A&D High Tech (A):

Adaptado de un caso de Kellogg School of Management.

Gestión de Proyectos para el Éxito

En sus doce años como gerente de proyectos de tecnología en la empresa A&D, Chris
Johnson tenía un sólido historial de administrar proyectos a tiempo y dentro presupuesto.

Sus técnicas para la planeación, estimación, y programación se habían convertido en las

mejores prácticas en Administración de Proyectos en la empresa. Había llevado un solo equipo
de trabajo que con éxito mejoró los sistemas de la cadena de suministro en menos de
dieciocho meses. Estaba especialmente orgulloso ya que muchos observadores habían
dudado que el proyecto se pudiera completar en tiempo.

Como parte de las iniciativas estratégicas establecidas por su Director General y fundador, Ted
Walter, A&D iba a ser muy agresiva en la utilización de la tecnología para aumentar la
eficiencia operativa y reducir costos. Johnson había sido nominado como el sucesor del
vicepresidente de e-business, Chuck Gagler, que estaba en espera de su jubilación.

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A principios de mayo 2002 el CIO de la compañía, Matt Webb pidió a Johnson hacerse cargo
del proyecto tienda por en línea.

El vicepresidente de ventas, Jeff White, recomendaba iniciar ventas por Internet para no perder
ventas. Como resultado, Walter había hecho el proyecto tienda en línea la más alta prioridad de
la compañía. Walter quería saber si el proyecto se podía completar para la temporada de
ventas navideñas, que era cuando el negocio de A&D reportaba las mayores ventas del año.

El director del proyecto actual, Eric Robertson, solicitó un permiso de un mes de ausencia
debido a una emergencia familiar, justo cuando estaba a punto de comenzar a formular el plan
del proyecto y tomar decisiones de personal.

Historia de la empresa
A&D vende productos de cómputo, accesorios y servicios a consumidores y pequeñas
empresas.

Ted Walter abrió su primera tienda en 1988 en Nebraska. Walter siempre hizo hincapié en
servicio al cliente

Los ingresos de A & D crecieron consistentemente durante diez años y se acercaban a 400
millones dólares anuales en 2000.

La empresa fue principalmente un actor regional, con más de 90 por ciento de las ventas
procedentes de los clientes en los estados del medio oeste. Sin embargo, Walter estaba
tratando de aumentar su distribución a nivel nacional.

Las ventas de A & D se efectuaban en puntos de venta en centros comerciales y por medio de
pedidos por teléfono a cargo de su centro de llamadas de cincuenta personas en Lincoln.

Antes de 1999 los pedidos de venta en el centro de llamadas se tomaban en papel y luego se
pasaban a los empleados de entrada de pedidos. En consecuencia, las órdenes de menudeo
tenían errores o problemas de escasez de inventarios.

En promedio, 30% de las órdenes tenían llamadas repetidas al centro de llamadas

en comparación con sólo el 5 por ciento en el centro de llamadas del principal competidor.

En 1999, se trabajó en implantar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales

(ERP), utilizando JD Edwards, el proyecto se consideró un éxito: las llamadas repetidas del
cliente se bajaron a 1%.

En 2001, dada la exitosa implementación de ERP, A&D decidió invertir más en mejorar sus
sistemas en el manejo de la cadena de suministro, proceso de pago, relaciones con los clientes
gestión (CRM) y gestión de pedidos.

Caso de negocio
En 2002, ante la fuerte competencia y márgenes decrecientes, A&D decidió explorar nuevas
segmentos del mercado para el crecimiento. En particular, se centró en las ventas a través de
Internet.

Los competidores habían aumentado con éxito sus ingresos y logrado ahorro en costos
generales y gastos administrativos después de empezar a vender a través de Internet.

Así que a principios de 2002, Ted Walter y el Vicepresidente de ventas Jeff White dio el visto
bueno al CIO Webb para iniciar el proyecto para crear una tienda en línea.

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Una de las primeras decisiones Webb enfrentaba era "desarrollar frente a comprar." Después
de deliberar durante un mes con sus altos directivos, Webb se decidió por la opción de
"desarrollar".

Historia del Proyecto

Webb creó a un equipo multi-funcional de seis personas para planear el proyecto (véase la
figura de abajo, los cuadritos en gris.)

El Administrador del Proyecto era Eric Robertson, un joven pero brillante director de TI de
proyecto.

