ENTIDADES FINANCIERAS Y/O PUBLICAS

Señores

COVID-19 SRL

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE
EL 1° DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2022

ANTECEDENTES
Como resultado de nuestro examen a los Estados Financieros de la EMPRESA
COVID-19 SRL, surgieron observaciones relativas a los procedimientos administrativo-
contables y del sistema de control interno vigentes, sobre los cuales consideramos
oportuno informar para su conocimiento y acción correctiva futura.
A continuación, desarrollamos los aspectos señalados:

I. ASPECTOS GENERALES Y DE ADMINISTRACIÓN

II. ASPECTOS CONTABLES Y INVENTARIOS FISICOS

FALTA DE CONSTITUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA

CONDICION
Hemos observado, que falta la constitución del fondo de caja chica, para atender pagos en
efectivo de gastos menores, exclusivamente para fines de la entidad, razón por la cual se hace
uso del fondo de caja M/N para dichos gastos.
Criterio
Los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en
la Resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de Septiembre del 2000 y la Resolución N.CGR-
1/173/2002 del 31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE EGRESOS para el ACTIVO
DISPONIBLE, numeral II-Controles Directos, Inciso C) controles y funciones de procesamiento
en el subtítulo de egresos de fondos, establece la Utilización de fondos de caja chica únicamente
para pagos menores, no pudiéndose fraccionar los pagos por compras mayores.
Causa
El departamento Financiero, no tiene conocimiento adecuado de las normas de control interno
no habiendo desarrollado un sistema acorde a sus requerimientos.
Efecto
Los efectos de esta deficiencia se pueden observar claramente en las salidas de dinero de la
cuenta caja M/N en la que se registran gastos menores.
Recomendación
Recomendamos al gerente, que atraves de las instancias pertinentes se realice la inclusión de la
cuenta Caja Chica en la unidad.
COMENTARIO DE GERENCIA:
Se acepta la observación.

FALTA DE REALIZACION DE INVENTARIOS FISICOS

CONDICION
Hemos observado, que falta la realización de inventarios fisicos, para poder contar las existencias del
almacén una a una con el fin de conocer el stock disponible que tiene la empresa.

CRITERIO
Los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en la
resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de septiembre del 2000 y la Resolución N.CGR-1/173/2002
del 31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE INVENTARIOS para el ACTIVO REALIZABLE,
numeral II-Controles Directos, Inciso b) controles independientes, establece Practicar recuentos
físicos periódicos, planificados o sorpresivos de los bienes para comprobar su existencia. La entidad
establecerá las condiciones de los recuentos físicos mediante la emisión de reglamentos,
procedimientos y/o instructivos. Conciliar mensualmente dentro de los diez días del mes siguiente,
los listados de inventario con las cuentas de mayor para corroborar la integridad de los saldos.
Verificar periódicamente la aplicación de las medidas de salvaguarda.

CAUSA
El departamento de Inventarios, no tiene conocimiento adecuado de las normas de control interno no
habiendo desarrollado un sistema acorde a sus requerimientos y ver la importancia de tener
inventarios físicos.

EFECTO
Los efectos de esta deficiencia se pueden observar claramente en la deficiencia de no saber con
exactitud las existencias que contiene el almacén.

RECOMENDACIÓN
Recomendamos al gerente, que atraves de las instancias pertinentes se realice los inventarios fisicos
para saber con exactitud el límite de nuestro stock.

COMENTARIO DE GERENCIA:
Se acepta la observación.

PAGOS SIN DOCUMENTOS DE SOPORTE

CONDICION
Hemos observado, que se tiene pagos sin documentos que los respalden, generando de este modo
des confiabilidad de dichos pagos.

CRITERIO
Los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en la
resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de Septiembre del 2000 y la resolución N.CGR-1/173/2002 del
31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE EGRESOS para el ACTIVO EXIGIBLE , numeral II-
Controles Directos, Inciso C) controles de Procesamiento y funciones , establece Elaborar
documentos adecuados con numeración correlativa que permitan identificar el funcionario
involucrado, la fecha de emisión, la cantidad de dinero, el concepto y otros datos que se consideren
necesarios. Autorizar las entregas de dinero mediante un funcionario de nivel apropiado de acuerdo
con normas internas.
CAUSA
El departamento de financiero, no tiene conocimiento adecuado de las normas de control interno no
habiendo desarrollado un sistema acorde a sus requerimientos y verificar si todos los pagos cuentan
con sus debidos respaldos.

