Usos del procesador de textos

(Manipulación de documentos)
 Lee el caso y responde lo que se te pide.

Nelly ha terminado su práctica de Word y desea guardar la información en su

memoria flash (USB), cuando da clic en el menú Archivo se despliega la vista
Backstage con las opciones: Guardar y Guardar como. Nelly da clic en la
primera opción (Guardar) y se despliega un cuadro de dialogo que le solicita el
nombre del archivo y la ruta donde debe guardarlo; sin embargo, ella quiere
averiguar que hace la opción Guardar como y decide cerrar el cuadro de
dialogo y ahora da clic a esa opción, y observa que aparece el mismo cuadro
de dialogo. ¿podrías ayudarle a saber cuál es la diferencia entre ambas
opciones?
R= si, el guardar sirve para guardar rápidamente y guardar como para ponerle
otro nombre o ubicación.

EMPRENDE

Creación y recuperación de documentos

Para localizar un archivo de texto procesado mediante Word, es necesario
guardarlo. En términos informáticos, guardar es almacenar un documento en una
ruta específica, Asignar el nombre y la ruta solo se hace la primera vez, después,
todas las modificaciones del documento se actualizarán automáticamente cuando se
ordene Guardar. La combinación de teclas Ctrl + G es una opción para guardar y
también puede utilizarse otra, como la barra de acceso rápido en el icono del
disquete.
La función Guardar como almacenar un documento de Word en una ruta específica
y guardar una copia del documento original con nombre diferente; el documento
puede llamarse igual, pero debe guardarse en distinta ruta o unidad de
almacenamiento.
Si se intenta guardar un documento en el mismo lugar donde ya existe otro con el
mismo nombre, Word enviara un mensaje de advertencia, indicando que el archivo
ya existe, seguido de tres opciones. En este punto importante verificar si el archivo
que está intentado guardar es el mismo que ya existe en esa ruta, de lo contrario, ya
no podrá recuperarse el archivo reemplazado; este es uno de los problemas más
frecuentes de perdida de información, por lo que se recomienda asignar nombres
distintos a los archivos y organizarlos en carpetas en donde estén documentos
relacionados, por ejemplo, materias, practicas, tareas, entre otros.
Word muestra un mensaje de aviso que ya existe un archivo con ese nombre.

Tipos de archivo en Word

Word tiene una herramienta para guardar sus archivos en diferentes formatos, esto
es muy útil, ya que algunas veces los archivos son tan grandes, que compartirlos o
almacenarlos es complicado y tardado. Uno de los formatos más utilizados
comúnmente para almacenar un documento de Word es el PDF. Un ejemplo es el
siguiente:

1. Para guardar el archivo en PDF, se debe seleccionar PDF.

Un archivo de Word tiene distintas variantes para guardar su información

como se muestra en la imagen.

2. Para abrir un archivo PDF en Word, primero se seleccionar el archivo, y

desde la vista Backstage o clic derecho se escoge la opción abrir con y se
elige Word (Word 2013 y 2016 pueden convertir PDF a documento de Word
para editarlo).
 La siguiente tabla muestra los formatos de archivo más comunes en Word.

Formato de archivo Descripción

Documento de Word Es el formato predeterminado de documentos
basados en XML de Word 2008 para Mac, Word
(.docx)
2011 para Mac, Word 2007 para Windows y
Microsoft Word 2010 para Windows.

Documento de Word El formato del documento es compatible con

Word 98 Word 2004 para Mac y Word 97 a Word
97-2004 (.doc)
2003 para Windows

Texto sin formato Exporta el contenido del documento a un archivo

de texto y guarda texto sin formato. Este formato
(.txt)
se elige solo si el programa de destino no puede
leer ninguno de los otros formatos de archivo
disponibles. Se usa este juego de caracteres
Mac Extended ASCII.

Página web (.htm) HTML es el formato predeterminado para la web

y se puede ver en exploradores de Macintosh y
Windows. Guarda el documento para su
visualización en la web.

PDF Exporta el documento a un archivo d PDF, que

tiene el mismo aspecto en equipos Macintosh y
Windows.

Documento habilitado con Es el formato de documento basado en XML que

macros de Word conserva código de macros de VBA. Las macros
de VBA se ejecutan en Word 2011, pero no se
(.docm)
ejecutan en Word 2008.

Documento XML de Word Exporta contenido de documento a un archivo

XML convierte todas las instrucciones de texto y
(.xml)
formato en XML. Compatible con Word 2007.
 Propiedades de archivos de Word
Las propiedades de los archivos son secciones descriptivas que ayudan al usuario a
buscarlos y organizarlos. Tanto las carpetas como los archivos tienen sus propias
características y propiedades, por ejemplo: tamaño, ubicación, fecha de creación, entre
otros datos. Algunas de estas propiedades pueden verse en el panel de detalles del
Explorador de Windows, en la vista Detalle, o mediante este proceso:
Seleccionar archivo clic derecho con el ratón seleccionar propiedades
Se desplegara una ventana mostrando cuatro pestañas: General, seguridad, detalles y
versiones anteriores. General y detalles muestran información importante como:
 El autor original.
 Las veces que ha sido abierto o consultado.
 La fecha original de la creación.
 El tiempo invertido para la edición.
Toda esta información es valiosa y confidencial de cada documento creado.

Control de cambios en Word

Los documentos en Word tienen una herramienta llamada control de cambios en la opción
del menú Revisar y grupo de opciones Seguimiento. El control de cambios es útil para
registrar los cambios hechos en el documento cuando varios usuarios editan información
en el; esto permite que los trabajos colaborativos sobre un mismo archivo sean mas claros
para llevar un seguimiento de los cambios y así seleccionar los que sean adecuados.
Si algún usuario modifica algo en el documento, entonces aparecerá una marca y el texto
cambiara de color, esta función es útil para llevar el control; el usuario final podrá aceptar o
rechazar los cambios para dejarlo como originalmente estaba.

Un documento puede modificarse en distintos momentos y por varias personas con control
de cambios
 Realiza lo que se te pide.
1. Observa la tabla y anota cinco tipos de documentos generados en Word y para que
se utilizan.

documento uso

1.Curriculum vitae Para solicitar empleo en una empresa

2.contratos Para aceptar algunas novedades

3.diplomatico Para propaganda

4.triptico Para dar a conocernos

5.reglamento Para saber que está bien y que está mal