Directiva Institucional para los Sistemas de Archivo N001 2007-AG-PSI

I.- OBJETIVO Normar los procesos de organizacin y funcionamiento del Archivo Central del Programa Subsectorial de Irrigaciones - PSI. II.- FINALIDAD Contar con un instrumento normativo que estandarice los procedimientos tcnicos y administrativos del archivo, los mismos que debern garantizar la preservacin y conservacin del acervo documental del PSI, y la oportuna atencin de los usuarios en general. III.- BASE LEGAL Ley del Procedimiento Administrativo General Ley N 27444 Ley General del Patrimnio Cultural de la Nacin Ley N 28296 Ley del Sistema Nacional de Archivo Ley N 25323 Reglamento de la Ley N 25323 Decreto Supremo N 008-92-JUS Texto nico Ordenado de la Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin Decreto Supremo N 013-90-JUS Dictan normas tcnicas para el almacenamiento y respaldo de la informacin que se procesa em ls entidades del Estado Resolucin Jefatural N 340-94-INEI Directiva Sectorial N 005-2005-AG-DM Normas de Organizacin del Sistema de Archivos del Ministrio de Agricultura. IV.- ALCANCE La presente Directiva es de aplicacin a todas las unidades orgnicas del Programa Subsectorial de Irrigaciones. V.- NORMAS GENERALES La finalidad del Sistema de Archivos del PSI es lograr la unidad, sistematizacin y eficiencia en su administracin para brindar servicios de informacin oportuna en el desarrollo de la gestin , atencin eficiente y gil para los usuarios en general. Para ello se organizarn los archivos en los siguientes niveles. Nivel 1.- ARCHIVO CENTRAL: A cargo de la Unidad de Archivo de la Oficina de Administracin y Finanzas. Es responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivistitas en el mbito institucional as como de la conservacin y uso de la documentacin proveniente de los archivos de gestin y perifricos. As mismo coordina con el Archivo Central del MINAG la transferencia y eliminacin de documentos cuyos tiempos de retencin hayan vencido en este nivel. Nivel 2.- ARCHIVO PERIFERICO: Se constituye cuando la complejidad de funciones, nivel de especializacin o ubicacin fsica de las unidades orgnicas as lo requieran. Es responsable del mantenimiento y uso de la

documentacin proveniente de los archivos de gestin as como de la transferencia de la misma al Archivo Central. Para la constitucin de un Archivo Perifrico, por razones de complejidad de funciones o nivel de especializacin, se requerir la autorizacin de la Direccin Ejecutiva del PSI, previa opinin de la Unidad de Archivo de la Oficina de Administracin y Finanzas. Los Archivos Perifricos, por ubicacin fsica, estarn a cargo de las Oficinas de Gestin Zonal respectivas. Nivel 3.- ARCHIVO DE GESTIN O SECRETARIAL: Es responsable de la organizacin, conservacin y uso de la documentacin recibida o generada por las diferentes unidades orgnicas del PSI (Direcciones y Jefaturas), as como de transferirla al Archivo Central. VI.-TRANSFERENCIA El Archivo Central del PSI, recepcionar previa verificacin y conciliacin del contenido fsico con el reporte impreso de SIMAR, el acervo documental proveniente de los Archivos Perifricos y de Gestin. Toda la documentacin deber ser remitida mediante comunicacin administrativa suscrita por el responsable de la unidad orgnica que transfiere, acompaado del reporte detallado del contenido del Programa SIMAR. VII.- MECNICA OPERATIVA Los procesos de archivo tienen como finalidad mantener la documentacin debidamente clasificada, ordenada y conservada para el uso de la gestin. En todos las unidades orgnicas se llevaran a cabo los siguientes procesos: 1) Conservacin (Debidamente rotulados): Archivadores Colectores Files Anillados Empastes Tomos Cajas archivadoras 2) Clasificacin: a) Tiempo: Por aos Por meses Por fechas b) Series Documentarias: Por serie documental

 Los documentos generados se clasificaran por orden correlativo. Por unidades orgnicas: los documentos recibidos debern ser clasificados: por Unidad Organica por fecha de recepcin Las Direcciones, y Jefaturas y la Oficina de Administracin y Finanzas conservaran los ORIGINALES de los documentos recibidos en los Archivos de Gestin o Secretariales, entregando COPIAS a los destinatarios, segn provedo. Los originales de los CONTRATOS, CONVENIOS y sus respectivas ADDENDAS, debern conservarse en los archivos de Gestin de la Direccin Ejecutiva, las copias fedateadas de las mismas permanecern en las Direcciones, Jefaturas, Oficinas Tcnicas (Archivo de gestin). Las Resoluciones Directorales debern de contar con sus respectivos sustentos y anexos ORIGINALES, y se conservarn en los Archivos de Gestin de la Direccin Ejecutiva.

