de Internet hacia el gráfico para que la
podamos publicar en redes sociales o páginas web con la opción Vincular. También podemos
obtener el código HTML para incrustarlo (a través de la etiqueta HTML <iframe>) en alguna
página cuando utilizamos la opción Incorporar.
 Una gran ventaja de esta característica es que podemos de ese modo añadir un gráfico a
una página web y éste se actualizará automáticamente cuando los datos del gráfico cambien,
siempre y cuando esté activa la opción Interactivo. De lo contrario, el gráfico se presentará
como una imagen sin cambios posteriores.

Guardar como imagen. Otra opción es guardar el gráfico como una imagen PNG. Para
hacerlo, seleccionamos Guardar imagen en el menú del gráfico, lo que iniciará la descarga
del archivo.
La diferencia es que al descargarla obtenemos un archivo independiente, y por tanto
estático.

Unidad 11. Presentaciones

11.1. Introducción

Las presentaciones, nos permiten comunicar información de una forma más visual y amena
que un documento de texto o una hoja de cálculo. Y esta es su función: transmitir información
a los demás, de forma agradable y que capte su atención, ya sea en enseñanza para explicar
un tema, exponer los resultados de un proyecto, o visualizar los puntos a tratar en una
reunión.
 Crear una presentación en Google Drive resulta muy sencillo, y aunque es menos potente
que otras aplicaciones de escritorio como PowerPoint u OpenOffice, cada vez incorpora
más funciones interesantes. Y, además, el hecho de poder crear la presentación en línea,
organizar exposiciones, o publicarlas para que se puedan colocar en cualquier página web le
añaden mucha funcionalidad a esta herramienta.

11.2. El entorno
Al crear una nueva presentación accedemos a la pantalla de edición de
presentaciones, con una diapositiva en blanco.

El espacio de trabajo se divide en cuatro secciones:

En la parte superior encontramos la barra de menús, y los botones de Iniciar presentación,
Comentarios y Compartir. A la izquierda se muestra el título del documento, que podemos
cambiar haciendo clic.
En la parte izquierda, encontramos una columna donde se muestran todas las diapositivas.
Una diapositiva es cada una de las páginas de la presentación. En este caso, al tratarse de
un nuevo documento, sólo encontramos una diapositiva. Sobre esta columna, encontramos
los controles que nos permiten añadir diapositivas.
La diapositiva seleccionada a la izquierda aparece en la parte central para que podamos
editarla. Cuando partimos de alguna de las opciones de formato que no esté en blanco,
aparece un texto de muestra (en la imagen "Haz clic para agregar un título"). Este texto
realmente no está, y no se imprime o visualiza. Sólo es una ayuda visual para indicarnos
dónde escribir. Si hacemos clic ahí, podemos escribir texto.
En la parte superior, de esta ventana de edición encontramos una barra de herramientas
parecida a la que ya hemos visto para los documentos de texto, que nos permite darle
formato.

Los botones de esta barra, o que estén activos, dependen del elemento de la diapositiva
que hayamos seleccionado. Incluso, en algunos casos, la barra puede verse notoriamente
distinta a la que mostramos aquí.
 Finalmente, en la parte derecha, tenemos un panel que nos permite seleccionar un tema
de formato para nuestra presentación que podemos aplicar con un solo clic.

1.3. Crear diapositivas

Para poder crear una presentación debemos de ir añadiendo diapositivas a medida que
nos haga falta.

Para ello, podemos añadir diapositivas en blanco:

• Pulsando el botón desplegable que está a la izquierda de la barra de herramientas.

• Utilizando el menú Diapositiva → Diapositiva Nueva.
• Con el teclado, pulsando Ctrl + M.
• Haciendo clic derecho sobre una diapositiva y seleccionando Nueva diapositiva del
menú contextual.
Si utilizamos el menú o el botón contextual, se añade enseguida una diapositiva en blanco.
En cambio, si usamos el botón desplegable de la barra de herramientas, veremos una
ventana con diapositivas prediseñadas. Si, a su vez, previamente hemos escogido un tema
del panel de la derecha, entonces veremos las diapositivas prediseñadas para ese tema.
De cualquier modo, accedemos a la ventana Seleccionar diseño de diapositiva:

Estos diseños sólo son áreas de texto predefinidas, en las que el texto tiene un tamaño
preestablecido. Por ejemplo, Título nos permite insertar fácilmente un título grande y un
subtítulo más pequeño. Otras como Texto o Dos columnas están pensadas para contener
texto con un encabezado, mientras que Subtítulo se puede utilizar cuando sólo queremos
introducir una pequeña leyenda debajo de una imagen.
Entre todas elegiremos la que más se ajuste a nuestras necesidades, y que podamos
utilizar con los mínimos cambios. Porque una vez insertada podemos modificarla, añadiendo
o quitando áreas de texto, cambiando su tamaño... como queramos. Cuando nos hayamos
decidido, hacemos clic sobre ella y aparecerá en la columna de diapositivas.
En cambio, si tenemos una diapositiva con un diseño creado por nosotros, y queremos
crear otra igual, nos resultará más cómodo duplicar la diapositiva y modificar el texto que
crear una nueva y volver a cambiar el diseño. Para hacerlo, podemos:

• Pulsar en el menú Diapositivas → Duplicar diapositiva.

• Seleccionando Duplicar diapositiva en el menú contextual.
Otra opción podría ser con los comandos Copiar y Pegar que encontramos en el menú
contextual.

11.4. Seleccionar diapositivas

La diapositiva que aparece a la derecha de la pantalla para su edición, es la que tenemos

seleccionada.

La diapositiva seleccionada, aparece en la columna de diapositivas resaltadas con un borde

azul. Para seleccionar una distinta, basta con hacer clic sobre ella.
Podemos seleccionar varias diapositivas, por ejemplo para borrarlas, igual que
seleccionamos archivos en una carpeta. Si mantenemos pulsada la tecla Ctrl mientras
hacemos clic, se irán sumando diapositivas a la selección, o restándose si hacemos clic sobre
una ya seleccionada. Si en vez de eso, combinamos con la tecla Shift (Mayúsculas), al
hacer clic se seleccionarán todas las diapositivas entre ésa y la que ya estaba seleccionada.
 Para trabajar con una diapositiva en específico, no hay más que hacer clic en ella en la
columna de diapositivas a la izquierda. Si el número de diapositivas es muy grande, entonces
veremos una barra de desplazamiento para buscar y seleccionar la deseada.

11.5. Organizar diapositivas

En la esquina inferior izquierda de cada diapositiva aparece un número. Este número se

corresponde con el orden en el que se reproducirán las diapositivas, empezando por la 1.
Si queremos cambiar el orden de reproducción, debemos cambiar la posición de la
diapositiva. Para hacerlo, seleccionamos una o varias diapositivas, y las arrastramos hasta
su nueva ubicación, entre dos diapositivas.
También podemos utilizar el menú contextual, aunque ahí sólo encontramos los comandos
Mover diapositiva al principio y Mover diapositiva al final.

11.6. Importar diapositivas

Si lo necesitamos, podemos añadir a nuestra presentación diapositivas de otras
presentaciones, después de la diapositiva que tengamos seleccionada.
Para hacerlo podemos pulsar en el menú Insertar → Importar diapositivas...
Se abrirá un asistente como el siguiente:
 En el Paso 1, debemos de indicar dónde está nuestra presentación. Podemos optar por
una de las que tengamos en Google Drive, que aparecen cuando está seleccionada la
pestaña Presentaciones, o bien pulsar en la pestaña Cargar que muestra ahora la siguiente
ventana, a la cual podemos arrastrar un archivo desde una carpeta de nuestro equipo o pulsar
el botón Seleccionar un archivo desde tu computadora, que abrirá la ventana para
seleccionar archivos característica de Windows.

Una vez seleccionada la presentación, pasamos al Paso 2:

 Aquí encontramos una previsualización de todas las diapositivas de la presentación.
Podemos ir haciendo clic en todas aquellas diapositivas que deseemos importar, quedarán
resaltadas con un borde azul.

Podemos seleccionarlas todas haciendo clic en el vínculo Todas de la esquina superior

izquierda de dicha ventana. A su lado está la opción Ninguno para deseleccionarlas todas
también.
También podemos deseleccionar una diapositiva haciendo clic en ella nuevamente.
También podemos dejar activa o no la casilla Mantener tema original, el cual conservará el
diseño de la diapositiva, de lo contrario lo sustituirá por el que tengamos en la presentación a
donde se va a importar.
Cuando las hayamos seleccionado, pulsamos Importar diapositivas y se añadirán al
documento.
Si las diapositivas están en otra presentación de Google Drive, podemos copiarlas y
pegarlas entre presentaciones.
11.7. Eliminar diapositivas

Cuando no nos sean útiles, podemos eliminar las diapositivas seleccionadas con cualquiera
de estos métodos:

• Seleccionado Eliminar diapositiva en el menú Diapositiva.

• Seleccionando Eliminar diapositiva del menú contextual de la diapositiva.
• Seleccionando la(s) diapositiva(s) y pulsando el botón Supr.
Podemos recuperar una diapositiva recién eliminada con el comando Deshacer, o
recuperar versiones más antiguas utilizando las revisiones.

11.8. Notas de orador

Junto a cada diapositiva podemos añadir comentarios, ya sean para ayudarnos a recordar
algo durante la presentación, o como comentario para colaboradores.
Estas notas son visibles por los colaboradores y lectores con quienes estemos
compartiendo la presentación.
Para insertar las notas, simplemente las escribimos en la parte inferior de cada diapositiva
en el área de trabajo.
Cuando seleccionamos una nueva diapositiva para trabajar, ésta muestra su respectiva
área de comentarios con el contenido que hayamos añadido.

11.9. Cambiar el fondo

Salvo que partamos de una plantilla o un tema, la diapositiva se muestra con un fondo
blanco.
Podemos cambiar el fondo de la diapositiva seleccionada pulsando el botón de la barra de
herramientas Fondo...
 Accederemos así a la ventana Fondo:

Podemos configurar el fondo como un relleno de color liso o una imagen del equipo:

• Para utilizar una imagen, pulsamos en el botón Elegir.... Aparecerá la ventana que
nos permite elegir una imagen del disco duro, de alguna dirección URL de internet, de
nuestros álbumes de G+ o de entre las que tengamos en nuestra unidad de Google
Drive. De hecho, es la misma ventana que nos permite insertar imágenes en los
documentos y que ya estudiamos en la unidad 5. La imagen seleccionada ocupará
toda la diapositiva.
Conviene elegir una imagen apropiada, no demasiado grande. Por ejemplo, subir una
imagen de una cámara digital de casi 2 MB es excesivo. Primero deberíamos reducir
el tamaño (la relación de aspecto debería ser de 4:3) y cambiar su resolución a 72
ppp, 800 x 600 px, con algún programa de retoque fotográfico.

• Si queremos utilizar un color de fondo, pulsaremos en el desplegable Color

para que aparezca la paleta de colores disponibles.
Podemos utilizar un color personalizado pulsando en uno de la última fila. En una
ventana de diálogo introducimos el código del color que queramos, en formato
hexadecimal (#FF4E01) o RGB (rgb(255, 22, 15)).
• Para aplicar el mismo color de fondo a todas las diapositivas, debemos seleccionarlas
primero en la columna de la izquierda. Si son muchas, podemos hacer clic en la
primera, luego pulsar la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, hacer clic en la última. Luego
usamos nuevamente el botón Fondo... de la barra de herramientas.

11.10. Tema de la presentación

Una forma de crear presentaciones con un acabado profesional es mediante el uso de

Temas. Los temas cambian el fondo de las diapositivas con una imagen y el color del texto
base.
Podemos cambiar el tema de la presentación pulsando el botón Tema... de la barra de
herramientas.

A la derecha de la pantalla aparece un panel (si no es que está abierto por default) con la
lista de temas disponibles en la aplicación.
 Al seleccionar uno, todas las diapositivas tomarán el aspecto de la de ejemplo. Si en alguna
hemos cambiado el fondo, se perderá y será sustituido por el del tema. A su vez, podemos
pulsar el botón Importar tema, que tomará algún tema de otra presentación (aunque se trate
de un archivo de PowerPoint), para ello abre una ventana como la que usamos para importar
diapositivas, en donde podemos elegir una presentación (para tomar sólo el tema) de
diferentes orígenes: El disco duro, Internet o Google Drive, entre otras posibilidades.
Para quitar el tema, seleccionamos el tema Claro sencillo que suele ser el primero de la
lista y que, en realidad, está en blanco.

11.11. Reproducir la presentación

Reproducir la presentación es ver el resultado, la secuencia de diapositivas en marcha, ya

sea porque estamos realizando una exposición o porque mientras la creamos queremos ver
cómo va quedando.

Para comenzar con la reproducción, pulsamos el botón .