Los componentes del Plan del Proyecto incluían:

+Definir Requerimientos
+Definir los flujos de procesos
+Crear los requerimientos de la arquitectura técnica
+Construir un prototipo
+Crearla lista de actividades del (WBS) para el proyecto
+Estimación del esfuerzo decada una de las actividades
+Definir losrecursos disponibles para el proyecto y asignar a las tareas del proyecto
+Crear un calendario con dependencias de tareas y asignación de recursos

Después de cuatro semanas, el equipo presentó sus resultados al comité de dirección. Un

resumen resultado para cada una de las tareas de planificación se encuentra abajo.

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REQUISITOS DE NEGOCIO

El alcance y los requisitos de la tienda en línea incluía:

+nuevas órdenes
+completar pedidos
+modificar órdenes
+registrar estado del pedido

Y la captura y cálculo de las siguientes capacidades:

+configuración y precios
+fecha de entrega basada en los tiempos de entrega estándar en tiempo real
+procesamiento de pagos en tiempo real
+100% devalidación de los datos necesarios
+La recogida de datosacerca de los clientes
+Integración de back-end (ERP)

FLUJO DE PROCESOS

La introducción del proyecto de ventas por Internet tendría poco impacto en los procesos
actuales de A&D, ya que simplemente servía como un nuevo canal a sus actividades
existentes. De hecho, todas las actividades existentes seguían siendo las mismas.

Las nuevas actividades de apoyo a las ventas por Internet, tales como manejo de excepciones,
debido a errores del sistema, se añadirían a las de soporte de procedimientos de TI.

ARQUITECTURA TÉCNOLOGÍA

Las aplicaciones corrían con ayuda del sistema operativo Windows 2000, A&D había
normalizado todas las aplicaciones personalizadas que se ejecutan en esta plataforma.

La tienda en línea utilizaría una arquitectura de N niveles para una mayor flexibilidad y
escalabilidad en el futuro.

Todas las licencias de software ya estaban en casa, por lo que Robertson no esperaba incurrir
en gastos de adquisición de software.

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INFRAESTRUCTURA FÍSICA

La infraestructura física fue planeada para ser bastante típica para una compañía que quiere
llevar a cabo el comercio a través de Internet.

El equipo estimó que necesitarían doce estaciones de trabajo Windows 2000 (a $3,000 dólares
cada uno) y cinco servidores de Windows 2000 (a $12,500 dólares cada uno) para el proyecto.

PROTOTIPO

Un prototipo, que consiste en páginas HTML estáticas, fue construido por el equipo de
Robertson para demostrar una interfaz de usuario y el flujo general de la aplicación.

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El prototipo fue aprobado por los vicepresidentes de ventas y marketing, y serviría como base
para la apariencia de la aplicación real y la funcionalidad.

LISTA (ESTRUCTURA) DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO

El equipo de Robertson creó una Lista de Actividades del Proyecto completa en la que se
detallaban todas las tareas que había que realizar para el proyecto a partir del 26 de mayo
2003.

ESTIMACIONES DE LAS TAREAS

Las estimaciones fueron creadas para cada tarea como parte del esfuerzo de planeación.

RECURSOS DEL PROYECTO

Todos los recursos para el proyecto se habían identificado a excepción de los desarrolladores
de software. Para A&D los desarrolladores internos cobraban una tarifa única de $75/hora se
ha utilizado tradicionalmente para fines de estimación. Pero ya que no había desarrolladores
disponibles internamente, Robertson había solicitado una contratación externa.

Para lo recursos de terceros se utilizaba otra tarifa por hora que dependía del mercado por las
primeras 8 horas de cada día después cada hora era considerada extra a una tarifa mayor.

Costos de los Recursos Humanos

Nombre Salario hora Costo hora extra

Chris Johnson (Project Manager) $75.00/hr $75.00/hr

Ryan Neff (Functional Lead) $75.00/hr $75.00/hr
Stacy Lyle (Functional Analyst) $75.00/hr $75.00/hr
Rick Burke (Infrastructure Lead) $75.00/hr $75.00/hr
Marc Sanders (Development Lead) $75.00/hr $75.00/hr
Developer 1 (TBD) $165.00/hr $230.00/hr
Sanjay Vohra (DBA) $75.00/hr $75.00/hr
Kara Siposki (Test Lead) $75.00/hr $75.00/hr
Todd Eliason (Tester) $75.00/hr $75.00/hr
Developer 2 (TBD) $175.00/hr $250.00/hr
Developer 3 (TBD) $175.00/hr $250.00/hr

PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

Como paso final para finalizar el plan del proyecto se agregaron dependencias identificando las
actividades predecesoras y después calculando la asignación de recursos humanos.

