CATÁLOGO DE PROCESOS AUTOMATIZADO

PARA INMOSOLUCIÓN S.A.

Manual de Usuario
Versión 1.0
Título del documento ManualUsuario.docx
Autor William Granda

Fecha de Creación 06/01/2014

Revisiones

Fecha Autor Resumen de la Modificación

1
Tabla de contenido
1.1 Propósito del Documento......................................................................................................................4
2.1 Acceso a la Aplicación...........................................................................................................................6
2.2 Descripción de Pantallas del Sistema..................................................................................................7
1. Nuevo.....................................................................................................................................................8
2. Modifica..................................................................................................................................................8
3. Listado....................................................................................................................................................9
4. Eliminar...................................................................................................................................................9
2.3 Descripción de los Catálogos del Sistema........................................................................................10
3.1 Creación de un Nuevo Subproceso: Opción “Gestión de Procesos”............................................11
3.2 Reportes................................................................................................................................................15

2
Tabla de imágenes
Imagen 1 Esquema de las funcionalidades del Catálogo de Procesos Automatizado 5
Imagen 2 Ingreso al Sistema 6
Imagen 3 Opciones del Sistema 7
Imagen 4 Descripción Opciones Pantallas Catálogos 7
Imagen 5 Imagen Opción Nuevo 8
Imagen 6 Imagen Opción Modificar 8
Imagen 7 Imagen Listado 9
Imagen 8 Imagen Eliminar 9
Imagen 9 Imagen MacroProcesos 11
Imagen 10 Imagen Procesos 11
Imagen 11 Imagen Subprocesos 11
Imagen 12 Imagen Actividad 12
Imagen 13 Imagen Nuevo Actividad 12
Imagen 14 Imagen Productos 13
Imagen 15 Imagen Nuevo Productos 13
Imagen 16 Imagen Variables 14
Imagen 17 Imagen Nuevo Variables 14
Imagen 18 Imagen Notas 14
Imagen 19 Imagen Flujogramas 15
Imagen 20 Imagen Informe Técnico 15
Imagen 21 Imagen Subir Documentos 15

3
 Introducción 1.

1.1 Propósito del Documento

El presente documento está dirigido a entregar las pautas de operación del Catálogo de
Procesos Automatizado para INMOSOLUCIÓN S.A.

El Catálogo de Procesos Automatizado es una aplicación Web que permitirá una interacción
más transparente y eficaz tanto para usuarios de las dependencias como para el personal
de apoyo y el usuario externo.

Este modelo soporta nuevos procesos y actividades, cada actividad tiene un producto y cada
producto tiene un indicador (variable).
Este modelo propuesto permitirá realizar de una manera efectiva el Seguimiento, el control de
los Procesos, las actividades y los requisitos de todas las Unidades o Direcciones de
INMOSOLUCIÓN S.A.
El sistema es parametrizado de tal manera que podemos controlar tiempos entre actividades y
responsables de las mismas.

La siguiente figura muestra la funcionalidad del sistema para los usuarios del sistema.

Usuarios

Macroprocesos Procesos Subprocesos Consultas Reportes

Imagen1: Esquema de las funcionalidades para los usuarios del Catálogo de Procesos
Automatizado.

4
 2. Conceptos Importantes

2.1 Acceso a la Aplicación

Usuario Interno (INMOSOLUCION).

El acceso del usuario al Catálogo de Procesos Automatizado, es una aplicación web

que puede ser accedida desde cualquier navegador de internet.

La dirección URL es:

http://www.Procesos

El usuario debe ingresar a un navegador web (Explorer, Netscape, Mozilla, Chrome)

y escribir la dirección URL del portal, una vez cargada la página se visualiza una
pantalla en donde se le solicita al usuario ingresar los datos de autenticación que
serán entregados por el Departamento de Tecnologías Informáticas de
Inmosolución.

Imagen 2: Ingreso al Sistema

En la pantalla principal del sistema aparecen los diferentes menús con las acciones
principales, diferenciamos 6 barras de menú diferentes.

Menú 1.- Seguridad

Menú 2.- Catálogos Generales.
Menú 3.- Reportes
Menú 4.- Catálogos Matrices
Menú 5.- Sistema Gestión de Procesos

5
Menú 6.- Gráficos Estadísticos
Logout

Imagen 3: Opciones del Sistema

2.2 Descripción de Pantallas del Sistema.

Todas las pantallas Catálogo de Procesos Automatizado son estándares y presentan
las siguientes opciones.

En la imagen diferenciamos estas áreas, utilizando aquí un modelo genérico para

fines explicativos.