EFECTO
Los efectos de esta deficiencia se pueden observar claramente al momento de la auditoria ya que se
solicitó los respaldos de dicho pago a lo cual no pudieron entregar dicho documento

RECOMENDACIÓN
Recomendamos al gerente, que atraves de las instancias pertinentes se realice la aclaración por que
dichos pagos se encuentran sin respaldos.

COMENTARIO DE GERENCIA:
Se acepta la observación.

DEFICIENCIAS EN EL RESGUARDO DE DOCUMENTOS DE SOPORTE

CONDICION
Hemos observado, que se tiene deficiencias en el resguardo de documentos de soporte, razón por la
cual se tiene susceptibilidad de dichos documentos.

CRITERIO
Los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en la
resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de septiembre del 2000 y la resolución N.CGR-1/173/2002 del
31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE INGRESOS para el ACTIVO DISPONIBLE, numeral
I-Controles Generales, Inciso b) salvaguarda de activos, establece Los archivos de la documentación
deben contar con un encargado de su custodia y con las medidas de seguridad correspondientes.
La documentación que se reciba para su archivo debe estar acompañada por una planilla para
detallar los números de los comprobantes recibidos, la cantidad de fojas para cada comprobante y la
constancia de recepción en conformidad.

CAUSA
El departamento de supervisión, no tiene conocimiento adecuado de las normas de control interno no
habiendo desarrollado un sistema acorde a sus requerimientos y la debilidad que existe en el
resguardo de documentos de soporte.

EFECTO
Los efectos de esta deficiencia se pueden observar claramente ya que no se cuenta con los
encargados para la custodia de dichos documentos.

RECOMENDACIÓN
Recomendamos al gerente, que atraves de las instancias pertinentes se realice la mejora en el
resguardo de sus documentos de soporte.

COMENTARIO DE GERENCIA:
Se acepta la observación.
INEXISTENCIA DE ALMACEN PARA EL RESGUARDO FISICO DE MATERIALES Y
SUMINISTROS

CONDICION
Hemos observado, que no existe un almacén para resguardar físicamente los materiales y
suministros que tiene la empresa.

CRITERIO
Los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en la
resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de Septiembre del 2000 y la resolución N.CGR-1/173/2002 del
31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE INVENTARIOS para el ACTIVO REALIZABLE,
numeral I-Controles Generales, Inciso b) Controles para salvaguarda los activos , establece que se
debe Almacenar las existencias en un lugar seguro para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro
de las existencias, así como para lograr la identificación fácil, segura y el manipuleo ágil de los
bienes. Realización de inspecciones periódicas a las instalaciones. Solicitar la contratación de
seguros contra robos, incendios, pérdidas, siniestros y otros.

CAUSA
El departamento de inventarios y supervisión, no tiene conocimiento adecuado de las normas de
control interno no habiendo desarrollado un sistema acorde a sus requerimientos y verificar en que
lugar se está depositando las mercancías.

EFECTO
Los efectos de esta deficiencia se pueden observar claramente al momento de verificar el almacén
no se contaba con una.

RECOMENDACIÓN
Recomendamos al gerente, que atraves de las instancias pertinentes se realice un almacén para el
resguardo físico de los materiales.

COMENTARIO DE GERENCIA:
Se acepta la observación

FALTA DE MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

CONDICION
Hemos observado, que no se cuenta con un manual de funciones y responsabilidades, que todos los
trabajadores deberían de seguir.

CRITERIO
Los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en la
resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de septiembre del 2000 y la resolución N.CGR-1/173/2002 del
31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE PERSONAL para los Sueldos Y Cargas sociales,
numeral II-Controles Directos, Inciso b) Controles de aplicación, dominio. Planeación y organización,
en el subtítulo de FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES, establece que La Dirección deberá
asegurar que todo el personal de la entidad conozca sus funciones y responsabilidades en relación
con los sistemas de información. Todo el personal deberá contar con la autoridad suficiente para
llevar a cabo las funciones y responsabilidades que le hayan sido asignadas. Todos deberán estar
conscientes de que tienen una cierta responsabilidad con respecto a la seguridad y al control interno.
CAUSA
El departamento de Recursos humanos y supervisión, no tiene conocimiento adecuado de las
normas de control interno no habiendo desarrollado un sistema acorde a sus requerimientos y no se
percató que la empresa no cuenta con un manual de funciones y responsabilidades en la que se
tienen que guiar.