REUNIÓN DE REVISIÓN

Los participantes de la reunión eran: Johnson, Webb, Robertson, Jeff White (Vicepresidente de
Ventas), y Chuck Gagler (Vicepresidente de comercio electrónico).

Webb esbozó el objetivo de la reunión, que iba a facilitar una transición adecuada entre
Robertson y Johnson, así como para actualizar los altos directivos sobre el estado del proyecto.
Como Robertson estaba pasando por los detalles de la labor que se ha realizado por su
equipo, Johnson comenzó a sentirse más a gusto con la información presentada. La gran
pregunta era si se podía terminar el proyecto para aprovechar las ventas de navidad.

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1: Duración de la tarea 2: Número de recursos asignados a la tarea 3:nueva duración con base a recursos asignados

ACTIVIDAD 1 2 3 RECURSOS ASIGNADO PRECEDENCIA

1 1 Todo el proyecto
2 1.1 Administración del Proyecto
3 1.1.1 Manejar el Proyecto 127 1 127 Chris Johnson 59FF
4 1.2 Requerimientos del Sistema
5 1.2.1 Obtener Requerimientos del Proyecto 8 2 4 Ryan Neff,Stacy Lyle
6 1.2.2 Diseño de los Flujos de los Procesos de Negocio 4 2 2 Ryan Neff,Stacy Lyle 5
7 1.2.3 Finalizar los Requerimientos Técnicos 6 1 6 Rick Burke
8 1.2.4 Crear Requerimientos Operacionales 15 3 5 Ryan Neff,Stacy Lyle,Rick Burke 5,6
9 1.2.5 Identificar Necesidades Técnicas de Infraestructura 2 1 2 Rick Burke 7,8
10 1.3 Requerimientos de Software
11 1.3.1 Crear Requerimientos Funcionales 5,6,8
12 1.3.1.1 Capturar Perfil del Cliente 4 1 4 Ryan Neff
13 1.3.1.2 Visualizar y Buscar Productos del Catálogo 6 1 6 Ryan Neff
14 1.3.1.3 Actualizar y Calcular Carrito de Compras 3 1 3 Ryan Neff 13
15 1.3.1.4 Procesar Pagos 6 1 6 Stacy Lyle
12,13,14,1
16 1.3.1.5 Enviar Orden 4 1 4 Ryan Neff 5
17 1.3.1.6 Verificar Orden Histórico y Estatus de la Orden 3 1 3 Ryan Neff 16
18 1.3.2 Crear Requerimientos de Datos 3 1 3 Stacy Lyle 12,13
19 1.3.3 Crear Requerimientos de Interfase de ERP 7 1 7 Stacy Lyle 16CC
20 1.3.4 Crear Requerimientos de Interfase de Usuario 4 1 4 Stacy Lyle 11CC
21 1.4 Disdeño Detallado 10
22 1.4.1 Diseñar Perfil de Captura de Cliente 13.5 1.5 9 Marc Sanders,Ryan Neff[50%]
23 1.4.2 Diseñar Vista y Búsqueda de Productos en el Catálogo 13.5 1.5 9 Ryan Neff[50%],Developer 1 (TBD)
24 1.4.3 Diseñar Actualización y Cálculo de Carrito de Compras 6 2 3 Developer 1 (TBD),Ryan Neff 23
25 1.4.4 Diseñar Pruebas de Procesamiento de Pagos 6 2 3 Marc Sanders,Stacy Lyle
22,23,24,2
26 1.4.5 Diseñar Envio de Ordenes 16 2 8 Marc Sanders,Ryan Neff 5
27 1.4.6 Diseñar Verificación de Historia de la Orden y el Estatus de la Orden
4 2 2 Marc Sanders,Ryan Neff 26
28 1.4.7 Diseñar Modelo Físico y Lógico de Datos 18 2 9 Sanjay Vohra,Stacy Lyle