Todo prstamo o consulta de los documentos deber ser registrado en cuaderno de cargo. 3) Codificacin: Las unidades orgnicas a travs de las personas a cargo de los Archivos Perifricos y de Gestin, solicitarn al Archivo Central los cdigos que necesiten para la identificacin de los Archivadores, Colectores y Cajas de Archivo donde conservaran las series documentales que se registraran en el Programa SIMAR en sus mdulos de ingreso de datos. a.- Modulo de Auto Archivo Documentacin del ao en curso El ingreso en la base de datos de la informacin generada y recibida es de carcter obligatorio en todas las unidades orgnicas del PSI, a la fecha de ser emitidas y/o recepcionadas. b.- Modulo Archivo Central Documentacin de aos anteriores al vigente, en proceso de regularizacin su ingreso a la data del Programa SIMAR. 4) Archivo de Documentos: a) Archivadores y Colectores

El contenido de las series documentales de cada Archivador y Colector deber ser ingresado al Programa de Archivo SIMAR, en orden correlativo. Se rotularan los anillados, files, tomos y empastes que se encuentren en los contenedoresArchivadores y Colectores, con el mismo cdigo asignado al contenedor. Los contenedores Archivadores y Colectores debern ser rotulados con los cdigos correspondientes en la parte externa inferior, con un adhesivo de color naranja en el cual figurar el cdigo de ubicacin que el Archivo Central proporcionarasignar. Se adjuntar a cada contenedor Archivador y Colector el reporte del programa SIMAR. En el caso de las b) Cajas Archivadoras: El contenido de las series documentales de cada caja deber ser ingresado al Programa de Archivo SIMAR. Se rotularan los anillados, files, tomos y empastes que se encuentren en las cajas, con el mismo cdigo asignado. por el Archivo General. Los rtulos de las Rotular las cajas con el formato N 003 que debern ser colocados en la parte lateral y frontal .de la misma. Se cColocar el reporte del contenido que genera el programaPrograma SIMAR, en la parte interna de la tapa, en la parte externa lateral y en la parte externa frontal. d25.- Solicitud de Transferencia: Cada Unidad Orgnica deber comunicar previamente a la Oficina de Administracin y Finanzas su requerimiento de transferencia al Archivo Central, para Oobtener la autorizacin para proceder a la transferencia documentaria. En la comunicacin de requerimiento, se deber indicar la cantidad de archivadores, colectores y cajas y, el tipo de documentos identificando sus cdigos. Una vez obtenida la autorizacin, se enviar al Enviar al Archivo Central, por correo electrnico, el listado con del total de contenedores/cajaslos Archivadores, Colectores o Cajas a transferir, describiendo el nombre del contenedor/cajas cada uno y el cdigo asignado. Una vez coordinadas las fechas de transferencias, realizar el trmite administrativo correspondiente.se proceder al envo fsico de la documentacin. Las reas debern solicitar por escrito a la Oficina de Administracin y Finanzas su requerimiento de transferencia, indicando cantidad de contenedores, cajas y tipo de documentos y los respectivos cdigos. Con la entrega fsica se redactar el Adjuntar el nmero de Acta de Entrega con el que se transferirn transfieren los documentos al Archivo Central. Se recepcionar la documentacin y conciliar en un plazo de 15 das tiles hbiles contados a partir de la fecha de recepcin, para posteriormente dar la conformidad al acto de Transferencia. 6e) Prstamo de Documentos

Ante la solicitud de consulta y/o prstamo de un documento ORIGINAL, se fotocopiar el mismo como medida de seguridad. La devolucin del documento al Archivo de Gestin o al Archivo Central, segn corresponda, no exceder el plazo de 24 horas. Este servicio es exclusivo para el personal del PSI. Asimismo, se Mediante este servicio se entregar en prstamo los documentos documentos COPIAS, solicitados al por algn personal del PSIusuario, que quien los trasladara a su Unidad Orgnica para su uso, por un tiempo no mayor de 15 das. Este servicio es solo interno y no esta a disposicin del pblico en general. Los usuariosEl personal que necesiten solicitar informacin procedern de la siguiente manera: Ingresaran al Programa de Archivo SIMAR y en la opcin Bsqueda identificaran el documento del inters. Formularan su solicitud por correo, telefnicamente o con documento administrativo segn el caso. Solicitar el/los documentos con el formato N 003 con la firma y visto del Director y /o Jefe de la Oficina correspondiente. 7d) Eliminacin de Documentos. Se nombrar un Comit para la evaluacin de las series documentales que se consideren deban ser eliminadas, segn los tiempos de retencin normados y aplicados a los diferentes grupos de series documentales del que establece el Ministerio de Agricultura.