La pantalla completa presentará la diapositiva en la que estemos ubicados con una barra
de herramientas en la parte inferior izquierda.
 La barra de herramientas de la presentación, que resaltamos con un recuerdo verde,
permite controlar varios aspectos de la misma.

1. Controles para movernos por las diapositivas: atrás, adelante y avance automático.
2. Indicador de diapositiva, despliega la lista de diapositivas, con lo que podríamos
movernos a una en específico y no necesariamente en orden.
3. La vista del presentador muestra una ventana con las notas de cada diapositiva y
permite, además, establecer comunicación con quienes hayamos compartido el archivo para
una presentación en línea.
4.Apuntador en pantalla. Este apuntador funciona en lugar del curso y sirve para señalar
elementos de la diapositiva. Tiene la apariencia de un punto rojo que deja una estela cuando
lo movemos.
5. Activa y desactiva el modo de pantalla completa.
6. Abre un menú con las siguientes opciones.

Las opciones para denunciar infracción del copyright o algún abuso (que el contenido no
respete las normas de Google), así como las de imprimir la presentación, descargar en
formato PDF o en formato PPTX (de PowerPoint) no requieren mayor revisión pues se
explican en sí mismas. En cambio, Abrir las notas del orador y la Vista del presentador
nos llevan a una nueva ventana con opciones útiles para nosotros.
Abrir notas del orador nos permite acceder a las notas que añadimos a cada diapositiva
durante la presentación. En muchas ocasiones, las presentaciones las hacemos añadiendo
a nuestro ordenador un proyector o bien conectándolo a una pantalla gigante. De este modo,
podríamos configurar nuestro equipo para que funcione con dos pantallas. En una (la que
todos ven) puede contener la presentación de diapositivas, en tanto que la de nuestro equipo
(usualmente una laptop) puede mostrar la ventana con las notas para auxiliarnos en la
exposición de ideas.
Al pulsar esa opción de menú, vemos esta ventana que, insistimos, podríamos reubicar en
una segunda pantalla.

A su vez, la opción Vista del presentador abre la misma ventana pero en lugar de mostrar
las notas de cada diapositiva, muestra una dirección de Internet a la cual pueden acudir los
asistentes a la presentación para enviar preguntas al ponente. Las preguntas, a su vez,
aparecen en la misma ventana. Asimismo, la dirección de Internet aparece en la ventana de
la presentación, para que esté accesible al público.
 De ese modo, por ejemplo, un asistente a una presentación puede usar su teléfono móvil
u otro dispositivo para ir a esa dirección y plantear una pregunta. La pantalla de dicha
dirección se ve así.
 Si el usuario va a esa dirección e inicia sesión con su cuenta de Google, entonces el
ponente puede identificar a quien pregunta. Pero si no tiene una cuenta de Google, de
cualquier modo puede realizar una pregunta como anónimo. Por su parte, desde la ventana
de la Vista del presentador, el ponente puede no sólo ver las preguntas, sino inclusive
mostrarlas en la misma pantalla de su presentación con el botón Presentar. Obviamente,
puede seleccionar las preguntas que juzgue apropiadas e ignorar las que no, toda vez que el
público no ve dicha ventana.
 Finalmente, si tenemos una presentación con muchas diapositivas y seleccionamos una
que no sea la primera, entonces el botón Iniciar presentación comenzará a partir de dicha
diapositiva. Si, en cambio, tenemos alguna diapositiva seleccionada, pero deseamos
comenzar desde el incio, entonces podemos desplegar las opciones del botón.

Como podemos ver, ahí mismo podemos comenzar una presentación abriendo al mismo
tiempo la vista de presentador.

Unidad 12. Editar diapositivas

Una vez creada la presentación, debemos de editar la diapositiva o diapositivas que

contiene. Básicamente, en Presentaciones de Google utilizaremos dos elementos:
imágenes y texto. Aunque el programa nos permite la inserción de otros, como vídeos de
YouTube.

12.1. Insertar texto

El elemento que más utilizaremos es el texto. Para insertarlo, seleccionamos la herramienta

Texto de la barra de herramientas o del menú Insertar → Cuadro de texto.
Después, deberemos dibujar con el cursor un cuadro en el área de la diapositiva. Si no
editamos su contenido, lo que veremos es un un cuadro azul con pequeños recuadros en su
perímetro y el cursor listo para que comencemos a escribir.

Introduciremos el texto y le daremos formato y estilo, utilizando los formatos de fuente y

párrafo igual que en un documento de texto. Es decir, utilizando los mismos botones, aunque
no estén en la misma posición en la barra de herramientas en esta aplicación.
 El color del texto por defecto depende del tema activo. Cuando no hay ninguno, es negro.
Si cambiamos el tema, los elementos de texto a los que no hayamos cambiado el formato
tomarán el formato básico del nuevo tema, mientras que los que sí hayamos personalizado
no cambiarán.

12.2. Insertar imágenes

Otro elemento muy utilizado en presentaciones son las imágenes.

Para insertar una imagen, disponemos del botón Imagen en la barra de herramientas,
y del mismo comando en el menú Insertar.
En ambos casos, nos aparece la ventana que ya conocemos para insertar imágenes desde
diversos orígenes.

Tenemos seis opciones:

• Buscar en tu equipo la imagen que quieras subir, pulsando Elegir una imagen
para subir o arrastrándola desde una carpeta del disco duro.
• Tomar una instantánea, que activa y utiliza la web cam de tu equipo.
• Especifica una URL de imagen, si está en una página Web. En este caso,
introduciremos la dirección completa de la imagen (p.ej.:
http://www.aulaclic.es/imagenes/grafico.gif).
Nota: Para saber la ruta completa de una imagen, pulsamos con el botón derecho
sobre ella y pulsamos Copiar la ruta de la imagen en Firefox, o Propiedades en
Internet Explorer donde se mostrará la ruta.
• Tus álbumes nos muestra las imágenes que tengamos en nuestra cuenta de G+
• Google Drive nos permite elegir una imagen previamente almacenada en nuestra
unidad.
• Búsqueda, nos permite hacer una búsqueda de imágenes en Internet (a través de
Google, por supuesto).
Con cualquier método, la imagen aparecerá en la diapositiva:
12.3. Insertar formas

Para mejorar la presentación de nuestras diapositivas podemos utilizar las Formas de

Google Drive, por ejemplo, como fondo para un cuadro de texto.
Una forma es un elemento sencillo, como una flecha o un bocadillo, que constan de un
trazado y un relleno simples.
Las formas disponibles las encontramos en el menú Insertar → Forma.

Al seleccionar un elemento, este aparece en la diapositiva.

 De la misma forma podemos editar el Color del relleno, seleccionándolo del panel

desplegable , el Color del contorno , así como su grosor y estilo

, seleccionándolos en la barra de herramientas.

En el caso de las formas, podemos seleccionar Transparente como color.
Una vez insertada, podemos girar la forma 90° en cualquier sentido, así como horizontal o
verticalmente, desde el menú Estructura → Girar.

12.4. Insertar vídeos

Presentaciones de Google nos permite insertar vídeos en nuestras presentaciones

directamente de YouTube, por lo que si quieres insertar un vídeo propio, primero tendrás que
subirlo allí.
Encontramos esta opción en el menú Insertar → Vídeo.
 Accedemos al buscador de vídeos:

Lo que aquí nos aparece, es un listado de vídeos de YouTube relacionados con lo que
busquemos.
Cuando encontremos el vídeo deseado, lo seleccionamos y pulsamos en Seleccionar para
que se añadan a la diapositiva.

Para poder reproducirlo, hacemos clic sobre él para seleccionarlo, y después nuevamente
clic, para que aparezcan los controles de reproducción.
12.5. Seleccionar elementos

Como en la mayoría de los casos, para borrar o aplicar una propiedad a un objeto, primero
debemos seleccionarlo.

• Para seleccionar un elemento, hacemos clic sobre él. Notaremos que está
seleccionado porque aparecen unos cuadrados azules en sus esquinas y puntos
medios.
• Si queremos seleccionar varios elementos, podemos hacerlo arrastrando con el ratón,
trazando un rectángulo que rodee a los elementos, como si seleccionásemos los
iconos del escritorio de Windows.
• Para añadir elementos a la selección actual, vamos haciendo clic sobre ellos mientras
mantenemos pulsada la tecla Shift (Mayúsculas).
• Para seleccionar todos los elementos de una diapositiva, podemos utilizar el comando
Seleccionar todo del menú Editar o pulsar las teclas Ctrl + A.

12.6. Modificar elementos

Una vez seleccionado, podemos cambiar el tamaño de cualquier elemento. Para hacerlo,
estiramos desde una de sus esquinas, del cuadrado azul, hasta conseguir el tamaño deseado.
El contorno del nuevo tamaño aparece punteado.

La proporción entre ancho y alto se mantiene automáticamente mientras arrastramos el

ratón para redimensionar la imagen. Si al mismo tiempo pulsamos la tecla Ctrl, entonces se
redimensionará hacia todas direcciones simultáneamente.

En algunos elementos en los que establecemos un origen, como imágenes, encontramos

el comando Reemplazar imagen... en el menú contextual.
 En el caso de las formas, el menú Formato tiene una opción para reemplazarlas.

12.7. Organizar elementos

Mover elementos.
Al insertar un elemento se coloca en el centro de la diapositiva. Pero podemos moverlos y
colocarlos en cualquier parte de la diapositiva, incluso fuera de ésta, si por ejemplo sólo nos
interesa que se vea una parte de una imagen grande, etc.
Para moverlos, podemos:

• Utilizar el ratón, haciendo clic en el borde del elemento y arrastrando cuando el cursor
toma la forma de una cruz de flechas. Si mientras lo hacemos, mantenemos pulsada
la tecla Shift (Mayúsculas) solo nos permitirá moverlo en horizontal o vertical. Es
más cómodo para movimientos largos. También descubriremos que conforme
movemos el elemento, aparecen líneas guías que muestran el centro horizontal o
vertical de la diapositiva, así como líneas de extensión hacia otros objetos para que
podamos alinearlos con ellos.
• Utilizar el teclado. Con el elemento seleccionado, utilizamos las teclas de dirección
(las flechas arriba, abajo, izquierda y derecha) para mover el elemento hacia la
dirección deseada. Este movimiento es más preciso, y resulta más útil para ajustar al
milímetro la posición final.
Para mover un elemento entre distintas diapositivas, debemos pulsar en Cortar (Ctrl + X)
en el menú Editar, y pulsar Pegar (Ctrl + V) en la diapositiva de destino.

Alinear.
Cuando tenemos varios elementos, podemos alinear unos con otros, seleccionándolos y
usando las opciones de alineación del menú Estructura.
 Al alinear hacia un lado, en horizontal o vertical, todos los elementos quedan alineados con
el que más desplazado estaba hacia ese lado. Por ejemplo, si los alineamos a la derecha,
todos los elementos se desplazarán hasta tener su lado derecho alineado horizontalmente
con el lado derecho del elemento que estaba situado más a la derecha de la diapositiva.
En cambio, al alinearlos al centro, se calcula el eje central entre los elementos más
distantes entre sí, y todos los elementos se mueven para que su centro quede alineado con
ese eje.

Centrar.
Podemos centrar cualquier elemento con respecto a la diapositiva, vertical u
horizontalmente, desde el menú Estructura → Centrar en la página.

Distribuir
Cuando tenemos seleccionados tres o más elementos, podemos igualar el espacio que
queda entre ellos a través del menú Estructura → Distribuir.
Al distribuir en una dirección, los elementos más alejados entre sí, a los extremos,
mantienen su posición, y los que hay entre medias se reparten el espacio, de manera que
entre un elemento y el siguiente, siempre haya la misma separación.

Orden de apilamiento.
El apilamiento es el orden en el eje z de los elementos. Es decir, por defecto, si
superponemos varios elementos se verá encima el último que hayamos creado.
Este orden, podemos variarlo, tanto desde el menú contextual del elemento, como del
menú Estructura → Ordenar, o con los atajos de teclado que se muestran en el menú:

• Traer al frente, pone el elemento delante de todos, el primero.

• Mover hacia delante, mueve el objeto una posición hacia arriba, intercambiando su
posición con el elemento que estaba inmediatamente delante.
 • Enviar atrás, retrasa una posición el objeto, haciendo que el primero que tenga detrás
se ponga delante.
• Enviar al fondo, envía el objeto detrás del resto.

12.8. Copiar elementos

Es muy frecuente que en una presentación utilicemos varias veces un elemento. Por
ejemplo, una imagen que utilizamos para resaltar distintos puntos o una forma que hemos
personalizado. En este caso, en vez de insertar cada vez un elemento nuevo, podemos optar
por el tradicional Copia y Pega.
Estos comandos los son accesibles desde el menú Editar y del menú contextual del propio
elemento.
Los pasos a seguir serían los siguientes, que de seguro has utilizado más de una vez:

12. Seleccionamos el o los elementos a copiar.

13. Pulsamos en Copiar en alguno de los menús o directamente las teclas Ctrl + C.
14. Nos situamos en la diapositiva donde queremos colocar la copia, que incluso puede
pertenecer a otra presentación.
15. Pulsamos el comando Pegar, o las teclas Ctrl + V.

