Procedimiento de inventarios perpetuos

Este sistema, empleado por empresas cuyos artículos tienen precios relativamente altos,
permite cotejar su costo individual en el momento de su enajenación, pues establece un
control particular de los artículos que se venden usando tarjetas auxiliares de almacén,
las que proporcionan, en el momento que se requiere, información sobre las unidades
en existencia y su costo, datos que deben ser iguales a los reportados por el
departamento de contabilidad. Este enfoque permite conocer en cualquier momento el
importe del inventario final de mercancías, por la existencia de una cuenta de mayor que
las controla, además de que se tienen tarjetas auxiliares para cotejar contra los datos del
mayor.
Cuando se emplea el procedimiento de inventarios perpetuos, auxiliado por tarjetas de
almacén, en el momento de efectuar una compra se le da entrada al almacén, se lleva a
cabo un registro en la tarjeta auxiliar de almacén del artículo y se le contabiliza a nivel de
mayor. Cuando se celebra una venta, se le da salida del almacén, se opera la disminución
en la tarjeta auxiliar y se contabiliza en el mayor.
Ventajas
Las principales ventajas de este procedimiento son que permite conocer el número y
costo de artículo en existencia, el costo de ventas, la detección de robos, extravíos,
errores, malos manejos en el control de los inventarios, etc., ya que dispone de una
cuenta que controla las mercancías, utiliza tarjetas que permiten cotejar los datos que
figuran en el mayor, así como conocer las ventas netas y la utilidad bruta.
1. Control interno más riguroso. Cuando se compara el inventario físico con los registros
perpetuos, la gerencia puede detectar cualquier faltante o error y tomar una acción
correctiva.
2. Un inventario físico se puede tomar en distintas fechas del fin de año o abarcar
diferentes productos o departamentos en varias fechas durante el año, ya que los
registros perpetuos siempre muestran las cantidades que deben estar disponibles.
3. Los estados financieros mensuales o trimestrales pueden prepararse más fácilmente
debido a la disponibilidad de los valores en pesos del inventario y del costo de las
mercancías vendidas en los registros contables.
El uso de este procedimiento soluciona las desventajas fundamentales del procedimiento
analítico, en lo referente al conocimiento del importe del inventario final y del costo de
ventas, a la vez que ofrece la posibilidad de detectar robos, malos manejos, extravíos o
errores en el manejo de los inventarios, toda vez que se puede comparar la existencia
física derivada de la toma del inventario con los registros contables que los controlan.
 Procedimiento analítico o pormenorizado
En algunas empresas, como mueblerías de línea blanca o agencias de automóviles, cuyo
volumen diario de operaciones es pequeño y donde es posible recurrir a los registros
contables o de control para consultar los precios de costo de cada artículo vendido, en
cada operación se puede determinar el importe del costo de esos bienes.
Sin embargo, en otras empresas, como abarrotes, ferreterías, farmacias, etc., que tienen
un volumen diario de operaciones de compraventa muy grande, y que, por las
características de los artículos, no se puede determinar en cada operación el importe del
costo de venta, en el momento de hacer una venta se registra en la máquina registradora
el importe de la operación y se espera hasta el final del ejercicio para determinar el precio
de costo o costo de ventas mediante la toma física de un inventario final, que se valúa a
precios de costo, para determinar el costo de ventas.
En este procedimiento de registro, para determinar el costo de ventas es necesario
conocer lo siguiente:
1. El importe de las mercancías en existencia al inicio del periodo contable, o sea, el
inventario inicial.
2. El importe de las mercancías adquiridas durante el ejercicio (compras netas).
3. El importe de las existencias de mercancías no vendidas y que aún están en el
almacén al finalizar el periodo, es decir, el inventario final.
Los inventarios obtenidos de esa forma se denominan inventarios periódicos, por lo que
el procedimiento se denomina analítico, pormenorizado o de inventarios periódicos.
El método o procedimiento analítico para registrar las operaciones de compraventa utiliza
una cuenta especial para cada operación de mercancías que se realiza, de las cuales
una cuenta es de activo o de balance, y se llama inventarios, mientras que todas las
demás son cuentas de resultados; por lo tanto, se tienen las cuentas compras, gastos
sobre compras, devoluciones sobre compra, rebajas sobre compra, ventas, devoluciones
sobre ventas y rebajas sobre ventas.
Al finalizar el ejercicio, el saldo de cada cuenta representará lo que señala su nombre,
es decir, el inventario inicial, las compras, los gastos sobre compras, las devoluciones y
rebajas sobre compras, las ventas, las devoluciones y rebajas sobre ventas. Sin
embargo, ninguna de ellas nos permitirá conocer el inventario final, las compras totales,
las compras netas, las mercancías disponibles, el costo de ventas, las ventas netas, ni
la utilidad bruta, por lo que será necesario efectuar una serie de asientos de ajuste para
determinar cada uno de dichos conceptos.
Ventajas
1. Se conocen en cualquier momento el importe del inventario inicial, las compras, los
gastos sobre compra, las devoluciones y rebajas sobre compras, las ventas, las
devoluciones y rebajas sobre ventas, debido a que cada uno de estos conceptos tiene
una cuenta específica.
2. La información es más clara debido al registro de las operaciones de mercancías.
3. Es más fácil elaborar el estado de resultados debido al conocimiento de cada uno de
los conceptos que integran la primera parte de dicho estado.
Desventajas
1. No es posible conocer el importe del inventario final de mercancías, en virtud de que
no se tiene establecida ninguna cuenta que controle las existencias.
2. Para determinar el importe del inventario final es necesario tomar un inventario físico
y valorarlo.
3. No se pueden determinar los errores, robos o extravíos durante el manejo de las
mercancías, ya que no existe ninguna cuenta que controle tales existencias.
4. Debido a que se desconoce el importe del inventario final (antes del recuento físico),
no se puede determinar el importe del costo de ventas ni la utilidad bruta.

Bibliografía

López, Á. J. R. (2018). PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD. McGraw-Hill.