EFECTO
Los efectos de esta deficiencia se pueden observar claramente al momento en que un trabajador
cometa faltas y no exista un manual de sus funciones y las responsabilidades que tiene.

RECOMENDACIÓN
Recomendamos al gerente, que atraves de las instancias pertinentes se realice la incorporacion y
redacción de un manual respectivo para su empresa.

COMENTARIO DE GERENCIA:
Se acepta la observación
 EMPRESA PRIVADA

FALTA DE CONSTITUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA

Situación Observada

Hemos observado que la falta la constitución del fondo de caja chica, para atender pagos en
efectivo de gastos menores, exclusivamente para fines de la entidad, razón por la cual se hace
uso del fondo de caja M/N para dichos gastos,ello debido a que el departamento Financiero,
no tiene conocimiento adecuado de las normas de control interno no habiendo desarrollado un
sistema acorde a sus requerimientos. Lo que ocasiona las salidas de dinero de la cuenta caja
M/N en la que se registran gastos menores en la empresa.

Recomendación

Recomendamos a la gerencia de la empresa que atraves de las instancias pertinentes, se

apliquen los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental
establecidos en la Resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de Septiembre del 2000 y la
Resolución N.CGR-1/173/2002 del 31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE EGRESOS
para el ACTIVO DISPONIBLE , numeral II-Controles Directos, Inciso C) controles y funciones de
procesamiento en el subtítulo de egresos de fondos, establece la Utilización de fondos de caja
chica únicamente para pagos menores, no pudiéndose fraccionar los pagos por compras
mayores.

Comentario de Gerencia

Observación aceptada.

FALTA DE REALIZACION DE INVENTARIOS FISICOS

SITUACIÓN OBSERVADA:

Hemos observado, que falta la realización de inventarios físicos, para poder contar las existencias del
almacén una a una con el fin de conocer el stock disponible que tiene la empresa, ello debido a que
el departamento de Inventarios, no tiene conocimiento adecuado de las normas de control interno no
habiendo desarrollado un sistema acorde a sus requerimientos y ver la importancia de tener
inventarios físicos; lo que ocasiona que la empresa no conozca con exactitud los inventarios que
tiene.

RECOMENDACIÓN:

Recomendamos a la gerencia de la empresa que atraves de las instancias pertinentes, se apliquen

los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en la
resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de septiembre del 2000 y la Resolución N.CGR-1/173/2002
del 31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE INVENTARIOS para el ACTIVO REALIZABLE,
numeral II-Controles Directos, Inciso b) controles independientes, establece Practicar recuentos
físicos periódicos, planificados o sorpresivos de los bienes para comprobar su existencia. La entidad
establecerá las condiciones de los recuentos físicos mediante la emisión de reglamentos,
procedimientos y/o instructivos. Conciliar mensualmente dentro de los diez días del mes siguiente,
los listados de inventario con las cuentas de mayor para corroborar la integridad de los saldos.
Verificar periódicamente la aplicación de las medidas de salvaguarda.

COMENTARIO DE GERENCIA:

Observación aceptada.

PAGOS SIN DOCUMENTOS DE SOPORTE

SITUACIÓN OBSERVADA:

Hemos observado, que se tiene pagos sin documentos que los respalden, generando de este modo
des confiabilidad de dichos pagos; ello debido a que el departamento de financiero, no tiene
conocimiento adecuado de las normas de control interno no habiendo desarrollado un sistema
acorde a sus requerimientos y verificar si todos los pagos cuentan con sus debidos respaldos;lo que
ocasiona que la empresa no cuente con los respaldos necesarios de dichos documentos.

RECOMENDACIÓN:

Recomendamos a la gerencia de la empresa que atraves de las instancias pertinentes, se apliquen

los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en la
resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de Septiembre del 2000 y la resolución N.CGR-1/173/2002 del
31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE EGRESOS para el ACTIVO EXIGIBLE , numeral II-
Controles Directos, Inciso C) controles de Procesamiento y funciones , establece Elaborar
documentos adecuados con numeración correlativa que permitan identificar el funcionario
involucrado, la fecha de
emisión, la cantidad de dinero, el concepto y otros datos que se consideren necesarios.
Autorizar las entregas de dinero mediante un funcionario de nivel apropiado de acuerdo con normas
internas.

COMENTARIO DE GERENCIA:
Observación aceptada.