Cuando queramos copiar y pegar la misma diapositiva, tenemos otra opción mucho más
rápida. Arrastramos el elemento con el ratón hasta donde queramos colocar la copia, y
mantenemos la tecla Ctrl pulsada mientras soltamos el botón del ratón. En vez de mover el
objeto, se duplicará.

12.9. Eliminar elementos

Para quitar uno o varios elementos seleccionados de una diapositiva, basta con hacerlo de
la forma habitual:

• Pulsando la tecla Supr (Del).

• Pulsando la tecla Backspace (Retroceso).
 • Seleccionado Eliminar del menú Editar..

12.10. Transiciones

Cuando ejecutamos una presentación y cambiamos de una diapositiva a la siguiente, ésta

se presenta de modo predeterminado sin ningún efecto. Simplemente la nueva diapositiva
aparece sustituyendo a la anterior. Sin embargo, hay ocasiones en las que realizamos una
presentación no para la exposición personal de un tema, sino para que alguien la vea por sí
mismo o para que se exhiba en un aparador. Como sabemos, en la barra de herramientas
de la presentación hay un botón que permite la ejecución automática de la presentación,
cambiando de una diapositiva a la siguiente después de cierto tiempo. Pero podemos
añadir, además, para capturar la atención del público, efectos en pantalla con los que
aparecerán las nuevas diapositivas. A estos efectos los llamamos transiciones.
Para añadir una transición a una diapositiva la seleccionamos del área de diapositivas y
usamos el menú Diapositiva → Cambiar transición...
Esto abre un panel a la derecha con el que podemos establecer el efecto de transición a la
diapositiva actual e incluso aplicar el mismo efecto a todas las diapositivas de la presentación.
 Al pulsar la lista desplegable veremos las transiciones disponibles.
Una vez que seleccionamos una, el panel añade las opciones de velocidad de ejecución
de la transición. Ahí mismo también podemos utilizar el botón Aplicar a todas las
diapositivas, con lo que todas aparecerán con el mismo efecto y velocidad de transición
durante la presentación. Podemos, por supuesto, asignar una transición distinta a cada
diapositiva.

12.11. Animaciones

Al crear una diapositiva y reproducirla, por defecto todos los elementos de la misma
aparecen a la vez. Esto podemos variarlo un poco, haciendo que algunos elementos vayan
apareciendo secuencialmente. El mismo panel que utilizamos para establecer los efectos de
transición entre diapositivas nos permiten añadir animaciones a los elementos de la misma,
es decir, a las imágenes, texto, formas, etcétera. Si el panel está cerrado, entonces podemos
activarlo con el menú Insertar → Animación.
 Luego seleccionamos un objeto de la diapositiva y pulsamos en la opción + Agregar
animación del panel.
Esto abre las herramientas de animación en el mismo panel.

Ahí seleccionamos primero el efecto de animación, de modo predeterminado se establece

uno llamado Fundido de entrada, pero podemos desplegar la lista.
Una vez seleccionada la animación (por ejemplo, Entrar desde la derecha), podemos
establecer el evento que va a ejecutar la animación. Para eso sirve el botón siguiente.

Finalmente, determinamos la velocidad de la animación desplazando el control. Si el objeto

seleccionado es una caja de texto con varios párrafos, entonces podemos activar la casilla
Por párrafo, para que cada ídem vaya apareciendo con la animación seleccionada.
 Si una diapositiva tiene varios objetos y establecemos una animación para cada uno de
ellos, entonces la lista de animaciones aparecerá en el panel. El orden en el que se van a
ejecutar es el mismo en que aparecen en el panel, de arriba a abajo.

Si seleccionamos un objeto en la diapositiva, la animación correspondiente se resaltará en

el panel, como en la imagen anterior, en donde está resaltada la penúltima. A su vez, si
hacemos clic en el nombre de una animación, se desplegarán las opciones que ya vimos
antes para que podamos editarlas.
Finalmente, si queremos cambiar el orden de las animaciones, podemos arrastrarlas con
el ratón a una nueva posición dentro del panel.
 Ahora que ya tenemos nuestra presentación completa, podríamos por ejemplo descargarla
o publicarla en la Web. Esto, lo veremos más adelante, ya que son funcionalidades comunes
a todos los tipos de documentos que maneja Google Drive.

Unidad 13. Dibujos

13.1. Introducción

Otro de los archivos que podemos crear con Google Drive son los Dibujos.
Lo que podemos hacer es dibujos y gráficos simples, dibujando trazados, usando formas
predefinidas, texto, etc. pero no retocando imágenes.
Como con el resto de documentos, para crear un nuevo dibujo, basta con seleccionar
Dibujo en el botón Crear nuevo.

La pantalla de edición es la siguiente:

 Salvo por las herramientas específicas de dibujo, el entorno es el que ya conocemos:

• La caja para el título, y los botones Comentarios y Compartir.

• La barra de menús, con los distintos menús desplegables.
• La barra de herramientas, con los iconos de herramientas y acciones más comunes.
Donde sí vemos diferencia es en el área de trabajo, el lienzo para dibujar. Se trata del área
que muestra cuadrados claros y oscuros muy tenues, como un tablero de ajedrez. Estos
cuadrados no forman parte del dibujo, ni se verán al exportarlo o imprimirlo. De hecho, el
lienzo realmente es transparente, y los cuadrados son sólo una ayuda visual.

13.2. Herramientas de dibujo

En la barra de herramientas encontramos las herramientas necesarias para comenzar a

dibujar:
El botón que nos permite dibujar líneas es desplegable, con las siguientes opciones:

La herramienta Línea nos permite dibujar una línea simple. Basta con hacer clic
para marcar el inicio, arrastrar, y soltar para marcar el final.
 La herramienta Flecha funciona como la herramienta Línea. La única diferencia es
que al final del trazado mostrará una punta de flecha. Pero lo cierto es que podemos convertir
en flecha cualquiera de los trazados creados con las herramientas anteriores.

En la barra de herramientas, tenemos dos controles para las puntas de flecha:

. El primero nos permite seleccionar la forma de la punta inicial del trazado (el primer clic) y
el segundo la forma del trazado final. La pinta roja indica sin punta.
Las flechas podemos aplicarlas sobre el trazado ya creado.

La herramienta Conector angular y Conector curvado facilitan el dibujo de líneas que

conecten otros objetos sobre el lienzo. En el momento en el que empezamos a dibujar un
conector, al acercar el curso a una forma, ésta muestra puntos relevantes de su geometría
que "atraerán" la línea de conexión. En la siguiente imagen vemos el conector angular que
unen al rectángulo con el círculo. Los conectores curvados se muestran, precisamente, como
una curva suave.

La herramienta Curva va creando los puntos de inflexión de la curva ahí donde hacemos
clic. Con un doble clic se concluye la curva.
 La herramienta Polilínea nos permite dibujar polígonos. Con cada clic del ratón,
crearemos un vértice. Para acabar la forma tenemos dos opciones: hacer clic en el punto
inicial, con lo que obtenemos un trazado cerrado; o hacer doble clic, y dejar el trazado
abierto.

La herramienta Mano alzada nos permite dibujar libremente. Mientras

mantengamos pulsado el botón del ratón, si irá dibujando el mismo trazo.

13.3. Formas

La mayoría de veces nos será más sencillo crear nuestras composiciones partiendo de
formas ya creadas.

Para ello en Google Drive tenemos la herramienta Forma . En desplegables

encontramos las formas disponibles en cuatro categorías:
 Seleccionamos una, hacemos clic, y arrastramos, como con la herramienta línea. Observa
que la forma puede hacerse más ancha que alta. Si queremos mantener la proporcionalidad,
debemos mantener pulsada la tecla Shift.

13.4. Texto

Tenemos dos formas distintas de insertar texto en nuestros dibujos:

Texto normal:

Si tenemos que escribir texto largo, podemos usar la herramienta Cuadro de texto .
Primero definimos el área de texto como si fuese un cuadrado. Al hacerlo, podremos editar
el contenido. Cuando lo tengamos, basta con pulsar Intro.
 En vez de usar cuadro de texto, podemos colocar el texto directamente dentro de una
forma. Para hacerlo, basta con seleccionar la forma y luego hacer doble clic en ella.
Aparecerá la región editable, y el texto que escribamos quedará dentro de la forma.

Al tener seleccionado un elemento de texto, en la barra de herramientas aparecen los

controles habituales para el formato de texto: Negrita, Cursiva, Color del texto, Alineación
y Tamaño.

WordArt
Cuando queremos crear texto para un título o rótulo, podemos insertar un WordArt . Lo
podemos encontrar en el menú Insertar.

Esto abre una caja donde escribimos el texto que deseemos.

Al pulsar Enter (o Intro)

Desde la barra de herramientas, podemos ponerlo en Negrita, Cursiva y elegir la

Tipografía.
 ¿En qué se diferencian los dos tipos de texto? Podemos considerar que, mientras el
primero es texto normal, el WordArt es realmente una forma. Por tanto, podemos estirarlo,
agrandarlo, elegir un color de relleno y de contorno, etc. En cambio, si redimensionamos un
cuadro de texto, no cambia el tamaño del propio texto, pero sí que se adapta al nuevo tamaño
del cuadro.
Por tanto, podemos modificar un texto WordArt como si de una forma se tratase, usando
las herramientas de relleno, color de línea, grosor y estilo que veremos en el siguiente
apartado.

13.5. Líneas y relleno

Podemos distinguir dos elementos en las formas y objetos WordArt: el relleno y las líneas
que delimitan ese relleno. Como hemos visto, podemos tener elementos, como las líneas,
que no tengan relleno.

Las líneas las podemos cambiar de ancho , de estilo (sólido, guiones,

punteado...) y de color .

Además, desde el menú Formato podemos cambiar la decoración de las líneas:

Podemos cambiar las uniones, cómo se muestra el vértice de la unión de dos rectas:

O cambiar los extremos de las líneas (las tres líneas tienen la misma longitud):
 Al relleno sólo podemos cambiarle el color . Pero hay una cosa a tener en cuenta, y
es que podemos personalizar el color con distintos niveles de transparencia. Cuando un color
es transparente, permite ver los objetos que hay detrás:

Para ello, en el desplegable de Color, debemos de elegir Personalizar color para que se
abra un nuevo diálogo:

En el la imagen anterior, vemos el color representado con el valor hexadecimal #cfe2f3ff.

En ese valor, cfe2f3 indica el color, y los dos últimos valores ff indican la opacidad. Un valor
alto, muestra el color opaco, y un valor bajo, lo muestra transparente. Para regular el nivel de
opacidad, tenemos un selector a la derecha del diálogo.
Al crear un elemento, este se crea con el estilo azul por defecto. Pero si antes de elegir la
herramienta y crearlo, tenemos seleccionado un elemento, el nuevo elemento tomará ese
estilo.
13.6. Imágenes

Otro de los elementos que podemos utilizar en nuestras composiciones son imágenes.

Para insertarla, podemos usar el icono Imagen o la opción Imagen del menú Insertar.
Hemos visto que tenemos varios orígenes para una imagen.

De nuestro equipo:
Con la opción Cargar, basta con seleccionar las imágenes que queramos desde nuestro
equipo.

Tomar una instantánea:

Usando la webcam de nuestro ordenador.

La opción URL nos permite coger la imagen directamente de una página web. Para ello,
debemos ir a la página y copiar la dirección de la imagen. A continuación la pegamos en la
caja de texto y podremos verla.

Tus álbumes nos permite seleccionar una imagen de nuestra cuenta de G+.
 De Google Drive, entre las imágenes que tengamos almacenadas en nuestra unidad.

Por último, encontramos la opción Búsqueda de imágenes de Google, que nos permite
buscar imágenes relacionadas con palabras.

Una vez insertada, trabajaremos con la imagen como con el resto de elementos y como
ocurre con otros objetos, en la barra de herramientas se añaden botones específicos, en este
caso para las imágenes. Sin embargo, dichos botones son iguales a los que vimos en la
unidad 5, donde estudiamos cómo insertar imágenes en Documentos de Google, por lo que
no hay mucho que añadir.

El botón recortar nos permite no sólo recortar la imagen de modo tradicional, sino,
además, nos permite recortarla circunscribiendo su contorno a una forma.

El resultado puede quedar así:

13.7. Trabajar con objetos

Seleccionar objetos:
Como habrás comprobado, para seleccionar un objeto, basta con pulsar sobre él. Los
objetos seleccionados aparecen con el contorno resaltado en amarillo.

Para seleccionar varios, podemos ir haciendo clic en cada uno, mientras mantenemos las
teclas Shift o Ctrl pulsada, o podemos trazar un rectángulo que toque a todos los
elementos.