Nuevo

Modifica
Listad

Elimin

Imagen 4: Descripción Opciones Pantallas Catálogos

6
1. Nuevo
Al dar clic sobre el botón Nuevo, nos aparecerá una pantalla en donde procederemos
a ingresar la información que se requiera, cabe mencionar que toda la información a
ingresar es validada por el sistema como por ejemplo que no se ingrese información
duplicada, etc.
Después de ingresar la información se dará clic en el botón Guardar, y el sistema la
guardará en la base de datos.

Imagen 5: Imagen Opción Nuevo

2. Modifica
Al hacer clic en la opción Modificar aparecerá una pantalla en donde se visualizará la
información del ítem del listado seleccionado. Después de modificar la información
que se requiera se dará clic en el botón Guardar, y el sistema actualizará la
información en la base de datos.

Imagen 6: Imagen Opción Modificar

7
3. Listado

Imagen 7: Imagen Listado

El área central está destinada a mostrar el contenido del catálogo que hemos abierto.
Ésta puede extenderse cuanto sea necesario para permitir visualizar el contenido
disponible.

4. Eliminar

Al hacer clic en la opción Eliminar aparecerá una pantalla en donde se visualizará la

información del ítem del listado seleccionado. Saldrá un mensaje de confirmación al
dar clic en Aceptar, el sistema realizará un borrado lógico de la información grabando
también la fecha, el usuario y la IP de la máquina de donde se realizó la acción. La
información eliminada ya no aparecerá en el listado, pero si estará en la base de datos
con un estado de Inactivo para su posterior consulta si es necesario.

Imagen 8: Imagen Eliminar

8
2.3 Descripción de los Catálogos del Sistema
Lo primero que se debe de llenar para arrancar con la operación del sistema es revisar
y evaluar el uso de los catálogos del sistema. A continuación se muestra la ubicación y
una explicación de los catálogos y sus diferentes relaciones entre ellos.
Explicación de los catálogos del sistema.
En algunos casos es necesario importar la información de un sistema anterior, y en
otras ocasiones, solo es necesario saber cómo usarlos correctamente. A continuación
se explican brevemente cada catálogo.

Ver Anexo 1

9
 3. Guía de Uso

3.1 Creación de un Nuevo Subproceso: Opción “Gestión de Procesos”

Una vez que hemos creado el Macroproceso (Imagen 9) y el Proceso (Imagen 10)
correspondiente, procedemos a dar clic en la Opción de Gestión de Procesos.

Imagen 9: Imagen MacroProcesos

Imagen 10: Imagen Procesos

Imagen 11: Imagen Subprocesos

Al dar clic en la opción antes mencionada nos aparece la pantalla de Subprocesos en
donde podemos empezar a trabajar en el diseño de los Procesos correspondientes en
las siguientes opciones:

10
Actividades.-
Aquí procedemos a ingresar el nombre de la actividad del Proceso, los días de retraso,
la descripción de la actividad, la unidad encargada de la actividad, el orden en que se
va a ejecutar la actividad, podemos escoger por medio de combos e ingresar la
información de: la matriz de procesos, la matriz de cadena de valor, la matriz de área
de gestión y la matriz de recursos. También podemos ingresar los productos
esperados de la actividad.

Imagen 12: Imagen Actividad

Imagen 13: Imagen Nuevo Actividad

Productos.-
Aquí procedemos a ingresar el producto esperado de la actividad del Proceso,
identificamos el tipo de persona que puede ser natural o jurídica, el tipo de requisito

11
que puede ser de entrada (entrega el usuario) o de salida (entrega el sistema), si es
requisito de salida indicamos la carpeta donde va a estar ubicado el reporte y el
nombre del mismo.

Imagen 14: Imagen Productos

Imagen 15: Imagen Nuevo Productos

12
Variables.-
Aquí podemos ingresar la variable del producto esperado de la actividad del Proceso,
por ejemplo para el producto Informe de rentabilidad necesitamos ingresar la variable
de Indicador de Rentabilidad.
Debemos ingresar el Grupo y el Subgrupo de la variable, la descripción de la variable,
la Tabla de referencia de la variable esta opción nos permite escoger los campos de
cualquier tabla de la base de datos del sistema, y describir que tipo de dato es la
variable por ejemplo si va a ser un texto, un número, una fecha, etc. (Esta opción de
describir no es necesaria si escogemos un campo de alguna tabla de la base de
datos).

Imagen 16: Imagen Variables

Imagen 17: Imagen Nuevo Variables

Notas, Flujograma, Informe Técnico .-

Imagen 18: Imagen Notas

13
 Imagen 19: Imagen Flujogramas

Imagen 20: Imagen Informe Técnico

Estas tres opciones nos permiten guardar documentos escaneados en formato pdf o
jpg, para su posterior consulta e impresión.

Imagen 21: Imagen Subir Documentos

3.2 Reportes

14