DEFICIENCIAS EN EL RESGUARDO DE DOCUMENTOS DE SOPORTE

SITUACIÓN OBSERVADA:

Hemos observado, que se tiene deficiencias en el resguardo de documentos de soporte, razón por la
cual se tiene susceptibilidad de dichos documentos; ello debido a que el departamento de
supervisión, no tiene conocimiento adecuado de las normas de control interno no habiendo
desarrollado un sistema acorde a sus requerimientos y la debilidad que existe en el resguardo de
documentos de soporte; lo que ocasiona que al no tener un buen resguardo de los documentos de
soporte estos puedan extraviarse .

RECOMENDACIÓN:

Recomendamos a la gerencia de la empresa que atraves de las instancias pertinentes, se apliquen

los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en la
resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de septiembre del 2000 y la resolución N.CGR-1/173/2002 del
31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE INGRESOS para el ACTIVO DISPONIBLE, numeral
I-Controles Generales, Inciso b) salvaguarda de activos, establece Los archivos de la documentación
deben contar con un encargado de su custodia y con las medidas de seguridad correspondientes.
La documentación que se reciba para su archivo debe estar acompañada por una planilla para
detallar los números de los comprobantes recibidos, la cantidad de fojas para cada comprobante y la
constancia de recepción en conformidad.

COMENTARIO DE GERENCIA:
Observación aceptada.

INEXISTENCIA DE ALMACEN PARA EL RESGUARDO FISICO DE

MATERIALES Y SUMINISTROS

SITUACIÓN OBSERVADA:

Hemos observado, que no existe un almacén para resguardar físicamente los materiales y
suministros que tiene la empresa; ello debido a que el departamento de inventarios y supervisión, no
tiene conocimiento adecuado de las normas de control interno no habiendo desarrollado un sistema
acorde a sus requerimientos y verificar en que lugar se está depositando las mercancías; lo que
ocasiona que la empresa no cuenta con un almacén para resguardar sus materiales siendo estos
susceptible a cualquier perdida.

RECOMENDACIÓN:

Recomendamos a la gerencia de la empresa que atraves de las instancias pertinentes, se apliquen

los Los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos en
la resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de Septiembre del 2000 y la resolución N.CGR-1/173/2002
del 31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE INVENTARIOS para el ACTIVO REALIZABLE,
numeral I-Controles Generales, Inciso b) Controles para salvaguarda los activos , establece que se
debe Almacenar las existencias en un lugar seguro para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro
de las existencias, así como para lograr la identificación fácil, segura y el manipuleo ágil de los
bienes. Realización de inspecciones periódicas a las instalaciones. Solicitar la contratación de
seguros contra robos, incendios, pérdidas, siniestros y otros.
COMENTARIO DE GERENCIA:

Observación aceptada.

FALTA DE MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

SITUACIÓN OBSERVADA:

Hemos observado, que no se cuenta con un manual de funciones y responsabilidades, que todos los
trabajadores deberían de seguir; ello debido a que el departamento de Recursos humanos y
supervisión, no tiene conocimiento adecuado de las normas de control interno no habiendo
desarrollado un sistema acorde a sus requerimientos y no se percató que la empresa no cuenta con
un manual de funciones y responsabilidades en la que se tienen que guiar; lo que ocasiona que el
trabajador cometa faltas y no exista un manual de sus funciones y las responsabilidades que se le
aplique.

RECOMENDACIÓN:

Recomendamos a la gerencia de la empresa que atraves de las instancias pertinentes, se apliquen

los Los principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental establecidos
en la resolución N.CGR-1/070/2000 DEL 21 de septiembre del 2000 y la resolución N.CGR-
1/173/2002 del 31 de octubre del 2002, en el capítulo CICLO DE PERSONAL para los Sueldos Y
Cargas sociales, numeral II-Controles Directos, Inciso b) Controles de aplicación, dominio.
Planeación y organización, en el subtítulo de FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES, establece que
La Dirección deberá asegurar que todo el personal de la entidad conozca sus funciones y
responsabilidades en relación con los sistemas de información. Todo el personal deberá contar con
la autoridad suficiente para llevar a cabo las funciones y responsabilidades que le hayan sido
asignadas. Todos deberán estar conscientes de que tienen una cierta responsabilidad con respecto a
la seguridad y al control interno.

COMENTARIO DE GERENCIA:

Observación aceptada.