Para poder seleccionarlos, debemos de tener activa la herramienta Seleccionar .

Transformar:
Al seleccionar un elemento, aparece alrededor suyo un marco y una serie de controles, que
pueden ser de tres tipos:

• Cuadros azules , en las esquinas y centros de los lados del rectángulo: nos permiten
estirar el elemento para cambiar su tamaño. Para mantener la proporción original,
debemos de mantener pulsada la tecla Shift.
• Círculo azul : Este control nos permite rotar el elemento.
• Rombos amarillos : Estos controles son específicos para cada forma. Nos permiten
modificar algunos aspectos: Por ejemplo, podemos estilizar las puntas de estrellas, el
grosor de las flechas, etc...
También podemos usar las opciones de Rotar que encontramos que encontramos en el
menú Formato y en el menú contextual. Desde aquí podemos reflejar el elemento.
 Agrupar:
Una de las opciones más útiles cuando trabajamos con gráficos es la de poder agruparlos.
Lo habitual es que una composición se divida en elementos separados, que a su vez están
compuestos por otras más simples. Y siempre hemos de preocuparnos de seleccionar, mover
y transformar todos los elementos relacionados juntos. Si los agrupamos, lo que conseguimos
es que todos los elementos agrupados se comporten como uno solo.
Para agrupar varios elementos, los seleccionamos y elegimos la opción Agrupar desde el
menú contextual o desde el menú Formato, o podemos usar la combinación de teclas Ctrl
+ G.

A partir de ahora, los elementos agrupados siempre irán juntos, y sufrirán los mismos
cambios.
Por eso mismo, si alguna vez queremos editarlos por separado, lo primero que tendremos
que hacer será desagruparlos. Donde antes encontrábamos la opción Agrupar, ahora habrá
cambiado a Desagrupar.

Cuando acabemos la edición, podemos recuperar la última agrupación haciendo clic

derecho sobre un elemento y eligiendo Volver a agrupar en el menú contextual.

13.8. Organizar los elementos

Alineación. En los dibujos encontramos las mismas opciones de distribución y

alineación de elementos que encontrábamos en las diapositivas:
Desde el menú Disponer o el menú contextual podemos alinear los objetos seleccionados:

Al alinear hacia un lado, en horizontal o vertical, todos los elementos quedan alineados con
el que más desplazado estaba hacia ese lado. Por ejemplo, si los alineamos a la derecha,
todos los elementos se desplazarán hasta tener su lado derecho alineado horizontalmente
con el lado derecho del elemento que estaba situado más a la derecha de la diapositiva.
En cambio, al alinearlos al centro, se calcula el eje central entre los elementos más
distantes entre sí, y todos los elementos se mueven para que su centro quede alineado con
ese eje.
Otra forma de alinear un elemento suelto es usando las guías. Cuando desplacemos un
elemento, y uno de sus lados o su centro coincida con el de otro elemento, aparecerá una
guía roja. Esto nos puede ser muy útil para alinear los elementos conforme los creamos.

Cuando tenemos seleccionados tres o más elementos, podemos igualar el espacio que
queda entre ellos a través del menú Disponer → Distribuir.

Distribución: Al distribuir en una dirección, los elementos más alejados entre sí, a los
extremos, mantienen su posición, y los que hay entre medias se reparten el espacio, de
manera que entre un elemento y el siguiente, siempre haya la misma separación.

Orden de apilamiento.
El apilamiento es el orden en el eje z de los elementos. Es decir, por defecto, si
superponemos varios elementos se verá encima el último que hayamos creado.
Este orden, podemos variarlo, tanto desde el menú contextual del elemento, como del
menú Disponer → Ordenar, o con los atajos de teclado que se muestran en el menú:

• Traer al frente, pone el elemento delante de todos, el primero.

• Mover hacia delante, mueve el objeto una posición hacia arriba, intercambiando su
posición con el elemento que estaba inmediatamente delante.
• Mover hacia detrás, retrasa una posición el objeto, haciendo que el primero que
tenga detrás se ponga delante.
• Enviar atrás, coloca el elemento al final, por debajo de todos los demás.
13.9. Dibujos en otros documentos

Podemos insertar dibujos en los documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

En cualquiera encontramos la opción Dibujo en el menú Insertar. Se abre una ventana
con un editor muy similar al que hemos visto en esta unidad.

Sin embargo, aquí podemos dibujar como hemos visto hasta ahora.
Cuando acabemos, pulsamos Guardar y cerrar.
Lo que no podemos hacer es abrir un dibujo que ya teníamos creado. Para poder utilizarlo,
tenemos que usar el Portapapeles web. Desde la pantalla de edición del dibujo, copiamos
los elementos que queramos insertar al portapapeles web, que aparece en el menú Editar.

Ahora, regresamos al documento, y pegamos el contenido Formas del Portapapeles web.

 El ejemplo anterior es un dibujo insertado en un documento de texto. Observa que al
seleccionarlo aparecen los controles que nos permitirán volver a editar nuestro dibujo.

Unidad 14. Formularios

14.1. Introducción

Los Formularios de Google son una aplicación que sirve para hacer encuestas o bien
exámenes en línea.
Permite diseñar cuestionarios con distintos tipos de preguntas (de respuesta breve, opción
múltiple, escala lineal, etcétera), los cuales pueden enviarse por correo electrónico, publicarse
como un vínculo en alguna red social o incluso incrustarse en una página web. Las respuestas
obtenidas podemos revisarlas individualmente (por ejemplo, si se trata de un exámen a
nuestros alumnos), o bien, agruparlas y obtener estadísticas de las respuestas (si se trata de
una encuesta). También es posible definir una hoja de cálculo de Google como destino de las
respuestas para que podamos manejar mayores volúmenes de información fácilmente.
A pesar de su funcionalidad, los Formularios de Google son fáciles de crear, editar y
administrar y podemos tener todos los que deseemos en nuestra unidad de Google Drive.

14.2. La pantalla de Formularios de Google.

Al igual que el resto de las aplicaciones de Google Drive, Formularios de Google se

activa desde el botón Nuevo → Más → Formularios de Google.
 Su pantalla es bastante simple y está centrada en el propio formulario.

Sus elementos son.

1) Nombre del archivo de formulario. Funciona igual que el resto de las aplicaciones, con
un clic podemos editarlo.

2) Los íconos son: Paleta de colores, Previsualización, Configuración, Enviar, Menú

y Cuenta de Google, respectivamente.

3) Menú para edición de preguntas o consulta de respuestas.

4) Título del formulario.

5) Área de edición de preguntas.

6) Barra de herramientas.

14.3. Configurar el formulario

Hay dos tipos de cuestionarios que podemos realizar con Formularios de Google:
Encuestas y Exámenes. La diferencia, por supuesto, es que las encuestas no tienen en sí
mismas respuestas correctas o incorrectas y, por tanto, no requieren una evaluación en
términos académicos. Se tratan, simplemente, de un medio para recolectar la opinión del
público respecto a un producto, un personaje o una situación determinada. En tanto que los
exámenes implican el conocimiento necesario para responder correctamente a una pregunta.
Por ello, lo primero que debemos hacer es elegir el tipo de cuestionario que deseamos realizar
y establecer, además, el resto de parámetros que determinan el comportamiento del
formulario.
Para ello utilizamos el botón de configuración que está en la esquina superior derecha de

la pantalla de Formularios de Google.

En la parte superior tiene tres secciones: General, Presentación y Cuestionarios.

En General Encontramos:

Recopilar dirección de correo electrónico. Añade una caja de texto donde se solicita
al usuario escriba una dirección de correo electrónico en el formulario.

A su vez, si activamos esa casilla, podemos activar la siguiente Recibos de respuesta,

con la que es posible enviar una copia de las respuestas a la dirección de correo electrónico
ofrecida por el usuario de acuerdo a dos criterios:

En el primer caso, en el formulario aparece un control que le permite al usuario solicitar una
copia de sus respuestas.

Requiere acceso: Limitar a 1 respuesta. Cuando activamos esta casilla, es obligatorio

que el usuario inicie sesión con su cuenta de Google para poder responder al formulario.
Además, aunque puede editar sus respuestas después de enviado el formulario, éste sólo
contará una vez. Esto es útil en los casos en los que no deseamos que un usuario llene un
formulario muchas veces aparentando ser muchas personas.

Las personas que respondan podrán: Editar después de enviar y Ver gráficos de
resumen y respuestas de texto. Si activamos estas casillas, los usuarios podrán modificar
sus respuestas después de enviado el formulario y enviarlas de nuevo. A su vez, recibirán
también gráficos de resumen de las respuestas totales recibidas. Si el formulario tiene
campos de texto para añadir comentarios, podrá leerlos. Esto suele usarse en encuestas de
opinión.

Por su parte, en Presentación definimos el comportamiento del formulario en cuatro

sentidos:

Mostrar la barra de progreso. Que será útil en cuestionarios con un gran número de
preguntas.

Orden de preguntas aleatorio.

Mostrar vínculo para enviar otra respuesta. Nos dará un vínculo para volver al inicio
del formulario vacío para aquellos casos en los que sea posible responder un gran número
de veces (en un concurso, por ejemplo).

Mensaje de confirmación: Aquí podemos personalizar el mensaje que va a recibir el

usuario después de enviar su respuesta.
 Finalmente, en Cuestionarios, definimos si el formulario es un cuestionario (examen) en
donde a cada pregunta le asignamos puntuación y si deben ser calificadas manual o
automáticamente. Para ello debemos activar el control Convertir en cuestionario, que
activa, a su vez, las opciones siguientes:

Mostrar calificación. Que puede ser inmediato después del envío o después de una
revisión manual (lo cual sería necesario en aquellos casos en los que las preguntas impliquen
respuestas escritas.

La persona que responde puede ver: Preguntas con respuestas incorrectas.

Respuestas correctas. Puntuaciones.

En función de las necesidades de nuestro cuestionario, podemos determinar si los

usuarios, probablemente alumnos, pueden ver su calificación y lo que respondieron bien y/o
mal.

14.4. Presentación del formulario

Por otra parte, independientemente de la Configuración, y como uno de los pasos iniciales
para el trabajo con el formulario, podemos establecer un esquema de color o una imagen de
portada para el mismo. Eso lo hacemos con el icono Paleta de colores que también está en

la esquina superior derecha de la pantalla. . Al pulsarlo se abre el cuadro para elegir el

esquema de color o bien la ilustración que vamos a utilizar.
 Si seleccionamos el último icono, nos lleva a otra ventana en donde podemos seleccionar
una imagen, de entre una larga colección organizada por temas, que ilustrará bellamente
nuestro formulario.

Podemos tener una vista previa del resultado de nuestro trabajo hasta este momento (y en

cualquier otro, claro), pulsando el botón de Vista previa .

Finalmente, junto al icono en donde administramos nuestra cuenta de Google (y que hemos
mencionado muchas veces), está un menú con tareas comunes para el trabajo con el
formulario que ya no es necesario revisar, pero a las que recurriremos en su momento.

El botón Enviar lo revisaremos más adelante.

14.5. Añadir preguntas y secciones

Una vez que hemos configurado el comportamiento que deseamos para nuestro formulario,
podemos comenzar con la elaboración de preguntas. Como ya vimos, en la parte central de
la pantalla, tenemos el área donde podemos hacerlo. Primero es conveniente añadir un título
y, opcionalmente, una descripción al cuestionario que verán los usuarios. Esto es tan simple
como hacer clic en las cajas con las leyendas Formulario sin título y Descripción del
formulario y escribir en ellas.

Para trabajar con la primera pregunta, simplemente hacemos clic en el área de la misma,
donde dice Pregunta sin título, se desplegarán las herramientas para seleccionar el tipo de
pregunta y su edición.

1) Título de la pregunta. Opcionalmente podemos añadir una segunda línea, con fuente
más pequeña, para una descripción.

2) Menú de tipos de preguntas.

3) Respuestas de la pregunta.

4) Si el formulario es un cuestionario, aquí le damos valor (puntaje) a cada pregunta e

indicamos la respuesta correcta. En el caso de las encuestas, esta opción desaparece.

5) Copiar la pregunta y borrarla.

6) Activando este control, la pregunta es obligatorio para avanzar en el formulario.

7) Menú de la pregunta.
La pregunta puede plantearse en su propio título. A su vez, en el menú de la esquina inferior

derecha , podemos activar una descripción para la misma si es necesario añadir

instrucciones o especificaciones adicionales.
 A la derecha del título tenemos una lista desplegable donde elegimos el tipo de pregunta.
De modo predeterminado establece una pregunta de opción múltiple, sin embargo, tenemos
los siguientes tipos.

