¡Trámite de la solicitud de autorización, habilitación y/o inhabilitación de la numeración del Documento
Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento
equivalente!
La DIAN adaptó el servicio informático electrónico para tramitar la solicitud
de autorización, habilitación y/o inhabilitación de la numeración del
Documento Soporte.
Recordemos que el reciente Decreto 358 de 2020, modificó el artículo
1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, por medio del cual se dispone que,
cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura
de venta y/o documento equivalente, el documento soporte será la prueba
de la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o
impuestos descontables.
En ese orden, el documento soporte debe ser generado: (i) en forma física
por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de
importación de bienes y; (ii) en forma electrónica, cuando el adquiriente
sea facturador electrónico.
Algunos ejemplos de transacciones en las cuales el adquiriente debe
expedir este documento soporte son:
• Importación de servicios, es decir cuando se contrate con no
domiciliados en Colombia (pagos al exterior).
• Importación de servicios digitales.
• Adquisición de bienes y servicios con personas naturales residentes no
obligados a facturar .
• Adquisiciones con no responsables del impuesto al consumo.
Cabe mencionar que, con la entrada en vigencia del mencionado Decreto 358
de 2020 se sustituyó toda la reglamentación compilada en el Capítulo 4 del
Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto1625 de 2016 Único Reglamentario
en Materia Tributaria, concerniente a la facturación.
Entre las normas sustituidas se encuentran, (i) el artículo 1.6.1.4.45 que
contemplaba como documento equivalente a las facturas los contratos
celebrados con extranjeros sin residencia o domicilio en el país, y (ii) el
artículo 1.6.1.4.40 que exigía un documento equivalente a la factura a los
responsables del IVA que actuaran como adquirientes de bienes y servicios con
personas de personas naturales no comerciantes o no responsables del IVA.
Sin embargo, con anterioridad de la expedición de la Resolución 042 del 05
mayo de 2020 era permitido al facturador electrónico generar en forma física
el documento soporte. Luego, con la entrada en vigencia de la Resolución en
mención, la DIAN estableció: (i) los requisitos, condiciones técnicas y
tecnológicas para su expedición en forma electrónica y, (ii) que la solicitud
para la autorización y habilitación de la numeración consecutiva a través de
los sistemas electrónicas de la DIAN debe realizarse con anterioridad a las
operaciones que se pretendan respaldar con el documento soporte.
Ahora bien, en la medida que la DIAN no disponga de su sistema electrónico
para la generación y validación de estos documentos soporte, consideramos
que los facturadores electrónicos deben habilitar el rango de numeración para
expedirlo de forma física.
¡Trámite de la solicitud de autorización, habilitación y/o inhabilitación de la numeración del Documento
Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento
equivalente!

▪ Proceso que se debe realizar en el servicio informático electrónico de

De este modo, a continuación exponemos los requisitos que debe cumplir el
la DIAN para solicitar la numeración del documento soporte:
documento soporte y el proceso que se debe realizar en el servicio informático
electrónico de la DIAN para su generación en formar electrónica:
1. Ingresar a la plataforma de la DIAN a través del el icono de “Usuarios
Registrados”.
▪ Requisitos que debe cumplir el documento soporte:

2. En la pantalla del menú inicial se visualiza el icono numeración de

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en
facturación.
adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de
generación del documento.
3. Contener los apellidos, nombre o razón social y Número de
Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de
Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y
vigencia autorizado por la DIAN.
3. Seleccionar la opción de Numeración de facturación. Desplegar el
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
menú, y hacer click en “Solicitar Numeración de Facturación”
7. Detallar el valor total de la operación.

El facturados electrónico adicionalmente deberá cumplir:

1. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la

generación.
2. Utilizar el formato electrónico de generación establecido por la DIAN.
¡Trámite de la solicitud de autorización, habilitación y/o inhabilitación de la numeración del Documento
Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento
equivalente!

4. El sistema generará un aviso, información del contribuyente y 7. Aparecerá un resumen de la información suministrada. Una vez
recordatorio de vencimiento. verificada la información hacer clic en “Borrador”.

8. Aparecerá una aviso que permitirá “Ver el Documento”. Una vez

5. Aparecerá la siguiente pantalla donde se debe seleccionar “Autorizar verificada la información hacer clic en “Aceptar”.
Rangos”

9. Luego, se habilitará el botón “Definitivo”

6. Diligenciar las casillas de Prefijo, Rangos y en “Tipo de facturación”

seleccionar documento soporte. Una vez verificada la información hacer
clic en “Aceptar”. 10.Enseguida aparecerá la ventana para realizar la firmar del formato 1302.

11.Posteriormente, aparecerá el siguiente aviso que permitirá visualizar el

documento 1302 en estado “definitivo”. Una vez verificada la
información hacer clic en “Aceptar”.
¡Trámite de la solicitud de autorización, habilitación y/o inhabilitación de la numeración del Documento
Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento
equivalente!

12.Enseguida será remitido a la pantalla inicial para firmar el formato

1876, hacer clic en el ícono que se encuentra en la casilla de “Firmar
Autorización Numeración de Facturación”.

13.Una vez se firme el documento se genera el formato 1876 “Autorización

numeración de facturación” con la marca de agua “Autorizado”.

Nota: (i) el trámite no finalizará hasta que se firme el formato 1876

“Autorización de Numeración de Facturación”. (ii) En los casos, en que la
numeración autorizada no sea suficiente y se agote, antes de culminar la
vigencia de la misma, se debe solicitar una nueva autorización.

BDO Tax S.A.S. pone a disposición de sus clientes y demás usuarios, sus servicios
profesionales de asesoría en esta materia.

Cualquier inquietud, podrá dirigirla a Freddy Sánchez, Gerente a cargo de estos asuntos
(fsanchez@bdo.com.co).