22,23,24,2
29 1.4.8 Diseñar Interfase de ERP 20 2 10 Developer 1 (TBD),Stacy Lyle 5
30 1.5 Plan de Pruebas
31 1.5.1 Investigar Requerimientos de Pruebas 14 2 7 Kara Siposki,Todd Eliason 11
32 1.5.2 Crear Plan de Pruebas y Casos de Prueba 20 2 10 Kara Siposki,Todd Eliason 31,21
33 1.5.3 Escribir Ejercicios de Pruebas 22 2 11 Kara Siposki,Todd Eliason 32
34 1.6 Infrastructura Técnica
35 1.6.1 Crear Ambiente de Desarrollo 20 1 20 Rick Burke 9
36 1.6.2 Crear Ambiente de Pruebas 34.2 0.9 38 Rick Burke[90%] 35
37 1.6.3 Respaldar Ambiente de Desarrollo 3.8 0.1 38 Rick Burke[10%] 35
38 1.6.4 Respaldar Ambiente de Pruebas y de Desarrollo 46 1 46 Rick Burke 36
39 1.6.5 Base de Datos de Respaldo 4.6 0.1 5 Sanjay Vohra[10%] 47
40 1.7 Desarrollo y Prueba Unitaria 35
41 1.7.1 Desarrollar Captura de Perfil de Cliente 13 1 13 Developer 2 (TBD) 22
42 1.7.2 Desarrollar Vista y Busqueda de roductos en Catálogo 12 1 12 Developer 3 (TBD) 23
43 1.7.3 Desarrollar Actualización y Cálculo de Carrito de Compras 7 1 7 Developer 3 (TBD) 24,42
44 1.7.4 Desarrollar Páginas de Procesamiento de Pagos 6 1 6 Developer 2 (TBD) 25
26,41,42,4
45 1.7.5 Desarrollar Páginas de Envio de Órdenes 24 2 12 Developer 2 (TBD),Developer 3 (TBD) 3,44
46 1.7.6 Desarrollar Verificación de Historico de Ordenes y Envio de Orden 6 1 6 Marc Sanders 27
47 1.7.7 Desarrollar Modelo de Datos Lógico y Físico 15.5 0.5 31 Sanjay Vohra[50%] 28
48 1.7.8 Desarrollar Interfase de ERP 18 1 18 Developer 1 (TBD) 29
49 1.7.9 Respaldar Desarrollo y Prueba de Ensamble 46 2 23 Ryan Neff,Stacy Lyle 21
50 1.8 Pruebas
51 1.8.1 Efectuar Prueba de Ensamble 31
52 1.8.1.1 Efectuar Fase 1 de Pruebas 12 1 12 Marc Sanders 41,42,43
Marc Sanders,Developer 1 (TBD),Developer 2 44,45,46,5
53 1.8.1.2 Efectuar Fase 2 de Pruebas Perform Phase 2 Testing 20 4 5 (TBD),Developer 3 (TBD) 2,47,48
Kara Siposki,Todd Eliason,Marc Sanders,Developer 1
(TBD),Developer 2 (TBD),Developer 3 (TBD),Ryan
54 1.8.2 Efectuar Prueba de Sistema 160 8 20 Neff,Stacy Lyle 51,32,33
Kara Siposki,Todd Eliason,Marc Sanders,Developer 1
(TBD),Developer 2 (TBD),Developer 3 (TBD),Ryan
55 1.8.3 Efectuar Prueba de Validación 80 8 10 Neff,Stacy Lyle 54
56 1.9 Lanzamiento en Producción 50
Kara Siposki,Todd Eliason,Marc Sanders,Developer 1
(TBD),Developer 2 (TBD),Developer 3 (TBD),Ryan
57 1.9.1 Implementar Sistema 80 8 10 Neff,Stacy Lyle
Kara Siposki,Todd Eliason,Marc Sanders,Developer 1
(TBD),Developer 2 (TBD),Developer 3 (TBD),Ryan
58 1.9.2 Poner Sistema Productivo 8 8 1 Neff,Stacy Lyle 57
Kara Siposki,Todd Eliason,Marc Sanders,Developer 1
(TBD),Developer 2 (TBD),Developer 3 (TBD),Ryan
59 1.9.3 Cerrar Proyecto 90 9 10 Neff,Stacy Lyle,Rick Burke 58