Respuesta breve. Las respuestas breves añaden una línea para que el usuario escriba
la información que se le solicita. Puede servir para que los estudiantes escriban su nombre
en un examen o respondan una pregunta. Sin embargo, en esos casos no es posible definir
una respuesta correcta y el cuestionario no podrá ser calificado automáticamente y requerirá,
por tanto, una revisión manual.

Párrafo. Es una opción igual al anterior, pero permite una mayor cantidad de texto como
respuesta.
 Opción múltiple. El usuario podrá marcar sólo una opción entre todas las respuestas.

Casillas de verificación. En este caso se podrá marcar dos o más casillas entre las
respuestas.

Lista desplegable. El usuario debe elegir una respuesta entre varias opciones, sin
embargo, éstas se presentarán como lista.

Escala lineal. Presenta una línea horizontal en donde cada extremo tiene un valor y el
usuario debe elegir el grado de su respuesta. Es útil en el caso de encuestas. Por ejemplo:

Cuadrícula de opción múltiple. Genera una cuadrícula con el número de columnas y

filas que definamos para que el usuario marque sus respuestas. Puede ser útil en algunos
test de personalidad.

Fecha y hora. Añade como pregunta un campo para que el usuario pueda responder
con una fecha u hora, según el caso.
En las preguntas de opción múltiple, casillas de verificación y listas desplegables, debemos
escribir en la parte inferior las opciones de respuesta que tendrá el usuario. Eso es tan sencillo
como escribirla y pulsar Enter, inmediatamente se añadirá una nueva opción. A su vez,
podemos agregar una respuesta tipo "Otros", donde el usuario escribirá su propia opción.

Mientras editamos las respuestas a la pregunta, veremos que podemos añadir una imagen
a cada respuesta o que podemos eliminar la opción de respuesta correspondiente con los
iconos que están a la derecha.

Una pregunta con imágenes tendría en el formulario la siguiente apariencia.

 En las preguntas para evaluación, al pulsar Clave de respuesta podemos indicar la
respuesta correcta y dar un puntaje a la pregunta. Si la respuesta es un texto breve, sólo
podremos indicar el puntaje y añadir un comentario que el usuario verá después de enviar el
formulario.

Para añadir preguntas nuevas, usamos la barra de herramientas que está a la derecha de
la edición de preguntas.
También podemos insertar títulos y, opcionalmente, una descripción entre preguntas,
imágenes e incluso videos de Youtube. También podemos añadir secciones, una sección es,
simplemente, una nueva página con otro bloque de preguntas. De ese modo, podemos
organizar nuestro cuestionario en, por ejemplo, grupos de cinco por cada sección, o por
bloques temáticos, etcétera.
 Una última posibilidad que debemos mencionar es que podemos bifurcar el cuestionario
hacia distintas secciones según la respuesta ofrecida por el usuario. Por ejemplo, si en una
pregunta de opción múltiple el usuario marcó la opción 1, podemos enviarlo a una sección del
formulario distinta a si marcó la opción 2, etcétera. Para ello sirve la opción

del menú de preguntas. Al marcarla, se muestra

junto a cada pregunta, una lista desplegable con las secciones para que indiquemos a cuál
debe ir el formulario si la respuesta fue marcada.

14.6. Enviar formularios

Una vez confeccionado el formulario podemos enviarlo a los destinatarios. Éstos pueden
ser un grupo de personas cuyos correos electrónicos conozcamos, o bien, ofrecerlo al público
por varias vías a través de un vínculo de Internet. También es posible insertarlo en una página
web a través de la etiqueta <iframe> de HTML. Todas estas posibilidades las vemos con el
botón Enviar que está en la esquina superior derecha, al pulsarlo se abre un cuadro de
diálogo para seleccionar la vía de envío.
 Como se muestra en la imagen anterior, podemos indicar la lista de correos a los que
deseamos enviar el formulario, así como el título del correo, un mensaje e incluso el formulario
mismo. Por su parte, con el icono Vincular, obtendremos la liga a la página con el formulario
la cual podemos difundir por la vía que deseemos.

En tanto que con el icono obtenemos el código que debemos usar para incrustar el
formulario en una página web definiendo el ancho y alto que va a ocupar en ésta.

Finalmente, vemos ahí los iconos de Google plus, Facebook y Twitter para compartir el
formulario por esas redes sociales.
14.7. Administrar respuestas

El último paso después de enviado el formulario es obtener y administrar las respuestas.

Como recordamos, podemos ir a la sección de respuestas pulsando en la parte superior del
área de trabajo del formulario. Ahí veremos una estadística global para el formulario y por
cada pregunta.

1) Destino de las respuestas. Podemos asociar el conjunto de respuestas a una hoja

de cálculo de Google para su análisis. Con el menú, también es posible descargarlas como
un archivo .csv (apropiado para importarse en Excel u otra hoja de cálculo), imprimirlas o bien
eliminarlas.

2) Podemos revisar las respuestas en resumen (las estadísticas que se generan de las
mismas), o bien de manera individual, por usuario. Si configuramos nuestro formulario para
recolectar correos electrónicos de cada uno de ellos, entonces podremos verlos con la opción
Individual.

3) Podemos desactivar el formulario en línea para que no se acepten más respuestas.

Para ello debemos hacer clic en este control que cambiará al siguiente modo.

4) Estadísticas del formulario. Como ya mencionamos, éstas se presentan como

resumen y por pregunta.
Unidad 15. Mapas
15.1. Introducción

Google My Maps es una interesante aplicación de Google Drive con la que podemos
hacer mapas personalizados.
Esto significa que podemos marcar sitios en un mapa, establecer rutas, marcar líneas o
zonas (y obtendremos distancias o áreas), compartirlos con otras personas, publicarlos en
páginas web, etcétera. También podemos importar una hoja de cálculo (o archivos en otros
formatos) con direcciones y éstos resaltarán en el mapa, de ahí, es posible crear rutas de
entregas o, simplemente, añadir fotografías o videos. A su vez, también es posible exportar
los mapas en formato KML para que otras aplicaciones y/o dispositivos GPS puedan utilizarlo.
Por ello, lo mismo puede servir para actividades de turismo, como para la planeación de
entregas de productos a domicilio y todo ello en una interfaz fácil de comprender y manejar.

15.2. La pantalla de Google My Maps

Al igual que el resto de las aplicaciones de Google Drive, Google My Maps se abre con
el botón Nuevo. El mapa inicial que veremos depende de nuestra ubicación, pues de modo
predeterminado nos da una imagen de nuestro país.

Sus elementos son:

1) Panel de capas.

2) Caja de búsqueda.

3) Barra de herramientas.

4) Área de mapa.

5) Controles de Zoom.
 Todo lo que hagamos en un mapa, quedará grabado en la capa que esté seleccionada en
ese momento. Podemos pensar en la capa como en un acetato que ponemos sobre un mapa
real para luego marcar líneas, círculos o puntos sobre él sin tocar el mapa realmente.
Después podemos quitar el acetato y poner otro distinto con otros puntos sobre el mismo
mapa. Por ejemplo, podemos marcar dos sitios y luego dibujar una ruta entre ellos. Si sobre
el mismo mapa deseamos marcar otros sitios y rutas diferentes sin que los primeros hagan
confusa la consulta, entonces desactivamos la capa que no necesitemos. De ese modo, en
un mismo mapa podemos tener muchas capas con información. Distinguimos la capa activa
por una línea azul vertical que aparece a su izquierda en el panel de mapas.

Por ello, una de las primeras opciones que encontramos en el panel es la posibilidad de
añadir capas al mapa. De modo predeterminado el mapa tiene una capa que guardará la
información que añadamos, se trata de la Capa sin título que vemos enseguida.

Además de la opción Agregar capa del panel, en la propia capa hay un menú con las
siguientes opciones que revisaremos más adelante.

Por tanto, el trabajo con Google My Maps se basa en la información que añadamos a una
o más capas, como veremos en esta unidad.
15.3. Buscar y marcar lugares

Una de las primeras acciones que podemos hacer con Google My Maps es ubicar sitios y
marcarlos. Para ello nos sirve la caja de búsqueda de la parte superior. Ahora bien,
independientemente del país que nos haya mostrado la aplicación al iniciar, no estamos
limitados por éste. De hecho, podemos buscar sitios de todo el mundo, indicando nombres
de calles, plazas, museos, avenidas, etcétera. Obviamente, mientras más específica sea la
búsqueda, mejores serán los resultados. Pero comencemos buscando un sitio paradigmático
en el mundo: La torre Eiffel, en París, Francia.

La aplicación mostrará el sitio encontrado con un marcado color verde. Observa que en el
panel de la izquierda, el sitio no se ha añadido aún a la capa.

Para añadir el sitio a nuestra capa, debemos hacer clic en + Agregar al mapa de la ventana
de información del marcador que también resaltamos con un recuadro rojo. Al hacer clic ahí,
el sitio se añade a la capa y el marcado adquiere otro color.

Otro método para marcar sitios en un mapa es utilizar Agregar marcador de la barra de
herramientas que está bajo la caja de búsquedas.
 Con la herramienta seleccionada, simplemente hacemos clic en cualquier punto del mapa
y se abrirá una ventana para que demos nombre al lugar y escribamos la información que
deseemos. También podemos añadir fotografías del lugar y éstas, como sabemos, puede
venir de nuestra colección de Drive.

Una vez que damos guardar, se sumará a los sitios marcados en la capa con el título que
hayamos puesto en la ventana de información. Si, a su vez, hacemos clic en un sitio ya
guardado, se presentará la ventana de información anterior, pero, además, algunos iconos
con los que podemos editar dicha información o, simplemente, eliminar el marcador.

Una tercera vía para marcar sitios en un mapa es importando una hoja de cálculo con
direcciones, o con coordenadas de latitud y longitud. Por ejemplo, supongamos la siguiente
Hoja de cálculo de Google con una lista de los diez museos más importantes de Madrid,
España.
 Podemos ubicar todos los puntos en un mapa de Madrid rápidamente con la opción
Importar que aparece en todas las capas nuevas.

Haciendo clic en esa opción, se abre un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar el
archivo con la información que podemos marcar en el mapa. Puede tratarse de un archivo de
Excel (.xlsx), de texto separado por comas (.csv) o bien archivos de datos geográficos con
extensión .kml o .gpx. También podemos seleccionar una hoja de cálculo de nuestra unidad
de Drive e incluso intentará encontrar sitios a partir de nuestras fotografías de Google plus.

Seleccionando la hoja de cálculo anterior de nuestra unidad de Google Drive, se abrirá un

cuadro de diálogo donde debemos indicar en qué columna están los sitios a buscar y en cuál
otra, las etiquetas que darán nombre a dichos sitios.
 En nuestro caso, los títulos de las columnas no dejan lugar a dudas. Debe encontrar los
sitios de la columna Dirección y las etiquetas de la columna Museos. Una vez que hemos
indicado esos datos, Google My Maps localiza los puntos y los marca en el mapa. La capa
seleccionada toma el nombre de la hoja de cálculo.

Independientemente del modo en que hayamos marcado uno o varios sitios en un mapa,
la capa va haciendo una tabla de datos de los mismos.
En el menú de la capa podemos abrir esa tabla e incluso añadirle columnas y datos para
precisar la información.
 Si en lugar de museos, usamos una base de datos de clientes, en donde una columna tiene
sus nombres y otra su dirección, entonces podremos ubicarlos a todos en un mapa, por
ejemplo, para efectos de reparto de mercancías. Si hacemos clic en un dato en particular,
éste se resaltará en el mapa. Sin embargo, en esos casos, podríamos hablar, tal vez, de
cientos de clientes o incluso de miles. Por ello, también contamos con una caja de búsquedas
en la tabla, así como opciones para ordenar la información. Para usar estas opciones
pulsamos en la flecha desplegable que está en el encabezado de cada columna.

15.4. Formato de mapas

Podemos tener marcados muchos sitios en un mapa y éstos, a su vez, pueden estar
organizados en capas distintas. Para darle significado a lo añadido a cada capa, podemos
establecer estilos de presentación distintos. Para ello, en cada capa encontramos una opción
llamada Estilos individuales.
 Al pulsar en la opción, podemos darles colores y etiquetas a los marcadores para
resaltarlos.

En el mismo panel de capas, podemos asociar cada marcador a un icono de entre una
larga colección. Para ello hay que hacer clic en el marcador dentro del panel.

A su vez, el mapa completo podemos presentarlo de diversas maneras. En la parte inferior

del panel de capas tenemos la opción Mapa base que nos permite seleccionar la
presentación del mismo.

15.5. Rutas, indicaciones, medidas y superficies.

Con todos los marcadores sobre el mapa, organizados en sus respectivas capas, podemos
utilizar Google My Maps para encontrar o establecer rutas entre los diversos puntos. Cuando

utilizamos el icono Agregar indicaciones de la barra de herramientas, se abre una

nueva capa en donde indicamos los puntos de dónde a dónde deseamos que nos indique
una ruta.
 Una vez indicada la vía (automóvil, bicicleta o a pie) y los puntos origen y destino, la ruta
se dibuja en el mapa.

A su vez, si desactivamos la casilla del título de la capa, dicha ruta se ocultará del mapa,
con lo que podremos tener muchas capas con rutas en un mismo mapa.
Por otra parte, también podemos indicar rutas interactivamente con el icono Trazar una

línea , el cual despliega un pequeño menú.

Si utilizamos la primera opción Agregar línea o forma, simplemente podremos dibujar

líneas o polígonos sobre el mapa, los cuales se convertirán en elementos adicionales de la
capa. De las líneas podremos obtener las distancias y de los polígonos las áreas.
En cambio, utilizando la opción, Agregar una ruta en automóvil, podemos ir marcando
puntos a visitar y automáticamente irá ajustando la ruta a las vías disponibles para llegar a
ellos. El cual quedará marcado igual que en la imagen anterior y en una nueva capa.
Finalmente, el icono para medir distancias y superficies permite indicar también líneas o
polígonos cualquiera sobre el mapa y nos dará las medidas de los mismos, sólo que éstos no
se integrarán a ninguna capa, sólo serán temporales y desaparecerán con un clic en otra
zona.

15.6. Compartir mapa

Una vez personalizado nuestro mapa, podemos compartirlo como un vínculo, en redes
sociales o bien incorporarlo en una página web. La opción para compartir un mapa se
encuentra en la parte superior del panel de capas.
Al hacer clic en Compartir, se abre el cuadro de diálogo donde establecemos la
configuración para compartirlo.

Son opciones similares a las que usamos con otras aplicaciones de Drive: A otros usuarios
a través de sus cuentas de Google, por vínculo o a través de redes sociales. A su vez,
podemos determinar si los usuarios a los que compartimos el mapa pueden o no editar los
elementos contenidos en las capas, etcétera.
A su vez, en el menú del panel, encontramos la opción para incrustar el mapa en una página
web, entre otras opciones.

Cuando compartimos un mapa, éste se muestra igual que como lo vemos con la opción
Obtener vista previa de las opciones del panel. Ahí el usuario puede hacer clic en los sitios
marcados y verá información adicional que hallamos añadido, incluidas fotografías y videos.
También podrá ver una vista de satélite, igual que en Google Earth.
Unidad 16. Sitios de Google
16.1. Introducción

Sitios de Google es una aplicación para integrar en un sitio web todo nuestro trabajo y
materiales de Google Drive para compartirlos a través de Internet y sin necesidad de
programar en HTML ni en ningún otro lenguaje de los utilizados en la web.
Permite, por tanto, realizar páginas web de una manera sencilla y rápida, aunque no tiene
el nivel de personalización y características que conseguiríamos con otras herramientas para
desarrollo de páginas. Con esta aplicación no podemos, por tanto, construir un sitio web con
nombre (dominio) propio (el nombre del sitio aparece precedido del dominio
https:/sites.google.com/view/nuestro_nombre), ni con los elementos que tendría una
página profesional; sin embargo, nos permitirá presentar fácilmente los contenidos del resto
de las aplicaciones de Drive, así como imágenes, vínculos de Internet, otros sitios, etcétera,
sin invertir mucho tiempo en el diseño y en su desarrollo. De hecho, se trata de un conjunto
de herramientas básicas para el diseño de las páginas y su publicación en Internet para que
podamos crear un sitio en tiempo récord y sin más pretensiones que presentar información
de una manera visualmente aceptable. Otra característica interesante es que las páginas
resultantes son automáticamente responsivas, es decir, se adaptan a todos los tipos de
pantalla, desde las de los móviles hasta monitores de gran formato.
Revisemos cómo crear páginas web con la aplicación Sitios de Google.

16.2. La pantalla de Sitios de Google

La pantalla de Sitios de Google tiene los siguientes elementos:

1) Ventana principal de Sitios y Caja de título. El botón nos presenta todos los sitios
que tenemos grabados en nuestra unidad de Drive, al igual que en Documentos de Google,
Hoja de cálculo, etcétera. A su vez, la caja de título funciona del mismo modo que el resto
de las aplicaciones.

2) Botones Deshacer, Rehacer, Vista preliminar, Compartir, Publicar y menú.

3) Área de trabajo. En esta zona creamos las páginas de nuestro sitio, dándole diseño,
añadiendo elementos, etcétera.
 4) Panel de herramientas. Está dividida en tres cejas: a) Insert. Con los elementos que
podemos insertar en las páginas de nuestro sitio. b) Páginas, en donde creamos la estructura
del sitio completo. c) Temas. Es una colección de temas de diseño predefinidos para aplicar
a nuestro sitio.
Para comenzar a trabajar con la aplicación, debemos entender que los sitios se construyen
como un conjunto de páginas relacionadas entre sí. Por ello, debemos comenzar a trabajar
con la página principal y ésta se irá enlazando automáticamente con las páginas que
añadamos, aunque, a su vez, podemos crear una estructura para todo el sitio. A su vez, cada
página se compone de un encabezado y luego de una o más secciones que a su vez pueden
contener:

• Cajas de texto
• Imágenes
• Vínculos
• Otros archivos (como documentos PDF)
• Videos
• Archivos de Calendario de Google
• Mapas
• Archivos de las aplicaciones de Google: Documentos, Hojas de cálculo,
Presentaciones, Gráficos y Formularios.

16.3. Diseñar encabezado y usar temas

El encabezado de un sitio le da al usuario la información básica que debe conocer respecto

a lo que va a encontrar en él. Como vimos en la imagen anterior, de modo predeterminado
Sitios de Google nos presenta la página principal con un título y un diseño preelaborado.

Si hacemos clic en la esquina superior izquierda, podremos indicar el nombre completo de

nuestro sitio. A su vez, con un clic en Título de la página, podemos cambiarlo por un título
personalizado.

Como veremos paulatinamente, cada elemento seleccionado presenta una pequeña barra
de herramientas con las opciones que podemos modificar sobre dicho objeto. En este caso,
el tamaño del texto está determinado por los estilos del desplegable del primer botón:
 El segundo botón modifica su alineación, el tercero añade un vínculo a una página web u
otra página del sitio y el último permite eliminar el elemento.
Si, en cambio, hacemos clic fuera del título, todo el encabezado presentará su respectiva
barra de herramientas, con dos opciones:

Cambiar la imagen nos dará un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar una nueva
imagen de fondo para el encabezado. Como sabemos, podemos seleccionar nuestra propia
imagen de diversos modos, pero también tenemos una galería para escoger.

Independientemente de la imagen que elijamos, en la esquina inferior derecha aparece un

pequeño control que ajusta automáticamente la imagen para facilitar la lectura del nombre del
sitio, así como del título de la página.

A su vez, Tipo de encabezado nos da tres opciones para el ídem.

 El tipo utilizado en la imagen anterior es Banner, el Banner grande ocupa más espacio en
la página, en tanto que Solo el título oculta la imagen de fondo.
Por su parte, podemos modificar el estilo de los títulos y algunos elementos de diseño
rápidamente utilizando un tema del panel.

Al seleccionar el tema, veremos rápidamente el resultado en el área de diseño, en tanto

que dicho tema abrirá las opciones para seleccionar el color base, así como el estio de fuente
utilizado, por lo que en este caso sólo queda probar hasta conseguir un resultado que nos
agrade.

16.4. Insertar elementos

Una vez que definimos el diseño del encabezado, lo que sigue es insertar objetos a nuestra
página, los cuales se encuentran en el panel de la derecha, en la ceja Insertar.
 Veamos los elementos que podemos insertar:

Cuadros de texto. Funcionan de modo similar a las cajas de texto de otras aplicaciones,
como Dibujos de Google y Presentaciones. Al seleccionar esta opción, en la página se crea
una caja donde podemos escribir el texto. A su vez, se abre una barra de herramientas donde
podemos seleccionar el tamaño de la fuente, su estilo y alineación o incluso vínculos para el
texto seleccionado.
Los círculos que enmarcan la caja permiten redimensionarla arrastrándolos con el ratón.

Imágenes. Cuando insertamos una imagen, aparece el cuadro de diálogo que nos
permite seleccionar el archivo de diversas partes, desde el disco duro hasta de búsquedas
en la web, pasando por las que están en Google Drive. Una vez inserta la imagen en la
página, también tiene una barra de herramientas para recortarla, anular el recorte, convertirla
en un vínculo a otra página o sitio o, sencillamente, eliminarla. Los controles que bordean la
imagen, es decir, los círculos azules, permiten redimensionarla, en tanto que podemos
reubicarla con el ratón.

Incorporar URL permite escribir la dirección de una página web. Si ésta permite mostrar
el logo de la misma, entonces éste se insertará como vínculo en la página. Si no es así, se
crea un enlace de texto con la misma dirección. La dirección URL lo escribimos en el siguiente
cuadro de diálogo, así como, a un lado, podemos ver el resultado en la página.

Su barra de herramientas permite abrir el vínculo en una pestaña nueva, en tanto que el
icono de configuración permite añadir un título (tercera imagen) y, opcionalmente, ocultar la
imagen.
 Cargar. Con esta opción podemos añadir a la página un buen número de archivos al
mismo tiempo. Al hacer clic se abre el cuadro de diálogo para elegir archivos, si ahí añadimos,
por ejemplo, un grupo de imágenes simultáneamente, éstas se ubicarán automáticamente en
la página, por lo que es un buen método para crear una galería de imágenes rápidamente.

Google Drive. Permite seleccionar archivos ubicados en nuestra unidad de Google

Drive para incorporarlos a la página.

Carpeta de Drive. Esta opción es distinta: permite seleccionar una carpeta de nuestra
unidad de almacenamiento y ubicarla en la página. Los archivos que contenga esta carpeta
aparecerán en la misma como vínculos hacia el archivo correspondiente y, a su vez, dentro
de un cuadro. Al pulsar esta opción, la carpeta a añadir se elige en el propio panel.

Una vez seleccionada la carpeta, como ya mencionamos, veremos en la página vínculos a

los diversos archivos que contiene. De este modo, la página se convierte en otro método para
compartir archivos si lo deseamos.

Incorporaciones de Google. Con las tres opciones de esta sección del panel, podemos
insertar fácilmente a la página videos de Youtube, el calendario asociado a nuestra cuenta
de Google, así como Mapas de Google Maps, pero también los que hayamos personalizado
y grabado en Drive con Google My Maps, que vimos en la unidad anterior. De este modo,
podemos mostrar en nuestra página un mapa con la localización de nuestro negocio marcada
o, como hicimos en la unidad anterior, con una serie de marcas, rutas, etcétera. En la
siguiente imagen vemos el mapa que habíamos elaborado con la ubicación de los museos
más importantes de Madrid, a un lado, un video de Youtube inserto.

Documentos de Google. Con las opciones de la última sección, podemos ver que es
fácil insertar cualquier archivo elaborado con las aplicaciones de Google Drive:
Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Gráficos. En todos los
casos, el contenido del archivo se mostrará a través de un recuadro. En el caso de las
presentaciones, éstas podrán reproducirse en la propia página. Sin embargo, ninguno estará
disponible para edición. Durante el diseño de la página, al hacer clic en un archivo, se muestra
la barra de herramientas con opciones apropiadas al mismo, aunque en algunos casos, esas
opciones se reducen a añadir un título al mismo.
 Finalmente, cada vez que insertamos un elemento en la página, éste queda dentro de una
sección que se crea automáticamente. Si hacemos clic fuera del objeto insertado, veremos el
recuadro azul de la sección que lo contiene.

Esta sección abarca siempre todo el ancho de la página, pero podemos tomarlo de su borde
izquierdo y arrastrarlo arriba o abajo de otras secciones. A su vez, muestra los siguientes

iconos, también a la izquierda: Fondo de sección y Borrar sección que permiten

cambiar el diseño del fondo de la sección y eliminarla, respectivamente. Cuando
pulsamos el icono de fondo de sección, se abre un pequeño menú para cambiar el
juego de colores del fondo, o bien, seleccionar una imagen para el mismo. Con una
imagen, la sección puede verse ahora ahí:

16.5. Añadir y organizar páginas

Un sitio puede consistir en una sola página web, pero en la mayoría de los casos no es así.
Un sitio web, por lo común, consta de un conjunto de páginas y éstas deben estar
interrelacionadas entre sí o, para decirlo apropiadamente, vinculadas entre sí.
Con la siguiente pestaña del panel, llamada Páginas, podemos añadir páginas a nuestro
sitio y establecer su jerarquía o estructura. Esta estructura se mostrará automáticamente en
el encabezado como guía de navegación en el sitio, pero eso no evita que tengamos que
hacer en alguna parte, con las opciones para crear vínculos, un menú o una lista de las
páginas para que nuestros usuarios se muevan por ellas. Cuando sólo tenemos una página,
el panel, se muestra así.
 Con el botón en forma de círculo añadimos una página, a la cual debemos darle nombre.

Al pulsar Listo, la página se muestra en el área de trabajo lista para ser diseñada, así como
en el panel. Podemos crearle un encabezado, insertar elementos, etcétera, igual que en la
página principal. Pero ahora, en ambas, se añade un menú de navegación en la esquina
superior derecha.

Si añadimos varias páginas, éstas quedan como menú en el encabezado de todas ellas.

Sin embargo, en el panel, podemos tomar una página y arrastrarla dentro de otra, de ese
modo dependerá de ésta y podremos crear menús desplegables en los encabezados. Por
ejemplo, dentro de la página Información, podemos tener Contacto y Mapa. Cuando
arrastramos una página dentro de otra en el panel, se ve de este modo.
 Ya ubicada queda así en el panel:

A su vez, el menú en los encabezados cambia del siguiente modo:

Por otra parte, si insertamos en cualquier página un texto, imagen u otro elemento que
podamos convertir en vínculo, entonces veremos ahí, como opción, la lista de páginas de
nuestro sitio.

16.6. Publicar el sitio

Como en otras aplicaciones de Google Drive, en Sitios de Google tenemos un botón que

muestra una vista previa del resultado . La ventaja de este botón no es sólo que
podemos ver cómo va quedando nuestra página, sino que, además, podemos simular el uso
de distintos tamaños de pantalla según los diversos dispositivos: Ordenador, Tablet o Móvil.
 Si pulsamos en los distintos iconos, la pantalla mostrará el resultado, por ejemplo, para
móvil.

Una vez que hemos concluido nuestro diseño, agregado páginas, etcétera, entonces
podemos utilizar el botón Publicar, que abrirá un cuadro de diálogo en donde definiremos el
nombre de la página, aunque dicho nombre irá precedido por
https://sites.google.com/view/el-nombre-de-la-pagina
Además, debes considerar que el nombre no puede ser igual al de otro ya utilizado y sólo
debe contener minúsculas, guiones y números, sin espacios ni códigos especiales como
letras acentuadas. Por ello, el cuadro de diálogo te indicará si el nombre es aprobado.
 Una vez publicado, podemos hacer cambios en el archivo del sitio, eliminar páginas, añadir
más, etcétera. El botón publicar muestra ahora un menú donde podemos cambiar el nombre
del sitio (y con ello la dirección) con la opción Publicar la configuración..., ver el sitio
publicado o eliminarlo.

De este modo, Sitios de Google es una herramienta sumamente sencilla, rápida y gratuita
para publicar contenidos en una página, disponibles en cualquier dispositivo y con un diseño
razonable.

Unidad 17. Otras aplicaciones

17.1. Introducción

Ya hemos visto que Google Drive no es sólo un estupendo servicio de almacenamiento

de archivos en línea sino también una extraordinaria colección de aplicaciones, alguna de
ellas ofimáticas, como Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Dibujos, así
como otras muy novedosas como Formularios, My Maps y Sitios de Google.
Por si todo esto no fuera suficiente, podemos añadir a nuestra cuenta de Google Drive
aplicaciones desarrolladas por terceros. Además, como mencionamos al principio, Google
Drive tiene también versiones para Android, iOS y una aplicación para PC para facilitar su
uso. Además de que existe aún una pequeña colección de funciones muy interesantes que
debemos aprovechar.
Revisemos todos estos temas pendientes en esta unidad.
17.2. Conectar con otras aplicaciones.

Podemos añadir a Google Drive algunas aplicaciones desarrolladas por terceros. Existen
aplicaciones para muy diversas tareas, aunque la mayoría de ellas están en inglés. Sin
embargo, también es cierto que por lo general están diseñadas con los mismos criterios de
sencillez que las aplicaciones de Drive, por lo que su uso resulta muy intuitivo. Para agregar
aplicaciones, debemos ir a la pantalla principal de Drive y pulsar en Nuevo → Más →
Conectar más aplicaciones. Con ello se abre un cuadro de diálogo para ver la lista de
aplicaciones disponibles e información al respecto.

La variedad de aplicaciones que podemos encontrar es enorme, así como sus usos.
Podemos encontrar desde editores de PDF, convertidores de vídeo, editores de música,
aplicaciones matemáticas, escaneo de virus, diagramación, firma para contratos en línea,
editores de fotografía, etcétera, etcétera.

Cuando ponemos el cursor sobre una aplicación, veremos una breve descripción del
mismo.
 Para facilitar la elección de una aplicación, podemos usar la caja de búsqueda que está en
la parte superior derecha del cuadro de diálogo, o bien desplegar la lista de categorías que
está en la esquina superior izquierda.

Una vez seleccionada la aplicación, pulsamos en el botón , que

mostrará más información sobre la aplicación, incluso en forma de video o de una pequeña
presentación (slider), así como los comentarios que otros usuarios hayan vertido sobre la
misma dándole una calificación, con lo que podrás darte una idea de si la aplicación te será
útil o no.
 Para instalar la aplicación, basta con pulsar de nuevo el botón que está
ahora en la esquina superior derecha, junto al nombre de la aplicación y ésta se añadirá al
menú Nuevo de Google Drive.

Sin embargo, cabe mencionar que no todas estas aplicaciones son gratuitas y tienen un
costo. La mayoría de ellas pueden ser instaladas para que veamos su funcionamiento, pero
su uso resulta limitado hasta no comprar la aplicación. Otras, en cambio, son gratuitas, pero
pueden contener pequeñas cajas de publicidad.
Finalmente, para desinstalar una aplicación, debemos usar le botón Configuración de

Drive (en la esquina superior derecha de la pantalla) y utilizar la opción Administrar

aplicaciones del panel de la izquierda, localizamos la aplicación a desinstalar y pulsamos el
botón Opciones, en donde encontramos Desconectar de Google Drive.

Las aplicaciones predeterminadas de Google Drive no pueden desconectarse.

17.3. Extensiones de Chrome para Drive

Si bien sabemos que Google Drive funciona con diversos navegadores web, como
Firefox, Safari, Internet Explorer y Edge, pero por efectos de compatibilidad en este curso
hemos utilizado Chrome, toda vez que es un producto de la misma empresa. A su vez,
Chrome permite la instalación de extensiones que le dan mayor funcionalidad a Drive. No
vamos a ver aquí detalles sobre el uso de Chrome, toda vez que nos desvía de los objetivos
de este curso, pero sí debemos mencionar que algunas de estas extensiones están diseñadas
para mejorar la conexión y uso entre Chrome y Drive.

Para instalar una extensión en Chrome, debemos ir a su menú y usar la opción Más
herramientas → Extensiones que nos llevará a la configuración de extensiones de Chrome.
Ahí podremos ver la lista de extensiones instaladas, incluso es posible que descubras que
Chrome tenga instaladas extensiones de las cuales ignorabas su presencia.

En cualquier caso, puedes ir a la parte inferior, en donde encontramos una opción para
añadir más extensiones con la siguiente liga:
 Lo que nos llevará a la Chrome web store o Tienda web de Chrome.

De modo similar a las aplicaciones de Drive, instalar una extensión en Chrome es tan
sencillo como hacer clic en la deseada y luego usar la opción Añadir a Chrome, por lo que
no entraremos en detalles al respecto. Lo que nos importa mencionar aquí es que están
disponibles las siguientes extensiones que se relacionan con Drive y que, una vez instaladas,
se ven así en el menú extensiones:

Application Launcher for Drive. Permite abrir archivos almacenados en Drive con
aplicaciones instaladas en nuestro ordenador. Por ejemplo, podemos tener almacenado un
archivo de Word (.docx), hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo y
usamos la opción Abrir con... y seleccionamos, para abrirlo, Microsoft Word. Lo mismo
ocurre con cualquier archivo de otra aplicación, como diseños de Illustrator, Photoshop,
etcétera.
 Documentos de Google sin conexión. Esta extensión nos permitirá editar archivos de
Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos sin conexión a Internet. Pero
requiere de varios requisitos. Por una parte, debe estar activo el programa Drive para PC
que veremos en el siguiente apartado. Por otra parte, en el menú Configuración de Drive,
en la categoría General, debemos tener activa la opción Sin conexión. Con ambas opciones,
podremos ir a la carpeta local de Drive en nuestro ordenador, hacer doble clic en algún archivo
que también esté almacenado en Drive y se abrirá el programa correspondiente en nuestro
navegador para su edición. Cuando tengamos nuevamente una conexión a Internet, el
archivo se sincronizará con Drive.

Edición de Office
Con esta extensión podemos arrastrar archivos de Word, Excel y PowerPoint a cualquier
ventana del navegador Chrome y el archivo se abrirá en Documentos, Hojas de Cálculo o
Presentaciones de Google, respectivamente. Con lo que podemos editarlo y luego
guardarlo nuevamente en nuestro disco duro en su formato original.

Guardar en Google Drive.

Con esta extensión, se añade la opción Guardar en Google Drive al menú contextual del
botón derecho del ratón cuando hacemos clic sobre contenido en la Web que podemos
descargar o guardar. Por ejemplo, cuando hacemos clic con el botón derecho sobre una
imagen, ya no sólo podremos guardarla en nuestro disco duro.
 Además, se añade el icono de Drive en la barra de navegación de Chrome, para que lo
pulsemos cuando deseamos guardar un enlace u otros contenidos de una página web.

Si hacemos clic con el botón derecho sobre este botón, obtendremos acceso a su ventana
de configuración, en donde decidimos cómo va a guardar el contenido de una página web,
entre otras opciones.

Finalmente, es importante mencionar que algunas de estas extensiones de Drive para

Chrome requieren que tengamos instalado en nuestro ordenador la aplicación Drive para
Windows, el cual veremos en el siguiente apartado.

17.4. Google Drive en PC

 Podemos encontrar la aplicación de Google Drive para su descarga en el botón de
Configuración de la pantalla principal de Drive. Nos llevará a la pantalla desde donde
podemos hacerlo.

Una vez instalado en nuestro ordenador, cuando está en funcionamiento, aparece su icono

en el área de iconos de Windows .

La aplicación tiene diversas funciones:

Permite el funcionamiento de las extensiones de Drive para Chrome que estudiamos en

el apartado anterior.

Crea una carpeta en nuestro ordenador con los mismos archivos que tengamos
almacenados en Drive.

Sincroniza automáticamente dichos archivos entre el ordenador y Drive. Cualquier

cambio que hagamos en uno u otro dispara una nueva sincronización en tanto tengamos una
conexión a Internet activa.

Permite subir archivos a nuestra unidad de Drive sin abrir el navegador, simplemente
añadiendo esos archivos a la carpeta Drive de nuestro disco duro.

Informa del estado de la subida de archivos.

Cuando hacemos clic en el icono, se abre una pequeña ventana desde la cual vemos la
lista de archivos sincronizados durante la sesión, así como las opciones para abrir la carpeta
de nuestro disco duro, o bien ir a nuestra unidad en la web.
 En su menú obtendremos opciones de configuración para establecer el comportamiento de
Drive. Se trata en realidad de una serie de opciones que, de modo predeterminado, no
requieren de ninguna modificación.

17.5. Google Drive para Android y iPhone.

Hemos mencionado muchas veces que nuestros archivos y las aplicaciones de Drive están
disponibles desde cualquier dispositivo que tenga un navegador de Internet. Simplemente
vamos al sitio de Drive en la Web, iniciamos sesión con nuestra cuenta y podemos acceder
a nuestra información o abrir cualquiera de sus aplicaciones. Pero, además, para facilitar aún
más el acceso a Drive, existen también aplicaciones específicas para dispositivos móviles
que tengan el sistema operativo Android o iOS de Apple para teléfonos celulares y tabletas.
La aplicación Drive puede encontrarse, descargarse e instalarse fácilmente en nuestro
teléfono móvil o tableta desde las respectivas tiendas de aplicaciones, Google Play para el
sistema operativo Android o la App Store de Apple y, como la mayoría de las personas saben,
la instalación es muy sencilla.
Una vez instaladas, se añaden las respectivas aplicaciones en el dispositivo y se ejecutan
con un toque en sus pantallas táctiles, la imagen de la izquierda corresponde a un sistema
Android, en tanto que la derecha a un iPhone.
 La pantalla de Drive en dispositivos móviles no difiere realmente mucho entre dispositivos
y su uso es muy similar al de su versión web. Al abrirlo veremos nuestras carpetas y archivos.

Tocando el botón de menú de la parte superior izquierda encontramos varias de las

opciones del panel de Drive en el navegador, así como de la barra de herramientas. En
cualquier caso, se trata de comandos que ya hemos visto.
 En tanto que el menú que está a la derecha de archivos y carpetas, nos da también
funciones comunes que podemos realizar con los mismos y que, como ya los hemos visto,no
requieren de nuevas explicaciones.

Finalmente, al tocar en un archivo en particular, abriremos la aplicación correspondiente,

el cual también muestra su interfaz de modo simplificado, pero con las mismas funciones
básicas.

17.6. Escaneo de documentos con Google Drive.

Una función exclusiva de Drive en dispositivos móviles (para los dos sistemas operativos
que hemos mencionado) es la de poder escanear documentos y guardarlos en nuestra unidad
con formato PDF.
 Para ello, debemos pulsar el botón que aparece en la pantalla principal. Nos mostrará
las opciones para crear archivos con las aplicaciones ofimáticas de Drive, así como para crear
carpetas y subir archivos. Entre ellas encontramos Escanear.

Esta opción activa la cámara del móvil, por lo que debemos apuntarla al documento
deseado.

Es posible que, una vez tomada la imagen, la función no tome la página completa. Con la
herramienta de recorte de imágenes de la parte superior podemos corregir la zona de la
página. El siguiente icono nos permite indicar si la imagen va a quedar a color o blanco y
negro. En la parte inferior vemos un icono para añadir páginas al documento PDF resultante,
volver a tomar la imagen o bien aceptar el conjunto y concluir la operación. Como es lógico,
el PDF final quedará grabado en Drive.
Unidad 18. Compartir y Publicar
18.1. Introducción: Propietario, Colaboradores y Lectores

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir
nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición
con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se
tratase.
Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de
participantes a la hora de compartir:

Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar

a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún
colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.

Colaboradores. Éstos se dividen a su vez en dos: los que pueden editar un documento
y los que sólo pueden comentarlo. A su vez, los colaboradores pueden invitar a otros usuarios.

Lectores o Para ver: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no

editarlo. En algunos casos, el propietario puede limitar el uso del archivo a sólo verlo en
pantalla, sin posibilidad de copiar o imprimir.

18.2. Compartir un elemento

Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Drive, incluso las

carpetas. De hecho, al compartir una carpeta, se comparte todo su contenido. Por eso, si
tenemos un grupo de personas con el que siempre compartimos documentos, nos será más
cómodo compartir una carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir
compartiéndolos cada vez.

El botón Compartir se encuentra en la barra de herramientas de la pantalla principal

de Google Drive y ofrece todas las opciones para compartir en un cuadro de diálogo muy
sencillo.
Lo primero que debemos hacer es seleccionar el archivo o archivos a compartir. También
puedes seleccionar una o más carpetas. En cualquier combinación, una vez hecha la
selección, presionamos el botón o bien usamos la opción del mismo nombre del menú
contextual.

El cuadro de diálogo, recién abierto, contiene estos elementos que veremos en detalle:
 1) Crea un vínculo al elemento compartido para difundirlo como una dirección de página
web.

2) Podemos indicar la dirección de correo electrónico de usuarios específicos.

3) Permite indicar los derechos que tendrán los usuarios específicos sobre el elemento
compartido: Editar, Comentar o Ver. Si lo que se comparte es una carpeta, esto cambia a
Organizar, Agregar, Editar o sólo Ver.

4) En Configuración avanzada podemos compartir el vínculo por redes sociales,

establecer quiénes tienen acceso y con qué derechos, pero también permite establecer la
configuración del propietario, es decir, si otros usuarios puedan o no agregar personas, entre
otras opciones.

5) Realiza la tarea de compartir.

18.3. Obtener vínculo para compartir

Como ya vimos, esta opción se encuentra en el cuadro de diálogo que aparece con el botón
Compartir, pero también se encuentra como un botón independiente en la misma barra de

herramientas de la pantalla principal de Drive , así como en el menú contextual

cuando seleccionamos un archivo.

Podemos decir que el uso de vínculos para compartir es el método ideal cuando el número
de personas que van a acceder al elemento compartido es muy alto. Incluso, cuando se trata
de personas de las que desconocemos su correo electrónico, pues basta con que conozcan
la URL del vínculo para acceder a él. En cualquier forma que usemos esta opción (botón,
menú contextual u opción del cuadro Compartir), podemos establecer el tipo de derechos
que tendrán las personas que vean el documento o carpeta.
 Con la opción predeterminada, se activa el uso de vínculos compartidos en la opción
Cualquiera con el vínculo puede ver, pero podemos desplegar el resto de las opciones:

A su vez, la opción Más, nos lleva a otro cuadro de diálogo donde podemos ver quiénes
pueden usar el vínculo o desactivarlo. Es interesante observar que no es necesario iniciar
una sesión en Google para tener acceso al elemento. Sin embargo, es una condición iniciar
sesión para que otros usuarios tengan derecho de edición.
 Una vez establecidas las preferencias para el uso compartido de vínculos, lo que sigue es
pulsar el botón Guardar, que te devolverá al cuadro de diálogo anterior en donde podrás
copiar el vínculo para enviarlo por correo electrónico o cualquier otra vía.
De este modo, podríamos compartir un documento de una manera totalmente abierta. Es
decir, podríamos usar la primera opción Activado, para que el elemento pueda ser
encontrado en la Web (a través de los motores de búsqueda), a su vez, podríamos dar
derechos de edición (Puede editar) a cualquier que use el vínculo. Si, además, difundimos
el vínculo en redes sociales u otros métodos masivos, el resultado podría ser muy extraño,
digno de un experimento social pues cualquiera podría añadir, modificar o eliminar lo que
desee, siempre y cuando inicie sesión en Google. De cualquier modo, como hemos visto
antes, quedaría un registro de actividad en el archivo donde podríamos ver quién ha realizado
modificaciones al mismo.
Si no es tu intención permitir que muchas personas modifiquen tu archivo, debes ser
cuidadoso al momento de compartir un documento a través de su vínculo. En la mayoría de
los casos, se tratará sólo que lo puedan ver otras personas. Si lo que deseas es que personas
específicas editen y/o comenten el documento, entonces es preferible usar la opción
Compartir y el cuadro de diálogo que veremos enseguida.
Finalmente, debemos recordar que un gran método para compartir contenido de nuestros
archivos de Google Drive con el público en general y sin que éstos puedan modificarlos es
creando un sitio de Google e insertando en él cualquier archivo, tal y como vimos en la unidad
16.
18.4. Compartir con personas específicas

Cuando usamos la opción Compartir, se abre el cuadro de diálogo que mostramos arriba.
Ahí tenemos una caja en donde podemos indicar las direcciones de correo electrónico de las
personas que tendrán acceso al elemento compartido. En el botón derecha establecemos los
derechos que tendrán sobre el mismo. Ese cuadro ya con direcciones de correo y el botón
desplegado se ve así, observa que podemos añadir en la parte inferior una nota para los
destinatarios.

Una vez indicadas las direcciones y establecido el tipo de acceso, bastará con pulsar el
botón Enviar. Cada usuario recibirá un correo electrónico en donde se le notifica de la
invitación

Al pulsar el botón, el destinatario tendrá acceso al documento en la aplicación

correspondiente en una pestaña de su navegador.

18.5. Gestionar el uso compartido

Cuando hemos compartido un documento, o lo han compartido con nosotros, podemos

consultar qué colaboradores o lectores participan en él pulsando el botón Ver detalles que,
como sabemos, abre un panel a la derecha en la pantalla principal de Drive.
 Al señalar con el cursor a cada usuario, podremos ver los derechos que tiene sobre el

archivo en una pequeña etiqueta: .

Para administrar los derechos que otros usuarios tengan sobre el archivo, o incluso eliminar
usuarios, debemos pulsar nuevamente el botón Compartir y usar la opción Configuración
avanzada del cuadro de diálogo. En el cuadro resultante podremos establecer ésas y otras
opciones.
 1) Tenemos de modo redundante, la opción para compartir un vínculo. De momento,
este vínculo sólo está disponible para los usuarios específicos de la lista inferior. Si usamos
alguno de los iconos para compartirlo por redes sociales, entonces veremos de nueva cuenta
el cuadro de diálogo que ya mostramos donde nos preguntará si se activa el uso compartido
de vínculos.

2) Lista de usuarios con acceso al elemento. En esta lista el propietario puede eliminar
usuarios con el aspa que está a la derecha del nombre, así como puede modificar el tipo de
acceso que, como ya vimos, puede ser editar, comentar o sólo ver.

3) Podemos invitar a más personas con el acceso que establezcamos en el botón de la

derecha.

4) Estas opciones nos permiten decidir si los demás editores pueden o no invitar a otras
personas y con qué derechos y si los lectores y comentaristas pueden o no descargar,
imprimir y copiar el elemento compartido. De ese modo, podemos restringir a algunos
usuarios a sólo leer.

18.6. Recibir una invitación

De manera predeterminada, cuando alguien nos ha compartido un documento, recibimos

un correo electrónico en nuestra cuenta de Gmail con una liga hacia el mismo documento,
como ya mostramos antes. A su vez, en nuestra pantalla principal de Drive, al entrar en la
carpeta Compartidos conmigo, los elementos nuevos se muestran al inicio del mismo modo
que nuestros propios archivos. Si hacemos doble clic, éstos se abrirán en sus aplicaciones
correspondientes.
Sin embargo, en el caso en el que hayan compartido con nosotros un documento con sólo
derecho a ver, esto se indicará en la pantalla de la aplicación. En el propio botón podemos
enviar al propietario una solicitud para tener permisos de edición.

A su vez los menús de la aplicación sólo mostrarán las opciones necesarias para ver y
navegar por el documento, sin opciones para modificarlo de ningún modo. Por su parte, el
propietario recibirá en su correo las solicitudes de edición de los elementos compartidos.
18.7. Colaborar en la edición

La forma de trabajar con un documento compartido, será exactamente la misma que con
un documento no compartido.
La única diferencia es que si hay alguien más editando el documento en el mismo instante,
nos aparecerá un icono del usuario en la parte superior. A su vez, el cursor de cada usuario
se distinguirá con un color distinto del nuestro.

Los cambios introducidos por un usuario serán vistos en tiempo real por el resto de los
participantes simultáneos de la edición siempre y cuando lo estén realizando en línea, es
decir, con una conexión a Internet. El autor del cambio se distinguirá en seguida, toda vez
que su cursor será visto junto con una etiqueta con su nombre.

A su vez, podemos utilizar los comentarios como otra herramienta de colaboración en

tiempo real tal y como ya estudiamos en la unidad 5.

Ahora, cuando pulsemos vista previa en cualquiera de los menús, veremos directamente
la versión publicada de nuestro documento.

Unidad 19. Revisiones

19.1. Introducción

Cuando creamos un documento en Google Drive, es posible que estemos constantemente

editándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que
teníamos hace un par de días antes de que la modificase un colaborador, o simplemente
echarle un vistazo.
Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Drive. Las Revisiones de un
documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento,
pero antiguas.
En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un
documento compartido.
 Podemos acceder a la pantalla de revisiones desde la pantalla de edición con el menú
Archivo → Ver Historial de revisiones.

Las revisiones no están disponibles para Formularios, My Maps ni Sitios de Google. En

el caso de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos, éstas funcionan
exactamente igual, es decir, se muestra una pantalla con un panel con el historial de
revisiones a la derecha. Al pulsar en alguna de ellas, en el documento se muestran los
cambios que le corresponden, así como un color que indica al usuario que los realizó.
Nota: Vamos a explicar las revisiones para documentos compartidos. Si el documento no
es compartido, la única diferencia es que como autor siempre aparecerá el propietario (Yo).

19.2. Historial de revisiones

Cuando accedemos a las revisiones de un documento de texto, hoja de cálculo o

presentación, lo hacemos al Historial de revisiones.
El Historial de revisiones nos muestra todas las revisiones acumuladas para un
documento en un panel del lado derecho de la pantalla, al hacer clic en una revisión, los
cambios que contiene se resaltan en el documento. Si está elaborado por dos o más
colaboradores, entonces veremos, arriba del panel, el color que le corresponde a los cambios
hechos por cada usuario. Sin embargo, esto sólo nos permite ver la versión del archivo
grabada en la fecha y hora que se indica, sin hacer cambios en la última versión.
 En el panel podemos ver además la fecha y hora de cada revisión. A su vez, en la parte
inferior, podemos pulsar en el botón Mostrar revisiones más detalladas, lo cual incluirá en
la lista aquellas generadas aún por el más mínimo cambio.
Si desactivamos la casilla Mostrar cambios, éstos simplemente dejarán de resaltarse con
colores, aunque veremos la versión correspondiente del documento de cualquier modo.

Al hacer clic en una revisión anterior a la última, aparecerá una opción para restaurar esa
revisión, lo que la convertirá en la última y pasará a la parte superior del panel, pero no
significa de ningún modo que hayamos perdido nuestro trabajo añadido hasta el momento.
Simplemente pasa a convertirse en la penúltima revisión, la cual, a su vez, puede ser
restaurada en cualquier momento.

Con esta inteligente herramienta, en Google Drive ya no es necesario grabar varias

versiones de un mismo archivo a modo de respaldo, pues siempre podremos volver a una
versión anterior de un modo sencillo y práctico.